Luận văn Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

Chia sẻ: Loaken_1 Loaken_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

91
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'luận văn hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty máy và thiết bị kim sơn', luận văn - báo cáo, tài chính - kế toán - ngân hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

1 Luận văn Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn
2 Lời nói đầu Trong cơ chế đổi mới của đất nước nói riêng và sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới nói chung, các doanh nghiệp phải thật sự chủ động trong phương thức làm ăn của chính mình. Cơ hội nhiều va thử thách cũng rất lớn, để có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh. Đồng thời phải quan tâm và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất nhằm phát huy nguồn nội lực vừa tận dụng nguồn ngoại lực có thể giảm chi phí đến mức thấp nhất và đạt lợi nhuận cao nhất. Hạch toán kế toán là một công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và hợp lý nhất và đảm bảo cho sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển bền vững. Hạch toán nguyên vật liệu được coi là bộ phận quan trọng trong công tác hạch toán, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất. Chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng làm ảnh hưởng đến giá bán của sản phẩm từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học. Hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng để quản lý, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt, dư thừa, mất mát, lãng phí trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói trên. Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn luôn chú trọng đến công tác hạch toán và coi đó là một công cụ quản lý không thể thiếu được. Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một vấn đề luôn được Công ty xem xét, quan tâm. Để có thể hạ giá thành, sử dụng nó một cách hiệu quả nhất, Công ty cố gắng hạ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bằng một loạt các biện pháp: xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt ... Tuy nhiên, công tác hạch toán nguyên vật liệu, ông cụ dụng cụ tại Công ty còn một số điểm chưa hợp lý. Do vậy, cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng được coi là một yêu cầu tất yếu. Qua một thời gian thực tập tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn, em đã thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, nhất la công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Em đã đi sâu vào tìm hiểu và mạnh dạn chọn đề tài: "Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
3 tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn. Phần III: Một số nhận xét đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn.
4 Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh I. đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán: 1. Những khái niệm chung về nguyên vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dạng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vao giá trị của sản phẩn được sản xuất ra. Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch SXKD. 2.Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liêu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiên và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1. phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu
5 giũa các bộ phận có liên quan, phụp vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng. - Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại: + Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. + Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phụp vụ cho quá trình hoat động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. + Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phụp vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu luyện, sấy ủi, hấp…) + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn. + Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản. Một điểm cần lưu ý ở cách phân loại này là có những trường hợp loại vật liệu nào đó có thể là vật liệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác. Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liêu được chia thành: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu tự sản xuất + Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp…) Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phụp vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doan nghiệp. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhàm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ này xác định t6hống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu dưới đây Ký hiệu Đơn giá Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính hạch toán Ghi chú Nhóm Danh NVL điểm NVL
6 2. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tinh giá theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp đẻ tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. * Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là: - Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có): + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL. - Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ...(cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn). * Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... * Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tương đương tiền mặt. * Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. * Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất NVL xuất kho thường dùng là: * Già thực tế đích danh (tính trực tiếp): Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. * Phương pháp Nhập trước - Xuất trước:
7 Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tinh giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp Nhập trước - Xuất trước là tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp Nhập trước - Xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp Nhập sau - Xuất trước: Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - Xuất trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập sau - Xuất trước cũng giống như phương pháp Nhập trước - Xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp Nhập sau - Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. * Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế của Giá bình quân của Lượng vật liệu = x NVL xuất kho một đơn vị NVL xuất kho Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp Nhập trước - Xuất trước và Nhập sau - Xuất trước, khong phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công viêc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. * Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác đinhj giá thực tế NVL xuất kho.
8 Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời nhưng khối lượng công việc tính tóan nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. * Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối ký trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến đông giá cả NVL. Trường hợp giá cả thị trương NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm). * phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giấ trị thấp, lại được xuất dùng thương xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ: Giá thực tế (Gtt) Số lượng tồn Đơn giá NVL nhập = x NVL tồn kho cuối kỳ kho cuối kỳ kho lần cuối Gtt NVL tồn Gtt NVL tồn Gtt NVL = Gtt NVl + - xuất kho nhập kho kho đầu kỳ kho cuối kỳ * Phương pháp hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán (Ght) là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán
9 của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ Hệ số giá = Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ Gtt NVL xuất kho Hệ số giá NVL Ght NVL vuất kho = x Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, vì vậy, hạch toán NVL phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Trong công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song; phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. 1. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này thủ kho căn cú vào chứng từ nhập, xuất NVL để ghi "Thẻ kho" (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào "Thẻ kế toán chi tiết vật liệu" với "Thẻ kho" tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ "Sổ kế toán chi tiết vật liệu", kế toán lấy số liệu để ghi vào "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu" theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp này rát đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của5 từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau:
10 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Sổ kế toán tổng hợp kho, phiếu về chất liệu (Bảng xuất kho kê tính giá) Bảng tổng hợp Thẻ Thẻ kế toán chi nhập - xuất - kho tiết vật liệu tồn kho vật Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. 2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL là phương pháp đối chiêú luân chuyển. Theo phương pháp này, kế tóan chỉ mở "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập "Bảng kê nhập vật liệu", "bảng kê xuất vật liệu" và dựa vào các bảng kê này để ghi vào "Sổ luân chuyển NVL". Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với "Sổ luân chuyển NVL", đồng thời từ "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
11 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển như sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Phiếu Bảng kê Bảng nhập kho nhập vật tổng Sổ liệu hợp kế nhập toán xuất, tổng Thẻ kho Sổ đối tồn hợp chiếu kho về luân vật vật liệu liệu Phiếu Bảng kê xuất kho xuất vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. Phương pháp số dư: Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp số dư. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi "Thẻ kho" như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ "Thẻ kho" vào "Sổ số dư". Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 này một lần (kèm theo "Phiếu giao nhận chứng từ") và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên "Số số dư" do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên "Sổ số dư" với tồn kho trên "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
12 Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp số dư như sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu Phiếu giao Sổ nhập nhận chứng kế kho từ nhập toán tổng Thẻ Sổ số Bảng luỹ kế hợp kho dư nhập, xuất, tồn về kho vật liệu vật liệu Phioêú Phiếu giao xuất nhận chứng kho từ xuất Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu IV. Hạch toán tổng hợp tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu: 1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu: NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. 1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
13 Trong tường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vạy, giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thẻ xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cú vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. 1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tìm ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật Tổng trị giá vật Trị giá vật Trị giá vật tư, hàng hoá tư, hàng hoá mua tư, hàng hoá tư, hàng hoá = + - xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (Tài khoản "Mua hàng"). Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp KKĐK thường được ạp dụng ở những doanh nghiệp cs nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐk hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi. 2. Hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 2.1. Tài khoản sử dụng: - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152: Bên nợ:
14 + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vồn góp liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên vạt liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp ghi chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu ... - TK 151 - Hàng mua đang đi dường: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh gnhiệp đã mua,đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về. TK 151 có kết cấu như sau: Bên nợ: - Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường. Bên có: - Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL: * NVL thu mua nhập kho: Trong nghiệp vụ thu mua, nhâph kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là "Hoá đơn bán hàng" (do người bán gửi cho doanh nghiệp) và "Phiếu nhập kho" (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập) . Trường hợp NVL là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập "Phiếu mua hàng" thay cho hoá đơn. Ngoài ra, trong cfác trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", "Biên bản xử lý vật tư thiếu" ... Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên. Hạch toán tổng hợp quá trình luân chuyển NVL được thể hiện qua sơ đồ sau:
15 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK111, 112, 141... TK 152 TK 621, 627, 641.. (9) Giá trị NVL xuất kho sử (1) Giá mua và chi phí mua NVL Nhập kho dụng trong doanh nghiệp TK 151 TK 154 (2a) Hàng mua đang (2a)Hàng đi đường (10) Nguyên, vật liệu xuất đi đường nhập kho thuê ngoài gia công TK 133 TK 128, 222 (3) Thuế GTGT đầu vào (11a) Xuất NVL để góp Vốn liên doanh TK 412 TK 411 (4) Nhận vốn góp liên doanh (11b) (11c) TK 411 (12) Xuất NVL trả lại vốn TK 128, 222 (5) Nhận vốn góp liên doanh góp liên doanh TK 138, 642 (13) Nguyên vật liệu thiếu TK 154 Nguyên vật liệu tự chế khi kiểm kê (6) Nhập kho TK 338, 711 TK 111, 112, 331 (7) Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho (14) Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán TK 133 (8) * Giải thích: (1) Mua NVL bvề nhập kho. (2a) Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho. (2b) Phản ánh giá trị hàng mua đi đường đã về nhập kho. (3) Phản ánh số thuế GTGT đầu vào. (4) Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL. (5) Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL. (6) Phản ánh giá trị NVL tự chế nhập kho. (7) Phản ánh giá trị NVL thừa khi kiểm kê.
16 (8) Thuể GTGT được khấu trừ. (9) Phản ánh giá trị NVL xuất kho sử dụng trong Doanh nghiệp. (10) Phản ánh giá trị NVL xuất thuê ngoài gia công. (11a) Phản ánh giá trị NVL xuất để góp vốn liên doanh. (11b) Phần chênh lệch giá trị vốn góp < giá thực tế. (11c) Phần chênh lệch giá trị vốn góp > giá thực tế. (12) Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh. (13) Phản ánh giá trị NVL thiếu khi kiểm kê. (14) Phản ánh giá trị giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 "Mua hàng". TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào, xuất trong kỳ. Kết cấu của TK như sau: Bên nợ: + Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thự tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đà bán bị trả lại... Bên có: + Trị giá thự tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. +Trị giá thự tế hàng hoá đã gửi đi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. + Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện theo sơ đồ sau:
17 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 (1) Kết chuyển NVL (3) Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111, 112, TK 111. 112, 331 ... 311, 331 ... (4a) Giảm giá hàng mua hoặc trả (2a) Trị giá NVL mua vào lại NVL cho người bán trong kỳ TK 133 TK 133 (2b) (4b) TK 621, 641, 642... Trị giá NVL (5) sử dụng trong kỳ * Giải thích: (1) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ. (2a) Trị giá NVL mua vào trong kỳ. (2b) Thuế GTGT đầu vào. (3) Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ. (4a) Giảm giá hàng mua hoằc trả lại NVL cho người bán. (5) Trị giá NVL sử dụng trong kỳ. V. hạch toán công cụ, dụng cụ (cc,dc): 1. Đặc điểm công cụ, dụng cụ: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào TSCĐ. Mặc dù CC, DC được quản lý và hạch toán giống như NVL nhưng thực tế CC, DC lại có đặc điểm giống với TSCĐ, đó là: - CC, DC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất - kinh doanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyen hình thái hiện vật ban đầu. - Về mặt giá trị, CC, DC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi vậy khi phân bổ giá trị của CC, DC vào chi phí sản xuất - kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương phàp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác kế toán vừa đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được.
18 Xét về phương thức sử dụng, CC, DC được chia làm 3 loại: CC, DC sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp (gọi tắt là CC, DC). Bao bì luân chuyển là bao bì sử dụng được nhiều lần để bao gói NVL mua vào hoặc sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau mỗi lần sử dụng bao bì luân chuyển sẽ thu hồi lại. Đồ dùng cho thuê: là những CC, DC chỉ sử dụng cho hoạt độmh cho thuê. 2. Các phương pháp phân bổ giá trị CC, DC: - Phương pháp phân bổ 1 lần: Theo phương pháp này khi xuất dùng CC, DC, kế toàn phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ xuất dùng. Phương pháp này chỉ nên sử dụng trong trường hợp giá trị CC, DC xuất dùng nhỏ hoặc thời gian sử dụng của CC, DC rất ngắn. - Phương pháp phân bổ 50%: Theo phương pháp này, khi xuất dùng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị CC, DC vào chi phí của kỳ xuất dùng. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của CC, DC báo hỏng vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ báo hỏng. Giá trị còn lại Gtt CC, DC hỏng Giá trị phế Tiền bồi (GTCL) của CC, = liệu thu thường - - Dc báo hỏng hồi vật chất 2 - Phương pháp phân bổ dần (nhiều lần) Theo phương pháp này, căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến để kế toán tính ra mức phân bổ cho một kỳ hoặc một lần sử dụng. Mức phân bổ giá trị CC, Giá trị CC, DC xuất dùng DC trong một kỳ (1 lần) = sử dụng Số kỳ hoặc số lần sử dụng Căn cứ vào mức phân bổ nói trên, định kỳ kế toán phân bổ giá trị của CC, Dc vào chi phí sản xuất - kinh doanh. 3. Hạch toán tổng hợp về công cụ, dụng cụ: 3.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán CC, Dc là TK 153 "Công cụ, dụng cụ". Nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Giá thực tế của CC, DC tăng trong kỳ (KKTX) + Giá thực tế CC, DC tồn cuối kỳ (KKĐK)
19 Bên Có: + Giá thực tế của CC, DC giảm trong kỳ (KKTX) + Giá thực tế của CC, DC tồn đầu kỳ (KKĐK) Số dư bên Nợ: + Giá thực tế của CC, DC tồn kho. TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1531 "CC, DC": Phản ánh giá trị CC, DC dự trữ để sử dụng trong doanh nghiệp. TK 1532 - Bao bì luân chuyển TK 1533 - Đồ dùng cho thuê Ngoài ra, khi doanh nghiệp hạch toán CC, DC theo phương pháp KKĐK thì kế toán còn phải sử dụng TK 611- Mua hàng. 3.2. Hạch toán CC, DC sử dụng thường xuyên tại doanh nghiệp: Hạch toán tổng hợp CC, DC theo phương pháp KKTX thì chỉ khác với hạch toán tổng hợp NVL ở các nghiệp vụ xuất dùng CC, DC cho sản xuất - kinh danh. * Khi xuất dùng CC, DC theo phương pháp phân bổ một lần, căn cứ vào giá thực tế của CC, DC, kế toán ghi: Nợ TK 627: Xuất cho các bộ phận sản xuất. Nợ TK 641: Xuất phụp vụ cho bán hàng. Nợ TK 642: Xuất phụp vụ cho quản lý DN. ... Có TK 153: Giá thực tế CC, DC xuất kho. Sơ đồ hạch toán xuất dùng cc, dc theo phương pháp kiểm kê thường xuyên TK 153 TK 627, 641 Giá thực tế CC, DC xuất dùng theo phương thức phân bổ 100% TK 142 50% phân bổ vào chi phí xuát dùng Giá thực tế CCDC 50% Gtt CC, DC hỏng GTcl (100% giá trị theo TK 152, 153 Phế liệu thu hồi phương pháp phân và tiền bồi thường bổ 50% và phương Phân bổ vào chi phí của pháp phân bổ dần) từng kỳ hạch toán
20 3.3. Hạch toán bao bì luân chuyển: - Khi xuất kho bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao bì, kế toán ghi: Nợ TK 142 Có TK 153 (1532). - Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị hư hỏng, mất mát, từ đó tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi: Nợ TK 641: Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá). Nợ TK 152: Phân bổ vào giá trị NVL nhập kho (bao gói NVL mua vào) Nợ TK 138, 811... Giá trị của bao bì bị hư hỏng, mất mát Có TK 142: Giá thực tế của bao bì phân bổ mỗi lần. - Nhận lại bao bì theo giá trị còn lại: Nợ TK 153 (1532). Có TK 142. 3.4. Hạch toán đồ dùng cho thuê: Khi xuất đồ dùng cho thuê để giao cho bên thuê, căn cứ vào giá thực té xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 142 Có TK 153 (1533): Xuất đồ dùng chuyên sử dụng để cho thuê. - Phản ánh giá trị hao mòn của CC, DC cho thuê và các chi phí khác phát sinh cho quá trình cho thuê, kế toán ghi: Nợ TK 627: Nếu doanh nghiệp chuyên kinh doanh cho thuê. Nợ TK 811: Nếu doanh nghiệp không chuyên kinh doanh về cho thuê. Có TK 142: Giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê = Mức phân bổ cho một lần cho thuê. Có TK 111, 112... Các chi phí khác liên quan đến hoạt động cho thuê. - Phản ánh thu nhập từ hoạt động cho thuê: Nợ TK 111, 112. 131: Theo thanh toán. Có TK 511: Nếu doanh nghiệp chuyên về cho thuê. Có TK 711: Nếu doanh nghiệp không chuyên về cho thuê. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Khi nhận lại đồ dùng cho thuê, kế toán xác định giá trị còn lại và ghi: Nợ TK 1533 Có TK 142.