Những “quy tắc vàng” khi
thực hiện direct mail
Tiếp thị bằng cách gửi thư trực tiếp (direct mail) là một trong
những cách tiếp thị hiệu quả mà bạn có thể nghĩ đến khi thực
hiện kế hoạch khuyến mại. Viết một lá thư quảng cáo không chỉ
đơn giản như viết một bức thư thông thường : ghi địa chỉ, dán
tem và gửi đi.
Bài viết này mách bạn một số “quy tắc vàng” cho công
việc quan trọng đó với mong muốn chúng sẽ trở nên
hữu ích cho bạn khi tiến hành một chiến dịch marketing.
Xác định đúng đối tượng tiếp nhận
Có một sự khác biệt rất rõ giữa thư rác và thư quảng cáo trực
tiếp.
Thư rác (junk mail) là thư không mong muốn.Thư quảng cáo trực
tiếp (direct mail) là thư gửi cho đúng người đang mong muốn
được nhận. Một nhân tố tối quan trọng quyết định đến thành công
của bạn khi áp dụng phương pháp quảng cáo gửi thư trực tiếp là
xác định đúng đối tượng để gửi. Nếu bạn đã có sẵn danh sách
khách hàng gửi thư từ năm trước hoặc từ chiến dịch quảng bá
trước đó, hãy bắt đầu với danh sách đó. Nếu chưa có danh sách
này, việc đầu tiên bạn cần làm là tiến hành nghiên cứu, có thể
bằng điện thoại, để tìm ra đối tượng sẽ nhận thư. Kể cả trong
trường hợp đã có sẵn danh sách này rồi, bạn vẫn cần phải gọi
điện thoại để kiểm tra và cập nhật lại.
Chuẩn bị sao cho nội dung lá thư trở nên thật hấp dẫn
Sau khi đã có trong tay danh sách khách hàng nhận thư quảng
cáo của bạn, bước tiếp theo là nghĩ cách làm thế nào cho lá thư
đó phát huy hiệu quả cao nhất. Hãy viết như thể bạn đang đối
thoại trực tiếp với một khách hàng cụ thể nào đó. Cẩn thận với
việc dùng các biệt ngữ bởi có thể khách hàng sẽ không hiểu
chúng. Văn phong nên ngắn gọn, dễ nghe và không quá 7 dòng.
Nhớ cắt riêng dòng phụ đề ra và chia đoạn văn thành từng phần.
Chú trọng vào tiện ích của sản phẩm/dịch vụ mà bạn muốn
chào bán
Hãy liệt kê các tiện ích mà công ty bạn sẽ mang lại cho khách
hàng một cách dễ hiểu nhất. Lưu ý là tiện ích của sản phẩm hoàn
toàn khác biệt với các đặc trưng, điểm nổi bật của công ty hoặc
sản phẩm của công ty. Những tiện ích mà bạn chỉ cho khách
hàng thấy sẽ có tác dụng lớn hơn nhiều. Chẳng hạn, thay vì viết
“Có 10.000 người đã tham dự cuộc triển lãm hàng hoá của chúng
tôi tổ chức trong năm qua”, hãy tạo một thông điệp như thế này
“Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội được gặp gỡ 10.000 vị
khách đặc biệt trong 3 ngày tham gia triển lãm của chúng tôi”.
Nhắc lại ít nhất 3 lần lời chào hàng của bạn trong thư : trong dòng
tiêu đề, ở 2 đoạn đầu tiên và trong phần kết thư.Cũng có thể tận
dụng cả phần “tái bút”.Cuối thư, nên cho khách hàng biết kế
hoạch tiếp theo của bạn và thuyết phục họ “hành động” ngay hôm
nay. Bạn cũng cần cung cấp cho khách hàng địa chỉ nơi họ có thể
tìm thêm thông tin chi tiết hơn. Nhớ rằng mục đích của bạn là làm
sao để người nhận thư hưởng ứng thông điệp của bạn một cách
tích cực và lạc quan.
Tạo ra những tình huống bất ngờ
Có thể có rất nhiều thư quảng cáo gửi trực tiếp cho khách hàng
của bạn mỗi ngày, vì thế hãy tạo cho lá thư của bạn một sự khác
biệt với những thư khác. Hãy cố gắng gây được sự chú ý, khơi
dậy tò mò của họ càng nhiều càng tốt, khiến họ muốn xem thư
của bạn trước những thư khác cùng loại.
Một cách để tạo chú ý khá hiệu quả là hãy làm cho bì thư của bạn
trông có vẻ hơi “bất thường” một chút.Chẳng hạn, bạn có thể bỏ
thêm vào bì thư một viên kẹo hoặc vật gì đó tương tự. Bạn cũng
có thể cho vào đó 1 viên thuốc aspirin con nhộng loại lớn kèm
theo thông điệp "Mong rằng bức thư này sẽ không làm quý vị
thêm đau đầu”. Cách khác, gửi thêm một tấm thiệp có in hình
chiếc điện thoại đang reo cùng với thông điệp “Hãy gọi cho chúng
tôi ngay hôm nay nhé !". Tuy nhiên, cho dù đó là thanh kẹo, viên
thuốc hay một tấm thiệp thì thông điệp của bạn luôn phải thật dễ
hiểu, sáng tạo, thú vị, hữu ích và ấn tượng.
Tạo ra sự khác biệt
Hãy làm cho người ta không thể bỏ qua chào hàng của bạn.
Bạn có thể giới hạn thời gian, ví dụ : “Thư chào hàng này chỉ có
giá trị trong vòng 2 tháng” hoặc làm cho nó nổi bật và khác biệt
hơn so với đối thủ cạnh tranh bằng cách thêm vào các ưu điểm
như : địa điểm tổ chức triễn lãm hàng hoá thuận lợi hơn, quy mô
kinh doanh của công ty bạn lớn hơn, có mặt sớm hơn trên thị
trường …Bất kể thế nào, những “khuyến dụ” phải có hiệu quả tạo
động cơ và thúc đẩy họ đi đến “hành động” ngay khi vừa đọc
xong chào hàng của bạn.
Tạo ra sự tiện lợi trong phản hồi
Hãy dành một phần của lá thư với những câu hỏi ngắn gọn để
khách hàng phản hồi, hoặc cũng có thể cung cấp số điện thoại để
họ gọi đến miễn phí, cũng có thể là địa chỉ website của công ty.
Website có thể không phải là công cụ tối ưu giúp bạn nhận được
phản hồi từ khách hàng một cách nhanh chóng, nhưng nó sẽ rất
có ích để làm phương tiện cung cấp thêm các thông tin chi tiết về
sự kiện mà bạn đang muốn quảng bá
Theo dõi qua điện thoại
Hãy gọi cho khách hàng để biết được “số phận” của bức thư bạn
đã gửi đi. Bằng cách này bạn có thể làm tăng số lượng người
hưởng ứng lên gấp đôi. Lưu ý rằng người thực hiện công việc gọi
điện này ngoài tác phong chuyên nghiệp, lịch sự còn cần phải
hiểu rõ tất cả những gì liên quan đến sự kiện công ty đang quảng
bá cũng như các lợi ích của khách hàng khi họ tham gia.
Những điều cần biết về việc in ấn
Có nhiều cách tiết kiệm chi phí, thời gian và hạn chế sai sót mà
không làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng cũng như số lượng
thư gửi đi. Dưới đây là một số cách để bạn tham khảo:
Chọn một cơ sở in ấn uy tín. Đừng ham giá rẻ nếu bạn không
muốn lãng phí tiền bạc sau này đồng thời phải nhận những sản
phẩm kém chất lượng.
Thu thập các bảng kê giá từ ít nhất 3 cơ sở in ấn có uy tín để so
sánh và lựa chọn.
Yêu cầu nhà in in mẫu trước để kiểm tra chất lượng.
Hãy nhớ là bạn luôn có thể thương lượng giá cả để có được giá
rẻ nhất (thông thường giá sẽ được giảm từ 10% đến 20% so với
giá chào ban đầu).
Nếu chỉ in với số lượng nhỏ, nên tự mua lấy giấy in ở nơi khác để
có thể hưởng chiết khấu đồng thời tránh trường hợp nhà in sẽ
tăng thêm chi phí.
Luôn phải có một đơn đặt mua hàng (purchase order) thật chi tiết,
bao gồm tất cả các khoản như : giá báo ban đầu, các màu mực
in, loại giấy in, yêu cầu về khoảng cách chữ, số lượng bản in …
Cần có một mẫu in thử cuối cùng để kiểm tra chất lượng trước
khi tiến hành in với số lượng lớn.
Nếu có thể, hãy gửi cho nhà in một bản thiết kế hoàn chỉnh của
bạn để họ làm mẫu.
Thủ thuật gửi thư
Sử dụng loại dịch vụ gửi thường thay vì gửi nhanh, bạn sẽ tiết
kiệm được khá nhiều tiền cước bưu điện. Trường hợp khoảng
cách địa lý không đáng kể, không cần thiết bạn phải dùng đến
dịch vụ chuyển phát nhanh. Ở nhiều nước, có những loại dịch vụ
với các mức giá khác nhau cho bạn lựa chọn, chẳng hạn giá đặc
biệt rẻ cho số lượng lớn thư gửi đi ; giá cho thư chuyển trong 1
ngày, 2 ngày, 10 ngày ..v..v..
Nếu gói thư của bạn có những “phụ kiện” đi kèm (thanh kẹo,viên
thuốc hay tấm card), hãy kiểm tra lại để đảm bảo là nó sẽ không
có vấn đề gì khi đến được tay người nhận (thanh kẹo bị tan ra, bì
thư bị rách chẳng hạn) bằng cách gửi thử 1 lần. Hãy tưởng tượng
mọi việc sẽ tồi tệ như thế nào nếu như cả 30.000 gói thư mà bạn
gửi đi cùng gặp phải những vấn đề tương tự?
Đâu là điều quan trọng nhất của thư quảng cáo mà bạn gửi đi?
Đó chính là hiệu quả tác động của nó đến khách hàng, với mục
đích cuối cùng là làm tăng doanh số của công ty, bất kể bạn gửi
bằng thư thường qua bưu điện, dưới hình thức e-mail, tiếp thị
qua điện thoại, gửi bằng fax hay bưu thiếp.
