Tài liệu Quản lý dự án. Chương 9: Kiểm soát dự án

Chia sẻ: Banh Long | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:20

Thêm vào BST

Báo xấu

344
lượt xem 152
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kiểm soát dự án là hoạt động cuối cùng của giai đoạn triển khai trong chu kỳ hoạt động của dự án, tập trung vào 3 lĩnh vực chính: mức độ thực hiện,chi phí, thời gian

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Quản lý dự án. Chương 9: Kiểm soát dự án

CHÖÔNG 9: KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN (PROJECT CONTROL) _________________________________________________________________ I. TOÅNG QUAN: Kieåm soùat döï aùn laø hoïat ñoäng cuoái cuûa giai ñoïan trieån khai trong chu kyø hoïat ñoäng cuûa döï aùn. Kieåm soùat taäp trung chính leân 3 laõnh vöïc chính: • Möùc ñoä thöïc hieän (Performance) • Chi phí (Cost) • Thôøi gian (Time) VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA MÖÙC ÑOÄ THÖÏC HIEÄN? • Caùc vaán ñeà kyõ thuaät phaùt sinh • Khoâng ñuû nguoàn löïc khi caàn ñeán • Caùc vaán ñeà veà chaát löôïng xuaát hieän • Khaùch haøng yeâu caàu thay ñoåi ñaëc tính kyõ thuaät • Söï phöùc taïp xuaát hieän • Caùc phaùt minh môùi aûnh höôûng ñeán döï aùn VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA CHI PHÍ? ____________________________________________________________________________ D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1
• Caùc khoù khaên kyõ thuaät yeâu caàu nhieàu nguoàn löïc hôn • Qui moâ coâng vieäc gia taêng • Giaù thaàu ban ñaàu quaù thaáp • Caùc baùo caùo keùm hoaëc khoâng ñuùng haïn • Hoïach ñònh ngaân saùch khoâng phuø hôïp • Coâng taùc kieåm tra chænh söaû khoâng thöïc hieän ñuùng luùc • Chi phí ñaàu vaøo thay ñoåi VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA TIEÁN ÑOÄ THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN? • Caùc khoù khaên kyõ thuaät caàn nhieàu thôøi gian hôn ñeå xöû lyù so vôi khi hoïach ñònh • Thôøi gian öôc löôïng ban ñaàu laø quaù laïc quan • Trình töï coâng vieäc laø sai • Caùc ñaàu vaøo ñöôïc yeâu caàu (vaät tö, nhaân söï, thieát bò) khoâng coù khi caàn ñeán • Caùc coâng vieäc caàn thieát phía tröôùc ñaõ khoâng hoøan thaønh • Khaùch haøng thay ñoåi yeâu caàu => laøm laïi • Luaät leä chính phuû thay ñoåi ______________________________________________________________________________ 2
Kieåm soaùt döï aùn = giaùm saùt + so saùnh + hieäu chænh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting A Good thing, not domination ! Giaùm saùt: Thu thaäp, ghi cheùp vaø baùo caùo thoâng tin lieân quan ñeán taát caû caùc laõnh vöïc döï aùn => kieán nghò caàn thieát nhaèm caøi tieán hoaït ñoäng cuûa döï aùn So saùnh: caùc thoâng tin naày vôùi keá hoaïch vaø caùc yeâu caàu ñeà ra Hieäu chænh: Thöïc hieän caùc bieän phaùp hieäu chænh nhaèm ñaït muïc tieâu döï aùn Coù nhieàu phaàn meàm giuùp ñôû PM taêng toác ñoä vaø hieäu quaû giaùm saùt döï aùn, eg: MS Project 2002 (Gantt Chart) Giuùp so saùnh hieän traïng döï aùn vôùi keá hoaïch ____________________________________________________________________________ D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 3
QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN Establish baseline plan (schedule, budget) Start project Wait until next report During each report period Collect data on Incorporate changes actual performance into project plan (schedule, costs) (scope, schedule, budget) Calculate updated project schedule, budget, and forecasts Analyze current status compared to plan (schedule, budget) “Project Management is a proactive approach to controlling a No project”. Are corrective actions Yes Identify corrective actions and incorporate associated changes ______________________________________________________________________________ 4
Söû duïng keá hoaïch DA ban ñaàu laø cô sôû chính ñeå ñieàu phoái döï aùn Giaùm saùt vaø caäp nhaät thöôøng xuyeân keá hoaïch ban ñaàu phaûn aûnh hieän traïng cuûa döï aùn Chaát löôïng giao tieáp laø yeáu toá then choát. Möùc ñoä thoâng tin tuyø thuoäc caáp quaûn lyù PM phaûi tham gia vaùo quaù trình kieåm tra ñaûm baûo caùc thay ñoåi laø phuø hôïp, vaø ñöôïc pheâ chuaån Chaát löôïng vaø möùc ñoä baùo caùo phaûi ñaùng tin caäy, thoáng nhaát vaø phuø hôïp vôùi töøng caáp trong nhoùm döï aùn CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT • Tình hình coâng vieäc so vôùi keá hoaïch • Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh • Chaát löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän • Caùc chi phí so vôùi keá hoaïch • Thaùi ñoä cuûa nhaân söï tham gia trong döï aùn • Söï hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn Ngoaøi coâng vieäc, tieán ñoä vaø chi phí: ______________________________________________________________________________ 5
Laõnh vöïc caàn quan taâm: Möùc ñoä giao tieáp vaø hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn • Möùc ñoä söû duïng trang thieát bò maùy moùc Döï aùn caøng phöùc taïp => toán nhieàu thôøi gian ñeå giaùm saùt vaø kieåm tra Khaéc phuïc: Baùo caùo ñôn giaûn Muïc ñích cuûa heä thoáng giaùm saùt laø thu thaäp vaø baùo caùo döõ lieäu Muïc ñích cuûa heä thoáng kieåm tra laø xem xeùt sai leäch giöõa thöïc teá vaø keá hoaïch CAÙC DAÏNG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 3 daïng: • Kieåm soaùt thôøi gian (Time) • Kieåm soaùt chi phí (Cost) • Kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng Heä thoáng kieåm soaùt chi phí/ tieán ñoä – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) ______________________________________________________________________________ 6
Kieåm soaùt beân trong (Internal control) Kieåm soaùt beân ngoaøi (External control): Audit thöôøng döï aùn lôùn, döï aùn chính phuû ______________________________________________________________________________ 7
MOÂ HÌNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT Heä thoáng ñôn giaûn (simple system) Heä thoáng phöùc taïp cao caáp (high level system) Ñaàu vaøo Ñaàu ra Quùa trình Thoâng tin phaûn hoài ÑAËC ÑIEÅM CUÛA HEÄTHOÁNG KIEÅM SOÙAT TOÁT • Neân linh hoïat (flexible) • Neân coù chi phí hieäu quaû (cost effective) • Phaûi höõu ích thaät söï • Phaûi thoûa maõn caùc yeâu caàu thöïc teá cuûa DA • Phaûi vaän haønh theo ñuùng thôøi gian ______________________________________________________________________________ 8
• Heä thoáng hoïat ñoäng chính xaùc VÌ SAO CAÀN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOÙAT? • Ñaûm baûo tieán ñoä – chi phí – chaát löôïng coâng vieäc • Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà ñang tieán trieån vaø söï chaäm treå cuûa döï aùn xöû lyù vaán ñeà • Deå daøng trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc nhoùm vaø thaønh vieân trong döï aùn • Phaûn öùng nhanh hôn vôùi caùc coâng vieäc khoâng phuø hôïp • Taùi khaúng ñònh nhöõng cam keát • Ruùt ra baøi hoïc cho nhöõng döï aùn khaùc KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN CAÀN ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN NHÖ THEÁ NAØO? Caàn phaûi thöïc hieän thöôøng xuyeân trong suoát chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn ______________________________________________________________________________ 9
Caàn phaûi ñöa vaøo trong keá hoaïch döï aùn Caàn phaûi ñöôïc hieåu vaø coù söï tham gia cuûa taát caû caùc thaønh vieân cuûa döï aùn Caàn phaûi goàm: • Xem xeùt laïi keá hoaïch coâng vieäc • Trao ñoåi thoâng tin vaø baùo caùo thöôøng xuyeân giöõa Ban QLDA vaø nhaân vieân • Thaêm hieän tröôøng döï aùn • Heä thoáng giaùm saùt vaø ñieàu tra maãu CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO a) Daïng thöôøng xuyeân (routine): • Ñònh kyø (haøng tuaàn, haøng thaùng…) hoaëc theo caùc coät moác thôøi gian • Chính xaùc hôn: bao goàm tieán ñoä, chi phí, chaát löôïng caùc coâng vieäc b) Daïng ngoaïi leä (exception): 2 tröôøng hôïp: • Thöù nhaát, baùo caùo söï coá tröïc tieáp cho nhöõng thaønh vieân coù traùch nhieäm chính trong vieäc RQÑ ______________________________________________________________________________ 10
• Thöù hai, khi moät quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän treân cô sôû ngoaïi leä vaø muoán thoâng baùo cho caùc nhaø quaûn lyù khaùc bieát caàn nhanh hôi thieáu chính xaùc khoâng chính thöùc c) Daïng phaân tích ñaëc bieät (special analysis): • Phoå bieán caùc keát quaû nghieân cöùu ñaëc bieät ñöôïc thöïc hieän trong döï aùn. • Ví duï: vieäc söû duïng vaät lieäu thay theá, ñaùnh giaù quaù trình saûn xuaát, naêng löïc caùc phaàn meàm môùi ... CAÙC VAÁN ÑEÀ KHOÙ KHAÊN TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN Chæ nhaán maïnh ñeán 1 yeáu toá (nhö chi phí, boû qua tieán ñoä hoaëc chaát löôïng) Qui trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hoaëc söï khoâng ñoàng yù Thoâng tin ñöôïc baùo caùo khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñaày ñuû Thaùi ñoä baûo thuû thoâng tin bò thieân leäch, thaønh kieán ______________________________________________________________________________ 11
Quan ñieåm khaùc nhau giöõa caùc nhaø quaûn lyù veà caùc vaán ñeà coøn tranh caûi Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø keá toaùn bò sai leäch II. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ CUÛA DÖÏ AÙN Caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng leõ cho moãi nhoùm coâng vieäc Moãi baùo caoù chi phí goàm: Moâ taû coâng vieäc Tieán ñoä thöïc hieän Ngöôøi chòu traùch nhieäm Phaân boå chi phí theo thôøi gian Yeâu caàu veà nguoàn löïc (nhaân löïc, thieát bò…) Vôùi moãi baùo caùo chi phí: xem xeùt söï khaùc bieät giöõa chi phí thöïc teá vaø chi phí ñaõ ñöôïc döï truø phaân tích khaùc bieät veà chi phí laø chöa ñuû (khoâng bieát % khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh & chi phí trong töông lai caàn ñeå hoaøn thaønh döï aùn). ______________________________________________________________________________ 12
Ki m soát- i u ch nh chi phí: - Giám sát ho t ng chi phí. - B o m có s thay i h p lý. - Thông báo nh ng thay i, bi n ng n ngư i có th m quy n. - Công c ki m soát chi phí: EV (Earned Value): + EV là m t k thu t o lư ng s th c hi n d án thông qua tích h p các d li u v ph m vi, th i gian và chi phí. + Cho ra m t ư ng chi phí (Cost Base Line). + Các thu t ng trong EV: Thu t ng nh nghĩa Cách tính Giá tr trù tính Chi phí d trù cho (PV-Planned công vi c s ư c Value) th c hi n trong m t th i gian nh trư c Chi phí th c s Chi phí th c t (AC-Actual Cost) th c hi n công vi c Giá tr thu ư c Giá tr công vi c ã PV x X% ngày hoàn (EV) ư c hoàn thành thành Bi n ng chi phí - CV0: không phát sinh Bi n ng l ch - SV0: nhanh hơn ______________________________________________________________________________ 13
Variance) Ch s th c hi n - CPI1: không Index) vư t Ch s th c hi n - SPI1: hoàn Performance thành trư c l ch Index) Ư c tính chi phí EAC = BAC/CPI t i th i i m hoàn t t Ư c tính th i gian Ư c tính th i gian hoàn t t ban u/SPI Ví d : Công vi c Tu n 1 Ý nghĩa EV 7.500 PV 10.000 AC 15.000 CV CV = EV – AC = -7.500 SV SV = EV – PV = -2.500 CPI CPI = EV/AC = 0.5 SPI SPI = EV/PV = 0.75 III. Rút ng n th i gian th c hi n d án: 1. Chi n lư c y nhanh ti n th c hi n d án: - Tăng ngu n l c: nhân l c, máy móc thi t b . ______________________________________________________________________________ 14
- Outsourcing (mua t bên ngoài). - Làm thêm gi - Làm vi c năng n hơn - Làm song song nhi u công vi c. 2. Lý do rút ng n th i gian th c hi n d án: - B n nh th i gian b i doanh nghi p/th trư ng - ư c ng viên b i các l i ích - Nh ng ch m tr gây ra b i các nguyên nhân ngoài t m ki m soát c a doanh nghi p - Vư t m c t ng chi phí d ki n 3. Bi u th i gian-chi phí: ______________________________________________________________________________ 15
- Chi phí gián ti p: + Overhead cost (qu n lý, ti p th ,…). + Lo i chí phí này không liên quan n t ng gói công vi c c th . + Thay i c l p v i th i gian th c hi n d án. - Chi phí tr c ti p: + Liên quan tr c ti p n t ng gói công vi c. + Vi c n nh th i gian th c hi n t ng công vi c s làm tăng chi phí. 4. Xây d ng bi u th i gian-chi phí: - Tìm t ng chi phí tr c ti p và chi phí gián ti p cho d án. - Các khó khăn g p ph i khi xác nh chi phí tr c ti p: + Ch n l a nh ng công vi c/s ki n có th ư c rút ng n v i chi phí tăng lên nh nh t. + Th i gian bình thư ng: có chi phí tương i th p, kh thi. + Th i gian ng n nh t (crash time): th i gian ng n nh t có th hoàn thành công vi c. ______________________________________________________________________________ 16
Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash time) Cost-Time Trade-Off Example ______________________________________________________________________________ 17
______________________________________________________________________________ 18
______________________________________________________________________________ 19
* Chú ý: - i v i bi u th i gian chi phí: + Ch nên s d ng trong giai o n chu n b d án. + Không nên s d ng sau khi ã b t u th c hi n công vi c. - Th i gian rút ng n:: + Vi c xác nh th i gian mang tính quy t nh (rút ng n quá nhi u có th gây l ng phí). + Vi c rút ng n th i gian có th gây nh hư ng n tinh th n c a nhóm d án. + Chú ý y u t r i ro trong quá trình rút ng n th i gian th c hi n d án. ______________________________________________________________________________ 20