Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại công ty cổ phần hệ thống giáo dục Việt Nam

Chia sẻ: Trạc Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:119

Thêm vào BST

Báo xấu

40
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty, tác giả đã đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của Công ty Cổ Phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại công ty cổ phần hệ thống giáo dục Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HOÀI THƯƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVB057 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVB HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận này là do bản thân tự nghiên cứu từ những tài liệu tham khảo, thực tế tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Các số liệu điều tra, kết quả nghiên cứu nêu trong khóa luận là trung thực và chưa từng được công bố ở bất kì tài liệu nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài khảo sát, nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2021 Tác giả Trần Thị Hoài Thương
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận này, ngoài sự nỗ nỗ lực của bản thân tôi đã nhận được sự hỗ trợ từ rất nhiều phía. Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã hết lòng truyền đạt những kiến thức quý báu làm nền tảng cho việc thực hiện khóa luận này. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn giảng viên Đặng Văn Phong đã tận tình giúp đỡ, đưa ra những lời khuyên xác đáng và hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Bên cạnh đó, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc, các cô chú và anh (chị) nhân viên nhiệt huyết đang công tác tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam đã tạo điều kiện và cung cấp những kinh nghiệm thông tin quý báu để giúp tôi hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp. Xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ CNH- HĐH Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa CP Cổ phần NLĐ Người lao động TNHH Trách nhiệm hữu hạn
DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Biểu đồ cơ cấu nguồn lao động theo trình độ của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ................................................ 34 Biểu đồ 2.2. Biểu đồ cơ cấu nguồn lao động theo độ tuổi của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ......................................................... 35 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Kết quả thực hiện công việc của nguồn lao động văn phòng giai đoạn 2019 -2021 .............................................................................................. 38 Bảng 2.2. Mức độ hoàn thành công việc theo tiến độ thực hiện công việc .... 40 Bảng 2.3. Số lần vi phạm quy chế lao động của người lao động tại Công ty . 41 Bảng 2.4. Mức độ hài lòng của người lao động về việc ứng dụng công nghệ vào thực hiện nghiệp vụ của Công ty .............................................................. 44 Bảng 2.5. Số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo trong công việc được Công ty ghi nhận, khen thưởng ....................................................................... 45 Bảng 2.6. Ảnh hưởng của yếu tố công việc tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng ................................................................................................ 47 Bảng 2.7. Mức độ hài lòng về yếu tố tổ chức tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam .................................................................................................. 48 Bảng 2.8. Mức độ hài lòng về môi trường làm việc tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam.......................................................................................... 49 Bảng 2.9. Mức độ hài lòng về các cơ chế chính sách lương, thưởng, đãi ngộ tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 ................................ 51 Bảng 2.10. Tình hình kỷ luật lao động tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2019 - 2021 ..................................................................................... 52
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 7 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 8 7. Cấu trúc của đề tài................................................................................... 8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG........................................................................... 8 1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 9 1.1.1. Khái niệm “Văn phòng” ................................................................... 9 1.1.2. Khái niệm “Nhân viên văn phòng” ................................................. 11 1.1.3. Khái niệm “Hiệu quả làm việc” ...................................................... 12 1.1.4. Khái niệm “Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng”............. 13 1.2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng .................................. 14 1.2.1. Vai trò ............................................................................................. 14 1.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 15 1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng ......... 16 1.3.1. Kết quả thực hiện công việc ........................................................... 16 1.3.2. Tiến độ thực hiện công việc............................................................ 17 1.3.3. Tác phong làm việc ......................................................................... 18
1.3.4. Thực hiện kỹ thuật công việc.......................................................... 19 1.3.5. Tính sáng tạo trong công việc ......................................................... 20 1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.. 22 1.4.1. Nhóm yếu tố về con người.............................................................. 22 1.4.2. Nhóm yếu tố về công việc .............................................................. 24 1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức .................................................................. 25 1.4.4. Nhóm yếu tố về môi trường làm việc ............................................. 27 1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc ........................... 28 Tiểu kết chương 1 ..................................................................................... 32 Chương 2. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM..................................................................................................... 32 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ......... 33 2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ....... 33 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ................................................................................... 37 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ...... 37 2.2. Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ......................................................................... 37 2.2.1. Kết quả công việc ........................................................................... 37 2.2.2. Tiến độ thực hiện công việc............................................................ 39 2.2.3. Tác phong làm việc ......................................................................... 40 2.2.4. Thực hiện kỹ thuật công việc.......................................................... 43 2.2.5. Tính sáng tạo trong công việc ......................................................... 44 2.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ....................... 45 2.3.1. Nhóm yếu tố về con người.............................................................. 46 2.3.2. Nhóm yếu tố về công việc .............................................................. 46
2.3.3. Nhóm yếu tố về tổ chức .................................................................. 48 2.3.4. Nhóm yếu tố về môi trường làm việc ............................................. 49 2.3.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc ........................... 51 2.4. Đánh giá chung .................................................................................. 53 2.4.1. Những kết quả đạt được .................................................................. 53 2.4.2. Những hạn chế cần khắc phục ........................................................ 55 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 56 Tiểu kết chương 2 ..................................................................................... 58 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM ............................................................... 59 3.1. Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 - 2025 ..................................... 59 3.1.1. Mục tiêu của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2025 ............................................................................... 59 3.1.2. Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2025 .................................................... 60 3.2. Xây dựng hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ..... 61 3.2.1. Nhóm giải pháp về nhân sự ............................................................ 61 3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức ............................................................. 62 3.3.3. Nhóm giải pháp về công việc ......................................................... 63 3.3.4. Nhóm giải pháp về môi trường làm việc ........................................ 64 3.3.5. Nhóm giải pháp về các chính sách, cơ chế làm việc ...................... 65 Tiểu kết chương 3 ..................................................................................... 67 KẾT LUẬN .................................................................................................... 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70 DANH MỤC PHỤ LỤC................................................................................ 73
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, mức độ cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt hơn. Vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trường. Không chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh mà còn bằng cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả để doanh nghiệp có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt. Một doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển ổn định phải có sự đóng góp của rất nhiều nguồn lực khác nhau như tài chính, vật chất, công nghệ,…Trong đó, con người được nhắc đến như là một nguồn lực quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bại của một tổ chức. Nguồn lực con người chính là chìa khóa giúp cho doanh nghiệp phát triển, nâng cao năng suất, có tính cạnh tranh cao trên thị trường. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc đào tạo nhân lực, đưa ra các giải pháp để nhân viên có động lực làm việc, giải quyết công việc hiệu quả hơn và tinh tế hơn. Văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Khối văn phòng là khối làm việc tại trụ sở công ty bao gồm rất nhiều các phòng ban như hành chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh…liên kết, hỗ trợ lẫn nhau. Để các kế hoạch, công việc của các phòng ban hay của cả công ty hoạt động một cách thông suốt, hạn chế các sai sót, đạt hiệu quả cao thì không thể phủ nhận công sức của bộ phận văn phòng mà trực tiếp ở đây là các nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trình khảo sát nhận thấy hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng còn chưa thực sự tốt, nhân viên văn phòng chưa được quan tâm đúng mức. Vì vậy, quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam đã thúc đẩy tôi nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” để 1
làm rõ các khía cạnh trên. Tuy nhiên thời gian thực tập và lượng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài khóa luận còn nhiều thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét từ các thầy cô giáo để bài viết hoàn chỉnh hơn. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty, tác giả đã đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của Công ty Cổ Phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả thực hiện một số nhiệm vụ sau: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. + Nghiên cứu, đánh giá thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. + Nghiên cứu về chiến lược, định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. + Xây dựng hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng tác giả nghiên cứu là hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. 3.2. Phạm vi nghiên cứu + Không gian: Tác giả nghiên cứu tại khối văn phòng của Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam (Hà Nội). Khối Văn phòng trong công ty gồm: Bộ phận hành chính, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh. + Thời gian của vấn đề được nghiên cứu: Từ năm 2019 đến năm 2021 2
+ Thời gian tác giả làm nghiên cứu: Từ 2/2021 đến nay. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Theo hướng nghiên cứu về “Hiệu quả làm việc” của người lao động nói chung, nhân viên văn phòng nói riêng đã được nghiên cứu nhiều ở nước ta, cụ thể được đề cập một phần trong những cuốn sách, công trình nghiên cứu về “Quản trị nhân lực” như: + Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực”, John M. Ivancevich, NXB Tổng hợp TP.HCM, 2010; Giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS. TS Trần Kim Dung, NXB Lao động- Xã hội, 2006; Giáo trình “Quản trị nhân sự”, TS. Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động- Xã hội, 2008; Luận văn Thạc sĩ “Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Kho bạc Nhà nước Thái Nguyên”, Nguyễn Ngọc Quang, Trường Đại học Thái Nguyên 2014; Luận văn Thạc sĩ “Phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần dược phẩm Yên Bái”, Phạm Thị Mỹ Nga, Trường Đại học Lao động – Xã hội, 2015; Khóa luận “Nâng cao chất lượng nhân sự tại Văn phòng Công ty Cổ phần MOG Việt Nam”, Nguyễn Thu Hương, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2019; Khóa luận “Nâng cao chất lượng nhân sự tại Văn phòng Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Minh Tâm”, Vũ Thanh Hà, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2019. Tuy nhiên, mỗi tác giả với các công trình riêng của mình lại nghiên cứu về những khía cạnh khác nhau: + Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực”, John M. Ivancevich, NXB Tổng hợp TP.HCM, 2010. HRM nhấn mạnh đến yếu tố con người trong các môi trường làm việc và mối quan tâm của nó là, làm sao cho nhân sự trong công ty đều cảm thấy hạnh phúc và sung túc. Các cuốn giáo trình khác mới chỉ nêu ra chứ chưa nhấn mạnh và đi sâu phân tích. + Khác với giáo trình“Quản trị nguồn nhân lực” của John M. Ivancevich chủ yếu nói về con người và các hoạt động quản trị nhân sự, 12 chương trong giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực” của PGS. TS Trần Kim 3
Dung lại nhấn mạnh vào việc đánh giá năng lực và thực hiện vấn đề của nhân viên; đào tạo và phát triển; đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên cũng như hoạch định nguồn nhân lực. + Nếu như giáo trình“Quản trị nguồn nhân lực” của John M. Ivancevich chủ yếu nói về con người và các hoạt động quản trị nhân sự, giáo trình “ Quản trị nguồn nhân lực” của PGS. TS Trần Kim Dung lại nhấn mạnh vào việc đánh giá năng lực và thực hiện công việc của nhân viên, TS. Nguyễn Hữu Thân với cuốn giáo trình “Quản trị nhân sự”, lại ưu tiên nói về tuyển mộ đào tạo nhân sự, đánh giá thành tích cũng như các vấn đề về lương bổng chính sách dành cho nhân sự. Tổng quát, nội dung của các cuốn sách, giáo trình, luận văn, khóa luận đã khái quát lý luận chung về quản trị nhân lực. Có thể thấy cùng là về vấn đề nhân sự nhưng mỗi công trình, cuốn sách lại được các tác giả đi sâu phân tích các khía cạnh khác nhau. Tất cả đều góp phần hoàn thiện các vấn đề về nhân sự, giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát, hiểu rõ hơn về nhân sự để có những biện pháp nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả làm việc của nhân lực nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng. Bên cạnh vấn đề về “nhân lực”, vấn đề “Hiệu quả làm việc” cũng đã có rất nhiều các tác giả nghiên cứu, có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau: + Cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực Con Người Ở Việt Nam", Nguyễn Hữu Dũng, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội, 2003; Luận văn “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà”, Trần Thị Thanh Thúy, Đại học Dân lập Hải Phòng, 2009; Luận văn “Giải pháp hoàn thiện môi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên”, Võ Thị Như Nguyệt, Thành phố Hồ Chí Minh, 2016; Cuốn “Quản lý Hiệu suất làm việc của nhân viên”, Trần Thị Bích Nga và Phạm Ngọc Sáu, NXB Thành Phố Hồ Chí Minh, 2015. Mỗi cuốn sách cũng đều đã nghiên cứu về những giải pháp 4
nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, mỗi tác giả đều đi sâu vào một khía cạnh dưới những góc nhìn khác nhau: + Một điểm rất khác biệt đó là cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực Con Người Ở Việt Nam", Nguyễn Hữu Dũng đưa ra những kinh nghiệm của Mỹ, Nhật Bản và Trung Quốc về việc sử dụng hiệu quả nguồn lực con người. + Luận văn “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà” của Trần Thị Thanh Thúy đã đánh giá hiệu quả hoạt động trong công ty, nêu những ưu điểm hận chế, từ đó đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty.Tuy nhiên quy mô nghiên cứu của khóa luận đã cụ thể hơn đó là tại Văn phòng của Công ty. + Khác với luận văn của Trần Thị Thanh Thúy, Võ Thị Như Nguyệt với luận văn “Giải pháp hoàn thiện môi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên” đã nhấn mạnh ngay tới một giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên đó chính là yếu tố môi trường. Tác giả đã đi sâu thẳng vào yếu tố môi trường để phân tích, làm rõ những ảnh hưởng mà môi trường đem lại, từ đó có các giải pháp thích hợp. Các luận văn và giáo trình tuy mỗi tác phẩm có những nét riêng về hiệu quả làm việc, về các giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhưng cũng đã đưa ra những khía cạnh rất hay và sâu sắc để các doanh nghiệp có thể áp dụng và đưa ra các biện pháp thật hiệu quả. Nhận thấy việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên rất quan trọng, nên các tác giả cũng có nhiều công trình nghiên cứu về “Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc” và “Các giải pháp tạo động lực”. Hầu hết các tác phẩm đều đã phân tích, nêu được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó đề ra được các giải pháp tạo động lực làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên tại công ty, có thể kể đến như: + Khóa luận “Những nhân tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của 5
nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông năm sao”, Nguyễn Thị Vân, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, 2016. Khóa luận cũng đã nêu được các nhân tố ảnh hưởng tới động lực làm việc, đề xuất được một số giải pháp, đặc biệt là với đối tượng là nhân viên văn phòng để phân tích cụ thể hơn so với các tác phẩm khác. + Luận văn “Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH BONFIGLIOLI”, Tô Thiên Phú, Trường Đại học Công nghệ TP.HCM, 2014. Luận văn đã có đưa ra một điểm rất mới đó là xây dựng thang đo lường các nhân tố giao tiếp trong tổ chức, đào tạo phát triển, phần thưởng và công nhận, làm việc nhóm để có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu hơn. + Luận văn “Mối quan hệ giữa động lực làm việc và sự hài lòng công việc của cán bộ, công chức ở Việt Nam”, Phạm Đức Chính, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2016. cũng đã phân tích các khía cạnh rất riêng, nêu rõ các yếu tố tạo động lực cho nhân viên như lương thưởng, môi trường làm việc…và sự hài lòng của cán bộ được thể hiện giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Ngoài ra có thể kể đến: Tạp chí Nghiên Cứu Kinh tế “Hệ thống chính sách tiền lương hiện nay ở Việt Nam: Đôi điều cần suy nghĩ”, Trần Thị Thu Hương, 2005; Cuốn sách “Đổi mới cơ chế quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam”, Nguyễn Hữu Hải, NXB Chính trị Quốc Gia, Hà Nội, 1991; Luận văn “Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Du lịch An Giang”, Lê Thị Ngọc Diễm, Đại học An Giang, 2008; Luận văn “Các giải pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại May An Bình”, Hoàng Đức Thắng, Đại học Bách Khoa Hà Nội, 2014. Các cuốn giáo trình hay các khóa luận, luận văn đều đề cập tới một khía khác nhau nhằm góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên nói chung và nhân viên văn 6
phòng nói riêng. Về đối tượng là quản trị nhân sự hay các yếu tố gây ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên thì đã có nhiều tác giả với các đề tài, hướng tiếp cận phong phú. Tuy nhiên, với đối tượng nghiên cứu là “Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng” và phạm vi nghiên cứu tại trụ sở Công ty Cổ phần Hệ thống giáo dục Việt Nam thì chưa có đề tài nào nghiên cứu trước đó. Với mục tiêu nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của Công ty, việc đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” là rất cần thiết và mang tính mới. 5. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp hệ thống hóa tài liệu: tác giả đã sử dụng phương pháp này để tìm hiểu, các tài liệu liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, từ đó hình thành hiểu biết và hệ thống được lý luận về đối tượng nghiên cứu. - Phương pháp quan sát: trong quá trình thực tập tại cơ quan tác giả đã quan sát tác phong làm việc của nhân viên, quy trình làm việc và quan sát các các nhân viên văn phòng tại Công ty giúp đỡ, hỗ trợ nhau trong công việc để đạt hiệu suất sao. Qua đó hiểu được cách thực hiện các công việc, tác phong, thái độ làm việc của nhân viên văn phòng. - Phương pháp sử dụng bảng hỏi: tác giả đã sử dụng phương pháp này với đối tượng là các trưởng phòng và nhân viên văn phòng, thực hiện thông qua các câu hỏi và các phương pháp lựa chọn trả lời sẵn về các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc, những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. Từ đó thu thập được các dữ liệu và thông tin về thời gian, tác phong làm việc, tiêu chí hiệu quả làm việc. 7
- Phương pháp thống kê: tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê để liệt kê các tài liệu có liên quan đến thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. Từ đó có được các dữ liệu và thông số chính xác về số lượng nhân sự, tiền lương, phụ cấp, số lượng trang thiết bị, khen thưởng, kỷ luật,…tại Công ty. - Phương pháp phân tích tổng hợp: những thông tin về nhân sự, kết quả kinh doanh sau khi thống kê và những thông tin về Công ty trên sách báo sẽ được tác giả phân tích, tổng hợp để có những thông tin chính xác, đầy đủ nhất giúp cho bài khóa luận có được hoàn chỉnh. 6. Giả thuyết nghiên cứu Những hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhân viên văn phòng trong thời gian qua tại Công ty đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống giáo dục Việt Nam vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập, mức độ công việc được hoàn thành chưa được cao. Nếu xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm khắc phục những bất cập đó thì sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo văn phòng nhìn nhận và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng Chương 2: Thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 8
1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm “Văn phòng” Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp. Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau như Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Tổng hợp, Phòng Tài Chính- Kế toán,... Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phòng tương ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được thông suốt, nhịp nhàng. Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về Văn phòng: Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đơn vị, tập đoàn có quy mô lớn thì đặt và gọi là văn phòng (Ví dụ Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Tổng Công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là Phòng Hành chính - Tổng hợp. Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan đơn vị, nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”1. Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả” Tác giả Hoàng Phê quan niệm: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành 1 Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ Văn phòng , NXB trẻ, TPHCM 9
chính của một cơ quan.”2 Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” đã định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”3 Tác giả Nguyễn Thành Độ đã chỉ rõ vị trí của văn phòng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan và hai chức năng chính của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và hậu cầu sự vụ. Ông quan niệm: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan đơn vị.”4 Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành chính (administrative office management) của trường đại học quốc tế Cambridge (Vương quốc Anh) định nghĩa “Văn phòng là khu vực hay bộ phận của doanh nghiệp, được giao trách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho toàn doanh nghiệp”. Theo đó, một tổ chức có thể gồm nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, lưu kho,... thì cần phải có một bộ phận trung tâm phối kết toàn bộ các chức năng và dịch vụ từ mọi nơi trong và ngoài tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thông suốt của chính tổ chức đó. Với định nghĩa này, trong tổ chức sẽ tồn tại một văn phòng trung tâm (central office) để đảm nhiệm công việc văn phòng tương tự như phòng bán hàng (sales office) phụ trách hoạt động bán hàng, phòng quảng cáo (marketing office) phụ trách hoạt động quảng cáo. Căn cứ vào chức năng, quy mô, tính chất của từng cơ quan mà hoạt động văn phòng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ lẫn phạm vi. Đối với các cơ quan tổ chức có quy mô lớn, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng 2 Hoàng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, tr.1022 3 Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn. 4 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9 10
được nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, bộ máy văn phòng sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán, tài chính,… Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu khác nhau về văn phòng, tác giả đưa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân như sau: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo”. Trong bài khóa luận này, tác giả đã sử dụng khái niệm văn phòng với nghĩa là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị. Khối Văn phòng bao gồm các phòng ban: Phòng Hành chính – Nhân sự , Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Tuyển sinh & Đào tạo, Phòng Pháp chế, Phòng Kế hoạch. 1.1.2. Khái niệm “Nhân viên văn phòng” Dù trong bất cứ công việc gì, yếu tố con người luôn đóng một vai trò chủ chốt và quan trọng nhất. Chính vì thế trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân sự. Đề cập tới vấn đề nhân sự nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng, có một số khái niệm như sau: “Nhân sự văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan, đơn vị.”5 Có thể nói, nhân viên văn phòng là một khái niệm khá trừu tượng, bởi nó thể hiện hai ý nghĩa khác nhau. Nhân viên đều là các lao động làm công ăn lương, họ thường là các lao động trí thức, họ khác với các lao động phổ thông như công nhân, tá điền… Theo từ điển mở Wiktionary: “Nhân viên là người làm việc trong một cơ quan, tổ chức, phân biệt với thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó và là ngạch cán bộ thấp 5 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội 11
nhất.” Theo từ điển Oxford : nhân viên có nghĩa là employee6 là một người được thuê làm công ăn lương đặc biệt là ở cấp không điều hành - Theo nghĩa hẹp: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên của văn phòng (Phòng Hành chính- Tổng hợp, Hành chính -Nhân sự,...)”. Với ý nghĩa này, nhân viên văn phòng chỉ làm công việc của Văn phòng và thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng. Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn Phòng (Trưởng phòng Hành Chính) - Theo nghĩa rộng: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên thuộc tại trụ sở của cơ quan, tổ chức”. Theo từ điển Cambridge7, nhân viên văn phòng (office worker) là một người làm công việc mà họ làm việc trong văn phòng hơn là trong nhà máy,…Họ là người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính.Nhân viên văn phòng dành phần lớn thời gian để ngồi làm việc trong ngày và có rất ít cơ hội cho các hoạt động. Bài khóa luận này tác giả sử dụng khái niệm nhân viên văn phòng theo nghĩa rộng: “Nhân viên văn phòng tức là tất cả mọi người làm việc tại trụ sở của cơ quan, tổ chức”. Nhân viên văn phòng được hiểu không chỉ là những nhân viên làm việc trong phòng hành chính mà bao gồm tất cả nhân viên làm tại trụ sở của cơ quan. Họ là tập hợp tất cả nhân viên làm tại phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng kế toán,…trong cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Khái niệm “Hiệu quả làm việc” Thuật ngữ hiệu quả được sử dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội với những cách hiểu còn có những khác nhau nhất định. Theo Đại từ điển Tiếng việt, “Hiệu quả là kết quả đích thực”; theo đó, hiệu quả được hiểu là kết quả thực tế đã đạt được từ các hoạt động nhất định. Tuy nhiên, cũng có quan niệm cho rằng hiệu quả khác với kết quả ở chỗ kết 6 Henry Watson Fowler (2002), Từ điển tiếng Anh Oxford, NXB Oxford University Press 7 Từ điển Cambridge (2013), NXB Cambridge University 12