Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

K thu t trình bày các thành ph n th th c văn b n

ể ứ

ầ

ả

ậ

ỹ

V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang gi y kh A4 đ ị ượ ộ ổ ệ ể ứ ể ứ ơ ồ ố ầ ả ổ ầ hi n theo S đ b trí các thành ph n th th c văn b n kèm theo Thông t ầ VPCP (Ph l c II ụ ụ c áp d ng t đ ươ ụ ự c th c ấ ả 55/2005/TTLT-BNV- ả ư ). V trí trình bày các thành ph n th th c văn b n trên m t trang gi y kh A5 ấ ộ ể ứ ị ng t ự theo S đ trên. ơ ồ ượ

Các thành ph n th th c văn b n đ c trình bày nh sau: ể ứ ầ ả ượ ư

a) Qu c hi u ố ệ

Qu c hi u đ c trình bày t ệ ố ượ ạ i ô s 1. ố

t Nam” đ c trình bày b ng ch in hoa, c ữ ủ ộ ệ ượ ữ ằ ỡ Dòng ch trên: “C ng hoà xã h i ch nghĩa Vi ộ 12 đ n 13, ki u ch đ ng, đ m. ch t ữ ứ ế ể ậ ữ ừ

ữ ướ ộ ậ ượ ự ữ ạ Dòng ch d ể ế i: “Đ c l p - T do - H nh phúc” đ ữ ứ ng, c ch ỡ ườ t hoa, gi a các c m t ụ ủ ế ầ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ch cái đ u c a các c m t ậ i có đ ữ ừ đ ừ ượ ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng đ dài c a dòng ộ c trình bày b ng ch in th ằ c vi ữ ụ ộ ề ữ ườ ướ ủ ẻ ằ ạ ỏ t ừ có g ch ngang nh ; phía d ch .ữ

ch c ban hành văn b n b) Tên c quan, t ơ ổ ứ ả

ch c ban hành văn b n đ c trình bày t Tên c quan, t ơ ổ ứ ả ượ ạ i ô s 2. ố

c trình bày b ng ch in hoa, c ch ủ ự ế ả ượ ữ ằ ỡ ữ t Tên c quan, t ơ ế 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ể ch c ch qu n c p trên tr c ti p đ ấ ứ ổ ữ ứ ừ

c trình bày b ng ch in hoa, c ch t ứ Tên c quan, t ơ ữ ứ ể ch c ban hành văn b n đ ượ ổ ẻ ậ ỡ ằ ả ng k ngang, nét li n, có đ dài b ng t ề ế 12 đ n ữ ừ 1/3 đ n 1/2 ế ữ ộ ừ ằ 13, ki u ch đ ng, đ m; phía d đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch . ữ ặ i có đ ườ ớ ướ ố ủ ữ ộ

c) S , ký hi u c a văn b n ủ ố ệ ả

c trình bày t S , ký hi u c a văn b n đ ủ ệ ả ố ượ ạ i ô s 3. ố

T “s ” đ ừ ố ượ c trình bày b ng ch in th ằ ữ ữ ữ ệ ể ằ ỡ ng, ký hi u b ng ch in hoa, c ch 13, ki u ch ệ ườ ố ữ ả ấ ứ ấ ữ ạ “s ” có d u hai ch m; gi a s , năm ban hành và ký hi u văn b n có d u g ch t trong ký hi u văn b n có d u g ch n i không cách ch (-), ấ t t ữ ế ắ ữ ệ ả ấ ạ ố đ ng; sau t ừ ố chéo (/); gi a các nhóm ch vi ữ ví d : ụ

S : 33/2002/NĐ-CP; S : 15/QĐ-UBND; S : 23/BC-BNV; S : 234/SCN-VP. ố ố ố ố

d) Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n ả ị

ị ượ ữ i ô s 4, b ng ch in ằ ố ạ 13 đ n 14, ki u ch nghiêng; sau đ a danh có d u ph y. th Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n đ ể c trình bày t ẩ ấ ng, c ch t ỡ ữ ừ ả ị ữ ế ườ

Ví d : Hà N i, ngày 05 tháng 02 năm 2004 ụ ộ

đ) Tên lo i và trích y u n i dung văn b n ế ộ ạ ả

Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i văn b n có ghi tên lo i đ i ô s ạ ạ ả ộ ạ ạ ượ ế ị ạ ờ ủ ế ị ặ ế ằ c trình bày t ả ữ ứ ế ế ặ ằ ạ gi a dòng) b ng ch in hoa, c ch t ữ ỡ c đ t canh gi a, ngay d ả ữ ượ ậ ữ ứ ạ ẻ ữ ể ố trình và các lo i văn b n khác) ạ 14 đ n 15, ki u ch đ ng, ữ ừ ể i tên lo i văn b n, b ng ch in ữ ả ộ ng k ngang, nét li n, có đ ườ ề 5a; tên lo i văn b n (ngh đ nh, quy t đ nh, k ho ch, báo cáo, t ị ả c đ t canh gi a (cân đ i đ ượ ố ở ữ ữ đ m; trích y u n i dung văn b n đ ậ ộ ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m; bên d th ỡ ườ dài b ng t ộ ừ ằ ướ i trích y u có đ ế ướ ớ ố ặ 1/3 đ n 1/2 đ dài c a dòng ch và đ t cân đ i so v i dòng ch . ữ ữ ủ ế

c trình bày t i ô s 5b, sau ch vi t t ượ ữ ế ắ ố ề ệ t “V/v” (v vi c) ế b ng ch in th ườ Trích y u n i dung công văn đ ộ ng, c ch t ỡ ữ ừ ữ ằ 12 đ n 13, ki u ch đ ng. ể ế ạ ữ ứ

e) N i dung văn b n ộ ả

N i dung văn b n đ c trình bày t ả ộ ượ ạ i ô s 6. ố

ộ ả ầ c trình bày b ng ch in th ằ ng, c ch t ỡ ữ ừ ườ ượ ữ ế ố ữ ầ ừ ả ặ ố ế ả ể 13 đ n 14; khi Ph n n i dung (b n văn) đ ữ 1cm đ n 1,27cm (1 default tab); kho ng cách gi a ể i thi u là 6pt; kho ng cách gi a các dòng hay cách dòng (line ữ 15pt (exactly line spacing) cách dòng đ n (single line spacing) ho c t i thi u t ể ừ ọ ố ặ ừ ơ xu ng dòng, ch đ u dòng có th lùi vào t các đo n văn (paragraph) đ t t ạ spacing) ch n t tr lên. ở

ố ớ ữ ứ ả ậ ả Đ i v i nh ng văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính có ph n căn c pháp ứ ạ ả ầ ẩ ể ấ ấ ố ố lý đ ban hành thì sau m i căn c ph i xu ng dòng, cu i dòng có d u ch m ph y, riêng căn c ứ cu i cùng k t thúc b ng d u ph y. ỗ ấ ế ằ ẩ ố

Tr ng h p n i dung văn b n đ c b c c theo ph n, ch ả ượ ố ụ ầ ươ ể ng, m c, đi u, kho n, đi m ụ ề ả ộ ườ thì trình bày nh sau: ợ ư

ươ - Ph n, ch ầ ươ ầ ng” và s th t ố ứ ự ủ ữ ươ ữ ứ ầ ằ ỡ c đ t ngay d c trình bày trên ố ứ ự ủ c a i, canh ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t ng đ ướ ng đ ượ ậ ặ ườ ề ươ ươ ượ ầ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ng: t ừ m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ữ ph n, ch ữ ố gi a, b ng ch in hoa, c ch t ỡ ằ c a ph n, ch “ph n”, “ch ể ữ ng dùng ch s La Mã. Tiêu đ (tên) c a ph n, ch ậ ế ủ ữ ứ ộ ầ ữ ữ ừ ữ ể

“m c” và s th t ụ ộ ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t ằ ố ứ ự ủ ữ ố ứ ự ủ ể 12 đ n 13, ki u ch ỡ c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t ằ c trình bày trên m t dòng riêng, canh gi a, ữ ượ ữ ố Ả ậ -r p. c a m c dùng ch s ụ ậ ữ ể ữ ừ ỡ c a m c đ ụ ữ ứ ữ ượ ữ ế - M c: t ừ ụ b ng ch in th ườ ữ Tiêu đ c a m c đ ề ủ ụ đ ng, đ m; ậ ứ

ề ườ ố ứ ự i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m. S th t và tiêu đ c a đi u đ ề ủ ể ữ ng, c ch c trình bày b ng ch in th ỡ ằ ượ - c a đi u dùng ch s ữ ố Ả ậ ố ứ ự ủ ề ữ ứ ữ ề có d u ch m; “đi u”, s th t - Đi u: t ừ ề b ng c ch c a ph n l ữ ủ ầ ờ ỡ ằ r p, sau s th t ấ ố ứ ự ậ ấ

ả các kho n trong m i đi u dùng ch s ỗ ữ ố Ả ậ ấ -r p, ti p theo là d u ch m, ề ế ả ấ i văn (13-14), ki u ch đ ng; - Kho n: s th t ố ứ ự c ch b ng c ch c a ph n l ữ ủ ỡ ữ ằ ỡ ầ ờ ữ ứ ể

t theo th t ể ả ứ ự ng, c ch b ng c ch c a ph n l - Đi m: th t ứ ự ặ các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi ỡ ơ ế ữ ủ ệ ầ ờ ữ ằ ể ằ ữ ỡ ữ abc, sau ể i văn (13-14), ki u ỗ có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ườ ấ ch đ ng. ữ ứ

Tr c phân chia thành các ph n, m c t l n đ n nh thì ả ộ ượ ụ ừ ớ ế ầ ỏ ợ ườ trình bày nh sau: ng h p n i dung văn b n đ ư

“ph n” và s th t ố ứ ự ủ ượ ế ầ ầ ầ gi a, b ng ch in th ừ ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m. S th t - Ph n (n u có): t ườ ữ ằ c a ph n đ ậ ữ ứ c trình bày trên m t dòng riêng, canh ộ c a ph n dùng ch s La ầ ố ứ ự ủ ữ ố ữ ữ ể ỡ

c đ t ngay d i, canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t ượ ặ ướ ữ ừ ữ ữ ằ ỡ 13 đ n 14, ế Mã. Tiêu đ c a ph n đ ầ ề ủ ki u ch đ ng, đ m; ữ ứ ể ậ

- M c: s th t ề ủ ụ ụ ấ ấ ượ c 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ố ứ ự trình bày b ng ch in hoa, c ch t ữ các m c dùng ch s La Mã, sau có d u ch m; tiêu đ c a m c đ ữ ứ ữ ố ế ụ ằ ữ ừ ể ậ ỡ

ả ố ứ ự các kho n trong m i m c dùng ch s ỗ ụ ả ề ủ ượ ữ ế ả -r p, sau đó có d u ch m; s ấ ng, c ch b ng c ch ữ ằ ấ ỡ ườ ỡ ố ữ i văn (13-14), ki u ch đ ng, đ m; - Kho n: s th t và tiêu đ c a kho n (n u có) đ ầ ờ ữ ố Ả ậ c trình bày b ng ch in th ằ ậ ữ ứ th t ứ ự c a ph n l ủ ể

- Đi m: th t ể ứ ự ữ ể ế ệ ỗ ng, c ch b ng c ch c a ph n l abc, sau ứ ự i văn (13-14), t theo th t ầ ờ ả ườ ữ ằ ữ ằ ơ ỡ ỡ các đi m trong m i kho n dùng các ch cái ti ng Vi đó có d u đóng ngo c đ n, b ng ch in th ấ ữ ủ ặ ki u ch đ ng. ữ ứ ể

g) Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n ứ ụ ọ ủ ữ ườ ề ẩ

c trình bày t ề ụ ủ ượ ứ ụ ủ ạ ố i ô s 7b; các ch vi i ký đ t t ượ ườ ữ ế ắ c trình bày b ng ch in hoa, c ch t Quy n h n, ch c v c a ng ứ ố i ký đ ườ ượ ứ i ký ạ t “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” ho c “Q.” (quy n), quy n h n ề ặ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, ể i ô s 7a; ch c v khác c a ng ườ ề ữ ứ ữ ừ ữ ế ằ ỡ ạ c trình bày t đ ạ và ch c v c a ng ụ ủ đ m.ậ

H tên c a ng i ký văn b n và h c hàm, h c v (n u có) đ c trình bày t ủ ả ọ ượ ạ ằ i ô s 7b; b ng ố ọ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m. ọ ch in th ườ ườ ng, c ch t ữ ừ ỡ ị ế ậ ữ ứ ữ ế ể

Ch ký c a ng i có th m quy n đ c trình bày t ữ ủ ườ ề ẩ ượ ạ i ô s 7c. ố

h) D u c a c quan, t ủ ơ ấ ổ ch c ứ

D u c a c quan, t c trình bày t ủ ấ ơ ổ ch c đ ứ ượ ạ i ô s 8. ố

i) N i nh n ơ ậ

N i nh n đ c trình bày t i ô s 9a và 9b. ậ ơ ượ ạ ố

c trình bày nh Ph n n i nh n t ơ ậ ạ ầ i ô s 9a (ch áp d ng đ i v i công văn hành chính) đ ố ớ ụ ố ỉ ượ ư sau:

ch c ho c cá nhân nh n văn b n đ c trình bày ừ ử ổ ứ ặ ậ ả ượ ng, c ch 14, ki u ch đ ng; b ng ch in th - T “kính g i” và tên các c quan, t ữ ứ ơ ể ườ ữ ữ ỡ ằ

ử ứ ấ ặ ổ ừ ừ ử ử ộ ơ ượ ứ ơ ặ ch c ho c cá nhân tr lên thì tên m i c ế ch c ho c cá nhân đ ổ ứ ặ ở ổ ch c, cá nhân đ “kính g i” có d u hai ch m; n u công văn g i cho m t c quan, t ấ “kính g i” và tên c quan, t ơ ợ ơ ứ ặ ộ ng h p công văn g i cho hai c quan, t ử ổ ỗ ứ ấ ượ ố ạ ấ ẩ ố ố ộ ch c ho c m t - Sau t ộ c trình bày trên cùng m t cá nhân thì t ỗ ơ dòng; tr ườ c trình bày trên m t dòng ch c, cá nhân ho c m i nhóm c quan, t quan, t ổ riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u ch m ph y, cu i dòng cu i cùng có d u ấ ầ ch m.ấ

i ô s 9b (áp d ng chung đ i v i công văn hành chính và các lo i văn ầ ậ ạ ố ớ ụ ạ b n khác) đ Ph n n i nh n t ơ c trình bày nh sau: ượ ố ư ả

ậ ấ ấ ằ ộ ượ ng, c ch 12, ki u ch nghiêng, đ m; th - T “n i nh n” đ ừ ơ ể ữ ỡ c trình bày trên m t dòng riêng, sau đó có d u hai ch m, b ng ch in ữ ữ ậ ườ

ch c, đ n v và cá nhân nh n văn b n đ ơ ệ ứ ể ữ ậ ứ ặ ổ ch c, đ n v nh n văn b n đ ữ ứ ị ỗ ơ ượ ơ ộ ả ầ ơ ị ẩ ấ ố t “VT” (văn th c quan, t ư ơ ạ ấ ứ ấ ổ ơ ng h p c n thi ả ư ữ ậ ầ - Ph n li t kê các c quan, t ằ c trình bày b ng ổ ầ ơ ả ượ ng, c ch 11, ki u ch đ ng; tên m i c quan, t ỗ ch in th ch c, đ n v và cá nhân ho c m i ữ ứ ườ ỡ ị c trình bày trên m t dòng riêng, đ u dòng có nhóm c quan, t ậ ổ ơ g ch ngang, cu i dòng có d u ch m ph y; riêng dòng cu i cùng bao g m ch “l u” sau đó có ữ ư ấ ố ồ ị ch c), ch vi d u hai ch m, ti p theo là ch vi t tên đ n v t t t t ữ ế ắ ữ ế ắ ế ế t) (ho c b ph n) so n th o văn b n và s l ợ ườ ố ượ ả đ ấ ặ c đ t trong ngo c đ n, cu i cùng là d u ch m. ượ ng b n l u (ch trong nh ng tr ỉ ấ ộ ặ ả ơ ạ ặ ố

k) D u ch m c đ kh n, m t ậ ỉ ứ ộ ấ ẩ

ẫ ồ ố ớ ậ ố ệ ậ ặ ấ ả c th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v b o v bí m t nhà n c đ M u d u đ m t (tuy t m t, t ộ ậ ượ i m t ho c m t) và d u thu h i đ i v i văn b n có n i dung ộ ấ c. D u ướ ấ ướ ệ ệ ậ ị c đóng vào ô s 10a, d u thu h i đ bí m t nhà n ậ đ m t đ ộ ậ ượ ự ố ồ ượ ấ ậ ậ ề ả ủ c đóng vào ô s 11. ố

ấ ẩ ượ ấ ố ậ ẩ c trình bày b ng ch in hoa, c ch t ữ ừ ữ ỡ ượ ẩ ộ ằ c đ t cân đ i trong khung hình ch nh t vi n đ n, có kích th c đóng vào ô s 10b. Con d u các đ kh n có hình ch nh t, trên đó, 13 đ n ế ướ c ng kh n” ho c “kh n” đ ặ ặ ượ ậ ữ ậ ữ ề ố ơ D u đ kh n đ ộ “ho t c”, “th các t ẩ ả ố ừ 14, ki u ch đ ng, đ m và đ ể ượ ữ ứ ng ng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm. t ứ ươ

l) Các thành ph n th th c khác ầ ể ứ

Các thành ph n th th c khác đ c trình bày nh sau: ể ứ ầ ượ ư

c trình bày t “tr l ụ ừ ề ạ ố ộ ộ ư ọ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ỉ ẫ h p (h i ngh )”, “xem xong tr l hình ch nh t vi n đ n, b ng ch in hoa, c ch t ề - Các ch d n v ph m vi l u hành đ ộ ữ ư ượ i”, “l u hành n i b ” đ ả ạ ữ i sau khi i ô s 11; các c m t ả ạ ạ c trình bày cân đ i trong m t khung ượ ộ ố ế ữ ứ ị ậ ữ ừ ể ằ ậ ỡ ơ

“d th o” ho c c m t ỉ ẫ - Ch d n v d th o văn b n đ ề ự ả ượ ụ ặ “d ừ ự ạ ữ ừ c trình bày trong m t khung hình ch nh t vi n đ n, b ng ch in hoa, c ch t c trình bày t ữ i ô s 12; t ố ơ ề ậ ừ ự ả ằ ả ộ ữ ỡ th o l n ...” đ ượ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; ể ả ầ ế ữ ứ ậ

i đánh máy và s l - Ký hi u ng ệ ố ượ ệ i ô s 13; ký hi u ố ườ b ng ch in hoa, s l ố ượ ữ ằ ng b n b ng ch s ằ ả ả ữ ố Ả ậ ng b n phát hành đ ỡ c trình bày t ạ -r p, c ch 11, ki u ch đ ng; ữ ứ ượ ể ữ

ị ứ ạ ổ ị ỉ ị c trình bày trên trang đ u c a văn b n, t - Đ a ch c quan, t ỉ ơ ượ ố ệ ữ ỉ ả ủ ố ố ỡ ng k nét li n kéo dài h t b ngang c a vùng ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch trên m ng (Website); s đi n tho i, s ạ i ô s 14, b ng ch in th ng, c ằ ạ ế ề ề ầ i m t đ ộ ườ ườ ủ ữ ứ ướ 11 đ n 12, ki u ch đ ng, d ể ế ẻ ữ ừ Telex, s Fax đ ố ch t trình bày văn b n;ả

ụ ụ ượ hai ph l c tr lên) đ ụ ụ ả ng h p có t ợ ườ - Ph l c văn b n: ph l c kèm theo văn b n đ ụ ụ ả c a ph l c (tr ụ ụ ữ ừ ữ ườ ằ ỡ 13 đ n 14, ki u ch đ ng, đ m; “ph l c” và s th t ố ứ ự ủ dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ữ ph l c đ ụ ụ ụ ụ ể c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t ữ ừ ằ ừ ấ c trình bày trên m t ộ ng, c ch 14, ki u ch đ ng, đ m; tiêu đ (tên) c a ủ ề ữ c trình bày trên các trang gi y riêng; t ượ ậ ể ở ữ ứ ế ữ ứ ượ ữ ậ ỡ

i chính gi a, trên đ u trang gi y (ph n header) ho c t ố ạ ả ầ -r p, c ch b ng c ch c a ph n l ữ ữ ố Ả ậ ả ở ầ ằ ữ ủ ỡ ấ ữ ằ ầ ỡ ặ ạ i ầ ờ i - S trang c a văn b n đ c trình bày t ủ ượ góc ph i, cu i trang gi y (ph n footer), b ng ch s ấ ố văn (13-14), ki u ch đ ng; ữ ứ ể

c minh ho t ể ứ ạ ạ ượ ầ ẫ ẫ ể ứ ả ả ế ế ả i Ph l c IV - ụ ụ ư ng và t trình bày các thành ph n th th c văn b n đ t trình bày th th c văn b n và th th c b n sao kèm theo Thông t ườ ể ứ ữ ố ớ ữ M u ch và chi ti ữ M u ch và chi ti ữ 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, s d ng phông ch .VnTime đ i v i ch in th ử ụ .VnTimeH đ i v i ch in hoa). ố ớ ữ

ượ ả ậ ả ạ ụ ụ ộ ố ạ ẫ ạ ả ư ả c minh ho 55/2005/TTLT- ố ớ ng và .VnTimeH đ i v i ả ố ớ ử ụ ườ ữ ữ M u trình bày m t s lo i văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính đ ẫ t i Ph l c V - M u trình bày văn b n và b n sao văn b n kèm theo Thông t ạ BNV-VPCP(trong đó, s d ng phông ch .VnTime đ i v i ch in th ch in hoa ữ