ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Quan hệ công chúng
Bài 6 Sự kiện & Tài trợ
Nội dung bài giảng
Sự kiện: Sự kiện: Mục đích & phân loại Quy trình tổ chức sự kiện
Tài trợ:
Báo cáo chuyên đề:
Các loại tài trợ Các bước thực hiện khi tài trợ Thực hiện tài trợ hiệu quả y Kế hoạch tổ chức sự kiện
1
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Tổ chức sự kiện
Mục đích: Mục đích: Tạo môi trường và cơ hội giao lưu/tương tác giữa tổ
chức/doanh nghiệp và công chúng
Nhằm chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một
thông điệp đồng nhất
Thông điệp của sự kiện được thể hiện dưới dạng:
Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng-rôn, cờ phướn, quà
tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên...
Lời nói: chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, Lời nói: chủ đề bài phát biểu thông cáo báo chí văn nghệ
các ấn phẩm...
Các loại sự kiện: Các loại sự kiện: Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công Hội chợ; hội thảo, hội nghị; họp báo Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu Team building; tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering) Ca nhạc, thể thao, giải trí...
2
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Quy trình tổ chức
Các yêu cầu Các yêu cầu
Mục tiêu sự kiện (objective) Ngân sách (budget) Ban tổ chức & Loại hình sự kiện
Lập kế hoạch
Ý tưởng (concept) Chương trình (program)/Kế hoạch chi tiết (checklist)
Thực hiện
ệ
Triển khai (implementation) Đánh giá (evaluation)
Yêu cầu
Mục tiêu sự kiện Mục tiêu sự kiện
Chi phối dự toán & hiệu quả ngân sách Gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện Phải có ý nghĩa đích thực bảo đảm cho tổ chức sự kiện
thành công và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới
Ngân sách
Quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay Quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện
3
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Yêu cầu
Ban tổ chức & loại hình sự kiện Ban tổ chức & loại hình sự kiện Thành lập Ban tổ chức sự kiện:
Thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện
Loại hình sự kiện:
Quyết định đối tượng khách mời, thời điểm, địa điểm diễn ra
sự kiện và chi phối phương thức tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch
Sáng tạo ý tưởng Sáng tạo ý tưởng
Động não (Brainstorming):
“Ngăn nắp & chuyên nghiệp”
Cuộc thi
Từ 3 đến 5 người Luôn luôn sáng tạo Kích thích mọi sáng kiến
Các vấn đề giải quyết:
“VP ngăn nắp & chuyên nghiệp”
Xác định chủ đề của sự kiện
Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào
để làm nổi bật chủ đề
Gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của
Giới thiệu SP chuyên nghiệp hóa VP làm việc
DN hay sản phẩm
4
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Lập kế hoạch
Chương trình Chương trình
Các hoạt động được tổ chức trong sự kiện Khung chương trình
Kế hoạch chi tiết
Lên kế hoạch các công việc chuẩn bị Checklist:
người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc tiến độ thực hiện tiế độ thự hiệ
Lịch trình
Pert Pert
Gantt
5
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Thực hiện
Triển khai: Triển khai: Liên hệ các đối tác
Nhà cung cấp: sử dụng thêm dịch vụ bên ngoài
Xúc tiến tuyên truyền cho sự kiện (PR)
Họp báo/Quảng cáo
Sự kiện chính thức
Chạy thử chương trình: xử lí các yếu tố phát sinh
Đánh giá:
Đánh giá về mặt chi phí Đánh giá ề mặt chi phí Đánh giá về mặt hiệu quả
Tổ chức sự kiện - Agency
6
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Quy trình tổ chức
Nguồn: Goldsun Việt Nam
Lập kế hoạch
7
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Checklist
8
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Tài trợ
Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng, tổ Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng tổ
chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đó
Tài trợ thường nhằm vào các hoạt động sau:
Thương mại: Thể thao, Nghệ thuật, Văn hóa, Giải trí… Bảo trợ: Khoa học, Giáo dục, Từ thiện…
Mục đích của tài trợ:
Quảng bá hình ảnh, tên tuổi tổ chức, DN Thu hút sự quan tâm khách hàng tiềm năng và mục tiêu Thể hiện trách nhiệm XH: Xây dựng hình tượng sâu đậm
trong lòng công chúng (thiện cảm) Thu hút và tạo ra tin tức truyền thông
9
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Ưu nhược điểm
Ưu điểm Ưu điểm Hướng đến đúng đối tượng mục tiêu Chi phí/khách hàng mục tiêu rẻ hơn Phương pháp hữu hiệu để thiết lập mối liên kết giữa giá trị
thương hiệu sẵn có với các thương hiệu lớn khác
Mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra và xây dựng
mối quan hệ và sự trải nghiệm của khách hàng
Nhược điểm
Thất bại chung với chương trình mà đơn vị tài trợ Thất bại chung với chương trình mà đơn vị tài trợ Hiệu quả phụ thuộc vào tần suất xuất hiện Thông điệp thường không ấn tượng và dễ nhớ Khó kiểm soát được vì nội dung thông điệp thường được
chuyển tải qua góc nhìn của người thứ 3
Các bước thực hiện khi tài trợ
Xác định đối tượng Xác định đối tượng Hoạch định ngân sách Xác định mục tiêu Xây dựng thông điệp Giám sát thực hiện ợ Đánh giá hoạt động tài trợ ộ g ạ
g
10
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Tài trợ thương mại hiệu quả
Phải mang lại một giá trị cộng thêm cho người tiêu Phải mang lại một giá trị cộng thêm cho người tiêu dùng mục tiêu Thích hợp với giá trị cốt lõi của nhãn và sự thật ngầm hiểu
Thu hút sự quan tâm của các dạng truyền thông Phải có được mối quan hệ tin cậy và sự kết hợp lâu
dài với đối tác – chủ chương trình
Hiểu rõ cấu trúc tài trợ và điều khoản thực hiện:
Tài trợ độc quyền Tài trợ độc quyền Tài trợ chính Tài trợ phụ
Bài tập nhóm
Đánh giá hồ sơ tài trợ Đánh giá hồ sơ tài trợ
Hồ sơ tài trợ: ..\Bai giang 08-09\Ch8.1.Tai tro & su kien\VANG
TRANG NHAN AI.ppt
11
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
Chuyên đề
Kế hoạch tổ chức sự kiện Kế hoạch tổ chức sự kiện
To chuc su kien_Vien nghien cuu & dao tao quang cao.pdf
12
