Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty
(Phần 16)
Thông tin đầy đủ cho các thành viên
Hãy thách thức tập thể của bạn bằng các thông tin và sự kiện nóng hổi. Thông
tin mới sẽ khiến một tập thể có năng lực tự mình đánh giá lại, cũng như làm phong phú
thêm kiến thức hiểu biết về các mục tiêu, qua đó giúp tập thể đặt ra được những mục
tiêu rõ ràng hơn.
Cùng nhau phát triển
Tập thể phải dành ra nhiều thời gian để cho các thành viên cùng nhau làm việc
và thảo luận (bonding), đặc biệt là trong giai đoạn ban đầu. Tuy vậy, những tập thể có
năng lực lại không làm được việc này. Thời gian để các thành viên làm việc chung
phải được lên lịch một cách cố định, đồng thời không quy định thời hạn cho nó.
Những cách nhìn nhận sáng tạo (creative insights) cũng như việc dành thời gian cùng
nhau làm việc và thảo luận (bonding) đòi hỏi những giao tiếp tình cờ và khá ngẫu
hứng.
Điều kỳ diệu đến từ những công việc tăng cường
Bạn hãy tận dụng lợi thế tích cực của việc phản hồi kịp thời, đánh giá đúng đắn
và khen thưởng hợp lý. Những công việc tăng cường hữu ích có thể nằm ngay trong
phạm vi tập thể cũng như ở bất cứ nơi nào khác. Ví dụ, bằng việc nhắc nhở một người
hay xấu hổ cần nỗ lực hơn nữa để trở nên mạnh dạn, bạn đã động viên được người đó
tiếp tục góp công sức cho tập thể.
Những phương pháp khác:
• Tập trung vào cả hành động và sự phát triển. Hãy để tinh thần làm việc tập thể
trở thành một quy tắc chung trong tất cả các hành động. Hãy cho thấy tinh thần làm
việc tập thể trong cách thức mà bạn điều hành hoạt động kinh doanh cũng như cách mà
bạn đối xử với những đồng nghiệp.
• Sử dụng tất cả các phương pháp lãnh đạo, như huấn luyện, khuyên bảo, giáo
dục, đồng thời chú trọng vào việc cải tiến các hoạt động trong công việc.
• Sử dụng các biện pháp không chính thức, như cách thức mà bạn giao tiếp, thể
hiện sự tôn trọng, cách đánh giá và biểu dương những nỗ lực hoàn thành công việc của
các thành viên trong tập thể.
• Những tình cảm của bạn phải thể hiện sự gắn bó, lòng trung thành, sự tự hào
và niềm tin vào tập thể.
• San sẻ lòng tin.
• Thiết lập các tiểu ban trong từng lĩnh vực then chốt và trao cho họ thẩm quyền
ra quyết định.
• Hãy để lần lượt từng thành viên trong tổ chức có cơ hội điều khiển hay chủ trì,
dẫn dắt các buổi họp bàn.
• Phát biểu cuối cùng trong các cuộc thảo luận, sau khi bạn đã nghe những
người khác nói.
• Hãy trình bày rõ ràng và rành mạch những ý kiến cá nhân của bạn về tổ chức,
hay về toàn bộ tập thể.
Năng lực lãnh đạo sẽ tự biểu lộ qua hành động truyền cảm hứng tới các thành
viên trong tập thể. Thông thường, các tổ chức thường đánh giá những nhà lãnh đạo
thông qua hành động và thái độ ứng xử của họ. Tuy nhiên, cách tốt nhất để đánh giá
năng lực lãnh đạo là căn cứ vào mức độ mà nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho những
thành viên xung quanh mình. Chính sự truyền cảm hứng này sẽ đem lại cho tổ chức
những hành động vượt xa mong đợi, chứ không đơn thuần là những hành động bình
thường.
Các nhân tố của tập thể
Với cương vị một nhà lãnh đạo, có một số nhân tố cần đến sự giúp đỡ của bạn
để chúng có thể được hình thành trong tập thể. Các tập thể học hỏi và biểu lộ những
hành vi mà các nhóm nhỏ không thể có được. Những đặc tính này sẽ thể hiện các nhân
tố thiết yếu của một tập thế hoạt động hiệu quả. Tập thể của bạn thông thường sẽ
không tự tạo ra các nhân tố này, mà luôn có một ai đó đóng vai trò xúc tác nhằm mang
lại các nhân tố này cho tập thể. Người này không ai khác chính là bạn. Sẽ còn gì hơn
khi bạn trở thành tâm điểm của tập thể ngay từ lúc mới bắt đầu, nhưng theo một vài
quan điểm thì sớm hay muộn, quyền làm chủ tập thể cũng cần được chuyển sang tất cả
các thành viên khác trong tập thể.
Các nhân tố chung
Mục tiêu của tập thể (A team goal) - Mặc dù tập thể của bạn có thể có một vài
mục tiêu khác nhau, nhưng một trong số những mục tiêu này cần nổi bật hơn cả. Ví
dụ, “Để năng lực sản xuất tăng 10% so với năm ngoài mà không phải tuyển dụng thêm
lao động bổ sung” thì mục tiêu hỗ trợ có thể là “Cần đảm bảo mỗi thành viên được đào
tạo ít nhất 40 giờ trong một năm”. Điều quan trọng là tất cả mọi người đều phải biết
rõ, chấp thuận và sẵn lòng hoàn thành mục tiêu chung của cả tập thể.
Sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên (Productive participation of all
members) - Nhân tố này có bốn mức độ khác nhau:
1. Đóng góp số liệu và kiến thức.
2. Đảm bảo sự tham gia của mọi người trong quá trình ra quyết định và hướng
tới sự đồng thuận.
3. Ra quyết định
4. Tham gia vào việc ấn định những quyết sách.
Giao tiếp (Communicate) – Có sự trao đổi thông tin một cách cởi mở, trung
thực và hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức.
Tin tưởng (Trusting) – Có sự cởi mở và thẳng thắng trong việc phê bình hay uỷ
thác công việc tới những người khác.
Cảm giác thuộc về tổ chức (A sense of belonging) – Sự gắn kết sẽ xuất hiện khi
các thành viên cảm thấy gắn bó với công việc được giao phó cũng như với đặc tính của
tập thể.
Sự đa dạng (Diversity) – Nhân tố này cần được xem như một tài sản quý giá.
Nó là một trong những tác nhân quan trọng đem lại tính hiệp đồng tương trợ cho tập
thể.
Tính sáng tạo và đương đầu với mạo hiểm (Creativity and risk taking) - Nếu
không có cá nhân nào gặp thất bại hay sai lầm, thì việc sẵn lòng đương đầu với mạo
hiểm sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Đánh giá (Evaluation) - Khả năng tự hoàn thiện bản thân.
Sự tương tích với các thay đổi (Change compatibility) – Hãy linh hoạt và thích
ứng với mọi thay đổi.
Sự lãnh đạo chung sức (Participatory leadership) - Tất cả mọi người đều phải
tham gia vào quá trình lãnh đạo tập thể, người này dẫn dắt người khác đạt tới một mức
độ nào đó.
Tinh thần làm việc tập thể
Nhà quản lý của tôi đã từng nói với tôi rằng tinh thần làm việc tập thể phụ thuộc
vào hành động của mỗi cá nhân trong tập thể. Đối với tôi, vấn đề này quá hóc búa và
khó hiểu, cho đến khi nhà quản lý đó chỉ cho tôi xem một nhân viên đánh máy sẽ làm
thế nào, nếu chỉ cần một phím chữ bị hỏng. Tất cả những phím khác đều làm việc tốt
chỉ có một phím hỏng, nhưng một phím đó lại làm tiêu tan hiệu quả công việc của
người đánh máy. Bây giờ tôi đã biết rằng mặc dù tôi chỉ là một người bình thường, tôi
cũng rất cần thiết cho tập thể, nếu tập thể đó muốn hoạt động thực sự hiệu quả.
Trình tự giải quyết những vấn đề trong tập thể
Bước 1 – Xác định mục tiêu. Một tập thể cần biết mình sẽ chú trọng vào cái gì.
Bạn có thể đưa ra mục tiêu cơ bản, ví dụ giảm thiểu những rủi ro tại nơi làm việc,
nhưng điều quan trọng là bạn cần để tập thể tự xác định và mở rộng mục tiêu.
Bước 2 - Tập thể không chỉ cần xác định rõ sẽ phải giải quyết “những gì” mà
còn phải xác định “tại sao” phải giải quyết những vấn đề đó. Ngoài ra, việc xác định
không chỉ được bó hẹp trong phạm vi tập thể mà còn trong toàn bộ tổ chức. Điều này
sẽ trở nên hoàn chỉnh nhất khi ta đặt ra câu hỏi: “Đâu là những ích lợi?”. Thêm vào đó,
việc tạo ra một đích ngắm rõ ràng, cụ thể, cũng như việc gây dựng lòng nhiệt tình sẽ
giúp mục tiêu của tập thể có sức hút hơn.
Bước 3 – Xác định những chướng ngại vật sẽ cản trở tập thể hoàn thành những
mục tiêu mong muốn. Hãy tập trung vào những trở ngại nội bộ bên trong, thay vì môi
trường bên ngoài. Sẽ thật dễ dàng để nói: “Chúng tôi không thể làm gì với điều này”.
Các nhân tố nội bộ chỉ được nằm trong phạm vi giới hạn của nó.
Bước 4 – Lúc này, tập thể sẽ lên kế hoạch cho hành động và mục tiêu của mình.
Bạn có thể đưa ra bốn hay năm bước đi cụ thể, rồi viết chúng ra giấy. Đừng nên đi
theo lối mòn “chúng ta sẽ cố gắng hành động”, kiểu như “Chúng ta sẽ cố gắng phục vụ