Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số" được hoàn thành với mục tiêu nhằm đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số ở những năm gần đây, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường công tác văn thư của Trường trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Nguyên Nhung Phản biện 1:………………………………………………………………. ……………………………………………………………….. Phản biện 2:………………………………………………………………. ……………………………………………………………….. Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77- Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 202... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức. Trong thời đại ngày nay, chuyển đổi số là xu thế tất yếu, diễn ra rất nhanh đặc biệt trong bối cảnh của cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0 hiện nay. Nội dung chuyển đổi số rất rộng và đa dạng nhưng có chung một số nội dung chính gồm chính phủ số, kinh tế số, xã hội số và chuyển đổi số trong các ngành trọng điểm. Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, Việt Nam nói chung và ngành văn thư – lưu trữ nói riêng cũng không thể nằm ngoài xu thế chung của thế giới và phải thực hiện rất khẩn trương nếu không muốn bỏ lỡ cơ hội mà cuộc cách mạng Công nghiệp lần thứ tư mang lại. Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là một trường đại học công lập, đa cấp, đa nghề, với quy mô đào tạo rộng lớn. Trường đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, tuy nhiên trong bối cảnh chuyển đổi số công tác văn thư tại Trường hiện nay gặp không ít hạn chế, khó khăn, như đội ngũ biên chế nhân sự làm văn thư thiếu, hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ, chưa được đầu tư, việc sử dụng văn bản điện tử còn chưa được chú trọng.Với thực tiễn đó tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số” làm đề tài luận văn cao học, chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu Liên quan đến đề tài, có một số công trình nghiên cứu đã được công bố như: Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (2009); Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (2005) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội; Tác giả Nguyễn Văn Kết (2021), “Vị trí, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a/NQ-CP”; Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và Võ Ngọc Phương Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Những đề tài được nêu trên chủ yếu nghiên cứu về khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, mới chỉ bao quát được một khía cạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thư ở các cơ sở đào tạo đại học trong bối cảnh chuyển đổi số. 3. Mục đích và nhiệm vụ 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số ở những năm gần đây, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường công tác văn thư của Trường trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn góp phần làm rõ những vấn đề lý luận về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số.
2 Đánh giá thực tiễn công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, chỉ ra những kết quả, hạn chế, nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là: công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Tập trung nghiên cứu về công tác văn thư, công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số. - Về không gian: tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội - Về thời gian: Từ năm 2018 đến nay 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Phương pháp tiếp cận được thực hiện dựa trên quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước về cải cách hành chính và một số phương pháp nghiên cứu khoa học. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: Phương pháp khảo sát; Phương pháp phân tích, tổng hợp; Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi; Phương pháp phỏng vấn; Phương pháp thống kê.; Phương pháp quan sát. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận Luận văn góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan tới công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số, đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Chỉ ra những ưu điểm, thành tựu cũng như những bất cập, hạn chế của trong công tác trên qua kinh nghiệm thực tiễn tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Với kết quả nghiên cứu, luận văn sẽ là tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập về công tác văn thư và tham khảo vận dụng vào thực tiễn, nhằm đảm bảo thực hiện tốt hơn công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới. 7. Kết cấu của luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số.
3 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 1.1. Một số khái niệm, quan niệm liên quan 1.1.1. Công tác văn thư Theo cách hiểu chung nhất công tác văn thư được hiểu là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan. 1.1.2. Chuyển đổi số Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. 1.1.3. Quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số Quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh số là việc thực hiện các công việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động quản lý của cơ quan trên các công nghệ số nhằm khai thác tối đa nguồn lực và tối ưu hoá các nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, cơ quan. 1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ 1.2.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số 1.1.2.1. Vị trí Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.2.2. Vai trò - Công tác văn thư có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. 1.2.2. Yêu cầu đối với công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu: Nhanh chóng; Chính xác; Bí mật; Khoa học và hiện đại. 1.3. Nội dung công tác văn thƣ Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất. Việc thực hiện các công việc của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, bao gồm: 1.3.1. Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính
4 Trước sự thay đổi lớn của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, cùng với sự thay đổi ngày càng lớn của nền hành chính, thay đổi về tư duy, nhận thức, điều kiện của xã hội, công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước cũng có nhiều thay đổi để thích nghi với những thay đổi này. Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Căn cứ theo Nghị định số 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ quy định về Công tác văn thư, quy trình Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính bao gồm các bước theo sơ đồ sau: Hình 1.1. Sơ đồ quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính Xác định nội dung, thể thức, kỹ thuật Soạn thảo văn bản Duyệt bản thảo Ký ban hành văn bản trình bày Bước 1: Xác định nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì. Sau đó, cán bộ văn thư cần xác định thể thức văn bản (Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận...) và cần chú ý đến kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Bước 2: Soạn thảo văn bản Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.Trong quá trình soạn bản thảo văn bản cần xây dựng đề cương văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. Bước 4: Ký ban hành văn bản Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước
5 người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Về thẩm quyền ký văn bản được quy định cụ thể trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư như sau: Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền hoặc thừa lệnh một số văn bản mà mình phải ký. 1.3.2. Quản lý văn bản 1.3.2.1. Quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành [8]. Quản lý văn bản đi cần tuân theo trình tự như sau: Hình 1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi Cấp số, thời gian Đăng ký Nhân bản, Phát hành và theo Lưu văn ban hành văn bản văn bản đi dõi việc chuyển bản đi đóng dấu, ký số phát văn bản đi Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Bước 2: Đăng ký văn bản đi: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Đối với văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử): Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định. Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. Văn
6 bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Bước 5: Lưu văn bản đi: Bản gốc văn bản giấy được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 1.3.2.2. Quản lý văn bản đến Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư Văn thì văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. Văn bản đến tiến hành quản lý theo trình tự như sau: Hình 1.3. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến Giải quyết và theo Tiếp nhận Đăng ký Trình, chuyển giao dõi, đôn đốc việc giải văn bản đến văn bản đến văn bản đến quyết văn bản đến Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Tất cả văn bản giấy đến đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Bước 2: Đăng ký văn bản đến Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. 1.3.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của
7 cơ quan, tổ chức. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. 1.3.3.2. Lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. * Quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước sau: Hình 1.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào Mở hồ sơ Kết thúc hồ sơ hồ sơ Bước 1: Mở hồ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác. Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành. Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Văn bản thuộc vấn đề nào thì đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó. Tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng là một thành phần của hồ sơ.Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những công việc phải giải quyết qua nhiều năm. Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, có giá trị pháp lý. Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp. Loại bỏ những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã có bản chính (trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo). Bước 3: Kết thúc hồ sơ Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. 1.3.3.2. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Khi nộp lưu tài liệu đối với hồ sơ giấy phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản. Đối với hồ sơ điện tử, cán bộ văn thư thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
8 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống. 1.3.4. Quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định. Văn thư cơ quan có trách nhiệm: - Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. - Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. - Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản. - Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật. 1.3.4.1. Sử dụng con dấu Việc sử dụng con dấu trong hoạt động văn thư cần tuân thủ các quy định sau: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 1.3.4.1. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. 1.4. Những yếu tố tác động đến công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số 1.4.1. Sự quan tâm của Đảng, Nhà nước Công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số từng bước được đổi mới, hành lang pháp lý được tạo lập toàn diện và đồng bộ hơn. Đổi mới sáng tạo dần trở thành tư duy mới trong quản lý, điều hành; nhận thức rõ hơn về vai trò trung tâm của công tác văn thư trong hệ thống điều hành của cơ quan, tổ chức. Từ đó, công tác văn thư tại mỗi bộ phận, phòng ban trong cơ quan dần dần được đầu tư, nâng cấp. Đảng và Nhà nước đã và đang đặc biệt quan tâm đến chuyển đổi số trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Ngày 27-9-2019, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Trong các văn kiện của Đại hội XIII của Đảng có tới 21 lần Đảng nhấn mạnh cụm từ “chuyển đổi số”. Đại hội XIII chú trọng chuyển đổi số trong những lĩnh vực quan trọng,
9 nhất là giáo dục và y tế,, một trong những yêu cầu quan trọng đối với giáo dục và đào tạo mà Đại hội XIII đã nhấn mạnh, đó là đào tạo công nghệ thông tin, công nghệ số. Điều này góp phần phát triển nguồn nhân lực của đất nước đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và hội nhập quốc tế sâu rộng hiện nay. Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về chuyển đổi số như: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025; Ngày 03/6/2020 Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Hay, Chiến lược quốc gia về Cách mạng công nghiệp lần thứ tư được ban hành tại Quyết định số 2289/QĐ-TTg ngày 31/12/2020 của Thủ tướng Chính phủ Ban hành Chiến lược quốc gia về Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đến năm 2030. Ngày 15/6/2021, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành số 942/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030.... Đây là lần đầu tiên Việt Nam ban hành Chiến lược về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2022 của Chính phủ về công tác văn thư, là khuôn khổ pháp lý đầu tiên, cụ thể quy định về văn thư, đặc biệt là lưu trữ tài liệu điện tử. Trong lĩnh vực giáo dục, ngày 10/05/2022 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 1282/QĐ-BGDĐT ban hành Kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Ngày 30/12/2021 Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập Ban Chỉ đạo chuyển đổi số theo quyết định số 4977/QĐ-BGDĐT. Đây là căn cứ để các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng chương trình, dự án triển khai cụ thể, tổ chức kiểm tra, giám sát đánh giá việc thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục. 1.4.2. Ảnh hưởng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác văn thư - lưu trữ; thay đổi từ đối tượng đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và năng lực của nhân sự làm công tác này: Đối tượng quản lý của công tác văn thư - lưu trữ không chỉ là văn bản, tài liệu giấy mà còn có văn bản, tài liệu điện tử, phần mềm, công cụ hiện đại hỗ trợ; người làm công tác văn thư - lưu trữ không chỉ cần có thêm hiểu biết nhất định về công nghệ thông tin; nhiều khâu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ sẽ được công nghệ hỗ trợ. 1.4.3. Bộ máy làm việc và năng lực của người làm công tác văn thư Công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số muốn đạt hiệu quả cao, cần phải ổn định tổ chức bộ máy, đồng thời, phải có đội ngũ cán bộ cán bộ làm văn thư tại các cơ quan, tổ chức đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời đội ngũ này phải được trang bị đầy đủ các kỹ năng cần có trong thực hiện nhiệm vụ được giao cũng như đảm bảo đủ số lượng nhân sự theo quy định để vận hành công việc được trôi chảy, đem lại hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành, đồng thời, đảm bảo công tác văn thư được thực hiện đồng bộ, thống nhất. 1.4.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị bộ phận văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và tra cứu các cổng thông
10 tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận. Hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của công tác văn thư càng hiện đại, đẩy đủ càng làm cho cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư có động lực làm việc. Mặt khác, trang bị cơ sở vật chất, thiết bị bảo đảm cho sự vận hành của bộ máy và hoạt động của chế độ công vụ vừa là điều kiện, vừa là một trong những tiêu chí của việc xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.
11 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 2.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.1.1. Vị trí, chức năng Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội (sau đây gọi tắt là Trường) là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Công Thương. Trường có chức năng đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và các trình độ thấp hơn theo quy dịnh của pháp luật; đồng thời Trường là cơ sở nghiên cứu triển khai khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ sản xuất - kinh doanh của ngành Công Thương và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật. - Tên Trường bằng tiếng Việt: Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. - Tên tiếng Anh: Hanoi Universty of Industry (viết tắt: HaUI). - Trụ sở chính: Số 298 đường Cầu Diễn, Phường Minh Khai, quận Bắc Tir Liêm, thành phố Hà Nội. Cơ sở: Phường Tây Tựu, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội; phường Lê Hồng Phong, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam. 2.1.1.2. Nhiệm vụ Tuyển sinh, đào tạo, công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp trình độ đào tạo đại học, sau đại học và các trình độ thấp hơn; Xây dựng, in, xuất bản tài liệu, giáo trình; Nghiên cứu, triển khai các đề tài khoa học - công nghệ và thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyền giao công nghệ; thực nghiệm sản xuất, sản xuất - kinh doanh; Tư vấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm; Hợp tác trong nước và quốc tế. 2.1.1.3. Quyền hạn Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chiến lược phát triển của Trường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục và quy hoạch mạng lưới các trường đại học của Nhà nước; Được hợp tác liên doanh, liên kết, nhận tài trợ, góp vốn; Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được vay tín dụng, miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật; Được ban hành các quy định, quy chế quản lý nội bộ; Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc; Được tư vấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm; Được quan hệ hợp tác, phối hợp các tổ chức, cá nhân trong khu vực và quốc tế. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ viên chức 2.1.2.1.Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Lãnh đạo Trường (01 Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng) và Hội đồng Trường; Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn và 38 đơn vị thuộc trường. 2.1.2.1. Đội ngũ viên chức của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Theo báo cáo của Phòng Tổ chức Hành chính, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, tính đến hết ngày 20/12/2022. Trường có tổng số viên chức, giảng viên: 1.562 người. 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
12 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội được quy định trong Quyết định số 405/QĐ-ĐHCN do Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội ban hành 10/5/2021. Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị thuộc Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng quản lý, tông hợp, để xuất ý kiến, tổ chức thực hiện công tác tổ chức, nhân sự, bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự, công tác pháp chế; chế độ, chính sách đôi với viên chức, người lao động; công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, lễ tân, khánh tiết,... của Trường; thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật và quy chế tổ chức, hoạt động của Trường. Phòng có nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện các công tác sau: Công tác tổ chức, nhân sự; công tác chế độ chính sách; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động; công tác pháp chế; công tác hành chính tổng hợp; công tác văn thư – lưu trữ, lễ tân – khánh tiết và các công tác khác. Phòng Tổ chức Hành chính có cơ cấu tổ chức, nhân sự gồm: Viên chức quản lý gồm: 01 Trưởng phòng, 03 Phó trưởng phòng; Tổ nghiệp vụ Tổ chức và Tiền lương: 04 người; Tổ Nghiệp vụ Tổng hợp và Pháp chế: 06 người; Tổ Văn thư, lưu trữ và Lễ tân: 03 người; Tổ An ninh trật tự và Lái xe: 03 người 2.1.4. Quy định về công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Quy định về công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp được quy định cụ thể trong Quyết định số 233/QĐ-ĐHCN ngày 20/4/2020. Quyết định đã quy định chi tiết, cụ thể về công tác văn thư tại Trường và bám sát những quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Quy định gồm 35 Điều, chia thành 6 Chương. Để hiểu rõ hơn về nội dung công tác văn thư tại Trường, tác giả luận văn sẽ trình bày trong phần thực trạng ở sau. 2.2. Công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư Hiện nay, về cơ bản công tác văn thư của Trường được thực hiện đảm bảo các bước theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2.2.1.1. Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính Bước 1: Soạn bản thảo văn bản Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Bước 2: Duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình
13 người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. Bước 3: Ký, ban hành văn bản Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt bản thảo, đơn vị soạn thảo văn bản gửi bản mềm qua Văn thư để kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Lãnh đạo Trường ký văn bản và gửi cho Văn thư làm thủ tục ban hành văn bản. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản giúp nâng cao chất lượng, thẩm mỹ của văn bản, giúp tiết kiệm được thời gian. Nhờ đó, công tác văn thư được nâng cao hơn cả về chất lượng lẫn số lượng. Qua điều tra bằng phiếu để đánh giá mức độ thường xuyên và kết quả đạt được việc sử dụng phần mềm trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của công tác văn thư tại Trường cho thấy nội dung “Sử dụng phần mềm Microsoft Word soạn thảo văn bản” có 83,3% đánh giá là sử dụng thường xuyên và rất thường xuyên, với giá trị TB cao nhất là 3,37. Nội dung “Sử dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”, nhưng chỉ có 22.7% số người khảo sát sử dụng, với giá trị TB là 1,91). Vì đây là phần mềm kỹ thuật thông minh nên không phải viên chức, người lao động nào cũng sử dụng thành thạo. Theo khảo sát, những viên chức có độ tuổi dưới 41 tuổi sử dụng phần mềm này là 87% có giá trị TB là 3,15). Đối với văn bản thông thường và hay sử dụng trong tổ chức thì công chức vẫn chỉ sử dụng phần mềm Microsof Word. Nội dung “Sử dụng hòm thư và tính năng thông báo nội bộ để ban hành văn bản” với 80% người khảo sát sử dụng rất thường xuyên và thường xuyên, giá trị TB là 3,17. Bên cạnh đó có một số nội dung chưa được sử dụng thường xuyên, trong đó có nội dung “Sử dụng fax để ban hành văn bản” với giá trị TB là 1.98 hay nội dung “Sử dụng dịch vụ bưu chính để ban hành văn bản” với giá trị TB 2,68. Nguyên nhân là do hiện nay việc ban hành văn bản theo cách thông thường như fax, thông qua dịch vụ bưu chính không còn phổ biến. Bảng số liệu 2.2. khi khảo sát 150 viên chức, người lao động Trường mức độ thường xuyên sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, kết quả thu được như sau: Bảng 2.1. Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản (N=150) Mức độ đánh giá Không Rất thường Thường Ít thường ĐT T thường Nội dung xuyên xuyên xuyên B T xuyên Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ người % người % người % người lệ % Sử dụng phần mềm 1 Microsoft Word soạn 85 56.7 40 26.7 20 13.3 5 3.3 3,37 thảo văn bản Sử dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và 2 11 7.3 23 15.3 57 38.0 59 39.3 1,91 kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
14 Sử dụng hòm thư và tính năng thông báo 3 65 43.3 55 36.7 20 13.3 10 6.7 3,17 nội bộ để ban hành văn bản Sử dụng gmail để ban 4 54 36.0 53 35.3 30 20.0 13 8.7 2,99 hành văn bản Sử dụng dịch vụ bưu 5 chính để ban hành văn 30 20.0 46 30.7 70 46.7 4 2.7 2,68 bản Sử dụng fax để ban 6 12 8.0 21 14.0 69 46.0 48 32.0 1,98 hành văn bản Sử dụng phần mềm 7 Microsoft Excel để 69 46.0 56 37.3 8 5.3 17 11.3 3,18 quản lý văn bản Sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý điện tử - 8 29 19.3 38 25.3 58 38.7 25 16.7 2,47 Egov để quản lý văn bản (Nguồn: tác giả khảo sát) 2.2.1.2. Quản lý văn bản Theo thống kê, số lượng văn bản đi - văn bản đến của Trường nhiều, được thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dưới đây: Bảng 2.2. Số lƣợng văn bản đi - văn bản đến Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội STT Năm Văn bản đến (văn bản) Văn bản đi (văn bản) 1 2018 2.470 5.618 2 2019 2.582 6.720 3 2020 2.739 7.030 4 2021 3.765 10.123 5 2022 3.199 8.315 Tổng cộng 14.755 37.806 (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính, Đại học Công nghiệp Hà Nội, tính đến ngày 20/12/2022) Có thể thấy số lượng các văn bản đến - đi tăng qua các năm mỗi năm (trung bình 225%). Trong đó năm 2021, do tác động của đại dịch Covid-19 số lượng văn bản của Trường cũng tăng mạnh (456%). Với số liệu này, tính ra trung bình trong một ngày Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tiếp nhận 11 văn bản đến, và chuyển 28 văn bản đi. Số lượng văn bản nhiều như vậy, đòi hỏi công tác quản lý văn bản đi - đến của Trường cần phải cẩn thận, hợp lý và khoa học. Qua kết quả khảo sát ở bảng số liệu 2.1. cho thấy đánh giá mức độ sử dụng phần mềm để quản lý văn bản với nội dung “Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý văn bản” chiếm tới 83,3% lựa chọn mức độ thường xuyên và rất thường xuyên, giá trị TB 3.18. Trong khi nội dung “Sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý điện tử - Egov để quản lý văn bản” chỉ có 44.7% lựa chọn. Do phần mềm quản lý văn bản trên Hệ thống là phần mềm mới, nhiều viên chức, người lao động còn chưa quen tiếp cận, đặc biệt là đội ngũ viên chức, người lao động trên 41 tuổi. Qua khảo sát có 70% người được khảo sát trên 41 tuổi lựa chọn
15 mức độ ít thường xuyên và không thường xuyên. * Quản lý văn bản đi Hiện nay Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đang sử dụng phần mềm Quản lý văn bản đi trên Hệ thống quản lý hành chính điện tử - egov. Văn bản đi của Trường được quản lý theo trình tự sau: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Trường trong năm. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Bước 2: Đăng ký văn bản đi Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. Văn bản Mật của Trường được đăng ký theo quy định nhưng không scan, sao lưu trên hệ thống mạng nội bộ, internet. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. Bước 5: Lưu văn bản đi. Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc tại các đơn vị trong Trường. Lưu văn bản điện tử thực hiện lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống của Nhà trường theo quy định. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng văn bản điện tử thay thế dần các văn bản giấy Bảng 2.3. Số lƣợng văn đi (văn bản giấy – văn bản điện tử) tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Văn bản giấy Văn bản điện tử STT Năm Tổng (Văn bản) (Văn bản) 1 2018 4,868 750 5.618 2 2019 5,180 1,540 6.720 3 2020 5,450 1,580 7.030 4 2021 2,233 7,890 10.123 5 2022 4,737 3,578 8.315 Tổng 22,468 15,338 37.806 (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính, Đại học Công nghiệp Hà Nội, tính đến ngày 20/12/2022) Nhìn vào Bảng 2.3. Ta có thể thấy tổng số lượng văn bản đi của Trường tăng theo từng năm đồng nghĩa với khối lượng công việc ngày càng tăng (tăng trung bình khoảng 113%), tuy nhiên năm 2021 số lượng văn bản đi của Trường tăng nhanh (năm 2021 tăng 144% so với năm 2020), do chịu ảnh hưởng Covid -19 Trường đã ban hành nhiều văn bản để hướng dẫn, chỉ đạo, báo cáo. Về quy mô, văn bản giấy vẫn chiếm số lượng lớn với 59 %
16 trong tổng số văn bản đi, nhưng đã có sự dịch chuyển dần từ văn bản giấy sang văn bản điện tử thể hiện ở việc tốc độ tăng Văn bản điện tử 2,13 lần, trong khi văn bản số chỉ tăng trung bình có 1,16 lần. Đặc biệt, năm 2021 do dịch bệnh Covid-19, Trường đã nghỉ giãn cách, dạy học trực tuyến, nên số lượng văn bản điện tử của năm 2021 chiếm tỷ lệ cao hơn (78%) trong tổng số văn bản đi của Trường. * Quản lý văn bản đến Văn bản đến của Trường được quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản đi của Hệ thống quản lý hành chính điện tử - egov. Quản lý văn bản đến tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội được thực hiện theo trình tự các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến Đối với văn bản giấy: Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi. Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi Nhà trường thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản điện tử: Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Bước 2: Đăng ký văn bản đến Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. Văn bản mật đến được đăng ký, quản lý riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến Văn bản phải được Văn thư trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến Hiệu trưởng chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN”. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Hiệu trưởng, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư trình văn bản điện tử đến Hiệu trưởng chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. Qua bảng số liệu 2.4. cho thấy mức độ đánh giá hiệu quả của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp ở Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đều ở mức hiệu quả. Trong đó, có những nội dung được đánh giá hiệu quả cao hơn cả là “Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ…” với 81,3% lựa chọn mức độ hiệu quả và rất hiệu quả, có giá trị TB cao nhất 3,19. Nội dung xếp thứ 2 là “Lưu chuyển hồ sơ, tài liệu nhanh chóng giữa các phòng ban” với giá trị TB là 3,17; nội dung “Dễ dàng tìm kiếm và xem lại văn bản” cũng được đánh giá khá hiệu quả với giá trị TB xếp thứ 3 là 3,16. Như vậy, hệ thống phần mềm đều được đánh giá hiệu quả trong quá trình sử dụng, tập trung vào việc quản lý, lưu giữ các loại văn bản hành chính trong Trường. Bảng số liệu 2.4 được tác giả khảo sát trên 150 viên chức, người lao động của
17 Trường về việc đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp”, kết quả thu được như sau: Bảng 2.4: Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (N=150) Mức độ đánh giá Rất hiệu Không hiệu Hiệu quả Ít hiệu quả quả quả TT Nội dung ĐTB Tỷ Tỷ Số Số Số Tỷ Số Tỷ lệ lệ lệ người người người lệ % người % % % Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm 1 68 45.3 54 36.0 17 11.3 11 7.3 3.19 các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ… Dễ dàng tìm kiếm 2 và xem lại văn 57 38.0 62 41.3 29 19.3 2 1.3 3.16 bản Hỗ trợ lưu trữ các tài liệu, hồ sơ trên cùng hệ thống 3 64 42.7 45 30.0 29 19.3 12 8.0 3.07 rộng lớn mà không sợ bị quá tải dữ liệu. Lưu trữ an toàn, 4 42 28.0 35 23.3 60 40.0 13 8.7 2.71 tối đa bảo mật Lưu chuyển hồ sơ, tài liệu nhanh 5 68 45.3 53 35.3 16 10.7 13 8.7 3.17 chóng giữa các phòng ban Quản lý cuộc 6 họp, lich công 56 37.3 49 32.7 27 18.0 18 12.0 2.95 tác, các biểu mẫu Thống kê, báo 7 cáo nhanh chóng, 46 30.7 51 34.0 26 17.3 27 18.0 2.77 đơn giản Giúp tiết kiệm 8 thời gian, tối ưu 66 44.0 53 35.3 16 10.7 15 10.0 3.13 chi phí (Nguồn: Tác giả khảo sát) . . . . Lập và lưu hồ sơ, tài liệu * Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ được lập theo cách sau: Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình gửi phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp Danh mục hồ sơ của Trường trình Hiệu trưởng ký ban hành.
18 * Lập hồ sơ - Mở hồ sơ: Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành. - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ gồm tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có). - Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. * Lưu hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại đơn vị Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Bảng 2.5: Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan (N=150) Mức độ đánh giá Không hiệu Đ Rất hiệu quả Hiệu quả Ít hiệu quả TT Nội dung quả T Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ B người % người % người % người % Phân loại tài liệu, 1 62 41.3 42 28.0 27 18.0 19 12.7 2.98 hồ sơ Thiết lập chính 2 sách quản lý tài 49 32.7 39 26.0 25 16.7 37 24.7 2.67 liệu Tải và cập nhật tài 3 36 24.0 37 24.7 50 33.3 27 18.0 2.55 liệu Quản lý kho chứa 4 47 31.3 39 26.0 39 26.0 25 16.7 2.72 thư viện tài liệu 5 Chia sẻ tài liệu 63 42.0 40 26.7 20 13.3 27 18.0 2.93 Kết nối, chia sẻ và 6 đồng bộ dữ liệu 20 13.3 15 10.0 68 45.3 47 31.3 2.05 giữa các hệ thống Tích hợp với hệ 7 thống quản lý văn 10 6.7 20 13.3 36 24.0 84 56.0 1.71 bản và điều hành (Nguồn: tác giả khảo sát) Qua bảng số liệu tại Bảng 2.5. cho thấy đội viên chức, người lao động đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong lập hồ sơ ở mức hiệu quả. Trong đó có một số nội dung được đánh giá hiệu quả cao như nội dung “Phân loại tài liệu, hồ sơ” được đánh giá rất hiệu quả với tỷ lệ 69.3% lựa chọn, xếp thứ hạng đầu tiên với giá trị TB là 2,98; nội dung “Chia sẻ tài liệu” xếp thứ hai với giá trị TB là 2,93. Tuy nhiên, có một số nội dung vẫn chưa được đánh giá hiệu quả cao, trong đó có nội dung “Tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và điều