Khóa luận tốt nghiệp: Công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: Tri Nhân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:72

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

MỤc tiêu của đề tài là tìm hiểu và khảo sát hoạt động công tác lưu chiểu tại TVQGVN. Trên cơ sở đó thấy được những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong công tác lưu chiểu, để đưa ra những phương hướng và giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu chiểu xuất bản phẩm và phục vụ thông tin.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN ------------ LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN ------------ LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giáo viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Thúy Hạnh KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, các cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện đã dạy dỗ, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu tại Trường. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo ThS. Nguyễn Thị Thúy Hạnh – người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này. Em cũng xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc và các cán bộ đang làm việc tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình hoàn thành Khóa luận. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu do kiến thức, kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Xin chân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2013 Sinh viên Lê Thị Thu Hương
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin CHXHCNVN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ĐP Địa phương KHXH Khoa học xã hội KH&CN Khoa học và công nghệ NDT Người dùng tin NXB Nhà xuất bản ThS. Thạc sĩ TMQGVN Thư mục quốc gia Việt Nam TM Thư mục TVCC Thư viện công cộng TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TW Trung ương UB Uỷ ban VTL Vốn tài liệu VN Việt Nam
MỤC LỤC Lời nói đầu……...……………………………………...………………..…………..1 1. Tính cấp thiết của đề tài……………………………………………………...…...1 2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu………………..…………..….2 2.1 Mục đích nghiên cứu………………...……………………………………..……2 2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu…………………...…………………….….…2 2.3 Phương pháp nghiên cứu………………………...………………………….…...2 2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn…..………………………...………..……2 2.5 Cấu trúc của khóa luận ……...………….………………………………..…… ..2 Chƣơng 1. Thƣ viện Quốc gia Việt Nam với công tác lƣu chiểu xuất bản phẩm 1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam…………………………...……..….4 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển………………………………..……...……4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam…….…6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Quốc gia Việt Nam…..…......7 1.1.4 Nguồn lục thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ………….…...……..…7 1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ……………………...…………………………………………………………...….12 1.1.6 Hình thức và phương thức phục vụ độc giả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam …………………………………...……………………………………………...….13 1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm………………………………...……………………………………………...14 1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lưu chiểu…...…..…..14 1.2.2 Nội dung công tác lưu chiểu …………………………………………….…..20 1.2.3 Ý nghĩa của công tác lưu chiểu………………………………...………….....22 Chƣơng 2. Thực trạng công tác lƣu chiểu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.1 Chức năng, nhiệm vụ và nhân sự của phòng lưu chiểu………………….……..25 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ……………………...………………..…………...…25 2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu………………………...…………………..…..25 2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu ………………………..……..…..28
2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu …………………...………..…………30 2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu …………………………….....……….35 2.2.3 Xử lý kỹ thuật các ấn phẩm lưu chiểu khác…………………...………..……42 2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia ………………...……...………..….45 2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam ……………...………………………………………………………..….50 Chƣơng 3. Nhận xét, kiến nghị và một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lƣu chiểu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.1 Nhận xét ………………………………..…………………….……………..…55 3.1.1 Thành tựu………………………………………...………………………..…55 3.1.2 Nhược điểm ………………………………………………...……………..…56 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ………………………………………...……………...………………....57 3.2.1 Nhóm giải pháp đối với công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu….....….57 3.2.2 Nhóm giải pháp về xử lý kỹ thuật , biên soạn TMQG……...……………..…60 3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản lưu chiểu………..………..….61 KẾT LUẬN ………………...…………………………………………………..….65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm khối lượng thông tin gia tăng nhanh chóng trong thời gian gần đây. Trong đó, các loại hình tài liệu nói chung và các ấn phẩm văn hóa nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của con người. Xuất bản phẩm dân tộc là tấm gương phản ánh đầy đủ cuộc sống xã hội của một đất nước trên mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học - kỹ thuật … chính vì vậy mà Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng việc thu nhận, bảo quản lâu dài các giá trị văn hóa cho các thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập kế thừa những cái hay, cái đẹp, tinh túy từ sách vở, báo chí lưu truyền lại. Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu chính là cơ sở để chứng minh chúng ta xây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ sở tiến hành thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, biên soạn thư mục quốc gia, cung cấp thông tin kịp thời về các sản phẩm trí tuệ của dân tộc, phản ánh bức tranh toàn cảnh về tình hình xuất bản phẩm của đất nước giúp cho các thư viện bổ sung tài liệu được đầy đủ, phù hợp hơn cũng như tạo cơ sở để trao đổi thông tin, tài liệu với các nước khác. Ở Việt Nam vấn đề thu nhận các xuất bản phẩm của đất nước được Đảng và Nhà nước giao cho thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện có nhiệm vụ thu nhận, tàng trữ đầy đủ, bảo quản lâu dài toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước. Thư viện chính là trung tâm đầu não của hệ thống thư viện trong cả nước, nơi cung cấp tài liệu, tri thức phong phú nhất, có thể đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng tin, tiêu biểu cho nền văn hóa dân tộc Việt Nam. Công tác này được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểu với bề dày lịch sử gần một thế kỷ, bắt đầu từ Nghị định năm 1922 do toàn quyền Pháp ở Đông Dương ban hành luật lưu chiểu yêu cầu các nhà xuất bản (sách, báo, tạp chí…..) phải nộp về Thư viện các xuất bản văn hóa phẩm phục vụ cho mục đích cai quản và kiểm soát thông tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội trong nước nói riêng và khu vực Đông Dương nói chung. Sau đó các nước trên thế giới cũng lần lượt ban hành luật về lưu chiểu xuất bản phẩm để quản lý hoạt động xuất bản nước mình.
Mặc dù trong thời gian hoạt động thư viện đạt được rất nhiều thành tựu, tuy nhiên so với yêu cầu hiện nay của xã hội công tác lưu chiểu của Thư viện Quốc gia Việt Nam vẫn còn gặp nhiều hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tàng trữ đời đời xuất bản phẩm dân tộc, để đi sâu nghiên cứu công tác lưu chiểu ấn phẩm tại TVQGVN, tôi chọn đề tài “Công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam- Thực trạng và giải pháp” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích, đối tƣợng và phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu và khảo sát hoạt động công tác lưu chiểu tại TVQGVN. Trên cơ sở đó thấy được những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong công tác lưu chiểu, để đưa ra những phương hướng và giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu chiểu xuất bản phẩm và phục vụ thông tin. 2.2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, thực trạng và giải pháp - Phạm vi nghiên cứu: vấn đề tổ chức công tác lưu chiểu tại TVQGVN 2.3 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, phỏng vấn - Phương pháp thống kê, so sánh và đánh giá - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia 2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn - Giới thiệu khái quát về TVQGVN - Phản ánh một cách khách quan về thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệu tại TVQGVN. - Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu chiểu tại Thư viện. 2.5 Cấu trúc của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Khóa luận gồm 3 phần chính sau:
Chương 1. Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm Chương 2. Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3. Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
CHƢƠNG 1. THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI CÔNG TÁC LƢU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM 1.1 Khái quát về Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Địa chỉ: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Thƣ viện Quốc gia Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: National Library of Vietnam - NLV) Thư viện Quốc gia Việt Nam là một thư viện công cộng Nhà nước lớn nhất trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin có kho sách đầy đủ nhất trong toàn bộ hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam. Thư viện Quốc gia là một trong những thư viện có lịch sử phát triển lâu năm nhất ở nước ta. Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện Đông Dương mà sau này gọi là thư viện Trung Ương được thành lập theo Nghị định ngày 29/11/1917 của toàn quyền Pháp. Sau một thời gian chuẩn bị, thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 1/9/1919. Lúc này kho sách của thư viện chỉ có 5000 cuốn được tập hợp từ các giáo đoàn ở Bắc Kỳ, báo chí chính thống của chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủ yếu, chỉ một ít báo chí bằng tiếng Việt phần lớn là công cụ của thực dân Pháp và tay sai.
Năm 1935, Thư viện được toàn quyền Pháp cho phép mang tên Pie-Pako. Ngày 20/10/1945 Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ra quyết định đổi tên thành Quốc gia Thư viện. Năm 1953 do Thư viện sát nhập vào Viện Đại học nên đổi tên thành Tổng thư viện. Năm 1954 ta tiếp quản Thư viện từ tay thực dân Pháp thì vốn tài liệu chỉ có khoảng 8-9 vạn bản, trang thiết bị, điều kiện hoạt động nghèo nàn, khó khăn số lượng bạn đọc hạn chế. Năm 1957 Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam theo quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ Phạm Văn Đồng ký. Năm 1962 bộ phận lưu trữ công văn tách ra thành Cục lưu trữ thuộc Chính Phủ. Cũng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một cơ quan ngang Cục, Viện , Vụ trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin. Là thư viện lớn nhất của cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác và trao đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm thư viện, cơ quan tổ chức của nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh việc trao đổi sách báo Thư viện Quốc gia Việt Nam còn có quan hệ mang tính nghề nghiệp với nhiều thư viện Quốc gia các nước khác như cử cán bộ sang học tập, tham gia các thư viện của các nước có trình độ tiên tiến (Uc, Pháp….) đồng thời Thư viện cũng tham gia hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế như: Hiệp hội thư viện quốc tế (IFLA), Hiệp hội Thư viện Quốc gia đã mời một số chuyên gia nước ngoài vào hội thảo và đào tạo cán bộ thư viện trong nước. Năm 1986 là mốc lịch sử quan trọng đối với TVQG, cũng từ đây hoạt động của thư viện có nhiều thay đổi đáng kể. Có thể nói đây chính là bước phát triển hoàn toàn mới. Lý do có sự thay đổi đặc biệt này là TVQGVN được TVQG Ôtxtraylia tặng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho cán bộ thư viện sử dụng nó. Nhờ có phương tiện này mà năm 1987 TVQG bắt đầu tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khác. Song song với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, Thư viện Quốc gia cũng chuyển nhượng cơ sở dữ liệu sách việt, ngoại cho các thư viện tổng hợp các tỉnh. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN đã từng bước hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể của từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Cho đến nay TVQG đã có những công trình nhất định cho sự phát triển kinh tế văn hóa khoa học của đất nước.
Những cống hiến đó được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và trao tặng huân huy chương Lao động. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và các đồng chí lãnh đạo nhằm mục đích củng cố, tăng cường vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của Thư viện Quốc gia, ngày 9/10/1976 nghị định số 401 – TT ra đời và được Thủ Tướng Chính Phủ ký duyệt. Theo nghị định này, TVQG là thư viện TW của nước CHXHCNVN; đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống thư viện trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin. Nghị định cũng đã quy định những nhiệm vụ, chức năng quyền hạn cho Thư viện Quốc gia như sau: 1. Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân tộc) bằng cách thu nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong và ngoài nước theo tinh thần sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lưu chiểu. Thu nhận các bản sao luận án tiến sĩ và các phát minh sáng chế của người Việt Nam, sưu tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nước ngoài, bản viết tay của các danh nhân Việt Nam. 2. Luân chuyển sách báo tài liệu của VN ở nước ngoài thông qua hệ thống thư viện của Bộ Văn Hóa – Thông tin để phục vụ nhân dân các địa phương. 3. Biên soạn thư mục thống kê, tổng thư mục VN, thư mục bậc hai và các thư mục chuyên đề …, tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất các hệ thống trong các thư viện trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin công tác biên mục sách xuất bản trong nước. 4. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện, xây dựng khoa học thư viện học, thư mục học Việt Nam. 5. Cùng các thư viện lớn phối hợp một số hoạt động thư viện như biên soạn mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nước ngoài, trao đổi và cho mượn giữa các thư viện. 6. Trao đổi sách báo và trao đổi thư mục với nước ngoài, tổ chức mượn sách báo với nước ngoài nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn hóa VN ra nước ngoài. 7. Thực hiện các thông tư khoa học về văn hóa nghệ thuật ngoài ra, TVQG là thư viện trung tâm của cả nước nên ngoài những chức năng nhiệm vụ trên theo điều 17
Pháp lệnh Thư viện được UB Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì TVQGVN có một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc thù sau: - Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và nước ngoài để đáp ứng nhu cầu người đọc - Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia và tổng thư mục VN. - Tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc theo quy chế của thư viện. - Hợp tác trao đổi tài liệu trong nước và nước ngoài. - Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư viện. - Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin thư viện hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn Hóa – Thông tin. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Theo số liệu mới nhất thì TVQGVN có tổng 175 cán bộ công chức làm việc tại thư viện trong đó có khoảng 20% số cán bộ trình độ trên đại học và có 80% là trình độ đại học…… Ngoài Ban giám đốc TVQGVN còn có các bộ phận phòng ban chủ yếu sau: 1 – Phòng hành chính tổng hợp 2 – Phòng lưu chiểu 3 – Phòng bổ sung trao đổi quốc tế 4 – Phòng phân loại biên mục 5 – Phòng đọc 6 – Phòng báo tạp chí 7 – Phòng thông tin tra cứu 8 – Phòng máy tính 9 – Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ 10 – Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu 11 – Phòng quan hệ quốc tế 1.1.4 Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Vốn tài liệu:
 Sách: 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách).  Sách Lƣu chiểu : Được thành lập từ tháng 10 năm 1954. Đến nay kho lưu chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta. Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, được bảo quản với điều kiện tốt và an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam.  Báo, tạp chí: hơn 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài.  Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dƣơng trƣớc 1954: với hơn 67 nghìn bản và 1.700 tên báo, tạp chí. Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam.  Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ thế kỷ XV – XVI.  Kho Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản. Hàng năm trung bình kho này tăng từ 700 đến 900 bản.  Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô.  Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài...  Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài liệu đến nay đã số hóa được gần 2 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý hiếm của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết về Việt Nam...  Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfiche. Nguồn tài liệu số hóa toàn văn Hiện tại, nguồn tài liệu số hoá toàn văn của TVQGVN là khá lớn và còn có khả năng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự liên kết hợp tác với các nhà xuất bản.
Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập Luận án tiến sĩ bao gồm hơn 30.000 bản toàn văn và tóm tắt, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong hoặc ngoài nước, là kho tài liệu quý và đặc biệt của TVQGVN. Đến năm 2010, TVQGVN đã số hóa và đưa ra phục vụ được khoảng 1.500.000 trang (tương đương với 80% số luận án hiện có tại thư viện). Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên. Sách Đông Dương: Đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đang lưu trữ 67.000 bản sách từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều sách có giá trị về lịch sử, văn hóa, địa lý của toàn bộ Đông Dương. Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá - có giá trị, tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm, tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ Ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE) Sách Hán Nôm: Kho Hán Nôm là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam, bao gồm trên 5.200 bản sách được làm hoàn toàn thủ công, với chất liệu giấy dó, và toàn bộ là bản viết tay bằng chữ Nôm – một chữ cổ của Việt Nam. Đây là kho tư liệu cực kỳ quý mà thư viện đang lưu trữ, phục vụ. Để bảo quản lâu dài, và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ, hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này. Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 192.000 trang (khoảng 1.258 bản) tại địa chỉ: http://nom.nlv.gov.vn. Đây là CSDL toàn văn trực tuyến, có giao diện bằng 2 ngôn ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước con người Việt Nam. Dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của Hiệp hội Thư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL) với chương trình COCI, TVQGVN
lựa chọn và số hóa 338 cuốn sách tiếng Anh viết về Việt Nam, tương đương 92.520 trang. Sách, bản đồ về Hà Nội: Nhân dịp kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, TVQGVN phối hợp với nhà xuất bản Hà Nội tiến hành xây dựng CSDL toàn văn tài liệu về Thăng Long – Hà Nội, hàng ngàn tài liệu đã được số hóa phục vụ cho công tác tuyên truyền, giới thiệu về Thăng Long – Hà Nội. CSDL trực tuyến ProQuest: http://www.il.proquest.com/pqdweb ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn, 479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau; ProQuest được hỗ trợ nhiều thứ tiếng khác nhau: Anh. Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Nhật… chưa hỗ trợ tiếng Việt. CSDL trực tuyến Keesings: http://www.keesings.com CSDL Keesings, bao gồm hơn 95.000 bài báo, là CSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới về chính trị, kinh tế và xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ năm 1931 – đến nay và được xuất bản bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan. Đây là CSDL được cập nhật hàng ngày các sự kiện trên toàn thế giới như: bầu cử, chiến tranh, các hiệp ước, các chính sách ngoại giao, hợp tác quốc tế… CSDL điện tử Wilson
CSDL, bao gồm 10 chủ đề cơ bản như: Khoa học Thông tin - Thư viện, Khoa học kĩ thuật ứng dụng, Nghệ thuật, Khoa học xã hội, Giáo dục, Nhân chủng học... Đây là một hệ CSDL đa cấu trúc cung cấp cho người sử dụng nội dung hoàn chỉnh về các chỉ số, bản tóm tắt và đầy đủ các tài liệu, văn bản. Đây là CSDL trên đĩa CD-ROM được thư viện mua và cài đặt trong một máy chủ đặt tại phòng đọc Đa Phương tiện, để truy cập vào CSDL này, bạn đọc phải đọc trong mạng LAN thư viện và không thể truy cập trực tuyến. CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals Online- VJOL). Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (VJOL) là CSDL tóm tắt và toàn văn các tạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứu tiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam. CSDL này được Mạng Quốc tế về Ấn phẩm Khoa học (INASP) khởi xướng năm 2006 với sự tham gia của các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành của Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Nhà xuất bản Khoa học Tự nhiên và Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội thuộc Viện KHXH Việt Nam và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam., bạn đọc của thư viện có thể truy cập đến CSDL này qua địa chỉ: www.vjol.info . Bộ sƣu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, Được thu nhận vào Thư viện Quốc gia qua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, hoặc nhận tặng biếu trong vài năm gần đây, hơn 2068 tên tài liệu (với nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tài chính kế toán, Kinh tế, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục....) Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của thư viện như: Thư mục Quốc gia Tháng - Năm, tài liệu đào
tạo cuả Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn. 1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam * Cơ sở vật chất: TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiện tại hạ tầng cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả.  Hệ thống kho tàng  Hệ thống các phòng đọc  Hệ thống phòng làm việc cán bộ  Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ...  Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu  Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu * Hạ tầng công nghệ thông tin Hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đã không ngừng được đầu tư, qua các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003); Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại TVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cường năng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009), bao gồm:
 15 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm - NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet/Intranet…  260 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện và văn phòng, được nối mạng Internet thông rộng, phục vụ cho công tác xử lý tài liệu của đơn vị. Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện, 20 máy phục vụ cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác. 1.1.6 Hình thức và phƣơng thức phục vụ độc giả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam * Phƣơng thức phục vụ tại Thƣ viện TVQGVN đã áp dụng nguyên tắc phục vụ phân biệt theo dạng tài liệu: Tổ chức các phòng đọc sách tổng hợp, phòng đọc báo tạp chí, phòng nghiên cứu đặc biệt, hình thức phục vụ theo phiếu yêu cầu của độc giả. Ngoài phục vụ tại chỗ thư viện còn cho mượn về nhà đối với các nhà lãnh đạo cấp cao công tác tại Hà Nội trong trường hợp cần thiết. Hình thức phục vụ thông tin trực tiếp trao đổi thông tin tại thư viện cho người dùng tin qua Fax, qua thư điện tử, qua điện thoại. * Các hình thức cung cấp tài liệu chủ yếu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam - Cung cấp tài liệu cấp 1 như sách báo tạp chí….. - Cung cấp tài liệu chỉ dẫn - Cung cấp nội dung tóm tắt tài liệu tại phòng tra cứu TVQGVN còn tiến hành việc phục vụ thông tin tuyên truyền về tài liệu cho bạn đọc. Ngoài ra Thư viện còn tổ chức các buổi nói chuyện về các đề tài thời sự, kinh tế, chính trị, văn học, nghệ thuật.
1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lƣu chiểu xuất bản phẩm 1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lƣu chiểu * Lịch sử hình thành Từ xa xưa khi xã hội loài người phát triển, con người đã biết lưu lại thông tin từ thế hệ này sang thế hệ sau bằng cách khắc chữ lên các vật mang tin khác nhau như: đất sét, mai rùa, lá cây, thẻ tre, mảnh gỗ, trên đá….. và phát minh vĩ đại nhất là lưu lại chữ viết của mình trên chất liệu giấy dó của người Ấn Độ. Trong lịch sử có ghi lại thời cổ đại các Hoàng đế rất coi trọng việc ghi chép: trong kho của Hoàng đế ngoài vàng bạc, châu báu còn có những tấm đất sét khắc chữ được xếp theo các môn ngành khoa học, ngoài ra nhà vua còn quan tâm tới việc thu nhận tìm kiếm sách vở làm phong phú thêm cho kho tàng của mình.. Tiêu biểu cho thời kỳ này là Thư viện Alecxandri của vua Ptoleme II được mệnh danh thư viện lớn nhất thời cổ đại. Trải qua các thời kỳ khác nhau, khi nền văn minh nhân loại ngày càng phát triển, tài liệu ngày càng đa dạng và phong phú, đòi hỏi việc xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc lưu truyền lại cho thế hệ mai sau rất quan trọng, vì vậy chế độ lưu chiểu được định ra với mục đích đó. - Các văn bản hình thành luật lưu chiểu sớm nhất trên thế giới: Năm 1957 Pháp là Quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lưu chiểu để thu thập những xuất bản phẩm trên phạm vi lãnh thổ vào thư viện nhà Vua, Hoàng đế Frăngxoa Đệ Nhất đă ra Đạo luật về lưu chiểu trong đó quy định: Các nhà xuất bản phải nộp lưu chiểu 5 bản đối với mỗi tên sách (trong đó 1 bản nộp cho cơ quan thống kê xuất bản phẩm và 4 bản cho Thư viện Quốc gia). Ngoài ra các nhà in cũng phải nộp mỗi tên sách 2 bản cho thư viện Tỉnh. Các thư viện Tỉnh giữ một bản còn 1 bản nộp lại cho Thư viện quốc gia, ngoài ra nhà vua còn quy định mức phạt đối với các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụ. Năm 1624 luật lưu chiểu được ban hành ở Đức. Quy định chế độ nộp lưu chiểu đối với các nhà xuất bản phải nộp xuất bản phẩm về Thư viện Quốc gia Đức.