Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

ỦY BAN NHÂN DÂN<br /> HUYỆN TÂN HỒNG<br /> Số: 150/BC-UBND<br /> <br /> CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM<br /> Độc lập - Tự do - Hạnh phúc<br /> Tân Hồng, ngày 05 tháng 8 năm 2015<br /> <br /> BÁO CÁO<br /> Kết quả công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ<br /> (tính từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/7/2015)<br /> Căn cứ Kế hoạch số: 981/KH- SNV, ngày 10/7/2015 của Sở Nội vụ tỉnh<br /> Đồng Tháp, về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015.<br /> Ủy ban nhân dân huyện Tân Hồng báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài<br /> liệu lưu trữ, như sau:<br /> I. KẾT QUẢ CHỈ ĐẠO, QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN<br /> THƯ, LƯU TRỮ:<br /> 1. Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản<br /> khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.<br /> a) Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác<br /> của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:<br /> - Uỷ ban nhân dân Huyện luôn xác định rõ trách nhiệm của mình trong việc<br /> chỉ đạo, điều hành thực hiện các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ<br /> như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày<br /> 03/01/2013 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ<br /> và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cấp trên đến toàn thể cán<br /> bộ, công chức, viên chức.<br /> - Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Huyện, UBND các xã, thị<br /> trấn tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số<br /> 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số<br /> điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng<br /> dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên<br /> chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương mình.<br /> b) Các hình thức phổ biến: Thời gian qua, huyện tổ chức phổ biến và giới<br /> thiệu các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ lồng ghép vào các cuộc<br /> hội nghị để cán bộ, công chức nắm rõ vị trí và tầm quan trọng của công tác này.<br /> Đồng thời, sao gửi các văn bản và hướng dẫn thực hiện.<br /> c) Kết quả thực hiện: Đã triển khai các văn bản quy phạm pháp luật hiện<br /> hành và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức các phòng,<br /> ban ngành huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.<br /> 2. Công tác tổ chức và công chức, viên chức văn thư, lưu trữ<br /> <br /> 2<br /> <br /> a) Tổ chức văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Thời gian qua, huyện đã<br /> kiện toàn biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng ngạch, bậc, chuyên<br /> ngành đào tạo tại UBND Huyện. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND<br /> Huyện phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của<br /> cơ quan, đơn vị mình. Riêng các xã, thị trấn thực hiện theo Quyết định số 16 của<br /> UBND Tỉnh về bố trí cán bộ, công chức cấp xã, Uỷ ban nhân dân xã đã phân công<br /> 01 cán bộ không chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.<br /> b) Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chức tập<br /> huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ chuyên<br /> trách và bán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và<br /> UBND các xã, thị trấn khi có thông báo chiêu sinh của Tỉnh.<br /> c) Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy<br /> định hiện hành.<br /> 3. Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ<br /> <br /> a) Ban hành văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo<br /> quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Việc tổ<br /> chức tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, thực<br /> hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng theo hướng dẫn tại Thông tư<br /> số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.<br /> b) Kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị cơ sở<br /> thuộc phạm vi quản lý: Đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ<br /> đối với các phòng, ban ngành huyện và UBND các xã, thị trấn lồng ghép với kiểm<br /> tra cải cách hành chính trên địa bàn huyện.<br /> Qua công tác kiểm tra cho thấy, nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ,<br /> công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ được nâng lên rõ rệt. Việc<br /> bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng được quan tâm, quản lý tài<br /> liệu lưu trữ được tập trung, công tác chỉnh lý tài liệu bước đầu được thực hiện tốt.<br /> 4. Thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư theo quy định<br /> a) Soạn thảo và ban hành văn bản: Thời gian qua, các phòng ban ngành<br /> huyện, các đơn vị trực thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện đúng quy trình<br /> soạn thảo và ban hành văn bản theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04<br /> năm 2014 của Chính phủ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện<br /> theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.<br /> b) Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến: Đa số các ngành và xã đều ứng<br /> dụng phần mềm Office để sử dụng trong việc điều hành văn bản đi. Văn bản đến<br /> được tập trung tại văn thư của cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.<br /> Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến.<br /> c) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan, tổ chức:<br /> Văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc<br /> thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định; được tiến hành đồng<br /> thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản,<br /> <br /> 3<br /> <br /> tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ và sau đó văn thư phân loại từng<br /> văn bản hành chính đưa vào sơ mi lưu trữ theo quy định.<br /> d) Quản lý và sử dụng con dấu: Trong công tác văn thư ở các cơ quan, đơn<br /> vị được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24<br /> tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số<br /> 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số<br /> điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý, sử dụng con dấu; Thông tư số<br /> 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi<br /> hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.<br /> 5. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ<br /> a) Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu<br /> trữ, tiêu hủy giá tài liệu hết giá trị.<br /> b) Công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho lưu trữ, diện tích, trang<br /> thiết bị và các biện pháp bảo quản): Các cơ quan đa số không có kho lưu trữ, trang<br /> thiết bị chưa đầy đủ nên công tác bảo quản chưa đảm bảo.<br /> c) Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của<br /> pháp luật: Uỷ ban nhân dân huyện chỉ có kho tạm, diện tích khoản 4m2 nên công<br /> tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ chưa đảm bảo.<br /> d) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu (tổng số lượt người và số lượng hồ sơ,<br /> tài liệu hồ sơ được khai thác sử dụng trong một năm).<br /> 6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ<br /> - Ứng dụng phần mềm eOffice để sử dụng cho công văn đi và công văn đến.<br /> - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: chưa có<br /> thiết bị chuyên môn để thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ,<br /> tài liệu lưu trữ.<br /> 7. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ<br /> Tình hình thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu<br /> trữ theo Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ.<br /> 8. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ:<br /> Kinh phí thực hiện cho công tác văn thư lưu trữ, các ngành và các xã, thị trấn<br /> thực hiện đúng theo Quy định tại điều 39 Luật Lưu trữ.<br /> II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ:<br /> 1. Ưu điểm:<br /> - Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản nhà nước về<br /> văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời.<br /> - Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về<br /> công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời tiến hành rà soát, ban hành các văn bản về văn<br /> thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của từng cơ<br /> quan, đơn vị, địa phương.<br /> <br /> 4<br /> <br /> - Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ huyện đến xã được kiện toàn, củng cố,<br /> trình độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành có nhiều<br /> chuyển biến, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị.<br /> - Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện đều ban hành kế hoạch văn thư, lưu trữ<br /> và kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, giao nhiệm vụ cho cơ quan chuyên<br /> môn tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức kiểm tra và công tác kiểm tra<br /> thực hiện thường xuyên lồng ghép với công tác kiểm tra cải cách hành chính.<br /> - Các văn bản đi, văn bản đến sau khi xử lý chuyên môn xong đều nộp vào<br /> lưu trữ theo quy định và có phân loại từng tài liệu lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp, khoa<br /> học, bố trí nơi lưu trữ và các dụng cụ lưu trữ như: giá, kệ, tủ được trang bị đầy đủ.<br /> 2. Hạn chế:<br /> - Một số đơn vị chưa thực hiện tốt nộp lưu trữ tài liệu sau khi xử lý xong vào<br /> kho lưu trữ của đơn vị, vẫn còn tình trạng lưu trữ dàn trãi trong từng cán bộ, công<br /> chức. Mức độ xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ chưa đảm bảo, lưu trữ tài liệu có phân<br /> loại nhưng chưa thật sự khoa học và đúng nguyên tắc, chủ yếu phân loại theo loại văn<br /> bản và năm ban hành cũng như năm tiếp nhận văn bản, chưa phân loại theo thời hạn<br /> của từng văn bản. Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý theo quy định; chưa thực hiện<br /> tốt công tác lập hồ sơ lưu trữ cũng như xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu lưu trữ.<br /> - Do kinh phí còn hạn chế, chưa đầu tư đúng mức cho việc xây dựng kho lưu<br /> trữ chung của huyện nên chưa tập trung tài liệu lưu trữ tại kho Trung tâm huyện;<br /> nơi lưu trữ tài liệu của các đơn vị bố trí chung trong cơ quan làm việc; diện tích, độ<br /> cao,…chưa đảm bảo đúng tiêu chuẩn kho bảo quản theo quy định, làm ảnh hưởng<br /> đến công tác bảo quản, xử lý các biện pháp nghiệp vụ: chống ẩm, mốc, côn trùng<br /> phá hủy,... Trang thiết bị bảo quản chưa được đầu tư đúng quy định, dễ làm hư<br /> hỏng tài liệu lưu trữ.<br /> - Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện. Nhiều cơ<br /> quan, tổ chức chưa xây dựng kế hoạch, chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị<br /> tài liệu lưu trữ. Tình trạng bó gói, tích đống tại các cơ quan, tổ chức còn khá nhiều,<br /> nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày càng cao, một số tài liệu không<br /> được bảo vệ, bảo quản.<br /> - Một số cơ quan, đơn vị chưa ban hành, sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác<br /> văn thư, lưu trữ; cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ chưa được<br /> quan tâm, hầu hết các xã, thị trấn chưa có kho Lưu trữ cơ quan, thiếu trang thiết bị<br /> cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.<br /> III. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG THỜI<br /> GIAN TỚI<br /> 1. Tiếp tục triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn về công<br /> tác văn thư, lưu trữ đối với thủ trưởng, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ<br /> nhằm nâng cao hơn nữa về nhận thức, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và chuyên<br /> môn nghiệp vụ, thường xuyên chỉ đạo làm tốt công tác này.<br /> <br /> 5<br /> <br /> 2. Tiếp tục đẩy mạnh công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ ở các cơ quan<br /> chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND Huyện và UBND các xã, thị trấn,<br /> kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh những sai sót.<br /> 3. Có kế hoạch kiểm tra thực trạng tài liệu lưu trữ để có biện pháp khắc phục<br /> những hạn chế, đảm bảo lưu trữ tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ.<br /> 4. Khẩn trương ban hành quyết định và quy định danh mục tài liệu nộp lưu<br /> trữ, từng bước triển khai nộp vào kho lưu trữ theo quy định.<br /> 5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.<br /> 6. Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ<br /> theo quy định.<br /> IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT<br /> 1. Chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ vẫn còn<br /> thấp. Đề nghị nâng mức phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.<br /> 2. Hỗ trợ huyện trong công tác kiểm tra, chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng như<br /> hướng dẫn các biện pháp xử lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.<br /> 3. Hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ đảm bảo đầy đủ các thiết bị phục vụ<br /> cho công tác văn thư, lưu trữ.<br /> Trên đây, báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu<br /> trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Tân Hồng./.<br /> Nơi nhận:<br /> - Chi cục VT-LT Tỉnh<br /> (Sở Nội vụ Đồng Tháp;<br /> - CT, các PCT.UBND Huyện;<br /> - Các cơ quan chuyên môn,<br /> đơn vị thuộc UBND huyện;<br /> - UBND các xã, thị trấn;<br /> - Lãnh đạo Văn phòng;<br /> - Lưu VT/UB, NC (T.Minh).<br /> <br /> TM. ỦY BAN NHÂN DÂN<br /> CHỦ TỊCH<br /> Digitally signed by<br /> UBND huyện Tân Hồng<br /> UBND tỉnh Đồng Tháp<br /> Đồng Tháp, VN<br /> Date: 5.8.2015 14:27<br /> <br /> Phạm Văn Hăng<br /> <br />