intTypePromotion=1

Chương 3: Phần mềm bảng tính điện tử - Microsoft Excel

Chia sẻ: Pham Thi Thanh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:83

0
186
lượt xem
18
download

Chương 3: Phần mềm bảng tính điện tử - Microsoft Excel

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giới thiệu về Excel, các thao tác cơ bản trong Excel, một số hàm trong Excel, thao tác trên cơ sở dữ liệu,... là những nội dung chính trong tài liệu chương 3 "Phần mềm bảng tính điện tử - Microsoft Excel". Mời các bạn cùng tham khảo để có thêm tài liệu phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Chương 3: Phần mềm bảng tính điện tử - Microsoft Excel

  1. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ MỤC LỤC  CHƯƠNG III: PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ ­  MICROSOFT EXCEL                                               ...........................................      2  BÀI 1. GIỚI THIỆU VỀ EXCEL                                                                                                                           .......................................................................................................................     2  1.1 Sơ lược về Excel                                                                                                                                         .....................................................................................................................................      2  THỰC HÀNH:                                                                                                                                                   ...............................................................................................................................................      4  1.2. Thao tác trên tệp tin                                                                                                                                   ...............................................................................................................................      4  THỰC HÀNH:                                                                                                                                                   ..............................................................................................................................................      7  1.3 Cấu trúc của một workbook                                                                                                                       ...................................................................................................................      7  THỰC HÀNH:                                                                                                                                                 .............................................................................................................................................       10  1.4. Các kiểu dữ liệu và cách nhập                                                                                                                ............................................................................................................      10  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       14  1.5. Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp                                                                                  ..............................................................................       14  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       16  BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL                                                                                         .....................................................................................       16  2.1. Xử lý trên vùng                                                                                                                                         .....................................................................................................................................       17  2.2. Các thao tác trên vùng                                                                                                                              ..........................................................................................................................       18  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       21  2.3. Thao tác với cột và hàng                                                                                                                          ......................................................................................................................       21  THỰC HÀNH:                                                                                                                                                 ............................................................................................................................................       24  2.4. Định dạng cách hiển thị dữ liệu                                                                                                             .........................................................................................................       25  THỰC HÀNH:                                                                                                                                                 .............................................................................................................................................       33  BÀI 3: MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL                                                                                                             .........................................................................................................      34  3.1. Cú pháp chung và cách sử dụng các hàm                                                                                                ............................................................................................       34  3.2. Các hàm thông dụng                                                                                                                                ............................................................................................................................       36  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       46  BÀI 4: THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU                                                                                                    ................................................................................................       49  4.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu                                                                                                                    ................................................................................................................       49  4.2. Trích lọc dữ liệu                                                                                                                                      ..................................................................................................................................       51  4.3. Các hàm cơ sở dữ liệu và sắp xếp dữ liệu                                                                                            ........................................................................................      54  4.4. Tổng hợp theo từng nhóm (Subtotals)                                                                                                     .................................................................................................      56  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       58  BÀI 5: BIỂU ĐỒ VÀ HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH                                                                             .........................................................................       61  5.1. Tạo biểu đồ trong MS Excel                                                                                                                    ...............................................................................................................      61  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       65  5.2. Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn                                                                                                       ...................................................................................................      65  THỰC HÀNH                                                                                                                                                  ..............................................................................................................................................       69 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 1
  2. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ CHƯƠNG III: PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ ­  MICROSOFT EXCEL BÀI 1. GIỚI THIỆU VỀ EXCEL Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là một phần mềm  ứng dụng (bảng tính điện   tử) chuyên dùng cho công tác kế  toán, văn phòng trên môi trường Windows có các  chức năng ứng dụng tiêu biểu sau:  ­ Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. ­ Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán,   bảng thanh toán, bảng thống kê.... ­ Khi thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán theo số liệu mới. 1.1 Sơ lược về Excel 1.1.1. Khởi động excel Cách 1: .Nháy đúp chuột vào biểu tượng   trên màn hình nền Cách 2: Vào Start chọn Program chọn  Cách 3:  Kích đúp lên tập tin Excel có sẵn trong  máy. 1.1.2 Thoát khỏi excel Cách 1: Vào File\Exit Cách   2:  Bấm   chuột   vào   nút  Thoát, có lưu trên đĩa (close)  Thoát, không lưu trên đĩa Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 Trở về màn hình soạn thảo Nếu thực hiện bất kỳ  sửa đổi nào trong  các văn bản đang mở mà chưa ghi vào đĩa hoặc chưa đặt tên tệp (cho đến thời điểm  thoát) thì Excel sẽ thông báo. 1.1.3 Màn hình làm việc Sau khi khởi động màn hình làm việc của Excel như sau: a. Thanh tiêu đề. (Title Bar): Chứa tên của tệp văn bản, khi chưa đặt tên văn bản   luôn có tên mặc định là Book... và có các nút sau:        Nút thu nhỏ cực tiểu Nút hoàn nguyên. Nút đóng ứng dụng 2 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  3. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­   Thanh công cụ Thanh thực đơn Thanh công thức Thanh tiêu đề Đường  Đường  viền  viền  ngang dọc Vùng  soạn  thảo Thanh  cuốn Thanh trạng thái                  b. Thực đơn ngang (menu Bar): Chứa các lệnh của Excel, mỗi lệnh  ứng với một   thực đơn dọc (Menu PopUp)                   Thao tác để mở một thực đơn dọc: Cách 1: Bấm chuột vào tên thực đơn dọc. Cách 2:  Ấn F10, dùng các phím mũi tên di vệt sáng đến thực đơn dọc và ấn phím   Enter  Cách 3: Ấn Alt + Ký tự đại diện (Ký tự gạch chân) Chú ý: Mỗi dòng trên thực đơn dọc tương ứng với một lệnh ­ Các dòng in mầu rõ có thể chọn được. ­ Các dòng mầu xám nhạt là các lệnh tạm thời không thực hiện.  ­ Các dòng có ghi kèm tổ  hợp phím thì ta có thể  chọn bằng cách bấm tổ  hợp phím đó. c. Thanh công cụ (Tools Bar): Chứa các nút lệnh. ­ Mỗi nút lệnh sẽ thực hiện nếu ta chọn nó. ­ Khi đưa chuột đến nút lệnh thì sẽ hiện lên tên của nó. Có 3 thanh công cụ thường dùng. Formating: Thanh định dạng Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 3
  4. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Standard: Thanh công  cụ chuẩn.  Drawing: Thanh công cụ vẽ. Các thanh công cụ có thể tắt (ẩn) hoặc bật (hiện) bằng cách: Cách 1:  Vào View\Toolbar\ nếu  là bật ngược lại là tắt Cách 2: Bấm chuột phải vào menu ngang, nếu  là bật ngược lại là tắt. d. Thanh cuốn (Scroll bar): Xem phần bị khuất của văn bản. Bật, tắt thanh cuốn: Vào Tools/Options/View nếu có   ở trước Horizontal Scroll  Bar  (Thanh cuốn dọc) và  Vertical Scroll Bar  (Thanh cuốn ngang) thì thanh cuốn  đang hiển thị, ngược lại là ẩn. e. Thanh trạng thái (Status Bar):  Dòng chứa chế  độ  làm việc hiện hành hay ý  nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ  thống như:   NumLock, Capslock. Có các chế độ làm việc thông thường:  Ready: Sẵn sàng nhập dữ liệu. Enter: Đang nhập dữ liệu. Point: Đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ. Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu trong ô hiện hành. f. Thanh công thức: Thể hiện dữ liệu của một ô            Bật tắt thanh công thức: Vào View nếu có  Formula Bar : Bật Formula Bar : Tắt g. Vùng soạn thảo: Gồm các ô, dữ liệu nhập vào mỗi ô là độc lập. THỰC HÀNH: 1. Khởi động và thoát khỏi Excel 2. Quan sát màn hình làm việc của Excel 3. Sử dụng menu bằng cả 3 cách 4. Bật, tắt thanh công cụ, thanh thước, thanh trạng thái, thanh cuộn 1.2. Thao tác trên tệp tin 1.2.1. Mở tệp tin a. Mở tệp tin mới 4 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  5. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng:  Cách 2: Ấn Ctrl + N Cách 3: Vào File\New , chọn Blank Workbook b. Mở một tài liệu đã có trên đĩa Cách 1: Vào File\Open Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng open  Cách 3: Ấn Ctrl + O Xuất hiện hộp thoại: Vị trí của tập tin cẩn  mở 1 ­ Tìm vị trí của tài liệu cần mở. Nhắp đúp vào tên tài liệu cần mở (vùng 1) hoặc gõ   tên tài liệu cần mở vào File name và ấn Open 1.2.2 Lưu tệp tin a. Lưu tập tin lần đầu (Đặt tên tài liệu)  Khi chưa đặt tên tài liệu sẽ có tên mặc định là Book... lúc đó ta phải đặt tên  cho tài liệu theo các bước như sau: Bước 1: Làm một trong 3 cách sau: Cách 1:  File\Save Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng save  Cách 3: Ấn Ctrl+ S Bước 2: Xuất hiện hộp thoại:  Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 5
  6. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ (1) Chọn vị trí  lưu trữ tài liệu (2) Gõ tên tài liệu (3) Nhấn để lưu  tài liệu Bước 3: Thực hiện các bước như trong hình. Lưu ý: Muốn tạo một thư mục để  lưu tài liệu thì ta ấn vào biểu tượng   (create  new folder) trên hộp thoại khi đó xuất hiện hộp   Gõ tên thư  mục\Ok b. Lưu tập tin từ lần thứ 2 trở đi  Lưu tập tin với tên đã đặt: Thực hiện theo một trong 3 cách của bước 1   trong mục 1.  Ghi tài liệu với tên khác (đổi tên). Bước 1: Vào File\Save as Bước 2: Làm như  bước 2 của mục 1 (Khi xuất hiện hộp thoại: Ta phải tìm  vị trí lưu trữ trong Save in và gõ tên tệp vào File Name). 1.2.3. Đóng tệp tin Cách 1: Vào File\Close Cách 2:  Bấm vào biểu tượng     close (biểu tượng bên dưới góc trên bên  phải)  Cách 3: Ấn Ctrl+ W Chú ý: Trước khi đóng tài liệu muốn lưu tài liệu đó lên đĩa thì ta phải làm thao tác   ghi tài liệu, nếu không máy sẽ hiện lên hội thoại. 6 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  7. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­                                    Đóng  tập tin và lưu trên đĩa Đóng và không lưu trên đĩa Hủy lệnh trở về tập tin hiện hành Lưu ý: Để đóng tất cả các tệp tin của chương trình Excel tin ta làm như sau: ­ Nhấn giữ phím Shift, vào File/Close All. Những tập tin nào đã lưu thì Excel đóng lại. Những tập tin nào chưa được lưu thì  Excel sẽ có thông báo và chờ xác nhận có lưu lại trên máy hay không. THỰC HÀNH:  1. Mở tệp tin mới, lưu tệp tin đặt tên là Luong_Thanh_1.xls 2. Soạn một số nội dung 3. Đóng tệp tin, lưu lại những thay đổi. 1.3 Cấu trúc của một workbook Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook (sổ  bảng tính) và có  tên mặc định là Book.XLS. Khi được đặt tên thì nó sẽ có phần mở rộng là *.XLS. ­ Một sổ  bảng tính được xem như  là một tài liệu gồm nhiều tờ  (các trang   bảng tính). Mỗi tờ  gọi là một Sheet, có tối đa 256 Sheet trong một sổ  bảng tính.  Mặc định trên mỗi sổ bảng tính luôn có 3 sheet là: Sheet 1; Sheet2, sheet 3. 1.3.1. Cấu trúc của một Sheet Một trang bảng tính được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều   cột: ­ Đường viền ngang: (Columns Border): Ghi ký hiệu các cột từ trái sang phải: A,   B, C, D...., có tối đa 256 cột ­ Đường viền dọc:(Rows Border): Ghi số  thứ  tự  hàng được đánh số  từ  1 đến  65536. Có tối đa 65536 hàng. ­ Giao của hàng và cột là ô (Cell): Dữ  liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có   lưới phân cách. Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô)  Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví  dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9.  ­ Con trỏ ô: Là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.  Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 7
  8. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:  : Sang trái một cột. : Sang phải một cột. : Lên một dòng. : Xuống một dòng. Page Up: Lên  một trang màn hình. Page Down: Xuống một trang màn hình. Alt+ Page Up: Sang trái một trang.  Alt+ Page Down: Sang phải một trang. Ctrl+ Home: Về ô A1. Nháy chuột vào ô để di chuyển con trỏ đến ô đó.  Vùng (Range/Block/Array/Reference): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng  hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được   xác định bởi:  Địa chỉ của ô góc trên bên trái: Địa chỉ ô góc dưới bên phải. Ví dụ C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10  Gridline:  Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để  phân cách  giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra.  Muốn bật/tắt  các đường lưới Gridline khi in: Vào lệnh Tools/Options/View, sau đó Click vào  mục Gridline để bật/ tắt đường lưới. 1.3.2. Một số thao tác trên Sheet a. Đổi tên Sheet Cách 1: Kích đúp vào tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới.  Cách 2: Bấm chuột phải vào tên sheet/ Rename, sau đó nhập tên mới vào. b. Chèn thêm một Sheet Cách 1: Vào Insert/WorkSheet.  Cách 2: Bấm chuột phải vào bên cạnh sheet cần thêm, chọn Insert c.  Xóa một Sheet Cách 1: Chọn Sheet cần xóa, vào Edit/Delete Sheet.  Cách 2: Bấm chuột phải vào Sheet cần xóa chọn Delete d. Sao chép trang bảng tính   Sao chép một trang bảng tính ­ Nhắp chuột lên tên trang bảng tính cần sao chép. ­ Giữ Ctrl rồi kéo­thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới.   Sao chép nhiều trang bảng tính ­ Chọn các trang bảng tính cần sao chép (ấn  Shift  nếu chọn các trang liền kề  và  Ctrl nếu chọn các trang rời rạc). 8 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  9. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ ­ Vào Edit\Move or Copy Sheet... hoặc nhắp chuột phải vào vùng tên bảng tính đã  chọn và chọn Move or Copy...xuất hiện hộp thoại   Sổ bảng tính nhận  Sheet sao chép  Vị trí đặt trang bảng  Tích vào mục này tính sao chép  ­ Chọn các thông số và nhấn OK. e. Di chuyển trang bảng tính  Di chuyển một trang bảng tính  trong cùng một bảng tính. ­ Nhắp chuột lên tên trang bảng tính cần di chuyển. ­ Kéo­thả  tên trang bảng tính đó sang vị trí mới (Mũi tên nhỏ phía trên xác  định vị trí của trang được di chuyển).  Di chuyển nhiều trang bảng tính ­ Chọn các trang bảng tính cần di chuyển (ấn  Shift nếu chọn các trang liền kề và  Ctrl nếu chọn các trang rời rạc). ­ Vào Edit\Move or Copy... hoặc nhắp chuột phải vào vùng tên bảng tính đã chọn  và chọn Move or Copy...xuất hiện hộp thoại:  Sổ bảng tính nhận  Sheet di chuyển Vị trí đặt trang bảng  Không tích mục này tính di chuyển ­ Chọn các thông số và nhấn OK. f. Chuyển đổi giữa các trang bảng tính Excel có tối đa 256 trang bảng tính nhưng tại một thời điểm chỉ  có một trang  hiện hành (Sheet có tên nổi lên) muốn chọn một trang là hiện hành thì ta nhắp chuột   vào tên của trang đó. 1.3.3. Cách nhập dữ liệu a. Nhập dữ liệu vào một ô Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 9
  10. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ ­ Nhấn chuột để chọn ô dữ liệu cần nhập. Ô đó sẽ có viền nổi lên. ­ Nhập dữ liệu. ­ Nhấn  Enter  hoặc di chuyển con trỏ  sang ô khác hoặc chọn một trong các  phím di chuyển con trỏ để đưa dữ liệu vào ô và kết thúc quá trình nhập. Nhấn   phím ESC nếu muốn hủy bỏ dữ liệu đang nhập.  Chú ý: ­ Nếu nhập công thức vào ô thì phải bắt đầu bằng dấu ‘=’    ­ Muốn xuống dòng trong một ô thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter b. Sửa đổi dữ liệu trong ô  Thay thế toàn bộ nội dung của ô: Chọn ô và gõ nội dung mới.  Sửa nội dung:  +  Đặt con trỏ vào ô muốn sửa ấn F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô cần sửa hoặc  chọn ô cần sửa và đưa con trỏ soạn thảo lên vùng dữ liệu của thanh công thức.  +  Dùng các phím di chuyển con trỏ, phím xoá trước, xóa sau để sửa. +  Nhấn phím Enter để kết thúc.  Xoá ô: Chọn ô (các ô) cần xóa, bấm phím Delete. THỰC HÀNH: 1. Bật tắt lưới (Gridline), bật chức năng xem trước khi in (PrintPreview) để  xem kết quả 2. Đổi tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 thành Tháng1, Tháng 2, Tháng 3 3. Chèn thêm 1 sheet mới đặt tên là Tháng 4  4. Xoá   Sheet   Tháng   1,   Sao   chép   sheet   Tháng   2   ra   WorkBook   mới   đặt  workbook này là Ban_Luu.xls 5. Nhập một danh sách bất kỳ vào sheet Tháng 3 1.4. Các kiểu dữ liệu và cách nhập Microsoft Excel tự  động nhận diện kiểu dữ  liệu khi chúng ta nhập dữ  liệu  vào. Công việc của chúng ta là xác định đúng kiểu dữ liệu để tiện cho việc tính toán  và định dạng.  1.4.1. Dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu số được mặc định canh lề phải trong ô (Nếu ô không đủ rộng  để hiển thị hết dữ liệu số thì sẽ thấy “#######”. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi   bạn nhập dữ liệu kiểu số đúng theo sự  định dạng của Windows (ngày và giờ  cũng   được lưu trữ như một giá trị số), ngược lại nó sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi.  a. Dữ liệu dạng số (Number)  10 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  11. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Nhập số âm: Gõ phím “­”trước số đó ví dụ  ­20 hoặc gõ số trong dấu ( ), ví  dụ (20). Nhập   số   thập   phân:  Thông   thường   máy   quy   định:  Phần   nguyên.Phần  thập phân (ví dụ 56.7). Để chuyển về dạng giữa phần nguyên và phần thập phân   cách nhau dấu “,” (ví dụ 56,7) ta làm như sau: Vào  Start   /  Settings   /   ControlPanel   /   Regional   and   Language   Options   /  Customize / Chọn thẻ Number, xuất hiện hộp thoại :  1.Dấu phân cách thập phân. 2. Số chữ số thập phân 3. Dấu phân cách hàng nghìn. 4.  Số  số  hạng  nhóm  hàng  nghìn. 5. Dấu phủ định (số âm) 6. Định dạng số âm. 7.  Định  dạng  số  thực  nhỏ  hơn  1. 8. Dấu phân cách tham số hàm. 9. Hệ thống đo lường Tại dòng 1 thay bằng dấu “,” và dòng 5 thay bằng dấu “.” và chọn Apply\OK. Ví dụ:  ­ Số 1234.56 có thể nhập theo các cách như sau:  1234.56 Số thuần tuý, không định dạng.  1,234.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma).  $1234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency).  $1,234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ và phân cách hàng nghìn.  ­ Số 0.25 có thể nhập theo các cách như sau:  0.25 hoặc .25 Số thuần tuý, không định dạng.  25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent).  2.5E­1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific).  b. Dữ liệu dạng ngày (Date)  Dữ  liệu kiểu Date được xem như  dữ  liệu kiểu số với quy định mặc định là  tháng/ngày/năm (m/d/yy). Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.  Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 11
  12. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Để  thay đổi qui định khi nhập dữ  liệu kiểu   Date  cho Windows về  dạng  dd/mm/yy:   Chọn   lệnh  Start/   Settings/Control   Panel/Regional   and   Language  Options/Customize Chọn lớp Date, khi đó xuất hiện hộp thoại:  Dạng ngày tháng đầy  đủ Nhập vào dấu phân cách ngày tháng năm Dạng ngày tháng đầy  đủ ­ Chọn kiểu định dạng và chọn Apply\OK c. Dữ liệu kiểu giờ (Time)  Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu Time khi ta nhập vào đúng theo sự qui định  của Windows mặc nhiên là giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM)  Ngược lại Excel   sẽ hiểu là kiểu chuỗi.  Khi   nhập   dữ   liệu   kiểu  Time,   có   thể   bỏ   qua   tên   buổi   (AM/PM).  Ví   dụ:  16:30:36 có thể nhập là 16:30:36 hoặc 4:30:36 PM 1.3.2 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Dữ  liệu kiểu chuỗi bao gồm các ký tự  chữ  và chữ  số. Mặc nhiên dữ  liệu  kiểu chuỗi sẽ được canh lề trái trong ô.   ưu ý :   ­ Nếu muốn nhập chuỗi số thì thực hiện một trong 2 cách:   L Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước khi nhập dữ liệu số. Cách   2:  Xác   định   khối   cần   nhập   dữ   liệu   kiểu   chuỗi   số,   chọn   lệnh   Format/Cells/Number/Text.  ­ Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải đặt trong dấu nháy kép “ ” 1.3.3 Dữ liệu kiểu công thức (Formula) 12 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  13. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Microsoft Excel sẽ  hiểu dữ  liệu kiểu công thức khi ta nhập bắt đầu bằng   dấu = hoặc dấu +. Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không  phải là công thức mà là kết quả  của công thức đó (có thể  là một trị  số, một ngày  tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi). Công thức được xem như  là sự  kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. + Các toán tử có thể là: +, ­, *, /, &,^, >, =, , >=, 
  14. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Cách 1: Nhập trực tiếp   Đặt con trỏ tại ô cần nhập công thức D2.  Nhập =A2+B2+C2   Gõ phím Enter.  Cách 2: Nhập theo kiểu tham chiếu (kết hợp chuột/bàn phím để  chọn ô,  vùng)  Đặt con trỏ tại ô D2.   Nhập dấu =   Chọn ô A2, nhập +, chọn B2, nhập +, chọn C2  Gõ phím Enter Cách 3: Nhập trên thanh công thức:    Đặt con trỏ tại ô D2  Đưa con trỏ lên phần nội dung của thanh công thức.  Nhập dữ liệu THỰC HÀNH 1. Nhập dữ liệu: số âm, số thập phân, ngày tháng, chuỗi số và chuỗi ký tự ,  nhận biết sự khác biệt. 2. Nhập 3 số bất kỳ vào 3 ô liên tiếp. Tính tổng, trung bình cộng của 3 số đó. 1.5. Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp 1.5.1. Các loại địa chỉ a. Địa chỉ tương đối ­ Quy ước viết:  Ví dụ: A1, B1, D2:H6 ­ Đặc điểm:  Khi sao chép công thức thì các địa chỉ  này sẽ  tự  động thay đổi theo  hàng, cột để bảo tồn mối quan hệ tương đối.  b. Địa chỉ tuyệt đối ­ Quy ước viết: $$, ví dụ như $A$3, $G$12, $C$1:$G$12... ­ Đặc điểm:  Khi sao chép công thức thì các loại địa chỉ này không bao giờ thay đổi. 14 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  15. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ =$A$1 + 1 =$A$1 + 1 Ví dụ: Giả sử ô C3 có công thức =$A$1+1, khi sao chép công thức này tới ô D5 thì  công thức tại D5 vẫn là =$A$1+1  c. Địa chỉ hỗn hợp Là loại địa chỉ có một thành phần hàng hoặc cột tuyệt đối ­ Quy ước viết: Cột tuyệt đối $, ví dụ như $A3, $G12…       Hàng tuyệt đối $, ví dụ như A$3, G$12.. ­  Đặc điểm:  Khi sao chép công thức thì các loại địa chỉ  này chỉ  thay đổi  ở  thành  phần tương đối, còn thành phần tuyệt đối không thay đổi. =A$1 + 1 =$A1 + 1 =B$1 + 1 =$A3 + 1 Chú ý: Có thể sử dụng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ. ấn F4 ấn F4 ấn F4 ấn F4 1.5.2. Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel Khi nhập hàm hoặc biểu thức có thể  xảy ra lỗi Excel sẽ thông báo lỗi tại ô  kết quả. Một số lỗi thường gặp sau đây: Báo lỗi Nguyên nhân # DIV/ 0! Trong công thức có phép tính chia cho số không (0) #N/A Gõ một số hàm không có đối số. #NAME? Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được. Xảy ra khi xác định giao giữa hai vùng nhưng trong thực tế 2 vùng đó không   #NULL! giao nhau. #NUM! Xảy ra khi dữ liệu không phải kiểu số Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 15
  16. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ #REF! Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ. #VALUE! Trong công thức có các toán hạng hoặc toán tử sai kiểu THỰC HÀNH 1. Cho bảng sau: Điền thông tin cho hàng thành tiền = giá xăng * số lít 1500 Giá xăng 0 1, Số lít 1 5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Thành tiền                   2. Cho bảng sau: BÁO CÁO BÁN HÀNG Ngày bán: 3/15/01 Người bán hàng: Anh Đức Đơn vị tính:1.000đ Nhập Xuất Lãi Đơn  Số  Tổ n stt Tên mặt hàng vị  Số  Đơ Tỉ  Giá Giá lượn g  tính lượng n vị lệ g cộng 1 Mặt hàng 1 Cái  150 120 183 100 2 Mặt hàng 2 Cái 155 210 200 125 3 Mặt hàng 3 Thùng 12300 12 13000 10 4 Mặt hàng 4 Thùng 12000 46 12500 30 5 Mặt hàng 5 Tấn 14000 45 14500 32 6 Mặt hàng 6 Tấn 65000 23 66000 22 7 Mặt hàng 7 Tấn 95000 45 99000 44 Cộng * Yêu cầu tính ­ Lãi đơn vị = Giá xuất – Giá nhập ­ Lãi tổng cộng = Lãi đơn vị*Giá nhập ­ Lãi tỷ lệ = Lãi đơn vị/ Giá nhập ­ Tính tổng cộng lãi. BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL Sau khi nhập và hiệu chỉnh thông tin trong các ô của bảng tính, bạn có thể  hiệu chỉnh bảng tính như thay đổi kích thước của hàng, cột, chèn và xóa hàng, cột,  16 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  17. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ sao chép dữ liệu, ...cũng như định dạng dữ liệu để  làm nổi bật những yếu tố quan  trọng và làm cho bảng tính dễ đọc hơn.  Trong chương này chúng ta sẽ  học cách hiệu chỉnh hàng và cột của bảng  tính, định dạng cách hiển thị  của dữ  liệu, canh lề, chọn Font chữ, kẻ khung và tô   màu, thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của hàng, các thao tác trên tập tin, ...  2.1. Xử lý trên vùng Phần này sẽ giới thiệu cho bạn những kỹ năng hiệu chỉnh sau:  ­ Cách chọn các ô và dãy ô (Range).  ­ Cách xóa ô (Clear và Delete).  ­ Cách sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu tự động.  ­ Cách di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác.  2.1.1 Các loại vùng và cách chọn a. Vùng Vùng là tập hợp các ô kế cận nhau tạo thành một hình chữ nhật. Mỗi vùng có   một địa chỉ được xác định bằng: Tọa độ  ô đầu (góc trên bên trái): toạ  độ  ô cuối  (góc dưới bên phải). Ví dụ: D5: G10 là một vùng có ô đầu nằm ở  cột D dòng 5 và ô cuối nằm  ở  cột G dòng 10 2.1.2. Thao tác chọn (bôi đen) Loại vùng Cách chọn Vùng chỉ một ô  Click vào ô cần chọn.  Chọn một dòng Nhấn chuột vào số thứ tự của dòng Chọn một cột Nháy chuột vào ký hiệu cột C1: Click vào tên cột cần chọn, kéo tiếp đến cột cuối  Nhiều cột C2: Đặt con trỏ vào một ô         Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng C1: Click vào chỉ số hàng, kéo tiếp đến hàng cuối  Nhiều dòng C2:Đặt con trỏ vào một ô của dòng      Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng cuối cùng C1: Dùng chuột: Kéo từ ô đầu đến ô cuối của vùng.  C2: Dùng bàn phím: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của vùng, nhấn giữ  Vùng nhiều ô liên  phím Shift kết hợp với các phím mũi tên.  tục ­ Chuột + Bàn phím: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của vùng, nhấn giữ  Shift, Click vào ô cuối của vùng.  Nhiều   ô   không  Giữ phím Ctrl, kích chọn lần lượt từng ô.  liên tục Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 17
  18. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Nhiều   vùng  Chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl, Click chọn các vùng khác.  không liên tục Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và thanh chứa số  Toàn bộ Sheet  thứ tự của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.  Kích đúp vào ô cần chọn (hoặc Đặt trỏ  vào ô, gõ phím F2), sau đó  Một phần của ô  chọn giống như chọn văn bản thông thường.  2.2. Các thao tác trên vùng 2.2.1. Xoá bỏ dữ liệu (Edit/Clear)  Cách 1:­ Chọn vùng dữ liệu cần xoá.  ­ Vào Edit/ Clear.  ­ Chọn cách xoá dữ liệu.  Xóa tất cả Xóa định dạng Xóa nội dung Xóa ghi chú Cách 2:­ Chọn vùng dữ liệu cần xoá.  ­ Nhấn phím Delete 2.2.2. Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill và menu Insert/Fill  Excel sẽ  tăng tốc việc nhập dữ  liệu vào bảng tính bằng cách điền tự  động  một dãy ô với một giá trị lặp hoặc được tăng theo thứ tự.  Ví dụ: Bạn có thể  sao chép một giá trị  giống nhau cho nhiều sản phẩm trong một   bản báo cáo hoặc tạo phần số tăng theo quy luật (ví dụ: Số thứ tự).   Sử dụng tính năng AutoFill  Thao tác: ­ Nhập dữ liệu vào hai ô liên tiếp. ­ Đặt chuột vào góc dưới bên phải của vùng gồm hai ô trên, khi con trỏ chuyển  thành dấu cộng (màu đen), nhấn và kéo chuột (xuống phía dưới hoặc sang phải,   AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị  tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ô đã được chọn.   Lên phía trên hoặc sang trái, AutoFill  sẽ  tạo ra dãy các giá trị  giảm dần cũng dựa  trên mẫu đó.)  18 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
  19. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­           Kết  Kéo xuống dưới        Kết quả quả  Sử dụng menu Edit/Fill  Ngoài tính năng AutoFill, bạn còn có thể  sử dụng bộ lệnh Fill từ  menu Edit để  thực hiện những sao chép đơn giản.  ­ Điền lên (Up), xuống (Down), sang phải (Right) và trái (Left)  Cách thực hiện:  + Đặt con trỏ  lên ô mà bạn muốn sao chép và kéo đến những ô bạn muốn  điền vào.  + Chọn menu  Edit/Fill, sao đó chọn lệnh từ  menu con  Fill  thích hợp với  hướng bạn muốn sao chép (Down, Right, Up, Left).  Ví dụ: Edit/Fill, hướng là Down ­ Sử dụng hộp thoại Series của Fill  Nếu bạn muốn xác định một chuỗi tùy biến, chọn vùng bạn muốn điền và  chọn lệnh Edit/Fill/Series: Trên dòng Trên dòng Giá trị tăng Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 19
  20. Bộ môn Tin học ­ Đại học Hoa Lư ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­   Edit Fill/Series ­ Series in: Column.  ­ Type: Linear.  ­ Step Value: 1.  Edit Fill /Series:  ­ Series in: Column. ­ Step Value: 1.5  ­ Type: Linear.          ­ Stop Value: 10  2.2.3. Sao chép dữ liệu  Cách 1: ­ Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.  ­ Đưa dữ liệu vào vùng nhớ tạm thời: Vào menu Edit/Copy; hoặc nhấn Ctrl + C;  hoặc Click vào nút  , hoặc nháy chuột phải chọn Copy  ­ Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.  ­ Dán dữ liệu ra: Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút   , hoặc nháy chuột phải chọn Paste Cách 2: ­ Chọn vùng nguồn. ­ Đưa con trỏ vào viền của vùng đã chọn khi con trỏ thành dấu cộng  ­ Ấn Ctrl đồng thời rê và kéo vùng đã chọn đến vị trí mới rồi nhả chuột. Sao chép dữ liệu của một ô. ­ Đặt con trỏ ở góc phải dưới của ô sao cho xuất hiện  + ­ Rê chuột xuống các ô dưới Lưu ý:  1. Ta có thể thực hiện lệnh dán bằng cách nhấn Enter (chỉ dán được một lần  dữ liệu sẽ không còn ở vùng nhớ đệm nữa)  2.  Khi dán dữ  liệu ra vùng đích thì dữ  liệu này vẫn nằm trong bộ  đệm cho  nên vùng dữ  liệu nguồn sẽ  có viền chấm nhấp nháy. Ta có thể  bỏ  viền này bằng  cách nhấn phím ESC. 3. Thao tác sao chép có thể  thực hiện trên cùng trang bảng tính, trang bảng  tính khác, sổ bảng tính khác tuỳ theo vị trí vùng đích mà ta chọn. 20 Chương III: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2