Bài tiểu luận: Quản trị nhóm

Chia sẻ: Nguyễn Minh Hiển | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

302
lượt xem 60
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với kết cấu nội dung gồm 5 chương, bài tiểu luận "Quản trị nhóm" giới thiệu đến các bạn những nội dung về tổ nhóm, quản trị nhóm, thực trạng quản trị nhóm, bài học kinh nghiệm quản trị nhóm,... Mời các bạn cùng tham khảo để có thêm tài liệu phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài tiểu luận: Quản trị nhóm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM Bài tiểu luận môn Quản trị học Giảng viên: Nguyễn Hữu Nhuận Đề tài: QUẢN TRỊ NHÓM
2 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Trong cuộc sống, khi sự phân công trong công việc đã đến mức chi tiết, phức tạp, bao trùm mọi quá trình hoạt động , người ta khó có thể hoàn tất công việc một cách hoàn hảo chỉ với nỗ lực của một cá nhân. Chính vì lẽ ấy, con người đã tìm đến xu thế hợp tác, cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết khó khăn đối với vấn đề nảy sinh. Xu thế đây không chỉ đơn thuần là một tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một người đứng đầu mà còn là một tập hợp những cá nhân có sự tương tác lẫn nhau thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm , các thành viên đều bình đẳng, hợp tác, giúp đỡ, cùng nhau giải quyết mâu thuẫn, và quan trọng hơn nữa người đứng đầu phải thể hiện được vai trò của mình trong việc xây dựng, quản lý các thành viên, họ phải thực hiện được cách “ quản trị nhóm” để giúp đạt mục tiêu chung hiệu quả hơn. Vâng, quản trị nhóm chính là đề tài mà chúng tôi đang muốn nói đến Hoạt động, làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả ở các lĩnh vực trong đời sống. Gắn với đó, việc quản trị nhóm cũng được xem là vấn đề quan trọng để tổ chức, phát triển nhóm làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu chung. Google, một “đội hình” hơn 37.000 con người cùng làm việc, đã xây dựng một dự án có tên là Oxygen nhằm điều tra về hành vi quản trị nhóm và cho ra đời mô hình 8 điểm đặc biệt của một người quản lý tốt. Mô hình này đã chứng tỏ hiệu quả vì chính những thành viên của Google đã cho ra
3 đời những sản phẩm tuyệt hảo khiến công ty liên tục tăng doanh thu và biến Google trở thành một trong những công ty lớn nhất thế giới. Auto Valley của Nhật đã nêu ra việc các công nhân viên Mỹ và những nhà quản trị Nhật thành lập các liên minh và các nhóm vì những lý lo kinh tế, tạo động cơ kinh tế dẫn đến Mazada được sản xuất tại Michigan, Honda ở Ohio, Toyota ở Kentucky và Nissan ở Tennessee. Những nhà quản trị Nhật đã quản huấn luyện và động viên các công nhân Mỹ làm việc theo các tổ đội, các nhóm để sản xuất ra những chiếc ôtô có chất lượng tương đương với chất lượng của những chiếc xe sản xuất tại Nhật. Ngoài Google và Auto Alley, các công ty lớn như Apple, Ford, Levi Strauss và Xeror đều nhận thấy việc thực hiện các kế hoạch quản trị nhóm đã làm cho họ đạt được những thành tích cao hơn mong đợi. Qua những điều trên, chúng ta nhận thấy quản trị nhóm đều được đề cập và phân tích trong thành công của các công ty. Vậy quản trị nhóm là gì ? Đặc điểm và vai trò của quản trị nhóm gồm những gì ? Sự ảnh hưởng, tác động của quản trị nhóm đối với các thành viên trong nhóm diển ra như thế nào ? Thành công quản trị nhóm mang lại ra sao? Xuất phát từ những thắc mắc, vấn đề trên, chúng tôi đã tập trung vào việc tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích những nội dung, khía cạnh của công việc quản trị nhóm và xây dựng nên tiểu luận này với đề tài “Quản trị nhóm”. Đề tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu, học tập và trao đổi. Trong quá trình biên soạn, các thành viên dù đã cố gắng để xây dựng nội dung để hoành thành bài tiểu luận, song việc đề tài có khối lượng thông tin nghiên cứu khá lớn để chọn lọc và có một số quan điểm chủ quan do chúng tôi đưa ra nên bài tiểu luận có thể còn những sai sót. Chúng tôi mong nhận sự thông cảm và những lời góp ý chân thành từ các thầy, cô và bạn đọc. Xin cám ơn !
4 CHƯƠNG 1: TỔ, NHÓM 1.1 Khái niệm tổ, nhóm Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào. Tuy nhiên, để trở nên hiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên nhằm thích nghi với môi trường tương tác. Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi trở thành nhóm một đơn vị hoạt động với hiệu suất vượt trội. Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Có nhiều hình thức nhóm khác nhau như : Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở thích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc trong tổ chức .v.v. Phân biệt tổ và nhóm TỔ NHÓM Vị trí Là đơn vị cơ bản Là đơn vị quan trọng, nhất hoạt động có hiệu qu của tổ chức ả cao của tổ chức Nguyên nhân Vì mục tiêu Thực hiện mục tiêu thành lập hành chính cá nhân cùng mục tiêu nhóm với sự trở giúp lẫn nhau của các thành viên
5 Cách thức làm Trên tinh thần Thực hiện công việc việc người theo tuyển dụng, xu hướng tích cực, “người làm các công ăn lương”. thành viên trong thực nhóm hiện theo một khuôn chủ động trong công khổ, bị động việc Mối quan Làm việc độc lập, Các thành viên bình hệ giữa kết đẳng, hợp tác giúp các thành viên hợp khi có yêu cầu đỡ công nhau hoàn thành công việc. việc Không tin tưởng nhau Mâu thuẫn Dễ gây mâu thuẫn Giải quyết mâu không biết cách giải thuẫn quyết mâu thuẫn một cách nhanh chóng coi mâu thuẫn là cơ hội mới dể sáng tạo Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm việc theo tổ. 1.2 Đặc điểm của nhóm: Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau. Nhóm sẽ không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác.
6 Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc. Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục tiêu của nhóm. Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Việc đặt câu hỏi và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích. Các thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau. Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ đã học hỏi vào công việc. Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác. Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội cho ý tưởng mới và tính sáng tạo. Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng. Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc trong những trường hợp khẩn cấp. Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải sự đồng thuận. 1.3 Phân loại nhóm Mọi tổ chức đều có những yêu cầu kỹ thuật nảy sinh từ những mục tiêu của nó. Việc hoàn thành những mục tiêu đó đòi hỏi các thành viên phải được phân cho các nhóm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Ngoài ra, còn một hình thức khác của nhóm không phải là kết quả của một thiết kế có chủ ý. Do đó, ta có thể nhận ra hai lớp lớn các nhóm trong các tổ chức: nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Phần lớn công nhân viên đều thuộc về một nhóm nào đó dựa trên cơ sở vị trí của họ trong tổ chức. Những nhóm chính thức này là các bộ phận, đơn vị,… mà
7 ban lãnh đạo thành lập ra để làm công việc của tổ chức. Những đòi hỏi và các quá trình của tổ chức đã dẫn đến hình thành những nhóm này. Mặt khác, bất kỳ khi nào công nhân viên kết giao với nhau một cách thực sự thường xuyên thì họ đều có xu hướng hình thành những nhóm có những hoạt động có thể khác với những hoạt động mà tổ chức yêu cầu. Những nhóm không chính thức này là những sự lien kết tự nhiên của con người trong hoàn cảnh lao động phù hợp với những nhu cầu xã hội. Nói cách khác, chúng không phải là kết quả của việc thiết kế có chủ đích, mà phát triển một cách tự nhiên. Mặc dù có những đặc điểm chung giống nhau, các nhóm chính thức và không chính thức khác nhau về một số khía cạnh quan trọng. Khía cạnh Nhóm chính thức Nhóm không chính thức Những mục tiêu Lợi nhuận, hiệu Sự hài lòng, an chính quả, dịch vụ toàn của các thành viên Nguồn gốc Theo thiết kế của Tự phát tổ chức Ảnh hưởng đến Quyền lực của Tính cách, tài năng, các thành viên chức vụ, tiền chuyên môn thưởng Thông tin liên lạc Các dòng từ trên Tin đồn, truyền xuống, sử dụng miệng, sử dụng các kênh chính mọi kênh thức Người lãnh đạo Do tổ chức bổ Nổi lên từ trong nhiệm nhóm Quan hệ giữa các Đươc thiết lập Phát triển một cách cá nhân theo công việc và tự phát cách thức tổ chức lao động Kiểm tra Dựa vào việc răn Sự trừng phạt đe, sử dụng tiền nghiêm khắc của thưởng xã hội
8 1.4 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc xây dựng nhóm Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó. Một người có khả năng trình bày thuyết phục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với nhau. Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi người hay mình là người giỏi nhất. Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn. Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ. Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm mà hiệu quả không cao; Hoạt động nhóm cho phép từng cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt hoặc hoàn thành được các kết quả, mục tiêu cao hơn. Đồng thời kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm. Việc hợp tác tốt của nhóm đi trước tạo điều kiện cho nhóm đi sau học tập kinh nghiệm. Những lợi ích chính khi tham gia một nhóm là: Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức).
9 Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu thể hiện và khẳng định mình, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. 1.5 Phát triển nhóm Hầu hết các nhà bình luận cho rằng nhóm đi qua một số giai đoạn nếu chúng tồn tại trong thời gian dài. Mô hình bốn giai đoạn ban đầu phát triển từ quan sát Bruce Wayne Tuckman. Tại thời điểm này ông lập luận rằng nhóm đã có khả năng đi qua bốn giai đoạn khác nhau khi họ đến với nhau và bắt đầu hoạt động. Đó là các giai đoạn: Hình thành (Forming), Xung đột (Storming), Bình thường hóa (Norming), Vận hành (Performing). Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sang nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn
10 xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Sau đó là giai đọan bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bát đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Và cuối cùng là giai đoạn hoạt đông trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong môt hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái, có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với quyết định của nhóm. Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hóa vá sau đó là môt mức độ hoạt đông cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên.
11 CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ NHÓM 2.1 Định nghĩa Theo định nghĩa của bách khoa toàn thư mở (Wikipedia) thì quản trị nhóm là một tiến trình quản lí và tổ chức một nhóm cá nhân nhằm đạt được một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm không chỉ hoạt động vì bản thân mà còn vì những cộng sự khác trong nhóm của mình, họ cùng nhau hành động và cùng phát triển. Mỗi cá nhân chia sẻ với nhau các vấn đề phát sinh và thành công đạt được, khi có khó khăn họ không đổ lỗi cho nhau mà cố gắng tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục. Khái niệm quản trị nhóm vì thế ra đời nhằm đảm bảo cho hoạt động trôi chảy của nhóm và xa hơn là sự phát triển của nhóm với kết quả cuối cùng là đạt được mục tiêu chung. 2.2 Vai trò của quản trị nhóm Quản trị nhóm là việc làm cần thiết và tầm quan trọng của nó thể hiện ở một số khía cạnh sau: Kết nối mọi thành viên trong nhóm với nhau Các thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau và văn hoá khác nhau sẽ có những thái độ và cách ứng xử khác nhau trước những vấn đề phát sinh khi làm việc với nhau. Thông thường một nhóm mới thành lập sẽ có nhiều xung đột xảy ra và các thành viên trong nhóm thường cố gắng thể hiện hết khả năng của bản thân và cố gắng hạn chế sự trổi dậy của một cá tính nào đó. Các mâu thuẫn như thế sẽ chỉ khiến cho nhóm làm việc kém hiệu quả. Mô hình quá trình phát triển nhóm của Bruce Wayne Tuckman là minh chứng rõ nét cho sự cần thiết của quản trị nhóm. Theo đó, trong mỗi giai đoạn phát triển của mình, các nhóm sẽ xuất hiện những vấn đề riêng và đòi hỏi nhà quản trị phải biết linh hoạt xử lí để gắn kết các thành viên lại với nhau và đưa nhóm phát triển lên tầm cao mới.
12 Quản trị nhóm thành công sẽ giúp kiểm soát mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc nhóm, đặt các cá tính trong trạng thái cân bằng để từ đó hoà hợp chúng lại và phát huy thế mạnh của từng tính cách riêng. Các thành viên vì thế sẽ biết cách tiết chế bản thân, học cách lắng nghe, tiếp thu ý kiến của người khác và hiểu rõ nhau hơn để từ đó giúp đỡ nhau thay vì ganh đua và hạ bệ nhau. Hoàn thành mục tiêu chung Mục đích cuối cùng của làm việc nhóm là đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm đến với nhau vì nhận ra họ có thể đạt được lợi ích cá nhân thông qua lợi ích nhóm. Quản trị nhóm là việc làm cần thiết nhằm liên kết mọi thành viên trong nhóm với những cá tính khác nhau, thậm chí là với những văn hoá sống khác nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung. Nhóm làm việc có thể giải quyết được vấn đề to lớn vượt sức của một người, quản trị nhóm hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường thân thiện, cởi mở để mọi thành viên được quyền phát biểu ý kiến và đưa ra ý tưởng cho công việc chung. Thế nhưng do mỗi người đều có đòi hỏi riêng phù hợp với lợi ích bản thân, việc quản trị nhóm sẽ đóng vai trò hài hoà mọi lợi ích riêng và xác định mục tiêu chung của cả nhóm. Không những thế, nó còn xác định cả cách thức thực hiện và phân công công việc cụ thể rõ ràng thông qua cơ chế đối thoại thẳng thắng để đạt được sự đồng bộ cao trong công việc và đảm bảo tính trôi chảy của công việc. Nâng cao hiệu suất hoạt động Mặc dù nhà quản trị nhóm thành công phải có khả năng khiến các thành viên khác tuân thủ mệnh lệnh nhưng điều đó không có ý nghĩa tuyệt đối. Theo quan điểm của các nhà quản trị hiện đại thì các nhóm trưởng bên cạnh việc đảm bảo tính hợp tác cao của thành viên còn phải duy trì một mức độ cạnh tranh giữa họ. Nhóm trưởng phải khiến cho các thành viên trong nhóm cảm thấy bản thân có ích và là một phần quan trọng không thể thiếu của nhóm, tức phải cảm thấy bản thân là “thành viên” chứ không phải chỉ là một “công nhân” bình thường chỉ biết hoàn thành nhiệm
13 vụ được giao. Như vậy quản trị nhóm còn nhắm đến việc khai thác tiềm năng của mỗi thành viên và kích thích sự sáng tạo của họ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung. Với quan điểm trên thì con người trở thành nhân tố trung tâm của quá trình quản trị. Quản trị nhóm quan tâm đến nỗ lực của từng cá nhân và đảm bảo sự đóng góp tích cực của các thành viên thông qua mong muốn đóng góp và thể hiện sự sáng tạo của họ cũng như sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên. Tầm quan trọng của quản trị nhóm có thể được minh hoạ bằng phương trình sau: Hiệu suất = năng lực x nỗ lực x hỗ trợ Hiệu suất làm việc của từng cá nhân đạt giá trị lớn nhất khi tất cả các yếu tố trên đều được thoả mãn. Hiệu quả công việc được nâng lên đáng kể khi từng cá nhân nhận được sự hỗ trợ từ hai nguồn lực cơ bản là nhóm trưởng và các thành viên khác. Theo quan điểm truyền thống thì sự hỗ trợ hiệu quả nhất đến từ người quản lí có trách nhiệm. Nhóm trưởng cần xác định rõ mục tiêu công việc và mức độ kì vọng đối với các thành viên nhằm định hình cho họ con đường phải đi và hướng họ vào trong khuôn khổ. Không chỉ vậy, nhóm trưởng còn phải đưa ra phương hướng hành động đúng đắn, sắp xếp các nguồn lực hợp lí để các thành viên đạt được hiệu quả công việc cao. Bên cạnh đó, sự quan tâm giúp đỡ, động viên trong suốt quá trình làm việc tạo điều kiện cho các thành viên gắn kết với nhau hơn và làm việc hiệu quả hơn. Nguồn lực thứ hai đến từ các thành viên còn lại trong nhóm. Quản trị nhóm hiệu quả tạo ra một môi trường cởi mở và thân thiện để các thành viên có thể thẳng thắng bày tỏ quan điểm và hỗ trợ nhau giải quyết các khó khăn trong công việc. Một khi các thành viên cảm thấy bản thân là một phần của nhóm làm việc thì họ sẽ chung tay giải quyết khó khăn chung chứ không chỉ quan tâm giải quyết vấn đề của bản thân.
14 2.3 Vai trò nhóm trưởng Trưởng nhóm là người hoặc nhóm người đứng đầu một nhóm gồm nhiều thành viên có vai trò cung cấp những chỉ thị và hướng dẫn nhằm giúp nhóm đạt được mục tiêu chung. Người trưởng nhóm có vai trò định hướng cho sự phát triển của nhóm, đảm bảo cho nhóm của mình hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhóm trưởng phải cộng tác với các thành viên khác trong nhóm, ngược lại các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ nhóm trưởng hoàn thành công việc của mình. Trách nhiệm của nhóm trưởng thay đổi tuỳ theo tổ chức, nhưng thông thường sẽ bao gồm 4 vai trò sau: Xác định rõ mục tiêu cần đạt được và mức độ kì vọng đối với từng thành viên. Sắp xết công việc, con người và các nguồn lực khác để hoàn thành công việc. Khuyến khích động viên mọi người và tạo cảm hứng cho họ. Đánh giá và kiểm soát hoạt động của nhóm Ngày nay trưởng nhóm không chỉ phải duy trì mức độ hợp tác cao giữa các thành viên (teamwork) mà còn phải khai thác hết khả năng của họ (team building). Theo quan điểm này thì trưởng nhóm còn phải duy trì được phong cách của từng người, xem họ như những cá thể độc lập trong một tập thể đa dạng về màu sắc nhưng vẫn phải duy trì sự hài hoà giữa các cá tính với nhau, khiến cho chúng hoà hợp và bổ sung cho nhau. Cái khó của nhóm trưởng là phải khiến cho “cái tôi” của từng thành viên hoà chung vào “cái ta” của tập thể, nghĩa là không làm mất đi bản sắc riêng của từng người nhưng cũng không để cho bất kì một cá nhân nào vượt lên gây cản trở cho người khác. Như vậy, nhóm trưởng đóng vai trò như sợi dây liên kết kết nối mọi thành viên trong nhóm với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.
15 2.4 Quản trị những vấn đề xảy ra trong làm việc nhóm: Từ thời nguyên thủy, khi con người bắt đầu sống theo nhóm, luôn luôn tồn tại những vấn đề nẩy sinh trong quá trình sinh sống, săn bắt, hái lượm. Ngày nay, hình thức sống theo nhóm (sống trong các gia đình, khu tập thể, ký túc xá …) làm việc nhóm vẫn là một hình thức phổ biến và có mặt ở khắp nơi. Điều đó có nghĩa là mỗi cá thể người chúng ta trong cộng đồng hàng ngày đều phải sống trong môi trường nhóm. Các vấn đề khi làm việc nhóm như bất đồng quan điểm, không hiểu ý đồng đội, xung đột hay các vấn đề cá nhân… được thể hiện cụ thể qua 1 số vấn đề : Do tính chất của làm việc theo nhóm, các thành viên nhóm đôi khi có thể thấy rằng họ không làm việc hiệu quả, trong đó tác động tiêu cực về sự tiến bộ của họ, và khả năng của họ để thành công. Một số vấn đề phổ biến được xác định bởi các cá nhân làm việc theo nhóm là: Nhiệm vụ không được hoàn thành đúng thời hạn Đây là rắc rối thường xuyên xảy ra nhất trong làm việc nhóm, việc các thành viên không hoàn thành đúng thời hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch và kết quả chung của cả nhóm. Để giải quyết vấn đề này có một số giải pháp như sau: Thảo luận và thiết lập mốc thời gian mà tất cả các thành viên có thể đồng ý. Một khi đã chấp nhận rồi thì phải cam kết để hoàn thành. Yêu cầu mỗi thành viên phải trình bày một báo cáo tiến độ mỗi cuộc họp về những gì họ đã hoàn thành kể từ cuộc họp cuối cùng. Từ đó giám sát được công việc của các thành viên để hổ trợ, giúp đỡ khi cần thiết. Cung cấp thông tin để hỗ trợ nhau hoàn thành nhiệm vụ nếu cần thiết. Mỗi người trong nhóm có thể mạnh về lĩnh vực này và yếu về lĩnh vực khác. Hãy trao đổi thông tin để hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
16 Khó khăn khi bắt đầu “Vạn sự khởi đầu nan” , làm việc nhóm cũng vậy. Có một khởi đầu phấn khởi, hào hứng sẽ tăng tinh thần làm việc của các thành viên. Ngược lại, nếu khởi đầu ì ạch, không có cảm hứng, uể oải sẽ tạo sức ỳ cho toàn nhóm, hiệu quả công việc sẽ giảm rất rõ ràng. Một số giải pháp sau có thể giải quyết vấn đề này: Hãy dành thời gian cho tất cả các thành viên tự giới thiệu, đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để tạo cảm tình và tinh thần đoàn kết trong nhóm. Phổ biến sơ lược về công việc một cách rõ ràng hấp dẫn. Hãy giúp các thành viên hiểu được họ sắp làm gì. Đảm bảo mỗi thành viên có một cơ hội để nói chuyện và góp ý kiến. Tạo một môi trường cởi mở, hòa đồng, thoải mái, vui tươi. Đề cử một người nào đó có khả năng gắn kết tốt làm người quản lý hoặc lãnh đạo. Phụ trách mảng tinh thần của nhóm Cung cấp thông tin cá nhân để tiện trao đổi và thông tin liên lạc, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại. Việc làm này đảm bảo sự vận hành tốt trong tổ chức nhóm. Nhóm thiếu sáng tạo, cạn kiệt ý tưởng, ỷ lại và lười suy nghĩ Vấn đề này sẽ làm nhóm thiếu đi sức sống, hoạt động như máy móc và hiệu quả công việc sẽ không thể đạt được. Tâm lý ỷ lại là nguy cơ lớn có thể làm nhóm tan rã, bất đồng và coi thường tập thể. Một số giải pháp giải quyết vấn đề này: Tham gia vào việc góp ý, động não hơn, đặc biệt tập trung vào những câu hỏi " Nếu ... ? ' Tại sao.. ? ' . Yêu cầu mỗi thành viên riêng lẻ cho các ý tưởng và trình bày ý tưởng của mình .
17 Có thể cập nhật những ý tưởng sưu tầm được từ nhiều nguồn khác nhau và bình luận về ý tưởng đó. Các thành viên không còn muốn góp sức lực vào nhóm Một khi điều này xảy ra thì nguy cơ tan rã của nhóm đã rất lớn. Cần phải có những giải pháp ngay để ngăn ngừa điều này: Tìm hiểu lý do tại sao các thành viên là vô cảm hay không tham gia vào hoạt động của nhóm. Nhấn mạnh rằng tất cả các ý kiến của các thành viên sẽ được đánh giá. Đảm bảo rằng các thành viên phải thấy được sự đóng góp của những thành viên khác và của chính mình, điều này có thể có nghĩa là “đi xung quanh vòng tròn” . Truyền đạt thông tin chưa hiệu quả Một khi thông tin trong nhóm gặp trục trặt, người nắm được người không sẽ dẫn đến làm việc không đồng bộ, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chưa hết, việc này đôi khi còn làm cho các thành viên cảm thấy mình không được tôn trọng, không có ý nghĩa gì với nhóm. Dẫn đến tâm lý vô cảm và không muốn làm việc nữa. Một số giải pháp: Xác định các vấn đề cụ thể mà dường như ảnh hưởng đến thông tin liên lạc . Xem xét làm thế nào để giải quyết vấn đề như vậy . Ví dụ, nếu các thành viên dường như hiểu lầm nhau, cần phải làm rõ vấn đề và giải quyết mâu thuẫn. Xung đột giữa các thành viên: Vấn đề này rất hay xảy ra trong làm việc nhóm khi có sự bất đồng về tính cách, suy nghĩ, quan điểm, ý tưởng giữa các thành viên. Có thể dẫn đến sự mất đoàn kết lâu dài và chia rẻ lớn trong nhóm. Giải pháp:
18 Tôn trọng những ý tưởng của các thành viên khác trong nhóm. Cho thấy rằng bạn đã nghe nói ý tưởng của thành viên khác và khi không đồng ý làm như vậy một cách lịch sự và tôn trọng . Hiểu rằng làm việc theo nhóm đòi hỏi một số đàm phán và thỏa hiệp. Nghỉ ngơi đúng lúc để giảm nhẹ tình hình căng thẳng và trình bày lại những suy nghĩ trong một cuộc họp sau đó một cách nhẹ nhàng. Tính cách độc đoán Một số thành viên trong nhóm có thể rất độc đoán và không hòa nhập được với tập thể. Tạo cảm giác khó chịu cho các thành viên khác dẫn đến nhóm làm việc không hiệu quả. Khi đó hãy: Tạo một không khí thoải mái cho nhóm như họp mặt ở những nơi thoáng đảng. Đảm bảo rằng mỗi thành viên có một cơ hội để nói chuyện , không bị gián đoạn . Nhắc nhở tất cả các thành viên rằng điều quan trọng là để nghe tất cả các ý kiến liên quan đến chủ đề và tôn trọng những ý kiến đó . Không có khả năng tập trung vào nhiệm vụ Khi một số thành viên lơ đãng công việc của mình và không còn muốn tham gia xây dựng nữa thì có thể áp dụng một số biện pháp: Thiết lập các nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng được hoàn thành trong mỗi lần họp. Thông tin về tiến độ rõ ràng và có sự khen tặng cho những thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ
19 Đảm bảo rằng các cá nhân được quyền nói lên công việc của mình trong thời gian qua để nhận những sự chia sẽ từ các thành viên khác. Ngoài những vấn đề trên trong làm việc nhóm còn có thể phát sinh những vấn đề như: Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh. Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi; Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường chia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì những thông tin ấy sẽ gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của nhóm. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh yếu của nhau để từ đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp. Cuối cùng, hãy nhớ những nguyên tắc cốt lõi để tạo nên một tập thể xuất sắc. Hãy áp dụng thường xuyên vào nhóm của bạn như một cuốn cẩm nang: Nâng cao tinh thần đồng đội Tinh thần đồng đội hay nói cách khác là sự đoàn kết luôn là điều cần phải duy trì trong làm việc nhóm. Một khi tất cả các thành viên là một khối thống nhất, việc di chuyển đến mục tiêu sẽ dễ hơn bao giờ hết. Bạn hãy : Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.
20 Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm. Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). Dành thời gian để các thành viên trong nhóm có thể giải trí cùng nhau. Nhận ra gốc rễ các vấn đề Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Mọi người bất hòa và không đồng thuận ý kiến của nhau, các vấn đề lần lượt xẩy ra và nếu bạn không ngăn chặn nhóm sẽ sớm tan rã. Vậy bạn phải làm gì ? Trước hết bạn cần hiểu rõ vấn đề nằm ở đâu. Tìm cách tiếp cận từng thành viên để biết chuyện gì đang xẩy ra, vấn đề gì với họ và xin ý kiến trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Có câu, diệt cỏ phải diệt tận gốc, nếu bạn không thực sự biết gốc rễ của vấn đề, nó sẽ nhanh chóng quay lại với nhóm của bạn Chuyện trò với từng người Dành thời gian để nói chuyện với từng người giúp bạn hiểu rõ hơn về các thành viên trong nhóm. Việc này nên làm với tất cả các thành viên không riêng gì leader của nhóm. Bạn sẽ hiểu hơn về các thành viên khác trong nhóm, hiểu được các vấn đề cá nhân giữa họ và giải quyết được với tinh thần xây dựng. Bạn sẽ nắm rõ những gì đang xẩy ra với những người cùng làm việc với mình và quan trọng hơn đây cũng là cách xây dựng tinh thần đồng đội trong nhóm. Xử sự với người gây ra vấn đề lưu ý sự công minh trong nhóm Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý: Hãy nói thật những gì bạn thấy được. Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.