Những quy tắc vàng khi thực hiện direct mail
Tiếp thị bằng cách gửi thư trực tiếp (direct mail) là một trong những cách tiếp thị
hiệu quả mà bạn có thể nghĩ đến khi thực hiện kế hoạch khuyến mại. Viết một lá
thư quảng cáo không chỉ đơn giản như viết một bức thư thông thường : ghi địa chỉ,
dán tem và gửi đi.
Bài viết này mách bạn một số “quy tắc vàng” cho công việc quan trọng đó với
mong muốn chúng sẽ trở nên hữu ích cho bạn khi tiến hành một chiến dịch
marketing.
Xác định đúng đối tượng tiếp nhận
Có một sự khác biệt rất rõ giữa thư rác và thư quảng cáo trực tiếp.
Thư rác (junk mail) là thư không mong muốn.Thư quảng cáo trực tiếp (direct
mail) là thư gửi cho đúng người đang mong muốn được nhận. Một nhân tố tối
quan trọng quyết định đến thành công của bạn khi áp dụng phương pháp quảng
cáo gửi thư trực tiếp là xác định đúng đối tượng để gửi. Nếu bạn đã có sẵn danh
sách khách hàng gửi thư từ năm trước hoặc từ chiến dịch quảng bá trước đó, hãy
bắt đầu với danh sách đó. Nếu chưa có danh sách này, việc đầu tiên bạn cần làm là
tiến hành nghiên cứu, có thể bằng điện thoại, để tìm ra đối tượng sẽ nhận thư. Kể
cả trong trường hợp đã có sẵn danh sách này rồi, bạn vẫn cần phải gọi điện thoại
để kiểm tra và cập nhật lại.
Chuẩn bị sao cho nội dung lá thư trở nên thật hấp dẫn
Sau khi đã có trong tay danh sách khách hàng nhận thư quảng cáo của bạn, bước
tiếp theo là nghĩ cách làm thế nào cho lá thư đó phát huy hiệu quả cao nhất. Hãy
viết như thể bạn đang đối thoại trực tiếp với một khách hàng cụ thể nào đó. Cẩn
thận với việc dùng các biệt ngữ bởi có thể khách hàng sẽ không hiểu chúng. Văn
phong nên ngắn gọn, dễ nghe và không quá 7 dòng. Nhớ cắt riêng dòng phụ đề ra
và chia đoạn văn thành từng phần.
Chú trọng vào tiện ích của sản phẩm/dịch vụ mà bạn muốn chào bán
Hãy liệt kê các tiện ích mà công ty bạn sẽ mang lại cho khách hàng một cách dễ
hiểu nhất. Lưu ý là tiện ích của sản phẩm hoàn toàn khác biệt với các đặc trưng,
điểm nổi bật của công ty hoặc sản phẩm của công ty. Những tiện ích mà bạn chỉ
cho khách hàng thấy sẽ có tác dụng lớn hơn nhiều. Chẳng hạn, thay vì viết “Có
10.000 người đã tham dự cuộc triển lãm hàng hoá của chúng tôi tổ chức trong năm
qua”, hãy tạo một thông điệp như thế này “Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội
được gặp gỡ 10.000 vị khách đặc biệt trong 3 ngày tham gia triển lãm của chúng
tôi”.
Nhắc lại ít nhất 3 lần lời chào hàng của bạn trong thư : trong dòng tiêu đề, ở 2
đoạn đầu tiên và trong phần kết thư.Cũng có thể tận dụng cả phần “tái bút”.Cuối
thư, nên cho khách hàng biết kế hoạch tiếp theo của bạn và thuyết phục họ “hành
động” ngay hôm nay. Bạn cũng cần cung cấp cho khách hàng địa chỉ nơi họ có thể
tìm thêm thông tin chi tiết hơn. Nhớ rằng mục đích của bạn là làm sao để người
nhận thư hưởng ứng thông điệp của bạn một cách tích cực và lạc quan.
Tạo ra những tình huống bất ngờ
Có thể có rất nhiều thư quảng cáo gửi trực tiếp cho khách hàng của bạn mỗi ngày,
vì thế hãy tạo cho lá thư của bạn một sự khác biệt với những thư khác. Hãy cố
gắng gây được sự chú ý, khơi dậy tò mò của họ càng nhiều càng tốt, khiến họ
muốn xem thư của bạn trước những thư khác cùng loại.
Một cách để tạo chú ý khá hiệu quả là hãy làm cho bì thư của bạn trông có vẻ hơi
“bất thường” một chút.Chẳng hạn, bạn có thể bỏ thêm vào bì thư một viên kẹo
hoặc vật gì đó tương tự. Bạn cũng có thể cho vào đó 1 viên thuốc aspirin con
nhộng loại lớn kèm theo thông điệp "Mong rằng bức thư này sẽ không làm quý vị
thêm đau đầu”. Cách khác, gửi thêm một tấm thiệp có in hình chiếc điện thoại
đang reo cùng với thông điệp “Hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay nhé !". Tuy
nhiên, cho dù đó là thanh kẹo, viên thuốc hay một tấm thiệp thì thông điệp của bạn
luôn phải thật dễ hiểu, sáng tạo, thú vị, hữu ích và ấn tượng.
Tạo ra sự khác biệt
Hãy làm cho người ta không thể bỏ qua chào hàng của bạn.
Bạn có thể giới hạn thời gian, ví dụ : “Thư chào hàng này chỉ có giá trị trong vòng
2 tháng” hoặc làm cho nó nổi bật và khác biệt hơn so với đối thủ cạnh tranh bằng
cách thêm vào các ưu điểm như : địa điểm tổ chức triễn lãm hàng hoá thuận lợi
hơn, quy mô kinh doanh của công ty bạn lớn hơn, có mặt sớm hơn trên thị trường
…Bất kể thế nào, những “khuyến dụ” phải có hiệu quả tạo động cơ và thúc đẩy họ
đi đến “hành động” ngay khi vừa đọc xong chào hàng của bạn.
Tạo ra sự tiện lợi trong phản hồi
Hãy dành một phần của lá thư với những câu hỏi ngắn gọn để khách hàng phản
hồi, hoặc cũng có thể cung cấp số điện thoại để họ gọi đến miễn phí, cũng có thể
là địa chỉ website của công ty. Website có thể không phải là công cụ tối ưu giúp
bạn nhận được phản hồi từ khách hàng một cách nhanh chóng, nhưng nó sẽ rất có
ích để làm phương tiện cung cấp thêm các thông tin chi tiết về sự kiện mà bạn
đang muốn quảng bá.
Theo dõi qua điện thoại
Hãy gọi cho khách hàng để biết được “số phận” của bức thư bạn đã gửi đi. Bằng
cách này bạn có thể làm tăng số lượng người hưởng ứng lên gấp đôi. Lưu ý rằng
người thực hiện công việc gọi điện này ngoài tác phong chuyên nghiệp, lịch sự
còn cần phải hiểu rõ tất cả những gì liên quan đến sự kiện công ty đang quảng bá
cũng như các lợi ích của khách hàng khi họ tham gia.
Những điều cần biết về việc in ấn
Có nhiều cách tiết kiệm chi phí, thời gian và hạn chế sai sót mà không làm ảnh
hưởng xấu đến chất lượng cũng như số lượng thư gửi đi. Dưới đây là một số cách
để bạn tham khảo:
Chọn một cơ sở in ấn uy tín. Đừng ham giá rẻ nếu bạn không muốn lãng phí tiền
bạc sau này đồng thời phải nhận những sản phẩm kém chất lượng.
Thu thập các bảng kê giá từ ít nhất 3 cơ sở in ấn có uy tín để so sánh và lựa chọn.
Yêu cầu nhà in in mẫu trước để kiểm tra chất lượng.
Hãy nhớ là bạn luôn có thể thương lượng giá cả để có được giá rẻ nhất (thông
thường giá sẽ được giảm từ 10% đến 20% so với giá chào ban đầu).
Nếu chỉ in với số lượng nhỏ, nên tự mua lấy giấy in ở nơi khác để có thể hưởng
chiết khấu đồng thời tránh trường hợp nhà in sẽ tăng thêm chi phí.
Luôn phải có một đơn đặt mua hàng (purchase order) thật chi tiết, bao gồm tất cả
các khoản như: giá báo ban đầu, các màu mực in, loại giấy in, yêu cầu về khoảng
cách chữ, số lượng bản in …
Cần có một mẫu in thử cuối cùng để kiểm tra chất lượng trước khi tiến hành in với
số lượng lớn.
Nếu có thể, hãy gửi cho nhà in một bản thiết kế hoàn chỉnh của bạn để họ làm
mẫu.
Thủ thuật gửi thư
Sử dụng loại dịch vụ gửi thường thay vì gửi nhanh, bạn sẽ tiết kiệm được khá
nhiều tiền cước bưu điện. Trường hợp khoảng cách địa lý không đáng kể, không
cần thiết bạn phải dùng đến dịch vụ chuyển phát nhanh. Ở nhiều nước, có những
loại dịch vụ với các mức giá khác nhau cho bạn lựa chọn, chẳng hạn giá đặc biệt
rẻ cho số lượng lớn thư gửi đi ; giá cho thư chuyển trong 1 ngày, 2 ngày, 10 ngày
..v..v..
Nếu gói thư của bạn có những “phụ kiện” đi kèm (thanh kẹo,viên thuốc hay tấm
card), hãy kiểm tra lại để đảm bảo là nó sẽ không có vấn đề gì khi đến được tay
người nhận (thanh kẹo bị tan ra, bì thư bị rách chẳng hạn) bằng cách gửi thử 1 lần.
Hãy tưởng tượng mọi việc sẽ tồi tệ như thế nào nếu như cả 30.000 gói thư mà bạn
gửi đi cùng gặp phải những vấn đề tương tự?
Đâu là điều quan trọng nhất của thư quảng cáo mà bạn gửi đi? Đó chính là hiệu
quả tác động của nó đến khách hàng, với mục đích cuối cùng là làm tăng doanh số
của công ty, bất kể bạn gửi bằng thư thường qua bưu điện, dưới hình thức e-mail,
tiếp thị qua điện thoại, gửi bằng fax hay bưu thiếp
