Báo cáo thực tập: Bài toán quản lý bán hàng máy tính linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Chia sẻ: Huỳnh Thị Thùy Dương | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:57

Thêm vào BST

Báo xấu

858
lượt xem 80
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với kết cấu nội dung gồm 4 chương, bài báo cáo thực tập "Bài toán quản lý bán hàng máy tính linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic" giới thiệu đến các bạn những nội dung tổng quan về công ty cổ phần hợp tác đào tạo và phát triển nhân lực quốc tế, khảo sát hệ thống bài toán quản lý bán hàng máy tính và thiết bị văn phòng công ty cổ phần hợp tác đào tạo và phát triển nhân lực quốc tế,... Mời các bạn cùng tham khảo để nắm bắt nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập: Bài toán quản lý bán hàng máy tính linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội. Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm cho công việc quản lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết lập một phương thức quản lý hiện đại hơn. Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác. Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là cần thiết. Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế. Bài toán mà em đi tìm hiểu, phân tích là bài toán quản lý bán hàng máy tính linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Trong thời gian thực tập em đã cố gắng tìm hiểu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic nhưng với kiến thực còn hạn chế nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót, bất cập và chưa hoàn thiện. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các Thầy giáo, Cô giáo và bạn bè để em có thể hoàn thiện được chương trình mà thực tế đòi hỏi. Em xin cảm ơn những ý kiến đóng góp chân thành của thầy cô, bàn bè. Đặc biệt hơn em xin chân thành cảm ơn Thấy giáo Nguyễn Trung Tuấn đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình em để em hoàn thành công việc trong lần thực tập này. Hà nội, Ngày tháng năm 2008
Sinh viên thực tập: Hoàng Danh Tuyên 2
CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC T Ế. 1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư và phát triển nguồn nhân lực quốc tế: Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC TẾ. Tên tiếng Anh: INTERNATIONNAL DEVELOPMENT LABOUR RESOURCES AND CO – OPERATIVE TRAINING JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: INDELATRAIN.,JSC Tên giao dịch: TDC Văn phòng giao dịch: 21H17, tập thể Đại học Sư phạm I Hà Nội, đường Phan Văn Trường Phường Quan Hoa – Quận Cầu Giấy – Thành phố Hà Nội Vốn pháp định 1.000.000.0000 VNĐ (một tỷ đồng chẵn) Số tài khoản VNĐ: 1507201027449 Mở tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT chi nhánh Cầu Giấy Ngày thành lập: Ngày 19 tháng 09 năm 2003. Công ty hoạt động trong lĩnh vực buôn bán máy tính và các thiết bị văn phòng, xây dựng hệ thống mạng, làm các dự án về CNTT, xây dựng phần mềm, phần cứng và đào tạo tin học. 3
Với đội ngũ cán bộ, nhân viên là những sinh viên mới ra trường, đầy sức sáng tạo, năng động nên công ty luôn đề ra mục tiêu phát triên rộng rãi mạng lưới kinh doanh của công ty, với trang thiết bị dịch vụ đồng bộ cho đội ngũ nhân viên và các hệ thống văn phòng, nhằm tạo nên sự nhanh chóng chính xác trong khâu mua bán hàng với tất cả các khách hàng tạo dựng lòng tin và uy tín của khách hàng đối với Công ty. Hoạt động chung của Công ty: hàng ngày công ty nhập hàng hay xuất hàng thì thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép việc nhập xuất hàng hoá theo các chỉ tiêu số lượng, khi nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá thì thủ kho kiểm tra và ghi vào sổ thực xuất và thực nhập để cuối ngày thủ kho chuyển các chứng từ về phòng kế toán. Ở phòng kế toán sẽ có kế toán chi tiết để ghi tình hình nhập xuất hàng hoá theo hai chỉ tiêu cả về số lượng và số tiền. Đến cuối tháng phòng kế toán có trách nhiệm tính toán doanh thu lập bảng thông kê và tổng hợp báo cáo kết quả bán hàng của công ty. Với những khách hàng gửi đơn đặt hàng qua bưu điện hoặc gọi điện thoại để mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ thương lượng để thống kê sau đó báo lại cho bộ phận quản lý kho hàng về mặt hàng cũng như số lượng cần thiết để chuẩn bị giao cho khách hàng sao cho đầy đủ và đúng hẹn. Với những khách hàng là cá nhân mua lẻ thì bộ phận bán hàng lập phiếu xuất và hoá đơn giá trị gia tăng, còn với nhưng khách hàng mua với số lượng lớn thì bộ phận hàng lập hợp đồng cung cấp hàng. Phương thức và điều kiện thanh toán tuỳ theo từng hợp đồng mà khách hàng có thể thanh toán trước hoặc ghi nợ. Với những mặt hàng mới không có trong kho hàng của công ty, mà nhu cầu của khách hàng cao thì bộ phận bán hàng của phòng kinh doanh sẽ đề xuất với giám đốc để giám đốc có kế hoạch kinh doanh mặt hàng đó. Bộ phận tài chính có trách nhiệm quản lý toàn bộ tình hình tài chính xuất nhập của công ty. Mà trong quá trình kinh doanh hàng hoá nhập mua và xuất bán thường không theo một tiến trình nào đó, nó luôn biến động phụ thuộc vào yếu tố cung cầu của thị trường, do vậy việc truy xuất dữ liệu phải đảm bảo được tính nhanh nhạy của hệ thống 4
5
2. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty. Tổng số nhân viên trong công ty là 15 người. Bao gồm các bộ phận cấu thành: * Ban Giám đốc 3 người * Phòng Kế toán Tài vụ 2 người * Phòng phần mềm 15 người * Phòng Xuất nhập khẩu 1 người * Phòng Bán hàng 2 người * Phòng Kinh doanh Dự án 2 người * Phòng Kỹ thuật triển khai lắp thiết bị 2 người * Phòng Dịch vụ Bảo hành thiết bị 3 người Có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng lực làm việc như công nghệ thông tin, kinh tế, tài chính và nhiều cộng tác viên là các Giáo sư, phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, kỹ sư trong các lĩnh vực nói trên ở nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước. Đội ngũ cán bộ được đào tạo chính qui, luôn được trang bị thêm kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới để nâng cao chuyên môn và được thử thách qua các dự án thực tế của công ty, bảo đảm làm chủ được các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới trong lĩnh vực công nghệ, công nghệ thông tin, ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nước nhà. Bên cạnh đó công ty CTD chúng tôi còn có đội ngũ cộng tác viên là cán bộ, giảng viên, chuyên viên các Bộ Ngành luôn phối hợp cùng các cán bộ trong công ty về kỹ thuật, Marketing nhằm mục đích hỗ trợ và phát triển kinh doanh. Ban Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Tổ chức 6
3. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban: Ban Giám đốc: Giám đốc là người có quyền cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty, thu thập thông tin và ý kiến từ các phòng ban để đưa ra những quyết định quan trọng và đứng đắn trong lĩnh vực kinh doanh giúp công ty ngày càng phát triển mạnh, và có nghĩa vụ cũng như quyền lợi đối với nhà nước. Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ chính là khảo sát thị trường tìm ra các nguồn hàng và đối tác cho công ty, phòng kinh doanh còn đảm nhận cùng ban giám đốc đưa ra các văn bản điều hành trong việc nhập và bán hàng, giá cả và phương thức bán hàng kinh doanh hiệu quả nhất nhằm mở rộng mạng lưới thị trường, và các đối tác của công ty. Phòng kế toán: Thực hiện các chế độ hoạch toán trong Công ty, giám sát vốn và thực hiện các chế độ khấu hao, bảo toàn vốn theo dõi cùng với phòng kinh doanh theo dõi quá trình nhập xuất các lô hàng và tính toán được hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Phòng Tổ chức: Lên kế hoạch hoạt động, sắp xếp và giám sát lịch làm việc, thực hiện các chế độ và hoạch toán tiền lương cho nhân viên trong Công ty. 4. Nguyên tắc quản lý của Công ty là: Hàng nhập do Nhà cung cấp của các Công ty sản xuất linh kiện máy tính chính hãng như: Asus, Foxcon, Intel, Gigabyte…theo hình thức đặt hàng số lượng. Hàng bán ra: Theo dõi số lượng hàng bán ra với giá theo quy định của Công ty, của nhà sản xuất và theo giá chung của thị trường. Theo dõi hàng tồn kho. Theo chất lượng của sản phẩm (dõi bảo hành) Công ty có các hình thức tiếp thị, khuyến mại, tìm hiểu thị trường, thị hiếu của khách hàng. 7
Khách hàng: ưu đãi với khách quen mua số lượng sẽ được giảm giá, luôn gây uy tín với khách hàng mới. 5. Các loại giấy tờ có liên quan đến Công ty: Ngoài giấy phép kinh doanh do Nhà nước cấp thì Công ty còn có một số giấy tờ riêng như: Phiếu nhập ( Hoá đơn nhập hàng) Phiếu xuất (Hoá đơn bán hàng) Giấy bảo hành…. 8
CHƯƠNG II KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC TẾ. I.CÁC THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG: Hệ thống chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau: Giảm thiểu công sức, thời gian của con người. Truy cập tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và chính xác. Lập báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp cho nhân viên kinh doanh đưa ra những phương án kinh doanh hợp lý và kịp thời. 1. Mục tiêu quản lý: Theo dõi được hàng nhập vào. Theo dõi được hàng bán ra. Theo dõi được số lượng hàng tồn kho. Theo dõi được vấn đề về bảo hành. Theo dõi được vấn đến doanh thu của Công ty. 2. Đầu vào của hệ thống: Thông tin Nhà cung cấp. Thông tin mặt hàng. Thông tin về khách hàng Thông tin về hoá đơn nhập/ xuất. Thông tin về bảo hành 3. Đầu ra của hệ thống: Thống kê lượng hàng hoá tồn kho theo mặt hàng hoặc Nhà cung cấp. Thống kê doanh thu của Công ty. Thống kê hàng bảo hành, tình trạng bảo hành của khách hàng. 9
II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: 1.Hệ thống hiện tại: Công ty kinh doanh máy tính nên thường phải nhập và bán rất nhiều chủng loại, linh kiện máy tính khác nhau và việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý dữ liệu chưa được triệt để nên công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý mua cũng như bán hàng, và những nhược điểm thường gặp là: Thời gian chi phi cho việc truy xuất dữ liệu chậm cho nên không đáp ứng được tính nhanh nhạy của thông tin. Khi số lượng khách hàng mua cũng tăng lên với số lượng lớn thì việc kiểm tra hàng trong kho rất khó khăn, việc chờ đợi lâu và hơn nữa có thể nhầm lẫn gây ra sự khó chịu với khách hàng. Đối với kế toán thì công đoạn lập hoá đơn thanh toán phải làm thủ công nên việc nhầm lẫn giá cả giữa các mặt hàng, tính nhầm hoá đơn là không thể tránh khỏi. Khi lãnh đạo cần báo cáo đột xuất về mặt hàng nào đó thì nhân viên phòng hành chính tổng hợp phải lấy số lượng thực tế tại kho và đối chiếu với kế toán kho, tổng hợp số liệu chứng từ liên quan để kết xuất thông tin cần thiết cho báo nên rất tốn thời gian. Với thời kỳ hội nhập mở cửa thì mặt hàng máy vi tính là một trong những mặt hàng bán khá chạy, đời sống nhân dân ngày được nâng lên đồng nghĩa với thời kỳ của CNTT dang bùng nổ. Từ đó hệ thống quản lý của Công ty ngày càng được hoàn thiện hơn. 2.Quy trình công việc của Công ty: Đối tượng mua sắm của Công ty là tất cả mọi tầng lớp nhân dân, học sinh, sinh viên có nhu cầu mua sắm và sử dụng máy tính, các thiết bị văn phòng có thể đến Công ty và tuỳ chọn cho mình một bộ máy tính ưng ý tuỳ theo yêu cầu và giá tiền khách hàng mong muốn và nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn và giúp khách hàng. Trong quá trình thanh toán: khách hàng thành toán với nhân viên kế toán của Công ty, kế toán sẽ viết hoá đơn trên đó có ghi rõ họ tên, địa chỉ, điện thoại của 10
khách hàng đồng thời ghi rõ mã mặt hàng, loại mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày bán cộng với phiếu bảo hành của sản phẩm… Trên mỗi mặt hàng có dán mác, nhãn nhà sản xuất, năm ra đời sản phẩm…Ngoài ra Công ty còn chấp nhận khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi khách hàng chọn được một sản phẩm nào đó thì sẽ có nhân viên giao hàng giao hàng đến tận nơi theo địa chỉ của khách hàng (Nhưng không quá 10km). Cứ hàng tháng nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại mặt hàng xem mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào tồn nhiều, theo dõi lượng khách hàng đến mua hàng tại Công ty, số lượng khách đến bảo hành đồng thời lập danh sách nhập hàng. Tóm lại: Quy trình hoạt động của Công ty là nhập hàng, bán hàng và thống kê hàng tồn kho, thông kê doanh thu, theo dõi chất lượng của sảm phảm mình tiêu thụ, bám sát vào thực tế để đưa ra từng bước đi hợp lý cho Công ty ngày càng phát triển lơn mạnh. II. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG: Để quản lý được một khối lượng hàng hoá lớn thì hệ thống phải đáp ứng được các yêu cầu: Dễ cập nhật, dễ tìm kiếm, dễ tra cứu, dễ sửa đổi ngoài ra hệ thống cần phải xử lý được các lỗi và kiểm tra được tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật Để đạt được mục đích ta cần phải xác định được: Đầu vào của hệ thống là thông tin về: + Thông tin về khách hàng. + Thông tin về mặt hàng. + Thông tin về Nhà cung cấp. + Thông tin về bảo hành. Đầu ra của hệ thống: Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra những thông tin cần thiểt nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý. Đó là những không tin liên quan đến khách hàng, bào hành, tìm kiếm, doanh thu… 11
CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT I.KHÁI NỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.Khái niệm: Cơ sở dữ liệu là một hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin, dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống theo một cấu trúc nào đó được gọi tắt là cơ sở dữ liệu (CSDL). 2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống phần mềm quản lý cơ cở dữ liệu và tập các thao tác xử lý dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất quan trọng, nó như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biẻu diễn ở trong máy. 3. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm Khai báo. Định nghĩa Nạp dữ liệu. 3.2. Cập nhật dữ liệu Bổ xung vào cơ sở dữ liệu. 12
Loại bỏ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. 3.3 Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu: Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu. Kiết xuất thông tin theo yêu cầu. II. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở dữ liệu của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới len trên. 1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là phân hệ con của hẹ thống kinh doanh. Chức năng chính của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thông. Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia mang tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống. Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại: Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát trinh tiếng nói, công văn, hìnhn ảnh… Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với kỹ thuật mang các đặc điểm khác nhau. Thông tin có cấu trúc: Là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biếu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biếu quy định. 1.1. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai 13
loại nhằm: Phản ánh nội bộ cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động kinh doanh. Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá… 1.2. Vai trò của hệ thống thông tin: Hệ thông thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp. 2. Quá trình phân tích thiết kế và cài đặt: Quá trình phan tích và thiết kế hẹ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất địng có thể bao gồm các bước sau: Xác định vấn đề và yêu cầu. Xác định mục tiêu, ưu tiên. Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ? ) What ? Thiết kế vật lý (đưa những biện pháp, phương tiưện thực hiện nhằm trả lời câu hỏi: Làm như thế nào ? ) How ? Cài đặt (lập trình). Khai thác và bảo trì. Tuy nhiên việc phân phối giai đoạn này tuỳ thhuộc từng phương pháp và chỉ có tính tương đối. * Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. * Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới (Giai đoạn thiết kế logic). * Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống. 14
* Giai đoạn 4: Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục. Thủ công. Kiểm soát phục hồi. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Các module, chương trình. * Giai đoạn 5: Cài đặt, lập trình. * Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì. III. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG. Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việc quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. 1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Thành phần của biểu đồ bao gồm: Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn. Tên 15
Kết nối: Kêté nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thẳng. Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D. A B C D Đặc điểm của (BPC): + Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. + Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào? + Mang tính chất tĩnh vì bỏ quan mối liên quan thông tin giữa các chức năng. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa. + Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức, phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng. 2. Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. Tiến trinh (hoặc chức năng) Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ đồ trong đó có ghi nhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. Tiến trình được biểu diwnx bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ: 16
Luồng dữ liệu: Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình. Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu Kho dữ liệu Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào. Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ kho dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều. Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình thức tiếp xúc với hện thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống. Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài: Tác nhân trong 17
Là một tiến trình hoặc chuắc năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong. 3. Mô hình thực thể liên kết. 3.1. Khái niệm: Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm và các thực thể, thuộc tính và mối liên hệ giàng buộc giữa chúng. Mục đích xác định các yếu tố: Dữ liệu nào cần xử lý. Liên quan nội tại (cấu trúc) 3.2. Thực thể và kiểu thực thể. Thực thể: là một đối tượng đợc quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Kiểu thực thể là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng bản chất. thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp kiểu thực thể. Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn hiệu kiều thực thể. Ví dụ: Ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn khách hàng, ngành học, sách học. Khách hàng Ngành học Sách học Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là là kiểu thực thể, một dòng ứng với các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể. 18
3.3. Liên kết và kiều liên kết: Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự giàng buộc về quản lý. Kiểu liên kết là lập các liên kết cùng bản chất giữa các kiều thực thể có tồn tại nhiều mối liên kết, mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biều diễn các liên kết bằng một đoạn thảng nối giữa hai kiểu thực thể. Các dạng, kiều kiên kết: * Liên kết một một (1 1): Giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm thường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật, chẳng hạn một chiến dịch quảng cáo (phát động trong một dự án) 1 1 Phát động Dự án * Liên kết một nhiều ( 1 n ): Giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A. Nó biểu diễn nối bằng đoạn thảng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3 ( hay còn gọi là chan gà ) về phía nhiều. Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viện (sinh viên thuộc vào lớp). 1 n Lớp học Sinh viên * Liên kết nhiều nhiều (n n): Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng dụng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B. Biều diễn liên kết này bằng chân gà hai phía. n n A B 19
Để biều diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ xung thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều nhiều thành hai liên kết một nhiều. n n A A/B B 3.4. Các dạng chuẩn: Chuẩn hoá: Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa. Dạng chuẩn 1(1NF): Một quan hệ R gọi là chuẩn 1 NF nếu như cá miền thuộc tính là miền đơn trị. Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng. Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuản 3 nếu như nólà chuẩn 2 và Quản lý bán hàng máy phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm trực tiếp. tính & thiết bị văn phòng B. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU: Theo dõi Theo dõi Theo dõi Theo dõi Theo dõi Nhập hàng Hàng bán I. MÔ H ÌNH PHÂN C ẤP CHỨC NĂNG V Bảo hành Hàng tồn Ề MẶT S Ử LÝ: Doanh thu Cập nhật Hoá đơn Theo mặt Giấy bảo Theo dõi nhập hàng bán hàng hành chi phí Hợp đồng Theo dõi Theo Nhà Tìm kiếm Theo dõi khách hàng cung cấp thanh toán Hoá đơn Tìm kiếm Theo Theo dõi nhập mặt công nợ hàng Tìm kiếm Theo mặt Theo dõi hàng Theo nguồn vốn khách hàng Theo Nhà Theo khách cung cấp hàng 20 Theo mặt hàng