Quy định về chứng từ kế toán: Lập - Ký - Hợp lệ

QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN: LẬP ­ KÝ ­ HỢP LỆ<br /> <br /> Chứng từ  kế  toán là những giấy tờ  và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ  kinh tế, tài <br /> chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.<br /> <br /> Sau đây, công ty đào tạo Kế  Toán Thiên  Ưng xin được chia sẻ  các quy định liên quan đến  <br /> chứng từ kế toán:<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 1. Nội dung của chứng từ kế toán:<br /> ­ Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:<br /> a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;<br /> b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;<br /> c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;<br /> d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;<br /> đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br /> e) Số  lượng, đơn giá và số  tiền của nghiệp vụ  kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số  tiền  <br /> của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;<br /> g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ <br /> kế toán.<br /> ­ Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng <br /> từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.<br /> Theo điều 16 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br /> 2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:<br /> ­ Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với <br /> đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của <br /> Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và  <br /> đối chiếu.<br /> ­ Trường hợp không tự  xây dựng và thiết kế  biểu mẫu chứng từ  cho riêng mình, doanh  <br /> nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán <br /> theo hướng dẫn tại chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng<br /> ­ Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ  kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh <br /> của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.<br /> 3. Lập chứng từ kế toán:<br /> <br /> ­ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải <br /> lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài <br /> chính.<br /> ­ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định  <br /> trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị  kế  toán được tự  lập  <br /> chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại mục 1 nêu trên.<br /> ­ Nội dung nghiệp vụ  kinh tế, tài chính trên chứng từ  kế  toán không được viết tắt, không  <br /> được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt <br /> quãng, chỗ  trống phải gạch chéo. Chứng từ bị  tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị  thanh toán  <br /> và ghi sổ  kế  toán. Khi viết sai chứng từ kế  toán thì phải hủy bỏ  bằng cách gạch chéo vào  <br /> chứng từ viết sai.<br /> ­ Chứng từ  kế  toán phải được lập đủ  số  liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên <br /> chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.<br /> ­ Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách <br /> nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.<br /> Theo điều 18 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br /> => Các bạn có thể tham khảo thêm 1 hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 của  <br /> Thông tư 200/2014/TT­BTC như sau:<br /> Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội <br /> dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên <br /> chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của <br /> tất cả các liên chứng từ.<br /> 4. Ký chứng từ kế toán:<br /> <br /> ­ Chứng từ  kế  toán phải có đủ  chữ  ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ  ký trên  <br /> chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán <br /> bằng mực màu đỏ  hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ  kế  toán của một  <br /> người   phải   thống   nhất.<br /> ­ Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính  <br /> phủ. <br /> Trường hợp người khiếm thị là người bị  mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ  kế  toán phải có  <br /> người sáng mắt được phân công của đơn vị  phát sinh chứng từ  chứng kiến. Đối với người <br /> khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế <br /> toán. (Theo khoản 3 điều 5 của Nghị định 174/2016/NĐ­CP)<br /> ­ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. <br /> Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của <br /> người ký.<br /> ­ Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc  <br /> người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi <br /> tiền phải ký theo từng liên.<br /> ­ Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ  ký trên chứng từ  điện tử có giá trị  như  chữ <br /> ký trên chứng từ bằng giấy.<br /> Theo điều 19 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13<br /> => Các bạn có thể tham khảo thêm 1 vài hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118  <br /> của Thông tư 200/2014/TT­BTC và điều 85 của thông tư 133/2016/TT­BTC như sau:<br /> + Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá  <br /> trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất <br /> cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký  <br /> bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng  <br /> liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký  <br /> đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với <br /> chữ ký các lần trước đó.<br /> + Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử  người phụ  trách kế  toán  <br /> để  giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ  ký kế  toán trưởng được thay bằng chữ ký của <br /> người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm  <br /> vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.<br /> + Chữ  ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được  <br /> uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải  <br /> phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên <br /> trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.<br /> + Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người  <br /> đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.<br /> + Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế <br /> toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền).  <br /> Sổ  đăng ký mẫu chữ  ký phải đánh số  trang, đóng dấu giáp lai do Thủ  trưởng đơn vị  (hoặc  <br /> người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu <br /> trong sổ đăng ký.<br /> + Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ  quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ  kế <br /> toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.<br /> + Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy <br /> định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.<br /> 5. Hóa đơn<br /> ­ Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận  <br /> thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.<br /> ­ Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy  <br /> định của pháp luật về thuế.<br /> 6. Chứng từ điện tử<br /> ­ Chứng từ  điện tử  được coi là chứng từ  kế  toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16  <br /> của Luật này và được thể  hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị  thay <br /> đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như <br /> băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.<br /> ­ Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình  <br /> sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm  <br /> nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử  dụng chứng từ  điện tử  không đúng quy định. Chứng từ <br /> điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc  <br /> nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.<br /> ­ Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc <br /> ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng  <br /> từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao  <br /> dịch, thanh toán.<br /> 7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán<br /> ­ Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.<br /> ­ Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự  thời gian và bảo  <br /> quản an toàn theo quy định của pháp luật.<br /> ­ Chỉ  cơ  quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong <br /> chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ  quan nhà nước  <br /> có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao  <br /> chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng  <br /> từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.<br /> ­ Cơ  quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế  toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số <br /> lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.<br /> 8. Xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế toán:<br /> Theo điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐ­CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế <br /> toán thì:<br /> 1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br /> a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;<br /> b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;<br /> c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;<br /> d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;<br /> đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.<br /> 2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br /> a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;<br /> b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;<br /> c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;<br /> d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;<br /> đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;<br /> e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;<br /> g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.<br /> 3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:<br /> a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;<br /> b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả  mạo, khai man chứng từ  kế  toán nhưng chưa <br /> đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;<br /> c) Lập chứng từ  kế  toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập  <br /> chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br /> d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br /> đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;<br /> e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền  <br /> theo quy định của pháp luật về kế toán.<br /> 4. Biện pháp khắc phục hậu quả:<br /> a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 <br /> Điều này;<br /> b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a  <br /> khoản 3 Điều này;<br /> c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối  <br /> với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;<br /> d) Buộc hủy các chứng từ  kế  toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ  kinh tế, tài <br /> chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.<br />