zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kỹ Thuật - Công Nghệ

» Điện - Điện tử

Vòng đời của tài liệu điện tử

Chia sẻ: Hanh My | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:3

Báo xấu

229
lượt xem 25
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu. Sự tham gia của lưu...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Vòng đời của tài liệu điện tử

Vòng đời của tài liệu điện tử Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu. Sự tham gia của lưu trữ Việc một lưu trữ tham dự vào toàn bộ vòng đời của tài liệu không có nghĩa là lưu trữ đó phải chịu trách nhiệm về toàn bộ các hành động liên quan tới tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Thực chất, điều đó có nghĩa là lưu trữ cần tăng cường sự hiểu biết về chức năng lưu trữ và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và hoạt động thực tiễn góp phần vào việc đạt được mục tiêu của chức năng lưu trữ cùng với tất cả các đối tác, những bên có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời tài liệu. Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời tài liệu và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng). Vòng đời tài liệu
Vòng đời tài liệu điện tử, về thực chất, được quyết định qua các phương án lựa chọn và quyết định được đưa ra ở giai đoạn khi mà nhu cầu về lưu giữ tài liệu được xác định và các hệ thống lưu giữ tài liệu được thiết kế và phát triển, trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh. Trong giai đoạn này – giai đoạn được nói đến như là “giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng). Quá trình này bao gồm cả việc phân tích các yêu cầu đối với cả thông tin cũng như việc xử lý những thông tin đó phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại. Quá trình đó còn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp. Các yêu cầu chức năng đối với việc quản lý tài liệu điện tử cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh ra tài liệu và rằng, tài liệu lưu trữ điện tử được nhận diện và bảo quản. Việc xem xét giải quyết các yêu cầu đó trong giai đoạn chuẩn bị sẽ góp phần hạn chế những thay đổi, chỉnh sửa hệ thống sau khi chúng đã được áp dụng. Những thay đổi, chỉnh sửa như vậy thường là rất tốn kém, phức tạp và thậm chí có thể là không khả thi. Trong khi các quyết định mang tính nền tảng được đưa ra ở ngay thời điểm chuẩn bị thì giai đoạn tạo lập tài liệu hiển nhiên là có tính chất quyết định. Một hệ thống có thể được thiết kế nhằm thoả mãn những yêu cầu lưu trữ sao cho tài liệu điện tử có thể tiếp cận khai thác được; nhưng nếu như những tài liệu hoàn chỉnh và đáng tin cậy không được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ không có ý nghĩa gì. Những tài liệu thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi người ta
cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống tài liệu được thiết kế một cách hoàn chỉnh. Giai đoạn bảo trì bao gồm phần còn lại của vòng đời tài liệu lưu trữ cho dù chúng được làm ra trên nền giấy hay ở dạng điện tử. Mục đích của việc bảo trì/giữ gìn tài liệu lưu trữ sẽ thay đổi theo thời gian. Ban đầu, một tài liệu sẽ được sử dụng bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và thực hiện các hoạt động tác nghiệp. Sau đó, tài liệu có thể được cất giữ trong một thời gian để sử dụng trong các hoạt động khác hay để đáp ứng các yêu cầu về khía cạnh trách nhiệm. Cuối cùng, tài liệu sẽ được giữ gìn để phục vụ cho các mục đích pháp lý, văn hoá hay các mục đích nghiên cứu khác. Như vậy, giai đoạn bảo trì tài liệu bao hàm cả việc lưu giữ vì các mục đích hoạt động thực tiễn cũng như vì giá trị lưu trữ của tài liệu. Những hành động được thực hiện liên quan tới tài liệu trong suốt giai đoạn hiện hành của chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác tài liệu tiếp theo sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng. Tương tự như vậy, các bước được áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo rằng tài liệu phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.15: Bộ Đồ Án Tốt Nghiệp Chuyên Ngành Cơ Khí

65 tài liệu

2431 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.