Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kế toán kiểm kê

17-Sep-11<br /> <br /> CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ<br /> KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ<br /> <br /> 6.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ:<br /> - Ý nghĩa của chứng từ:<br /> Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác<br /> kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của<br /> nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.<br /> - Tác dụng của chứng từ:<br /> Lập chứng từ kế toán:<br /> • Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ<br /> thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ<br /> không thể thực hiện được công tác kế toán.<br /> • Nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và<br /> thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của<br /> nghiệp vụ.<br /> • Nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát<br /> sinh.<br /> • Nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm đối với<br /> nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật.<br /> <br /> 4.1 Chứng từ kế toán:<br /> 4.1.1 Khái niệm:<br /> • Theo Luật kế toán Việt Nam:<br /> Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin<br /> phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và<br /> đã hoàn thanh, làm căn cứ ghi sổ kế toán.<br /> Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi<br /> có các nội dung quy định theo luật kế toán và<br /> được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã<br /> hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền<br /> qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như<br /> băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán,…<br /> <br /> 4.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng<br /> từ: (tt)<br /> - Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán:<br /> Chứng từ kế toán:<br /> • Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán<br /> • Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất<br /> kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi<br /> phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí<br /> • Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại,<br /> khiếu tố<br /> • Là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế<br /> • Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách<br /> nhiệm về nghiệp vụ đã phát sinh<br /> <br /> 1<br /> <br /> 17-Sep-11<br /> <br /> 4.1.3 Phân loại chứng từ: (tt)<br /> – Tính chất pháp lý gồm:<br /> • Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ phản ánh các quan<br /> hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý<br /> chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại<br /> chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu<br /> mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương pháp lập. Các<br /> chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và<br /> các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế như hóa<br /> đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng.<br /> • Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng<br /> trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước hướng dẫn các chỉ<br /> tiêu đặc trưng để các ngành, các cơ sở kinh tế trên cơ sở<br /> đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể như phiếu thu,<br /> phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…<br /> <br /> 4.1.3 Phân loại chứng từ:<br /> – Theo công dụng gồm:<br /> • Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi<br /> nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý<br /> quan trọng nhất như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán<br /> hàng,… Chứng từ gốc được chia thành hai loại:<br /> • Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các<br /> lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác như lệnh chi, lệnh<br /> xuất kho,… Chứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ<br /> ghi sổ<br /> • Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận lệnh<br /> sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu,<br /> phiếu chi,… Chứng từ chấp hành dùng làm căn cứ ghi sổ.<br /> • Chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của<br /> các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ, trên cơ sở đó<br /> ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị<br /> pháp lý như chứng từ gốc.<br /> <br /> 4.1.4 Nội dung chứng từ kế toán:<br /> Luật kế toán quy định nội dung chứng từ kế toán như sau:<br /> – Tên và số hiệu chứng từ kế toán<br /> – Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán<br /> – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế<br /> toán<br /> – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế<br /> toán<br /> – Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh<br /> – Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài<br /> chinh ghi bằng số, riêng tổng số tiền của chứng từ kế<br /> toán phải ghi bằng chữ<br /> – Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những<br /> người có liên quan đến chứng từ kế toán<br /> <br /> 2<br /> <br /> 17-Sep-11<br /> <br /> 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ:<br /> Tổ chức chứng từ trong một đơn vị kế toán gồm lập chứng<br /> từ, chỉnh lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và luân chuyển<br /> chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế toán của đơn vị,<br /> lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sau đó đưa vào kho quản lý<br /> như các tài sản khác trong doanh nghiệp trong thời hạn 5<br /> năm, riêng loại chứng từ dùng để ghi sổ thì phải lưu trữ<br /> trong thời hạn 10 năm.<br /> <br /> 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ:<br /> Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp<br /> đều phải lập chứng từ kế toán, khi lập phải tuân thủ những<br /> quy định sau:<br /> • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp<br /> đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi<br /> nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp<br /> • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời,<br /> chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường<br /> hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế<br /> toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải<br /> đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung theo quy định.<br /> <br /> 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: (tt)<br /> • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế<br /> toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;<br /> khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục,<br /> không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị<br /> tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ<br /> kế toán. Khi viết sai chứng từ cần hủy bỏ bằng cách gạch<br /> chéo vào chứng từ sai.<br /> • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định.<br /> Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một<br /> nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải<br /> giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao<br /> dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì<br /> liên gửi bên ngoài phải có dâu của doanh nghiệp.<br /> • Người lập, người ký duyệt và những người ký tên trên<br /> chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của<br /> chứng từ kế toán<br /> • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử<br /> phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định.<br /> <br /> 4.1.6 Kiểm tra, hoàn chỉnh và bảo quản chứng từ<br /> - Kiểm tra chứng từ yêu cầu các nội dung sau:<br /> • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ các chỉ tiêu phản<br /> ánh trên chứng từ<br /> • Kiểm tra tính hợp pháp (chứng từ được lập theo mẫu quy<br /> định, ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế<br /> phát sinh và nghiệp vụ đó được pháp luật cho phép, có đầy<br /> đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và có dấu của<br /> doanh nghiệp về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh) , hợp lệ<br /> (chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các<br /> tiêu thức và theo quy định phương pháp lập từng loại<br /> chứng từ) của chứng từ.<br /> • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng<br /> từ kế toán<br /> • Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của<br /> người lập, người kiểm tra, người xét duyệt đới với từng<br /> loại nghiệp vụ kinh tế.<br /> <br /> 3<br /> <br /> 17-Sep-11<br /> <br /> - Hoàn chỉnh chứng từ:<br /> • Nếu chứng từ chưa có giá phải ghi giá vào ngay những<br /> chứng từ này.<br /> • Sắp xếp, phân loại chứng từ theo nghiệp vụ, theo tính chất<br /> của các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù<br /> hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.<br /> • Lập định khoản kế toán<br /> <br /> • Thời gian lưu trữ ít nhất 10 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán<br /> năm gồm: chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi<br /> sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng<br /> hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, các sổ kế toán tổng<br /> hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, biên bản thiêu<br /> hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến<br /> việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có<br /> báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.<br /> • Thời gian lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu,<br /> có ý nghĩa quan trọng về kinh t6é, an ninh quốc phòng.<br /> Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người<br /> đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp quyết định căn cứ<br /> vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin<br /> quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ<br /> phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trự dưới hính thức<br /> bảng gốc hoặc hình thức khác. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn<br /> phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế<br /> toán bị hủy hoại thự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết<br /> định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp<br /> <br /> - Bảo quản chứng từ:<br /> • Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại<br /> bảo quản và lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu<br /> kế toán của Nhà nước. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản<br /> chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế<br /> toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị<br /> mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản<br /> photo tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị<br /> hủy hoại. Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định<br /> hiện nay:<br /> • Thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm từ khi kết thúc kỳ kế<br /> toán năm gồm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều<br /> hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực<br /> tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu<br /> thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tài liệu kế<br /> toán khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp,<br /> không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo<br /> tài chính<br /> <br /> 4.2 Kiểm kê<br /> 4.2.1 Khái niệm:<br /> • Kiểm kê là kiểm tra thực tế thông qua việc cân đong, đo<br /> đếm, kiểm tra đối chiếu nhằm xác nhận số lượng và giá trị<br /> có thật của tài sản tại đơn vị<br /> • Kiểm kê là công tác thường xuyên của kế toán, của mỗi kỳ<br /> quyết toán<br /> • Kiểm kê là công tác bất thừơng của doanh nghiệp lúc giải<br /> thể, chia tách, sáp nhập, cổ phần hóa hay thay đổi chủ sở<br /> hữu<br /> • Như vậy, kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có<br /> nhằm xác định chính thức số thực có của tài sản trên thực<br /> tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và<br /> số liệu ghi trên tài khoản kế toán.<br /> <br /> 4<br /> <br /> 17-Sep-11<br /> <br /> 4.2.2 Phân loại kiểm kê<br /> - Theo phạm vi kiểm kê gồm:<br /> • Kiểm kê từng phần là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại<br /> hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp<br /> • Kiểm kê toàn phần là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các<br /> loại tài sản trong doanh nghiệp<br /> • - Theo thời gian tiến hành kiểm kê gồm:<br /> • Kiểm kê định kỳ là việc kiểm kê có xác định thời gian<br /> trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời<br /> gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày,<br /> nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng,…<br /> • Kiểm kê bất thường là việc kiểm kê không xác định thời<br /> gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện có dấu hiệu<br /> sai phạm hoặc mất mác trong doanh nghiệp<br /> <br /> 4.2.4 Thực hiện kiểm kê:<br /> Khi tiến hành kiểm kê tùy theo đối tượng mà có phương<br /> thức tiến hành phù hợp:<br /> • Đối với kiểm kê hiện vật, nhân viên chịu trách nhiệm<br /> kiểm kê cần cân, đong, đo, đếm tại chỗ, có sự chứng kiến<br /> của người chịu trách nhiệm quản lý hiện vật, tài sản đó.<br /> Cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những<br /> trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng kém phẩm chất,…<br /> • Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm<br /> kiểm kê tiến hành đếm trực tiếp toàn bộ số tiền mặt tồn<br /> tại quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ,…) và các chứng phiếu có giá<br /> trị như tiền (séc, ….)<br /> • Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng và công nợ, nhân viên<br /> chịu trách nhiệm kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu của<br /> đơn vị mình với số liệu của các ngân hàng nơi đơn vị mở<br /> tài khoản với các đơn vị có quan hệ thanh toán.<br /> • Kết quả kiểm kê được phản ánh trên phiếu kiểm kê có<br /> chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài<br /> sản tại doanh nghiệp<br /> <br /> 4.2.3 Tổ chức kiểm kê:<br /> • Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế toán<br /> trưởng,…)<br /> • Xây dựng kế họach kiểm kê, quyết định trình tự các bước<br /> kiểm kê<br /> • Khóa sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê<br /> • Cá nhân, tổ chức quản lý tài sản phải tiến hành kiểm kê sơ<br /> bộ<br /> • Tiến hành kiểm kê và chia thành từng tổ kiểm kê, lập biên<br /> bản kiểm kê<br /> • Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế và so sánh với số liệu<br /> trên sổ sánh kế toán, xác định thừa, thiếu tìm ra nguyên<br /> nhân và đưa ra phương pháp xử lý với quyết định sau<br /> cùng của Giám đốc<br /> <br /> 4.2.5 Xử lý kết quả kiểm kê<br /> Sau khi kiểm kê, các biên bản, báo cáo sẽ được gửi cho<br /> phòng kế toán để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số<br /> liệu ghi trên sổ sách kế toán. Nếu có phát sinh chênh lệch<br /> kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán<br /> theo số liệu kiểm kê, sau đó báo cáo với lãnh đạo đơn vị.<br /> Khi có quyết định xử lý của lãnh đạo đơn vị về các trường<br /> hợp cụ thể kế toán căn cứ phản ánh vào sổ sách.<br /> <br /> 5<br /> <br />