Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (ThS. Lê Thị Ngọc Diệp) - Chương 1: Những khái niệm cơ bản

Chia sẻ: Trần Thị Bích | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:47

Thêm vào BST

Báo xấu

121
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thống thông tin là một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Mời các bạn tham khảo nội dung chương 1.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (ThS. Lê Thị Ngọc Diệp) - Chương 1: Những khái niệm cơ bản

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp Điện thoại/E-mail: 0912171969/ ngocdiepvphv@yahoo.com Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1 Thời gian biên soạn: Học kỳ I Năm học 2009- 2010 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 1
Nội dung chính Chương 1. Những khái niệm cơ bản Chương 2. Phân tích HTTT Chương 3. Thiết kế HTTT quản lý Chương 4. Cài đặt và khai thác HTTT quản lý Chương 5. Các HTTT quản lý chức năng Chương 6. Các HTTT quản lý tích hợp 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 2
Chương 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Hệ thống và tổ chức - Thông tin và hệ thống thông tin (HTTT) - Hệ thống thông tin quản lý 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 3
I. HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC 1. Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ba thành phần cơ bản: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 4
1. Hệ thống Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin: ®Çu v µ o Xö l ý ®Çu r a Nh Ëp Nh Ë p Th « n g t in Th « n g t in d ÷ ll iÖu d÷ iÖu r a r a Xö l ý Xö l ý d ÷ ll iÖu d÷ iÖu 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 5
1. Hệ thống Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: - Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong) - Hệ thống con của hệ thống - Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 6
I. HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC 2. Tổ chức: Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục đích của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì mục đích cụ thể: + Nhân lực + Vật lực + Tài lực 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 7
2. Tổ chức Môi trường hoạt động của tổ chức: - Môi trường bên ngoài: các cơ quan NN, cơ quan tài chính trung gian, các nhà cung cấp, nhà thầu, các đại lý, các khách hàng trực tiếp… - Môi trường bên trong: ban lãnh đạo, các phòng/ban, bộ phận, các đơn vị trực thuộc… với các mối quan hệ này liên quan đến dòng thông tin, dòng vật chất, dòng tiền tệ và dòng dịch vụ. 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 8
2. Tổ chức XN Nguyª n, nhiª n vËt liÖu Nguyª n vËt liÖu Cu n g ø n g Cu n ø n S¶ n x u Êt S¶ n u Êt Hå s¬ liª n hÖ néi bé PhiÕ giao hµng u PhiÕ giao hµng ®· x¸ c nhËn u C¸ c lo¹ i th tÝ ho¸ ®¬n n, KÕ t o ¸ n KÕ t o ¸ n (nhµ cung cÊp) cung cÊp) Hµ n h c h Ý h Ho¸ ®¬n nh c hÝ nn Tµi kho¶n Nhµ cung cÊp x¸ c nhËn Dßng th«ng tin Trao ®æ i tËp tin Dßng vËt chÊt Dßng tiÒ tÖ n Dßng dÞ vô ch 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 9
Ba mức quản lý của tổ chức, nhu cầu thông tin theo cấp quản lý và cấu trúc của quyết định t nh § Æ biÖ bao qu¸ t c t, Møc ®é quan träng cña quyÕ ®Þ Th êng bÊt quy t¾c (Strategic planning) Cã tÝ dù b¸ o nh Kh«ng cã cÊu tróc c h iÕn Bª n ngoµi lî c Quy m« réng in (Tactical) Þh n t § î c thiÕ lËp tr í c t t® ng Nöa cÊu tróc c h iÕn t h u Ët Cã chu kú yÕ « Th Cã tÝ th êng xuyª n nh Qu (Operationel) T¸ c n g h iÖp Néi bé Cã cÊu tróc Quy m« nhá Gia o d Þ h c D÷ liÖu D÷ liÖu 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 10
2. Tổ chức Ba mức quyết định của tổ chức: - Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. - Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. - Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 11
II. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin và vai trò của thông tin Thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Thông tin được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 12
II. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2. Thông tin kinh tế và HTTT kinh tế Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Hệ thống thông tin kinh tế là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin kinh tế trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong tổ chức, doanh nghiệp. 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 13
Các dòng thông tin xuất hiện trong tổ chức A Ngang B B B Lª n ChÐo Xuèng C C C C C C 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 14
II. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3. Quy trình xử lý thông tin kinh tế Xử lý thông tin kinh tế là sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả. 4 công đoạn chính: - Thu thập thông tin kinh tế - Xử lý thông tin kinh tế - Lưu trữ thông tin kinh tế - Truyền đạt thông tin kinh tế. 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 15
a/ Thu thập thông tin kinh tế - Có vai trò quan trọng: có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức. - Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu (“source”) như: khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)… - Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (chỉ tiêu cần thu thập, chỉ tiêu cần xử lý…) → nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập… 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 16
b/ Xử lý thông tin kinh tế - Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định - Các nhiệm vụ chính: sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tính toán theo các chỉ tiêu… - Kết quả: bảng số liệu, biểu đồ, các con số… đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển kinh tế của tổ chức. - 2 bộ phận: + Kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin. Các thông tin kết xuất từ hệ thống mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng. + Xử lý: có thể là con người, máy tính. Các hoạt động xử lý đều dựa trên các quy trình và quy tắc quản lý chuẩn 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 17
c/ Lưu trữ thông tin kinh tế: - Kết quả của quá trình xử lý thông tin kinh tế được lưu trữ để sử dụng lâu dài - Nơi lưu trữ thông tin: + dạng soft copy: dùng đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD. + dạng hard – copy: lưu tại các tủ chứa hồ sơ, công văn… 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 18
d/ Truyền đạt thông tin kinh tế: - Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin. - Các đối tượng đó bao gồm: + ở phạm vi trong nội bộ tổ chức (để triển khai thực hiện) + bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo). 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 19
II. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4. Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế Lịch sử phát triển của quá trình xử lý thông tin đã phát triển qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao. Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu (Initiation) Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng (Contagion) Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control) Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp (Integration) Giai đoạn V: Giai đoạn Quản trị dữ liệu (Data Administration) Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi (Maturity) 12/8/2009 Giảng viên Lê Thị Ngọc Diệp 20