Quan hệ với các cơ quan truyền thông đại chúng
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đại chúng.
A. QUAN HỆ BÁO CHÍ
I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đạI chúng.
II. ĐỐI TƯỢNG
- Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên
quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các báo in
(nhật báo, tuần báo, tạp chí), đài phát thanh, đài
truyền hình (truyền hình cáp, truyền hình kỹ thuật số),
báo điện tử;
- Đối tượng cần duy trì quan hệ: Các phóng viên, biên
tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt
động công ty của các đầu báo có số lượng ấn bản
phát hành lớn; các báo lớn tại những tỉnh thành,
Công ty có trụ sở/chi nhánh/VP đại diện;
- Phóng viên thường trú, biên tập viên một số báo
nước ngoài tại Việt Nam có liên quan đến lĩnh vực và
phạm vi hoạt động của Công ty;
- Các cấp quản lý các chuyên mục và đơn vị báo chí,
truyền thông
III. NỘI DUNG
Nguyên tắc chung:
Thiết lập mối quan hệ 2 chiều gắn bó, thường xuyên
với các đối tượng của giới truyền thông đại chúng kể
trên
Cán bộ phụ trách quan hệ truyền thông của Công
ty/đơn vị nên thiết lập danh sách liên lạc chi tiết, bao
gồm: Tên cơ quan, người liên hệ, địa chỉ, số điện
thoại, fax, email, điện thoại nhà riêng (nếu có)...và
theo dõi thường xuyên danh sách này để cập nhật khi
cần;
Đảm bảo cung cấp cho giới truyền thông những
thông tin chính xác, trung thực, nhất quán về đường
lối, chính sách và các hoạt động của Công ty/đơn vị.
Hạn chế tối đa việc đính chính thông tin sau khi đã
phát hành thông cáo báo chí hoặc cung cấp thông tin
cho giới truyền thông. Trước khi cung cấp ra bên
ngoài, thông tin về các chiến lược, chính sách, hoạt
động của Công ty phải được Ban lãnh đạo đơn vị phê
duyệt;
Tạo dựng lòng tin, quan hệ chân thành, trung thực,
nhiệt tình, có tâm, giữ chữ tín. Không xây dựng quan
hệ với mục đích lợi dụng, ý đồ xấu, ảnh hưởng không
tốt đến uy tín của cá nhân/đơn vị truyền thông. Khi
giới truyền thông có yêu cầu, cố gắng hỗ trợ tối đa;
trong trường hợp phải từ chối cũng nên thẳng thắn, rõ
ràng nhưng tế nhị.
Hàng năm, đột xuất khi cần thiết, Công ty tài trợ hoặc
tham gia một số hoạt động với các cơ quan truyền
thông;
Quan tâm, thăm hỏi những ngày lễ tết quan trọng.
B. TỔ CHỨC HỌP BÁO
I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn cụ thể công việc của người làm PR khi tổ
chức họp báo: Đón tiếp báo chí, phát tài liệu, lên
chương trình họp báo và trả lời phỏng vấn báo giới.
II. NỘI DUNG
1. Nhận yêu cầu tổ chức họp báo cần xác định rõ
những nội dung sau:
Sự kiện cần thông báo
Nội dung chương trình cụ thể
Xác định người phát ngôn và trả lời báo giới
Quy mô họp báo: Mời bao nhiêu báo? Đơn giản, thân
mật? Hoành tráng, trang trọng? Nếu họp báo thân
mật quy mô nhỏ có thể tổ chức tại công ty.
Thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức
Kết hợp với văn phòng
trong việc hỗ trợ tổ
chức như thuê địa
điểm, máy móc thiết bị,
tổ chức tiệc...
2. Nội dung công việc
cần chuẩn bị
Dưới đây là một lưu ý trong công việc chuẩn bị:
Xác lập danh sách phóng viên cần mời. Có thể gửi
trực tiếp giấy mời, email hoặc gọi điện trước khi sự
kiện diễn ra 5-7 ngày, nhưng nhất thiết phải xác nhận
(confirm) danh sách đó trước khi sự kiện diễn ra
(phóng viên/nhà báo thường rất bận do đó hoàn toàn
có khả năng quên hay sót).
Chuẩn bị tài liệu: Gồm thông cáo báo chí, profile công
ty/bộ phận nếu cần, các brochure, flyer…
Chuẩn bị danh sách phóng viên tham dự họp báo,
gồm: