Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

Chia sẻ: Elysale Elysale | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:66

Thêm vào BST

Báo xấu

91
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn nhằm khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An. Đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHAN HỒNG TÙNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 5/2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHAN HỒNG TÙNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 1802LTHA013 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 5/2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực. Luận văn có kết thừa các công trình nghiên cứu đã công bố, được nghiên cứu, chỉnh sửa và bổ sung các kết quả nghiên cứu mới. Các số liệu, kêt quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn dựa trên việc khảo sát cụ thể và trung thực, được trích dẫn đầy đủ./. Tác giả Phan Hồng Tùng
LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu. Để hoàn thành luận văn này tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới: - Thầy trực tiếp hướng dẫn: TS. Trần Hoàng. - Các thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, cùng toàn thể các thầy, cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học này. - Lãnh đạo cơ quan và các công chức, viên chức UBND thành phố Tân An, UBND thị xã Kiến Tường tạo điều kiện, hỗ trợ, phối hợp cho tôi trong quá trình nghiên cứu. - Bên cạnh đó sự giúp đỡ của gia đình, bạn bè và người thân đã luôn ủng hộ và tạo điều kiện tốt nhất để em có thể tập trung nghiên cứu và hoàn thành đề tài này. Do về mặt kiến thức và thời gian còn hạn chế, luận văn còn nhiều khiếm khuyết. Tôi mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và mọi người để luận văn hoàn thiện hơn. Trân trọng cảm ơn! Tác giả Phan Hồng Tùng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Stt VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 Văn phòng HĐND và UBND Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân 02 UBND Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Bảng biểu Tên bảng biểu Bảng thống kê số lượng văn bản đi, văn bản đến 01 Bảng 2.6.1.2 UBND thị xã, thành phố năm 2019 Bảng thống kê Tình hình lập hồ sơ công việc của các phòng, ban thuộc UBND thành phố Tân An, UBND 02 Bảng 2.6.1.2 thị xã Kiến Tường
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài …………………………………………………1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài …..………….2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ………………………………4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ………………………….……4 5. Phương pháp nghiên cứu …………………………………..…….5 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ………………..…………5 7. Bố cục của luận văn …………………...…………………..………6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN .......... 7 1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 7 1.1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 7 1.1.2. Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ............ 9 1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ ......................................................................... 9 1.1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ ........................................................................... 9 1.1.2.3. Phương pháp lập hồ sơ .......................................................................... 9 1.1.3. Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 1.1.3.1. Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ................................... 12 1.1.3.2. Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ..................................... 13 1.1.3.3. Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ........ 14 1.1.4. Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ” . 15 1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 17 1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của Trung ương .......................................... 17 1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh Long An ........................................ 18 Tiểu kết chương 1............................................................................................ 21 Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN ............................................................................................................................... 22
2.1. Khái quát, chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An .............................................................................................................. 22 2.2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đối với hoạt động của UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An ....................... 24 2.2.1. Vai trò của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ...................... 24 2.2.2. Ý nghĩa của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ .................... 25 2.3. Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An .............................................................. 27 2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................... 28 2.3.2. Việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo .............................................. 28 2.3.3. Đội ngũ công chức thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ........................................................................................... 29 2.3.3.1. Đội ngũ lãnh đạo đơn vị; công chức chuyên môn ............................... 29 2.3.3.2. Đội ngũ công chức ............................................................................... 30 2.3.4. Thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của thành phố, thị xã ................................................................................................. 31 2.3.4.1. Hoạt động lập hồ sơ công việc............................................................. 31 2.3.4.2. Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ..................... 39 2.4. Nhận xét chung......................................................................................... 41 2.4.1. Kết quả đạt được .................................................................................... 41 2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân ......................................................................... 41 Tiểu kết chương 2............................................................................................ 44 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN ............................................................................. 45 3.1. Rà soát, ban hành các quy định về lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư ................... 45 3.1.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ......... 45
3.1.2. Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường ........................ 46 3.2. Hoàn thiện và tổ chức thực hiện Danh mục hồ sơ ................................ 47 3.2.1. Đối với UBND thành phố, thị xã tại tỉnh Long An .............................. 47 3.2.2. Đối với Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã.......................................... 49 3.2.3. Đối với Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị .................................... 49 3.2.4. Trách nhiệm của Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ ............... 49 3.3. Tăng cường công tác lập hồ sơ cho công chức, viên chức .................... 50 3.4. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .................................................................................................................. 51 3.5. Kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan ............................................................................................................................ 52 Tiểu kết chương 3............................................................................................ 53 KẾT LUẬN ...................................................................................................... 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 55 PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những hoạt động quan trọng của công tác văn thư. Công chức, viên chức lập hồ sơ giúp cho mỗi cá nhân hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học và thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu, khai thác giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công tác và chuẩn bị cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thời gian qua, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả trong quản lý. Tỉnh Long An có thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố, thị xã và UBND tỉnh Long An về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh và quốc phòng, ... Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã của tỉnh Long An có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Văn phòng. Văn phòng UBND thành phố, thị xã là bộ phận tham mưu, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban, đơn vị trong UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Công chức, viên chức tại một số phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao đã chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Sau khi giải quyết xong công việc hồ sơ được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phục vụ cho hoạt động của cơ quan, bảo quản và khai thác sử dụng. Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại nhiều phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã còn một số bất cập như: Việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức chưa nghiêm; hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt chất lượng; tài liệu lưu trữ còn phân tán nhiều nơi; tình trạng lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng thành phần tài liệu, chưa đúng thời gian theo quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng nhưng không lập và giao nộp còn khá phổ biến. Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cũng như lựa chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Vì vậy, đã thúc đẩy tôi nghiên cứu thực trạng và đề ra các giải pháp để nâng cao
chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã là việc làm cần thiết. Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” làm luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Có thể khẳng định rằng đã có một số công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết nói về hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã, huyện nhưng đây là công trình đầu tiên nghiên cứu nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An. Về sách lý luận, các giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận và phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005. Các sách lý luận, giáo trình này đều dành một chương trình bày nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trong đó đề cập đến khái niệm, yêu cầu, phương pháp của lập hồ sơ và một số mẫu hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn bản. Tuy nhiên, các sách lý luận, giáo trình trên mới nghiên cứu từ phương diện lý luận, chưa có ví dụ thực thế, thực hành từ hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tổng hợp, rút kinh nghiệm. Các luận văn thạc sĩ - Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ UBND cấp quận - thành phố Hà Nội (Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh, Hà Nội - 2013), Luận văn đã tìm hiểu việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương và cấp quận của thành phố Hà Nội, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. - Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh, Luận văn đã tìm hiểu về tổng quan tình hình tài liệu lưu trữ, thực trạng công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội, tác giả đề xuất nhiều biện pháp, giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện như
chuẩn hóa các văn bản hướng dẫn, đề xuất ổn định tổ chức lưu trữ, … Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: - Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ công việc” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006; - Trần Trung Kiên “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008; - PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011; Các tác giả đưa ra những thực trạng việc lập hồ sơ của các cơ quan xuất phát từ nhiều nguyên nhân từ đó đề xuất các biện pháp đổi mới cải cách về thể chế, nhận thức, trách nhiệm của công chức, viên chức. Có thể nói, sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ và các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Mỗi một đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau, nhưng tựu trung lại thì các đề tài đã nghiên cứu được thực trạng, đưa ra các biện pháp hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An. Do vậy, có thể nói đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ ràng. Tuy vậy, Luận văn có kế thừa những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn đạt được hai mục đích cơ bản: + Một là, khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An
+ Hai là, đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An. - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định: Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng. + Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tại tỉnh Long An. + Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Là hồ sơ, tài liệu được lập và chưa lập hồ sơ; được giao nộp và chưa giao nộp. Cấp thành phố tác giả chọn thành phố Tân An làm đối tượng nghiên cứu. Cấp thị xã tác giả chọn thị xã Kiến Tường làm đối tượng nghiên cứu. - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác lập, nộp hồ sơ, tài liệu giấy của UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An thuộc Danh mục các cơ quan nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An. - Đề tài nghiên cứu loại hình tài liệu giấy; - Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2013 đến nay. Năm 2013 là năm bắt đầu tiến hành hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, người nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau đây: Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được áp dụng thường xuyên trong quá trình thực hiện luận văn. Người nghiên cứu đã sử dụng phương pháp này để phân tích, tổng hợp những công trình khoa học liên quan đến đề tài luận văn nhằm nắm
bắt được ý tưởng và quan điểm của các tác giả. Bên cạnh đó, phương pháp này còn được sử dụng để phân tích thực trạng; đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế của hoạt động lập và giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An. Việc phân tích đầy đủ các vấn đề nêu trên giúp cho người nghiên cứu có cái nhìn biện chứng, khách quan để đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn. Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành bằng cách trực tiếp khảo sát tài liệu và tình hình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường. Ngoài các phương pháp nêu trên, còn sử dụng nhiều phương pháp như: hệ thống, so sánh, thống kê, lập phiếu điều tra khảo sát, ... 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài a. Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần chứng minh tính đúng đắn của lý thuyết hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như trách nhiệm đối với cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công văn giấy tờ. Cùng với các bài viết, đề tài về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các tác giả đã nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu này đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định sự cần thiết của hoạt động này đối với sự hình thành và phát triển của mỗi cơ quan. b. Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu hữu ích cho việc quản lý hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An. 7. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Chương 2. Thực trạng hoạt động lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An. Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An.
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm Hồ sơ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Tại khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Hồ sơ là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Luật Lưu trữ 2011, bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể. Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Tại khoản 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Luật Lưu trữ bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm cần thiết, bắt buộc đối với tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. Lưu trữ cơ quan: Tại khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. Thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan. - Các lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam; - Các lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; + Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ doanh nghiệp;
+ Lưu trữ chuyên ngành gồm các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao. 1.1.2. Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ 1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho công chức, viên chức và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. 1.1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc từ Thủ trưởng cơ quan đến công chức, viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau: - Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức. - Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử
dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này. 1.1.2.3. Phương pháp lập hồ sơ: Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định, các cơ quan cần xây dựng Danh mục hồ sơ hằng năm. Tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ”. Việc lập Danh mục hồ sơ giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. - Quy trình lập Danh mục hồ sơ: + Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan chọn việc xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện; + Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; các đề mục nhỏ trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập; số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu của đề mục lớn; việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm sau. Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm. Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. Phương pháp lập hồ sơ gồm có 03 bước: - Bước 1: Mở hồ sơ; - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Bước 3: Kết thúc hồ sơ. Bước 1: Mở hồ sơ: Công chức, viên chức được giao giải quyết công việc căn cứ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị để mở hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công hoặc nhiệm vụ phát sinh, bổ sung (ngoài Danh mục); mở hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu như: ký hiệu, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Sau khi mở hồ sơ, mỗi công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, thu thập
kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có). Bước 3: Kết thúc hồ sơ - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài tiệu trong hồ sơ (nếu thiếu cần bổ sung hồ sơ cho đủ). - Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: văn bản trùng thừa, những tư liệu không cần thiết, bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ. - Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn đề, sự việc… - Sắp xếp theo tên gọi của văn bản: áp dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi. - Sắp xếp theo tác giả của văn bản: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giấy tờ của cùng một tác giả. - Đối với hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Mỗi hồ sơ dày không quá 3cm, nếu dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản (không tách dưới 1cm). Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ. - Xem xét, đối chiếu lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ). - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.