XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:50

Thêm vào BST

Báo xấu

135
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL

XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL
XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ. I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) K hái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban đầu của nó sẽ không còn nữa. Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm. Khác với TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Thông thường trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ. Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên được xếp vào tài sản lưu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ được chuyển dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải trích trước hoặc phẩn bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhưng chúng được mua sắm và lưu trữ bằng nguồn vốn lưu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng. Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ
dụng cụ sẽ thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng. II. Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ: Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Áp dụng đúng đắn ph ương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm với từng vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xưởng trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn. Tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy định. Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ: 1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại. Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt được. Phân loại công cụ dụng cụ cũng như vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công c ụ dụng cụ được chính xác.
a) Phân loại vật liệu: Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất. Theo cách phân loại này vật liệu được chia ra thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm. Nguyên liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp. Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tượng chế biến trong quá trình sản xuất. Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công. Như vậy qua quá trình chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm mới. - Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Chủ yếu được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ được hoạt động bình thường. Căn cứ vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của mỗi doanh nghiệp mà người ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia. - Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh ư: xăng, dầu, than, củi. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.v.v.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ.v.v.. - Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ nhưng nó có thể bán ra ngoài.  Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu: Vật liệu được chia ra thành các loại: - Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu như đã ký kết. - Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong từng doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng như nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng vật liệu. b) Phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang dùng. Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xưởng: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây được hạch toán là công cụ dụng cụ: - Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng. - Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v.. Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách... phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là phải ghi sổ theo giá thực tế. Nhưng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thường xuyên nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thường xuyên theo giá thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá hạch toán.  Tính theo giá thực tế:
a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:  Nguyên tắc chung: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế không có thuế gia tăng đầu vào. - Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định: - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có). + Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm ...). - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là giá của các bên liên doanh chấp nhận. b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phương pháp kiểm kê mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân. Trường hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng: Ta có công thức:
Trị giá thực tế Tổng giá trị thực tế + NL, VL tồn đầu NL, VL nhập trong Đơn giá kỳ. kỳ . = thực tế Số lượng NL, VL Tổng số lượng NL, bình quân + tồn đầu kỳ. VL nhập trong kỳ. Cho nên: Số lượng NL, Đơn giá thực tế Giá trị thực tế  = VL xuất trong bình quân. của NL, VL xuất kỳ. trong kỳ - Phương pháp tính theo giá th ực tế nhập trước, xuất trước (phương pháp FIFO): Nghĩa là giá vật liệu nhập trước sẽ đ ược xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trước. Phải xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trước mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử dụng phương pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp sẽ tăng lên. - Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước (LIFO): Giá vật liệu nhập sau sẽ làm giá để xuất trước, nghĩa là giá trị mới nhập vào sẽ được xuất trước. Khi áp dụng phương pháp này nếu giá vật liệu mua vào ngày càng tăng thì giá vật liệu tồn kho có giá trị bé, tức là chi phí vật liệu trong giá thành sẽ cao do vậy lãi gộp sẽ thấp. Khi áp dụng ph ương pháp này thì giá thành th ực tế của vật liệu xuất ra để sản xuất sản phẩm sẽ rất phù hợp với giá cả thị trường. - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi sử dụng phương pháp này bắt buộc kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng loại vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp tính giá thực tế sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ năng lực nghiệp vụ của kế toán. Đơn vị sử dụng phương pháp tính giá thực tế nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.  Tính theo giá h ạch toán: Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá cố định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế
toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách: Giá thực tế c ủa Giá hạch toán của  H = CCDC, VL xuất kho CCDC, VL xuất kho Giá thực tế c ủa Giá thực tế của VL, + VL, CCDC tồn CCDC nhập trong Hệ số giữa giá thực H= tế và giá hạch toán = Giá hạch toán VL, Giá hạch toán VL, của VL, CCDC + CCDC tồn đầu CCDC nhập trong Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, hệ số này có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết kể cả giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách không chỉ theo từng kho mà cả phòng kế toán. Tất cả các doanh nghiệp đều tuân theo nguyên tắc: - ÅÍ kho: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng trên thẻ kho. - ÅÍ bộ phận kế toán: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng, giá trị trên thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 1) Phương pháp thẻ song song: - ÅÍ kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ và thực tế tồn trong kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần sau khi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - ÅÍ phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho đã đ ược mở ở kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho đưa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan như: Hoá đơn mua hàng, phiếu mẫu hàng... ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết của từng danh điểm, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ và đối chiếu thẻ kho theo từng danh điểm. Kế toán
căn cứ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu trên bảng nhập, xuất, tồn này được đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng nó có nhược điểm là khối lượng ghi chép khá lớn. Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Thẻ kho Thẻ (sổ) kế nhập toán chi tiết vật xuất Phiếu xuất tồn kho kho  Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng. : Đối chiếu cuối tháng. 2) Phương pháp đối chiếu luân chuyển: - ÅÍ kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. - ÅÍ phòng kế toán: Có một số nét đặc thù riêng, không mở sổ kế toán chi tiết VL mà mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Cuối tháng đối chiếu số l ượng vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho sau đó lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập Bảng tổng hợp chứng từ nhập vật tư kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ xuất Phiếu xuất kho vật tư
Tuy đơn giản nhưng phương pháp này kh ối lượng ghi chép nhiều lại dồn vào cuối tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ. 3) Phương pháp sổ số dư: - ÅÍ kho: Định kỳ thủ kho phải tập hợp các chứng từ gốc từ nhập, xuất kho trong kỳ phân loại từng nhóm vật tư theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong phiếu sẽ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. Sau khi lập xong kèm các phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. Đến cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lượng vật tư tồn kho của từng danh điểm vật tư vào sổ số d ư. Sổ số dư do phòng Kế Toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán vật tư phải thường xuyên xuống kho để h ướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. - ÅÍ phòng kế toán: Định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ở kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra đối chiếu, phân loại ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này nhập cho từng kho mỗi kho một tờ. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế. Số liệu này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật tư. Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập. kho Sổ số Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho Thẻ kho dư vật tư. Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu xuất kho xuất. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp sẽ giảm nhẹ được khối lượng ghi chép nhưng có nhược điểm là nếu sai sót thì khó kiểm tra. V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Các phương pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ: Kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp sau:
- Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. a) Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi phản ánh th ường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán và được sử dụng tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư. Vì vậy, giá trị vật tư trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. b) Phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình nhập, xuất, tồn vật tư mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Khi áp dụng phương pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hoá, vật liệu được phản ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ các khoản xuất kho vật liệu đưa vào sử dụng hoặc bán hàng không phản ánh vào tài khoản tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê số lượng vật tư, hàng hoá còn lại, xác định giá thực tế ghi vào các tài khoản hàng tồn kho đồng thời căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào sổ kế toán mua hàng và giá trị hàng xuất. Trị giá hàng Tổng trị giá Chênh lệch giá trị hàng = ± xuất tồn kho cuối kỳ và đầu hàng nhập Phương pháp này được áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật tư xuất dùng hoặc bán thường xuyên. Để áp dụng phương pháp này đòi hỏi phải tăng cường vật tư tại bến, bãi, quầy, kho. 2) Các tài khoản sử dụng: Căn cứ vào việc lựa chọn phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611.
Kết cấu của TK 611: TK 611 - Trị giá thực tế hàng hoá, - Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ. CCDC tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế hàng hoá, - Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán NVL, CCDC mua vào trong chưa xác định tiêu thụ trong kỳ. kỳ, hàng hoá bán bị trả lại. - Trị giá hàng hoá, vật tư trả lại cho người bán hoặc giảm giá. TK 611 không có số dư cuối kỳ. TK 152, 153 - Kết chuyển giá trị thực tế - Kết chuyển giá trị thực tế của NL, vật liệu, CCDC tồn NL, VL, CCDC tồn kho cuối kho đầu kỳ. kỳ. - SD: Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng tài khoản: TK 151: Hàng mua đang đi đường. - Giá trị vật tư, hàng hoá đang - Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho đi đường. hoặc đã chuyển giao thẳng SDCK: Giá trị vật tư, hàng hoá cho khách hàng. đã mua nhưng còn đang đi trên đường. TK 152: Nguyên vật liệu - Trị giá thực tế của NVL nhập - Giá trị NVL xuất kho để sản kho do mua ngoài, tự chế, nhận xuất, để bán, thuê ngoài gia công 3) Hạch liên doanh. xuất kho vật liệu, công cụếdụng cụ: góp vốn toán nhập chế bi n… - Trị giá NVL thừa phát hiện khi - Trị giá NVL trả lại người bán  Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ: kiểm kê. hoặc người bán giảm giá. a) TrìnhTrự,gthủthựcluân ủa NVLchứng từ-nhập iá NVL thiếu hụt khi kiểm SDCK: t ị iá tục tế c chuyển Trị gkho: kê. tồn kho. Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
- Phiếu nhập vật tư. - Phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ. - Thẻ kho.  Trường hợp mua ngoài: Phòng cung ứng mở sổ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng. Khi nhận được hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng hoặc giấy báo nhận hàng phòng cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với kế hoạch thu mua, với hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến đơn vị cần lập ban kiểm nghiệm “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản. Một bản phòng cung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán. Khi kiểm nhận nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết và lập biên bản cùng người giao hàng để làm căn cứ giải quyết. Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của người giao nhận… thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho.  Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thu hồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản “ Phiếu nhập kho”. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhập vào phiếu, cùng với người nộp thủ kho ký vào 3 bảng “Phiếu nhập kho”. Một bản giao cho người nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu.  Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấy giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật tư thành 3 bản. Phiếu được giao cho người mua h àng xuống nhập, khi phiếu đã có chữ ký của người phụ trách phòng cung ứng. Một bản giao cho người nộp, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán.  Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ thành 2 bản. Các thủ tục khác tương tự như các trường hợp trên. b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho:
Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Phiếu xuất kho vật tư. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Thẻ kho. - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. Tuỳ theo đặc điểm yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ...  Trường hợp vật liệu xuất bán: Theo lệnh của giám đốc phòng cung ứng vật tư lập “Hoá đơn GTGT” hoặc hoá đơn bán hàng thành 3 bản. Sau khi giám đốc duyệt 3 bản trên kế toán trưởng ký duyệt và giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất kho vật liệu và ký vào 3 bản. Một bản giao cho khách hàng, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán.  Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Khi có nhu cầu lĩnh vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Giấy này được chuyển lên phòng cung ứng sau khi kiểm tra hợp lý, hợp lệ của giấy, đề nghị phòng cung ứng lập giấy xuất vật liệu thành 3 bản. Căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu cùng với người nhận ký vào 3 bản phiếu xuất. Một bản người nhận giữ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng.  Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào hợp đồng thuê ngoài gia công để lập “Phiếu xuất kho vật t ư” ghi rõ thuê ngoài gia công thành 3 bản, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng.
 S ơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Phương pháp kê khai thường xuyên: Tk 111, 112, 141, Tk 152, 153 Tk 154 Nhập kho NVL, CCDC Xuất VL thuê ngoài Giá g ia công chế biến TK t.toán Thuế GTGT được khấu Tk138, 334, 821 Tk 151 Nhập kho NVL, CCDC Xu ất VL thuê ngoài đi đường kỳ khi kiểm kê trước Tk 621, 641, 642, Tk 154 214 VL, tự chế, thuê ngoài gia công Xuất VL dùng SXKD, XDCB chế biến xong nh ập Tk 128, 222 Tk 3333 Thuế nhập kh ẩu tính Xu ất VL góp vốn (nếu có) liên doanh Tk 412 Tk Đánh giá Nhận VL, CCDC do góp chênh liên doanh hay biếu lệch giảm tặng Tk VL kiểm kê phát hiện thừa Đánh giá chênh lệch
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Tk 152, 153 Tk 611 Tk 111, Nếu thu Kết chuyển giá trị NVL tiền tồn đầu Trả lại hàng không đúng Tk 138, cách hoặc được giảm Tk 111, 112, 141, 331 Giá thực tế NVL Giá mua trong kỳ ch ưa có Tk 152, 153 thu ế GTGT Giá trị thực tế NVL xu ất dùng xuất dùng cho sản xuất kinh Tk 621 Giá trị thực tế NVL xuất dùng cho sản xuất kinh Tk 138, Giá trị NVL thiếu Tk Thuế GTGT đầu phương pháp khấu t rừ 4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá. Lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào chi phí năm này. - Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng. Ta có công thức:
Mức dự phòng Lượng vật tư, Giá hạch Giá thực tế giảm giá VT, HH HH giảm giá  toán trên - = trên thị cho năm kế trị thời điểm sổ kế trường tại 13/12. hoạch. toán. + Căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả của thị trường vào cuối niên độ kế toán, kế toán thành lập dự phòng cho năm N+1 dựa vào điều kiện lập dự phòng. Kế toán hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cho năm N. Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường. + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm N+1. Nợ TK 642 : Chi phí quản lý DN. Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. PHẦN II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP KHAI THÁC VẬT TƯ - PHẾ LIỆU VÀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI XÍ NGHIỆP. A - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP: I. Q uá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp:
Công ty vật tư kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975. Đến năm 1980 theo quy định chung của ngành, sau đó bộ vật tư có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu là đơn vị trực thuộc Công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng. Tháng 11/1989, chủ tịch tỉnh QN - ĐN ký quyết định thành lập và cho phép xí nghiệp được hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân về mặt nhà nước và thuộc tỉnh quản lý. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu được sở Thương Mại Du Lịch trực tiếp quản lý. Ngày 31/12/1993, sở Thương Mại Du Lịch ra quyết định số 632/TCTM để tổ chức sắp sếp lại đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng đối với Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu là một doanh nghiệp nhà nước, vừa hoạt động sản xuất vừa hoạt động thương mại, trong đó hoạt động thương mại là chủ yếu. Năm 1989, Xí nghiệp được UBND ký quyết định cho phép hoạt động kinh doanh độc lập các mặt hàng như: sắt, kim khí, xi măng, xăng dầu. Năm 1993 Xí nghiệp tổ chức sản xuất sắt phi. Từ năm 1993 cho đến nay, mặc dù xí nghiệp đi vào sản xuất với quy mô nhỏ, dây chuyền công nghệ không hiện đại, vốn kinh doanh ít, đội ngũ cán bộ chuyên môn còn hạn chế lại chịu sự chi phối và cạnh tranh gay gắt của thị trường. Song cán bộ công nhân viên đã nổ lực phấn đấu để vươn lên với thái độ làm việc nghiêm túc, chủ động chấp nhận thử thách, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Xí nghiệp ngày một trưởng thành và có nhiều kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh từ khâu mua vào cho đến khâu bán ra. Trải qua nhiều khó khăn và th ử thách do nhiều nguyên nhân tác động từ bên trong cũng như bên ngoài, cho đến nay xí nghiệp đã đạt được một số thành tựu đáng kể: hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, kinh doanh nhiều mặt hàng (kim khí, xi măng, xăng dầu, sắt thép,…) đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao. II. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp: 1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp: a) Tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp:
Xí nghiệp vừa mang tính chất của doanh nghiệp sản xuất lại vừa mang tính chất của doanh nghiệp thương mại, do đó tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp gồm hai phần cơ bản sau: - Phần sản xuất: Xí nghiệp tuy kinh doanh nhiều mặt hàng nhưng chủ yếu là sản xuất sắt phi các loại (có đường kính 4mm trở lên), ngoài ra còn sản xuất phụ các sản phẩm như: sắt dẹt và đinh các loại. Hằng năm xí nghiệp sản xuất trên 1000 tấn. + Để tiết kiệm được thời gian lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, xí nghiệp đã bố trí ở phân xưởng chia ra làm 2 bộ phận: - Bộ phận chuẩn bị phôi: 10 công nhân/ ca. - Bộ phận cán kéo chia làm 2 tổ, mỗi tổ : 8 công nhân/ ca. - Phần kinh doanh: + Về lĩnh vực kinh doanh: Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng dễ bảo quản về mặt lý học, hoá học nên có thể dự trữ được nhiều mà không sợ hư hỏng như kim khí, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng thiết yếu. Các sản phẩm này cũng giống nh ư các loại sản phẩm khác trên thị trường thường bán chạy theo mùa, bán chạy nhất là vào những khoảng thời gian mà thời tiết không mưa để có thể dễ dàng trong việc xây dựng và lưu chuyển sản phẩm ra ngoài thành phố. Đặc biệt, hàng kim khí chiếm tỷ trọng khoảng 70% tổng doanh thu của xí nghiệp. + Về tổ chức kinh doanh: Vì quy mô của xí nghiệp không rộng nên phần lớn khách hàng chủ yếu là những cá nhân hay đơn vị kinh doanh tương đối nhỏ nhưng ngược lại có một thị trường khá lớn. Đa số sản phẩm được tiêu thụ ngay trên thị trường, trên địa bàn thành phố. Số lượng tiêu thụ ở các tỉnh phía Nam và Tây Nguyên cũng không ít. Đặc biệt, ở quý I/2003 xí nghiệp đã xuất khẩu sắt xây dựng sang thị trường Lào với trị giá khoảng 400.000.000 đồng. Tuy đó là con số chưa cao so với các doanh nghiệp khác nhưng đây cũng là động cơ tích cực để xí nghiệp hoàn thiện và tiến nhanh hơn vào những năm kế tiếp. b) Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp: Quá trình sản xuất tại xí nghiệp trải qua 2 giai đoạn: - Từ sắt tấm công nghiệp, gia công chế biến phôi. - Từ phôi làm nguyên liệu chính sản xuất ra sắt phi. Quy trình:
Nguyên vật Tiếp nhận Phân loại Lò nung Máy cán phôi Máy định hình Kho thành phẩm - Vật liệu là sắt phế liệu tận dụng được xí nghiệp tổ chức thu mua về nhập kho để sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. Xí nghiệp dùng phương pháp cán nóng, nung phôi ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C, cho phôi qua máy cán nhiều lần để tạo ra thành phẩm, cụ thể qua các bước sau: + Tạo phôi: vật liệu, sắt tấm tận dụng có đủ độ dài và dày cần thiết, sau khi xuất kho đưa vào máy cắt thành từng miếng theo yêu cầu của từng loại sắt phi cần sản xuất. Ngoài ra có thể sử dụng gió đá nếu trong trường hợp máy không thể tạo phôi được. + Sau khi phôi được tạo xong phải nung ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C dùng than hoặc dầu đen để nung và dùng quạt điện để quạt gió vào lò, lúc này sắt đã được nung đỏ rồi đưa sang máy cán. + Sau khi phôi đã dài và nhỏ theo đúng yêu cầu,đưa sang máy định hình phôi sẽ cho ra sản phẩm. + Công việc cuối cùng là dùng thủ công để cắt đầu, đuôi, hoàn tất sản phẩm, bó buộc, nhập kho rồi đưa ra tiêu thụ. 2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp: a) S ơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp: