Quan hệ với các cơ quan truyền thông đại chúng
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đại chúng.
A. QUAN HỆ BÁO CHÍ
I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đạI chúng.
II. ĐỐI TƯỢNG
- Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên
quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các báo in
(nhật báo, tuần báo, tạp chí), đài phát thanh, đài
truyền hình (truyền hình cáp, truyền hình kỹ thuật số),
báo điện tử;
- Đối tượng cần duy trì quan hệ: Các phóng viên, biên
tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt
động công ty của các đầu báo có số lượng ấn bản
phát hành lớn; các báo lớn tại những tỉnh thành,
Công ty có trụ sở/chi nhánh/VP đại diện;
- Phóng viên thường trú, biên tập viên một số báo
nước ngoài tại Việt Nam có liên quan đến lĩnh vực và
phạm vi hoạt động của Công ty;
- Các cấp quản lý các chuyên mục và đơn vị báo chí,
truyền thông
III. NỘI DUNG
Nguyên tắc chung:
Thiết lập mối quan hệ 2 chiều gắn bó, thường xuyên
với các đối tượng của giới truyền thông đại chúng kể
trên
Cán bộ phụ trách quan hệ truyền thông của Công
ty/đơn vị nên thiết lập danh sách liên lạc chi tiết, bao
gồm: Tên cơ quan, người liên hệ, địa chỉ, số điện
thoại, fax, email, điện thoại nhà riêng (nếu có)...và
theo dõi thường xuyên danh sách này để cập nhật khi
cần;
Đảm bảo cung cấp cho giới truyền thông những
thông tin chính xác, trung thực, nhất quán về đường
lối, chính sách và các hoạt động của Công ty/đơn vị.
Hạn chế tối đa việc đính chính thông tin sau khi đã
phát hành thông cáo báo chí hoặc cung cấp thông tin
cho giới truyền thông. Trước khi cung cấp ra bên
ngoài, thông tin về các chiến lược, chính sách, hoạt
động của Công ty phải được Ban lãnh đạo đơn vị phê
duyệt;
Tạo dựng lòng tin, quan hệ chân thành, trung thực,
nhiệt tình, có tâm, giữ chữ tín. Không xây dựng quan
hệ với mục đích lợi dụng, ý đồ xấu, ảnh hưởng không
tốt đến uy tín của cá nhân/đơn vị truyền thông. Khi
giới truyền thông có yêu cầu, cố gắng hỗ trợ tối đa;
trong trường hợp phải từ chối cũng nên thẳng thắn, rõ
ràng nhưng tế nhị.
Hàng năm, đột xuất khi cần thiết, Công ty tài trợ hoặc
tham gia một số hoạt động với các cơ quan truyền
thông;
Quan tâm, thăm hỏi những ngày lễ tết quan trọng.
B. TỔ CHỨC HỌP BÁO
I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn cụ thể công việc của người làm PR khi tổ
chức họp báo: Đón tiếp báo chí, phát tài liệu, lên
chương trình họp báo và trả lời phỏng vấn báo giới.
II. NỘI DUNG
1. Nhận yêu cầu tổ chức họp báo cần xác định rõ
những nội dung sau:
Sự kiện cần thông báo
Nội dung chương trình cụ thể
Xác định người phát ngôn và trả lời báo giới
Quy mô họp báo: Mời bao nhiêu báo? Đơn giản, thân
mật? Hoành tráng, trang trọng? Nếu họp báo thân
mật quy mô nhỏ có thể tổ chức tại công ty.
Thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức
Kết hợp với văn phòng
trong việc hỗ trợ tổ
chức như thuê địa
điểm, máy móc thiết bị,
tổ chức tiệc...
2. Nội dung công việc
cần chuẩn bị
Dưới đây là một lưu ý trong công việc chuẩn bị:
Xác lập danh sách phóng viên cần mời. Có thể gửi
trực tiếp giấy mời, email hoặc gọi điện trước khi sự
kiện diễn ra 5-7 ngày, nhưng nhất thiết phải xác nhận
(confirm) danh sách đó trước khi sự kiện diễn ra
(phóng viên/nhà báo thường rất bận do đó hoàn toàn
có khả năng quên hay sót).
Chuẩn bị tài liệu: Gồm thông cáo báo chí, profile công
ty/bộ phận nếu cần, các brochure, flyer…
Chuẩn bị danh sách phóng viên tham dự họp báo,
gồm:
• STT
• Tên cơ quan báo đài
• Tên phóng viên (dựa trên danh sách đã confirm)
• Ký nhận
Chọn người phát ngôn tại họp báo và trả lời báo giới.
Người này có thể là lãnh đạo bộ phận, người của
BLĐ, trưởng/phó ban hoặc người phụ trách PR
(PRman). Nhiệm vụ của người phát ngôn: Thay mặt
Ban lãnh đạo công ty/bộ phận công bố với báo giới tin
tức, sự kiện mới, tuyên bố quan điểm, cách giải quyết
một vấn đề…và trả lời các câu hỏi của báo giới. Yêu
cầu: Người phát ngôn phải là người có thẩm quyền
trong bộ phận, hiểu biết rõ về vấn đề đưa ra trong
họp báo, ứng xử khéo, diễn đạt lưu loát và phản xạ
kịp thời.
Tiếp đón báo giới: PRman phụ trách việc này. BTC sẽ
bố trí một bàn đón tiếp báo chí. Trong trường hợp có
nhiều đối tượng khách mời, để không gây hiểu lầm
cho khách, PRman nên sắp xếp 1 table-head trên bàn
đựng tài liệu, ghi rõ: Đón tiếp báo chí hoặc Tài liệu
báo chí. Người tiếp đón có nhiệm vụ phân phát tài
liệu cho các phóng viên và đề nghị họ ký xác nhận
vào danh sách PV tham dự họp báo.
PRman phải theo sát chương trình và phối hợp chặt
chẽ với BTC, phát ngôn viên để chương trình thông
suốt. PRman là đầu mối liên hệ để cung cấp thông
tin, sắp xếp phỏng vấn nếu báo giới có yêu cầu;
3. Nội dung và hình thức của thông cáo báo chí
TCBC cần rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin về sự
kiện đó, phải trả lời được các câu hỏi: Ai? Cái gì (sự
kiện gì)? Bao giờ? Ở đâu? Như thế nào? Tại sao?...
Thông cáo báo chí (TCBC) được trình bày trên giấy
letter head theo đúng mẫu của loại giấy trong “Hệ
thống nhận diện hình ảnh của IYC”
Nên ghi chú thêm tên, chức danh, điện thoại liên lạc
của ít nhất một người có khả năng cung cấp thông
tin, nếu các phóng viên có nhu cầu. Người này có thể
là PRman của bộ phận, phát ngôn viên, người chịu
trách nhiệm trực tiếp về sự kiện/chương trình hoặc
lãnh đạo bộ phận.
TCBC liên quan đến chiến lược, chính sách bắt buộc
phải được sự xem xét của lãnh đạo bộ phận trước khi
phát hành.
C. THÔNG CÁO BÁO CHÍ (TCBC)
I. MỤC ĐÍCH:
TCBC là một công cụ quan trọng trong việc đưa
thông tin về các hoạt động, sự kiện, tổ chức đến với
công chúng thông qua các phương tiện truyền thông,
đại diện trực tiếp là các phóng viên. Cùng với sự “lên
ngôi” của Internet, có thêm một phương tiện hữu hiệu
để chuyển tải nội dung thông cáo báo chí của mình
đến đối tượng cần được cung cấp. Theo đây, nội
dung TCBC cũng phải có những tiêu chí và cách thức
viết riêng khi đưa lên Internet, đặc biệt là được gửi
qua thư điện tử (e-mail).
II.NỘI DUNG:
(*)Thông cáo báo chí gửi qua email khác TCBC phát
hành ấn phẩm như thế nào?
1. Trước hết cần chắc chắn xem phóng viên có muốn
nhận một thông cáo báo chí qua e-mail hay không.
Tuyệt đối tránh nếu phương tiện qua e-mail không
được chào đón. Nếu có thể, hãy đề tên thật của họ,
sau đó mới đề bút danh nếu cần thiết. Vì nhiều người
cho rằng gửi thư điện tử là cách không mấy trang
trọng.
2. Tránh tuyệt đối gửi thông cáo báo chí cùng lúc cho
nhiều phóng viên bằng cách đánh một danh sách các
địa chỉ phóng viên vào dòng “To”, rồi gửi e-mail.
3. Bạn lưu ý không gửi e-mail theo kiểu Attachment
để phòng trường hợp người bạn gửi thư đến không
mở được file đính kèm. Hơn nữa, những phóng viên
bận rộn nhiều khi sẽ để sót thông tin của bạn vì mở
Attachment tốn thời gian, chưa kể đến trường hợp
Attachment nhiễm Virus.
4. Để xác đinh người phóng viên bạn gửi đã nhận
được e-mail hay chưa, bạn không nên sử dụng câu
hỏi “Bạn đã nhận được thư chưa?” trong e-mail. Thay
vào đó, bạn hãy trực tiếp gọi điện hỏi người phóng
viên đó xem còn cần thêm thông tin gì nữa không.
(*)Các bước trình bày TCBC để gửi qua email
1. Thông cáo báo chí gửi qua e-mail, trước hết phải
ngắn gọn hơn so với một thông cáo báo chí giấy để
thông tin đăng tải có thể hiện trên một hoặc nhiều
nhất là hai trang hình. Như vậy, độ dài của một thông
cáo báo chí gửi qua e-mail nên chỉ nhiều nhất là 400
từ.
2. Viết một tiêu đề ngắn gọn về nội dung của thông
cáo báo chí trên phần tiêu đề của e-mail.
3. Đưa tên của công ty, thông tin liên lạc lên ngay
phần đầu của thông cáo, đặc biệt đối với thông cáo
nhanh và ngày thông cáo. Hãy cách dòng trước khi
viết tiêu đề.
4. Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng. Tiếp tục cách dòng.
5. Viết phần tóm tắt với những thông tin cơ bản: Ai tổ
chức sự kiện? Về cái gì ? Ở đâu? Khi nào? Và phải
đảm bảo những thông tin này có ngay ở trang hình
đầu tiên.
6. Hãy sử dụng tựa đề cho các mục thông tin khi cần
thiết.
7. Tránh sử dụng tính từ và những từ thể hiện mức
độ tuyệt đối. Hãy viết theo phong cách đơn giản, dễ
hiểu và có giá trị tin tức.
8. Có thể nêu lại thông tin liên lạc bao gồm: số điện
thoại, fax, e-mail và bất cứ thông tin nào liên quan
đến website ở phần cuối của thông cáo.
9. Đặc biệt, e-mail sẽ tạo ra ấn tượng không tốt nếu
nội dung của email mắc nhiều lỗi về chính tả hay
đánh máy… Một e-mail được viết không cẩn thận sẽ
gây cho người nhận một hình ảnh phản cảm về tổ
chức của bạn.
Không phải chuyên viên PR nào cũng nắm rõ cách
viết một thông cáo báo chí chuẩn mực, súc tích. Đặc
biệt khi phương tiện để chuyển tải lại là Internet. Tính
chi tiết hoá và tỉ mỉ cũng không thể xem nhẹ khi làm
việc này.
Hy vọng những gợi ý trên sẽ góp phần tạo thêm kỹ
năng chuyên nghiệp và hiệu quả cho những ai đang
hoạt động trong lĩnh vực liên quan và sử dụng công
cụ e-mail TCBC.
