Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

Chia sẻ: Da Thao | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

201
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đảm bảo tài sản của khách hàng luôn được bảo quản một cách tốt nhất theo qui định của công ty và theo yêu cầu của khách hàng

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ tục tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng

THUÛ TUÏC TIEÁP NHAÄN VAØ BAÛO QUAÛN TAØI SAÛN KHAÙCH HAØNG 1. Muïc ñích: Ñaûm baûo taøi saûn cuûa khaùch haøng luoân ñöôïc baûo quaûn moät caùch toát nhaát theo qui ñònh cuûa Coâng ty vaø theo yeâu caàu cuûa khaùch haøng. Qui ñònh caùch thöùc tieáp nhaän vaø baûo quaûn taøi saûn cuûa khaùch haøng 2. Phaïm vi: AÙp duïng cho caùc loaïi nguyeân phuï lieäu, maùy moùc thieát bò cuûa khaùch haøng - chuyeån giao cho Coâng ty. Ñoái vôùi caùc loaïi taøi lieäu thì aùp duïng theo caùc qui ñònh veà baûo maät taøi lieäu cuûa - Coâng ty. 3. Ñònh nghóa: 3.1 Caùc thuaät ngöõ trong thuû tuïc naøy aùp duïng phuø hôïp theo tieâu chuaån ISO 9001:2000. 3.2 Caùc töø vieát taét: Ban Toång Giaùm Ñoác : BTGÑ - Ñaïi dieän laõnh ñaïo : ÑDLÑ - 4. Noäi dung: 4.1 Nguyeân phuï lieäu: Trang: 1
Ngöôøi thöïc hieän Qui trình Taøi lieäu Yeâu caàu tieáp nhaän taøi saûn khaùch haøng Kieåm tra hoà sô nhaän haøng Nhaân vieân kho Packing list Nhaän haøng Nhaân vieân kho HDCV xuaát nhaäp Chuaån bò vò trí, baùo KCS kho , Packing list Kieåm tra soá löôïng vaø chaát l Baùo BP Keá hoaïch Nhaân vieân kho Höôùng daãn kyõ thöaät, KCS baûng maøu. Nhaäp kho vaø saép xeáp haøng hoaù Nhaân vieân kho HDCV xuaát nhaäp kho , baûng löu kho Löu HS, ghi theû baøi, theû kho nhaân vieân kho HDCV xuaát nhaäp Baùo caùo soá löôïng haøng nhaäp Khaùch xöû lyù kho Nhaân vieân kho Xuaát haøng Theû kho Thanh lyù vaø Löu kho Thuû kho HDCV xuaát nhaäp Löu hoà sô kho Nhaân vieân kho Keát thuùc Thuû kho, nhaân Phieáu xuaát haøng vieân kho Baûn thanh lyù Nhaân vieân kho nguyeân phuï lieäu Trang: 2
4.1 Nhaän vaø kieåm tra Packing list: Kho tieán haønh saép xeáp laïi khu vöïc ñeå haøng hoaù, döï kieán khu vöïc ñeå haøng chuaån bò nhaäp. Tieán haønh kieåm tra Packing list, tröôøng hôïp thaáy caùc soá lieäu trong Packing list khoâng roõ raøng hoaëc sai so vôùi thoâng tin maø kho nhaän ñöôïc thì tieán haønh baùo cho Boä phaän Keá hoaïch bieát. 4.2 Nhaäp haøng: Khi nhaän ñöôïc thoâng baùo cuûa khaùch haøng veà vieäc haøng hoaù ñaõ nhaäp caûng, Boä phaän Xuaát nhaäp khaåu tieán haønh nhaän haøng theo höôùng daãn coâng vieäc xuaát nhaäp khaåu. 4.3 Kieåm tra haøng hoaù: Kieåm tra soá löôïng: caân, ñong, ño, ñeám töøng loâ, töøng kieän, xaùc ñònh soá löôïng theo - phöông phaùp ñoàng daïng. Kieåm tra chaát löôïng: theo höôùng daãn cuûa Boä phaän kyõ thuaät, khaùch haøng, theo - baûng maøu goác hoaëc baûng maøu ñöôïc Boä phaän kyõ thuaät xaùc nhaän. Kieåm tra veà qui caùch: xaùc ñònh khoå, chieàu daøi theo ñuùng taøi lieäu kyõ thuaät, baûng - maøu. Vieäc kieåm tra nguyeân phuï lieäu do KCS thöïc hieän, tuy nhieân trong quaù trình nhaäp - xuaát haøng thì khi phaùt hieän loãi nhaân vieân kho phaûi ñeå caùc nguyeân phuï lieäu bò loãi rieâng, baùo cho Thuû kho cuøng vôùi KCS xöû lyù. Khi coù keát quaû kieåm tra phaûi baùo ngay cho Boä phaän keá hoaïch ñeå baùo khaùch haøng xöû lyù kòp thôøi. 4.4 Nhaäp kho vaø saép xeáp haøng hoaù: Trang: 3
Haøng hoaù ñöôïc saép xeáp theo baûng höôùng daãn löu kho vaø höôùng daãn coâng vieäc löu - kho, höôùng daãn coâng vieäc cho nhaân vieân kho. Phaûi coù theû treo treân keä ñeå haøng hoaù ñoái vôùi moãi maõ haøng, loaïi nguyeân phuï lieäu, - maøu, size; treân giaù ghi roõ: teân maõ haøng, maøu, size, ngaøy nhaäp kho, teân nguyeân phuï lieäu. Thuû kho phaûi baûo ñaûm raèng caùc coâng cuï vaø caùch thöùc xeáp dôõ ñöôïc söû duïng laø - phuø hôïp vaø khoâng laøm toån haïi ñeán saûn phaåm ñöôïc xeáp dôû. Thuû kho chòu traùch nhieäm höôùng daãn vaø kieåm soaùt vieäc xeáp dôõ. - Thuû kho chòu traùch nhieäm laøm thuû tuïc nhaäp kho, saép xeáp NVL, TP vaøo ñuùng nôi - qui ñònh theo sô ñoà kho. NVL, TP löu kho phaûi ñöôïc ñaùnh soá maõ hieäu ôû treân bao bì saûn phaåm hoaëc hoäp carton hoaëc ôû vò trí thích hôïp. Chæ coù thuû kho môùi coù quyeàn ñöa haøng hoaù vaøo hay chuyeån dòch chuùng töø caùc vò - trí trong kho baõi. Vieäc kieåm tra kho ñònh kyø ñöôïc thöïc hieän 06 Thaùng moät laàn nhaèm muïc ñích: xaùc - nhaän soá löôïng (phuø hôïp vôùi hoà sô haøng hoaù), chaát löôïng (nhaän bieát, hö haïi, suy giaûm chaát löôïng, bao goùi). Vieäc kieåm tra do ban kieåm keâ thöïc hieän Keát quaû kieåm tra phaûi ñöôïc ghi laïi trong bieân baûn kieåm kho. - Moïi saûn phaåm khoâng phuø hôïp ñöôïc phaùt hieän phaûi ñöôïc caùch ly, ñaùnh daáu vaø xöû - lyù theo thuû tuïc kieåm soaùt saûn phaåm khoâng phuø hôïp. - Vieäc xuaát nhaäp kho tuaân theo qui ñònh veà vieäc xuaát nhaäp nguyeân lieäu vaät tö haøng hoùa. . Haøng hoaù löu kho phaûi theo nguyeân taéc nhaäp tröôùc xuaát tröôùc (FIFO) baèng caùch - ñaùnh soá thöù töï hoaëc ghi ngaøy nhaäp kho. 4.5 Löu hoà sô, ghi theû baøi, ghi theû kho: Trang: 4
Thuû kho tieán haønh löu hoà sô haøng nhaäp, hoà sô phaûi roõ raøng deã, thuaän tieän cho - vieäc tìm kieám. Nhaân vieân kho coù traùch nhieäm ghi theû baøi ñaày ñuû cho moãi maõ haøng bao goàm maõ - haøng, maøu, size, kích thöôùc, khaùch haøng. Theû baøi ñöôïc gaén vaøo nôi ñeå haøng hoaù. Nhaân vieân kho tieán haønh nhaäp soá löôïng vaøo theû kho, moãi maõ haøng coù moät theû - kho rieâng, Theû kho phaûi theå hieän caùc yeáu toá: maõ haøng, khaùch haøng, teân haøng, maøu, size, soá löôïng cho moãi maøu, size. Theû kho ñöôïc ñeå trong caùc file rieâng ghi chuù roõ raøng tieän cho vieäc tìm kieám. - 4.5 Baùo caùo soá löôïng: Kho tieán haønh baùo soá löôïng cho Boä phaän Keá hoaïch, Keá toaùn baèng phieáu nhaäp - kho, khi giao phieáu nhaäp kho thì phaûi yeâu caàu Boä phaän Keá hoaïch, Keá toaùn kyù nhaän laø ñaõ nhaän phieáu. Phieáu nhaäp kho phaûi theå hieän soá löôïng treân Packing list vaø soá löôïng thöïc teá, soá - löôïng hö, caùc löu yù. Phieáu nhaäp kho phaûi ñöôïc laäp vaø chuyeån chaäm nhaát 02 ngaøy keå töø luùc haøng baét - ñaàu nhaäp kho. 4.7: Xuaát haøng: Döïa theo phieáu xuaát kho,kho tieán haønh kieåm tra noäi dung cuûa phieáu xuaát kho so - vôùi baûng maøu, soá löôïng, ñònh möùc (neáu caàn), kích côõ, size …. Neáu phaùt hieän thaáy coù sai soùt thì khoâng xuaát kho vaø baùo cho Boä phaän phaùt haønh phieáu bieát ngay. Nhaân vieân kho chæ ñöôïc phaùt nguyeân phuï lieäu khi coù phieáu xuaát kho. - 4.8 Thanh lyù vaø löu kho: Trang: 5
Nguyeân phuï lieäu , baùn thaønh phaåm hö…. chöa thanh lyù thì chöa ñöôïc baùn hoaëc - chuyeån giao ñi nôi khaùc. Boä phaän keá hoaïch coù traùch nhieäm laøm thanh lyù vaø chuyeån phaàn nguyeân phuï lieäu, - baùn thaønh phaåm… cho khaùch haøng moät caùch nhanh nhaát sau khi ñôn haøng saûn xuaát xong. Döïa treân baûng thanh lyù nguyeân phuï lieäu, kho tieán haønh xuaát traû laïi cho khaùch - haøng phaàn nguyeân phuï lieäu cuûa khaùch haøng theo phieáu xuaát kho. Phaàn nguyeân phuï lieäu, baùn thaønh phaåm coøn laïi thuoäc coâng ty, kho saép xeáp vaøo - moät khu vöïc rieâng, coù theû baøi ñaùnh daáu roõ raøng chôø quyeát ñònh xöû lyù cuûa Boä phaän keá hoaïch. 4.2 Maùy moùc thieát bò: Boä phaän coù nhu caàu maùy moùc, thieát bò (goïi chung laø Boä phaän coù nhu caàu) tieán - haønh nhaäp vaø kieåm tra maùy moùc, thieát bò. Tröôøng hôïp phaùt hieän coù söï sai soùt thì giöõ nguyeân hieän traïng vaø baùo ngay cho khaùch haøng xöû lyù. Sau khi kieåm tra xong, Boä phaän coù nhu caàu cuøng Boä phaän baûo trì laäp bieân baûn - kieåm tra maùy moùc. Bieân baûn kieåm tra ñöôïc chuyeån cho khaùch haøng 01 baûn. Boä phaän baûo trì tieán haønh laép ñaët maùy moùc vaø höôùng daãn caùch söû duïng cho coâng - nhaân. Trong quaù trình söû duïng, Boä phaän baûo trì tieán haønh kieåm tra, baûo trì theo Thuû tuïc - baûo trì thieát bò. Trong tröôøng hôïp khaùch haøng coù yeâu caàu kieåm tra, baûo trì cao hôn thì thöïc hieän theo yeâu caàu cuûa khaùch haøng. Trong tröôøng hôïp phaùt hieän ra maùy moùc thieát bò bò hö hoûng thì Boä phaän söû duïng - phaûi thoâng baùo ngay cho khaùch haøng ñöôïc bieát. Trang: 6
Khi söû duïng xong maùy moùc thieát bò thì Boä phaän söû duïng baùo ngay cho khaùch - haøng, laäp bieân baûn veà tình traïng cuûa maùy moùc, tieán haønh caùc thuû tuïc thanh lyù vôùi khaùch haøng. 5. Taøi lieäu tham khaûo: Soå tay chaát löôïng Thuû tuïc nhaän bieát vaø xaùc ñònh nguoàn goác saûn phaåm Theû kho Höôùng daãn coâng vieäc kho 6. Phuï luïc: Trang: 7