Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:48

Thêm vào BST

Báo xấu

563
lượt xem 124
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 7. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm TL và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Mục lục hồ sơ a.T¸ dông: c M ôc ôc s¬ í hi u hµnh l hå giit Ö t phÇ n,néidung, chØ dÉn Þa ® chØ cña µilÖ u. t i kª sè ng s¬ Thèng lî hå H í dÉn p p ng s¾ xÕ khoa häc S H C è Þnh ¬ng n ® ph ¸ ph© n o¹ l iTL N h vËy ôc ôc s¬ m l hå võa µ l c«ng dï cô ng ® Ó r t ,võa Ó hèng ,võa Ó ta ×m ® t kª ® qu¶n Ý l t i u t÷.V ì vậy, nó là CC chủ yếu trong µilÖ lu r các phòng (kho) LT. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
b.C ¸ l im ôc ôc s¬: c o¹ l hå im ôc ôc s¬ í hi u oµn hå Lo¹ l hå giit Ö t bé s¬ cña ph«ng t÷ 01 lu r Lo¹ ôc ôc s¬ í hi u oµn hå im l hå giit Ö t bé s¬ cña étph«ng t÷ heo hêigi m lu r t t an. Lo¹ ôc ôc s¬ í hi u oµn hå im l hå giit Ö t bé s¬ cña étph«ng t÷ heo cÊu ổ ức. m lu r t c¬ t ch Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
c.Ph¬ng p Ëp LH S ph¸ l M PLT khèilî TL î inh÷ng §èiví cã ng Ýt® c chØ nh ý l n h× Ëp m ôc ôc s¬ l 1 Ç t l 01 l hå §èiví inh÷ng ng nhi PLT khèilî TL Ò u, cã chØ nh ý hµnh Ò u î,t m çi® î î l l t nhi ® t h× t® c Ëp thµnh M LH S 1 §èiví inh÷ng ¬n h×nh hµnh ® vÞ t ph«ng cßn ® ang t® éng C C TC n Þnh h× Ëp ho¹ cã æ ® t l M LH S cho õng ¬n t chức. t ® vÞ ổ N Õ u phßng,kho t÷ ng µi lu r nµo khèilî t cã i m m lÖ u à độ Ëtt¬ng èiln h× t Ëp ® í t cã hÓ l thµnh ôc ôc s¬ ing m l hå rª Tr ong c c¸ PLT u các l ih×nh kh¸ nÕ cã o¹ TL c nhau m çil ih×nh î l t => o¹ ® c Ëp hµnh LH S M Nguyễn ng rª ệ Nhung - 0912581997 iL
* Lu ý ong rêng p ph«ng t÷ ∙® î l Tr t hî 1 lu r ® c Ëp M LH S åi ng r ,nh sau ã ó 1 hå t i u ® c sè s¬ µilÖ bæ sung h× l nh cÇ n t sÏxö ý sau: TL isè ng h× t bæ sung + Õ u ví lî Ýtt cã hÓ N ® »ng sau ôc ôc ∙l vµ m t m ở l ® Ëp ghichó hª phần “Chứng từ kết thúc của ML” + ếu lî hå nhi u cã N sè ng s¬ Ò vµ néidung quan rtäng h× Ëp LH S í t l M m i M ôc ôc s¬ l hå chØ Ëp ing l rª cho õng t ph«ng t÷,1 lu r quyÓ n LH S h«ng cho M k phÐ p hèng t kª t i u µilÖ cña Ò u nhi ph«ng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
d.C Êu ¹ m ôc ôc s¬:gåm phÇ n to l hå 2 • PhÇ n 1:phÇ n b¶n iu Ò s¬ kª tª ® hå Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
C ặp Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số THBQ Ghi hộp sơ số lượng chú số tờ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợp O1 01 Tập Báo cáo và phương hướng 30/12/2000 50 VV công tác năm (2000-2005) 30/12/2005 II. Khối nội chính 05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I .Năm 1/1/— 68 LD 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư 10 100 Tập văn bản V/V phát triển trồng 15/1— 159 LD cây CN lâu năm . Năm 2004 31/12/2004 IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bả n 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm 2/4/— 195 LD 2002 15/11/2002 V. Khối phân phối lưu thông 20 ễn200Nhung p 0912581997 thu thuế . Năm Nguy Lệ Tậ - văn bản V/V 1/1— 45 LD 2005 31/12/2005
* PhÇ n «ng ta của MLHS gåm : 2:C cô r cøu Tê nhan Ò :(C ßn µ ê Ç u ® gäil t ® cña b¶n ôc m l ôc)gåm : Tª kho t÷: + n lu r + n Tª ph«ng LT: + ph«ng: Sè + m ôc ôc: Sè l Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Ç u Lờinãi® ản hèng B t kª ch÷ Õ tt t vi ¾ B ản chØ dÉn M ục lục của mục lục PhÇ n æ ng tm ôc ôc t kÕ l Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2.C ¸ bé hÎt a ×m µilÖ u t ÷ c t r t t i lu r a.K h¸ Ö m ini ¸ bé hÎl 1 o¹ C c t µ l ic«ng t a cô r cøu h«ng i vÒ µi t tn t lÖ u î ph© n o¹ heo i LT,® c l it ngµnh t® éng ho¹ x∙ ,chuyª ® Ò ,sù ,t an,® Þa ,t c ¶… héi n vËt hêigi d ¸ gi Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
b.T¸ dông c D ï ® Ó í hi u hµnh n néidung µilÖ u ng giit Ö t phÇ vµ t i lu t÷ çibé hÎcã hÓ í hi u étph«ng r .M t t giit Ö vÒ m lu r ph«ng t÷,1 t÷,m étsè lu r kho t÷ lu r hoÆ c oµn t bé t i u µilÖ cña ph«ng t÷ uèc a.Vi c í hi u lu r Q gi Ö giit Ö thµnh n néidung µilÖ u phÇ vµ t i kh«ng phô huéc t vµo hêigi s¶n nh µilÖ u,ph¬ng n n o¹ t an si t i ¸ ph© l i TL cña õng t ph«ng còng anh í ÷a c nh r giigi c¸ ph«ng LT.( khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ Sự thẻ) C ¸ bé hÎgi ¸ nhanh c t ¶i® p chãng nh÷ng u c© háivµ nh÷ng u u yª cÇ cña éc ¶ ×m Ó u ® gi t hi vÒ néidung cña µilÖ u t÷. t i lu r C ¸ bé hÎdï ® Ó â Þa c t ng chØ r ® chØ cña õng s¬ t hå b¶o qu¶n rtong kho t÷. lu r Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
c.C ¸ l ibé hÎ c o¹ t • Bé hÎhÖ hèng t t • Bé hÎsù huyª ® Ò t vËtC n • Bé hÎsù t vËt • Bé hÎt an t hêigi Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
* Bé hÎhÖ hèng t t K h¸ Ö m :Bé hÎhÖ hèng µ ini t t l c«ng ta cô r t µilÖ u t÷ r ×m t i lu r tong ã c h«ng i ® î ® c¸ t tn c ® t cña ph© n o¹ heo Æ c rng l it ngµnh t ho¹ ® éng XH T¸ dông:C ã c kh¶ ng í hi u n¨ giit Ö néidung t i u t÷ µilÖ lu r kh«ng chØ r tong m ph¹ vi1 kho t÷ quan,cña tung © m ph«ng,1 lu r c¬ 1 r t lu r Q uèc a,m à có thể giới thiệu nd t÷ gi TLLT của oµn ph«ng t÷ uèc a. t bé lu r Q gi Yª cÇ u:Ph¬ng n u ¸ ph© n o¹ h«ng i vµ l it tn hÖ hèng hi u t ký Ö ph¶it hèng nhÊtgi c¸ ÷a c tung © m u r Q uèc a kho t÷ r t L t÷ gi vµ lu r c¬ quan rtong ní cả c. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Ph¬ng n ¸ ph© n o¹ h«ng i :t l it tn heo õng t ngµnh t ho¹ ® éng .Th«ng i ® î chi r t x∙héi tn c a a hµnh Ò u nhi phÇ n í ln nhÊt iqu¸ ,kh¸ tnhÊt ¸ phÇ n .C c chñ u î s¾ p p yÕ ® c xÕ theo r ù ogi h÷ng tËtt l c.N vÊn Ò t ® cã Ýnh chÊtt ng p æ hî xÕ t c s¾ p p rí (phÇ n nµy in lª quan Õ n Êtc¶ c Ü nh ® t c¸ l vùc t® éng ) h÷ng ho¹ x∙héi.N phÇ n t cã Ýnh chÊt® éc l t xÕ p Ëp h× sau ký Ö ong ¬ng n - H Ö hèng hi u:Tr t ph ¸ ph© n o¹ h«ng i l it tn H Ö hèng hi u thể t t ký Ö có heo h×nh høc hËp t t (ừ ph© n t 0-9),hoặc bách phân (từ 00-99)- hçn p hî ch÷ sè. vµ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997