Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 4

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:17

Thêm vào BST

Báo xấu

195
lượt xem 73
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ ĐIỀU KHIỂN CUỘC HO.P I. ĐẶT VẤN ĐỀ. Tại sao phải nghiên cứu thuyết trình và điều khiển cuộc họp ? II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH. 1. Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình. 2. Thuyết trình. III. NHỮNG HÌNH THỨC HỘP HỌP CƠ BẢN. 1. Cung cấp thông tin, họp phổ biến thông tin từ trên xuống. 2. Tiếp nhân thông tin, thu nhân thông tin từ dưới lên. 3. Tìm giải pháp cho một vấn đề. 4. Ra một quyết định tiến đến hành động. 5. Hiểu rõ sự quan hệ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 4

CHÖÔNG IV KYÕ NAÊNG THUYEÁT TRÌNH VAØ ÑIEÀU KHIEÅN CUOÄC HỌP I. ÑAËT VAÁN ÑEÀ. Taïi sao phaûi nghieân cöùu thuyeát trình vaø ñieàu khieån cuoäc hoïp ? II. KYÕ NAÊNG THUYEÁT TRÌNH. 1. Caùc böôùc chuaån bò cho vieäc thuyeát trình. 2. Thuyeát trình. III. NHÖÕNG HÌNH THÖÙC HOÄP HOÏP CÔ BAÛN. 1. Cung caáp thoâng tin, hoïp phoå bieán thoâng tin töø treân xuoáng. 2. Tieáp nhaân thoâng tin, thu nhaân thoâng tin töø döôùi leân. 3. Tìm giaûi phaùp cho moät vaán ñeà. 4. Ra moät quyeát ñònh tieán ñeán haønh ñoäng. 5. Hieåu roõ söï quan heä beân trong nhoùm. IV. CHUAÅN BÒ CHO CUOÄC HOÏP. 1. Chuaån bò muïc tieâu cuoäc hoïp. 2. Chuaån bò cho caù nhaân ngöôøi chuû trì. 3. Chuaån bò thaønh phaàn tham döï. 4. Chuaån bò cho caùc tham döï vieân. 5. Chuaån bò cô sôû vaät chaáut cho cuoäc hoïp. V. VAI TROØ NGÖÔØI CHUÛ TRÌ. 1. Nhöõng chöùc naêng ñaûm ñöông cuûa ngöôøi chuû trì. 2. Kyõ thuaät ñieàu haønh cuoäc hoïp cuûa ngöôøi chuû trì. VI. NHÖÕNG YEÁU TOÁ TAÂM LYÙ CUÛA CAÙC THAØNH VIEÂN TRONG NHIOÙM AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN CAÙCH ÑIEÀU HAØNH CUOÄC HOÏP. 1. Traïng thaùi tình caûm( noäi taâm) cuûa tham döï vieân. 2. Caùc ñieåm töông ñoàng cuûa tham döï vieân. 3. Söï töông taùc cuûa tham döï vieân. 4. Söï naém baét caùc thoâng tin cuûa tham döï vieân. 5. Caùc vai troø cuûa moãi tham döï vieân. VII. MOÄT SOÁ VÍ DUÏ VEÀ CAÙC PHÖÔNG THÖÙC HOÄI HOÏP. 1. Dieãn bieán maét xích. 2. Hoïp baøn döï aùn. VIII. HOÏP TIEÄN NGHE NHÌN. 1. Ñaët vaán ñeà. 2. Söï tieáp nhaän vaø ñoïc hình aûnh. 3. Moät soá phöông tieän hoã trôï nghe nhìn. KEÁT LUAÄN 27
CHÖÔNG IV KYÕ NAÊNG THUYEÁT TRÌNH VAØ ÑIEÀU KHIEÅN CUOÄC HỌP I Ñaët vaán ñeà. - Ngaøy nay kyõ naêng thuyeát trình vaø ñieàu khieån cuoäc hoïp laø caùc kyõ naêng caàn thieát cho moät caùn boä kyõ thuaät. - Thuyeát trình ñaõ ñaït ñeán möùc ngheä thuaät, noù laø vuõ khi quan troïng vaø lôïi haïi giuùp cho baïn thaønh coâng trong caùc cuoäc ñaøm phaùn, thöông löôïng v.v… Khoâng nhöõng giuùp baïn truyeàn ñaït moät caùch hoøan haûo caùc yù töôûng cho ngöôøi nghe maø trong nhieàu tröôøng hôïp coøn kích thích khôi daäy nhöõng phaàn toát ñeïp saâu laéng trong moãi thính giaû ñang laéng nghe baïn. - Neáu baûn thaân baïn khoâng dieãn ñaït ñöôïc yù cuûa mình baèng lôøi leõ suoân seû thì duø coù kieán thöùc cao ñeán ñaâu cuõng khoâng laøm cho ngöôøi khaùc hieåu vaø thuyeát phuïc ñöôïc ngöôøi khaùc. - Baïn seõ laø nhaø quaûn lyù kinh doanh, nhaø ñieàu haønh, nhaø khoa hoïc hay moät chuyeân gia v.v…Baïn phaûi thöôøng xuyeân tham döï caùc cuoäc hoïp, hoäi nghò, hoäi thaûo vaø baïn phaûi trình baøy baùo caùo tröôùc ñaùm ñoâng. Ñöøng bao giôø baïn luùng tuùng khi bò “Ñoät kích “ baát ngôø .Neáu baïn noùi naêng toát baïn seõ toâ ñeïp hình aûnh naâng cao uy tín vaø vò theá cuûa mình ñoàng thôøi cuõng giaønh ñöôïc nieàm tin vaø söï kính troïng cuûa moïi ngöôøi. - Gioáng vôùi thuyeát trình, ñeå ñieàu khieån cuoäc hoïp thì ngöôøi toå chöùc tröôùc tieân cuõng phaûi trình baøy baùo caùo moät vaán ñeà tröôùc taäp theå ñeå moïi ngöôøi naém baét vaán ñeà.Chính caùc cuoäc hoïp naøy laø moät trong caùc caùch ñieàu haønh cô quan hay ñôn vò trong quaù trình hoaït ñoäng hieän nay. - Ñieàu khieån cuoäc hoïp coøn ñoøi hoûi ngöôøi chuû trì phaûi luoân theo saùt, naém baét söï dóen bieán caùc tình huoáng, phaûi coù kyõ thuaät ñieàu haønh, nhaïy beùn, saùng taïo vaø luoân tính trung laäp vôùi moïi ngöôøi. - Buoåi hoïp phaûi taïo cho ngöôøi tham döï naém baét ñöôïc noäi dung, nhaän bieát caùc thoâng tin caàn thieát, Ngöôøi tham döï caàn ñöôïc baøn baïc trao ñoåi, tham gia ñoùng goùp yù kieán cuûa mình ñeå tìm giaûi phaùp taïo nieàm tin vaø thuaän lôïi trong coâng taùc. - Vieäc ñieàu haønh caùc cuoäc hoïp khoâng phaûi do tuyø höùng, neáu khoâng chuaån bò toát seõ taïo cho ngöôøi tham döï söï thaát voïng, gia taêng söï böïc boäi, aûnh höôûng ñeán taâm lyù vaø tình caûm. Do vaäy vai troø cuûa ngöôøi höôùng daãn vaø chuû trì buoåi hoïp heát söùc quan troïng, phaûi laøm cho ngöôøi tham döï haøo höùng vaø thaáy hieäu quaû trong cuoäc hoïp. II. KYÕ NAÊNG THUYEÁT TRÌNH. 1. Caùc böôùc chuaån bò thuyeát trình. - Ñeå chuaån bò thuyeát trình, ñoøi hoûi ngöôøi thuyeát trình phaûi coù vaø naém vöõng moät voán kieán thöùc saâu roäng, moät löôïng thoâng tin phong phuù vì chuû ñeà seõ trình baøy. Caùc nhaø sö phaïm thöôøng noùi:” Phaûi bieát bieån môùi noùi ñeán soâng “. 28
- Roõ raøng laø ngöôøi thuyeát trình phaûi xaùc ñònh roõ muïc tieâu cuûa ñeà taøi, ñoù laø ñieàu coát loõi maø dieãn giaû phaûi thuyeát trình cho moïi ngöôøi, ñöøng say xöa hoaëc bò loâi cuoán khoûi doøng chuû ñaïo vaø bò laïc ñeà. - Ñeå traùnh ñieàu naøy ngöôøi thuyeát trình caàn vieát ra giaáy nhöõng noäi dung chính cuûa baøi noùi döôùi daïng caùc ghi chuù ñeå daãn daét caùc böôùc trình baøy, coù nhöõng dieãn giaû vieát ra nguyeân vaên baøi noùi cuûa mình , song khoâng ñoïc nguyeân baûn ñaõ vieát , maø chæ ñeå trích daãn. Ñaây laø böôùc chuaån bò raát quan troïng vì noù giuùp baïn seõ ñaït ñeán trình ñoä löu loùat sau naøy. Phaûi reøn luyeän, “Chæ coù reøn luyeän nhieàu môùi trôû thaønh thôï reøn gioûi “ ngaïn ngöõ Phaùp ñaõ noùi. Vieät Nam coù caâu “Coù coâng maøi saét coù ngaøy neân kim ”. - Ngöôøi thuyeát trình phaûi nhaán maïnh coát loõi cuûa chuû ñeà maø mình trình baøy vaø laøm noåi baät nhöõng ñieàu quan troïng maø mình muoán truyeàn taûi ñeán ngöôøi nghe. - Baøi thuyeát trình cuûa mình phaûi chöùa ñöïng nhieàu thoâng tin môùi vaø ñaëc bieät coù nhöõng yù töôûng ñoäc ñaùo vì chuû ñeà deã loâi keùo thính giaû laøm hoï say meâ vaø höùng thuù khi tieáp nhaän thoâng tin. Muoán nhö vaäy ngöôøi thuyeát trình phaûi lao ñoäng caàn cuø , tìm hieåu ñoäng naõo , töôûng töôïng , saùng taïo trong quaù trình lao ñoäng chuaån bò thuyeát trình, chính söï chuaån bò toát seõ ñaûm baûo thaønh coâng 50%khi ñöùng tröôùc ñaùm ñoâng. 2. Thuyeát trình. Ñöùng tröôùc dieãn ñaøn ñoøi hoûi ngöôøi thuyeát trình phaûi bình tónh, töï tin, chuû ñoäng vaø saùng taïo trong öùng xöû. Khi thuyeát trình caàn chuù yù moät soá vaán ñeà. a) Ngoân ngöõ – ngoïai hình. Vôùi dieân maïo vaø voùc daùng cuûa ngöôøi thuyeát trình laø yeáu toá ñaàu tieân taïo aán töôïng saâu saéc cho thính giaû , trang phuïc goïn gaøng , lòch söï , neùt maët töôi vui vaø hôi mæm cöôøi cuøng vôùi tö theá vaø cöû chæ maïnh daïn seõ taïo moái thieän caûm vaø quan heä thaân tình vôùi moïi ngöôøi. Neáu aên maëc cheånh maûng, toùc tai khoâng goïn gaøng …thì chæ laøm cho moïi ngöôøi khoù chòu, ngöôøi nghe seõ cho laø baïn coi thöôøng hoï. Khi baïn ñaõ thu huùt ñöôïc söï chuù yù vaø gaây ñöôïc thieän caûm cuûa thính giaû thì söï thaønh coâng ñaõ naèm trong taàm tay cuûa baïn. - Tö theá. + Khi ñöôïc môøi leân thuyeát trình, baïn neân böôùc ra chöõng chaïc, khoâng quaù nhanh hoaëc quaù chaäm vaø ñöùng tröôùc buïc thuyeát trình moät caùch thoûai maùi, Ñöøng nhìn xuoáng saøn vaø cuõng khoâng ngoù leân traàn maø neân ñöa maét quan saùt voøng moät löôït qua thính giaû taïo ra söï giao löu tình caûm ñaàu tieân ñoái vôùi hoï. + Ñaët baøi chaån bò thuyeát trình leân baøn, hai tay buoâng xuoâi thanh thaûn töï nhieân, Khoâng boàn choàn. hoài hoäp haõy coá gaéng thôû ñeàu ñaën, thôû saâu nhöng nheï nhaøng. + Ñieàu chænh khoûang caùch MICROÂ khoâng gaàn hoaëc khoâng quaù xa (khoûang 20 – 25 mm) ñeå baûo ñaûm aâm phaùt ra vöøa ñuû. Baïn coù theå hoài 29
hoäp thaäm chí tim ñaäp maïnh nhöng khoâng sao, ñoù laø chuyeân bình thöôøng. + Khi thuyeát trình ( khi noùi ) thænh thoûang duøng tay laøm caùc cöû chæ nhaèm minh hoïa dieãn ñaït caùc yù cuûa mình nhöng löu yù khoâng vung maïnh hoaëc muùa may thaùi quaù khieán mình trôû thaønh “ Anh heà vuïng daïi “. Sau vaøi phuùt thuyeát trình baïn seõ thaáy töï tin, hoøa nhaäp ñöôïc vôùi khung caûnh vaø buoåi thuyeát trình seõ dieãn ra thuaän lôïi. - Nhòp caàu cuûa maét. “Ñoâi maét laø cöûa soå cuûa taâm hoàn“, ñuùng nhö vaäy , giao tieáp qua aùnh maét laø moät trong nhöõng phöông tieän quan troïng , tröïc tieáp vaø hieäu quaû nhaát ñeå thieát laäp quan heä vôùi thính giaû nhö moät nhòp caàu noái lieàn ngöôøi noùi vôùi ngöôøi nghe. Qua söï quan saùt caëp maét cuûa thính giaû ngöôøi thuyeát trình coù theå nhaän bieát söï chuyeån taûi cuûa mình ñeán hoï nhö laø moät thoâng ñieäp ñaày yù nghóa vaø ngöôïc laïi cuõng nhaän ñöôïc töø nôi aáy söï ñoàng tình, khuyeán khích vaø söï ñaùnh giaù qua truyeàn ñaït. Söï laûng traùnh cuûa cöû toïa khoâng nhìn baïn hoaëc chæ nhìn mô hoà ñaâu ñoù, chaéc chaén laø hoï khoâng chuù yù laéng nghe , tín hieäu cho thaáy keânh giao tieáp chöa ñöôïc môû. Qua ñoù baïn caàn thay ñoåi caùch tieáp caän vaø phöông phaùp truyeàn ñaït ñeå hoï taäp trung quan taâm ñeán vaán ñeà baïn ñang trình baøy. b) Ngöõ ñieäu cuûa gioïng noùi. - Gioïng noùi laø coâng cuï giao tieáp chính, coù ngöôøi coù gioïng noùi toát do baåm sinh. - Thanh quaûn laø boä phaän coá ñònh, coøn caùc boä phaän linh hoïat trong phaùt aâm laø : moâi , haøm vaø löôõi , neáu moät trong ba boä phaän naøy khoâng hoïat baùt thì ngöôøi nghe raát vaát vaû vì caùc aâm phaùt ra khoâng chích xaùc , khoâng chuaån. Do vaäy ñeå coù gioïng noùi toát ñoøi hoûi ngöôøi thuyeát trình caàn phaûi reøn luyeän gioïng noùi vaøo moãi buoåi saùng, ñoïc vöøa ñuû to ñeå nghe trong khoaûng 10 phuùt. - Luùc thuyeát trình caàn ngaét thaønh ñoïan ngaén ñeå laáy hôi vaø chia yù baøi noùi nhaèm laøm cho ngöôøi nghe deã tieáp thu. - Khi noùi caàn chuù yù. + Phaùt aâm chuaån xaùc, traùnh noùi luyeân thuyeân, phaùt aâm sai (noùi ngoïng) …deã laøm thính giaû hieåu laàm vaø coi thöôøng baïn. + Noùi ñuû lôùn ñeå moïi ngöôøi nghe roõ raøng + Khoâng noùi quaù nhanh hoaëc quaù chaäm, toác ñoä trung bình töø 125 – 140 töø/phuùt. + Thay ñoåi aâm löôïng, nhòp ñoä, aâm ñieäu cuûa gioïng noùi cho phuø hôïp vôùi boái caûnh ñaây laø ñieàu caàn thieát ñeå truyeàn taûi thoâng ñieäp cuûa baïn ñeán thính giaû. Noùi ñeàu ñeàu deã laøm cho thính giaû buoàn chaùn vaø deã nguû gaät. + Traùnh noùi gioïng oàm oàm, eà aø, neân laáy hôi trong coå hoïng ñeå coù gioïng noùi traàm maø vang xa. + Coá gaéng khoâng duøng nhöõng töø ñeäm ,nhöõng maãu töø voâ nghóa nhö :” caùi “; “ aáy theá laø “; “ ñaâm ra laø “; “hoùa ra laø “; “ coi nhö laø “; “ noùi thaät chöù “ v.v…Ñaây laø moät coá taät khoù chöõa caàn reøn luyeän vaø vöùt boû chuùng. c) Söï ñoàng caûm cuûa thính giaû. 30
- Ngöôøi thuyeát trình caàn nhìn khaép hoäi tröôøng quan saùt ñeå öôùc löôïng tuoåi taùc, giôùi tính caùch trang phuïc vaø moái quan taâm cuûa thính giaû, xem daây coù phaûi laø moät taäp theå haêng say chôø ñôïi nghe vaø tieáp thu baøi noùi hay chæ laø toáp ngöôøi khoâng maáy thaân thieän, raàu ró . uû doät vì phaûi cöôõng baùch ñeán ngoài ñaây. Ta caàn phaûi phaù vôõ haøng raøo ngaên caùch. - Tröïc giaùc nhaïy beùn, löông tri saùng suoát laø hai ñieàu caàn thieát ñeå trôû thaønh dieãn giaû thoâng minh, baïn caàn vaän duïng ñeå choïn caùch tieáp caän thích hôïp vôùi cöû toïa. Caàn truyeàn ñaït nhöõng ñieàu maø cöû toïa quan taâm , ñoâi luùc caàn thöùc tænh hoï baèng nhöõng chuyeän vui , chuyeân vui naøy coù lieân quan ñeán noäi dung baïn ñang ñeà caäp laø tuyeät vôøi nhaát vì noù giuùp cho cöû toïa mau choùng ñoàng tình vôùi baïn khi hoï ñaõ töøng ñöôïc nghe keå chuyeän ñoù. - Moät ñieàu cuõng khoâng keùm phaàn quan troïng laø ngöôøi thuyeát trình phaûi coù nieàm say meâ vôùi baøi noùi cuûa mình, töø ñoù hoï coù khaû naêng saùng taïo, caûm hoùa vaø quyeán ruõ ngöôøi nghe. Moät quy luaät cuûa ñaïo lyù thuyeát phuïc neâu leân raèng:” Con ñöôøng tieán vaøo trí naõo moät ngöôøi ñi qua traùi tim hoï “. d) Keá hoïach trình baøy. - Ñeå tieán haønh thuyeát trình, ngöôøi thuyeát trình caàn chuaån bò baøi trình baøy ñöôïc vieát hoøan chænh vaø laøm chuû kyõ naêng cuõng nhö ngheä thuaät “Vieát vaø Noùi “(söû duïng töø ngöõ hôïp lyù, caâu vaên hay, dieãn ñaït roõ raøng) . - Laäp keá hoïach phuø hôïp vaø chuaån bò chu ñaùo laø ñieàu kieän coát loõi cho buoåi thuyeát trình thaønh coâng; Chuaån bò ñaày ñuû giuùp ngöôøi thuyeát trình vöõng vaøng, töï chuû, khoâng bò hoài hoäp, luùng tuùng. - Ngoøai baøi vieát ngöôøi thuyeát trình caàn coù moät daøn baøi cuûa baøi noùi, treân ñoù, ghi thôøi gian dieãn bieán töøng phaàn, caùc muïc caàn ghi chuù nhö: caùc taøi lieäu, hình aûnh caàn minh hoïa ñöôïc ghi treân phieáu giaáy cöùng 6cm X 10cm (khoâng ghi treân giaáy khoå A4 hoaëc soå tay deã laøm ngöôøi nghe thieáu taäp trung chuù yù nghe khi dieãn giaû tìm kieám nhaát laø laïi gaây ra tieáng ñoäng soät soaït). - Ngöôøi thuyeát trình khoâng neân ñoïc baøi vieát saün maø chæ tham khaûo nhaán maïnh, hoaëc chæ ñoïc moät vaøi ñoïan nhö: keát luaän, trong khi ñoïc thænh thoûang phaûi ngaång ñaàu leân nhìn cöû toïa ñeå söï giao tieáp khoâng bò giaùn ñoïan. - Ngöôøi thuyeát trình caàn thöôøng xuyeân kieåm soùat thôøi gian, noäi dung baøi noùi khoâng thöøa, khoâng thieáu vaø ñi ñuùng troïng taâm vaán ñeà caàn trình baøy. - Ngöôøi thuyeát trình caàn taän duïng caùc phöông tieän nghe nhìn ñeå baøi thuyeát trình cuûa mình theâm phong phuù vaø haáp daãn. III. Nhöõng hình thöùc hoäi hoïp cô baûn. Khi tham döï moät buoåi hoïp ta caàn neân bieát tröôùc buoåi hoïp thuoäc loaïi hình naøo. Caàn bieát loaïi hình hoäi hoïp maø ta seõ ñöôïc môøi tröôùc khi tham döï noù. Tieâu chí toát nhaát cuûa vieäc phaân loaïi buoåi hoïp laø muïc tieâu cuûa cuoäc hoïp. Moät buoåi hoïp, duø vôùi muïc ñích gì ñi nöõa chuùng cuõng seõ thuoäc loaïi: 31
- Hoïp hoaït vuï: trong tröôøng hôïp hoïp ñöôïc toå chöùc vôùi thôøi gian vaø muïc ñích haïn cheá, noù seõ keát thuùc khi ñaõ ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra. - Hoïp chöùc naêng: trong tröôøng hôïp cuoäc hoïp döï ñònh xaûy ra bình thöôøng vaø thöôøng xuyeân cuûa moät cô quan. Ví duï: hoïp Quoác hoäi, Hoäi ñoàng quaûn trò, hoïp giao ban cuûa Ban giaùm ñoác v.v… Ta coù caùc hình thöùc hoïp sau: 1. Cung caáp thoâng tin. Hoïp ñeå phoå bieán thoâng tin töø treân xuoáng: Moät ngöôøi truyeàn ñaït caùc thoâng tin cho moät nhoùm ngöôøi. a) Khoâng phaûn hoài. Khoâng coù söï ñoái thoaïi, nhöõng ngöôøi tham döï khoâng phaùt bieåu yù kieán, khoâng trình baøy tình caûm cuûa mình. Ví duï: hoïp truyeàn caùc meänh leänh, caùc quaân leänh… b) Coù phaûn hoài. Sau khi dieãn giaû trình baøy caùc thoâng tin, nhöõng ngöôøi tham döï ñöôïc ñaët caâu hoûi, cho yù kieán thaûo luaän. Töø giai ñoaïn trình baøy ñeán giai ñoaïn ñoái chaát laø caû thôøi gian gay caán, ngöôøi thuyeát trình khi ñoù trôû thaønh ngöôøi höôùng daãn. 2. Hoïp thu nhaän thoâng tin. Taäp hôïp thoâng tin töø döôùi leân. Ngöôøi ñieàu haønh seõ tieáp nhaän thoâng tin ñoái vôùi nhöõng ngöôøi ñaõ tieáp xuùc thöïc teá. Do vaäy hoï coù theå naém baét nhöõng gì xaûy ra treân hieän tröôøng tröôùc khi ñi ñeán moät quyeát ñònh. 3. Hoïp tìm kieám giaûi phaùp cho moät vaán ñeà. Nhöõng cuoäc hoïp loaïi naøy raát ña daïng. Ta coù theå keå ra caùc tröôøng hôïp hay gaëp nhaát trong caùc toå chöùc. a) Hoïp – baøn luaän (hoäi hoïp baøn luaän). Taäp theå tranh luaän veà moät ñeà taøi ñaëc bieät, nhaèm ñöa ra moät hay nhieàu giaûi phaùp. b) Hoïp nghieân cöùu tình huoáng. Töø moät tröôøng hôïp ñaõ ñöôïc nghieân cöùu tröôùc, caên cöù treân hoà sô,taøi lieäu ngöôøi höôùng daãn seõ toå chöùc buoåi hoïp. Trong buoåi hoïp cho pheùp moãi ngöôøi trình baøy caùc phaân tích, caùc suy nghó cuûa mình vaø töø ñoù taäp theå seõ suy tính tìm moät giaûi phaùp hôïp lyù. c) Ñoäng naõo. Kyõ thuaät naøy caàn coù oùc saùng taïo. Noù thöôøng ñöôïc söû duïng bôûi caùc toå chöùc quaûng caùo, caùc caâu laïc boä chaát löôïng, caùc ñoäi nhoùm chòu traùch nhieäm thieát keá caùc saûn phaåm môùi hay xem xeùt laïi caùc saûn phaåm ñang coù. Thöôøng khi söû duïng kyõ thuaät naøy, noù lieân keát ba giai ñoaïn: - Saùng taïo: moät tham döï vieân ñöa ra caùc ñeà nghò, maø khoâng coù söï kieåm duyeät. - Phaân tích: taäp theå nhoùm seõ bình phaåm caùc ñeà nghò. 32
- Ra quyeát ñònh: toaøn nhoùm choïn moät giaûi phaùp tuyø vaøo muïc tieâu ñaõ ñöa ra hay baèng söï thoaû thuaän cuûa taäp theå. d) Nhoùm Balint. Nhöõng ngöôøi laøm cuøng moät chuyeân moân seõ hoïp nhau laïi ñònh kyø. Muïc ñích laø giuùp ñôõ moãi thaønh vieân cuûa nhoùm giaûi quyeát nhöõng khoù khaên maø hoï gaëp phaûi trong quaù trình laøm vieäc. Moãi thaønh vieân cuûa nhoùm trình baøy vaán ñeà maø hoï gaëp vaø mong chôø söï giuùp ñôõ cuûa taäp theå. Döôùi söï höôùng daãn cuûa ngöôøi chuû trì buoåi hoïp, nhoùm seõ suy nghó veà caùc giaûi phaùp. Vieäc phaân tích vaán ñeà raát coù ích cho caû nhoùm, nhôø ñoù moãi thaønh vieân seõ thích öùng ñöôïc khi gaëp ñuùng vaán ñeà naøy trong moät ngaøy naøo ñoù. e) Phillips 66. Kyõ thuaät naøy laø ñaëc bieät hieäu quaû khi ngöôøi ta muoán nhaän ñöôïc söï tham gia tích cöïc cuûa moät nhoùm ñoâng ngöôøi hay khi coù söï ñoái nghòch giöõa caùc yù töôûng hoaëc söï ñoái nghòch cuûa caùc caù nhaân, noù laøm caûn trôû söï tieán trieån cuûa taäp theå khi ñoái ñaàu vôùi moät vaán ñeà coù giôùi haïn roõ raøng. Ngöôøi chuû trì trình baøy vaán ñeà caàn giaûi quyeát, keá ñoù ñeà nghò cöû toaï chia thaønh caùc nhoùm nhoû (6 ngöôøi). Moãi tieåu nhoùm naøy seõ baøn baïc vôùi nhau döôùi söï höôùng daãn cuûa moät ngöôøi chuû trì (trong voøng 6 phuùt hay nhieàu hôn )vaø chæ ñònh moät baùo caùo vieân trình baøy nhöõng giaûi phaùp maø tieåu nhoùm ñaõ tìm ra tröôùc taäp theå hoäi nghò. 4. Hoïp ra quyeát ñònh tieán ñeán haønh ñoäng. a) Hoïp ñeå laáy quyeát ñònh. Vieäc naøy tieán haønh qua boán giai ñoaïn. - Ñöa ra caùc söï kieän (giai ñoaïn cung caáp thoâng tin). - Thu thaäp caùc yù kieán döïa treân caùc söï kieän (giai ñoaïn baøn baïc). - Tìm kieám caùc giaûi phaùp (giai ñoaïn saùng taïo). - Ra quyeát ñònh (giai ñoaïn löïa choïn). b) Hoïp coù tính chaát chieán löôïc. Ñaây laø loaïi hoïp trong ñoù caùc nhoùm coù quyeàn lôïi vaø yù töôûng traùi ngöôïc nhau .Moãi nhoùm tìm caùch chieám ñöôïc öu theá toái ña ñoái vôùi caùc nhoùm khaùc. Moãi nhoùm do moät ngöôøi laõnh ñaïo coù nhieäm vuï baûo toàn, duy trì ñöôïc söï nhaát quaùn cuûa nhoùm mình vaø tìm caùch chia reõ noäi boä phía ñoái thuû. 5. Hoïp ñeå hieåu roõ söï quan heä beân trong nhoùm. Caùc nhaø taâm lyù vaø xaõ hoäi hay nhöõng ngöôøi coù kinh nghieäm khuyeán khích hoïp caùc nhoùm gaëp cuøng vaán ñeà ñeå thoâng caûm vaø giuùp ñôõ nhau.Muoán vaäy ngay trong nhoùm caàn coù. a) Ñoäng löïc cuûa nhoùm. Muïc ñích laø laøm cho tham döï vieân nhaïy caûm vôùi hoaït ñoäng cuûa taäp theå vaø tìm caùc bieän phaùp ñeå giaûi quyeát caùc vaán ñeà ñöôïc ñaët ra cho taäp theå. Moãi ngöôøi caàn phaûi bieát mình laøm theá naøo ñeå moïi ngöôøi hieåu mình vaø mình hieåu ngöôøi khaùc. Buoåi hoïp coù theå keùo daøi nhieàu ngaøy, maø noäi dung laø hoaøn toaøn töï do vôùi muïc ñích laø laøm roõ nhöõng hieän töôïng, nhöõng vaán ñeà cuûa nhoùm. b) Phaân tích cô cheá. 33
Muïc ñích laø phaân tích nhöõng gì ñang xaûy ra giöõa caùc thaønh vieân, baèng caùch kieåm tra söï aûnh höôûng cuûa cô cheá ñoái vôùi haønh vi cuûa hoï. Phaân tích khi nhaän thaáy raèng coâng vieäc khoâng tieán trieån toát, coù moät caùi gì ñoù taéc ngheõn. Ngöôøi chuû trì caàn phaûi phaân tích ñieàu gì ñaõ ngaên caûn söï tieán trieån cuûa nhoùm. IV. Chuaån bò caùc buoåi hoïp. Ñoù laø yeáu toá ñaàu tieân quyeát ñònh cho söï thaønh coâng hay thaát baïi cho moät buoåi hoïp. 1. Muïc tieâu cuûa buoåi hoïp. - Cuoäc hoïp nhaèm ñaùp öùng nhu caàu cuûa toå chöùc hoaëc caùc tham döï vieân mong muoán hay chæ nhaèm ñaùp öùng yù ñoà cuûa moät caù nhaân naøo ñoù? - Vieäc nhaän thöùc söï caàn thieát trieäu taäp moät cuoäc hoïp seõ coù tính chaát quyeát ñònh cho thaønh coâng cuûa cuoäc hoïp, vì moãi caù nhaân ñeàu coù söï hieåu bieát khaùc nhau veà tình huoáng cuûa cuoäc hoïp. - Söï caàn thieát cuûa buoåi hoïp phaûi ñöôïc xeùt treân moät thöïc teá laø vaán ñeà chæ ñöôïc giaûi quyeát chung vôùi moïi ngöôøi. Nguy cô thaát baïi khaù lôùn neáu quyeát ñònh hoïp chæ xuaát phaùt töø yù ñoà cuûa ngöôøi toå chöùc, nhaát laø khi chæ chaïy theo phong traøo, laøm vui loøng moät vaøi ngöôøi, hay ñeå chöùng toû hoaït ñoäng daân chuû cuûa taäp theå (hoäi hoïp – thuû ñoaïn). Tröôùc khi ñöa saùng kieán trieäu taäp moät cuoäc hoïp, caàn phaûi traû lôøi moät caùch roõ raøng caùc caâu hoûi sau ñaây. - Vaán ñeà ñöôïc ñaët ra coù lieân quan ñeán taäp theå hay khoâng? - Taäp theå coù quyeàn ñeà nghò giaûi phaùp hay ra moät quyeát ñònh khoâng? - Taäp theå coù naêng löïc khaùch quan ñeå xöû lyù vaán ñeà khoâng? - Taäp theå coù vui loøng ñeå laøm khoâng? 2. Chuaån bò cuûa caù nhaân ngöôøi chuû trì. Ngöôøi chuû trì buoåi hoïp phaûi. - Xaùc ñònh roõ raøng muïc tieâu, naém vöõng chuû ñeà buoåi hoïp. - Phaùc thaûo moät keá hoaïch chi tieát cho cuoäc hoïp (tieán trieån qua caùc giai ñoaïn). - Chuaån bò moät chöông trình tranh luaän, trao ñoåi, baøn baïc vaø ñònh thôøi gian cho töøng muïc. - Döï ñoaùn nhöõng phaûn öùng cuûa tham döï vieân, nhöõng yù kieán taùn thaønh vaø ngöôïc laïi. - Bieát taïo haøo höùng cho taäp theå. - Ghi chuù nhöõng quan ñieåm quan troïng nhaát, caàn taäp trung nhaán maïnh vaø suy nghó veà nhöõng caâu hoûi maø caùc thaønh vieân coù theå neâu leân cuõng nhö nhöõng döï kieán giaûi phaùp ñöa ra.Tröôøng hôïp caàn thieát neân coù moät soá taøi lieäu tham khaûo vaø phaûi chuaån bò saün saøng cho töøng tham döï vieân. 3. Thaønh phaàn tham döï. Ngöôøi chuû trì caàn loaïi tröø taát caû caùc ruûi ro veà moät cuoäc hoïp voâ boå, nhaát laø thieáu söï tham gia cuûa caùc thaønh vieân, ngöôøi höôùng daãn caàn xem xeùt nhöõng ngöôøi tham döï coù ñaùp öùng caùc caâu hoûi sau khoâng: - Hoï coù thaønh thaïo ñoái vôùi ñeà taøi naøy khoâng? 34
- Hoï coù quan taâm gì ñeán vaán ñeà khoâng? - Hoï coù saün saøng can döï vaøo vaán ñeà khoâng? - Hoï coù khaû naêng laøm vieäc taäp theå khoâng? (khaû naêng laéng nghe vaø giao tieáp). 4. Söï chuaån bò cuûa ngöôøi tham döï. a) Muïc ñích cuûa söï chuaån bò seõ cho pheùp. - Traùnh nhöõng hieåu laàm luùc khôûi ñaàu buoåi hoïp. - Moãi ngöôøi tham döï coù theå suy nghó tröôøc veà vaán ñeà ñöôïc ñaët ra. b) Ngöôøi chuû trì phaûi göi ñeán moãi ngöôøi tham döï: - Moät thö môøi ghi roõ thôøi gian, giôø, ngaøy, thaùng vaø ñòa ñieåm nôi xaûy ra cuoäc hoïp. - Chöông trình nghò söï phaûi roõ raøng vaø chi tieát cuøng vôùi nhöõng ñeà nghò tham gia cuûa tham döï vieân. - Moät boä hoà sô ngaén goïn coù noäi dung: + Caùc vaán ñeà maáu choát seõ ñöôïc trình baøy. + Giôùi thieäu caùc thaønh vieân tham döï cuøng vôùi caùc baùo caùo cuûa hoï veà caùc vaán ñeà ñaët ra. 5. Toå chöùc cô sôû vaät chaát. Caàn phaûi chuaån bò toát caùc baûng bieåu, phöông tieän nghe nhìn hoã trôï caàn thieát cho cuoäc hoïp. Caùch saép ñaët baøn gheá coù theå thay ñoåi tuyø thuoäc vaøo kyõ thuaät cuoäc hoïp ñaõ ñöôïc löïa choïn. Noù coù theå söûa ñoåi ngay trong buoåi hoïp (tröôøng hôïp hoïp Phillip 66 chaúng haïn). Caàn nhôù raèng daïng baøn hoïp hình baàu duïc thích hôïp nhaát caùc giao tieáp. Cuõng neân xeáp ñaët vò trí caùc tham döï vieân baèng caùch duøng caùc taám bìa cöùng (ghi teân) treân baøn hoïp, traùnh gaây cho hoï nhöõng tình huoáng ñoái choïi nhau, traùnh laøm taêng söï phaân chia beø phaùi, söï coâ laäp hay noùi chuyeän rieâng. V. Vai troø ngöôøi chuû trì buoåi hoïp. 1. Nhöõng chöùc naêng phaûi ñaûm nhieäm. a) Chöùc naêng thöïc hieän- ñeà xuaát yù kieán. Vaän ñoäng moïi thaønh vieân trong nhoùm phaûi hoaït ñoäng: moät nhoùm haønh ñoäng coù hieäu quaû laø nhoùm luoân luoân taïo ra caùc yù töôûng, nhöõng nhaän xeùt, söï phaân tích, nhöõng pheâ phaùn, ñeà nghò, thay vì bò giôùi haïn vaø leä thuoäc vaøo moät ngöôøi laõnh ñaïo naøo ñoù.Caàn khôi ngoøi ñoäng vieân, sau ñoù trình baøy laïi vaø thöïc hieän coâng vieäc toång hôïp töøng phaàn. b) Chöùc naêng taïo thuaän lôïi cho caùc thaønh vieân Chöùc naêng naøy laøm cho caùc tham döï vieân phaùt huy heát naêng löïc cuûa mình, ñaây laø chöùc naêng chính cuûa ngöôøi chuû trì. Moät taäp theå toát laø moät taäp theå khoâng hoaït ñoäng moät caùch voâ toå chöùc hay noùi loøng voøng khoâng ñaït gì caû. Do ñoù caàn phaûi. - Hoaït ñoäng coù toå chöùc. - Coù muïc tieâu ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng. - Choïn löïa moät phöông thöùc thaûo luaän hôïp lyù (trình töï ). - Phaân phoái caùc chöùc naêng vaø nhieäm vuï thích hôïp. Chöùc naêng taïo ñieàu kieän thuaän lôïi gaén lieàn chuû yeáu vôùi keá hoaïch, vôùi caùc phöông tieän vaø caùc phöông phaùp laøm vieäc. 35
Ngöôøi chuû trì chuaån bò vaø giôùi thieäu tröôùc buoåi hoïp nhöõng muïc tieâu, keá hoaïch chöông trình thaûo luaän, tieán ñoä cuûa buoåi hoïp, caùc quy ñònh caàn tuaân thuû phaûi tuaân thuû … höôùng daãn caû nhoùm ñi ñuùng höôùng traùnh nhöõng nhaàm laãn ñi laïc ñeà, taïo thuaän lôïi cho caùc tham döï vieân neâu caûm nghó cuûa mình, taäp trung vaøo vaán ñeà, ñöøng noùi chuyeän phieám, baûo ñaûm nhöõng ñieàu ñöôïc baøn baïc laø cuûa moïi ngöôøi. Phaûi laøm sao cho moïi nguoàn löïc cuûa tham döï vieân ñöôïc khai thaùc toái ña. c) Chöùc naêng ñieàu hoøa. Ngöôøi chuû trì laøm saùng toû vaán ñeà - taïo moái lieân keát giöõa caùc tham döï vieân: Ngöôøi chuû trì phaûi tính ñeán traïng thaùi taâm lyù vaø tính deã xuùc caûm cuûa tham döï vieân cuõng nhö nhöõng lieân heä rieâng tö giöõa hoï vôùi nhau. Caùc yeáu toá khaùc nhau naøy coù theå laø nguoàn goác cuûa caùc söï beá taéc. Chöùc naêng ñieàu hoaø seõ laøm lieân keát vai troø caù nhaân, taïo söï hieåu bieát giöõa caùc tham döï vieân vaø loaïi boû caùc söï ñoái nghòch nhau taïm thôøi neáu coù. Ñoái vôùi ngöôøi chuû trì, ñieàu hoaø hoaït ñoäng taäp theå laø giuùp ñôõ taäp theå vöôït qua nhöõng trôû ngaïi taâm lyù maø taäp theå ñoái ñaàu: söï caêng thaúng, gay caán. Anh ta caàn tìm hieåu nhöõng nguyeân nhaân cuûa nhöõng caêng thaúng, beá taéc naøy. Khi chöùc naêng ñieàu hoaø ñöôïc baûo ñaûm thì taäp theå seõ laøm vieäc vaø tieán trieån trong baàu khoâng khí hoaø hôïp vaø toân troïng laãn nhau. 2. Caùc kyõ thuaät aùp duïng cuûa ngöôøi chuû trì. a) Trình baøy laïi. Ñaây laø moät vieäc caàn thieát. Noù cho pheùp ngöôøi vöøa phaùt bieåu thaáy raèng chuû toïa ñaõ hieåu mình; neáu khoâng thì phaûi ñi saâu vaøo vaán ñeà, noùi laïi cho chính xaùc hôn. Söï trình baøy laïi laøm cho moïi ngöôøi nhaän thöùc caùc ñieåm thoaû thuaän hay baát ñoàng vöøa ñöôïc phaùt bieåu vaø laøm roõ thaùi ñoä trung laäp, khoâng thieân vò cuûa ngöôøi höôùng daãn tröôùc noäi dung cuõng nhö hình thöùc cuûa caùc cuoäc trao ñoåi, nhôø ñoù maø khích leä tham döï vieân ( vì caùc tham döï vieân ñöôïc nghe laïi). b) Toång hôïp. Trong khi söï trình baøy laïi chæ nhaèm kieåm ñieåm laïi nhöõng ñieàu maø tham döï vieân vöøa neâu ra, thì söï toång hôïp laïi laø moät toùm löôïc hay taäp hôïp caùc döõ kieän chính yeáu do taäp theå nhoùm phaùt bieåu. Noù cho pheùp moïi ngöôøi nhaän thöùc ñöôcï vò trí cuûa mình trong quaù trình hoaït ñoäng kieåm tra, nhöõng gì ñaõ ñaït ñöôïc hay chöa ñaït ñöôïc. Ngöôøi chuû trì caàn toång hôïp töøng phaàn caùc vaán ñeà trong chöông trình nghò söï ñaõ neâu ra. c) Neâu caâu hoûi. Vieäc neâu caùc caâu hoûi ,cho pheùp moïi thaønh vieân coù theå ñi saâu vaøo vaán ñeà hay tieáp ñaø cho vieäc tranh luaän. Ví duï: 36
Caâu hoûi tröïc tieáp. Oâng nghó gì veà ñieàu ñoù, thöa oâng X? Caâu hoûi phaûn hoài. Taäp theå suy nghó gì veà nhöõng ñieàu oâng X vöøa noùi? Caâu hoûi truyeàn. Oâng X hoûi toâi nhö theá, vaäy thì theo oâng, oâng nghó theá naøo veà ñieàu ñoù, thöa oâng Y? Caâu hoûi ngöôïc. Thöa oâng X, oâng hoûi toâi nhö vaäy, theá chính oâng, oâng nghó nhö theá naøo veà ñieàu ñoù? d) Caùc kieåu taïo sinh khí buoåi hoïp. Trong vieäc ñieàu haønh hoäi hoïp, ngöôøi ta cuõng tìm thaáy caùc ñöôøng neùt chính, caùc kieåu taïo sinh khí cho buoåi hoïp maø chuùng ta thöôøng gaëp nôi nhöõng ngöôøi höôùng daãn caùc buoåi ñoái thoaïi. Hoï coù theå can thieäp vaøo buoåi hoïp veà noäi dung cuõng nhö hình thöùc ñeå laøm cho buoåi hoïp trôû neân sinh ñoäng vaø thuaän lôïi. Ngöôøi ta thaáy raèng chöùc naêng chính cuûa ngöôøi chuû trì buoåi hoïp laø chöùc naêng taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho caùc tham döï vieân (laøm cho caùc tham döï vieân phaùt bieåu) e) Nhöõng thaùi ñoä coù theå coù cuûa ngöôøi chuû trì. Trong caùc buoåi hoïp mang tính chaát ñoái thoaïi, thöôøng caù nhaân ngöôøi chuû trì coù theå bieåu hieän nhieàu thaùi ñoä, caùc chuyeân gia taâm lyù phaân bieät khoaûng 30 thaùi ñoä khaùc nhau, caùc thaùi ñoä thöôøng gaëp laø: - Aùp ñaët. Thaùi ñoä coù tính chaát giaùo huaán nhaèm noùi vôùi taäp theå nhöõng gì phaûi laøm.Thaùi ñoä naøy laøm taêng söï leä thuoäc cuûa taäp theå vôùi ngöôøi chuû trì. Tuy nhieân noù coù theå daãn ñeán söï choáng ñoái cuûa taäp theå. Thaùi ñoä naøy thöôøng bieåu hieän ôû: “Ngöôøi laõnh ñaïo”, “Chuyeân gia”, “Ngöôøi truyeàn giaùo”, “Huaán luyeän vieân”, “Keû thoáng trò” - Ñieàu tra: Thaùi ñoä naøy coù muïc ñích laøm saùng toû cuoäc tranh luaän baèng caùch ñöa ra nhöõng caâu hoûi, nhaát laø nhöõng caâu hoûi môû. Thaùi ñoä naøy thöôøng bieåu hieän ôû: “Ngöôøi ñieàu tra laøm roõ” - Ñaùnh giaù. Ngöôøi chuû trì luoân nhaän xeùt, pheâ phaùn nhöõng gì toå, nhoùm ñaõ noùi vaø laøm. Thaùi ñoä naøy caûn trôû söùc saùng taïo cuûa taäp theå bôûi vì noù gia taêng söï leä thuoäc cuûa toå, nhoùm vôùi ngöôøi chuû trì, vì sôï bò pheâ bình. Caùc thaønh vieân cuûa toå, nhoùm seõ ñaùp öùng laïi thaùi ñoä naøy theo hai caùch: hoaëc ruùt lui hoaëc khaùng cöï laïi. - Naâng ñôõ (uûng hoä). Ngöôøi chuû trì muoán tìm caùch laøm cho moïi ngöôøi yeân taâm, Hoï toû ra laø “Ñoàng ñoäi”, “Ngöôøi taâm phuùc”, “Ngöôøi baûo veä”, “Ngöôøi che chôû”. Nguy cô: laøm taêng söï leä thuoäc tình caûm cuûa toå, nhoùm vôùi ngöôøi chuû trì. - Giaûi thích, xeùt ñoaùn. 37
Ngöôøi chuû trì buoåi hoïp dieãn ñaït nhöõng yù cuûa caùc tham döï vieân ñaõ phaùt bieåu, laøm saùng toû nhöõng gì maø tham döï vieân chöa noùi hay chöa muoán noùi. - Laõnh hoäi - nhaän thöùc - thoâng caûm. Ngöôøi chuû trì coá gaéng trình baøy laïi moät caùch chính xaùc nhöõng gì maø caùc tham döï vieân caûm nhaän, toû ra laø “Ngöôøi ñoàng caûm”. Thaùi ñoä naøy cho pheùp hoï laøm nhöõng cuoäc toång hôïp töøng phaàn, cuõng nhö taùi laäp söï baøn baïc, tranh luaän cho vieäc soaïn thaûo laïi vaán ñeà. Chính thaùi ñoä naøy cho pheùp ñaûm baûo chöùc naêng taïo thuaän lôïi cho caùc tham döï vieân.Chæ coù thaùi ñoä sau cuøng môùi ñöa ñeán söï toân troïng ñoái vôùi tham döï vieân vaø taäp theå. Khoâng theå daãn daét moät caùch ñuùng ñaén moät buoåi hoïp maø khoâng coù thaùi ñoä hieåu bieát vaø thoâng caûm. Laø moät ngöôøi chuû trì buoåi hoïp phaûi luoân luoân toû roõ söï hieän dieän cuûa mình tröôùc nhöõng ngöôøi khaùc, tröôùc taäp theå, Anh ta phaûi bieát laéng nghe, bieát toân troïng ngöôøi khaùc vaø toân troïng taäp theå. VI. Caùc yeáu toá taâm lyù cuûa nhoùm aûnh höôûng ñeán caùch ñieàu haønh buoåi hoïp Caùc chuyeân gia taâm lyù cuûa caùc nhoùm hay caùc nhaø taâm lyù xaõ hoäi hoïc ñaõ ñöa ra caùc caùch giaûi thích veà nhöõng gì ñaõ xaûy ra trong caùc nhoùm taïi caùc buoåi hoïp. 1. Traïng thaùi tình caûm (noäi taâm). Ñaây laø yeáu toá chính yeáu, nhöng noù taùc ñoäng ôû möùc ñoä khoâng yù thöùc. Taùc ñoäng cuûa noù laø laøm cho nhoùm ít khi hoaït ñoäng hôïp lyù.Moãi thaønh vieân trong nhoùm traûi qua moät cuoäc giaèng co noäi taâm. - Hoï caàn ñeán nhöõng ngöôøi khaùc ñeå ñaït ñöôïc nhöõng muïc tieâu cuûa mình, vaø theå hieän moät tình caûm tích cöïc ñoái vôùi nhoùm vaø caùc buoåi hoïp. - Hoï cuõng sôï nhöõng ngöôøi khaùc ñe doïa söï töï do cuûa mình vaø hoï tìm moïi caùch thoaùt khoûi söï lo sôï naøy vaø caû nhoùm cuõng vaäy.Tình traïng naøy laøm xaáu ñi söï hôïp taùc vaø laøm caûn trôû vieäc giaûi quyeát thaúng thaén caùc vaán ñeà. Ñieàu naøy thöôøng daãn ñeán trong caùc nhoùm söï löôõng löï giöõa hai thaùi ñoä ñoái vôùi ngöôøi chuû trì, coù theå gaây ra: + Hoaëc laø hoï giao cho ngöôøi chuû trì quyeát ñònh nhöõng gì phaûi thöïc hieän (söï leä thuoäc) + Hoaëc laø eùp buoäc ngöôøi chuû trì nhaän laáy traùch nhieäm ñoái vôùi moïi khoù khaên (tìm vaät teá thaàn → ñoå traùch nhieäm cho ngöôøi khaùc). 2. Caùc ñieåm töông ñoàng. Noù xuaát hieän hay taùi hieän moät caùch nhanh choùng trong buoåi hoïp. Noù ñöôïc hình thaønh döïa treân söï thieän caûm vaø coù theå laøm phaùt sinh söï phöùc taïp cuøng vôùi caùc öu nhöôïc ñieåm (do caùc thaønh vieân thöôøng trao ñoåi rieâng). Söï thaân aùi naøy hình thaønh döïa treân söï gioáng nhau veà caù tính, veà quyeàn lôïi cuûa caùc beân lieân quan. 3. Söï töông taùc. Söï töông taùc xaûy ra khi: haønh ñoäng cuûa moät thaønh vieân taùc ñoäng nhö laø moät taùc nhaân kích thích hoaëc gaây ra phaûn öùng cuûa moät thaønh vieân khaùc. 38
Xuaát phaùt töø söï khoâng nhaát trí veà quan ñieåm hoaëc quan heä giöõa caùc tham döï vieân. 4. Thoâng tin. Söï sai leäch thoâng tin coù theå baét nguoàn töø hai nguyeân nhaân: - Söï thieáu thoâng tin: thoâng tin khoâng thu nhaän ñöôïc. + Noù coù theå do ngöôøi phaùt tin: anh ta khoâng theå trình baøy tröôùc taäp theå nhöõng gì anh ta caûm nhaän hay bieát ñöôïc vì nhöõng lyù do trí tueä, tình caûm, quan heä giao tieáp (coù söï hieän dieän cuûa seáp chaêûng haïn). + Noù coù theå do ngöôøi tieáp nhaän tin: hoï khoâng theå hieåu ñöôïc thoâng tin hay hoï khoâng chuù yù quan taâm chuùng (ngöôøi ta chæ nghe nhöõng gì ngöôøi ta muoán nghe). - Söï sai leäch thoâng tin: nhöõng gì hoï thu nhaän ñöôïc laø khaùc vôùi nhöõng gì ñaõ ñöôïc truyeàn ñi. + Chuùng coù theå do ngöôøi phaùt tin: khi moät thaønh vieân voâ tình cung caápnhöõng thoâng tin deã hieåu laàm, hoaëc khi anh ta coá yù cung caáp nhöõng thoâng tin sai leäch do söï sôï haõi, do bò eùp buoäc hoaëc coù yù ñoà thao tuùng v.v... + Do ngöôøi tieáp nhaän, hoï caûm nhaän ñieàu gì ñoù nhieàu hôn caùc tin töùc ñöôïc thoâng tin cho hoï (töï taïo ra moät chuøm yù töôûng lieân keát hay suy roäng). 5. Caùc vai troø (nhieäm vuï) cuûa moåi thaønh vieân. - Trong cuoäc hoïp, moïi ngöôøi coù khuynh höôùng cho mình laø ñaëc bieät, laø quan troïng, ñieàu naøy thöôøng tuøy thuoäc vaøo vò trí xaõ hoäi cuûa moãi ngöôøi. - Caùc thaønh vieân chôù ñôïi ôû moãi ngöôøi moät thaùi ñoä cö söû tuøy thuoäc vaøo vò trí xaõ hoäi cuûa thaønh vieân ñoù. Moãi ngöôøi coù moät vai troø, caùc vai troø coù tính ñoäc laäp moãi ngöôøi töï xaùc ñònh vai troø cuûa mình ñoái vôùi ngöôøi khaùc. Ngöôøi ta phaân bieät ba loaïi vai troø khaùc nhau trong caùc cuoäc hoïp. + Nhöõng vai troø chuù troïng ñeán coâng vieäc: nhöõng ngöôøi muoán taïo thuaän lôïi cho coâng vieäc cuûa taäp theå (nhoùm) baèng caùch ñöa ra caùc yù kieán, cung caáp caùc thoâng tin, thieát laäp baûng bieåu … + Nhöõng vai troø duy trì söï gaén boù cuûa taäp theå: nhöõng ngöôøi coù khaû naêng laøm giaûm nheï caùc xung ñoät trong taäp theå, taïo neân söï thoáng nhaát, tìm caùch khuyeán khích ngöôøi khaùc, saün saøng tieáp thu yù kieán cuûa moïi ngöôøi. + Nhöõng vai troø chuù troïng vaøo nhu caàu caù nhaân: nhöõng ngöôøi thích ñöôïc laøm mình noåi baät, muoán naém quuyeàn löïc, thích keå veà mình, tìm caùch thu phuïc caûm tình ngöôøi khaùc (tìm ñoàng minh). Ñoù laø nhöõng ngöôøi caûn trôû söï hoaït ñoäng cuûa taäp theå (ñoäi, nhoùm). VII. Moät vaøi ví duï veà trình töï ñieàu khieån buoåi hoïp. 1. Dieãn tieán maét xích. Ngöôøi toå chöùc yeâu caàu moät taäp theå (nhoùm) phaûi ra quyeát ñònh taïi buoåi hoïp vaø keùo daøi trong moät thôøi gian haïn ñònh, coù theå tieán haønh qua caùc giai ñoaïn sau: a) Trình baøy vaán ñeà. b) Giaûi thích caùc söï kieän. c) Duy trì söï baøn luaän veà ñeà taøi 39
d) Toång hôïp vaø löïa choïn e) Baøn baïc veà caùc haäu quaû cuûa söï löïa choïn f) Choïn quyeát ñònh sau cuøng 2. Hoïp baøn döï aùn. Söï tìm kieám caùc yù töôûng môùi trong moät toå chöùc ,caên cöù treân söï keâu goïi oùc saùng taïo vaø ñoåi môùi cuûa moïi thaønh vieân ñöa ra caùc phöông aùn, ñeå cuoái cuøng ñi ñeán quyeát ñònh thöïc hieän döï aùn naøo trong soá caùc döï aùn ñaõ neâu ra. Caùc tieâu chuaån ñaùnh giaù phaûi ñöôïc xaùc ñònh bôûi chính taäp theå ñoù, noù tuøy vaøo muïc tieâu muoán ñaït. Xeùt tröôøng hôïp cuûa 5 döï aùn A, B, C, D, E ñöôïc ñaùnh giaù theo caùc tieâu chuaån sau: tính khaû thi, tính hieän thöïc, tính ñaëc tröng, tính kinh teá, yù thích chung … Ta thaønh laäp baûng sau: Caùc döï aùn Tieâu E A B C D chuaån Khaû thi Thöïc teá Ñaëc tröng YÙ thích chung Tính kinh teá ………….. Nhöõng thaønh vieân cuûa nhoùm ñaùnh giaù caùc döï aùn baèng caùch ñöa vaøo caùc tieâu chuaån nhö sau - Coù: neáu chaáp nhaän - O: khoâng coù yù kieán - Khoâng: neáu khoâng chaáp nhaän. Döï aùn coi laø ñaït nhieàu tieâu chuaàn nhaát seõ ñöôïc chaáp nhaän. VIII. Phöông tieän giao tieáp nghe nhìn. 1. Ñaët vaán ñeà. - Phöông tieän giao tieáp nghe nhìn laø phöông phaùp chuyeån tieáp thoâng tin nhanh nhaát ñeán ngöôøi nhaän, coøn ngöôøi trình baøy khoâng sôï bò truøng laëp. - Hieän nay nguôøi tieáp nhaän thoâng tin ñöôïc giao tieáp nhieàu vôùi phöông tieän truyeàn hình, quaûng caùo v.v… neân hoï raát nhaïy caûm vôùi vieäc giao tieáp baèng caùc phöông tieän nghe nhìn. - Con ngöôøi coù 5 giaùc quan: thò giaùc, thính giaùc, xuùc giaùc, khöùu giaùc, vò giaùc. 40
Qua nghieân cöùu ngöôøi ta nhaän thaáy thoâng tin nhaän ñöôïc goàm: thoâng tin töø thò giaùc chieám 83% coøn töø thính giaùc chæ chieám 11% - Thoâng tin töø thò giaùc caûm nhaän ñöôïc deã daøng hôn, vaø nhaän ñöôïc caû nhöõng thoâng tin phöùc taïp. Chaâm ngoân coù caâu:” Traêm nghe khoâng baèng moät thaáy”. 2. Söï tieáp nhaän vaø ñoïc hình aûnh. - Söï tieáp nhaän vaø ñoïc hình aûnh phuï thuoäc raát nhieàu yeáu toá. Kích thöôùc, vò trí ñaët vaät, maøu saéc, khoaûng caùch, söï vaän ñoäng v.v… cuûa hình aûnh seõ gaây khoù khaên hoaëc tröïc tieáp giuùp ích cho moïi ngöôøi deã tieáp nhaän vaø ñoïc hình aûnh. - Thôøi ñieåm trong ngaøy, giôùi tính, tuoåi taùc, trình ñoä vaên hoaù, trình ñoä nhaän thöùc v.v…aûnh höôûng raát lôùn ñeán söï tieáp nhaän vaø ñoïc caùc hình aûnh. - Coù theå thay ñoåi nhöõng khaû naêng caûm nhaän hình aûnh thoâng qua moät soá kyõ thuaät nhö: taïo neân caùc lôøi chuù giaûi, caùc lôøi bình vaø aâm nhaïc keøm theo hình aûnh, ñoïc hình aûnh cuõng traûi qua nhieàu giai ñoaïn. Nhaän bieát – Phaân tích – Löïa choïn vaø lieân keát chuùng laïi vôùi nhau. Ngaøy nay khuynh höôùng duøng phöông thöùc nhìn ñeå thaâm nhaäp vaøo taát caû caùc phöông thöùc khaùc, bôûi vì hình aûnh lieân quan ñeán ngoân ngöõ ñeå bieåu töôïng trong ñoù hình daùng, maøu saéc vaø nhöõng yeáu toá khaùc, söï phoái hôïp giöõa chuùng taïo neân nhöõng bieåu töôïng. Chính töø möùc ñoä bieåu töôïng naøy maø hình aûnh seõ laø toát nhaát vaø coù khaû naêng dieãn taû moïi loaïi khaùi nieäm maø noùi, vieát khoâng laøm ñöôïc 3. Moät soá phöông tieän hoã trôï nghe nhìn. a) Baûng giaáy. - Vaên töï roõ raøng, khoâng buïi, deã thaáy maøu saéc - Khaû naêng chuaån bò tröôùc moät soá taøi lieäu ñeå tieát kieäm thôøi gian cho trình baøy - Khaû naêng löu tröõ nhöõng gì ñaõ vieát trong suoát buoåi hoïp hay thöïc taäp vaø sau ñoù trôû thaønh thoâng tin. - Khaû naêng tham gia cuûa moãi thaønh vieân cuøng moät nhieäm vuï nhö ngöôøi höôùng daãn. - Trao ñoãi tìm hieåu laøm saùng toû vaán ñeà neâu ra thöôøng duøng cho caùc baùo caùo thöïc taäp, döï aùn, coâng trình… b) Baûng næ. - Caùc noäi dung hoïp coù theå ñöôïc ñính leân baûng næ theo yù muoán - Giôùi thieäu taøi lieäu phöùc taïp theo töøng giai ñoaïn hay töøng yeáu toá. - Vieäc saép xeáp caùc ñoà thò, bieåu ñoà, hình aûnh minh hoaï ñaõ ñöôïc chuaån bò tröôùc seõ coù chaát löôïng toát. - Tieát kieäm thôøi gian vì traùnh ñöôïc vieäc veõ caùc yeáu toá caàn giôùi thieäu hay veõ laïi chuùng neáu caàn giôùi thieäu laïi. - Coù khaû naêng thay ñoåi theo yù thích vôùi moät sô ñoà môùi hay taïo laäp nhöõng thay ñoåi khi caàn thieát. 41
- Söï tham gia deã daøng cuûa moãi thaønh vieân trong nhoùm muoán trình baøy caùch giaûi quyeát vaán ñeà treân baûng theo yù kieán cuûa mình. c) Baûng ñieän töû. Chuùng ta coù theå vieát, veõ, xoaù… nhö moät baûng thoâng thöôøng baèng buùt loâng ,trình baøy caùc phaàn caàn thieát, sau ñoù caùc phaàn naøy coù theå ñöôïc in ra hay copy thaønh nhieàu baûn; nhöng ñaét tieàn. d) Ñeøn chieáu duøng giaáy fim trong (Overhead). Ñöôïc thieát keá cho vieäc ñaøo taïo, noù laø coâng cuï sinh ñoäng nhaát trong vieäc truyeàn ñaït thoâng tin. Noù chieáu nhöõng taøi lieäu treân caùc giaáy film trong, khoå lôùn A4, ñöôïc saép ñaët treân moät taám ngang phaûn quang. Vieäc chieáu ñöôïc thöïc hieän treân moïi loaïi maøn hình (töôøng saùng, baûng traéng, maøn treo töôøng). - Moät trong nhöõng thuaän lôïi cuûa ñeøn chieáu laø cho pheùp ngöôøi söû duïng thieát keá vaø thöïc hieän vieäc truyøeân ñaït thoâng tin ít toán keùm. - Noù cho pheùp thöïc hieän taøi lieäu, ñoà thò coù chaát löôïng toát, ñoåi môùi noäi dung trong thôøi gian toái thieåu. Cho pheùp duøng caùc taøi lieäu traéng ñen hoaëc maøu. e) Maùy chieáu video. - Moät ñaàu video vaø moät tivi neáu ta ghi vaø ñoïc nhöõng chöông trình phaùt hình. - Moät maùy quay phim, moät ñaàu video vaø moät tivi neáu ta muoán thöïc hieän ñöôïc caùc saûn phaåm rieâng. - Maùy quay phim cho pheùp xem tröïc tieáp treân tivi nhöõng gì ñöôïc quay bôûi ngöôøi söû duïng. f) Maùy chieáu Projector. Laø thieát bò keát noái vaø truyeàn tín hieäu qua maùy tính cho chaát löôïng hình aûnh vaø ñoä saùng cao, kích thöôùc vöøa phaûi , deã di chuyeån, deã söû duïng. Coù nhieàu loaïi vôùi caùc kích côõ vaø ñoä saùng khaùc nhau phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa ngöôøi söû duïng.Coù theå duøng trong caùc cuoäc hoäi thaûo caàn trao ñoåi söûa chöõa ngay khi caùc thaønh vieân tham gia ñoùng goùp yù kieán vaø ra vaên baûn cuoái cuøng thoâng qua söï ñieàu chænh treân maùy tính. Ñaây laø thieát bò hieän ñaïi vaø ñöôïc söû duïng roäng raõi trong caùc cuoäc hoäi thaûo vaø hoäi nghò. Trong caùc buoåi thuyeát trình vaø hoäi hoïp vieäc söû duïng phöông tieän nghe nhìn thích hôïp seõ mang laïi hieäu quaû raát lôùn cho ngöôøi tham döï. KEÁT LUAÄN Kyõ naêng thuyeát trình vaø ñieàu khieån cuoäc hoïp laø nhöõng vuõ khí quan troïng vaø lôïi haïi, moät theá maïnh caïnh tranh cuûa con ngöôøi trong baát kyø ñieàu kieän vaø hoaøn caûnh naøo, vì vaäy caàn phaûi naém vöõng caùc kyõ naêng naøy. Nhaø vieát kòch vaø laø thi só noåi tieáng ngöôøi Anh William Shakepeare (1564 1616) ñaõ coù lôøi khuyeân baát huû ñeán nay vaãn coøn giaù trò vaø ñaùng nhôù. Noùi khoâng goït duõa ít nhieàu Vaän may cuûa baïn nhö dieàu ñöùt daây. 42
Noùi nhö vaäy coù nghóa laø muoán trôû thaønh moät ngöôøi thuyeát trình gioûi, ngöôøi ñieàu khieån cuoäc hoïpø coù hieäu quaû ñoøi hoûi baïn phaûi hoïc hoûi vaø kieân trì töï reøn luyeän baûn thaân nhieàu hôn. Taïi nhieàu tröôøng ñaïi hoïc ôû caùc nöôùc treân theá giôùi coù moân thi huøng bieän baét buoäc trong chöông trình chính khoùa ñeå sinh vieân töï reøn luyeän baûn thaân. 43