Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:156

Thêm vào BST

Báo xấu

34
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm các mục tiêu: Hệ thống hóa những vấn đề đã được chuẩn hóa về hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Đề xuất một số giải pháp thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

MỤC LỤC Trang số MỞ ĐẦU 5 1- Lý do chọn đề tài………………………………………………………………..................................... 5 2- Mục tiêu của đề tài………………………………………………………............................................. 7 3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ……………………………………………………................. 7 4- Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………........................... 7 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………............... 8 6- Nguồn tƣ liệu tham khảo…………………………………………………………………............... 10 7- Phƣơng pháp nghiên cứu…………………………………………………………………............... 11 8- Đóng góp của đề tài………………………………………………………………............................... 12 9- Bố cục của luận văn………………………………………………………………............................... 12 Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành .............................................................................................................. 14 1.1. Các khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn.............................................. 14 1.1.1. Chuẩn hóa………………………………………………………......................................................... 14 1.1.2. Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……………………………………………….. 17 1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành.............………..................... 18 1.2. Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành…………………………………..……………………………………………………….................................. 20 1.3. Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ ………………. 22 1.3.1. Hồ sơ …………......................................................................................................................... ............... 23 1.3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ…………….............................................................................................. 24 1
1.3.3. Trách nhiệm lập hồ sơ................................................................................................................ 30 1.3.4. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ............................................................................. 30 Chƣơng 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam .................................... 33 2.1. Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành......................................................................................................................... 33 2.2. Khảo sát việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng ………………………………...................................................................................................... 41 2.3. Nhận xét, đánh giá việc thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng……………………………………………............................................ 60 2.3.1. Ưu điểm............................................................................................................................. ...................... 60 2.3.2. Tồn tại, hạn chế................................................................................................................................ 63 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ……………………………………………..... 66 Chƣơng 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam ……............... 73 3.1. Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng…................................................................................................................................................................... ... 73 3.1.1. Rà soát sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn hiện hành của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ……….......................................................................................................................... ............................................ 73 3.1.2. Nghiên cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về các nội dung có liên quan đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành......................................................................................... 76 2
3.2. Nhóm các giải pháp triển khai thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng............................................................................................................................. .......................... 84 3.2.1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt về trách nhiệm, vai trò và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào 84 Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng ........................................................................... 3.2.2. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ............................................................... 86 3.2.3. Thực hiện tốt và nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật đối với công tác lập hồ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành............................................................................................................................. .............................................. 88 3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành............................................................................................................................. .............................................. 90 KẾT LUẬN………………………………………………………………......................................................... 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………...................... 94 PHỤ LỤC………………………………………………………………............................................................. 99 3
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 01 BBT Ban Bí thƣ 02 BCHTW Ban Chấp hành Trung ƣơng 03 BCT Bộ Chính trị 04 VPTW Văn phòng Trung ƣơng 4
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ là một nhiệm vụ đƣợc pháp luật quy định, là yêu cầu b t buộc đối v i cán bộ, c ng chức, viên chức trong cơ quan, t chức khi giải quyết c ng việc theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Lập hồ sơ tốt giúp lƣu giữ lại đầy đủ chứng cứ trong quá trình giải quyết c ng việc, qua đó trực tiếp giúp cán bộ, chuyên viên theo d i đƣợc trình tự di n biến quá trình giải quyết, xử lý c ng việc đƣợc mạch lạc, có căn cứ. Hơn nữa, hồ sơ đƣợc lập đầy đủ giúp cho cơ quan, t chức quản lý c ng việc tốt hơn, xử lý đƣợc các vƣ ng m c ho c những tranh chấp trong thực ti n khi cần đến chứng cứ là tài liệu. Đồng th i, lập hồ sơ c ng việc có tốt s giúp cho việc t ng kết kinh nghiệm đƣợc thuận lợi, giúp các thế hệ sau tìm hiểu đƣợc đầy đủ quá trình hoạt động và những kinh nghiệm quản lý và t chức c ng việc của cơ quan, t chức trong một th i điểm lịch sử ho c giai đoạn lịch sử nhất định. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi làm tốt c ng tác lƣu trữ. Chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan quyết định chất lƣợng sử liệu của các hồ sơ có giá trị lƣu trữ nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử sau này; giúp giảm b t đầu tƣ về nhân lực và kinh phí cho việc ch nh lý hoàn ch nh tài liệu lƣu trữ. Trong những năm trƣ c đây, VPTW Đảng đã có nhiều quan tâm, cố g ng trong c ng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc còn tồn tại một số hạn chế bất cập. Các văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn ban hành chƣa đầy đủ, một số văn bản đã ban hành kh ng còn phù hợp chƣa đƣợc sửa đ i, b sung; nhiều nội dung yêu cầu lập và nộp lƣu hồ sơ chƣa đƣợc quy định, hƣ ng dẫn cụ thể. Hồ sơ, tài liệu thu về hàng năm vẫn còn tồn tại tình trạng bó gói, lộn xộn, một số nhóm hồ sơ đã đƣợc lập những chƣa hoàn ch nh, chất lƣợng chƣa đảm bảo. Trƣ c tình hình thực tế đó, Lãnh đạo VPTW Đảng đã trực tiếp làm việc v i Cục Lƣu trữ và yêu cầu phải t chức chấn ch nh c ng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở VPTW Đảng vào nền nếp; bằng nhiều biện pháp khác nhau nhƣ phải tăng cƣ ng ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, ban hành các văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn cần thiết để đảm bảo đƣợc yêu cầu nghiệp vụ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 5
vào Lƣu trữ hiện hành, kh ng để tồn tại tình trạng tài liệu nộp lƣu chƣa đƣợc lập hồ sơ theo quy định. Thực hiện ý kiến ch đạo của Lãnh đạo VPTW Đảng. Cục Lƣu trữ đã triển khai nhiều biện pháp tích cực nhƣ nghiên cứu, ban hành một số văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ, t chức các hội nghị sơ kết chuyên đề về lập và nộp lƣu hồ sơ, t chức các đoàn kiểm tra, hƣ ng dẫn trực tiếp t i từng đơn vị, chuyên viên trong cơ quan… Kết quả đạt đƣợc, trong mấy năm trở lại đây, VPTW Đảng đã ban hành đƣợc một số văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ quan trọng đối v i c ng tác lập và nộp lƣu hồ sơ; kh ng còn hiện tƣợng nộp lƣu tài liệu bó gói, lộn xộn, tài liệu cơ bản đƣợc lập hồ sơ ở các mức độ khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc c ng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần tiếp tục đƣợc giải quyết nhƣ: C ng tác nghiên cứu, ban hành văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ chƣa đồng bộ và hoàn ch nh. Nội dung các văn ban hành còn có một số điểm chƣa đƣợc cụ thể hóa, một số vấn đề nghiệp vụ mang tính quy chuẩn, tiêu chuẩn chƣa đƣợc nghiên cứu, ban hành. Số lƣợng hồ sơ, tài liệu nộp lƣu chƣa đủ so v i các c ng việc đã giải quyết của cơ quan, đơn vị. Các hồ sơ thu về tuy đã lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng chƣa cao, phần l n các hồ sơ nộp lƣu chƣa thể hiện r tiêu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu một số nhóm hồ sơ còn thiếu, giá trị tài liệu trong hồ sơ còn chƣa cao; nhiều văn bản, tài liệu trong hồ sơ là bản photocopy, một số văn bản, tài liệu chƣa đảm bảo các yếu tố thể thức tối thiểu nhƣ chữ ký, ngày tháng; một số hồ sơ giao nộp còn chƣa đƣợc thống kê văn bản ho c có thống kê nhƣng chƣa cụ thể; quy trình và phƣơng pháp lập hồ sơ thực hiện còn chƣa thực sự thống nhất và đầy đủ, trách nhiệm lập hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện đúng ngƣ i, đúng việc… Để c ng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đạt đƣợc những yêu cầu quy chuẩn và tiêu chuẩn đ t ra. VPTW Đảng cần tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt đƣợc, đồng th i nghiên cứu và triển khai thực hiện các giải pháp cần thiết nhằm kh c phục một số tồn tại, hạn chế hiện nay để đƣa c ng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở cơ quan VPTW Đảng đạt yêu cầu theo hƣ ng chuẩn hóa. 6
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, chúng t i lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm các mục tiêu: - Hệ thống hóa những vấn đề đã đƣợc chuẩn hóa về hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. - Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. - Đề xuất một số giải pháp thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu - Các quy định, pháp chế của Nhà nƣ c và của VPTW Đảng về việc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. - Chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở cơ quan VPTW Đảng nộp lƣu vào Lƣu trữ hiện hành từ năm 2006 đến nay. + Phạm vi nghiên cứu - Các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ c ng tác tham mƣu, giúp việc BCHTW, BCT, BBT và VPTW Đảng giao nộp vào lƣu trữ hiện hành. - Nghiên cứu, khảo sát các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan VPTW Đảng đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định là: - Nghiên cứu một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp 7
vào lƣu trữ hiện hành. - Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. - Các giải pháp tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành là vấn đề đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu, cụ thể là: Các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành về văn thƣ, lƣu trữ rất quan tâm nghiên cứu, xuất bản sách về c ng tác văn thƣ nói chung, trong đó có nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành. Có thể kể đến cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vƣơng Đình Quyền (xuất bản năm 2007); cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguy n Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền - Nguy n Văn Thâm (xuất bản năm 1990); Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lƣu trữ VPTW Đảng ban hành tháng 02 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan. Đ c biệt, Trƣ ng Cao đẳng nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) đã t chức hội thảo khoa học cấp trƣ ng về “Lập hồ sơ hiện hành - lý luận, thực tiễn và những vấn đề đặt ra” vào tháng 12-2010; Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣ c đã t chức hội thảo khoa học cấp ngành về “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” vào tháng 10 - 2014; Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã t chức hội nghị chuyên đề văn thƣ, lƣu trữ cơ quan, t chức đảng, t chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng về “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng” vào tháng 6 năm 2015. Các hội thảo, hội nghị này đã thu hút sự quan tâm của rất nhiều nhà khoa học, nhà quản lý và sinh viên chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ. Rất nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (một số tạp chí chuyên ngành về c ng tác văn thƣ, lƣu trữ) đề cập đến lập hồ sơ và giao 8
nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, nhất là từ năm 2000 trở lại đây. Có thể kể đến một số bài viết nhƣ: bài “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ” (số 2/2002, trang 37-40) của tác giả Nguy n Minh Phƣơng; bài “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” (số 6-2006) của Hà Quảng - Mai Hƣơng; bài “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” (số 6/2007, trang 17-19) của tác giả Nguy n Thị Hiệp; bài “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ ở địa phương” (số 3-2008) của Trần Trung Kiên; bài “Bàn về một số thuật ngữ trong công tác lập hồ sơ” (số 12- 2010); bài “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (số 1-2008) của TS. Nguy n Cảnh Đƣơng; bài “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ng Thị Kiều Oanh (số 2-2011); bài “Hệ thống các văn bản pháp lý về công tác lập hồ sơ” (số 5/2014) của tác giả Lê Thị Nguyệt Lƣu… Một số học viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng (thuộc Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội) cũng chọn vấn đề lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành làm luận văn tốt nghiệp nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguy n Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận Văn Thạc sĩ của Nguy n Thị Trang Nhung, Hà Nội, 2008); Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguy n Văn Tâm, Hà Nội, 2008); Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)… Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đƣa ra đƣợc những vấn đề cơ bản nhất về lý luận c ng tác văn thƣ nói chung và c ng tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng nhƣ khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, cũng nhƣ mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề nhƣ mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng nhƣ nguyên t c, phƣơng pháp lập hồ sơ, thực ti n về lập hồ sơ, ch nh lý tài liệu sơ bộ, nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ cơ một số cơ quan… Tuy nhiên, 9
trong th i gian gần đây, các bài viết về lập hồ sơ hiện hành ít đƣợc đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề này còn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng, ở VPTW Đảng), và các cơ quan Nhà nƣ c (các bộ) và đƣa ra các giải pháp nhằm kh c phục cũng nhƣ đ i m i đối v i c ng tác này. Song, các c ng trình nghiên cứu trên m i ch tập trung đi vào nghiên cứu chung về lập hồ sơ hiện hành mà chƣa có c ng trình nào đi sâu nghiên cứu việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành nói chung và ở VPTW Đảng nói riêng. Vì vậy, việc nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ ở một cơ quan (cụ thể là VPTW Đảng) cần s m đƣợc thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu thực ti n đ t ra đối v i c ng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành nói chung và Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng nói riêng. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng t i đã sử dụng các nguồn tƣ liệu có liên quan sau: - Một là, hệ thống các tài liệu lý luận: các giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo về c ng tác lập và giao nộp hồ sơ nhƣ : Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣ ng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I (nay là trƣ ng Đại học Nội vụ) xuất bản năm 2001; Tập bài giảng công tác văn thư lưu trữ (tài liệu bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, năm 2008... - Hai là, hệ thống các văn bản của Đảng và Nhà nƣ c về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành nhƣ Luật Lƣu trữ Việt Nam năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về c ng tác văn thƣ; Th ng tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 về c ng tác văn thƣ ở VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng... Các văn bản quy định về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc 10
của VPTW Đảng nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng nhƣ : Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 về chức năng, nhiệm vụ, t chức bộ máy của VPTW Đảng; Các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, t chức bộ máy của các đơn vị hành chính trực thuộc VPTW Đảng... - Ba là, các nhóm hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của VPTW Đảng đã giao nộp vào lƣu trữ hiện hành gồm: nhóm hồ sơ hội nghị BCHTW Đảng, nhóm hồ sơ hội nghị BCT, nhóm hồ sơ hội nghị BBT, nhóm hồ sơ hội nghị cán bộ toàn quốc do BCT, BBT triệu tập; các nhóm hồ sơ c ng việc khác… - Bốn là, các luận văn thạc sĩ nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp của Nguy n Xuân Trung; Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng - Thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà; Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và giải pháp của Nguy n Văn Tâm; Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam của Nguy n Thị Trang Nhung… - Năm là, Các bài viết trên các báo, tạp chí, các website có liên quan nhƣ: Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, trang web: http://www.archives.gov.vn ... 7. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng phƣơng pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin g n liền v i các nguyên t c, phƣơng pháp của lƣu trữ học. - Phƣơng pháp phân tích, t ng hợp nhằm tìm ra những ƣu điểm để kế thừa, phát triển và đƣa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. - Phƣơng pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá chất lƣợng hồ sơ, tài liệu giao nộp về Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng từ đó lập bảng thống kê thành phần và giá trị của tài liệu trong một số nhóm hồ sơ. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế, đƣợc tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình hồ sơ giao nộp về Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung 11
ƣơng và VPTW Đảng để n m đƣợc tình hình hồ sơ hiện hành đƣợc lập ra sao, hồ sơ có đầy đủ hay kh ng, chất lƣợng thế nào, có đúng v i quy định hay không?. 8. Đóng góp của đề tài Đề tài đƣa ra những biện pháp cụ thể để thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam. Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu này s làm cơ sở để ban hành một số văn quy định, hƣ ng dẫn về c ng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng. Ngoài ra, c ng trình này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thƣ - lƣu trữ chƣa có điều kiện tiếp cận v i thực tế. 9. Bố cục luận văn Ngoµi phÇn më ®Çu, kÕt luËn vµ phô lôc, phÇn néi dung chÝnh cña ®Ò tµi ®-îc bè côc thµnh 3 ch-¬ng chÝnh, bao gåm: Chương 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành Chương 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Chương 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng t i nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cấp lãnh đạo cơ quan VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp. Đ c biệt sự giúp đỡ và ch bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng - ngƣ i hƣ ng dẫn t i thực hiện luận văn này. Bên cạnh những thuận lợi, chúng t i cũng g p nhiều khó khăn khi nghiên cứu về việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng do hệ thống các văn bản của Nhà nƣ c cũng nhƣ hệ thống Đảng về c ng tác chuẩn hóa chƣa đầy đủ; Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản ở Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng có độ mật cao, gây khó khăn cho việc 12
khảo sát và thống kê. Bên cạnh những khó khăn do điều kiện khách quan còn có những khó khăn do chủ quan. V i những khó khăn trên, ch c ch n luận văn kh ng tránh khỏi những thiếu sót, t i mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, c giáo, đồng nghiệp và các nhà nghiên cứu để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. T i xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, c giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣ ng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Lãnh đạo VPTW Đảng, Lãnh đạo Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, Phòng Lƣu trữ hiện hành thuộc Cục Lƣu trữ VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ t i thực hiện đề tài. Đ c biệt t i xin bày tỏ lòng biết ơn sâu s c t i PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣ i hƣ ng dẫn khoa học đã giúp t i thực hiện đề tài này. Hà Nội, ngày 22 tháng 6 năm 2015 Học viên Nguyễn Văn Quang 13
Chƣơng 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 1.1. Các khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn 1.1.1. Chuẩn hóa a. Khái niệm “Chuẩn” Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn. Theo từ điển Tiếng Việt online có giải thích: Chuẩn được coi là căn cứ để đối chiếu tức là lấy kích thước đó để làm chuẩn đối chiếu, so sánh. Chuẩn là đúng với những điều đã qui định. Theo Đại từ điển Tiếng Việt Chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm. Tiến sỹ William E. Moen (2003), một nhà nghiên cứu thƣ viện học Hoa Kỳ đã cho rằng: “Chuẩn trình bày một bản thỏa thuận của một cộng đồng để thực hiện những gì theo một cách riêng nhằm giải quyết một vấn đề chung”1. b. Khái niệm “Tiêu chuẩn” Tiêu chuẩn có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đ i theo th i gian, phản ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn: Theo từ điển Tiếng Việt online: Tiêu chuẩn là những điều được quy định dùng làm chuẩn để phân loại đánh giá. T chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đƣa ra một định nghĩa tiêu chuẩn, đƣợc nhiều quốc gia, t chức c ng nhận rộng rãi, định nghĩa này nhƣ sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”. 1 Xem thêm: Moen, W. E. (2003). No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st century library. University of North Texas. 14
Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn2”. Tại điểm 1, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm tiêu chuẩn nhƣ sau: “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này”. Trƣ c đây, theo Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có quy định tiêu chuẩn đƣợc ban hành để b t buộc ho c khuyến cáo áp dụng cho các bên. Đến năm 2006, trong Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quy định tiêu chuẩn kh ng b t buộc mà mang tính khuyến cáo tự nguyện áp dụng. c. Khái niệm “quy chuẩn kỹ thuật” Tại điểm 2, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm quy chuẩn kỹ thuật:“Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác”. Khái niệm ch r nội dung của quy chuẩn kỹ thuật quy định về mức gi i hạn của đ c tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý. Về đối tƣợng của quy chuẩn kỹ thuật là sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, m i trƣ ng, các đối tƣợng khác 2 Xem thêm : Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa. 15
trong hoạt động kinh tế - xã hội. Về phân loại hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ở Việt Nam gồm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), quy chuẩn kỹ thuật địa phƣơng (QCĐP). Về hiệu lực quy chuẩn kỹ thuật đƣợc xây dựng, ban hành để b t buộc áp dụng. So sánh giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật chúng ta thấy sự giống nhau là cùng đề cập đến nội dung về đ c tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý; cùng đối tƣợng quản lý. Sự khác nhau là tiêu chuẩn c ng bố để tự nguyện áp dụng, còn quy chuẩn kỹ thuật ban hành để b t buộc áp dụng. d. Khái niệm “Chuẩn hóa” Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn hóa, cụ thể: Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra : chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế”. Từ quan niệm chung nhất này, việc chuẩn hóa th ng thƣ ng có thể đƣợc hiểu là tiến trình tạo lập và áp dụng các chuẩn. Theo tác giả Jane Thacker trong bài viết “Tiêu chuẩn hóa và thư viện”3 đã đƣa ra quan niệm “Chuẩn hoá là một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật”. V i quan niệm nhƣ vậy, chuẩn hóa là con đƣ ng tiến đến sự chấp thuận s thực hiện một việc gì đó theo một phƣơng thức nhất định bằng cách xác định một số nguyên t c thống nhất trong thao tác nhằm tạo nên sự tin cậy đối v i ngƣ i sử dụng dịch vụ. Mục tiêu của chuẩn hoá là đạt đƣợc sự đồng thuận, từ đó, chuẩn trở thành một phƣơng tiện kiểm soát chất lƣợng, tạo ra một thƣ c đo để xác định đƣợc chất lƣợng c ng việc, đảm bảo một kết quả dự kiến từ trƣ c. C ng cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn bản pháp quy (regulations)4. 3 Xem thêm: Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn hóa và hoạt động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002 4 Xem thêm: Vũ Dƣơng Thúy Ngà: “Vấn đề chuẩn hóa trong hoạt động thư viện thông tin hiện nay”. Tạp chí nghiên cứu Văn hóa (http://huc.edu.vn/vi/spct/id88) 16
Nhƣ vậy, có thể hiểu chuẩn hoá là hoạt động bao gồm việc làm ra tiêu chuẩn, quy chuẩn và cả việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn vào một lĩnh vực nào đấy nhằm nâng cao hiệu quả của các đối tƣợng (sản phẩm, dịch vụ, quá trình, m i trƣ ng,…). 1.1.2. Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành Để tìm hiểu khái niệm hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành trƣ c hết chúng ta tìm hiểu một số khái niệm có liên quan nhƣ hồ sơ là gì, giao nộp là gì? lƣu trữ hiện hành là gì?. - Hồ sơ: có nhiều tài liệu định nghĩa về hồ sơ, cụ thể trong một số tài liệu có nêu nhƣ sau: Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có định nghĩa hồ sơ: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” [19; 188]. Luật Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về c ng tác văn thƣ có có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”. - “Giao nộp” là động từ ch việc giao và nhận giữa hai bên và chịu trách nhiệm về việc đó. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có giải thích khái niệm “Giao nộp tài liệu lƣu trữ”: “Giao nộp tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc công việc trong văn thư vào lưu trữ 17
cơ quan và tài liệu đến hạn nộp lưu của lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử” [19; 157]. - Lƣu trữ hiện hành: Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có định nghĩa Lƣu trữ hiện hành: “Lưu trữ hiện hành là lưu trữ bảo quản có thời hạn tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử” [19; 233]. Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia Việt Nam năm 2001 có giải thích : “Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức”. Luật Lƣu trữ Việt Nam năm 2011 đã kh ng sử dụng khái niệm lƣu trữ hiện hành và thay vào đó là khái niệm lƣu trữ cơ quan. Cụ thể luật có giải thích “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. Về bản chất hai khái niệm Lƣu trữ hiện hành và Lƣu trữ cơ quan đều ch các hoạt động lƣu trữ của cơ quan, t chức. Trong đó, Luật Lƣu trữ giải thích lƣu trữ cơ quan t ng hợp hơn, bao hàm toàn bộ các hoạt động lƣu trữ đối v i tài liệu của cơ quan, t chức. Từ những định nghĩa nêu trên, chúng ta có thể hiểu “Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành” là các hồ sơ hình thành trong quá trình theo d i, giải quyết c ng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, t chức ho c của một cá nhân đƣợc bàn giao giữa các đơn vị, t chức và cá nhân trong một cơ quan, t chức vào Lƣu trữ của cơ quan, t chức đó. 1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành Nhƣ đã tìm hiểu ở trên về khái niệm chuẩn hóa, chúng ta có thể hiểu cách chung nhất chuẩn hóa là xác định các chuẩn mực và thực hiện các chuẩn mực đó. Từ đó, chúng t i xin đƣa ra quan niệm về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu tữ hiện hành nhƣ sau: “Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành là việc xác lập và áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn nhằm kiểm soát và đánh giá các hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, đảm bảo cho công tác giao nộp hồ sơ được thực hiện đạt chất lượng và hiệu quả, thực hiện và duy trì các mục tiêu đặt ra”. Nội dung của chuẩn hóa hồ sơ 18
giao nộp vào lƣu trữ hiện hành chứa đựng nhiều vấn đề khá phức tạp, phải có sự nghiên cứu và đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia, cán bộ lƣu trữ có kinh nghiệm m i thống nhất đƣợc. Trong nội dung đề tài, chúng t i xin nêu một số nội dung chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành nhƣ sau: - Chuẩn hóa hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về khái niệm hồ sơ và triển khai thực hiện nó một cách thống nhất, hiệu quả đối v i hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan v i nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể ho c có đ c điểm chung, hình thành trong quá trình theo d i, giải quyết c ng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, t chức, cá nhân. - Chuẩn hóa về các loại hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn đối v i từng nhóm, loại hồ sơ và t chức triển khai thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn đã xây dựng. Ví dụ: Trong hoạt động của một cơ quan t chức cần nghiên cứu xem s có những nhóm hồ sơ nào hình thành để ban hành danh mục hồ sơ mẫu làm căn cứ để triển khai thực hiện. Nếu xây dựng đƣợc chuẩn về thể loại hồ sơ s giúp việc xác định và lập đƣợc đầy đủ các nhóm, các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, t chức. - Chuẩn hóa về yêu cầu tiêu chuẩn hồ sơ: là việc xây dựng, tạo lập và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn và thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó nhằm đảm bảo hồ sơ đƣợc lập đạt yêu cầu chất lƣợng cao nhất. Ví dụ: Theo một số văn bản của Nhà nƣ c có quy định yêu cầu tiêu chuẩn hồ sơ nhƣ sau: + Các hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; + Các hồ sơ đƣợc lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, phản ánh đúng trình tự giải quyết c ng việc; + Tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản; có giá trị và độ tin cậy cao; 19
+ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ; + Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh toàn bộ, ho c một phần, một giai đoạn của quá trình di n biến của sự việc; + Hồ sơ phải đƣợc biên mục đầy đủ và chính xác. - Chuẩn hóa về trách nhiệm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ: là việc nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về trách nhiệm của t chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. Ví dụ: Tại Điều 9 Luật Lƣu trữ Viêt Nam, năm 2011, có quy định “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách chiệm của cơ quan, tổ chức”. - Chuẩn hóa về quy trình, phương pháp lập hồ sơ hiện hành: là việc nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về phƣơng pháp, cách thức lập hồ sơ và triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó thống nhất và hiệu quả. Ví dụ : Tại Th ng tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành có hƣ ng dẫn chi tiết, cụ thể các bƣ c lập hồ sơ hiện hành gồm : Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ. Ngoài ra Th ng tƣ 07 cũng hƣ ng dẫn cụ thể cách thức lập danh mục hồ sơ cho hoạt động của cơ quan5. 1.2. Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành là c ng việc quan trọng của lƣu trữ cơ quan, t chức. Đây là hành vi chuyển giao quyền và trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu từ cán bộ, c ng chức cho lƣu trữ cơ quan nhằm bảo vệ thống nhất, an toàn tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều 5 Xem thêm : 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, (Điều 13, 14, 15, 16). 20