intTypePromotion=3

Báo cáo thực tập :Tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình Định

Chia sẻ: Nguyen Van Thien Thien | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:56

12
2.642
lượt xem
467
download

Báo cáo thực tập :Tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình Định

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công tác Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội ...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập :Tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình Định

  1. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường TRƯỜNG............................. KHOA………………….. BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: Tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình Định 1
  2. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường MỤC LỤC A. Phần mở đầu Trang Lời nói đầu Lời cảm ơn Bản tự kiểm điểm Nhận xét của cơ quan B. Phần nội dung Chương I: Khảo sát về công tác lưu trữ tại UBND huyện 6 An Lão,tỉnh Bình Định 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ 6 của UBND huyện An Lão. 2. Sơ đồ bộ máy của cơ quan 9 Chương II: Kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện 10 An Lão, tỉnh Bình Định. I. Công tác lưu trữ. 10 1. Tổ chức lưu trữ cơ quan. 10 2. Tình hình tài liệu của cơ quan. 10 3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ. 11 4. Nhận xét những ưu nhược điểm tồn tại trong công tác Lưu trữ của cơ quan, biện pháp khắc phục. 14 II. Công tác chỉnh lý tài liệu. 16 Chương III. Các phụ lục. 19 Phụ lục I: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch 19 sử phông. Phụ lục II: Phương án phân loại của phông lưu trữ. 26 2
  3. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Phụ lục III: Mục lục hồ sơ. 32 Phụ lục IV: Bảng kê tài liệu loại. 37 LỜI NÓI ĐẦU Công tác Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội ... Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinh động về phim ảnh... đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử qúi báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ với các đợt thực tập thực tế.Vì vậy đợt thực tế này tôi cố gắng vận dụng kiến thức của mình đối chiếu thực tế tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình Định, nhằm củng cố cho tôi kiến thức đã học, kết hợp với thực tiển công tác mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND huyện An Lão. Em đã được tiếp nhận vào cơ quan và thực tập tại phòng lưu trữ, UBND huyện An Lão từ ngày 27/5 – 19/8/2010 3
  4. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng không sao tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp qúi báu của Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ trường trung câp văn thư lưu trư TWII và các cô, chú, anh, chị văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão để báo cáo thực tập hoàn chỉnh. Qua đây em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị rất nhiều trong công việc đã hết lòng truyền đạt cho em những kiến thức quý báo liên quan đến nghiệp vụ của mình như: chỉnh lý, sửa chữa bổ sung tài liệu , tra cứu tài liệu….. Đồng thời qua đây em cũng xin cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hường (GVHD) và cô Trần Thị Hường (NVLT của văn phòng UB) và cảm ơn tất cả mọi người trong văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại đây. Trong quá trình thực tập tại UBND huyện An Lão em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị trong cơ quan và đây cũng là cơ hội để em áp dụng những kiến thức đã được học đem áp dụng vào công việc thực tế của em sau này. Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc. Đặc biệt là quý thầy cô khoa lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ TW II lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất. Em xin chân thành cảm ơn! HỌC SINH THỰC TẬP Phạm Thị Bích Phượng 4
  5. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢN TỰ KIỂM ĐIỂM Họ và tên: PHẠM THỊ BÍCH PHƯỢNG, Sinh viên khóa 2009-2011 lớp Lưu trữ 15, trường văn thư lưu trữ TW II Theo kế hoạch đào tạo của nhà trường đồng thời sự đồng ý của lãnh đạo UBND huyện An Lão, tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 27/5 đến ngày 19/8/2010. Trong suốt quá trình thực tập tôi luôn đi đúng giờ quy định của cơ quan và tiếp thu, chấp hành tốt yêu cầu của cán bộ chuyên môn. Đến nay, đợt thực tập kết thúc, bản thân tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm quý báu, thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tôi đã tích lũy được những kỷ năng nghiệp vụ, điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác chuyên môn nghiệp vụ của bản thân sau này. Trong quá trình thực tập, bản thân nhận thấy có những ưu, khuyết điểm sau: Ưu điểm: + Đã bám sát đề cương thực tập, làm tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Tôi đã tiến hành thực hành các quy trình, nghiệp vụ về công tác Lưu trữ, cụ thể như: phân loại, chính lý khoa học tài liệu,….Bản thân đã có nhiều cố gắng, tận tụy với công việc, đã thu nhiều kết quả bổ ích trong đợt thực tập này. + Chấp hành nghiêm túc về thời gian cũng như nội quy làm việc, quy chế bảo quản, bảo mật tài liệu của cơ quan. 5
  6. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường + Có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với các anh, chị tại UBND huyện. Khuyết điểm: Trong quá trình thực tập, do khối lượng công việc nhiều nên bản thân không tránh khỏi những sai sót trong việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu. Việc sắp xếp công việc đôi khi thiếu khoa học. Mặt khác, bản thân chưa làm hết các quy trình nghiệp vụ về lưu trữ như: Thống kê và lập mục lục hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu... Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã tạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành chương trình thực tập và bản báo cáo thực tập ngành nghề. An Lão, ngày 19 tháng 8 năm 2010 Phạm Thị Bích Phượng 6
  7. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... 7
  8. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường NỘI DUNG BÁO CÁO 8
  9. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Chương I KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN AN LÃO 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức UBND huyện An Lão: Theo Quyết định số 12/2004/QĐ-UBND ngày 20/7/2004 của UBND huyện An Lão về ban hành quy chế làm việc của UBND huyện An Lão: chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện được quy định cụ thể như sau: 1.1 Chức năng: UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh; đồng thời báo cáo hoạt động của mình trước HĐND huyện. 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn bản quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn huyện. Cụ thể là: 9
  10. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường - Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa. - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trong huyện. - Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, ... quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương. - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác. - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp. - Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật. - Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương. - Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền. 10
  11. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường - Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết định. 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện: Gồm có 7 thành viên (Chủ tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên UB). Trong đó: - Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành chung và Khối Nội chính. - Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp. - Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hóa - Xã hội. - Ủy viên UB: Trưởng Công an huyện. - Ủy viên UB: Chỉ huy trưởng Cơ quan Quân sự huyện. - Ủy viên UB: Trưởng phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn huyện. - Ủy viên UB: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện. Kết quả bầu các thành viên UBND huyện phải được Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phê chuẩn. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND cấp mình và trước cơ quan Nhà nước cấp trên. - Các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 12 đơn vị hành chính: Văn phòng HĐND và UBND huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh & xã hội, Phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn, Phòng Tài nguyên-Môi trường, Phòng Tài chính-Kế hoạch, Phòng Văn hóa thông tin, Thanh tra, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Công thương. Ngoài các Phòng, Ban trực thuộc như đã nêu trên UBND huyện còn có 2 bộ phận chuyên môn hoạt động theo chế độ chuyên viên được ghép vào tổ chức của Phòng Nội vụ huyện mà không hình thành Phòng, Ban đó là: Bộ phận Tôn giáo, Bộ phận Thi đua-Khen thưởng . Các Phòng, Ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về tổ chức, biên chế và công tác chuyên môn; tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đến 11
  12. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường lợi ích của địa phương thông qua ngành dọc và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành. Các cơ quan thuộc các ngành: Công an, Quân sự vừa chịu sự quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền ở địa phương, vừa chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ trên xuống. Các cơ quan Tư pháp như: Tòa án, Viện Kiểm sát là những cơ quan độc lập thực hiện chức năng xét xử và giám sát việc thi hành Pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương . Đội ngũ cán bộ các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 160 cán bộ viên chức. Trong đó 65% số cán bộ đã có trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên, 28% có trình độ Trung cấp, 7% có trình độ sơ cấp . Với đội ngũ cán bộ có trình độ như đã nêu trên, cộng thêm những kinh nghiệm và lòng nhiệt huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, UBND huyện An Lão đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắc phục những khó khăn mang tính chất đặc thù của huyện vùng cao, đưa địa phương ngày một đổi mới tiến bộ. 12
  13. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN AN LÃO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN PHÒNG PHÒNG VP PHÒNG Phò PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHßNG LĐ-TB GIÁO TÀI HĐND Thanh phßng NÔNG CÔNG VÀ XH Y TẾ TμI CHÍNH- DỤC VÀ NGHIỆP THƯƠNG t− NGUY£N KẾ ng UBND ph¸p VÀ -MT HOẠCH tra PTNT NỘI 13
  14. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Chương II KẾ QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN AN LÃO, TỈNH BÌNH ĐỊNH I.công tác lưu trữ 1. Tổ chức lưu trữ cơ quan : * Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBND huyện An Lão. - Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng làm chuyên trách công tác lưu trữ. - UBND huyện có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ. - Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 phòng với diện tích 40 m2, vừa dùng làm kho lưu trữ vừa là phòng đọc và nơi cán bộ lưu trữ làm việc. Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ. Còn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi, máy điều hòa ... chưa trang bị ). 14
  15. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường 2.Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan : UBND huyện An Lão là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉ đạo chung về mọi mặt Kinh tế, Chính trị ... trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng cơ bản, không có tài liệu nghe nhìn . Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ huyện bao gồm 31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản. Đa số tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đã được bỏ vào hộp và đưa lên giá. Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ UBND huyện An Lão đang bảo quản 13 phông lưu trữ trong đó có 01 phông lưu trữ của HĐND và UBND huyện An Lão (phông mở) và 12 phông lưu trữ của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện An Lão: - Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND huyện. Khối tài liệu này được hình thành từ tháng 8/1981 cho đến nay. - Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các Sở - Ngành tỉnh gửi đến; tài liệu của HĐND và UBND huyện sản sinh trong quá trình hoạt động; tài liệu của các Phòng, Ban huyện và HĐND, UBND các xã gửi lên. - Thực trạng vật lý của tài liệu. Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm 1990 trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu này chữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật hiện đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài về sau. 15
  16. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mất mát nhiều. Nguyên nhân: Do UBND huyện chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như: chưa bố trí cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ đạo về công tác lưu trữ đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng đắn... Khối tài liệu từ 1991 đến nay còn tương đối đầy đủ. Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ UBND huyện được bảo quản tương đối tốt. Tài liệu đã được tiến hành các biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005. 3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ. 3.1 Công tác thu thập bổ sung: - Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc. Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận. - UBND huyện hàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện. Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện, các cá nhân, bộ phận thuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan. Đối với các phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm các Phông lưu trữ: Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài nguyên-Môi trường, 16
  17. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Phòng Nội vụ Lao động xã hội và các xã: An Tân, An Dũng, An Vinh, An Trung, An Quang. Nội dung cơ bản tài liệu của từng phông trên cơ sở lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị trên cơ sở phương án phân loại được xác định, đã tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh. Đa số tài liệu của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận tài liệu, có sự ký giao nhận giữa cơ quan và Kho lưu trữ huyện trên cơ sở danh mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập. Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm tiếp theo đối với các cơ quan, đơn vị. 3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu: Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai là lưu trữ cố định. Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão cũng được lập theo quyết định số 28/QĐ- UB ngày 15/8/1997 của UBND huyện, thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ phận có tài liệu chỉnh lý. UBND huyện cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn. Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho 17
  18. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ. 3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu. Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn. Tại UBND huyện An Lão, phương án được chọn để phân loại tài liệu lưu trữ ở Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão là phương án Thời gian - Mặt hoạt động. Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức của UBND huyện có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. Cho nên phương án này là phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo từng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công tác của đơn vị hình thành phông. Phương án này thống nhất dùng để phân loại Phông lưu trữ của UBND huyện, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một số mặt hoạt động phát sinh trong năm. Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ lưu trữ chuyên trách đảm nhận. Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo phương án đã chọn. 3.4 Công tác thống kê trong lưu trữ: Công tác Thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu. 18
  19. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Kho lưu trữ UBND huyện An Lão tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể. Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện nhanh chóng. Tại Kho lưu trữ UBND huyện mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được. 3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: UBND huyện An Lão đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 và đã được trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, 1 tủ trưng bày tư liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu. Tuy phòng kho chưa được trang bị máy điều hòáy hút bụi.. nhưng cán bộ lưu trữ có sự kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, vì vậy mà tài liệu được bảo quản tương đối tốt . Hàng năm, cơ quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, ngoài ra cửa sổ và cửa chính Kho lưu trữ được làm bằng cửa kính màu, có rèm và được kéo cẩn thận, tránh tác động của ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu. 3.6- Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu: - Kho Lưu trữ UBND huyện An Lão đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ. Trong đó có quy định rõ trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu. Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đối với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y 19
  20. Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp. Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão chỉ mới xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện. Trong 2 năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho 394 lượt người, số lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 400 văn bản và một số hồ sơ. Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện An Lão đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu được nhanh chóng - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện An Lão còn đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu. 4. Nhận xét ưu nhược điểm tồn tại trong công tác lưu trữ của cơ quan, những biện pháp khắc phục: * Về ưu điểm: - Nhận thức về vai trò vị trí, tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương và Lãnh đạo Văn phòng có bước chuyển biến rõ rệt. Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ ở huyện đã được tổ chức thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp. - Cơ sở vật chất trang bị ban đầu còn thiếu thốn nhưng huyện cũng đã quan tâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian qua, đã tiến hành thực 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản