Đề tài nghiên cứu khoa học: Quản lý công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:63

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Quản lý công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang" nhằm đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang; Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Quản lý công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG Mã số: ĐTSV.2023.005 Chủ nhiệm đề tài : Hoàng Thị Mơ Lớp : 1905LTHA Cán bộ hướng dẫn : ThS. Trịnh Thị Kim Oanh Hà Nội, 2023
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG Mã số: ĐTSV.2023.005 Chủ nhiệm đề tài : Hoàng Thị Mơ Lớp : 1905LTHA Hà Nội, 2023
LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia nói chung, Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng nói riêng, việc thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học là một trong những nội dung cần thiết giúp học viên có khả năng tổng hợp kiến thức, kỹ năng nghiên cứu dựa trên cơ sở kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn. Được sự đồng ý của Học viện và Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, tôi đã tiến hành thực hiện đề tài: “ Quản lý công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm hướng nghiên cứu của mình. Để hoàn thành đề tài nghiên cứu, tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND huyện Việt Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát thực tế và cung cấp thông tin để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài được thuận lợi. Tôi xin cảm ơn sâu sắc tới Học viện cùng các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành chương trình học tập, điều này góp phần nâng cao kiến thức và kỹ năng để thực hiện đề tài nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh – người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tôi trong quá trình từ khi thực hiện đến lúc nghiệm đề tài nghiên cứu. Trong quá trình khảo sát tại cơ quan để thu thập thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu mặc dù đã bản thân cố gắng tìm hiểu qua các tài liệu, nghiên cứu, tham khảo giáo trình, báo, tạp chí,...nhưng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu khoa học: “ Quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang”, tôi xin cam đoan là do bản thân tự tìm hiểu qua các tài liệu tham khảo, giáo trình, khóa luận,...chọn lựa hướng nghiên cứu. Từ trước tới nay chưa có đề tài nghiên cứu khoa học nào về Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. Những thông tin, số liệu được đề cập trong bài nghiên khoa học này hoàn toàn trung thực. Hà Nội, ngày...tháng 4 năm 2023 Tác giả Hoàng Thị Mơ
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ cái viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND & UBND Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân 03 NXB Nhà xuất bản 04 UBND Uỷ ban nhân dân 05 TLLT Tài liệu lưu trữ
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 1.Lý do chọn đề tài ...........................................................................................1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................3 3.Mục tiêu nghiên cứu. .................................................................................... 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. .............................................................. 5 6.Giả thuyết nghiên cứu ...................................................................................5 7. Phương pháp nghiên cứu. ............................................................................ 5 8.Bố cục đề tài ..................................................................................................6 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................... 7 Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ ............................ 7 1.1.Một số khái niệm cơ bản ............................................................................7 1.1.1.Tài liệu .................................................................................................... 7 1.1.2.Tài liệu lưu trữ ........................................................................................ 7 1.1.3.Quản lý ....................................................................................................7 1.1.4.Công tác lưu trữ ...................................................................................... 8 1.1.5.Quản lý công tác lưu trữ ......................................................................... 9 1.2.Trách nhiệm quản lý về lưu trữ ................................................................. 9 1.3.Nội dung quản lý công tác lưu trữ .............................................................9 1.3.1.Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ .................................................. 10 1.3.2.Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức .....................................11 Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 11 Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. ... 13 2.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Việt Yên. ..... 13 2.1.1.Vị trí địa lý ............................................................................................ 13 2.1.2.Về lịch sử hình thành ............................................................................ 13
2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang ......................................................................................13 2.2.Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND huyện Việt Yên ................................ 14 2.2.1.Vị trí và chức năng ................................................................................14 2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................15 2.2.3.Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 15 2.3.Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, Bắc Giang ........................................................................... 16 2.3.1.Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ ............................................ 16 2.3.2.Giá trị của tài liệu lưu trữ ..................................................................... 17 2.4.Tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên ................................................................................................................. 18 2.4.1.Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ ............................................................... 18 2.4.2.Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ ................19 2.4.3.Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ ......................................................................... 19 2.4.4.Nhận xét tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên .............................................................................................. 19 2.4.Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên ..............22 2.4.1.Xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ trong UBND huyện Việt Yên ......................................................................................................... 22 2.4.2.Quản lý thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang ........................................................................... 23 2.4.3.Chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ ................32 2.4.4.Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc về công tác lưu trữ ................................. 32 2.4.5.Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ .............................................33 2.4.6.Nhận xét việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên .... 33 Tiểu kết chương 2: ......................................................................................... 36
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên ................................................................................................... 37 3.1.Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên .............................................................................37 3.1.1.Nhân sự làm công tác lưu trữ ............................................................... 37 3.1.2.Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo UBND huyện Việt Yên về tầm quan trọng của việc quản lý công tác lưu trữ ......................................... 39 3.1.3.Đào tạo, bồi dưỡng và chế tài đối với cán bộ lưu trữ ...........................39 3.1.4.Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ ................................................................................................................... 40 3.2.Nhóm giải pháp nâng cao về quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên ......................................................................................................... 41 3.2.1.Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên ......................................................... 41 3.2.2.Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ ................................................41 Tiểu kết chương 3: ......................................................................................... 45 PHẦN KẾT LUẬN .............................................................................................46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 48 PHỤ LỤC ............................................................................................................ 50
PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Nâng cao và đổi mới chất lượng công tác quản lý ở mọi lĩnh vực đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế chính trị - xã hội...trong xã hội ngày nay đang là vấn đề cấp thiết và vô cùng quan trọng. Một trong những công tác quản lý cần được quan tâm, chú trọng nâng cao trong các cơ quan, tổ chức đó là quản lý công tác lưu trữ. Nếu bản thân chúng ta không tự nhận thức được tầm quan trọng của TLLT đã đem lại nhiều thông tin giá trị, tài liệu lưu giữ nhiều thông tin lịch sử,... cần phải có ý thức gìn giữ, bảo quản, giao nộp tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì các thế hệ tương lai sau này sẽ không có vốn học liệu để tìm hiểu được lịch sử hình thành từ những giai đoạn trước. Có thể nói việc quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, các tổ chức chính trị - xã hội,...đã đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Đồng thời qua tài liệu lưu trữ đang được bảo quản, giữ gìn đến tận thời nay cũng chính là minh chứng lịch sử chân thật nhất phản ánh về quá trình đấu tranh của dân tộc Việt Nam ở trong hai thời kì kháng chiến chống Pháp và kháng chiến chống Mỹ. Khối lượng tài liệu lưu trữ được sản sinh trong hai thời kì này là tài liệu quý báu, minh chứng sống động cần được giữ gìn thật tốt để giáo dục cho thế hệ con cháu mai sau về lòng yêu nước hào hùng của dân tộc Việt Nam. Có thể thấy việc quản lý công tác lưu trữ đã có những đóng góp không hề nhỏ trong sự nghiệp phát triển của đất nước nhưng không phải ai cũng sẽ có cái nhìn đúng và coi trọng nó mà chỉ coi nó là giấy tờ đơn thuần. Nhận thức của nhiều người còn đang xem nhẹ những giá trị tài liệu lưu trữ đem lại hoặc ngay chính tại các cơ quan, tổ chức còn quan tâm, chưa chú trọng vào việc quản lý công tác lưu trữ theo đúng quy định. Vì nhận thức chưa đúng nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế dẫn đến việc chưa phát huy được việc những giá trị của TLLT. Trong thời gian học tập tại Học viện, tôi đã được khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi có cơ hội được tiếp xúc với công tác 1
lưu trữ qua các môn học chuyên ngành, qua các buổi đi khảo sát học tập thực tế. Qua đó đã giúp cho tôi có cơ hội kiểm chứng những kiến thức lý thuyết đã học so với thực tiễn. Bản thân là người con sinh ra và lớn lên tại mảnh đất quê hương Việt Yên, Bắc Giang, tôi mong muốn được đóng góp vào sự phát triển công tác lưu trữ của quê hương mình. Trong thời gian tới khảo sát trực tiếp tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tôi đã thu thập được các thông tin, các số liệu cần thiết để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài khoa học này. UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. UBND huyện Việt Yên đã có những đóng góp tích cực vào việc bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. Trong quá trình hoạt động, tại UBND huyện Việt Yên ngoài thực hiện các văn bản chỉ đạo của nhà nước song song với đó cũng đã ban hành nhiều loại văn bản để chỉ đạo, phối hợp công tác hay tham mưu ý kiến về các vấn đề liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Việt Yên. Trong những năm vừa qua, nhờ có sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo cùng với sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ lưu trữ nên việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên đã được đi vào nề nếp và được tổ chức khoa học. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm về việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên thì còn tồn tại một vài hạn chế cần khắc phục để công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn. Với những lý do như trên cùng với quá trình tiếp nhận kiến thức tại Học viện, tôi quyết định chọn đề tài “ Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài nghiên cứu. Thông qua đề tài nghiên cứu này, tôi muốn nghiên cứu việc vận dụng lý luận vào thực tiễn quản lý công tác lưu trữ, từ đó phân tích, đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn đọng để có thể đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên và giúp ích cho các cơ quan, tổ chức nhà nước khác. 2
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có nhiều công trình nghiên cứu, bài viết trong thời gian gần đây đã đề cập đến vấn đề quản lý công tác lưu trữ ở các cấp các ngành từ trung ương tới cơ sở. Cho đến thời điểm hiện tại, tôi đã thống kê được từ các công trình, giáo trình và bài viết đề cập tới quản lý công tác lưu trữ: Giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (2009) của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm: Giáo trình đã làm sáng tỏ những lý luận và nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giáo trình: “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (2016), GVC.TS.Chu Thị Hậu chủ biên, NXB Lao động, Hà Nội: Giáo trình được nhóm tác giả dày công nghiên cứu về lưu trữ trong và ngoài nước và có sự kế thừa một số nội dung “ Giáo trình lưu trữ ” được PGS – TS. Dương Văn Khảm và TS.Triệu Văn Cường biên soạn (2009). Các bài khóa luận tốt nghiệp của Học viên Học viện Hành chính Quốc gia đã đề cập tới việc quản lý công tác lưu trữ như: - Khóa luận tốt nghiệp (2022): “ Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” của tác giả Nguyễn Lê Hoa Văn; - Khóa luận tốt nghiệp (2020): “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc”của tác giả Phùng Thị Kiều Loan; - Khóa luận tốt nghiệp (2019): “Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên”của tác giả Lê Thị Ngọc Mai; - Khóa luận tốt nghiệp (2018): “Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND thành phố Hòa Bình – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Đinh Thị Trang; - Khóa luận tốt nghiệp (2017): “ Tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” của tác giả Nguyễn Thị Vui. Các đề tài đề cập trên đã được các tác giả nghiên cứu khá rõ và đánh giá 3
về việc quản lý công tác lưu trữ thông qua các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp một cách chính xác và khách quan. Và ngoài ra, các tài liệu, các bài khóa luận của học viên còn hệ thống hóa các quy định của nhà nước và đề xuất các giải pháp để việc quản lý công tác lưu trữ này có thể đạt được hiệu quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu ở trên đề cập đến vấn đề về lưu trữ, đặc biệt là quản lý công tác lưu trữ dưới nhiều góc độ khác nhau về cả lý luận lẫn thực tiễn nhưng chưa có công trình nào đi sâu tìm hiểu thực tiễn về việc quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. Đề tài được tôi lựa chọn theo một hướng nghiên cứu mới hoàn toàn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu đã được công bố trước đây. Thực hiện đề tài nghiên cứu quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên để khảo sát thực tiễn việc quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan, đưa ra các nhận xét đánh giá về quản lý công tác lưu trữ. Những tài liệu, bài báo cáo,...là những gợi ý quý báu, có tính tham khảo, kế thừa giá trị sẽ giúp tôi tiến hành đề tài: “ Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” được tốt hơn. 3.Mục tiêu nghiên cứu. - Đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tìm hiểu lý thuyết về quản lý công tác lưu trữ. - Làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. - Nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên (bao gồm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang). - Đánh giá hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên và đưa ra đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác 4
lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 5.1. Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. 5.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Văn phòng của UBND huyện Việt Yên. Phòng Nội vụ huyện Việt Yên - Phạm vi thời gian: Năm 2016-2021 - Phạm vi nội dung: + Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên + Quản lý công tác lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Việt Yên Trong khoảng thời gian từ năm 2016 -2021, UBND huyện Việt Yên đã có bước chuyển mình trong công tác lưu trữ nói chung và quản lý công tác lưu trữ nói riêng. Lãnh đạo cơ quan nhận thấy tầm quan trọng của khối tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan cần được bảo tồn và phát huy giá trị của nó. Trong khoảng thời gian này, tài liệu của các năm bắt đầu được chỉnh lý theo kế hoạch của cơ quan... 6.Giả thuyết nghiên cứu Trong những năm vừa qua trong việc thực hiện quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang đã đạt được những thành tựu nhất định. Tuy về việc quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan đã đạt được những thành tích cần được phát huy nhưng cơ quan vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Vì vậy, đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung nghiên cứu thực trạng, phân tích những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân, đồng thời đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. 7. Phương pháp nghiên cứu. - Phương pháp thu thập, xử lý số liệu, hệ thống: thu thập các số liệu tại 5
các đơn vị, phòng ban tại UBND huyện Việt Yên. Sau đó, tiến hành phân loại số liệu để xử lý, giữ lại những số liệu quan trọng có liên quan trực tiếp đối với đề tài nghiên cứu để tiếp tục phân tích, làm rõ. Trên cơ sở thông tin đã thu thập được, tiến hành hệ thống hoá thông tin để thấy được rõ nét thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. - Phương pháp quan sát: Phương pháp nghiên cứu này được vận dụng để khảo sát tình hình việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. Tiến hành việc quan sát các văn bản chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ lưu trữ,...tại cơ quan. - Phương pháp phân tích tài liệu: Phân tích các tài liệu thu thập được từ văn phòng UBND huyện Việt Yên, các giáo trình, một số bài viết trên tạp chí văn thư - lưu trữ; các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập của sinh viên khóa trước và một số thông tin đại chúng khác. - Phương pháp tổng hợp: Từ những thông tin thu được trong quá trình khảo sát, thu thập tại cơ quan UBND huyện Việt Yên cũng như quan sát trực tiếp tôi tổng hợp lại để đưa ra những thông tin phù hợp, chính xác, ngắn gọn nhất. 8.Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. 6
PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ 1.1.Một số khái niệm cơ bản Trong thời kì Đất nước đang công nghiệp hóa – hiện đại hóa vấn đề đặt ra ở đây là cần phải đổi mới việc quản lý công tác lưu trữ. Vì vậy hướng nghiên cứu của đề tài phải đi từ việc nghiên cứu những khái niệm cơ bản nhất về công tác lưu trữ nói chung và quản lý công tác lưu trữ nói riêng. Việc nắm được định nghĩa cơ bản về việc quản lý công tác lưu trữ sẽ là cơ sở để lãnh đạo có quyết định quản lý đúng đắn với cơ quan. Với mục tiêu của đề tài nghiên cứu trong chương 1 này sẽ hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản, cốt yếu nhất của công tác lưu trữ, nhất là những kiến thức có liên quan đến việc quản lý công tác lưu trữ. 1.1.1.Tài liệu - Theo Điều 2, Luật lưu trữ 2011: “ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [ 12,1] - Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (tại Khoản 2 Điều 2, Luật lưu trữ 2011). [12,1] 1.1.2.Tài liệu lưu trữ - Theo Điều 2, Luật lưu trữ 2011: “ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. [ 12,1] - Tài liệu lưu trữ bao gồm: bản gốc, bản chính (trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp). 1.1.3.Quản lý Thực tế tồn tại rất nhiều khái niệm về “quản lý”, theo Giáo trình Khoa học quản lý – Tập 2 ( 2001) quản lý thông thường được hiểu rằng: “Quản lý là sự tác động có hướng đích lên chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm 7
biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới với điều khiển hệ thống”. [4,5] Theo nghĩa chung nhất nhìn từ góc độ của Tâm lí học, quản lý được hiểu: “ Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”. Khái niệm quản lý trong cuốn sách Khoa học tổ chức và Quản lí của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học giải thích: “ Quản lý là quá trình cùng làm việc và thông qua hoàn thành các mục đích chung của một nhóm người, một tổ chức”. [3,176] Qua các khái niệm nói trên, ta có thể khái quát khái niệm về “quản lý” như sau: Quản lý là hoạt động tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý theo một quy trình với những nguyên tắc và phương pháp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện kinh tế xã hội nhất định. 1.1.4.Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm 2 phương diện: Phương diện 1: là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học – công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ. Phương diện 2: là bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. [4,46] Công tác lưu trữ là sự lựa chọn và giữ lại, tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích khác nhau như chính trị, văn hoá, lịch sử, khoa học,...của toàn xã hội. Như vậy, công tác lưu trữ - lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận thực tiễn, pháp chế có liên quan tới việc tổ chức khoa 8
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả phục vụ cho công tác quản lý, công tác nghiên cứu về khoa học và nhu cầu chính đáng của nhân dân. 1.1.5.Quản lý công tác lưu trữ Từ những khái niệm về quản lý, công tác lưu trữ, có thể đưa ra khái niệm về quản lý công tác lưu trữ như sau: “Quản lý công tác lưu trữ là một trong những hoạt động của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tới công tác lưu trữ và TLLT nhằm mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. 1.1.6.Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để thực hiện mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. 1.2.Trách nhiệm quản lý về lưu trữ Tại Điều 38 của Luật lưu trữ năm 2011 quy định về trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện: - Uỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình sẽ có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp để nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng TLLT, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. [12,10] 1.3.Nội dung quản lý công tác lưu trữ Theo Giáo trình: “ Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (2016) do GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên  Quản lý công tác lưu trữ được chia thành 2 nội dung: - Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ: định hướng sự phát triển công tác lưu trữ để cung cấp thông tin làm căn cứ để cho các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực cân đối... 9
- Quản công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức: đây là một biện pháp để cụ thể hóa công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp. 1.3.1.Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Theo sách chuyên khảo: “ Lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý lưu trữ cấp tỉnh ở Việt Nam”, Nguyễn Mạnh Cường chủ biên, NXB Đà Nẵng. Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm: - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ - Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ. - Xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ. - Quản lý các hoạt động lưu trữ ( bao gồm các nghiệp vụ: thu thập và bổ sung tài liệu; chỉnh lý;...) - Quản lý, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ. - Quản lý, sử dụng nguồn lực để phát triển sự nghiệp lưu trữ ở địa phương. - Tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu nghiên cứu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác lưu trữ, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ - Quản lý tài liệu lưu trữ - Quản lý tài liệu có giá trị lịch sử tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. - Quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thực hiện chế độ, đãi ngộ, chính sách và trao tặng danh hiệu vinh dự cho người có nhiều công lao đối với dự nghiệp lưu trữ. - Quản lý hoạt động dịch vụ văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. [6,34] Cấu trúc cơ bản của nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ: 10
- Đối tượng quản lý: Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ - Công cụ quản lý là tổng thể những phương tiện hữu hình và vô hình (hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ và các chiến lược, quy hoạch, chính sách phát triển lưu trữ) mà nhà nước sử dụng để tác động lên mọi chủ thể nhằm đạt được mục tiêu đề ra - Chủ thể quản lý về công tác lưu trữ được quy định rõ trong Luật Lưu trữ năm 2011 “ Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” ( Khoản 1, điều 38); “ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” (Khoản 2, điều 38). Đối với lưu trữ địa phương, Uỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương (trong đó có UBND huyện Việt Yên). - Mục tiêu quản lý là bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; - Nội dung cơ bản trong quản lý nhà nước về lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gồm: quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ và quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ. 1.3.2.Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Trong một cơ quan, tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu. Vì đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức bằng việc thực hiện các nhiệm vụ như sau: - Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức; - Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; - Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong cơ quan, tổ chức; - Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong thời gian tới. [4,88] Tiểu kết chương 1 11
Chương 1, tôi đã trình bày khái quát cơ sở lý luận về quản lý công tác lưu trữ. Những thông tin tại chương 1 sẽ là khung lý thuyết cơ bản để tôi bám sát và triển khai khảo sát thực trạng quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên tại chương 2. 12