Luận văn: Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An

Chia sẻ: Nguyen Bao Ngoc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

47
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong những năm gần đây, khi Việt Nam tiến hành nền kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh giữa các doanh nhiệp ngày càng trở nên gay gắt và khốc liệt. Chính vì vậy, để nâng cao khả năng cạnh tranh, thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý khác nhau trong đó hạch toán kế toán được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bởi nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An

Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An Trang 1
Lời nói đầu Trong những năm gần đây, khi Việt Nam tiến hành nền kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh giữa các doanh nhiệp ngày càng trở nên gay gắt và kh ốc liệt. Chính vì vậy, để nâng cao khả năng cạnh tranh, thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý khác nhau trong đó hạch toán kế toán được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bởi nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và có lãi. Qua việc hạch toán đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể tìm cách hạ thấp được chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm ăn có lãi, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Hơn nữa, xét riêng trong các doanh nghiệp sản xuất thì có một yếu tố cơ bản quyết định đến giá thành và chất lượng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến việc cạnh tranh của doanh nghiêp với các doanh nghiệp khác, đó chính là vật liệu đầu váo. Có xác định đúng, có ổn định nguồn vật liệu, cũng nh ư tính đúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất thì mới có thể góp phần giảm bớt được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, có thể thấy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh trên thị trường . Với ý nghĩa này , kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Khoá Bảo AN, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An”. N goài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Ph ần 1. Tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An Ph ần 2. Một số kiến nghị nhằm ho àn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An. PHần 1 Trang 2
Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH KHoá Bảo An I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh v à tổ chức công tác kế toá n 1 . Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH khoá Bảo An Công ty TNHH khoá Bảo An là một công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty đư ợc th ành lập từ năm 2000 với số vốn đ iều lệ: 1.000.0000.000 đ Trụ sở giao dịch hiện nay của Công ty là 195D Phố Đại La - Hai Bà Trưng- Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh của Công ty là:  Sản xuất các chi tiết khoá, chốt khoá, và khoá các loại,  Buôn bán khoá các loại Tiền thân của công ty là Tổ hợp tác - Khoá Việt Trung với số lượng nhân viên chỉ có hơn 10 người đ ược thành lập thành lập từ năm 1997 với mặt hàng sản xuất và kinh doanh chính là : khoá cầu treo, khoá tủ, khoá ke mon, một số chi tiết của các lo ại khoá. Đến năm 2000 từ tổ hợp tác Khoá Việt Trung phát triển lên công ty TNHH khoá Bảo An nên công ty vẫn tận dụng đư ợc các quan hệ với các đối tác cũ đồng thời đ ã tạo thêm được nhiều khách hàng mới. Các chủng loại khoá của công ty sản xuất và buôn bán với mẫu mã sản phẩm đa d ạng và giá cả phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng nên đang được nhiều khách h àng chấp nhận, Khách hàng của công ty tập trung chủ yếu ở miền Bắc và miền Trung. Với các khách hàng quan trọng của công ty là các công ty thương mại, các cửa hàng bán buôn ở các tỉnh như: công ty TNHH Thành Đô, Cửa h àng Hùng Cường, Cửa hàng Chị Loan... Tới nay, trải qua gần 4 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, Với sự nỗ lực cố gắng của giám đốc cũng như của to àn th ể nhân viên trong công ty, công ty TNHH khoá Bảo An đ ã đạt được những th ành tích đáng khích lệ. Điều đó đư ợc thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh một số năm như sau: Trang 3
Bảng 1 : Một số kết quả kinh doanh trong các năm 2000-2001-2002 Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1146580 1436200 1620120 Doanh thu bán hàng 1013530 1265700 1412600 Giá vốn hàng bán 17800 24600 27320 Chi phí bán hàng 38650 54000 61350 Chi phí quản lý doanh nghiệp 76600 91900 118850 Lợi nhuận trước thuế 24512 29408 38032 Thuế TNDN 52088 62492 80818 Lợi nhuận sau thuế 650 750 800 Thu nhập bình quân 1 Lao động Như vậy doanh thu cũng nh ư lợi nhuận của công ty đều tăng trong 3 năm 2000, 2001, 2002. Đây là một nỗ lực lớn của công ty. Tuy nhiên chi phí quản lý của doanh nghiệp cũng tăng khá nhanh sở dỹ nh ư vậy là do chủ yếu tăng lương của nhân viên các phòng ban lên là chủ yếu đ ể kích thích n gười lao động tăng cường cống hiến cho công ty. 2 . Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty 2 .1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Đứng đầu công ty là giám đ ốc, trực tiếp điều hành và qu ản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc có một trợ lý giám đốc cùng với các phòng chức năng. Các phòng chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các phòng ban như sau:  Phòng kế hoạch và kinh doanh: Có nhiệm vụ: - Trên cơ sở căn cứ vào định mức tiêu hao, giá thành sản phẩm cũng như giá b án của sản phẩm Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ ngắn hạn cũng như dài hạn Xây dựng kế hoạch cho năm sau, kỳ sau, Xây dựng và thực hiện các kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, Trang 4
- Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhằm nắm b ắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, giới thiệu quảng bá sản phẩm...để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty.  Phòng kế toán tài chính : Có nhiệm vụ là: Cập nhật các chứng từ kế toán , theo dõi và thực hiện các công tác kế toán, xử lý và cung cấp các thông tin tài chính. Từ đó giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ: Tuyển dụng bố trí sắp xếp lao động cho phù hợp với trình độ cung như công việc được giao trong công ty Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lưu trữ, tạp vụ, các công tác quản trị hành chính.  Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ là  Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp các bản vẽ kỹ thuật  Triển khai các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước để đưa vào sản xuất, chế tạo sản phẩm, Sửa chữa các máy móc thiết bị của công ty. Điều đó đư ợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH khoá Bảo An Giám Tr lý giám Phòng Phòng Phòng Phòng k k k t toán ho ch thu t ch c tài và kinh hành chính chính doanh Phân x ng s n xu t Trang 5
2.2. Đặc điểm bộ máy sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty a / Bộ máy sản xuất  Đội cơ khí bao gồm các tổ : tổ dập, tổ khoan... Nhiệm vụ chủ yếu làm các công việc khoan lỗ khoá, dập ch ìa. khoan cắt các chi tiết. Ngo ài ra đội cơ khí còn thực hiện làm các chi tiết sản phẩm như bản lề, chốt cửa...  Đội sơn mạ gồm có tổ đánh bóng, tổ mạ, tổ sơn... Nhiệm vụ chủ yếu của đội n ày là sơn m ạ quai khoá, bản lề, chốt cửa, Crêmôn...  Đội lắp ráp gồm các tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ bao gói ... đội lắp ráp có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời khác nhau để tạo ra những sản phẩm ho àn ch ỉnh. Đồng th ời thực hiện việc đóng gói, dán nhãn hiệu các sản phẩm, sắp xếp sản phẩm vào kho. b / Quy trình công nghệ Công ty TNHH khoá Bảo An là công ty chuyên sản xuất các mặt hàng khoá phục vụ tiêu dùng, phụ tùng phụ kiện của khoá bằng kim loại. Máy móc sử dụng của công ty chủ yếu là những máy móc của những năm 80 và những năm 90, bên cạnh đó còn có những máy móc đơn giản hiện đại mới của Nhật và Trung Quốc. Lo ại h ình sản xuất của Công ty là liên tục khâu sau nối tiếp khâu trước, qui mô sản xuất thuộc loại nhỏ Các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một qui trình sản xuất theo cùng một phương pháp công ngh ệ, song giữa các loại, các sản phẩm có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, về mặt kỹ thuật. 3 . Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH khoá Bảo An 3 .1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thức hiện ở phòng kế toán tài chính của công ty từ khâu vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo và kiểm tra kế toán . Phòng kế toán tài chính của công ty gồm có 5 người. Đứng đầu là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời có tính chất tham m ưu giữa kế toán trưởng với kế toán phần h ành. Ngoài ra có các kế toán phần hành là:  Kế toán vật tư  Kế toán tiền lương kiêm thanh toán  Kế toán tiêu thụ  Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Trang 6
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung to àn bộ công tác kế toán ở công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc về mặt cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời là người tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nh ập, xuất, tồn kho th ành ph ẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kế toán theo đ ịnh kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán vật tư có trách nhiệm theo dõ i chi tiết, tổng hợp tình hình nh ập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư sử dụng cho sản suất sản phẩm Kế toán tiền lương kiêm thanh toán: có nhiệm vụ tính lương, các khoản phụ cấp và các kho ản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhà nước, theo dõi các khoản phải thu phải trả. Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày, Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích nộp khấu hao TSCĐ. 3 .2. Chính sách k ế toán áp dụng tại công ty Hiện nay tại công ty TNHH khoá Bảo An áp dụng chính sách kế toán sau: - Niên đ ộ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng - Phương pháp nộp VAT : phương pháp kh ấu trừ - Phương pháp đ ịnh giá hàng tồn kho : theo giá nh ập trước xuất trước - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao tuyến tính - Hình thức kế toán : Hiện nay công ty TNHH khoá Bảo An đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. II. kế toán nguyên v ật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An. 1 . Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty Là một công ty có qui mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt h àng khoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng .... nên công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau được sử dụng cho quá trình sản xuất như thép các loại (thép lá, thép inox, thép góc, thép vuông ...), nhôm, đồng, bi, các loại hoá chất, ... Tuy nhiên với trình độ nghiệp vụ Trang 7
cũng như tinh th ần trách nhiệm cao, cán bộ quản lý kế toán nguyên vật liệu của công ty đã có nhiều biện pháp để quản lý khá chặt chẽ nguyên vật liệu. Từ đó có thể đ ảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho qui trình sản xuất, tạo điều kiện cho công ty hoạt động sản xuất liên tục. Trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, để quản lý có hiệu quả một khối lư ợng lớn nguyên vật liệu nh ư vậy, thì trư ớc tiên công ty đ ã tiến h ành phân lo ại vật liệu trên cơ sở đặc điểm, vai trò, công dụng của từng thứ, lo ại vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm, cụ thể là: - Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại như thép, nhôm, đồng, ổ bi, thân khoá, lõi khoá, bi, phôi chìa khoá ... - Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so, ... - Phụ tùng thay thế như là dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi, ... - Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt, ... - Vật liệu khác như hộp giấy crêmôn, hòm gỗ... Nhờ cách phân loại hợp lý như trên mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu, từ đó có thể cung cấp những thông tin khá chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ , sử dụng vật liệu một cách hợp lý. Ngoài ra, đ ể quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả th ì việc tính giá n guyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng. Vì vậy ở công ty TNHH khoá Bảo An thì việc tính giá vật liệu được tính theo phương pháp nh ập trước xuất trước. Bằng việc sử dụng ph ương pháp này đ ể tính giá nguyên vật liệu đã giúp công ty ghi sổ đơn giản và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép của kế toán 2 . Tổ chức hạch toán nguy ên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An 2 .1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty TNHH khoá Bảo An đ ã sử dụng hệ thống các chứng từ kế toán bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Biên b ản kiểm nghiệm vật tư ... 2 .1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu Trang 8
Theo ch ế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Th ực tế ở công ty TNHH khoá Bảo An, khi các vật liệu được giao đến công ty , nhân viên phòng kỹ thuật cùng nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến h ành kiểm tra về số lượng, chất lượng, qui cách vật tư rồi viết biên b ản kiểm nghiệm vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn GTGT của bên bán. Trường hợp chưa có hoá đ ơn th ì căn cứ vào h ợp đồng mua bán giữa hai bên đ ể kiểm nghiệm.Các vật liệu nào không đ ạt tiêu chuẩn như quy cách thì công ty đ ều không cho nhập kho m à yêu cầu b ên bán chuyển ngay cho công ty các vật liệu đ ã ký theo hợp đồng. Ví d ụ : Biểu số 1- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Số lượng, chất lư ợng, giá cả) Hôm nay, ngày 07 tháng 03 năm 2003 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: 1 . Bà Nguyễn Văn Tú KHKD - Trư ởng ban 2 . Bà Nguyễn Thị An Kỹ thuật - Uỷ viên 4 . Bà Phạm Anh Vân Thủ kho - Uỷ viên Căn cứ vào hoá đơn số 08597 ngày 01 tháng 03 năm 2003 của công ty TNHH Vân An hoặc theo hợp đồng số ... ngày ... / ... / ... đ ã kiểm nghiệm các loại vật tư sau Phương thức kiểm nghiệm : Cân thực tế Số lượng tt Tên nhãn Đơn vị Theo Thực tế Đúng qui Không đúng hiệu, qui cách tính chứng kiểm cách phẩm qui cách vật tư từ nghiệm chất phẩm chất A B 1 2 3 4 5 Vòng long đen Kg 100 100 Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty Thủ kho Kỹ thuật Chủ hàng KHKD Trang 9
Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau đó nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh căn cứ vào biên bản kiểm n ghiệm vật tư làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập. Phiếu nhập kho có chữ ký của nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh, thủ kho, bên giao hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Ví d ụ : Biểu số 2 - Phiếu nhập kho phiếu nhập kho Đơn vị: Cty khoá Mẫu số 01-VT Ngày 07 tháng 03 năm 2003 Bảo An QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 1 -11-1995 của BTC Số : 97 Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Vân An Nợ : 1521 Theo biên b ản kiểm nghiệm vật tư ngày 07 tháng Có : 331 03 năm 2003 Nhập tại kho công ty Đơn Số lượng TT Tên nhãn Mã hiệu, qui cách số vị Đơn Thành Thực Theo phẩm chất vật tính chứng nhập tiền giá tư từ A B C D 1 2 3 4 1 Vòng long Kg 100 100 50000 5 .000.000 đen Cộng : 5.000.000 đ (Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng chẵn Nhân viên Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đ ơn vị Phòng KH& KD (Ph ần định khoản do kế toán vật tư thực hiện ) Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký như trên trong đó: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch và kinh doanh Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm n ghiệm vật tư (n ếu có) và các chứng từ liên quan trong trường hợp trong trường h ợp mua vật tư thanh toán ngay. Trang 10
Riêng với trường hợp vật tư nh ập kho nhưng thanh toán ch ậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này 2 .1.2. Thủ tục xuất kho vật liệu Tại công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được xuất sử dụng chủ yếu phục vụ cho sản xuất. Tại các đội sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất, rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng kế hoạch và kinh doanh. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh viết phiếu xuất kho theo lượng yêu cầu đó. Phiếu xuất kho vật tư được lập thành 3 liên, trong đó: - Liên 1 : Phòng kế hoach và kinh doanh lưu - Liên 2 : Thủ kho sử dụng để ghi chi tiết, cuối tháng chuyển cho KT vật liệu - Liên 3 : Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Ví d ụ : Biểu số 3 - Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Mẫu số 01/VT Ngày 09 tháng 03 năm 2003 QĐ 1141 TC/CĐKT ngày 01-11 -1995 Họ , tên người nhận h àng : Tổ lắp ráp Số 196 Lý do xuất kho : lắp khoá 10 Nợ : 621 Xuất tại kho công ty Có : 1521 T Tên nhãn hiệu, qui Mã Số lượng Thành ĐV Đơn giá T cách vật tư tính vật tiền Yêu Thực tư cầu xuất 1 kg 4,5 4 ,5 81.000 364.500 Bi thân  2,5 x4 2 - 10 10 83.000 830.000 Bi thân  2,5 x5 Cộng 1.194.500 (Viết bằng chữ ): Một triệu một trăm chín tư ngàn năm trăm đồng Phụ trách Thủ trưởng Kế toán Người nhận Thủ Trang 11
cung tiêu đơn vị trưởng kho Nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuống cho thủ kho, sau đó thủ trưởng hay công nhân của phân xưởng đó xuống nhận vật tư theo phiếu xuất. Tuy nhiên, việc xuất vật tư theo yêu cầu của sản xuất còn ph ải căn cứ vào đ ịnh mức vật tư được cấp do phòng kế hoạch lập, nếu không có thể gây ra lãng phí vật tư m à kế toán vật tư không kiểm soát được. 2 .1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ, lo ại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủn g lo ại và giá trị. Tại công ty TNHH khoá Bảo An, để hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụng phương pháp th ẻ song song. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH Khoá Bảo an Th kho Phi u xu t Phi u nh p S k toán chi ti t B ng kê t ng h p nh p - xu t - t n Trong đó: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty diễn ra như sau:  Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của các nguyên vật liệu về mặt số lượng.Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi Trang 12
chép số thực nhập, thực xuất vào th ẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ tuỳ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sau khi ghi th ẻ kho xong, thủ kho chuyển chứng từ về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên th ẻ kho để tính ra số lư ợng h àng tồn kho cuối kỳ và đ ối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế toán. Và theo nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng ph ải đối chiếu số thực tồn trong kho và số ghi trên thẻ kho. Nếu có sự chênh lệch phải tiến h ành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho phù hợp với số thực tế kiểm kê. Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện được do có rất nhiều loại vật liệu ở kho, việc kiểm tra mất nhiều công sức và thời gian nên công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối từng quý. Ví d ụ : Biếu số 4 – Thẻ kho Đơn vị : Công ty TNHH thẻ kho Mẫu số 01/VT Khoá Bảo An Ngày lập thẻ 07/03/2003 Tờ số : 40 - Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư : Bi thân  2,5 x 4 - Đơn vị tính : kg T Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Kí xác T nhập, Nh ập Xu ất Tồn nhận Số Ngày xuất của KT hiệu tháng Tồn tháng 2 5,5 Nhập kho cty 1 139 7 /3 7/3 12 17,5 Xuất Tổ lắp 2 195 8 /3 8/3 6,5 11 Xuất Tổ lắp 3 196 9 /3 9/3 4,5 6,5 Nhập kho cty 4 156 18/3 18/3 5 11,5 Xuất Tổ lắp 5 219 25/3 25/3 4,5 7 Tồn tháng 3 7  Tại phòng kế toán : Định kỳ 05 ngày m ột lần , kế toán chi tiết vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất. Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết được mở cho từng vật liệu có kết cấu tương tự như thẻ kho nh ưng theo dõi cả về mặt số lượng và Trang 13
giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho và trên cơ sở đó lập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho và cho toàn doanh nghiệp. Trang 14
Ví d ụ : Biếu số 5 - Sổ chi tiết Đơn vị : Công ty TNHH Khoá Bảo An sổ chi tiết vật liệu Tháng 3 năm 2003 Tên vật liệu : Bi thân  2,5 x 4 - Tài kho ản : 1521 Đơn vị: 1000 đồng - Chứng từ Diễn giải Đơn Nhập Xuất Tồn Ngày tháng giá Số Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Ngày h iệu tháng Tồn tháng 2 81 5,5 445,5 Nhập kho cty 10/31 139 7/3 81 12 972 17,5 1417,5 Xuất Tổ lắp 0/3 195 8/3 81 6 ,5 526,5 11 891 Xuất Tổ lắp 10/3 196 9/3 81 4 ,5 364,5 6,5 526,5 Nhập kho cty 20/3 156 18/3 80 5 400 11,5 926,5 Xuất Tổ lắp 25/3 219 25/3 81 4 ,5 364,5 7 562 Tồn tháng 3 7 562 Trang 15 T
Bằng việc ghi sổ như vậy đ ã giúp công ty đ ơn giản trong ghi sổ, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép từ đó có thể theo dõi được tình hình nh ập - xu ất - tồn kho nguyên vật liệu. 2 .2. Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An  Kế toán tổng hợp nhập vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm, h àng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ n ên kế toán tổng hợp nhập vật liệu ở công ty sử dụng một số tài khoản : TK 1331, TK 152 (chi tiết), TK 331, TK 1111, TK1121, ...  Nhập vật liệu do mua ngoài: ở công ty, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) , tuỳ từng trường hợp kế toán tiến hành hạch toán như sau:  Khi mua hàng thanh toán ngay, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) - Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 1121 - Tổng giá thanh toán Ví dụ: Khi mua phôi chìa khoá theo phiếu nhập kho số 90 ngày 04/03/2003 và hoá đơn GTGT số 08278 của công ty TNHH Thành Đô, phiếu chi số 125, kế toán Nợ TK 1521: 3.620.000 ghi: Nợ TK 1331 : 181.000 Có TK 1111 : 3.801.000  Khi mua hàng thanh toán chậm, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 331 Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc viết phiếu chi thanh toán tiền mua h àng, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 1111, 1121 Ví dụ : Khi mua vòng long đen của công ty TNHH Vân An, căn cứ vào phiếu nhập kho số 97 ngày 07/03/2003 và hoá đơn GTGT số 08597 , kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 5.000.000 Nợ TK 1331 : 250.000 Có TK 331 : 5.250.000 Sau đó khi kế toán thanh toán cắt séc chi trả tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 5.250.000 Trang 16
Có TK 1121: 5.250.000  Nếu trong quá trình mua hàng có phát sinh chi phí vận chuyển sẽ đư ợc thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 1111 Ví dụ: Khi mua thanh thép dẹt dùng lắp khoá clemon của xưởng cơ khí Hùng Phát ngày 28/03, chi phí thuê vận chuyển là 88.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 80.000 Nợ TK 1331 : 8.000 Có TK 1111 : 88.000  Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu nhưng vật liệu ch ưa về nhập kho, căn cứ vào số tiền đã chi, kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với ngư ời bán theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1111, 112 Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán Nợ TK 152 (chi tiết) ghi: Nợ TK 1331 Có TK 331  Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ kế hoạch và kinh doanh sẽ viết đơn xin tạm ứng. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã được giám đốc xét duyệt, kế toán viết phiếu chi và ghi sổ chi tiết TK 141 – “Tạm ứng” : Nợ TK 141 Có TK 1111 Khi vật tư về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán vật tư ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 141 Sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng nếu còn th ừa tiền sẽ nộp quĩ và ghi: Nợ TK 1111 Có TK 141  Nhập vật liệu tự chế Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi trị giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết) Trang 17
Có TK 154 Kế toán theo dõi trên sổ cái TK 152 theo giá thực tế phát sinh. Sở dĩ như vậy là vì mặt h àng tự chế ở công ty không nhiều, việc theo dõi đơn giản. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 145 ngày 13/03/2003, trị giá thực tế vật liệu nhập kho là 2.250.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 2.250.000 Có TK 154 : 2.250.00  Nhập vật liệu do thừa trong sản xuất Ví dụ : Căn cứ phiếu nhập kho số 159 ngày 20/03/2003, trị giá vật liệu thu hồi nhập kho là 698.500đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 698.500 Có TK 621 : 698.500  Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là các sản phẩm chủ yếu, có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Vật liệu ở công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất. Khi vật liệu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất trên phiếu xuất kho, kế toán phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng rồi căn cứ vào số thực xuất và đơn giá đ ể tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho Để phản ánh tình hình xuất vật liệu công ty sử dụng một số tài khoản như TK 152 (chi tiết ), TK 621, TK 627, TK 154, ...Việc hạch toán vật liệu tùy theo mục đ ích sử dụng, kế toán phản ánh nh ư sau:  Nếu xuất kho dùng cho sản xuất nh ư sản xuất các loại khoá, ... kế toán ghi : Nợ TK 621 giá thực tế vật Có TK 152 (chi tiết) liệu xuất kho Ví dụ : Phiếu xuất kho 196 ngày 09/03/2003, trị giá vật liệu xuất dùng là 1 .194.500 đ , Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 621 : 1.194.500 Có TK 1521 : 1.194.500 Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất chung, kế toán ghi Nợ TK 627 Có TK 152 (chi tiết) Ví dụ: Phiếu xuất kho 185 ngày 05/03/2003 xu ất dầu máy để bôi trơn máy ở phân xư ởng, trị giá xuất dùng 250.000 đ, kế toán ghi Nợ TK 627 :250.000 đ Có TK 1522 : 250.000 đ  Nếu xuất kho vật liệu tự gia công, kế toán ghi Trang 18
Nợ TK 154 Có TK 152 (chi tiết) Chi phí chi gia công (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 1111 Ví dụ: Phiếu xuất kho 183 ngày 04/03/2003 , xuất đồng cây  12 cho tổ cơ khí đ ể tự gia công, trị giá trên phiếu xuất kho là 1.300.000, kế toán ghi: Nợ TK 154 : 1.300.000 Có TK 1521 : 1.300.000  Kế toán tổng hợp vật liệu Hàng tháng để phục vụ cho kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh, từ đó ghi vào các sổ cái liên quan : sổ cái TK 1521, 1522, 331,... Ví d ụ : Biểu số 6 - Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chung Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Diễn giải tài Nợ Ngày Có Số khoản Mang sang 318.350.500 318.350.500 183 04/03 Xuất đồng cây  12 cho tổ 154 1.300.000 1522 1.300.000 cơ khí tự gia công Mua phôi chìa khoá về NK 90 04/03 1521 3620.000 1331 181.000 1111 3.801.000 Xuất dầu máy để bôi trơn 627 185 05/03 250.000 máy 1522 250.000 139 07/03 1521 972.000 Mua bi thân  2,5 x 4 1331 48.600 nhập kho công ty 1111 1020.600 Mua vòng long đ en về nhập 1521 97 07/03 5.000.000 kho 1331 250.000 331 5.250.000 195 08/03 621 526.500 526.500 Xuất bi thân  2,5 x 4 1521 cho tổ lắp 196 09/03 Xuất bi thân  2,5 x 4 và 621 1.194.500 1521 1.194.500  2,5 x 5 cho tổ lắp Trang 19
. . .. .. .. . . . . Cộng dồn trang 389.735.600 389.735.600 Sổ cái Năm 2003 Tên tài khoản : Nguyên vật liệu chính Số hiệu : 1521 Chứng từ Số phát sinh TK Diễn giải đối ứng Số Nợ Ngày Có Số trang trước chuyển sang 82.562.000 04/03 Mua phôi chìa khoá về nhập kho 90 1111 3620.000 139 07/03 Mua bi thân  2,5 x 4 nhập kho công ty 1111 972.000 07/03 Mua vòng long đ en về nhập kho 97 331 5 .000.000 195 08/03 Xuất bi thân  2,5 x 4 cho tổ lắp 621 526.500 196 09/03 Xuất bi thân  2,5 x 4 và  2,5 x 5 cho tổ lắp 621 1.194.500 . . .. .. .. . . . . Cộn g dồn trang 78.945.000 III. đánh giá về công tác kế toán vật liệu củA công ty TNHH khoá Bảo An Công ty TNHH khoá Bảo An là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt h àng khoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng. Trải qua các năm hoạt động, công ty đ ã đ ạt được nhiều th ành tích, hoạt động sản xuất có lãi và đặc biệt sản phẩm của công ty đ ã chiếm được lòng tin của đa số người tiêu dùng. Để góp phần vào những thành công đó, công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty đã có nhiều cố gắng đáng kể. Điều đó đư ợc thể hiện qua những nét sau:  Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty : Cơ cấu bộ máy kế toán đ ược tổ chức theo hình th ức tập trung là hợp lý, phù h ợp với qui mô sản xuất vừa của công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, tuân theo quy định của nh à nước và các quy đ ịnh khác của công ty, cán bộ kế toán vật tư nói riêng cũng như toàn bộ các cán bộ kế toán khác có trình độ chuyên môn và nhiệt tình, có tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc.  Công tác k ế toán nguyên vật liệu Trang 20