Đề tài nghiên cứu khoa học: Kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:56

Thêm vào BST

Báo xấu

59
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài " " nhằm tìm hiểu những khó khăn mà sinh viên đang gặp phải trong quá trình làm việc nhóm; Đề ra một số giải pháp nhằm giúp sinh viên hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm và cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Mã số đề tài: ĐTSV.2022.03 Chủ nhiệm đề tài : Lê Thị Minh Thƣơng Lớp : ĐH. Quản trị văn phòng 21A Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Nguyễn Thị Hằng HÀ NỘI, THÁNG 4/ 2023
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Mã số đề tài: ĐTSV.2022.03 Chủ nhiệm đề tài: Lê Thị Minh Thương Thành viên tham gia: - Lê Thị Mỹ Tâm. Lớp: ĐH. Quản trị văn phòng 21A. - Bùi Tuấn Việt. Lớp: ĐH. Quản trị văn phòng 21A HÀ NỘI, THÁNG 4/ 2023 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia đã luôn tạo điều kiện tốt nhất, sát cánh, cung cấp kỹ năng và tri thức để chúng em có thể hoàn thành bài nghiên cứu khoa học của mình. Chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến với cô: ThS. Nguyễn Thị Hằng – Giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã là người hướng dẫn tận tình, đồng hành, giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài để có được kết quả như ngày hôm nay. Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm thực hiện đã cố gắng và nỗ lực tuy nhiên sẽ không tránh khỏi những sai sót. Qua đây, chúng em rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn để đề tài của chúng em được hoàn thiện tốt nhất. Cuối cùng, chúng em xin chúc các thầy cô giáo và các bạn có thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công. Chúng em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2023 Chủ nhiệm đề tài Lê Thị Minh Thương
LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm trong suốt thời gian qua. Nội dung và kết quả nghiên cứu của công trình này đề trung thực và thông qua quá trình khảo sát thực tế tại Học viện Hành chính Quốc Gia. Tất cả những tài liệu tham khảo đều được trích nguồn rõ ràng và phù hợp với nội dung nghiên cứu. Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2023 Chủ nhiệm đề tài Lê Thị Minh Thương
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ KN Kỹ năng
DANH MỤC BIỂU ĐỒ TT Tên biểu đồ Trang 1 Biểu đồ 2.2.1. Tỉ lệ sinh viên tham gia khảo sát của các khóa 21 2 Biểu đồ 2.2.2. Tỷ lệ tham gia vào quá trình làm việc nhóm 22 của sinh viên 3 Biểu đồ 2.2.3. Mức độ quan trọng của kỹ năng làm việc 23 nhóm đối với sinh viên 4 Biểu đồ 2.2.4. Các kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm 25 5 Biểu đồ 2.2.5. Ưu điểm của kỹ năng làm việc nhóm 27 6 Biểu đồ 2.2.6. Hạn chế trong kỹ năng làm việc nhóm 28 7 Biểu đồ 2.2.7. Hiệu quả làm việc nhóm 29
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU ..............................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 4 7. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5 8. Bố cục của đề tài ......................................................................................... 5 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM. ..............6 1.1. Một số khái niệm về kỹ năng ................................................................... 6 1.2. Nhóm làm việc là gì ................................................................................. 7 1.2.1. Lịch sử hình thành ................................................................................ 7 1.2.2. Nhóm làm việc ...................................................................................... 8 1.3. Kỹ năng làm việc nhóm ......................................................................... 15 Tiểu kết ......................................................................................................... 19 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .................................................................................................................... 20 2.1. Tổng quan về sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội vụ Hà Nội (Nay thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc Gia) ............................................................................................ 20 2.2. Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm ....................................................... 21 2.2.1. Giới thiệu chung về phương pháp khảo sát đánh giá ......................... 21 2.2.2.Tình hình tham gia làm việc nhóm của sinh viên ................................ 22
2.2.3. Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm đối với sinh viên.......... 23 2.2.4. Các kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc nhóm của sinh viên .. 25 2.2.5. Những ưu điểm mà kỹ năng làm việc nhóm đem lại .......................... 27 2.2.6. Những hạn chế trong kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên .............. 28 2.2.7. Mức độ hiệu quả của làm việc nhóm .................................................. 29 2.3. Những nguyên nhân ảnh hưởng đến kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội vụ Hà Nội ..................... 30 2.3.1. Nguyên nhân chủ quan ....................................................................... 30 2.3.2. Nguyên nhân khách quan .................................................................... 31 Tiểu kết ......................................................................................................... 33 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .......... 34 3.1. Giải pháp đối với sinh viên .................................................................... 34 3.2. Kiến nghị với nhà trường ....................................................................... 39 Tiểu kết ......................................................................................................... 41 KẾT LUẬN ....................................................................................................... 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 43 PHỤ LỤC .......................................................................................................... 44
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời kỳ đất nước phát triển theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa đề ra nhu cầu cấp thiết cho nền giáo dục Việt Nam trong việc nâng cao chất lượng và bồi dưỡng nhân tài. Cùng với việc nâng cao chất lượng học tập, trau dồi kiến thức cho sinh viên, các kỹ năng mềm cũng không kém phần quan trọng. Hơn thế nữa, sinh viên cần phải trang bị cho mình nhiều kỹ năng để phục vụ cho học tập và làm việc sau này. Một trong những kỹ năng quan trọng của sinh viên đó là kỹ năng làm việc nhóm. Khoa Quản trị văn phòng là một khoa cần sự năng động và các kỹ năng mềm đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên trong quá trình chuyển cấp từ bậc trung học phổ thông đến bậc đại học đa phần học sinh và sinh viên chưa thể thích ứng được với môi trường và các học tập khác nhau. Hầu hết sinh viên đều chưa ý thức được tầm quan trọng và lợi ích của làm việc nhóm đem lại, chưa có ý thức – tinh thần hợp tác cao khi làm việc trong một tập thể, sinh viên còn lơ là với môn học và chưa có kỹ năng làm việc nhóm tốt. Bên cạnh đó một số khác khi tham gia hoạt động nhóm, sinh viên còn chưa tìm thấy được hứng thú cũng như không tạo ra được hiệu quả công việc. Vì thế kỹ năng làm việc nhóm đối với sinh viên văn phòng là hết sức cần thiết, đó không chỉ là một môn học ở bậc đại học mà còn là hành trang giúp sinh viên hòa nhập với môi trường làm việc sau này. Vậy nên, chúng tôi chọn đề tài “Kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” mong muốn tìm được những vấn đề khó khăn mà các bạn sinh viên đang gặp phải, giúp cho các bạn sinh viên hiểu hơn về kỹ năng làm việc nhóm quan trọng ra sao và đưa ra một số biện pháp giúp các bạn có thể thuận lợi hơn trong quá trình làm việc nhóm. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tình hình nghiên cứu trong nước: Vấn đề về kỹ năng làm việc nhóm đang là mối quan tâm vô cùng lớn tại Việt Nam. Làm việc nhóm được đề cập đến trong tất cả các giáo trình về kỹ năng làm 1
việc nhóm trên các giảng đường đại học. Và có thể đề cập đến một tác phẩm nổi tiếng sau: Phạm Văn Hồng Thắng (2019), “Làm việc nhóm từ A đến Z”, Nhà xuất bản Thế Giới cho rằng kỹ năng tưởng như quen thuộc nhưng cũng gây lúng túng cho rất nhiều người khi không biết phải phối hợp, tương tác thế nào trong đội nhóm, nhưng điều đáng mừng đây không phải là kỹ năng thiên bẩm mà bạn hoàn toàn có thể đạt được thông qua nỗ lực thực tế. Tác phẩm sẽ mang đến cho chúng ta một cái nhìn tổng quát về các loại hình, nguyên tắc, bước phát triển trong làm việc nhóm cùng với các phương thức rèn luyện. Từ đó chúng ta có thể nhìn nhận trên nhiều góc độ, từ góc độ cá nhân chúng ta có thể biết được làm thế nào để phát triển các kỹ năng cần thiết khi phối hợp với mọi người để đạt được hiệu quả, ngoài ra từ góc độ người đứng đầu nhóm, bạn sẽ biết cách phân chia công việc hợp lý, cách truyền động lực cũng như những vướng mắc trong nội bộ. Ngoài tác phẩm về kỹ năng còn có những công trình nghiên cứu nổi tiếng, tiêu biểu như: Tạ Nhật Ánh (2018). Kỹ năng hợp tác trong học tập nhóm của sinh viên, Luận án tiến sĩ tâm lý học, Học viện khoa học xã hội đã cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về kỹ năng làm việc nhóm. Các công trình đã nghiên cứu rất sâu về cơ sở lý luận của kỹ năng làm việc nhóm và nêu bật được tầm quan trọng của làm việc nhóm trong học tập và làm việc. Đồng thời các tác giả cũng đã đưa ra được những giải pháp rất đa dạng để cải thiện cách làm việc nhóm ở sinh viên. Hay ở trong luận án đã chỉ ra được thực trạng làm việc nhóm hiện nay. Tuy nhiên nếu chỉ đưa ra những lý thuyết mà chưa áp dụng vào thực tế thì sẽ mang lại hiệu quả chưa cao, chính vì thế nhóm sinh viên chọn đề tài “Kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên tại khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội” mong muốn tìm hiểu thực trạng làm việc nhóm của sinh viên ở khoa hiện nay và đề ra một số giải pháp khắc phục những khó khăn để phát triển và mang lại hiệu quả làm việc nhóm tốt hơn. Tình hình nghiên cứu nước ngoài: Kỹ năng làm việc nhóm nói chung hay làm việc nhóm ở sinh viên nói riêng được rất nhiều các tác giả nổi tiếng ở các quốc gia nghiên cứu và đúc kết lại rất nhiều 2
tác phẩm nổi bật như: John Gordon (2019). “The Power of a Positive Team”, Nhà xuất bản Lao Động, ông cho rằng không ai có thể một mình làm nên điều vĩ đại, phương pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả nghe thì có vẻ phức tạp nhưng thực tế nó phức tạp thực sự, để làm được điều này những thành viên trong cùng một tập thể phải biết kiến tạo tầm nhìn, sứ mệnh, làm việc với nhau dựa trên niềm tin, sự tích cực, tinh thần lạc quan: trao cho nhau sự kết nối, cam kết và quan tâm; hay một tác phẩm cũng vô cùng nổi tiếng: John C. Maxwell (2018). “The 17 Indisputable Law of Teamwork”, Nhà xuất bản Lao Động. Trong 17 nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm, ông chia sẻ những nguyên tắc sống còn – hữu ích trong mọi lĩnh vực đời sống, của việc xây dựng nhóm hiệu quả như: lựa chọn thành viên nhóm, xác định mục tiêu chung của nhóm, lãnh đạo nhóm… hoàn toàn không phải là những lý thuyết sáo rỗng. Ngoài hai tác phẩm nổi tiếng trên, còn rất nhiều những công trình tiêu biểu như: “The five dysfunctions of team” của tác giả Patrick Lencioni; “Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - Cẩm nang kinh doanh Havard” của Harvard Business School Press… Các tác phẩm trên đều là những tác phẩm nêu bật lên cho con người các kiến thức, kỹ năng cơ bản của kỹ năng làm việc nhóm. Thông qua đó, các tác giả cũng đã nêu bật lên được tầm quan trọng và lợi ích mà làm việc nhóm đem lại, từ đó đưa ra nhiều những giải pháp nhằm phát triển kỹ năng làm việc nhóm và cách áp dụng làm việc nhóm đi vào thực tiễn một cách có hiệu quả nhất. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tìm hiểu những khó khăn mà sinh viên đang gặp phải trong quá trình làm việc nhóm - Đề ra một số giải pháp nhằm giúp sinh viên hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm và cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng 3
trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khảo sát mức độ, khả năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tìm hiểu các yếu tố gây khó khăn trong làm việc nhóm của sinh viên từ đó đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Tình hình kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu về thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Phạm vi thời gian: từ năm 2022 – 2023 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp điều tra xã hội học Điều tra sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội với 100 phiếu. Nhằm thu thập thông tin thực tiễn về thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5.2. Phương pháp phân tích tổng hợp Phân tích một số tài liệu về kỹ năng làm việc nhóm nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài, phân tích thông tin từ thực tế nhằm đánh giá thực trạng về kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiểu được tầm quan trọng và vai trò của làm việc nhóm mang lại thì sinh viên sẽ áp dụng tốt kỹ năng làm việc nhóm vào phục vụ việc học tập và công việc sau 4
này, đóng góp vào sự thay đổi không ngừng của xã hội. 7. Đóng góp của đề tài - Phân tích và luận giải những vấn đề liên quan xoay quanh việc thực hiện kỹ năng làm việc nhóm, từ đó đưa ra những kết luận giải pháp cụ thể mang tính độc lập giúp cho kỹ năng làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn. - Nghiên cứu đề tài giúp sinh viên hiểu sâu sắc hơn và có hệ thống hơn tầm quan trọng của việc có kỹ năng làm việc nhóm. - Kết quả của đề tài là tài liệu tham khảo cho giảng viên, sinh viên và những ai đang quan tâm đến đề tài này, nắm bắt rõ hơn tình hình việc thực hiện kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên tạo trường học cũng như môi trường làm việc sau này. 8. Bố cục của đề tài Đề tài bao gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chương 2: Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1.1. Một số khái niệm về kỹ năng Cho đến nay, vẫn chưa có khái niệm cụ thể kỹ năng là gì. Tùy thuộc vào quan điểm của mỗi người sẽ có những định nghĩa khác nhau. Theo TS. Đào Thị Ái Thi định nghĩa: “Kỹ năng là sự thể hiện thực tế năng lực con người trong việc vận dụng các tri thức, tình cảm, kinh nghiệm vào các thao tác nghề nghiệp cụ thể một cách thành thạo, phù hợp nhằm đem lại hiệu quả hoạt động của con người.” Theo L. Đ.Lêvitôv nhà tâm lý học Liên Xô cho rằng: “Kỹ năng là sự thực hiện có kết quả một động tác nào đó hay một hoạt động phức tạp hơn bằng cách lựa chọn và áp dụng những cách thức đúng đắn, có tính đến những điều kiện nhất định.” Những kỹ năng quan trọng cần có trong cuộc sống: Kỹ năng cứng: Là các kiến thức về mặt chuyên môn và kỹ thuật. Kỹ năng cứng là quá trình rèn luyện, học tập và tiếp xúc với môi trường bên ngoài. Kỹ năng cứng được rèn luyện thông qua quá trình học tập và làm việc tại các cơ sở giáo dục hoặc nơi làm việc. Kỹ năng mềm: Là khả năng mà một người có được để làm việc, tương tác, giao tiếp với người khác. Nó bao gồm nhiều kỹ năng khác nhau như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo, quản lý thời gian, lắng nghe, tư duy phản biện,… Kỹ năng sống: Là hành vi mang tính tích cực và khả năng thích nghi của con người có thể giải quyết hoặc ứng phó với những tình huống cuộc sống. Kỹ năng sống thể hiện thông qua những trải nghiệm thực tế, cách xử lý vấn đề trong đời sống. Trong một số trường hợp nguy hiểm, nhờ vào kỹ năng này mà có thể thoát hiểm. Kỹ năng là chìa khóa để giúp cho mọi giao tiếp và hợp tác trở nên hiệu quả hơn. Sở hữu khả năng xây dựng một mối quan hệ mạnh, ngay cả với những người ít gặp hoặc liên hệ, trở thành yêu cầu không thể thiếu cho nhiều vai trò 6
khác nhau: Tầm quan trọng của kỹ năng trong cuộc sống: Kỹ năng giúp mọi người có thể vận dụng những kiến thức mà mình học được để giải quyết vấn đề theo hướng tích cực nhất. Mỗi kỹ năng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đối với cuộc sống. Tầm quan trọng của kỹ năng trong công việc: Kỹ năng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công việc để tăng năng suất cũng như hiệu quả làm việc, là nền tảng để phát triển và đạt thành công. Kỹ năng cứng liên quan đến chuyên môn sẽ được nhà tuyển dụng sử dụng để đánh giá các ứng viên, cá nhân. 1.2. Nhóm làm việc là gì 1.2.1. Lịch sử hình thành Ngay từ cuối những năm 20, đầu những năm 30 của thế kỷ XX, các hoạt động “Teambuiding” dần dần xuất hiện trên thế giới. Người đầu tiên nghiên cứu các hoạt động này là Elton Mayo (1888 – 1949), ông đã khai sáng ra “hoạt động tương quan giữa người và người”. Để hoàn thành tốt công việc, cần phải xây dựng tinh thần đồng nhất, gắn kết nhau giữa các thành viên trong tập thể. Sau nhiều lần nghiên cứu, thử nghiệm và áp dụng cho nhiều nhóm công nhân thì hiệu quả công việc rất rõ rệt. Năng suất lao động tăng lên đáng kể khi các nhóm được hình thành và đi vào hoạt động. Những thập niên sau đó, ngày càng có nhiều tập đoàn như Genaral Motors, Saab, Volvo, Honeywell, Xerox, và Pratt & Whiney tổ chức những hoạt động, nhằm chứng tỏ hiệu quả lớn lao của làm việc nhóm. Giờ đây, kỹ năng làm việc nhóm được coi là tất yếu cho mỗi nhân viên thế kỷ XXI hay nói cách khác làm việc theo nhóm chính là một đòi hỏi của thời đại. Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. từ nhiều thế kỷ qua, thanh niên Nhật khi đi xin việc làm, ngoài cuộc phỏng vấn cá nhân còn phải qua những bài tập làm việc theo nhóm. Tinh thần và kỹ năng hợp tác của người lao động quan trọng không thua gì các phẩm chất khác như nắm vững chuyên môn, siêng năng cần cù, có tinh thần học hỏi. Con người là một thực thể sống, không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những 7
mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Ca nhân thường chỉ đảm nhiệm được một hai việc cụ thể nhưng một nhóm lại có thể làm được nhiều việc cùng lúc với hiệu quả cao hơn. Ngày nay, làm việc nhóm là một yêu cầu cụ thể, một đòi hỏi của thời đại. Con người là một thực thể sống, không ai là hoàn hảo, và chính việc hoạt động nhóm sẽ giúp hoàn thiện các kỹ năng cần thiết của mỗi người. “Làm việc nhóm” trở thành một đối tượng của khoa học. Con người tác động vào để biến hoạt động “làm việc nhóm” trở thành công cụ điều khiển cá nhân và xã hội. Chính nhờ các kỹ năng làm việc nhóm là chìa khóa giúp cá nhân phát triển toàn diện. 1.2.2. Nhóm làm việc a. Khái niệm Ngày nay, có rất nhiều kỹ năng mềm cần thiết cho quá trình học tập của mỗi sinh viên. Đặc biệt, trong thời kỳ công nghiệp hóa phát triển như hiện nay thì kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yếu tố không thể thiếu, giúp bạn thành công. Qua quá trình tìm hiểu, chúng tôi đã rút ra được một số định nghĩa về nhóm như sau: Thứ nhất, nhóm là một tập hợp hai hay nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên trong nhóm luôn tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Thứ hai, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Thứ ba, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Làm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành công. Nhóm hiệu quả sẽ biến nhiệm vụ “Không thể thực hiện 8
được” thành hiện thực, vì nó khuyến khích trí tuệ và tính cách của từng cá nhân, hợp thành sức mạnh tổng thể. Và nhóm làm việc là một dạng đặc biệt của nhóm. Nhóm làm việc là một nhóm người cùng chung sức làm việc, họ có cùng mục tiêu, có sự tương tác qua lại thường xuyên, cũng như phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng để đạt được mục tiêu chung đã đề ra. Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm, nhưng nhìn chung để có thể làm việc nhóm cần có những quy định ngầm để quản lý, chi phối và ràng buộc lẫn nhau. Ngoài ra còn là tập hợp những tính cách và năng lực khác nhau của mỗi thành viên sẽ góp phần giúp cho nhóm hoạt động hiệu quả trên nhiều lĩnh vực. Nhóm làm việc hiểu theo cách đơn giản nhất, đó là sự hợp nhất những thành viên lại với nhau để tạo nên một khối nhất quán để cùng hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu chung. Bởi vì thành quả có được là của chung, không phải là của riêng bất cứ người nào. b. Đặc điểm của nhóm làm việc Làm việc theo nhóm là một cách học đòi hỏi mỗi thành viên trong nhóm cùng thực hiện một cam kết làm việc nhất định dựa trên sự hợp tác và phân công công việc hợp lý trong nhóm. Để tạo thành một nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ những yếu tố cơ bản sau: Các thành viên hiểu rõ sự tồn tại của nhóm: Để tạo nên một nhóm, đó có thể là sự tự nguyện của các thành viên, cũng có thể là sự phân công. Tuy nhiên dù là tự nguyện hay bắt buộc thì khi một nhóm được hình thành, các thành viên phải hành động vì tập thể. Trước hết, nhóm cần xác định được mục tiêu mà các thành viên cùng hướng đến. Khi hiểu rõ lý do tồn tại và vai trò quan trọng của mình thì mỗi cá nhân mới có thể tích cực hoạt động hiệu quả. Lý do tồn tại ở đây có thể hiểu là vai trò và trách nhiệm của cá nhân trong tập thể dựa trên một mục tiêu chung. Trong một dây chuyền hoạt động, nếu thiếu đi một khâu nào đó thì chắc chắn dây chuyền đó sẽ ngừng hoạt động. Trong hoạt động nhóm, các thành viên chính là một yếu tố cốt lõi. Nguyên tắc hoạt động nhóm: Dựa trên nguyên tắc bình đẳng, ai cũng có quyền được tham gia đóng góp ý kiến của mình và cùng nhau hưởng thành quả 9
chung của nhóm. Các thành viên trong nhóm phải thật sự đoàn kết và phải sống hết mình vì tập thể thì mới có thể xây dựng một khối thống nhất chung. Cần tránh trường hợp chia bè phái trong nhóm làm gây mất đoàn kết và dẫn đến xung đột nội bộ. Mỗi thành viên cần biết tôn trọng các thành viên khác trong nhóm: thực hiện theo nguyên tắc đúng giờ, tránh đề cập đến những vấn đề không có liên quan trong các buổi họp nhóm. Đồng thời đóng góp ý kiến một cách sôi nổi để đưa ra lời giải cho vấn đề cần quan tâm thảo luận. Đặc biệt, không được ngắt lời cũng như phản bác ý kiến của các thành viên mà phải tiếp thu và cùng nhau thảo luận giải quyết vì mục tiêu chung mà nhóm đặt ra từ đầu. Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Người trưởng nhóm cần phải phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Mỗi người đều có những ưu, khuyết điểm riêng cũng như những thế mạnh trong lĩnh vực riêng. Vì vậy, để phát huy ưu điểm cao nhất của các thành viên trong nhóm thì người trưởng nhóm cần tài tình, sáng suốt hơn. Không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà mỗi thành viên trong nhóm cần phải biết giúp đỡ các thành viên khác để hoàn thành công việc. Đó là yêu cầu có hoạt động nhóm. Công việc phải được phân công hợp lý để mỗi thành viên đều cùng được tham gia. Trong một thời gian nhất định nào đó thì công việc mà mỗi thànhv iên đảm nhiệm sẽ được hoàn thành, tránh trường hợp, người làm nhiều, người không làm gì. Các thành viên chia sẻ, hỗ trợ nhau: Nhóm hoạt động có hiệu quả hay không chính là sự vào sự đóng góp của mỗi thành viên. Khi đã được phân công nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên sẽ bắt tay để thực hiện. Trong quá trình thực hiện, có đôi lúc các thành viên gặp nhiều trở ngại. Vì vậy, sự hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một yếu tố quan trọng. Mỗi thành viên sẽ có những quan điểm cá nhân riêng khi nhìn nhận một vấn đề. Vì vậy, khi hoàn thành xong công việc đã được phân công, mỗi thành viên nên trao đổi kết quả cho nhau để cùng nhau bàn bạc, thảo luận dựa trên quan điểm khách quan nhất. Chính nhờ việc trao đổi kết quả cho nhau sẽ giúp chia sẻ kinh nghiệm, là cơ hội để các thành viên học hỏi lẫn nhau. Như vậy, hoạt động nhóm không đơn giản chỉ là sự 10
phân công nhiệm vụ mà còn là sự chia sẻ, học hỏi lẫn nhau giữa các thành viên. Đánh giá khen thưởng: Sau khi hoàn thành xong công việc, các thành viên trong nhóm tiến hành họp mặt để công nhận thành quả mà nhóm đã đạt được. Đó cũng là thời gian mà nhóm trưởng đưa ra những nhận xứt, tiến hành khen thưởng những thành viên đã hoạt động tích cực dựa trên quan điểm khách quan. Tuy nhiên, cũng cần nhắc nhở những thành viên còn thờ ơ, thiếu trách nhiệm để các thành viên rút kinh nghiệm và hoàn thành tốt những công việc tiếp theo. Môi trường khuyến khích: Một nhóm hoạt động hiệu quả còn dựa trên sự ủng hộ, giúp đỡ của cấp trên. Đó là môi trường khuyến khích nhóm hoạt động tốt. Trong một mức độ nào đó, nhóm đòi hỏi cần phải phụ thuộc vào những yêu cầu mà cấp trên đề ra. Như vậy, nhóm hoạt động sẽ thuận lợi và đúng đắn hơn. c. Mô hình làm việc nhóm Con người khi đến với thế giới chỉ là một cá nhân riêng biệt và rồi một vài hoặc nhiều người tụ họp lại thành một nhóm. Tuy vậy, nếu không chú ý đến những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc nhóm, nhóm có thể xảy ra những xung đột và tan rã. Do đó, chúng ta cần xây dựng mô hình làm việc nhóm hiệu quả để có cách thức quản lý đội nhóm phù hợp, giúp tăng cao năng suất làm việc gấp nhiều lần so với một cá nhân riêng lẻ. Xây dựng mô hình làm việc theo nhóm hỗ trọ thúc đẩy tinh thần hợp tác, hiểu biết và phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm và đưa ra các giải pháp quyết định mọi khó khăn. Đồng thời, khi làm việc theo mô hình, các thành viên có thể tận dụng nguồn lực chung trong nhóm. Vai trò của các mô hình đội nhóm này còn được phổ biến qua sự hoàn thiện của các thành viên tham gia nhóm. Và mỗi người trong nhóm sẽ có cách giải quyết những vấn đề trong nhóm khác nhau và phát huy được những khả năng tiềm tàng của bản thân mình. Bởi vì nhóm giúp mỗi cá nhân được hoạt động trong môi trường tập thể, được giao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, đây cũng chính là nơi đặt sự tin tưởng lên hàng đầu, khuyến khích các thành viên làm việc nhiệt tình hơn. 11
Hiện nay, có rất nhiều mô hình làm việc theo nhóm khác nhau, tuy nhiên qua tìm hiểu và phân tích, chúng tôi thấy răng mô hình làm việc nhóm của Tuckman. Tuckman là mô hình được nghiên cứu thực tiễn bởi nhà tâm lý học người Mỹ, Bruce Tuckman. Theo ông, mô hình này sẽ được chia chặng đường thành 05 giai đoạn: Forming (Hình thành), Storming (Sóng gió), Norming (Ổn định), Performing (Hoạt động hiệu quả) và Adjourning (Thoái trào) Giai đoạn 1: Forming (Hình thành): Giai đoạn này là lúc các thành viên trong nhóm gặp gỡ và tìm hiểu về dự án cũng như vai trò và trách nhiệm chính thức của họ. Các thành viên trong nhóm có xu hướng độc lập và không cởi mở trong giai đoạn này. Đây là giai đoạn đầu tiên làm nền tảng cho nhóm. Trong giai đoạn này, các thành viên trong nhóm sẽ tập hợp lại. Mỗi người có những suy nghĩ, tính cách khác nhau, cũng như cách nhìn nhận vấn đề cũng theo nhiều chiều hướng khác nhau. Lúc này, vai trò của người trưởng nhóm được phát huy, tiến hành xây dựng tinh thần hợp nhất giữa các thành viên trong nhóm. Giai đoạn hình thành là một giai đoạn quan trọng, nhóm hoạt động hiệu quả hay không, chính là nhờ sự hòa hợp giữa các thành viên trong nhóm. Đặc biệt, trong giai đoạn này, nhóm tiến hành xác định mục tiêu rõ ràng để đi và hoạt động hiệu 12