Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

45
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau: Khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Hai là, kết hợp những kết quả khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá và nhận xét thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng đó; thông qua kết quả nghiên cứu đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : VI THỊ LỢI Mã số sinh viên : 1205QTVB040 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12B HÀ NỘI - 2016
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : VI THỊ LỢI Mã số sinh viên : 1205QTVB040 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12B HÀ NỘI - 2016
MỤC LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................ 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 4 8. Kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 5 B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ………6 1.1. Một số khái niệm ............................................................................................ 6 1.1.1. Khái niệm tổ chức ....................................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm quản lý ....................................................................................... 6 1.1.3. Khái niệm văn bản ...................................................................................... 6 1.1.4. Khái niệm hồ sơ............................................................................................ 6 1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ ...................................................................................... 6 1.1.6. Khái niệm Danh mục hồ sơ........................................................................... 7 1.1.7. Khái niệm con dấu ...................................................................................... 7 1.1.8. Khái niệm công tác văn thư ........................................................................ 7 1.2. Vị trí ............................................................................................................... 8 1.3. Yêu cầu ........................................................................................................... 9 1.4. Ý nghĩa ......................................................................................................... 10 1.5. Nội dung của công tác văn thư ..................................................................... 11 1.5.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ................................................................. 11 1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến ............................................................ 12 1.5.3. Quản lý văn bản đi .................................................................................... 17 1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ....................................... 21 1.5.4.1. Lập hồ sơ ................................................................................................ 21
1.5.4.2. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu ......................... 24 1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu ...................................................................... 25 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LĐTB&XH ...................................................... ... 27 2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH.......................................................................................................... 27 2.1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH.......................................................................................................... 27 2.1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ ............................................................................................................. 28 2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH .................................................................................................... 30 2.2.1. Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư ................................... 30 2.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng .................................................. 30 2.2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư ....... 31 2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư ...................................................... 33 2.2.3. Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư .............................. 34 2.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản .................................................. 36 2.2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản .................................................................. 36 2.2.4.2. Thể thức của văn bản ............................................................................. 44 2.2.4.3. Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................... 44 2.2.4.4. Thẩm quyền ký văn bản ......................................................................... 47 2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến ............................................................ 48 2.2.6. Quản lý văn bản đi .................................................................................... 53 2.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu ...................................................................... 56 2.2.7.1. Quản lý con dấu ..................................................................................... 56 2.2.7.2. Sử dụng con dấu ..................................................................................... 57 2.2.8. Công tác lập hồ sơ ..................................................................................... 58 2.2.9. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư .................................................. 59 2.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư ........................................ 61 2.3.1. Ưu điểm ..................................................................................................... 61 2.3.2. Hạn chế ...................................................................................................... 63
2.3.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 64 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ ............................................ ... 66 3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư.... 66 3.2. Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư ..................... 68 3.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng.......................................... 69 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ................................ 71 3.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất ................................................................ 73 3.6. Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá ........................................... 74 C. PHẦN KẾT LUẬN ....................................................................................... . ..76 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................... ... 78 PHỤ LỤC
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của nhà trường và các thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng, được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các thầy cô, các cán bộ tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH, đặc biệt là các cô, chú, anh, chị đang công tác tại Phòng Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường cùng các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi những kiến thức về ngành học của mình, những kỹ năng để hoàn thành tốt công việc để trở thành một nhà Quản trị văn phòng trong tương lai. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn đã tận tình, giúp đỡ tôi hoàn thiện đề tài khóa luận này. Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này, mặc dù đã có sự chuẩn bị và cố gắng, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía thầy, cô và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 4 năm 2016 Tác giả Vi Thị Lợi
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng có tầm quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; đặc biệt là giúp việc, giúp lãnh đạo trong việc quản lý điều hành. Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo và thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của văn phòng bao gồm các nội dung như sau: tổ chức và điều hành văn phòng; tổ chức công tác văn thư; tổ chức lưu trữ; tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng; kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở; quản lý nhân sự trong văn phòng, trong đó công tác văn thư chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt xích quan trọng trong quá trình lãnh đạo, điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác văn thư có được làm tốt hay không. Bởi vì công tác này vừa mang tính chính trị, vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư là một trong những hoạt động góp phần cải cách thủ tục hành chính. Hiện nay, tại Bộ LĐTB&XH, công tác văn thư về cơ bản đã đạt được những kết quả tương đối tốt về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó vẫn còn những mặt hạn chế như: soạn thảo văn bản còn sai về thể thức (cỡ chữ, kỹ thuật trình bày,….) chưa đúng theo quy định của Nhà nước, công tác bố trí và sắp xếp nhân sự còn chưa phù hợp, công tác lập hồ sơ còn chưa đi vào nề nếp, chưa theo trình tự giải quyết công việc, tài liệu còn trong tình trạng bó gói. 1
Xuất phát từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Về vấn đề này đã có một số công trình nghiên cứu như: Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS. Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009. Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công tác văn thư. Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác văn thư còn phải kể đến một số khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính, tại các doanh nghiệp và tại trường Cao đẳng. Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô là “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Thanh Tuyền – Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là “ Thực trạng công tác văn thư ở Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nhữ Mai Nhung – Lớp ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Mến – Lớp QT901P là “Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 – Bộ Quốc phòng”. Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên cứu về công tác văn thư tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là “Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội – Thực trạng và giải pháp”; báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là “Công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập của tác giả Đinh 2
Thị Hoài là “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”. Có một số bài viết được đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: + Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ về thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt động công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp ở tỉnh Thừa Thiên – Huế”. + Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhà nước trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. Tuy nhiên, chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau: Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Hai là, kết hợp những kết quả khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá và nhận xét thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng đó; Ba là, thông qua kết quả nghiên cứu đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện tốt đề tài khóa luận này, thì tôi cần phải thực hiện những nhiệm vụ như sau: Một là, tìm hiểu lý luận chung về công tác văn thư; Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH, Văn phòng Bộ; Ba là, khảo sát công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Bốn là, nhận xét, đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư; Trên cơ sở nhận xét, đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư. 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo (Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính) đối với công tác văn thư và việc thực hiện công tác văn thư. Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài của tôi chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Bộ LĐTB&XH thời gian từ năm 2010 đến năm 2015. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Hoạt động của cơ quan đạt được chất lượng và hiệu quả là phụ thuộc một phần lớn vào việc thực hiện công tác văn thư. Do đó, nếu tổ chức và quản lý công tác văn thư được tốt thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, của cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện được tốt đề tài khóa luận này, thì trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau: - Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành của Lãnh đạo và cách thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn thư chuyên trách. - Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn công chức, nhân viên và người lao động tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. - Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu về công tác văn thư. - Phương pháp so sánh: phương pháp này được áp dụng để so sánh việc thực hiện công tác văn thư với các quy định của Nhà nước và số liệu văn bản qua các năm. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ các phương pháp quan sát, phỏng vấn, thống kê, so sánh, chúng tôi tổng 4
hợp và phân tích các tư liệu trong cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách khách quan về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm có 3 Chương chính như sau: Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LĐTB&XH Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5
B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.[23;1] 1.1.2. Khái niệm quản lý Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về quản lý, có thể đưa ra khái niệm như sau: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[21;6] 1.1.3. Khái niệm văn bản 1.1.3.1. Khái niệm văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[14;1] 1.1.3.2. Khái niệm văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.[14;1] 1.1.4. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.[5;1] 1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình 6
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Để lập hồ sơ tốt thì trước hết cơ quan, tổ chức phải lập Danh mục hồ sơ.[5;1] 1.1.6. Khái niệm Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.[14;1] 1.1.7. Khái niệm con dấu Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. 1.1.8. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.[19;11] Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các hoạt động quản lý của triều đình. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư Phòng, đến năm 1829 được đổi thành Nội các. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi chung là cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ 7
đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.[5;1] “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân”.[22;7] Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành. Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên, có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. [19;11-12] 1.2. Vị trí Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 8
1.3. Yêu cầu Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: * Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng và ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công viêc của cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản. * Chính xác Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải: - Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định; + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trị pháp lý cao. - Chính xác về nội dung văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý; + Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác; + Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. - Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật: + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…. + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. 9
- Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản. * Bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Do đó, cần phải bí mật về thông tin được thể hiện trong văn bản. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước của Ủy ban thường vụ Quốc hội và các quy định chi tiết, quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Chính phủ. * Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Để đáp ứng yêu cầu hiện đại, thì cần phải ứng dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, chữ ký số,…. 1.4. Ý nghĩa * Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. * Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. * Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. 10
* Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. 1.5. Nội dung của công tác văn thư Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây: 1.5.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau: Bước 1. Soạn thảo văn bản Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung vào văn bản. Bước 3. Đánh máy, nhân bản Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày 11
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Chánh Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Bước 5. Ký văn bản Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối thì chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành. 1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau: Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến * Tiếp nhận văn bản đến - Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. - Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm. - Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem 12
xét, giải quyết. * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. - Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi dích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký. - Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. * Bóc bì văn bản - Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời. - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện. - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. * Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến - Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và dóng dấu “Đến”. - Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho 13