Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn đã làm rõ được thực trạng của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu; có các giải pháp thiết thực để góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------ TRỊNH HỮU LỰC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------ TRỊNH HỮU LỰC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU Chuyên ngành : Kế toán – Kiểm toán Mã số : 60340301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. PHẠM VĂN DƯỢC LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014
LỜI CAM ĐOAN Tác giả luận văn xin cam đoan rằng: - Dữ liệu thu thập là trung thực, hợp lý. - Các lập luận, phân tích, đánh giá hoàn toàn xuất phát từ quan điểm cá nhân, được hình thành trên cơ sở nghiên cứu của tác giả. - Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan này. Tác giả luận văn Trịnh Hữu Lực
MỤC LỤC TRANG BÌA PHỤ LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ....................................................... 7 1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp: ............................. 7 1.1.1. Các quan điểm về kế toán: ......................................................................... 7 1.1.2. Bản chất, vai trò của kế toán: ..................................................................... 9 1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán: .............. 11 1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán Doanh Nghiệp: .......... 12 1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: ................................................. 12 1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán: ......................................................... 13 1.2.3. Các yếu tố chi phối hệ thống thông tin kế toán: ........................................ 20 1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Doanh nghiệp: .......................... 22 1.3.1. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán: ............................................ 22 1.3.2. Tổ chức nhân sự:...................................................................................... 25 1.3.3. Công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán: .......................................... 26 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................... 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU..................................................................................................................... 31
2.1. Tổng quan về các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ................... 31 2.1.1. Tình hình phát triển:................................................................................. 31 2.1.2. Sơ lược vấn đề tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp: ........... 34 2.2. Một số quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại Việt Nam: ............................................................................ 35 2.3. Tổng quan về các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam: ... 37 2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu: ..................................................................... 40 2.4.1. Tổng quan quy trình khảo sát: .................................................................. 40 2.4.2. Công tác triển khai thiết kế hay lựa chọn phần mềm kế toán: ................... 41 2.4.3. Đặc tính kỹ thuật của phần mềm và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm: ......................................................................................................... 44 2.4.4. Giao diện phần mềm: ............................................................................... 48 2.4.5. Hệ thống, nghiệp vụ của phần mềm: ........................................................ 53 2.4.6. Kiểm soát nội bộ: ..................................................................................... 58 2.4.7. Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với phần mềm kế toán: .................. 62 2.5. Nhận xét về thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ........................................................ 65 2.5.1. Ưu điểm: .................................................................................................. 65 2.5.2. Nhược điểm và nguyên nhân: ................................................................... 66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 .................................................................................... 68 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN .................................................................................................. 70 TỈNH BẠC LIÊU................................................................................................. 70 3.1. Quan điểm hoàn thiện: ................................................................................. 70
3.1.1. Quan điểm về sự tuân thủ:........................................................................ 70 3.1.2. Quan điểm về tính hữu hiệu của phần mềm kế toán: ................................ 70 3.1.3. Quan điểm về sự an toàn, bảo mật thông tin kế toán: ............................... 71 3.1.4. Quan điểm về tính tương xứng: ................................................................ 72 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ........................................................ 72 3.2.1. Giải pháp cho quy trình lựa chọn phần mềm kế toán: ............................... 72 3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong môi trường phần mềm: ......................................................................................................... 80 3.3. Một số kiến nghị hỗ trợ nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán: ..................................................................................................................... 87 3.3.1. Đối với Nhà nước: ................................................................................... 87 3.3.2. Đối với doanh nghiệp: .............................................................................. 88 3.3.3. Đối với nhà cung cấp phần mềm: ............................................................. 89 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................... 90 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT APB: Accounting Principles Board CSDL: Cơ sở dữ liệu ERP: Enterprise Resource Planning MTV: Một thành viên TNHH: Trách nhiệm hữu hạn XD: Xây dựng
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH Bảng 2.1: Giá trị tài sản cố định của các doanh nghiệp qua các năm ...................... 32 Bảng 2.2: Giá trị và cơ cấu sản xuất theo khu vực kinh tế ...................................... 33 Bảng 2.3: Các phần mềm kế toán đang sử dụng tại các doanh nghiệp .................... 42 Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm .................................. 48 Bảng 2.5: Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với việc sử dụng phần mềm ........ 62 Bảng 3.1: Minh họa kết quả về tình hình nhận thức rủi ro...................................... 82 Bảng 3.2: Bảng đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm ............................... 84 Bảng 3.3: Minh họa việc triển khai các hoạt động kiểm soát.................................. 85 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp ............................. 31 Biểu đồ 2.2: Quyền quyết định sử dụng phần mềm ................................................ 41 Biểu đồ 2.3: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu các phần mềm sử dụng ............................... 45 Biểu đồ 2.4: Thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố ..................................... 47 Biểu đồ 2.5: Việc phân cấp sử dụng phần mềm ..................................................... 59 Sơ đồ 3.1: Minh họa sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu......................................... 76 Hình 2.1: Một phần giao diện làm việc của phần mềm MISA SME.NET .............. 50 Hình 2.2: Giao diện tùy biến Kiểu và cỡ chữ của MISA SME.NET ....................... 51 Hình 2.3: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Mua hàng trong MISA SME.NET 2012 ...................................................................................................................... 51 Hình 2.4: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Bán hàng trong MISA SME.NET 2012 ...................................................................................................................... 52
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, cùng với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thông tin kế toán lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Chính vì thế, việc một doanh nghiệp tiếp cận, thiết lập một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Song song với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, Công nghệ Thông tin phát triển không ngừng và đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong các hoạt động kinh tế. Trong đó, chúng ta không thể không nhắc đến vai trò của các phần mềm kế toán. Những phần mềm kế toán này không những mang lại sự hiệu quả, chính xác mà qua đó còn giúp chúng ta tiết kiệm được một khối lượng lớn thời gian, đáp ứng tính kịp thời của thông tin kế toán. Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm kế toán này làm sao để nó mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích vừa nói trên không phải là điều dễ dàng. Nhất là khi trên thị trường hiện tại có vô số phần mềm kế toán đang được mua bán hàng ngày với những lĩnh vực, quy mô và chất lượng vô cùng khác biệt. Tất nhiên chúng ta không thể nào chọn một cách ngẫu nhiên một phần mềm nào đó và áp dụng vào doanh nghiệp. Với gần 1.000 doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu (Cục Thống kê tỉnh Bạc Liêu), sẽ thật sự hữu ích nếu có một đánh giá cụ thể về công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn, để từ đó các nhà quản lý có những giải pháp, định hướng hoàn thiện tốt hơn công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp của mình. Và đây cũng chính là vấn đề mà tác giả luận văn đề cập thông qua đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu”.
2 2. Các nghiên cứu có liên quan: Bài nghiên cứu Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam của tác giả Trần Phước năm 2007. Trong bài nghiên cứu này, tác giả đã dùng các phương pháp thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp để đánh giá số liệu thu thập từ 15 doanh nghiệp sản xuất phần mềm và 250 doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán. Kết quả của bài nghiên cứu này cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về ưu và nhược điểm của phần mềm sản xuất trong nước cũng như nước ngoài và thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Mốt số kết quả nổi bật về việc sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp như: 1) Hầu như các doanh nghiệp thường giao công việc lựa chọn phần mềm cho kế toán trưởng; 2) 67% các doanh nghiệp chọn mua phần mềm đóng gói trên cơ sở đã có sử dụng tại các doanh nghiệp trước đây; 3) Hơn 50% người dùng đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm chưa đạt. Cuối cùng tác giả để xuất một số giải pháp để nâng cao tính hiệu quả trong việc sản xuất và sử dụng phần mềm kế toán. Bài nghiên cứu Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam của tác giả Nguyễn Đăng Huy vào năm 2011. Tác giả bài nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra, thu thập số liệu, phỏng vấn các đối tượng là các chuyên gia, nhà quản lý, nhân viên kế toán đang làm việc tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Từ đó thực hiện tổng hợp, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá số liệu trên. Trong kết quả bài nghiên cứu, có một phần tác giả nêu lên thực trạng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam. Đó là việc 1) Ban giám đốc đứng ngoài công tác lựa chọn phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, và công việc này thường giao cho kế toán trưởng; 2) Hầu như các doanh nghiệp lựa chọn lựa sử dụng phần mềm trong nước sản xuất do phù hợp với luật pháp và dễ sử dụng cũng như bảo trì. Cuối cùng tác giả cũng đưa những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam.
3 Bài nghiên cứu How to select the Right Accounting Software của J. Carlton Collins. Được xuất bản trong một tạp chí kế toán ở New York năm 1999, bài nghiên cứu của Collins chỉ ra cách làm thế nào để chọn được một phần mềm kế toán hiệu quả. Trong bài nghiên cứu này, tác giả thực hiện phân tích, đánh giá các phần mềm kế toán ở nhiều góc độ khác nhau. Kết quả của bài nghiên cứu là tác giả cung cấp những tiêu chí cụ thể để làm sao doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm kế toán phù hợp nhất. Những tiêu chí cụ thể là: (1) Khả năng hoạt động được trên nền Web (vì ông cho rằng Internet đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nền thương mại quốc tế); (2) Linh hoạt trong ngôn ngữ và hỗ trợ chế độ hạch toán đa tiền tệ (Lý do là vì các nền kinh tế thế giới ngày nay hoạt động không biên giới); (3) Dễ dàng sử dụng; và cuối cùng là (4) Giá cả. Tất nhiên ông khẳng định, không có sự cố định trong những tiêu chí cho tất cả các doanh nghiệp mà sẽ có sự vận dụng theo những cách khác nhau các tiêu chí này tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Bài nghiên cứu The adoption of Computerized Accounting System in Small Medium Enterprises in Melaka, Malaysia của Hoshino và cộng sự vào năm 2012. Bài nghiên cứu này nhằm phân tích tình hình tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Melaka – Malaysia, từ đó nhận định các nhân tố ảnh hưởng thúc đẩy các doanh nghiệp thực hiện công việc này. Để làm được việc này, tác giả thực hiện khảo sát, thu thập ý kiến của các Giám đốc điều hành (CEO) của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại 3 quận của Melaka. Những thông tin thu thập được mã hóa và phân tích thông qua các kỹ thuật như: thống kê mô tả, hồi quy tuyến tính, hệ số tương quan Pearson, phân tích phương sai. Kết quả của bài nghiên cứu cho thấy: (1) tỷ lệ tin học hóa trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Melaka là cao (hơn 80%); (2) Việc nhận thức được lợi ích của việc tin học hóa công tác kế toán là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến động lực tin học hóa công tác kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4 Bài nghiên cứu Determinates of Accounting Software Choice: An Empirical Approach của Muhrtala và Ogundeji vào năm 2014. Mục tiêu của bài nghiên cứu này là xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán. Tác giả dùng mô hình của Abu-Musa để thực hiện kiểm định 5 nhân tố: (1) Khả năng hoạt động của phần mềm, (2) Đặc tính thương mại của phần mềm, (3) Đặc tính kỹ thuật của phần mềm, (4) Mức độ bảo mật của phần mềm và (5) Chiến lược kinh doanh của công ty sử dụng phần mềm. Tác giả thực hiện khảo sát trên 200 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán Nigeria. Kết quả cuối cùng cho thấy thiên hướng lựa chọn phần mềm tại các doanh nghiệp khảo sát là dựa vào (1) Khả năng hoạt động của phần mềm (Hỗ trợ các loại báo cáo, Có nhiều Module, Quy trình xử lý, Lỗi trong quá trình xử lý…); (2) Đặc tính thương mai của phần mềm (Hỗ trợ thương mại điện tử, Giá cả phần mềm, Chi phí bảo trì…); và (3) Mức độ bảo mật của phần mềm (Phân quyền sử dụng; An toàn giao dịch thương mại điện tử…) Nhìn chung, với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật hiện đại cùng vấn đề toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới thì việc tin học hóa công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu. Hòa chung với xu thế đó, các nhà nghiên cứu ở những hoàn cảnh khác nhau luôn đặt ra những vấn đề nghiên cứu khác nhau. Dù phạm vi, phương pháp hay phương diện nghiên cứu có khác nhau thì mục đích duy nhất và cuối cùng mà các nhà nghiên cứu hướng đến vẫn là đưa ra được các biện pháp để đánh giá, từ đó hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng các công cụ này. Và bài nghiên cứu này cũng hướng đến mục đích như thế. 3. Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu tổng quát của bài nghiên cứu là hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. Trong đó, bài nghiên cứu nhắm đến những mục tiêu cụ thể sau: - Hình thành cơ sở lý luận để thực hiện đánh giá, phân tích các thông tin thu thập từ thực tế trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán.
5 - Thu thập thông tin và thực hiện phân tích về thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. - Cuối cùng, dựa trên cơ sở lý luận và thực trạng đã phân tích, tác giả đề xuất và kiến nghị một các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp này. 4. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu mà tác giả luận văn sử dụng: - Phỏng vấn và quan sát là 2 phương pháp tác giả luận văn sử dụng để thu thập các số liệu cần thiết, đặc biệt là thông tin trong được thiết kế trong bảng câu hỏi khảo sát. - Với lượng thông tin đã thu thập, tác giả sử dụng 2 phương pháp thống kê và mô tả để làm rõ vấn đề. - Cùng với đó là sử dụng so sánh, phân tích, tổng hợp để đánh giá những vấn đề đó để đưa ra những nhận định và phân tích hợp lý nhất (Ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân). 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng: Các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán; Các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại các doanh nghiệp trên địa bàn; và công tác tổ chức sử dụng các phần mềm kế toán đó. - Phạm vi: Các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu. 6. Đóng góp của đề tài: Làm rõ được thực trạng của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu. Có các giải pháp thiết thực để góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. 7. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
6 Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán và hệ thống thông tin kế toán Doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
7 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp: 1.1.1. Các quan điểm về kế toán: Luca Pacioli – một nhà toán học vĩ đại người Ý có nhiều đóng góp cho ngành kế toán thế giới – đã đưa ra một khái niệm kế toán hướng đến phương pháp trong cuốn “Chú giải về tài khoản và các bút toán” mà theo đó có 3 điều kiện cần thiết cho bất cứ ai muốn kinh doanh: thứ nhất là phải có tiền; thứ hai, người chủ doanh nghiệp phải có khả năng tính toán nhanh và đồng thời biết lập sổ sách kế toán; và điều kiện cuối cùng là phải có khả năng tổ chức công việc một cách khoa học, linh động nhằm đảm bảo tiến độ hoạt động kinh doanh (Luca Pacioli, 1494). Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế toán tại Nga thì kế toán là ngôn ngữ của các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với mục đích làm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng, cho phép phản ánh một cách trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết quả của hoạt động kinh doanh đó. Ông cũng đưa ra hai quan điểm xét trên hai khía canh. Xét về khía cạnh lý thuyết, kế toán chính là khoa học về bản chất cũng như cấu trúc các sự kiện diễn ra trong cuộc sống, trong hoạt động kinh doanh của con người. Nhiêm vụ của kế toán là phản ánh nội dung của các quá trình hoạt động kinh doanh cũng như mối liên hệ giữa các phạm trù luật pháp và phạm trù kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh đó (Sokolov, 1991). Theo Ronals J. Thacker, quan điểm về kế toán cũng được xét trên hai khía cạnh. Đối với khía cạnh sử dụng thông tin kế toán thì kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và đánh giá hoạt động của mọi tổ chức. Đối với khía cạnh hoạt động của những người làm công tác kế toán: Quan điểm này dựa trên công việc của một người làm kế toán. Trong kế toán, kết quả hoạt
8 động kinh tế của một doanh nghiệp được thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, ghi chép, tóm tắt và phản ánh dưới dạng thông tin (Thacker, 1994) Trong thông báo số 4 (Accounting Principles Board Statement No. 4) của Ủy ban nguyên tắc kế toán Mỹ (APB), kế toán được xem là một dịch vụ. Chức năng của nó là cung cấp thông tin định lượng được các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế. Tại Việt Nam, quan điểm về kế toán qua các giai đoạn của cũng có sự khác nhau. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, bản chất của kế toán được nhận định: “Kế toán xã hội chủ nghĩa là công việc tính toán, ghi chép, phản ánh bằng con số một cách liên tục, toàn diện và hệ thống các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế, qua đó mà giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước; tình hình bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.” Theo Điều 1, Chương 1 trong Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước được Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1989 ghi rõ: “kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước cũng như của từng tổ chức xí nghiệp.” Theo Điều 4, Chương 1 của Luật kế toán Việt Nam 2003, “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” Từ các quan điểm trên, ta thấy rằng hầu hết những quan điểm trước đây về kế toán thường chú trọng đến các nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của kế toán đó là ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên ngày nay, định nghĩa hiện đại về kế toán rộng hơn, kế toán trở thành một hệ thống thông tin cung cấp thông tin định lượng. Chính vì thế, người làm kế toán ngày nay không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà phải chú trọng đến toàn bộ hoạt động bao gồm
9 việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề; hướng sự quan tâm của lãnh đạo đến những điều cần lưu tâm, đánh giá và duyệt xét các hoạt động của doanh nghiệp. Hay người làm kế toán ngày nay phải chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán, dù những người sử dụng này ở trong hay ngoài đơn vị kinh doanh. 1.1.2. Bản chất, vai trò của kế toán: Bản chất của kế toán: Từ những quan điểm khác nhau, bản chất của kế toán cũng được hiểu theo rất nhiều hướng khác nhau. Nếu xem xét kế toán ở góc độ khoa học thì kế toán là một hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế, tài chính của một tổ chức cụ thể. Nhưng nếu xem xét kế toán ở góc độ nghệ thuật thì kế toán được hiểu là một nghệ thuật tính toán và ghi chép những hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến các đơn vị thông qua việc quan sát, đo lường nhằm cung cấp một cách toàn diện các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của đơn vị. Trần Phước cho rằng kế toán như là một thứ ngôn ngữ trong đó chúng ta có thể vận dụng thứ ngôn ngữ này để phục vụ cho việc ghi chép và lập báo cáo kế toán về các hoạt động kinh tế thông qua các ký hiệu riêng như ghi “Nợ”, ghi “Có” và vận dụng các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các báo cáo kế toán. Và chính ông cũng cho rằng những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang làm cho bản chất của kế toán phải có sự nhìn nhận lại. Với sự đột phá của khoa học công nghệ, kế toán ngày nay không chỉ đơn thuần là hoạt động ghi chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo thông tin nữa mà kế toán đã trở thành một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp, nghĩa là thông tin đã được số hóa dưới góc độ này (Trần Phước, 2007).
10 Như vậy, bản chất của kế toán sẽ có sự khác biệt nếu đặt dưới các góc độ khác nhau, còn khác như thế nào và ra sao thì tùy thuộc vào mức độ phát triển của xã hội nói chung và yêu cầu của con người trong xã hội đó nói riêng. Tất nhiên đó chỉ là sự khác biệt ở cách thức mà con người nhận thức nó, đến cuối cùng thì kế toán vẫn là cái gì đó (ở đây ta có thể dùng nhiều tên gọi khác nhau) để cung cấp và đánh giá thông tin. Vai trò của kế toán: Kế toán là một công cụ hữu hiệu để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu giám sát, quản lý của các bên có liên quan. Ta có thể xét qua các bên có liên quan để hiểu rõ hơn vai trò của kế toán: - Các nhà quản trị doanh nghiệp: Các cấp độ quản trị khác nhau trong doanh nghiệp là những trực tiếp điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chính kế toán cung cấp cho họ một nguồn thông tin hữu ích mà từ đó các cấp quản trị có cơ sở để ra quyết định, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho doanh nghiệp của mình. - Chủ sở hữu: là những người có quyền sở hữu với vốn hoạt động của doanh nghiệp, họ quan tâm đến lợi ích sinh ra đối với những gì mình bỏ ra. Cho nên thông qua việc xem xét thông tin trên báo cáo mà kế toán cung cấp là một cơ sở để họ có thể đánh giá tình hình sức khỏe doanh nghiệp cũng như năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp. - Cơ quan nhà nước: Dựa trên các báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ có cơ sở để kiểm tra, đảm bảo các doanh nghiệp nộp đủ và đúng số thuế phải nộp. Các nhà hoạch định chính sách cũng xem những con số trên những báo cáo này để làm cơ sở cho việc điều chỉnh cũng như ban hành chính sách mới, đảm bảo sự hợp lý trong việc quản lý cũng như thúc đẩy khả năng phát triển của các doanh nghiệp. Chúng ta vẫn có thể nói về vai trò của kế toán cho nhiều bên liên quan nữa, hoặc xét ở các lĩnh vực khác nhau nữa. Nói như thế để chúng ta nhận thấy được vai
11 trò to lớn của kế toán, nó đóng vai trò gần như không thể thiếu trong các hoạt động kinh tế, quản lý, điều hành của doanh nghiệp và nhà nước. 1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán: Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ là khởi điểm của công tác kế toán, là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán, tạo điều kiện cho việc phản ánh và cung cấp thông tin kế toán một cách khách quan và chính xác. Vì thế việc tổ chức hệ thống chứng từ phải phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng. Sổ sách kế toán là hệ thống tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết, đảm bảo cho việc thông tin được phân loại, tổng hợp, xử lý một cách nhanh chóng và chính xác. Báo cáo kế toán là một vật mang tin dùng để cung cấp thông tin kế toán đã qua xử lý cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Thường có 2 loại báo cáo kế toán: - Báo cáo kế toán tài chính là hệ thống báo cáo có tính chất khuôn mẫu, có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp hiện nay cho các đối tượng quản lý, cơ quan thuế, ngân hàng.
12 - Báo cáo kế toán quản trị là một hệ thống các báo cáo do các nhà quản trị tại doanh nghiệp đặt ra theo nhu cầu quản lý của mình, vì thế hình thức loại báo cáo này mang tính linh hoạt, không mang tính khuôn mẫu. Tóm lại, dù là phục vụ mục tiêu, đối tượng khác nhau nhưng yêu cầu đối với việc tổ chức hệ thống báo cáo nói chung phải phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và là cơ sở chính xác để đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị. 1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán Doanh Nghiệp: 1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: Để hiểu rõ ràng hơn thế nào là một hệ thống thông tin kế toán, chúng ta lần lượt đi qua ý nghĩa của 3 cụm từ: Hệ thống (System), Thông tin (Information) và Kế toán (Accounting). Đối với thuật ngữ Kế toán, chúng ta đã nói rất nhiều đến thuật ngữ này ở phần quan điểm về kế toán phía trên. Ở đây chúng ta tạm thời nhắc lại và xem thuật ngữ này như là một ngôn ngữ trong kinh doanh, ở đó thứ ngôn ngữ này sẽ cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra tại đơn vị kinh doanh. Theo Romney và Steinbart thì thuật ngữ Hệ thống có nghĩa là một nhóm các phần tử (thành phần) có liên quan, tác động lẫn nhau nhằm đạt một mục tiêu nào đó. Và hầu hết các hệ thống thì được hình thành từ các hệ thống nhỏ hơn, cứ mỗi hệ thống nhỏ mang một chức năng riêng biệt để phục vụ cho hệ thống lớn hơn (Romney and Steinbart, 2012). Ví dụ như cứ mỗi Khoa, Phòng ban trong một Trường Đại học là một hệ thống nhỏ (phụ) mang một chức năng riêng để phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ chung của Trường (mà ở đây được xem là một hệ thống lớn hơn). Còn thuật ngữ Thông tin được xem là những dữ liệu (Data) đã được phân loại và xử lý để cung cấp phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.