Viết bản kế hoạch PR
Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại
sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều
gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi
này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.
Bạn đang ở vị trí nào? (phân tích tình hình)
Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại
sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều
gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi
này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.
Sau đó, bạn cần tự hỏi công chúng đã biết đến công việc của bạn
như thế nào, và ý kiến của họ ra sao. Để có một cái nhìn khách
quan, có thể bạn cần làm một vài nghiên cứu – một bảng câu hỏi
ngắn gọn hay điện thoại đến một số người nào đó.
Việc này sẽ giúp bạn định vị tổ chức của bạn trong tâm trí mọi
người.
Bạn muốn tổ chức tiến đến đâu? (Mục tiêu)
Bạn mong muốn tổ chức của bạn ở vị trí nào trong khoảng thời
gian – ví dụ 1 năm, 3 năm hay cuối một chiến dịch? Bạn có muốn
nhiều người hơn nữa biết đến tổ chức của bạn hay không, nếu
có, thì tại sao? Bạn có khả năng tổ chức và đáp ứng một số
lượng người sử dụng, khách hang hay khách tham quan lớn hay
không?
Bạn muốn tiếp cận với ai? (Nhóm đối tượng giao tiếp của bạn)
Nhóm cộng đồng nào bạn đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo
địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh của trẻ em dưới
5 tuổi hay những người quan tâm đến người lớn tuổi? Nếu đối
tượng của bạn là “công chúng nói chung” hay “mọi người” thì quá
mơ hồ. Bạn càng giới hạn nhóm đối tượng, thì chiến dịng càng có
hiệu quả hơn. Việc xác định nhóm công chúng không có nghĩa là
loại trừ những người mà là hiểu biết về một nhóm người xác định
tốt hơn những nhóm khác.
Tìm hiểu xem nhóm công chúng của bạn thu nhận thông tin bằng
cách nào. Họ đọc những loại báo nào? Họ có nghe đài phát thanh
địa phương không? Họ có tham gia các đoàn nhóm không? Họ
có nghĩ là đọc báo của địa phương là mất thời gian? Tìm hiểu
những điều này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch của mình đúng
hướng.
Bạn muốn trình bày những gì? (Thông điệp chính của bạn)
Rút ngắn những gì bạn muốn trình bày, càng ngắn gọn càng tốt.
Những thong điệp chính thường rất đơn giản và ít khi có những
câu nói liên quan đến chính sách. Bạn nên tự hỏi “Tại sao nhóm
công chúng này đến với chúng ta?” Nếu câu trả lời là “Vì chúng ta
tốt” thì chưa đủ. Tại sao chúng ta tốt? “Chúng ta đáng tin cậy” hay
“Chúng ta hiểu rõ những gì mình đang nói” là những thong điệp
chính.
Bạn không cần phải luôn nói những thông điệp chính ra bằng lời
– nó có thể thể hiện trong phần thiết kế các tài liệu in ấn.
Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào?
Bạn truyền tải thông điệp của mình đến nhóm công chúng bằng
cách nào là tốt nhất? Việc này dựa trên những hiểu biết của bạn
về họ. Không nên giới hạn trong mối quan hệ với giới truyền
thông. Nếu truyền khẩu là tốt nhất thì bạn hảy sử dụng cách này:
hội thảo, hay tham quan cơ sở vật chất cũng là một phần của kế
hoạch PR. Hay tổ chức triển lãm, trưng bày hoặc thư tính trực
tiếp? Các phương pháp bạn lựa chọn phụ thuộc vào sự hiểu biết
của bạn về nhóm công chúng.
Chiến lược và lịch trình làm việc
Bạn mong muốn công chúng biết đến ngay lập tức hay từ từ?
Hảy đề ra mục tiêu và thời gian biểu – tạp chí có thể cần bài viết
3 tháng trước khi in. Nếu chiến lược của bạn là truyền khẩu tin
tức thông qua các buổi hội thảo thì bạn hãy đề mục tiêu tham dự
x buổi họp trong 6 tháng tới. Mỗi phương cách đều có những giới
hạn riêng về thời gian.
Ngân sách
Chiến dịch này sẽ hao tổn bao nhiêu ngân sách? Bạn có nguồn
ngân sách tương ứng với số chi phí cho chiến dịch là điều lý
tưởng nhất. Nếu không, bạn cần thu hẹp mục tiêu và hoạt động
theo nguồn ngân sách cho phép, chọn những phương pháp phù
hợp và hiệu quả mặc dù có thể chúng chưa là tốt nhất.
Đánh giá
Hãy lên thời gian biểu cho việc đánh giá theo định kỳ – ngay cả
khi làm việc này chỉ đơn thuần là cắt giữ những bài báo hay ghi
nhận số câu hỏi bạn nhận được. Việc làm này thường xuyên sẽ
giúp bạn nhận xét tiến trình và kết quả công việc. Nó cũng giúp
bạn thay đổi kế hoạch sớm, ngay khi thấy kết quả không theo kế
hoạch.
Và hãy nhớ rằng chiến lược tốt nhất phải linh hoạt và thay đổi
theo thời gian.
