intTypePromotion=3

Bài tiểu luận: Quản trị nhóm

Chia sẻ: Nguyễn Minh Hiển | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:43

0
154
lượt xem
49
download

Bài tiểu luận: Quản trị nhóm

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với kết cấu nội dung gồm 5 chương, bài tiểu luận "Quản trị nhóm" giới thiệu đến các bạn những nội dung về tổ nhóm, quản trị nhóm, thực trạng quản trị nhóm, bài học kinh nghiệm quản trị nhóm,... Mời các bạn cùng tham khảo để có thêm tài liệu phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài tiểu luận: Quản trị nhóm

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM Bài tiểu luận môn Quản trị học Giảng viên: Nguyễn Hữu Nhuận Đề tài: QUẢN TRỊ NHÓM
  2. 2 MỤC LỤC   LỜI GIỚI THIỆU Trong cuộc sống, khi sự  phân công trong công việc đã đến mức chi tiết, phức   tạp, bao trùm mọi quá trình hoạt động , người ta khó có thể  hoàn tất công việc  một cách hoàn hảo chỉ với nỗ lực của một cá nhân. Chính vì lẽ ấy, con người đã  tìm đến xu thế hợp tác, cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết khó khăn đối  với vấn đề  nảy sinh. Xu thế đây không chỉ  đơn thuần là một tập hợp nhiều cá   nhân làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự  chỉ  đạo của một người đứng   đầu mà còn là một tập hợp những cá nhân có sự  tương tác lẫn nhau thực hiện  mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm , các thành viên đều bình đẳng, hợp tác,  giúp đỡ, cùng nhau giải quyết mâu thuẫn, và quan trọng hơn nữa người đứng  đầu phải thể hiện được vai trò của mình trong việc xây dựng, quản lý các thành  viên, họ phải thực hiện được cách “ quản trị nhóm” để giúp đạt mục tiêu chung   hiệu quả hơn. Vâng, quản trị nhóm chính là đề  tài mà chúng tôi đang  muốn nói   đến Hoạt động, làm việc theo nhóm là một xu thế  làm việc rất phát triển và hiệu   quả   ở  các lĩnh vực trong đời sống. Gắn với đó, việc quản trị  nhóm cũng được  xem là vấn đề  quan trọng để  tổ  chức, phát triển nhóm làm việc hiệu quả, đạt  được mục tiêu chung. Google, một “đội hình” hơn 37.000 con người cùng làm  việc, đã xây dựng một dự án có tên là Oxygen nhằm điều tra về hành vi quản trị  nhóm và cho ra đời mô hình 8 điểm đặc biệt của một người quản lý tốt. Mô   hình này đã chứng tỏ  hiệu quả vì chính những thành viên của Google đã cho ra  
  3. 3 đời những sản phẩm tuyệt hảo khiến công ty liên tục tăng doanh thu và biến  Google trở  thành một trong những công ty lớn nhất thế  giới. Auto Valley của   Nhật đã nêu ra việc các công nhân viên Mỹ  và những nhà quản trị  Nhật thành   lập các liên minh và các nhóm vì những lý lo kinh tế, tạo động cơ  kinh tế  dẫn  đến Mazada được sản xuất tại Michigan, Honda  ở Ohio, Toyota  ở Kentucky và  Nissan ở Tennessee. Những nhà quản trị Nhật đã quản huấn luyện và động viên  các công nhân Mỹ  làm việc theo các tổ  đội, các nhóm để  sản xuất ra những   chiếc ôtô có chất lượng tương đương với chất lượng của những chiếc xe sản   xuất tại Nhật. Ngoài Google và Auto Alley, các công ty lớn như  Apple, Ford,   Levi Strauss và Xeror đều nhận thấy việc thực hiện các kế hoạch quản trị nhóm   đã làm cho họ  đạt được những thành tích cao hơn mong đợi. Qua những điều  trên, chúng ta nhận thấy quản trị  nhóm đều được đề  cập và phân tích trong   thành công của các công ty. Vậy quản trị nhóm là gì ? Đặc điểm và vai trò của   quản trị nhóm gồm những gì ?  Sự ảnh hưởng, tác động của quản trị nhóm đối   với các thành viên trong nhóm diển ra như thế nào ? Thành công quản trị  nhóm   mang lại ra sao?  Xuất phát từ  những thắc mắc, vấn đề  trên, chúng tôi đã tập trung vào việc tìm  hiểu, nghiên cứu, phân tích những nội dung, khía cạnh của công việc quản trị  nhóm và xây dựng nên tiểu luận này với đề tài “Quản trị nhóm”. Đề  tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu, học tập và trao đổi. Trong  quá trình biên soạn, các thành viên dù đã cố  gắng để  xây dựng nội dung để  hoành thành bài tiểu luận, song việc đề  tài có khối lượng thông tin nghiên cứu   khá lớn để chọn lọc và có một số  quan điểm chủ  quan do chúng tôi đưa ra nên  bài tiểu luận có thể  còn những sai sót. Chúng tôi mong nhận sự  thông cảm và  những lời góp ý chân thành từ các thầy, cô và bạn đọc. Xin cám ơn !
  4. 4 CHƯƠNG 1: TỔ, NHÓM 1.1 Khái niệm tổ, nhóm Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn  vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào. Tuy nhiên, để  trở  nên hiệu quả  hơn, hoạt động của tổ  cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên  nhằm thích nghi với môi trường tương tác. Và tổ  sẽ  đạt hiệu quả  tối  ưu nhất   khi trở thành nhóm ­ một đơn vị hoạt động với hiệu suất vượt trội. Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc   làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá  nhân có các kỹ  năng bổ  sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực   hiện một mục tiêu chung. Vì thế  các thành viên trong nhóm cần có sự  tương tác với nhau và với trưởng   nhóm để  đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự  phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Có nhiều hình thức nhóm khác nhau như : Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở  thích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo  dự án, nhóm làm việc trong tổ chức .v.v. Phân biệt tổ và nhóm TỔ NHÓM Vị trí Là đơn   vị cơ bản  Là đơn vị quan trọng,  nhất  hoạt động có hiệu qu của tổ chức ả  cao của tổ chức  Nguyên   nhân  Vì mục   tiêu  Thực   hiện   mục   tiêu  thành lập hành chính cá  nhân   cùng mục   tiêu  nhóm với sự trở giúp  lẫn  nhau   của   các   thành  viên
  5. 5 Cách thức làm  Trên tinh   thần  Thực   hiện   công việc  việc người  theo  tuyển   dụng,  xu   hướng   tích   cực,  “người làm  các  công   ăn   lương”.  thành   viên   trong  thực  nhóm  hiện theo một khuôn  chủ  động trong công  khổ, bị động việc Mối quan  Làm việc   độc lập,  Các   thành   viên   bình  hệ giữa  kết  đẳng,   hợp   tác giúp  các thành viên hợp   khi có   yêu cầu  đỡ  công  nhau hoàn thành công  việc. việc Không   tin   tưởng  nhau Mâu thuẫn Dễ   gây mâu thuẫn Giải quyết mâu  không biết cách giải  thuẫn  quyết mâu thuẫn một cách nhanh  chóng coi mâu   thuẫn   là  cơ hội  mới dể sáng tạo Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều  ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm  việc theo tổ. 1.2 Đặc điểm của nhóm: ­ Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng  cần   phải  hoàn   tất mục tiêu cá   nhân   lẫn   của   nhóm với sự trợ giúp   lẫn   nhau.  Nhóm sẽ không   lãng   phí thời gian   vào   việc   tranh   giành   quyền   lực   hay  tìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác.
  6. 6 ­ Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên  làm việc với thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc. ­ Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý  kiến   để   đưa   ra phương   pháp   làm việc   tối ưu nhất nhằm bảo  đảm sự thành công cho các mục tiêu của nhóm.  ­ Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Việc  đặt câu   hỏi và   bày tỏ cởi mở ý   kiến,   quan   điểm hay   sự bất đồng   được  khuyến  khích.  Các thành viên  giao tiếp cởi mở,  trung thực  và cố   gắng  hiểu quan điểm của nhau. ­ Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng  những   gì họ đã học   hỏi vào   công   việc.   Họ luôn   được sự hỗ trợ của  các thành viên khác. ­ Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường  trong mọi mối quan hệ  tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn  là   cơ hội cho   ý   tưởng   mới và   tính   sáng tạo.   Mọi người cùng   nhau  giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng. ­ Các   thành   viên   tham gia   vào   những   kết quả ảnh   hưởng   đến  nhóm vẫn   là   người đưa ra   quyết định   cuối cùng   nếu   cả nhóm không  tìm được   tiếng   nói chung   hoặc trong   những   trường   hợp   khẩn   cấp.  Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải sự đồng thuận. 1.3 Phân loại nhóm Mọi tổ chức đều có những yêu cầu kỹ thuật nảy sinh từ những mục tiêu của nó.  Việc hoàn thành những mục tiêu đó đòi hỏi các thành viên phải được phân cho  các nhóm để  thực hiện những nhiệm vụ  đó. Ngoài ra, còn một hình thức khác  của nhóm không phải là kết quả  của một thiết kế  có chủ  ý. Do đó, ta có thể  nhận ra hai lớp lớn các nhóm trong các tổ chức: nhóm chính thức và nhóm không   chính thức. Phần lớn công nhân viên đều thuộc về  một nhóm nào đó dựa trên cơ  sở  vị  trí  của họ trong tổ chức. Những nhóm chính thức này là các bộ phận, đơn vị,… mà 
  7. 7 ban lãnh đạo thành lập ra để  làm công việc của tổ  chức. Những đòi hỏi và các   quá trình của tổ chức đã dẫn đến hình thành những nhóm này. Mặt khác, bất kỳ  khi nào công nhân viên kết giao với nhau một cách thực sự  thường xuyên thì họ  đều có xu hướng hình thành những nhóm có những hoạt  động có thể khác với những hoạt động mà tổ chức yêu cầu. Những nhóm không  chính thức này là những sự lien kết tự nhiên của con người trong hoàn cảnh lao   động phù hợp với những nhu cầu xã hội. Nói cách khác, chúng không phải là kết  quả của việc thiết kế có chủ đích, mà phát triển một cách tự nhiên.  Mặc dù có những đặc điểm chung giống nhau, các nhóm chính thức và không  chính thức khác nhau về một số khía cạnh quan trọng. Khía cạnh  Nhóm chính thức Nhóm không chính  thức Những   mục   tiêu  Lợi   nhuận,   hiệu  Sự   hài   lòng,   an  chính quả, dịch vụ toàn của các thành  viên Nguồn gốc Theo   thiết   kế   của  Tự phát tổ chức Ảnh   hưởng   đến  Quyền   lực   của  Tính cách, tài năng,  các thành viên chức   vụ,   tiền  chuyên môn thưởng Thông tin liên lạc Các   dòng   từ   trên  Tin   đồn,   truyền  xuống,   sử   dụng  miệng,   sử   dụng  các   kênh   chính  mọi kênh thức Người lãnh đạo Do   tổ   chức   bổ  Nổi   lên   từ   trong  nhiệm nhóm Quan   hệ   giữa   các  Đươc   thiết   lập  Phát triển một cách  cá nhân theo   công   việc   và  tự phát cách   thức   tổ   chức  lao động Kiểm tra Dựa   vào   việc   răn  Sự   trừng   phạt  đe,   sử   dụng   tiền  nghiêm   khắc   của  thưởng xã hội
  8. 8 1.4 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc xây dựng nhóm Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết  quả  khi ta sử  dụng kỹ  năng đó. Một người có khả  năng trình bày thuyết phục  vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người,  và có khi, ít nói chưa phải là  nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với  nhau. Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể  cộng tác với mọi người hay   mình là người giỏi nhất. Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn. Mỗi người chỉ  có thể  giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể  nào   giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội  tụ  được tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân   không thể có đầy đủ.  Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá  nhân không thể  làm được hay làm mà hiệu quả  không cao;   Hoạt động nhóm  cho phép từng cá nhân nhỏ  lẻ  vượt qua những cản trở  của cá nhân, xã hội để  đạt hoặc hoàn thành được các kết quả, mục tiêu cao hơn. Đồng thời kéo theo sự  phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm. Việc hợp tác tốt của   nhóm đi trước tạo điều kiện cho nhóm đi sau học tập kinh nghiệm.  Những lợi ích chính khi tham gia một nhóm là: ­ Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu  và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ  cùng nhau xác định  và vạch ra phương pháp đạt được chúng.  ­ Là thành viên của một nhóm, họ  có cảm giác kiểm soát được cuộc  sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất  cứ người lãnh đạo nào. ­ Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề  chung, họ  học hỏi được cách xử  lý mọi nhiệm vụ  đơn giản hay khó khăn; họ  học  hỏi từ  những thành viên khác và cả  người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý  theo nhóm là cách tốt nhất để  phát huy năng lực của các nhân viên (một  hình thức đào tạo tại chức).
  9. 9 ­ Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn   những nhu cầu thể  hiện và khẳng định mình, cái mà khi họ  đứng một   mình khó mà thể hiện được. ­ Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở  và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. ­ Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và  vận dụng phong cách lãnh đạo từ  cấp trên của mình. Điều đó tạo sự  thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. ­ Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc  sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. 1.5 Phát triển nhóm Hầu hết các nhà bình luận cho rằng nhóm đi qua một số  giai đoạn nếu chúng   tồn tại trong thời gian dài. Mô hình bốn giai đoạn ban đầu phát triển từ quan sát  Bruce Wayne Tuckman. Tại thời điểm này ông lập luận rằng nhóm đã có khả  năng đi qua bốn giai đoạn khác nhau khi họ đến với nhau và bắt đầu hoạt động.   Đó là các giai đoạn: Hình thành (Forming), Xung đột (Storming), Bình thường  hóa (Norming), Vận hành (Performing). Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ  gìn và  rụt rè. Sự  xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ  yếu là  mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá  nhân sẽ  bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.  Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.  Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như  một người   lãnh đạo. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính   cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ  nanh múa vuốt.   Điều quan trọng nhất là rất ít sự  giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số  người vẫn không sẵn sang nói chuyện cởi mở. Sự  thật là, sự  xung đột này   dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn 
  10. 10 xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ,   có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Sau đó là giai đọan bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bát đầu nhận thấy  những lợi ích của việc cộng tác với nhau và sự  giảm bớt xung đột nội bộ. Do  một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn  trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi  mở  với toàn bộ  nhóm. Sự  tiến bộ  lớn nhất là mọi người có thể  bắt đầu lắng  nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều  nhận biết được điều đó. Và cuối cùng là giai đoạn hoạt đông trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm  làm việc đã  ổn định trong môt hệ  thống cho phép trao đổi những quan điểm tự  do và thoải mái, có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với  quyết định của nhóm. Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu  ở  một mức độ  hoạt động nhỏ  hơn  mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm  thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hóa vá sau đó là môt  mức độ  hoạt đông cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ  hoạt  động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử  dụng nhóm làm  việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên.
  11. 11 CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ NHÓM 2.1 Định nghĩa Theo định nghĩa của bách khoa toàn thư mở (Wikipedia) thì quản trị nhóm là một   tiến trình quản lí và tổ  chức một nhóm cá nhân nhằm đạt được một mục tiêu   chung. Các thành viên trong nhóm không chỉ  hoạt động vì bản thân mà còn vì những  cộng sự khác trong nhóm của mình, họ cùng nhau hành động và cùng phát triển.   Mỗi cá nhân chia sẻ với nhau các vấn đề  phát sinh và thành công đạt được, khi   có khó khăn họ  không đổ  lỗi cho nhau mà cố  gắng tìm ra nguyên nhân và cách  khắc phục. Khái niệm quản trị  nhóm vì thế  ra đời nhằm đảm bảo cho hoạt  động trôi chảy của nhóm và xa hơn là sự phát triển của nhóm với kết quả cuối   cùng là đạt được mục tiêu chung. 2.2 Vai trò của quản trị nhóm Quản trị  nhóm là việc làm cần thiết và tầm quan trọng của nó thể  hiện  ở  một   số khía cạnh sau: ­ Kết nối mọi thành viên trong nhóm với nhau Các thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau và văn hoá khác  nhau sẽ  có những thái độ  và cách ứng xử khác nhau trước những vấn đề  phát sinh khi làm việc với nhau. Thông thường một nhóm mới thành lập  sẽ có nhiều xung đột xảy ra và các thành viên trong nhóm thường cố gắng   thể hiện hết khả năng của bản thân và cố gắng hạn chế sự trổi dậy của   một cá tính nào đó. Các mâu thuẫn như  thế  sẽ  chỉ  khiến cho nhóm làm  việc kém hiệu quả. Mô hình quá trình phát triển nhóm của Bruce Wayne  Tuckman là minh chứng rõ nét cho sự cần thiết của quản trị nhóm. Theo   đó, trong mỗi giai đoạn phát triển của mình, các nhóm sẽ xuất hiện những   vấn đề riêng và đòi hỏi nhà quản trị phải biết linh hoạt xử lí để  gắn kết   các thành viên lại với nhau và đưa nhóm phát triển lên tầm cao mới.
  12. 12 Quản trị  nhóm thành công sẽ  giúp kiểm soát mọi vấn đề  nảy sinh trong   quá trình làm việc nhóm, đặt các cá tính trong trạng thái cân bằng để từ đó  hoà hợp chúng lại và phát huy thế  mạnh của từng tính cách riêng. Các  thành viên vì thế sẽ biết cách tiết chế bản thân, học cách lắng nghe, tiếp   thu ý kiến của người khác và hiểu rõ nhau hơn để từ đó giúp đỡ nhau thay  vì ganh đua và hạ bệ nhau. ­ Hoàn thành mục tiêu chung Mục đích cuối cùng của làm việc nhóm là đạt được mục tiêu chung. Các   thành viên trong nhóm đến với nhau vì nhận ra họ có thể đạt được lợi ích  cá nhân thông qua lợi ích nhóm. Quản trị nhóm là việc làm cần thiết nhằm  liên kết mọi thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau, thậm chí  là với những văn hoá sống khác nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung.  Nhóm làm việc có thể  giải quyết được vấn đề  to lớn vượt sức của một   người, quản trị  nhóm hiệu quả  sẽ  tạo ra một môi trường thân thiện, cởi  mở để mọi thành viên được quyền phát biểu ý kiến và đưa ra ý tưởng cho   công việc chung. Thế nhưng do mỗi người đều có đòi hỏi riêng phù hợp   với lợi ích bản thân, việc quản trị nhóm sẽ đóng vai trò hài hoà mọi lợi ích  riêng và xác định mục tiêu chung của cả nhóm. Không những thế, nó còn   xác định cả  cách thức thực hiện và phân công công việc cụ  thể  rõ ràng   thông qua cơ  chế  đối thoại thẳng thắng để  đạt được sự  đồng bộ  cao  trong công việc và đảm bảo tính trôi chảy của công việc.  ­ Nâng cao hiệu suất hoạt động Mặc dù nhà quản trị  nhóm thành công phải có khả  năng khiến các thành  viên khác tuân thủ mệnh lệnh nhưng điều đó không có ý nghĩa tuyệt đối.  Theo quan điểm của các nhà quản trị  hiện đại thì các nhóm trưởng bên   cạnh việc đảm bảo tính hợp tác cao của thành viên còn phải duy trì một  mức độ  cạnh tranh giữa họ. Nhóm trưởng phải khiến cho các thành viên  trong nhóm cảm thấy bản thân có ích và là một phần quan trọng không  thể  thiếu của nhóm, tức phải cảm thấy bản thân là “thành viên” chứ  không phải chỉ là một “công nhân” bình thường chỉ biết hoàn thành nhiệm 
  13. 13 vụ được giao. Như vậy quản trị nhóm còn nhắm đến việc khai thác tiềm   năng của mỗi thành viên và kích thích sự sáng tạo của họ, từ đó nâng cao   hiệu quả công việc chung. Với quan điểm trên thì con người trở thành nhân tố trung tâm của quá trình  quản trị. Quản trị  nhóm quan tâm đến nỗ  lực của từng cá nhân và đảm  bảo sự đóng góp tích cực của các thành viên thông qua mong muốn đóng  góp và thể hiện sự sáng tạo của họ cũng như sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các   thành viên. Tầm quan trọng của quản trị nhóm có thể  được minh hoạ  bằng phương  trình sau: Hiệu suất = năng lực x nỗ lực x hỗ trợ Hiệu suất làm việc của từng cá nhân đạt giá trị  lớn nhất khi tất cả  các   yếu tố trên đều được thoả  mãn. Hiệu quả  công việc được nâng lên đáng  kể khi từng cá nhân nhận được sự hỗ trợ từ hai nguồn lực cơ bản là nhóm   trưởng và các thành viên khác. Theo quan điểm truyền thống thì sự  hỗ  trợ  hiệu quả  nhất đến từ  người  quản lí có trách nhiệm. Nhóm trưởng cần xác định rõ mục tiêu công việc  và mức độ  kì vọng đối với các thành viên nhằm định hình cho họ  con  đường phải đi và hướng họ  vào trong khuôn khổ. Không chỉ  vậy, nhóm  trưởng còn phải đưa ra phương hướng hành động đúng đắn, sắp xếp các  nguồn lực hợp lí để các thành viên đạt được hiệu quả công việc cao. Bên   cạnh đó, sự quan tâm giúp đỡ, động viên trong suốt quá trình làm việc tạo   điều kiện cho các thành viên gắn kết với nhau hơn và làm việc hiệu quả  hơn. Nguồn lực thứ  hai đến từ  các thành viên còn lại trong nhóm. Quản trị  nhóm hiệu quả tạo ra một môi trường cởi mở và thân thiện để  các thành   viên có thể  thẳng thắng bày tỏ  quan điểm và hỗ  trợ  nhau giải quyết các  khó khăn trong công việc. Một khi các thành viên cảm thấy bản thân là  một phần của nhóm làm việc thì họ  sẽ  chung tay giải quyết khó khăn   chung chứ không chỉ quan tâm giải quyết vấn đề của bản thân.
  14. 14 2.3 Vai trò nhóm trưởng Trưởng nhóm là người hoặc nhóm người đứng đầu một nhóm gồm nhiều thành   viên có vai trò cung cấp những chỉ thị và hướng dẫn nhằm giúp nhóm đạt được  mục tiêu chung. Người trưởng nhóm có vai trò định hướng cho sự phát triển của  nhóm, đảm bảo cho nhóm của mình hoàn thành nhiệm vụ  được giao. Nhóm  trưởng phải cộng tác với các thành viên khác trong nhóm, ngược lại các thành  viên trong nhóm sẽ hỗ trợ nhóm trưởng hoàn thành công việc của mình. Trách nhiệm của nhóm trưởng thay đổi tuỳ  theo tổ  chức, nhưng thông thường  sẽ bao gồm 4 vai trò sau: ­ Xác định rõ mục tiêu cần đạt được và mức độ kì vọng đối với từng  thành viên. ­ Sắp xết công việc, con người và các nguồn lực khác để  hoàn thành  công việc. ­ Khuyến khích động viên mọi người và tạo cảm hứng cho họ. ­ Đánh giá và kiểm soát hoạt động của nhóm Ngày nay trưởng nhóm không chỉ phải duy trì mức độ hợp tác cao giữa các thành  viên (teamwork) mà còn phải khai thác hết khả  năng của họ  (team building).   Theo quan điểm này thì trưởng nhóm còn phải duy trì được phong cách của từng   người, xem họ như những cá thể độc lập trong một tập thể đa dạng về màu sắc   nhưng vẫn phải duy trì sự hài hoà giữa các cá tính với nhau, khiến cho chúng hoà  hợp và bổ  sung cho nhau. Cái khó của nhóm trưởng là phải khiến cho “cái tôi”   của từng thành viên hoà chung vào “cái ta” của tập thể, nghĩa là không làm mất   đi bản sắc riêng của từng người nhưng cũng không để  cho bất kì một cá nhân  nào vượt lên gây cản trở cho người khác. Như vậy, nhóm trưởng đóng vai trò như sợi dây liên kết kết nối mọi thành viên  trong nhóm với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.
  15. 15 2.4 Quản trị những vấn đề xảy ra trong làm việc nhóm: Từ  thời nguyên thủy, khi con người bắt đầu sống theo nhóm, luôn luôn tồn tại  những vấn đề  nẩy sinh trong quá trình sinh sống, săn bắt, hái lượm. Ngày nay,   hình   thức   sống   theo   nhóm   (sống   trong   các   gia   đình,   khu   tập   thể,   ký   túc   xá   …) làm việc nhóm vẫn là một hình thức phổ biến và có mặt  ở  khắp nơi. Điều  đó có nghĩa là mỗi cá thể  người chúng ta trong cộng đồng hàng ngày đều phải   sống trong môi trường nhóm. Các vấn đề khi làm việc nhóm như bất đồng quan   điểm, không hiểu ý đồng đội, xung đột hay các vấn đề cá nhân…  được thể hiện  cụ thể qua 1 số vấn đề : Do tính chất của làm việc theo nhóm, các thành viên nhóm đôi khi có thể  thấy  rằng họ không làm việc hiệu quả, trong đó tác động tiêu cực về sự tiến bộ của  họ, và khả năng của họ để thành công. Một số  vấn đề  phổ  biến được xác định   bởi các cá nhân làm việc theo nhóm là: Nhiệm vụ không được hoàn thành đúng thời hạn Đây là rắc rối thường xuyên xảy ra nhất trong làm việc nhóm, việc các  thành viên không hoàn thành đúng thời hạn sẽ  ảnh hưởng rất lớn đến kế  hoạch và kết quả chung của cả nhóm. Để  giải quyết vấn đề  này có một  số giải pháp như sau: ­ Thảo luận và thiết lập mốc thời gian mà tất cả  các thành viên có   thể  đồng ý. Một khi đã chấp nhận rồi thì phải cam kết để  hoàn  thành. ­ Yêu cầu mỗi thành viên phải trình bày một báo cáo tiến độ  mỗi   cuộc họp về  những gì họ đã hoàn thành kể từ cuộc họp cuối cùng.  Từ  đó giám sát được công việc của các thành viên để  hổ  trợ, giúp  đỡ khi cần thiết. ­ Cung cấp thông tin để  hỗ  trợ  nhau hoàn thành nhiệm vụ  nếu cần  thiết. Mỗi người trong nhóm có thể  mạnh về  lĩnh vực này và yếu  về lĩnh vực khác. Hãy trao đổi thông tin để hoàn thành công việc dễ  dàng hơn.
  16. 16 Khó khăn khi bắt đầu “Vạn sự khởi đầu nan” , làm việc nhóm cũng vậy. Có một khởi đầu phấn  khởi, hào hứng sẽ tăng tinh thần làm việc của các thành viên. Ngược lại,  nếu khởi đầu ì  ạch, không có cảm hứng, uể  oải sẽ  tạo sức  ỳ  cho toàn   nhóm, hiệu quả  công việc sẽ  giảm rất rõ ràng. Một số  giải pháp sau có  thể giải quyết vấn đề này: ­ Hãy dành thời gian cho tất cả  các thành viên tự  giới thiệu, đây là  cách đơn giản nhưng hiệu quả  để  tạo cảm tình và tinh thần đoàn  kết trong nhóm. ­ Phổ biến sơ lược về công việc một cách rõ ràng hấp dẫn. Hãy giúp  các thành viên hiểu được họ sắp làm gì. ­ Đảm bảo mỗi thành viên có một cơ  hội để  nói chuyện và góp ý   kiến. Tạo một môi trường cởi mở, hòa đồng, thoải mái, vui tươi. ­ Đề  cử  một người nào đó có khả  năng gắn kết tốt làm người quản   lý hoặc lãnh đạo. Phụ trách mảng tinh thần của nhóm ­ Cung cấp thông tin cá nhân để tiện trao đổi và thông tin liên lạc, bao  gồm địa chỉ email và số  điện thoại. Việc làm này đảm bảo sự vận   hành tốt trong tổ chức nhóm. Nhóm thiếu sáng tạo, cạn kiệt ý tưởng, ỷ lại và lười suy nghĩ Vấn đề  này sẽ  làm nhóm thiếu đi sức sống, hoạt động như  máy móc và  hiệu quả công việc sẽ không thể đạt được. Tâm lý ỷ lại là nguy cơ lớn có   thể  làm nhóm tan rã, bất đồng và coi thường tập thể. Một số  giải pháp  giải quyết vấn đề này: ­ Tham gia vào việc góp ý, động não hơn, đặc biệt tập trung vào   những câu hỏi " Nếu ... ? ' Tại sao.. ? ' . ­ Yêu cầu mỗi thành viên riêng lẻ  cho các ý tưởng và trình bày ý  tưởng của mình .
  17. 17 ­ Có thể cập nhật những ý tưởng sưu tầm được từ nhiều nguồn khác  nhau và bình luận về ý tưởng đó. Các thành viên không còn muốn góp sức lực vào nhóm Một khi điều này xảy ra thì nguy cơ tan rã của nhóm đã rất lớn. Cần phải  có những giải pháp ngay để ngăn ngừa điều này: ­ Tìm hiểu lý do tại sao các thành viên là vô cảm hay không tham gia  vào hoạt động của nhóm. ­ Nhấn mạnh rằng tất cả các ý kiến của các thành viên sẽ được đánh  giá. ­ Đảm  bảo rằng các thành viên phải thấy  được sự  đóng góp của  những thành viên khác và của chính mình, điều này có thể có nghĩa   là “đi xung quanh vòng tròn” . Truyền đạt thông tin chưa hiệu quả Một khi thông tin trong nhóm gặp trục trặt, người nắm được người không  sẽ  dẫn đến làm việc không đồng bộ,  ảnh hưởng đến tiến độ  công việc.   Chưa hết, việc này đôi khi còn làm cho các thành viên cảm thấy mình   không được tôn trọng, không có ý nghĩa gì với nhóm. Dẫn đến tâm lý vô  cảm và không muốn làm việc nữa. Một số giải pháp: ­ Xác định các vấn đề  cụ  thể  mà dường như   ảnh hưởng đến thông  tin liên lạc . ­ Xem xét làm thế nào để giải quyết vấn đề như vậy . Ví dụ, nếu các   thành viên dường như  hiểu lầm nhau, cần phải làm rõ vấn đề  và  giải quyết mâu thuẫn. Xung đột giữa các thành viên: Vấn đề này rất hay xảy ra trong làm việc nhóm khi có sự bất đồng về tính  cách, suy nghĩ, quan điểm, ý tưởng giữa các thành viên. Có thể dẫn đến sự  mất đoàn kết lâu dài và chia rẻ lớn trong nhóm. Giải pháp:
  18. 18 ­ Tôn trọng những ý tưởng của các thành viên khác trong nhóm. ­ Cho thấy rằng bạn đã nghe nói ý tưởng của thành viên khác và khi  không đồng ý làm như vậy một cách lịch sự và tôn trọng . ­ Hiểu rằng làm việc theo nhóm đòi hỏi một số  đàm phán và thỏa  hiệp. ­ Nghỉ  ngơi đúng lúc để  giảm nhẹ  tình hình căng thẳng và trình bày  lại những suy nghĩ trong một cuộc họp sau đó một cách nhẹ nhàng. Tính cách độc đoán Một số  thành viên trong nhóm có thể  rất độc đoán và không hòa nhập   được với tập thể. Tạo cảm giác khó chịu cho các thành viên khác dẫn đến  nhóm làm việc không hiệu quả. Khi đó hãy: ­ Tạo một không khí thoải mái cho nhóm như  họp mặt  ở  những nơi  thoáng đảng. ­ Đảm bảo rằng mỗi thành viên có một cơ hội để nói chuyện , không   bị gián đoạn . ­ Nhắc nhở tất cả các thành viên rằng điều quan trọng là để nghe tất   cả các ý kiến liên quan đến chủ đề và tôn trọng những ý kiến đó . Không có khả năng tập trung vào nhiệm vụ Khi một số  thành viên lơ  đãng công việc của mình và không còn muốn   tham gia xây dựng nữa thì có thể áp dụng một số biện pháp: ­ Thiết lập các nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng được hoàn thành trong mỗi  lần họp. ­ Thông tin về  tiến độ  rõ ràng và có sự  khen tặng cho những thành  viên hoàn thành tốt nhiệm vụ
  19. 19 ­ Đảm bảo rằng các cá nhân được quyền nói lên công việc của mình  trong thời gian qua  để  nhận những sự  chia sẽ  từ  các thành viên  khác. Ngoài những vấn đề  trên trong làm việc nhóm còn có thể  phát sinh những vấn   đề như: Nhóm cần có sự  tổ  chức chặt chẽ  nên cá nhân thường cảm thấy bị  ràng  buộc trong một số hoàn cảnh.  Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì   lợi ích chung của tập thể. Trường hợp có một số  cá nhân “quá hiền” và  nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi; Các vấn  đề  riêng tư  của cá nhân thường bị  tiết lộ  vì mỗi thành viên  thường chia sẽ  thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì  những thông tin  ấy sẽ  gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh  mâu thuẫn nội bộ của nhóm. Tuy nhiên, trong thực tế  có nhiều nhóm khác nhau, sẽ  có mục tiêu khác  nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy,   từng cá nhân phải tìm hiểu về  nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh ­   yếu của nhau để từ đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho   phù hợp. Cuối cùng, hãy nhớ những nguyên tắc cốt lõi để tạo nên một tập thể xuất sắc.   Hãy áp dụng thường xuyên vào nhóm của bạn như một cuốn cẩm nang: Nâng cao tinh thần đồng đội Tinh thần đồng đội hay nói cách khác là sự đoàn kết luôn là điều cần phải   duy trì trong làm việc nhóm. Một khi tất cả  các thành viên là một khối   thống nhất, việc di chuyển đến mục tiêu sẽ  dễ  hơn bao giờ  hết. Bạn   hãy : ­ Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.
  20. 20 ­ Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử  thách sức mạnh toàn  nhóm. ­ Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề  và   luôn khen họ (nếu đáng). ­ Dành thời gian để  các thành viên trong nhóm có thể  giải trí cùng  nhau. Nhận ra gốc rễ các vấn đề Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm  ỉ. Mọi người bất hòa và không đồng  thuận ý kiến của nhau, các vấn đề lần lượt xẩy ra và nếu bạn không ngăn   chặn nhóm sẽ sớm tan rã. Vậy bạn phải làm gì ? Trước hết bạn cần hiểu   rõ vấn đề  nằm  ở đâu. Tìm cách tiếp cận từng thành viên để  biết chuyện  gì đang xẩy ra, vấn đề gì với họ và xin ý kiến trước khi đưa ra quyết định  cuối cùng. Có câu, diệt cỏ phải diệt tận gốc, nếu bạn không thực sự biết   gốc rễ của vấn đề, nó sẽ nhanh chóng quay lại với nhóm của bạn Chuyện trò với từng người Dành thời gian để nói chuyện với từng người giúp bạn hiểu rõ hơn về các   thành viên trong nhóm. Việc này nên làm với tất cả các thành viên không   riêng gì leader của nhóm. Bạn sẽ  hiểu hơn về  các thành viên khác trong  nhóm, hiểu được các vấn đề cá nhân giữa họ và giải quyết được với tinh  thần xây dựng. Bạn sẽ  nắm rõ những gì đang xẩy ra với những người   cùng làm việc với mình và quan trọng hơn đây cũng là cách xây dựng tinh   thần đồng đội trong nhóm. Xử sự với người gây ra vấn đề lưu ý sự công minh trong nhóm Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động   xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu   ý: ­ Hãy nói thật những gì bạn thấy được. ­ Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản