Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và điều hành họp tại Công ty cổ phần Công nghệ Savis - thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Trạc Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

31
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đê tài là nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp của Công ty CP Công nghệ Savis, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và điều hành họp của công ty. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và điều hành họp tại Công ty cổ phần Công nghệ Savis - thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : NCS - THS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THU TRANG Mã SV : 1605QTVB060 Khóa : 2016 – 2020 Lớp : ĐH QTVP 16B HÀ NỘI - 2020
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu của cá nhân em. Các thông tin và số liệu được đưa ra trong bài được em thu thập và xử lý tại Công ty CP Công nghệ Savis, không sao chép tại bất cứ nguồn nào. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này. Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020 Ngƣời cam đoan Nguyễn Thu Trang
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tế và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội”, ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các tập thể và cá nhân khác. Trước hết, em xin gửi tới toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng, cùng thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn chân thành nhất. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới NCS – ThS. Hoàng Văn Thanh, người đã tận tâm hưóng dẫn em trong suốt quá trình hoàn thiện đề tài. Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty CP Công nghệ Savis, đặc biệt là Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chị Nguyễn Thị Huyền đã trực tiếp hướng dẫn em. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi có được những kiến thức thực tế cần thiết. Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thu Trang
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... BẢNG KÊ VIẾT TẮT ...................................................................................... MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài ........... 4 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................. 4 5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng............................................. 5 6. Giả thuyết khoa học .................................................................................. 6 7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài ...................................................... 6 8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 6 Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP .... 8 1.1. Các khái niệm........................................................................................ 8 1.1.1. Khái niệm họp ................................................................................. 8 1.1.2. Khái niệm tổ chức ........................................................................... 9 1.1.3. Khái niệm điều hành ..................................................................... 10 1.1.4. Khái niệm tổ chức và điều hành họp ............................................ 10 1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp ................................... 11 1.3. Phân loại các cuộc họp ........................................................................ 12 1.4. Tổ chức cuộc họp ................................................................................ 13 1.4.1. Nguyên tắc tổ chức họp ................................................................ 14 1.4.2. Trước cuộc họp ............................................................................. 14 1.4.3. Trong cuộc họp ............................................................................. 17 1.4.4. Kết thúc họp .................................................................................. 18 1.5. Điều hành cuộc họp ............................................................................ 19 1.5.1. Các nguyên tắc điều hành họp...................................................... 19 1.5.2. Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp ................ 19
1.5.3. Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp ............ 21 1.6. Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp ................................... 23 1.6.1. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp...................................... 23 1.6.2. Trách nhiệm của người tham ra hội họp ...................................... 23 1.6.3. Trách nhiệm của người ghi biên bản ............................................ 24 * Tiểu kết ........................................................................................................ 24 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ............................................ 26 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis ........................ 26 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ Savis ................................................................................................................. 26 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và các lĩnh vực lĩnh doanh của Công ty CP Công nghệ Savis................................................................................................ 28 2.1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis ....................... 31 2.1.4. Vai trò của Phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis ..................................... 36 2.2. Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38 2.2.1. Các loại hình họp tại Công ty CP Công nghệ Savis..................... 38 2.2.2. Công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 43 2.2.3. Công tác điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis ........... 51 2.2.4. Tổ chức công tác kết thúc cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis ....................................................................................................... 55 2.2.5. Nhận xét ........................................................................................ 56 *Tiểu kết ......................................................................................................... 59 Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ............................................................................................................. 60 3.1. Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty ................................................................................... 60
3.2. Nâng cao trình độ của đội ngũ lãnh đạo cơ quan................................ 61 3.3. Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn phòng ........................................................................... 62 3.4. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của người tham dự cuộc họp .............. 62 3.5. Làm tốt công tác chuẩn bị, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị để tổ chức các cuộc họp ....................................................................................... 63 3.6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức các cuộc họp ...................................................................................................... 64 3.7. Chú trọng đến công tác truyền thông của Công ty ............................. 65 3.8. Xây dựng văn hoá họp ........................................................................ 67 3.9. Một số biện pháp khác ........................................................................ 68 * Tiểu kết ........................................................................................................ 69 KẾT LUẬN .................................................................................................... 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 71 PHỤ LỤC ...........................................................................................................
BẢNG KÊ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên viết đầy đủ 1 BGĐ Ban giám đốc 2 CP Cổ phần 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 HC - NS Hành chính – Nhân sự 5 NXB Nhà xuất bản 6 PGS.TS Phó Giáo sư.Tiến sĩ 7 QĐ Quyết định 8 TGĐ Tổng Giám đốc
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Văn phòng là một bộ máy quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn phòng không chỉ thực hiện chức năng hậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan mà văn phòng còn thực hiện cả chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của tổ chức. Quản trị Văn phòng là một công việc quan trọng, nó ảnh hưởng đến mọi mặt của hoạt động trong quá trình vận hành của cơ quan. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển, ngược lại nếu hoạt động kém hiệu quả sẽ kìm hãm sự phát triển đó. Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác văn phòng chính là tổ chức và điều hành các cuộc họp. Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp. Các cuộc họp giúp cho nhà Lãnh đạo triển khai giải quyết công việc, nhất là những công việc cần có sự tham mưu, góp ý của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Thông qua các cuộc họp, Ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân sự sẽ có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp giải quyết công việc. Đồng thời, không ít những vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí là “trái chiều” đã được giải quyết triệt để trong các cuộc họp. Tuy nhiên, không phải việc tổ chức các cuộc họp nào cũng đem lại hiệu quả, trái lại có một số cuộc họp chưa xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung đã gây ra tình trạng lãng phí, tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả. Chính vì vậy, các nhà quản lý cần đưa ra các giải pháp, phương pháp để việc tổ chức các cuộc họp mang lại kết quả cao. Trong quá trình thực em nhận thấy, công tác tổ chức và điều hành các 1
cuộc họp là một hoạt động không thể thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức các cuộc họp, Công ty CP Công nghệ Savis bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức các cuộc họp, với những kiến thức chuyên môn khi được học tập, rèn luyện tại Khoa Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng những trải nghiệm tìm hiểu về họp hành trong quá trình thực tế tại công ty, em quyết định chọn “Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành họp không phải là một đề tài mới, trước đó, đã có nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài này. Các đề tài này đã đề cập đến công tác tổ chức và điều hành các cuộc họp ở các phạm vi và mức độ khác nhau. Đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng, cung cấp cho em những kiến thức lý luận khi triển khai đề tài này. Khoá luận tốt nghiệp của em sử dụng nguồn tài liệu chính từ các loại sách, giáo trình như: - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách này trang bị cho bạn đọc những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh) và những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng. Tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính văn phòng. Trong cuốn luận và phương pháp công tác văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công 2
tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Nguồn tài liệu thứ 2 mà em sử dụng đó là nguồn thông tin từ các bài Khóa luận, Tiểu luận: - Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông” của sinh viên Nguyễn Văn Long, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Tại khoá luận này, tác giả đã chỉ ra được cơ sở lý luận về việc tổ chức các cuộc hội họp, từ đó đối chiếu với thực trạng tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Đồng thời rút ra được những nhận xét chủ quan của mình về thực trạng đó, rồi đưa ra những giải pháp làm nguồn tư liệu tham khảo cho Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông nói chung và các công ty khác nói riêng. - Khoá luận tốt nghiệp:“ Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng” của sinh viên Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Tác giả Vũ Thị Giang đã khái quát từ khái niệm hội họp, vai trò, quy trình hội họp đến thực trạng tổ chức hội họp của Văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Tác giả nêu ra tại Văn phòng công ty đó có những loại hội họp nào và được tổ chức ra sao. - Báo cáo thực tập: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn” của sinh viên Nguyễn Thị Bích Hảo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2019. Trong báo cáo thực tập, tác giả nêu lên được những trải nghiệm và tìm hiểu thực tế về công tác tổ chức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu Lũng. Nguồn tài liệu thứ ba mà em tham khảo để phục vụ cho khoá luận là Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định nêu rõ những quy định cụ thể về họp: về những quy định chung; quy trình tổ chức cuộc họp; cuộc 3
họp của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cuộc họp của Chủ tịch UBND các cấp và Cơ quan chuyên môn cấp Tỉnh, Huyện; trách nhiệm thi hành; điều khoản thi hành. Những công trình nghiên cứu như đã liệt kê ở trên đều đề cập và đều lấy hội họp làm đối tượng nghiên cứu. Dù có chung đối tượng nghiên cứu nhưng các đề tài trên đã khai thác nó ở nhiều góc độ, ở không gian và thời gian khác nhau. Theo tìm hiểu của em thì đề tài “Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” chưa có bài viết nào nghiên cứu, nắm bắt được tình hình thực tế và điều kiện được trải nghiệm ở Công ty CP Công nghệ Savis em quyết định chọn đề tài này làm khoá luận tốt nghiệp cho mình. 3. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Khoá luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu hai vấn đề đó là: Tổ chức và điều hành họp. - Phạm vi nghiên cứu: Không gian: Khoá luận tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis. Thời gian: Khoá luận tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis trong giai đoạn: 2017 – 2019. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp của Công ty CP Công nghệ Savis, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và điều hành họp của Công ty. - Nhiệm vụ: Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ: Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về cồng tác tổ chức và điều hành họp qua các cuốn sách, giáo trình, bài báo, tạp 4
chí và các tài liệu liên quan khác. Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis, phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và phòng Hành chính – Nhân sự. Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này. Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty. 5. Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng Em đã sử dụng các phương pháp sau để phục vụ cho quá trình hoàn thiện đề tài: Phương pháp khảo sát thực địa: Em áp dụng phương pháp này trong quá trình thực tế tại Công ty CP Công nghệ Savis thông qua việc tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu, thực hiện công việc tìm hiểu, quan sát tại văn phòng làm việc. Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết quả bài khoá luận mang tính xác thực. Phương pháp phỏng vấn: Được em áp dụng bằng cách phỏng vấn trực tiếp các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis. Việc phỏng vấn này giúp em nắm bắt được cách tổ chức điều hành họp tại phòng Hành chính – Nhân sự, đồng thời biết được những suy nghĩ, cảm nhận của đội ngũ nhân sự khi tham dự các cuộc họp tại Công ty này. Phương pháp so sánh, đối chiếu: Từ những tìm hiểu về thực tiễn, lý luận và các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức và điều hành họp, em đối chiếu so sánh chúng với việc triển khai thực tế trong công tác tổ chức, điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis. Trên cơ sở đó giúp em nhận 5
xét được mức độ thực hiện theo quy định của nhà nước về vấn đề họp của Công ty. Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các nguồn thông tin khác, em tiến hành xử lý theo từng bước nhỏ, phân tích đưa ra ưu điểm, hạn chế và có căn cứ để đề xuất các giải pháp thiết thực. 6. Giả thuyết khoa học Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi tổng hợp các kết quả đạt được, đưa ra những phương hướng, nhiệm vụ mới trong những giai đoạn phát triển mới của một tổ chức. Đồng thời, nó cũng là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì. Nếu tổ chức và điều hành họp không thống nhất với nhau sẽ gây ra tình trạng các công việc sẽ chồng chéo lên nhau mất thời gian, sức người, sức của, thậm chí còn làm mất hình ảnh, uy tín của tổ chức trong mắt các vị khách được mời đến tham dự. Vì vậy, việc khảo sát tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis sẽ góp phần đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành các cuộc họp của Công ty nói riêng và là nguồn tham khảo cho các tổ chức nói chung. 7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài Qua việc tìm hiểu về các công tác tổ chức các cuộc họp của Công ty. Em đã giới thiệu một cách hệ thống về vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức các cuộc họp. Nêu ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng nâng cao hiệu quả các cuộc họp. Đề tài là nguồn tham khảo cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng và các ngành khác. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục. Nội dung 6
của đề tài có cấu trúc làm 3 chương: Chương 1. luận chung về tổ chức và điều hành họp Chương này trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức và điều hành họp bao gồm các nội dung về: khái niệm, vai trò, ý nghĩa và phân loại cuộc họp; khai thác những bước tiến hành công tác tổ chức và điều hành họp và trách nhiệm của người chủ trì, người tham gia và người ghi biên bản cuộc họp. Đây là căn cứ để em nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis. Chương 2. Thực trạng tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis Mở đầu chương này, em đưa ra những giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis, đồng thời trình bày thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty này. Dựa trên những nghiên cứu thực tế đó, bản thân em đưa ra những đánh giá chủ quan của mình về ưu điểm, hạn chế của Công ty trong quá trình tổ chức và điều hành các cuộc họp. Dựa vào đó làm tiền đề cho việc đề xuất các giải pháp tại chương 3. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis Trên cơ sở lý luận tại chương 1 và thực tiễn khảo sát thực trạng công tác tổ chức và điều hành tại Công ty CP Công nghệ Savis ở chương 2, em xin đề xuất một số giải pháp góp phần làm cho công tác tổ chức và điều hành họp ngày càng hoàn thiện, thúc đẩy hiệu quả làm việc của Công ty. 7
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm họp Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước nêu rõ: “Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm. Họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc và thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Như vậy, có thể suy ra khái niệm họp được hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần họp. 8
1.1.2. Khái niệm tổ chức “Tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau trong đó có khoa học tổ chức các cuộc họp. Do được nhiều ngành nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa. “Tổ chức” có thể là danh từ hoặc động từ tuỳ theo cách đặt “tổ chức” vào các trường hợp khác nhau. Đối với đề tài của khoá luận, “tổ chức” được bản thân em khai thác dưới góc độ của động từ. Xét dưới góc độ “tổ chức” là danh từ, Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”1.Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Dưới góc độ động từ thì “tổ chức” lại mang một màu sắc khác: Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” Theo Chester I. Barnard: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức” Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ 1 Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28 9
chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. 1.1.3. Khái niệm điều hành Điều hành là một loại hoạt động được thực hiện trong các cáo quan, tổ chức mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn của công sở đó. Tóm lại, điều hành là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một cơ quan, tổ chức để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. 1.1.4. Khái niệm tổ chức và điều hành họp Từ những định nghĩa về “Họp”, “Tổ chức” và “Điều hành” như đã nêu ra ở trên ta có khái niệm về “tổ chức và điều hành họp” như sau: Tổ chức và điều hành họp là việc xác định và phân chia các công việc liên quan họp, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. Các hoạt động đó được phối hợp giữa các các nhân, đơn vị, phòng ban dưới sự chỉ đạo của người có thẩm quyền để hướng đến nhiệm vụ 10
chung mà cấp trên đề ra. 1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp - Các cuộc họp là nơi phát kiến nhiều tưởng mới lạ “Nhân vô thập toàn” là kinh nghiệm được ông cha ta đúc rút từ xa xưa. Dù có giỏi đến đâu thì chúng ta cũng không thể biết hết 10/10 những điều cần thiết khi làm việc trong một tổ chức nhất định, không thể thành công viên mãn nếu làm việc đơn lẻ một mình. Khi được tham gia vào 1 cuộc họp, chúng ta có cộng sự cùng làm việc chung, dù người đó không nổi trội thì việc bổ khuyết lẫn nhau những điểm còn yếu, còn thiếu sót sẽ là thế mạnh rất lớn cho thành công cho Công ty. Mỗi người một ý tưởng gom góp lại, cuối cùng tổng hợp ra được ý tưởng mới, lạ, độc, tạo chỗ đứng vững chắc trên thương trường cạnh tranh khốc liệt. - Họp giúp mọi người cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả Để có thể có những phát kiến hay, những ý tưởng mới lạ, cả nhóm sẽ cần phải có những buổi họp, thảo luận, đưa ra ý kiến, chất vấn, bảo vệ ý kiến, và cuối cùng đi đến tổng hợp, chọn lọc, đưa ra quyết định. Qua những buổi thảo luận như thế khả năng giao tiếp cũng như các kỹ năng chất vấn, thảo luận, lắng nghe của từng người sẽ được cải thiện và nâng cao lên từng ngày. - Thông qua các cuộc họp mọi người có được những quyết định đúng đắn Trong quá trình họp hành, mọi người cần làm là thảo luận đưa ra các ý tưởng, sau đó là thảo luận so sánh tính khả thi giữa các ý tưởng, rồi chọn lọc ý tưởng tốt có thể dùng làm đòn bẩy chiến lược cho dự án. Khi được tham gia một cuộc họp đủ mạnh thì việc đưa ra ý tưởng, xác định tính khả thi và quyết định cuối cùng cũng sẽ dễ dàng và chuẩn xác hơn. Mọi người sẽ không phải quá lo lắng với một quyết định sai lầm, bởi ý cac công việc đã được đánh giá qua nhiều góc nhìn khác nhau để đi đến quyết 11
định có thực hiện công việc đó hay không. Do đó có thể nói các cuộc họp có thể giúp các chúng ta có được những quyết định đúng đắn nhất. - Các cuộc họp là nơi phổ biến các quan điểm, tư tưởng mới, tháo gỡ khúc mắc, sửa chữa sai lầm Thông thường khi làm việc chúng ta có thể sẽ có nhiều áp lực trút xuống khiến chúng ta không thể tập trung vào một công việc cụ thể nào, dẫn đến việc dự án không hoàn thành đúng tiến độ, hoặc phá sản do thiếu kỷ luật trong công việc. Khi một cuộc họp diễn ra, mọi người sẽ cùng nhau ngồi lại, chỉ ra những lỗi sai trong từng khâu để kịp thời điều chỉnh. 1.3. Phân loại các cuộc họp Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có nêu rõ: Các cuộc họp được chia thành: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. 12
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc. Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương. Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương. Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định. 1.4. Tổ chức cuộc họp Để có một cuộc họp thành công thì công tác tổ chức cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng. Khi công tác tổ chức các cuộc họp được làm tốt, nó sẽ hạn chế được những rủi ro làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp. Tổ chức các cuộc họp thì phải đảm bảo các yếu tố sau. 13