LUẬN VĂN: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long

Chia sẻ: Nguyen Hai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:102

Thêm vào BST

Báo xấu

277
lượt xem 100
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngay từ những năm đầu của thế kỷ 20 khi mà nền khoa học kỹ thuật có những bước phát triển mang tính đột phá thì công nghệ tin học cũng nằm trong vòng xoáy của sự phát triển đó. Sự phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của công nghệ tin học đã có tác động rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá…Đặc biệt trong công tác quản lý như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự ......

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long

LUẬN VĂN: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long
Lời mở đầu Ngay từ những năm đầu của thế kỷ 20 khi mà nền khoa học kỹ thuật có những bước phát triển mang tính đột phá thì công nghệ tin học cũng nằm trong vòng xoáy của sự phát triển đó. Sự phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của công nghệ tin học đã có tác động rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá…Đặc biệt trong công tác quản lý như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự ... CNTH cùng với các sản phẩm của nó có một vai trò rất quan trọng, là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý nắm bắt cập nhật thông tin nhanh chóng kịp thời từ đó có thể ra quyết định một cách hiệu quả hơn, kinh tế hơn trong quá trình quản lý. Quản lý lao động tiền lương luôn là vấn đề đáng quan tâm mà hầu hết các cơ quan xí nghiệp hay bất kì một doanh nghiệp cũng như các cơ sở kinh doanh nào đều cần đến. “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động“ thực chất cũng phản ánh được một phần nào đó qua sự quản lý tiền lương và đưa ra các chính sách về lương. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý con người cũng như lao động tiền lương càng cần được quan tâm nhiều hơn và sự phức tạp ngày càng phong phú. Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em đã được khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lương tại một trong số các khách hàng của công ty - đó là Công ty thiết bị điện Cửu Long. Đây là một công ty cổ phần có qui mô không lớn do vậy vẫn đang trong quá trình phát triển và tự khẳng định nên đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thích hợp. Trên cơ sở tình hình thực tế cần phát triển hệ thống tính lương nhằm đáp ứng được tốt những yêu cầu của công ty, em đã quyết định chọn đề tài " Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long" làm đề tài cho chuyên đề thực tập này. Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau: Ch¬ng 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu.
Ch¬ng 2: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống. Giới thiệu về tiền lương và các khoản trích theo lương. Ch¬ng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tiền lương tại Công ty Thiết bị điện Cửu Long. Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm. Chương 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu I. Giới thiệu chung về cơ sở thực tập. 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long được thành lập theo giấy phép thành lập số 4366GP/TLDN ngµy 21 th¸ng 5 n¨m 1999 cña Uû ban nh©n d©n Thµnh phè Hµ néi cÊp. Có giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 tháng 5 năm 1999 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xây dựng số 261/SXD – CC do Sở Xây dựng Hà Nội cấp. Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty đã khẳng định và giữ vững được vị trí kinh doanh của mình trên thị trường và chưa có một sự thay đổi đáng kể nào. 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty Công ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xây dựng là: - NhËn thÇu c¸c c«ng viÖc x©y dùng gåm : + Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35KV.
+ X©y l¾p c¸c c«ng tr×nh ®iÖn tö, ®iÖn d©n dông, ®iÖn c«ng nghiÖp víi ph¹m vi ho¹t ®éng trong c¶ n-íc. + Kinh doanh các ngành nghề : - Bu«n b¸n t- liÖu s¶n xuÊt, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là vật tư, thiết bị điện, điện tử). - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. - Sản xuất, lắp ráp thiết bị điện tử, điện công nghiệp, điện dân dụng. - Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng vật tư thiết bị điện. 3. Vị thế của công ty. Víi mô hình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nên công ty cũng găp phải những khó khăn chung như găp gỡ khách hàng, mời thầu... Tuy nhiên mới có mặt trên thị trường trong một thời gian không dài nhưng công ty có đội ngũ cán bộ kỹ sư, công nhân năng động lành nghề và đầy kinh nghiệm nên đã dần đánh dấu được tên tuổi của mình bằng việc hoàn thành tốt những công viêc đòi hỏi kỹ thuật cao. Việc đầu tư máy móc, thiết bị phục vụ trong quá trình thi công cũng được công ty đặc biệt lưu ý, vì vậy công ty luôn sẵn sàng đáp ứng được mọi đòi hỏi về kỹ thuât, mỹ thuật trong quá trình thi công, xây lắp. 4. C¬ cÊu tæ chøc - Bộ máy quản lý : Do đặc thù là một công ty có ngành nghề kinh doanh nhỏ nên để hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý được tốt, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình gọn nhẹ. Giám đốc Phó giám đốc kinh Phó giám đốc kĩ Kế toán trưởng doanh thuât
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. - C«ng ty + Phßng kinh doanh : * Tæ chøc cung cÊp vËt t- cho c«ng tr×nh, cho kh¸ch hµng. * Th-¬ng th¶o hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸. * Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trường. + Phßng kü thuËt : * Gi¸m s¸t kü thuËt c«ng tr×nh. * Tổ chức điều thi công xây lắp dự án. + Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật tư hàng hoá. + Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán công tác kế toán.
Ban gi¸m ®èc Phßng kinh Phòng kế toán Phßng kÜ thuËt Thñ kho doanh Kế toán tổng hợp §éi trëng thi c«ng Kế toán thanh to¸n Kế toán vật tư C«ng nh©n kÜ thu©t Kế toán thuế C«ng nh©n thuª ngoµi Thủ quĩ S¬ ®å tæ chøc c«ng ty. 5. Giới thiệu công tác quản lý tiền lương tại công ty. - Mỗi nhân viên đều có hệ số lương căn bản (HSLCB), tiền lương của nhân viên nào được tính theo hệ số và ngày công của nhân viên đó. - Do tính chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện các công trình về điện nên việc tính lương được chia ra 2 loại :
+ Lương đối với các nhân viên văn phòng (có hợp đồng dài hạn và ngắn hạn). + L-¬ng ®èi víi c¸c c«ng nh©n thuª kho¸n trong tæng c«ng tr×nh thi c«ng. L-¬ng cña nh©n viªn hîp ®ång dài hạn (HĐDH) và nhân viên hợp đồng ngắn hạn (HĐNH) có sự khác nhau căn bản : HSLCB cña H§DH > HSLCB cña H§NH  Cách tính lương - §èi víi nh©n viªn c«ng ty : Mặc dù là công ty tư nhân nhưng công ty vẫn thực hiện tính lương theo hệ số giống như các công ty nhà nước, song khuyến khích bằng việc tăng mức lương tối thiểu so với quy định của nhà nước. Lương thực lĩnh = Lương chấm công + PC trách nhiệm + PC lưu động + PC khu vực + Tiền ăn trưa + Tiền làm thêm – BHXH – BHYT (nếu có) Cũng giống như các công ty tư nhân với xu thế hiện nay đóng bảo hiểm cho nhân viên. Làm như thế, công ty dã một phần giúp đảm bảo cuộc sống cho nhân viên sau này. Đây là chế độ ưu đãi mà trước kia chỉ có các công ty nhà nước mới có. Lương chấm công = (Lương cơ bản/Số ngày công quy định) * Sè ngµy c«ng cña nh©n viªn L¬ng c¬ b¶n = HSLCB cña nh©n viªn * L¬ng tèi thiÓu - Ngoài tiền lương được lĩnh theo cách tính như trên mỗi nhân viên còn được lĩnh tiền thưởng và tiền nghỉ hưởng BHXH mỗi tháng - §èi víi c«ng nh©n thuª kho¸n : Do c«ng việc thi công trong mỗi công trình không thể trả lương theo hệ số, cũng không thể ký hợp đồng với quá nhiều công nhân. Nên khi mỗi công trình được
khởi công thì các đội trưởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lương khoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành. Việc này do đội trưởng quyết định và thông qua ban giám đốc duyệt. II. Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu. 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu. 1.1. Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng tin häc t¹i c«ng ty. Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty tư nhân với quy mô trung bình, có số lượng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc khác nhau. Hiện nay, để tính lương cho nhân viên thì công ty đang sử dụng bảng tính Excel và công việc này chủ yếu được thực hiện bằng tay. Việc quản lý tiền lương không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kết hợp với việc dùng sổ sách. 1.2. Nh÷ng bÊt cËp trong viÖc ¸p dông tin häc ho¸ hiÖn nay. - Việc tính lương đôi khi chưa thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầm lẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty. - Qu¸ tr×nh cËp nhËt và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mất thời gian, làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động cũng như sự phát triển của công ty. - Việc tính lương chủ yếu được thực hiện bằng tay đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi được thiếu sót. - Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính lương cũng gặp phải những bất lợi như : + Tăng chi phí trong việc lưu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớn song không đáng có.
+ Trong tr-êng hîp x¶y ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốn nhiều công sức. - Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũng không đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Bởi Excel chỉ là một công cụ tính toán chính xác và nhanh chóng nhưng nó không có khả năng quản lý một hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm được thông tin đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Từ thực trạng đó, công ty muốn mở rộng qui mô và phát triển lớn mạnh hơn nữa để theo kịp với sự phát triển không ngừng của xã hội thì phải có một đội ngũ quản lý cũng như cần phải có một phần mềm tin học để ứng dụng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả nhất. 2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu. Công tác quản lý tiền lương là một bộ phận quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực. Bởi việc đưa ra các chính sách về lương thoả đáng sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng như niềm tin của nhân viên đối với tổ chức. Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ trực tiếp cho việc trả lương đối với từng nhân viên như : theo dõi toàn bộ tiến độ các dự án, năng lực ... và lập bảng thống kê là khá lớn. Chỉ tính riêng công tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian. Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con người phải cần đến rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp. Mọi công việc đó, từ quản lý đến kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức. Do đó, không đáp ứng được thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu chưa đủ độ tin cậy cao trong quản lý. Chính vì vậy, việc đưa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lương sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó. Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác đủ độ tin cậy cao trong quản lý.
Nó đưa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúp việc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo được kịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công. Từ đó, tạo điều kiện cho việc quản lý được chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý được nhanh chóng. 3. Công cụ thực hiện đề tài. Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như các ngôn ngữ lập trình. Vì vậy, một vấn đề đặt ra cho các nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin häc nµo ®Ó x©y dùng ch-¬ng tr×nh. Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phân tích và thiêt kế hệ thống. 3.1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro - C¬ së d÷ liÖu lµ g× ? Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu. Các tệp tin của CSDL là thành phần của một bộ chương trình nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất các tệp tin CSDL. Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn thông thường bởi vì chúng được liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc CSDL. Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện hoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL. Nếu là người có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông qua thư mục hay thư mục con. Nếu như vậy, bạn đã là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi. Nhưng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều người nhưng lại không muốn hai người cập nhật dữ
liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). - Hệ quản trị cơ sở dữ liÖu (HQTCSDL) lµ g× ? HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này. HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL. - C¬ së d÷ liÖu quan hÖ. Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ. Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng) có thể thao tác như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Ví dụ : thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp. Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table). Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin. - Kh¶ n¨ng cña RDBMS.
RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính : + Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu. + Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này. + Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu. Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng. Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lượng dữ liệu lớn. - Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997. Nó tiện dùng để thao tác và lập chương trình cho các bài toán quản lý. Các thông tin cho các bài toán quản lý thường là các bảng hai chiều, được tạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có nhiều trường. Visual Foxpro giúp người sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng và chính xác trên chúng như : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo. Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con người trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động.
Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang được ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội. ở bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro. Do những ưu việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến. 3.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Tr-íc ®©y, chóng ta th-êng quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro… Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn và người sử dụng. Visual Foxpro được trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chương trình phục vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả.
Chương 2 Các Phương pháp luận cơ bản I. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống. 1. Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT. Môc tiªu cuèi cïng cña nh÷ng cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. C©u hái ®Çu tiªn cña viÖc ph¸t triÓn mét HTTT míi lµ cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển HTTT? Sự cần thiết phải phát triển một HTTT là do một số nguyên nhân tóm lược sau : - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sù thay ®æi cña c«ng nghÖ. - Thay ®æi s¸ch l-îc chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. 2. Ph¬ng ph¸p ph¸t triÓn HTTT. Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. T¹i sao l¹i nh- vËy? Mét HTTT lµ mét ®èi t-îng phøc t¹p, vËn ®éng trong mét m«i trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là :
Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh. Nguyªn t¾c 2: Chuyển từ cái chung sang cái riªng. Nguyªn t¾c 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế ng-êi khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3. C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn mét HTTT. Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cần lưu ý rằng cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT. 3.1. Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu.
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công doạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Lµm râ yªu cÇu. - §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Ph©n tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiªn cøu m«i tr-êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i. - Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: - Thiết kế CSDL. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic. - Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic. 3.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - X©y dùng c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. - §¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 3.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là : - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 3.6. Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - LËp tr×nh.
- Thö nghiÖm hÖ thèng. - Chuẩn bị tài liệu. 3.7. Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cài đặt hệ thốnglà pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - ChuyÓn ®æi. - Khai th¸c vµ b¶o tr×. - §¸nh gi¸. Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống. 1. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô (BFD). Bước đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năng nghiệp vụ cần được tiến hành bởi hệ thống. Để thực hiện một cách thuận lợi, chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích. 1.1. Khái niệm về BFD: BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là: - Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.