Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa

Chia sẻ: Mơ Mộng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:18

Thêm vào BST

Báo xấu

85
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Karen Motylewski Phần giới thiệu: Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển chương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản. Quá trình tân trang có thể khắc phục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòng cháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng các khoảng không chưa hợp lý. Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa. Sách và các tư liệu bằng giấy đặc...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa

Bảo quản tư liệu lưu trữ trong thời gian tân trang, sửa chữa Karen Motylewski Phần giới thiệu: Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển chương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản. Quá trình tân trang có thể khắc phục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòng cháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng các khoảng không chưa hợp lý. Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa. Sách và các tư liệu bằng giấy đặc biệt dễ bị hư hại do cháy, khói, nước, bụi bẩn, các chất ô nhiễm hoá học, và vận chuyển không đúng cách, mà toàn bộ các yếu tố trên đều liên quan đến việc tân trang sửa chữa. Thư viện, nơi lưu trữ và bảo tàng cần có thêm các biện pháp bảo vệ thường xuyên để đảm bảo việc xây dựng toà nhà đúng tiêu chuẩn. Bất cứ rủi ro ở phạm vi nào cũng mất thời gian để xử lý và cứu chữa và có thể còn đòi hỏi phải thay thế, in ấn lại tài liệu, hay đòi hỏi các biện pháp bảo tồn, phục chế đối với các tư liệu bị hư hỏng. Trong trường hợp xấu nhất, bản thân toà nhà lưu trữ cũng bị thiệt hại do hoả hoạn liên quan đến quá trình xây dựng. Nên di chuyển các tư liệu lưu trữ ra xa khỏi khu vực xây dựng hoặc rào chắn, che phủ kỹ lưỡng các tư liệu lưu trữ trong quá trình xây dựng, tuy vậy rất khó thực hiện việc này. Trong nhiều
trường hợp không có đủ người và cũng không có đủ chỗ để di chuyển tư liệu. Việc rào chắn che phủ tư liệu kỹ lưỡng cũng tốn nhiều công sức và làm cho không thể truy cập được tư liệu ở một phạm vi rộng, trong khi đó có thể cơ quan chủ quản vẫn phải thực hiện công việc truy cập. Do đó cần có những cách ứng phó với từng trường hợp cụ thể. Bản hướng dẫn này có ý định cảnh báo các cơ quan chủ quản trước các nguy cơ thông thường dẫn đến thiệt hại liên quan đến quá trình xây dựng và đưa ra một số giải pháp cho các khó khăn có thể tiên liệu được. Trong mọi trường hợp, rất quan trọng khi đưa ra đầy đủ các chi tiết trong các điều khoản quy định của hợp đồng để đảm bảo rằng các nhà thầu: (1) hiểu rõ khách hàng đòi hỏi việc tuân thủ hợp đồng một cách nghiêm ngặt về các vấn đề an toàn; (2) chấp nhận chi phí phát sinh để thực hiện một cách nghiêm ngặt các biện pháp an toàn; và (3) áp dụng các biện pháp xử lý rủi ro một cách hữu hiệu. Tuy nhiên, không nên hy vọng nhà thầu sẽ thực hiện các biện pháp bảo hộ như đã yêu cầu trong hợp đồng nếu không có sự giám sát tích cực của khách hàng. Rất khó phát giá chính xác cho các dự án lớn, mà giá bỏ thầu để có tính cạnh tranh thì thường thấp hơn giá phát. Do đó các nhà thầu có thể sẽ tìm cách cân đối khoản thâm hụt này bằng cách làm tắt hợp đồng. Nhiều nhà thầu cho rằng khắc phục hậu quả sau thảm hoạ còn rẻ hơn là tìm cách phòng tránh. Vì vậy khi mời thầu nên đưa ra chi phí cho việc thay thế hoặc bảo tồn đối với một số tư liệu đặc trưng, điều đó có thể sẽ thuyết phục các nhà bỏ thầu suy nghĩ một cách nghiêm túc về các biện pháp phòng ngừa hiểm họa. Tầm quan trọng của công tác điều hành và giám sát
Để đảm bảo đầy đủ công tác bảo vệ tư liệu, đòi hỏi phải phân chia có hệ thống các hoạt động xây dựng thành các giai đoạn cũng như đòi hỏi có sự liên hệ chặt chẽ giữa kiến trúc sư, nhà thầu, ban điều hành của khách hàng, và liên lạc viên dự án. Nhân viên của cơ sở chủ quản phải có khả năng lập được kế hoạch cho việc tiếp tục truy cập các tư liệu nhiều người sử dụng và các tư liệu lưu trữ quan trọng. Những nhân viên này phải nắm được các kế hoạch xây dựng và lịch thi công ở những khu vực lưu trữ quan trọng ngay khi có kế hoạch, vì những khu vực này đòi hỏi phải có sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề bảo vệ và an ninh. Cũng phải báo trước cho các nhân viên này về những thay đổi không tránh khỏi trong kế hoạch thi công khi tiến hành dự án. Cần đưa ra các điều khoản về trách nhiệm thông báo và phổ biến thông tin trong các quy định của hợp đồng cũng như trong kế hoạch nội bộ về quản lý dự án của cơ quan chủ quản. Tốt nhất là nên chỉ định một liên lạc viên dự án, có thể là nhân viên của cơ quan chủ quản hoặc thuê nhân viên tư vấn. Liên lạc viên dự án cần đảm bảo thực hiện đúng tiến trình các bước vận chuyển di dời khi có hiểm hoạ và đảm bảo sao cho các nhân viên được huấn luyện phù hợp để có thể thực hiện các tiến trình này. Liên lạc viên dự án phải phối hợp với đội phòng cháy chữa cháy địa phương để lên kế hoạch phòng cháy chữa cháy, và phải làm việc chặt chẽ với các nhà chức trách địa phương cũng như với nhà thầu để đảm bảo tuân theo các nội quy cần thiết. Liên lạc viên dự án cần xem lại toàn bộ hợp đồng và mọi điều khoản để đảm bảo tư liệu lưu trữ được bảo vệ đầy đủ cũng như được thu hồi khi xảy ra thiệt hại. Có thể thực hiện việc này dưới sự tư vấn của cố vấn pháp luật của cơ
quan chủ quản. Cần đưa ra các điều khoản và quy trách nhiệm trong các trường hợp cần thiết như trong quá trình thu dọn hoặc quá trình che phủ tư liệu khỏi các khí thải và nước. Hợp đồng cũng cần định rõ trách nhiệm của nhà thầu trong các trường hợp cứu hộ (về nhân sự, khi các tư liệu bị ẩm hay bị khô, hút ẩm toàn bộ kho chứa, thu dọn, tổng vệ sinh) hoặc trong các trường hợp cất trữ (chụp vi phim, đóng tập tư liệu, sao chụp, và bảo tồn) Hợp đồng cần đưa ra các điều khoản chi tiết về việc thực hiện các biện pháp an toàn đối với các thành viên trong đội xây dựng trong suốt thời gian xây dựng hoặc tân trang toà nhà lưu trữ. Trong khu vực xây dựng cấm hút thuốc và ăn uống. Mặc dù nhân viên thư viện có trách nhiệm chính trong việc di chuyển tư liệu, nhưng công nhân xây dựng cũng phải nhận thức được tư liệu rất dễ bị hỏng và họ phải được huấn luyện để khi cần thiết có thể vận chuyển sách báo, hòm tủ và các tư liệu khác một cách cẩn thận. Hợp đồng cần định ra trách nhiệm quản lý công tác phòng cháy chữa cháy; thông thường đây là trách nhiệm của nhà thầu hoặc của đội trưởng đội xây dựng và công nhân của họ. Ngoài ra, người của cơ quan chủ quản hàng ngày nên giám sát khu vực lưu trữ đang thi công để bảo đảm đã che phủ, gói ghém tư liệu cẩn thận trước khi tiến hành xây dựng, đảm bảo công tác thu dọn vệ sinh, đảm bảo tốt công tác phòng cháy và chống ngập, và đảm bảo có đủ hệ thống thông gió để có thể sử dụng các chất hoá học, các lớp phủ hoặc các chất khí thải khác mà không ảnh hưởng đến tư liệu. Người của cơ quan chủ quản có trách nhiệm phải thông báo với ban điều hành về hiện trạng của tư liệu. Tốt nhất không nên chọn liên lạc viên dự án làm công việc này, nếu cơ quan chủ quản có đủ quỹ lương và nhân sự để thuê thêm người khác.
Nhân viên này cần xem lại toàn bộ các mục trong kế hoạch đối phó khi có sự cố để có thể nhanh nhất gọi các dịch vụ cứu hộ, và đảm bảo các nhân viên hiểu rõ vai trò của họ khi có sự cố. Số điện thoại và hệ thống báo tin cho nhau phải được thông báo rõ trong nội bộ, và khi cần thiết có thể thông qua cảnh sát và đội phòng cháy chữa cháy. Cần thông qua kế hoạch ứng phó tức thời và các thao tác khi có sự cố cháy, ngập với các nhà thầu, nhân viên, và các dịch vụ cứu hộ địa phương. Nên chuẩn bị sẵn các bản sao chụp các catalô và các danh mục tư liệu lưu trữ hiện hành, và cất giữ chúng cách xa khỏi nơi xây dựng. Dù việc cất trữ các bản sao dự phòng ở cách xa nơi dự phòng là việc cần thiết, nhưng trong thời gian tân trang toà nhà lưu trữ thì việc này càng đặc biệt quan trọng. Đối với các tư liệu lưu trữ bằng máy tính, cần chọn một nơi lưu trữ thứ hai và tiến hành việc sao lưu các tư liệu đó. Tuỳ thuộc vào khối lượng nạp dữ liệu mà việc sao lưu các danh mục có thể được thực hiện theo ngày hoặc theo tuần, và phảI chuyển các bản sao lưu ra khỏi khu vực xây dựng. Nếu khối lượng nạp dữ liệu ít, có thể cất trữ các bản sao lưu hàng ngày hoặc hàng tuần ngay tại chỗ, còn các bản sao lưu hàng tháng thì cất trữ ở chỗ khác. Các bản in catalô và danh mục sách đòi hỏi ít nhất phải có hai nơI cất trữ ngoài khu vực xây dựng. Bất cứ bản vi phim gốc nào đang cất trữ tại nơi xây dựng cũng phải di chuyển. Cần ghi lại nơi cất trữ các vi phim gốc. Kế hoạch ứng phó khi có sự cố (dành cho các nhân viên có phận sự và có thể sử dụng khi dập cháy) có thể còn bao gồm vị trí các tư liệu hoặc các hiện vật cần cứu hộ đầu tiên. Các tư liệu và các hiện vật này cần được chú ý hơn trong các trường hợp khẩn cấp.
Hiểm hoạ cháy Nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn đến cháy thư viện ( nguyên nhân thứ nhất là cố ý gây hoả hoạn) là xây dựng và tân trang toà nhà lưu trữ. Công nhân thường sử dụng các thiết bị sưởi, các thiết bị cơ khí và đuốc. Các tình huống cháy nổ tiềm tàng bao gồm lắp đặt hệ thống sưởi, lắp đặt hệ thống thông gió ,và các thiết bị điều hoà không khí (HVAC), thay dỡ mái, lắp đặt hệ thống nước và tróc sơn tường. Ngoài ra, phá bỏ các phần xây dựng, lắp đặt hệ thống ống dẫn, lắp đặt hệ thống bình cứu hỏa, và hệ thống đường dây điện cũng có thể gây ra cháy nổ. Sách và giấy rất dễ cháy. Mùi khói và bồ hóng về mặt hoá tính cũng có thể gây thiệt hại đến giấy và gáy sách. Rất khó có thể lau đi các lớp bồ hóng còn sót lại; bất cứ ai vận chuyển các tư liệu bị ám khói đều dính bồ hóng trên tay, và làm dính bồ hóng vào các tờ giấy bên trong hoặc dính sang các cuốn sách khác hoặc sang các giấy tờ khác. Giá trị nội tại của tư liệu đặc biệt có thể bị huỷ hoại hoặc bị giảm đi đáng kể sau các sự cố cháy. Tài liệu "Tiêu chuẩn bảo vệ các nguồn tư liệu văn hoá" của NFPA (NFPA 909) đã đưa ra một bản tóm tắt ngẵn gọn các biện pháp phòng ngừa cần thiết trong thời gian tân trang toà nhà. Các ấn phẩm khác có liên quan đến vấn đề này của NFPA cũng được giới thiệu ở phần cuối bản hướng dẫn này. Các biện pháp an toàn chống cháy nổ.
Cần thực hiện các biện pháp tăng cường chống cháy nổ và chuẩn bị sẵn các thiết bị cứu hộ trước khi sử dụng bất cứ một thiết bị điện, cơ khí và phát nhiệt nào. Cần kiểm tra các hệ thống báo động hiện có trước khi tiến hành các công việc xây dựng sửa chữa. Khi kiểm tra cần lưu ý đến các bộ cảm ứng để xác định xem các bộ cảm ứng đó đã được kết nối với đồn cảnh sát hoặc cứu hoả chưa. Hệ thống dò cháy phải được kiểm tra hàng tuần trong suốt thời gian xây dựng. Cần lưu ý để khi thay thế hoặc khi tăng cường các thiết bị điện hay các thiết bị cảm ứng cháy không gây ra sự gián đoạn trong công tác phòng cháy vào thời gian không làm việc. Liên lạc viên dự án cần kiểm tra đánh giá việc thực tập chữa cháy của đội xây dựng. Theo quy định địa phương hay quốc gia thì người giám sát đội xây dựng và nhóm trưởng xây dựng có thể phải được huấn luyện để biết cách sử dụng bình cứu hoả; vì hầu hết công nhân là không biết sử dụng. Cơ quan chủ quản nên yêu cầu nhà thầu xác định rõ quy trình cứu hỏa mà đội xây dựng phải thực hiện khi có sự cố cháy. Các bình cứu hoả xách tay phù hợp ( thông thường là loại bình ABC) phải được chuẩn bị sẵn và dễ thấy ngay trong khu vực xây dựng. Trong quá trình xây dựng có thể di chuyển bình cứu hoả theo đội xây dựng. Nhân viên thư viện cũng phải biết nơi để các bình cứu hoả và biết cách sử dụng chúng. Nếu cơ quan chủ quản có chuyên viên phòng cháy thì nhân viên này có nhiệm vụ tổ chức huấn luyện dập cháy. Ban chỉ huy phòng cháy hoặc đội cứu hỏa là các nơi lý tưởng cho công tác huấn luyện.
Những đám cháy âm ỉ do hàn hoặc cắt gây ra thường được phát hiện chậm, do đó hợp đồng cần quy định các biện pháp an toàn như tạm dừng việc phát điện đầu giờ trong ngày xây dựng và để ra 30 phút ngay sau đó ( hoặc nhiều hơn) để kiểm tra cháy. Xem "Các biện pháp bảo vệ tạm thời" của Dale Frens và các tài liệu khác của NFPA để biết thêm hướng dẫn chi tiết về an toàn cháy nổ khi tiến hành các hoạt động xây dựng. Hiểm họa nước. Nước là hiểm họa chính đối với sự tồn tại của các tư liệu bằng chất liệu giấy. Nước có thể làm bong keo dán, làm sách, giấy và giấy da bị rộp lên và biến dạng, làm gáy sách bị bong, mực bị nhoè, và giấy bồi ở bìa bị dính lại với nhau. Một số giấy ảnh bị bong ra, số còn lại thì bị dính vào nhau. Các tư liệu ngấm nước đặc biệt dễ bị nấm mốc làm hỏng, và gần như không thể phục hồi được. Việc thay thế mái, cửa sổ trên mái, việc lắp đặt hệ thống ống, bình phun nước, và đào bới hoặc thay thế hệ thống ống nước đang sử dụng, tất cả đều gây ra hiểm họa ngập nước trong thời gian tân trang. Hơn nữa, khi nước chảy thấm vào các mối hàn ở đường điện có thể cũng gây cháy. Cần xác định các khu vực dễ bị vỡ ống, rò rỉ ống hoặc úng ngập. Mái nhà rất dễ bị hỏng khi con người đi lại trên đó. Một nguyên nhân phổ biến gây dột mái ở những toà nhà đã cũ cần sửa là khi nhà thầu nghiệm thu hoặc thử nghiệm trên mái. Các biện pháp chống ngập nước.
Các hiểm họa nước tiềm tàng sẽ giảm đi đáng kể nếu áp dụng các biện pháp chống cháy, vì nước phun khi dập cháy có thể sẽ làm tư liệu bị thiệt hại thêm. Nhà thầu phải thấy được tư liệu rất dễ bị hỏng vì nước và nấm mốc. Cơ quan thuê xây dựng cần nêu rõ các khu vực nào đang làm mái cần tuyệt đối không để nước vào trước khi kết thúc công việc mỗi ngày. Liên lạc viên dự án cần soát lại các điều khoản hợp đồng về việc che phủ các khu vực đang sửa mái và thường xuyên kiểm tra xem các điều khoản này có được tuân thủ hay không. Cần thực hiện việc kiểm tra các khu vực xây dựng đều đặn trước khi công nhân nghỉ, đặc biệt chú ý đến các cửa sổ trên mái và các chỗ vá cũng như toàn bộ việc xây mái. Tuyệt đối không để bất cứ khoảng trống nào phía trên tư liệu bị lộ thiên trừ lúc công nhân đang làm việc. Các tấm bạt phủ hoàn toàn không đủ bảo vệ qua đêm hoặc dịp cuối tuần, trừ khi chúng được ráp khít hoàn toàn tại các cạnh và các đoạn nối, và phải tạo ra các rãnh thoát nước trên đó. Có thể thực hiện việc này bằng cách nghiêng tấm bạt phủ về phía đường thoát nước. Mưa to có thể gây vũng nước trên các tấm bạt phẳng; khi đủ nặng, tấm bạt phủ có thể sẽ ụp xuống, gây úng ngập bên dưới. Cần thường xuyên thông báo cho nhân viên thư viện biết về các khu vực sửa cửa sổ trên mái hoặc sửa mái ít nhất là 48 tiếng trước đó. Cũng phải thông báo cho nhân viên thư viện trước 48 tiếng nếu công việc đòi hỏi phải di chuyển hoặc thử hệ thống chứa nước, từ đó có biện pháp bảo vệ chống nước tràn vào khu lưu trữ tư liệu hoặc có biện pháp tạm thời di dời tư liệu đi chỗ khác. Có thể phủ tư liệu bằng các tấm pôli êtilen, nhưng nếu các tấm phủ này
bị hở hoặc chỉ che phủ phía trên của tư liệu thì có thể nước vẫn ngấm vào tư liệu từ phía dưới. Mọi biện pháp bảo vệ cần lưu ý chống cháy theo quy định của Phòng nghiên cứu bảo hiểm (UL). Các tấm phủ phải trùm toàn bộ tủ tư liệu cần bảo quản, và các tấm phủ cần phải đủ dài để phủ thêm một chút xuống sàn. Toàn bộ các giá tủ cũng phải được phủ kín. Toàn bộ tư liệu phải được đặt lên giá hoặc tủ có giá kê cách mặt sàn ít nhất là 4". Cần lắp đặt chuông báo nước tràn ở những khu vực cất trữ các tư liệu nghiên cứu hoặc các di vật cổ có giá trị quý, không thay thế được. Có thể mắc những chuông này vào hệ thống giám sát tự động. Cảnh sát, nhà thầu, liên lạc viên dự án, và những người có chức trách phải biết vị trí và quy trình hoạt động của các hệ thống ống nước chính cung cấp cho khu vực xây dựng. Phải luôn có sẵn số điện thoại của những người có chức trách trong mọi trường hợp. Nếu chẳng may đường ống có bị vỡ, hay hệ thống phun nước cứu hoả bị hỏng ở bất cứ đoạn nào trong lúc lắp đặt hoặc kiểm tra, thì không được chậm trể phải khoá nước ngay tại nguồn. Các điều khoản này phải được đưa ra từ trước, và phải có nhân viên chuyên trách trực 24/24 giờ ( tốt nhất là trực tại chỗ, ở phòng bảo dưỡng tòa nhà hoặc phòng bảo vệ nếu như cơ quan có các phòng như vậy) Nhân viên chuyên trách hoặc liên lạc viên dự án cần phải nắm được và biết liên hệ khi cần tới các thiết bị làm lạnh, dịch vụ hút ẩm và tổng vệ sinh khi úng ngập như đã kê trong kế hoạch ứng phó khi có sự cố để đảm bảo có đầy đủ các số điện thoại và các dịch vụ cứu hộ cần thiết khi có sự cố.
Nhân viên thư viện cần phải ôn lại các thao tác cứu tư liệu bị ngấm nước, nhờ đó có thể thao tác nhanh, chính xác khi sự cố xảy ra. Chất ăn mòn và các hư hại hoá tính Bụi vữa, mùn cưa, và các dạng bụi khác rơi trên bề mặt, sau đó là rơi vào trong các tập tư liệu. Các chất bụi này làm mòn giấy và chúng đóng vai trò như một chất xúc tác gây ra các phản ứng hoá học. Các chất bụi này lan toả trong khi xử lý không khí, lan toả theo các dòng không khí thông thường hoặc khi vận chuyển từ nơi này đến nơi khác. Tương tự như vậy, khí ga và khói từ hệ thống ống nước và hệ thống điện, chất sơn tường và dán tường, và các vật liệu xây dựng bằng epôxi ( có nhiều trong gỗ dán, gỗ ép, và các vật liệu cách nhiệt) cũng lan toả trong không khí. Phần lớn các chất bụi, khí này phản ứng với độ ẩm trong sách và giấy tạo ra axít hoặc các phản ứng hoá học có hại khác, do đó rất quan trọng khi lắp đặt đầy đủ hệ thống thông gió để ngăn chặn khói khỏi các chất dung môi và ngăn chặn các chất bảo tồn hay làm sạch khỏi nguy cơ cháy, phá huỷ tư liệu hoặc nguy cơ huỷ hoại sức khỏe con người. Các biện pháp bảo vệ tư liệu khỏi các vật liệu xây dựng Vô cùng quan trọng khi sử dụng các tấm chắn tạm thời, khi treo tấm phủ không thấm nước lên giá sách, và khi bít kín giữa các phòng, khu vực lưu trữ để hạn chế đến mức thấp nhất bụi, mạt giũa, và các chất bụi ăn mòn khác. Toàn bộ các vật liệu bảo vệ trên phải là các vật liệu chống cháy. Không được thử nghiệm hệ thống xử lý không khí nếu chưa có đầy đủ các biện pháp bảo
vệ trị liệu cho tư liệu, và chỉ được thử nghiệm chừng nào đã loại bỏ các dạng bụi, khí thấy được còn lại. Nếu không lưu ý đến khuyến cáo này, bụi, mạt giũa và các dạng bụi, khí khác sẽ phát tán trong toàn bộ toà nhà lưu trữ. Trong trường hợp này, một lần nữa, liên lạc viên dự án và những người có phận sự phải xem xét hợp đồng đã quy định các điều khoản về công tác vệ sinh, bảo vệ tài sản toà nhà lưu trữ, kiểm soát các chất ô nhiễm hay chưa. Nhà thầu phải cam kết bảo vệ thoả đáng đối với tài sản và người làm việc trong toà nhà lưu trữ ngay cả khi không quy định trong hợp đồng. Tuy vậy cần có sự thống nhất về khái niệm "thoả đáng" và các khái niệm định nghĩa khác đối với tư liệu lưu trữ. Nếu nhà thầu không có trách nhiệm phải dựng các rào chắn hoặc tạm thời ngăn nhỏ phòng trong thời gian xây dựng thì yêu cầu họ phải thông báo cho nhân viên thư viện biết trước 48 tiếng về việc xây dựng ở các khu vực lưu trữ để có kế hoạch di chuyển hoặc bảo vệ tư liệu, từ đó có thể thông báo cho người sử dụng biết các tư liệu nào không thể truy cập được. Nếu nhân viên chuyên trách phải thu dọn sắp xếp tư liệu thì công việc phục vụ bạn đọc có thể sẽ bị gián đoạn đáng kể. Trong trường hợp các phần của toà nhà (ví dụ như sàn nhà, các phòng) được ngăn nhỏ ra, thì có thể ngăn được bụi và khói từ các khu vực khác. Các biện pháp bảo vệ tư liệu hiệu quả bao gồm việc sử dụng các rào chắn có khung chống cháy dọc theo đường lắp đặt thiết bị HAVC (đào sàn nhà, các hố, khe xây dựng, lắp đặt ống dẫn và đường ống). Để ngăn chặn không cho bụi bay
vào, các rào chắn như vậy cần phải có trần và có kết cấu để ngăn bụi vữa, mạt cưa, khói khỏi toà nhà lưu trữ. Khe hở, lỗ hở giữa các phòng hoặc giữa các tầng cũng có thể gây ra những vấn đề nhất định. Cần bít kín các khe hở, lỗ hở như vậy trước khi tiến hành xây dựng, sửa chữa. Có thể sử dụng các tấm bạt có băng dính hoặc đinh ghim bịt các khe hở, nếu đảm bảo yêu cầu an toàn cháy nổ, nếu lớp vữa/sơn tường cho phép, và nếu không cản trở lối thoát hiểm. Nếu đóng các tấm bạt như vậy làm hỏng tường thì cần phải sử dụng các rào chắn có khung thật chắc, kháng lửa. Trong trường hợp không thể ngăn nhỏ các gian thì có thể sử dụng các tấm vải nhựa hoặc rèm kín để bảo vệ các tư liệu vẫn cần truy cập. Tuy nhiên, trước các hiểm hoạ cháy và hiểm họa đối với sức khỏe con người ( ở đây là công nhân) khi làm việc trong khu vực xây dựng không có đủ hệ thống thông gió vì phòng bị bít kín và ngăn nhỏ, tốt nhất là chỉ bít kín và đóng gói tư liệu ví dụ như bọc chặt hoặc cho sách vào túi. Để bọc sách kín, cần bọc từ tầng trên cùng của giá sách cho đến tận sàn nhà, và bọc đủ bốn phía của giá sách. Trong trường hợp khẩn cấp cần truy cập tư liệu, chỉ cần xẻ lớp vải bọc, và sau khi đã đặt sách hoặc túi sách lại phải dùng băng dính để dán kín khe xẻ đó. Cần hạn chế việc này, vì bụi có thể vẫn lọt qua các rãnh xẻ đó, và bản thân các tấm vải bọc cũng dễ bị hỏng. Mặc dù vải bọc, tấm phủ và ngăn phòng cũng góp phần bảo vệ tư liệu, nhưng bụi bặm xây dựng vẫn phát tán, do đó để hạn chế thiệt hại về tư liệu vẫn cần có sự giám sát vệ sinh thường xuyên. Không thể để bụi tích lại sau vài năm
xây dựng. Cần tổng vệ sinh ( hút bụi cho sách và đồ đạc) sau khi hoàn thành từng giai đoạn thi công ở từng khu vực. Loại máy hút bụi cầm tay đặc biệt hữu hiệu cho công việc này. Tốt nhất là dùng loại máy hút bụi có túi hút dùng một lần. Nếu nhà thầu không có trách nhiệm tổng vệ sinh, cần chỉ định nhân viên bảo dưỡng tạm thời hoặc cố định để làm công việc này. Nếu có nhân viên cố định phụ trách công việc vệ sinh, bảo dưỡng tư liệu, có thể ngừng hoặc thỏa thuận lại về việc tổng vệ sinh định kỳ. Cần lên lịch thực hiện tổng vệ sinh toàn bộ các giá sách và toàn bộ tư liệu ở tất cả các khu lưu trữ sau khi kết thúc tân trang, sửa chữa. Biện pháp an ninh. Thông thường khi xây dựng công nhân có thể ra vào mà không bị giám sát ở các nơi bình thường chỉ cho người có phận sự được phép ra vào. Để bảo vệ tư liệu không bị phá hoại hoặc trộm cắp, nhân viên thư viện phải biết lịch thi công để có thể đều đặn ( ví dụ như hàng ngày, trước khi công nhân nghỉ ) kiểm tra, giám sát khu vực thi công. Khi kiểm tra, giám sát như vậy sẽ kịp thời phát hiện bất cứ sự mất mát hoặc bất cứ vấn đề gì, từ đó có cách xử trí. Đối với các khu vực cất trữ tư liệu đặc biệt hoặc hiếm, không cho công nhân vào ( bằng cách khoá cửa) trừ khi có nhân viên thư viện chuyên trách trông coi. Nhân viên trông coi tư liệu đặc biệt phải thể hiện sự giám sát chặt chẽ nhưng không cản trở công việc xây dựng khi tiến hành xây dựng. Việc giám sát kiểm tra các tư liệu đặc biệt theo sát các hoạt động xây dựng là rất quan trọng.
Một khi mở các lối ra vào đặc biệt ( cửa an ninh, các lỗ hổng tạm thời, hay cửa sổ) cho các phương tiện xây dựng, phải đóng ngay khi công nhân rút khỏi khu vực đó. Toàn bộ tài sản thư viện rất dễ bị phá hoại trong thời gian xây dựng. Tóm tắt. Trong thời gian tân trang, sửa chữa, tư liệu lưu trữ rất dễ gặp hiểm họa và dễ bị mất mát. Mặc dù không thể tiên liệu được tất cả mọi nguy cơ và tránh được mọi thiệt hại, nhưng vẫn có thể bảo vệ được tư liệu trước các yếu tố huỷ hoại định liệu trước. Dưới đây là danh sách liệt kê các mục chính cần lưu tâm. Gợi ý chung - Nhân viên thư viện phải đọc các tài liệu có liên quan và biết được các nguy cơ và biện pháp bảo vệ khi tiến hành xây dựng, sửa chữa toà nhà lưu trữ. - Hợp đồng phải quy định trách nhiệm bảo vệ tư liệu khỏi bụi, cháy và nước. Hợp đồng cũng cần quy định cách thức tiến hành công tác bảo vệ tư liệu và xác định trách nhiệm của bên nào khi tiến hành lắp đặt và bảo dưỡng. - Chỉ định (hoặc thuê) một liên lạc viên dự án phối hợp chặt chẽ với ban điều hành, nhà thầu và nhân viên phụ trách tư liệu để đảm bảo thực hiện và duy trì đầy đủ công tác bảo vệ tư liệu. - Kế hoạch ứng phó khi có sự cố cần được cân nhắc và bổ sung theo gợi ý của bản hướng dẫn này và theo các tài liệu khác nữa. Bản kế hoạch cần nêu
biện pháp xác định các tài liệu mất mát (như sao lưu catalô hoặc danh mục sách theo giá) phòng trường hợp có sự cố lớn. Nhân viên chuyên trách phải xác định các loại tư liệu nào cần ưu tiên cứu hộ trước. - Cần chuẩn bị sẵn các phương tiện ứng cứu tư liệu ( ví dụ như bọt biển, khăn mặt giấy, vải pô-li-ê-ti -len). Cần xác định các nguồn cung cấp các phương tiện này và nguồn tài chính để mua chúng. Biện pháp an toàn chống cháy - Cần kiểm tra đánh giá và nâng cao chất lượng thực tập các biện pháp an toàn cháy nổ , hệ thống dò cháy, và các thiết bị khử cháy trước khi bắt đầu xây dựng. - Cần tham khảo ý kiến chuyên môn của người phụ trách công tác phòng cháy của cơ quan hoặc của chỉ huy phòng cháy địa phương về các biện pháp phòng cháy cần thiết, về quy cách vật liệu chống cháy để dựng các rào chắn bụi, và về kế hoạch dập tắt cháy. - Cần thiết kế và thao diễn quy trình sơ tán khi có tình huống khẩn cấp. Nhân viên phải nắm được các thao tác này ( có thể in ra giấy) và được huấn luyện. - Cần có người của cơ quan chịu trách nhiệm theo dõi đều đặn việc thực hiện các biện pháp an toàn. Hiểm hoạ nước
- Cần thông báo bằng văn bản cho nhà thầu và đại diện của họ về những thiệt hại không thể khắc phục được do nước gây ra đối với các tư liệu bằng chất liệu giấy. Hợp đồng cần quy định các biện pháp phòng tránh mà đại diện bên xây dựng phải thực hiện trong khu vực lưu trữ tư liệu. - Cần quy định trong hợp đồng về việc đảm bảo không cho nước dột, thấm qua mái trong khi xây dựng các phần lộ thiên trên mái. Nhân viên chuyên trách của cơ quan phải giám sát đều đặn. - Cần dựng các rào chắn tạm thời ngăn không cho nước chảy vào khu lưu trữ và không để nước ngấm vào sàn trong suốt thời gian tạm dừng xây dựng. - Cần lắp đặt chuông báo nước ở những khu lưu trữ đặc biệt có thể bị ảnh hưởng bởi các hoạt động xây dựng có sử dụng nước. Cần dàn dựng và diễn tập các thao tác cứu hộ khi có chuông báo. Phải thông báo về các điều khoản trong kế hoạch tới nhà thầu, đội an ninh và tới những người có chuyên môn. - Cần xem xét lại quy trình cứu hộ các tư liệu bị nước làm hỏng. Thiệt hại do các chất ăn mòn và các phản ứng hoá học - Cần xác định trách nhiệm và các bước kiểm soát các dạng bụi và khí ô nhiễm phát tán do xây dựng. - Cần tạm thời di chuyển tư liệu ra khỏi khu vực xây dựng, nếu có thể. - Cần thu xếp để có thể ngăn nhỏ khoảng không, dựng rào chắn và/hoặc bọc tư liệu trên giá khi cần thiết để bảo vệ khỏi các dạng bụi, khí phát tán.
- Cần lập chương trình tổng vệ sinh sau khi xây dựng. Cần quy định trách nhiệm rõ ràng và chỉ định người của cơ quan giám sát việc tuân thủ và thực hiện. - Cần lắp đủ hệ thống thông gió ở những nơi tiến hành các công việc xây dựng gây nhiều bụi, khí hoá học ( như tróc sơn tường). Người của cơ quan cần giám sát việc tuân thủ. Vấn đề an ninh - Nhà thầu cần báo trước cho thư viện về kế hoạch thi công và các thay đổi để vẫn đảm bảo công tác an ninh. - Công nhân không được phép ra vào các khu lưu trữ hạn chế ra vào nếu không báo trước cho nhân viên thư viện biết. Công nhân tuyệt đối không được ra vào khu vực nghiêm cấm ra vào nếu không có sự giám sát trực tiếp của nhân viên thư viện.