Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

122
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm hệ thống lại các kiến thức lý luận liên quan tới kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THU THẢO LINH Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA033, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã may mắn nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Qua đây, tôi xin được bày tỏ lòng tri ân sâu sắc đến ThS. Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành khóa luận này. Bên cạnh đó, tôi cũng mong muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ông Nguyễn Tiến Mai – Trưởng phòng Hành chính Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cùng toàn thể các cán bộ, công chức tại Bộ đã chia sẽ kiến thức, thảo luận, cung cấp tài liệu hướng dẫn, cùng những lời giải đáp thắc mắc giúp tôi hoàn thành tốt khóa luận của mình. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe, công tác tốt. Kính chúc Trường Đại học Nội vụ và Khoa Quản trị văn phòng đạt được nhiều thành công trong công tác giáo dục. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thu Thảo Linh
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ ai. Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về khóa luận tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2017 Người cam đoan Nguyễn Thu Thảo Linh
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................. 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................ 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 6 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................... 6 7. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................... 6 8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp ................................................................................... 7 NỘI DUNG ..................................................................................................................... 8 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .............................................................................. 8 1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hành chính ................ 8 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lí nhà nước ................................................................. 8 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính .......................................................................... 8 1.2. Phân loại văn bản hành chính ............................................................................... 9 1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ................................................................................. 9 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường ..................................................................... 9 1.3. Các chức năng, vai trò chủ yếu của văn bản hành chính ................................... 9 1.3.1. Các chức năng chủ yếu của văn bản hành chính .............................................. 9 1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước .............. 10 1.4. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 11 1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành ...................................................................... 11 1.4.2. Yêu cầu về nội dung ........................................................................................... 11 1.4.3. Yêu cầu về thể thức............................................................................................. 12 1.4.4. Yêu cầu về văn phong ......................................................................................... 12 1.4.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ ............................................................................ 13 1.4.6. Yêu cầu về quy trình ........................................................................................... 13 1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính..................................... 14 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................ 15
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG –THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ....... 16 2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội .................................................................................................................................. 16 2.1.1. Lịch sử hình thành ............................................................................................. 16 2.1.2. Chức năng ........................................................................................................... 16 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................... 16 2.1.4. Cơ cấu tổ chức .................................................................................................... 18 2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ....................... 18 2.1.4.2. Lãnh đạo Bộ .................................................................................................... 19 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ................................................................................... 19 2.2.1. Một số văn bản quy định liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản do cơ quan ban hành ............................................................................................. 19 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản ......................................................................... 20 2.2.3. Thống kê các hình thức và số lượng văn bản hành chính ban hành trong 10 năm trở lại đây .............................................................................................................. 20 2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan ................... 21 2.2.5. Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......................... 26 2.2.6. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản ................................................................................................................ 30 2.3. Nhận xét ................................................................................................................. 31 2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................................... 31 2.3.2. Hạn chế ............................................................................................................... 33 2.3.3. Nguyên nhân....................................................................................................... 35 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 36 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ................................................................................ 38 3.1. Hoàn thiện thể chể chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......... 38 3.1.1. Đối với Nhà nước ............................................................................................... 38 3.1.1.1. Về thể thức văn bản hành chính ................................................................... 38 3.1.1.2. Về quy trình ban hành văn bản hành chính ................................................ 39 3.1.2. Đối với Bộ lao động – Thương binh và Xã hội ................................................. 40
3.2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội .................................................................................................................................. 41 3.2.1. Đối với các cấp lãnh đạo .................................................................................... 41 3.2.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính............................................................................................ 41 3.2.1.2. Tổ chức hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .................................................................................................................... 42 3.2.1.3. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng ................................ 44 3.2.1.4. Lập dự kiến chương trình, kế hoạch kinh phí phục vụ công tác soạn thảo, ban hành văn bản dài hạn và hàng năm của Bộ ....................................................... 45 3.2.2. Đối với các cán bộ trực tiếp thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản ................................................................................................................................. 47 3.3. Đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản .................................................................................. 48 3.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin .......................................................................... 48 3.3.2. Cơ sở vật chất ...................................................................................................... 50 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 51 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 55
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp luôn là nhu cầu cơ bản giữa con người với con người. Hoạt động giao tiếp diễn ra liên tục trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong hầu hết các công việc. Văn bản được biết đến là một phương tiện, đồng thời cũng chính là sản phẩm của quá trình giao tiếp. Đó là một công cụ đặc biệt, hỗ trợ quá trình giao tiếp nói chung và phục vụ công tác quản lý hành chính nói riêng. Văn bản hành chính được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Văn bản là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể tại các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội… Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành, giải quyết công việc đều gắn liền với văn bản hành chính, cũng có nghĩa là gắn liền với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Do đó, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả điều hành, quản lý cũng như thực hiện công việc tại cơ quan, tổ chức đó. Có thể thấy được rằng, thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những yếu tố quyết định, bảo đảm cho các hoạt động hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức được thực hiện thông suốt, nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Soạn thảo và ban hành văn bản đã trở thành một kỹ năng được chú trọng đào tạo tại các trường đại học, đặc biệt đối với các khối đào tạo công tác hành chính, văn phòng. Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tôi có điều kiện được hướng dẫn, học tập, nghiên cứu sâu hơn về kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản tại nhà trường. Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách nhất định. Để thu hẹp khoảng cách ấy, để sinh viên khi ra trường 1
không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình học, hàng năm, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức các đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế bên ngoài trước khi tốt nghiệp.Trong thời gian thực tập tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, tôi đã có cơ hội tìm hiểu tình hình thực tế cũng như có điều kiện vận dụng những kiến thức đã được học tại nhà trường để thực hành một số khâu nghiệp vụ trong công tác quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ, bước đầu rèn luyện tay nghề, phong cách làm việc của một người cán bộ văn phòng trong tương lai. Bên cạnh đó, tôi thường xuyên được tiếp xúc với rất nhiều các văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành. Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy song song với những ưu điểm, công tác soạn thảo và ban hành các văn bản nói chung cũng như văn bản hành chính nói riêng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn tồn tại nhiều hạn chế, chưa thực sự hiệu quả, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hành chính tại Bộ cũng như tới tất cả các hoạt động của toàn cơ quan. Với mong muốn nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, tôi đã quyết định lựa chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xoay quanh chủ đề soạn thảo và ban hành văn bản, trong nhiều năm qua, Nhà nước đã xây dựng và ban hành rất nhiều các Quyết định, Nghị định, Thông tư, Quy chế … nhằm quy định, hướng dẫn, thống nhất về thể thức, kỹ thuật xây dựng, trình bày và ban hành văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật… như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của 2
Chính Phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về các vai trò, giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản được công bố. Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức không còn là một nội dung nghiên cứu xa lạ. Đặc biệt đối với các đơn vị, cá nhân đào tạo, học tập, làm việc chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu nội dung này là nhiệm vụ không thể tránh khỏi. Điều này cho thấy, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ là vấn đề thiết thực, được nhiều người quan tâm, mà còn là vấn đề phức tạp. Kết quả lịch sử nghiên cứu về các nội dung liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể kể đến như: Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Đại học Luật Hà Nội (2002); Giáo trình Nghiệp vụ Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2009); Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2005); Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung (2015); … Ngoài ra, có khá nhiều Luận án tiến sĩ, Khóa luận tốt nghiệp với chủ đề liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có thể kể đến như: Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2012 của sinh viên Phạm Tú Anh, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính về “Giải pháp nâng cao vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Tài chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2014 của sinh viên Lê Thị Hà, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính“Khảo sát thực trạng trạng vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng công ty Sông Đà”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2015 của sinh viên Phạm Mai Phương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Đẩy mạnh công tác hành chính tại Bộ Công thương”; ... 3
Một số bài đăng trên các tạp chí như: Bài viết của tác giả Trần Hà Anh, Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước (Tạp chí khoa học Việt Nam Trang số 10 tháng 02/2013), bàn về thủ tục ban hành các văn bản tại một số cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đưa ra một số giải pháp rút gọn quy trình cùng các thủ tục hành chính trong quá trình ban hành văn bản; Tác giả Phạm Thị Bích Hải, Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực quản lý nhà nước (Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 03/2014), bàn về vai trò của công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính trong các cơ quan Nhà nước; Tác giả Trần Hoài, Về quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước (Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 04/2007), đưa ra các nhận xét về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nước ta theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996, sửa đổi bổ sung năm 2004; … Có thể nhận thấy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính không còn là một lĩnh vực nghiên cứu mới mẻ. Có rất nhiều các nghiên cứu trước đây về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Tuy nhiên nhiều nghiên cứu còn sơ sài, chủ quan hoặc chưa cập nhật đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước quy định về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Bên cạnh đó, các đề tài nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có số lượng rất hạn chế. Các đề tài nghiên cứu chưa đi sâu phân tích thực trạng và giải pháp công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính hoặc chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vị một đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Các đề tài liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có thể kể đến như: Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của sinh viên Nguyễn Văn Đông, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2016 của sinh viên Vi Thị Lợi, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Nâng cao hiệu quả tổ 4
chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; Khóa luận tốt nghiệp năm 2016 của sinh viên Ngô Thị Diên, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”… Vì vậy, trong khóa luận này tôi xin được kế thừa có chọn lọc những kết quả nghiên cứu nói trên đồng thời đưa ra một hướng tiếp cận, nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. 3. Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận gồm những mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:  Hệ thống lại các kiến thức lý luận liên quan tới kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;  Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;  Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu  Đưa ra các cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;  Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, phân tích rõ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;  Phân tích một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;  Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống văn bản pháp lý liên quan tới văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.  Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2007 đến năm 2017 6. Giả thuyết nghiên cứu  Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thực hiện thường xuyên, đáp ứng kịp thời hầu hết các yêu cầu công việc tại Bộ.  Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn tồn tại một vài hạn chế, chưa thực sự hiệu quả, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hành chính tại Bộ cũng như tới tất cả các hoạt động của toàn cơ quan.  Nghiên cứu các giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đóng vai trò then chốt quyết định kết quả của công tác tổ chức, quản lý công tác hành chính tại cơ quan và trong tất cả các hoạt động quản lý khác của cơ quan nói chung.  Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội giúp công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác, thống nhất, hiệu quả. 7. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp là con đường thực hiện một công trình nghiên cứu để khám phá đối tượng. Vì vậy, xác định chính xác các phương pháp nghiên cứu giúp quá trình nghiên cứu thu được kết quả tốt nhất và khách quan. Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, các phương pháp nghiên cứu được thực hiện song song, xuyên suốt khóa luận có thể kể đến như sau:  Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết: là phương pháp phân tích, nghiên cứu lý thuyết dựa trên những cơ sở các dữ liệu, công trình nghiên cứu 6
khoa học sẵn có, từ đó tổng kết, xây dựng cơ sở lý luận và các giả thuyết khoa học cho khóa luận;  Phương pháp quan sát: quan sát quy trình soạn thảo văn bản cũng như các văn bản hành chính đã được ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại đây;  Phương pháp điều tra khảo sát, thống kê (thực tiễn): phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; thông kê chi tiết số lượng văn bản hành chính của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành tại trang web: Molisa.gov.vn, lấy đó làm cơ sở và căn cứ cho việc nghiên cứu và giải quyết vấn đề nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản;  Phương pháp sơ đồ hóa: sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính giúp dễ dàng hình dung, nắm bắt các quy trình. 8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp Tôi đã đúc kết những kết quả thu được và đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong khóa luận tốt nghiệp. Cụ thể, khóa luận tốt nghiệp của tôi có bố cục như sau: Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 7
NỘI DUNG CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hành chính 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lí nhà nước Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định và thông tin quản lí thành văn do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định của Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân. Văn bản quản lí nhà nước gồm 03 loại cơ bản gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn – kỹ thuật. 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, 8
xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 1.2. Phân loại văn bản hành chính Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. 1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc trong quản lý hành chính nhà nước. Các loại văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức… 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả... các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân... Văn bản hành chính thông thường bao gồm: thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. 1.3. Các chức năng, vai trò chủ yếu của văn bản hành chính 1.3.1. Các chức năng chủ yếu của văn bản hành chính  Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản nhất của văn bản 9
hành chính, gồm: ghi lại các thông tin, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý hành chính, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.  Chức năng quản lý: Chức năng này được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc. Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, văn bản hành chính là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý. Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản hành chính có thể bao gồm 02 loại:  Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan như: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ…  Văn bản giúp cho cơ quan quản lý hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…  Chức năng văn hóa – xã hội: Những văn bản hành chính được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu văn hóa không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tương lai. Nhiều mô thức văn hóa truyền thống có giá trị đã được xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện còn lưu giữ tại các kho lưu trữ nhà nước.  Các chức năng khác: chức năng thống kê, chức năng kinh tế… 1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước  Văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;  Văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;  Văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;  Văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật. 10
1.4. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành Văn bản hành chính phải được ban hành đúng thẩm quyền theo quy định của Nhà nước, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản hành chính phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.  Đối với văn bản hành chính cá biệt: là loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.  Đối với văn bản hành chính thông thường: là loại văn bản ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc nên không quy định thẩm quyền ban hành. Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông thường. 1.4.2. Yêu cầu về nội dung  Tính mục đích: Văn bản hành chính được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Vì vậy, trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích ban hành văn bản, vấn đề và giới hạn giải quyết vấn đề, kết quả của việc thực hiện văn bản.  Tính khoa học: Văn bản hành chính có tính khoa học phải đảm bảo: Có đủ lượng thông tin cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác; logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề; thể thức văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước; đảm bảo tính hệ thống của văn bản.  Tính đại chúng: Văn bản hành chính phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ.  Tính công quyền: Văn bản hành chính phải được ban hành đúng thẩm 11
quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản hành chính phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.  Tính khả thi: Đây là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản hành chính, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. 1.4.3. Yêu cầu về thể thức Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo các tiêu chí: khổ giấy, định lề trang văn bản, kiểu trình bày, phông chữ.  Về cơ bản văn bản hành chính bao gồm 09 yếu tố cơ bản: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.  Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật; Dấu chỉ mức độ khẩn… 1.4.4. Yêu cầu về văn phong  Chính xác, rõ ràng: Đây là tiêu chuẩn quan trọng đầu tiên của văn phong hành chính. Tính chính xác được hiểu văn bản được viết sao cho mọi người đều hiểu như nhau, muốn vậy phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác;  Phổ thông, đại chúng: Văn bản hành chính phải viết bằng những từ ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu. Một văn bản hành chính dể hiểu là một văn 12
bản được người nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ, chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai;  Khách quan, phi cá nhân: Thực hiện ý chí cơ quan, ý chí tập thể, khách quan, không mang tính cá nhân;  Trang trọng, lịch sự: Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Tính trang trọng lịch sự của văn bản hành chính phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại;  Khuôn mẫu: Đây là đặc trưng cơ bản của văn bản hành chính, đòi hỏi bố cục nội dung theo các khuôn mẫu. Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu. 1.4.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ  Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;  Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;  Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;  Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;  Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh), trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 1.4.6. Yêu cầu về quy trình Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản hành chính có thể xây dựng một quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tương ứng. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo cơ bản gồm các bước sau: Chuẩn bị; Lập đề cương, viết bản thảo; Trình 13
duyệt, ký văn bản; Hoàn thiện thủ tục hành chính để bàn giao văn bản. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính hợp pháp, khả thi của văn bản. Cán bộ soạn thảo văn bản, các cán bộ văn thư cần thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ của mình, đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. 1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý có thẩm quyền tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Đó là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà các cơ quan nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cụ thể như sau: Bước 1: Chuẩn bị  Phân công soạn thảo: cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo;  Xác định mục đích ban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản;  Xác định tên loại văn bản;  Thu thập và xử lý thông tin. Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo Lập đề cương: Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản được xây dựng trên những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản. Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược. Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương. Khi viết bản thảo cần bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Kiểm tra, rà soát bản thảo về: bố cục, nội dung, thể thức, ngôn ngữ diễn đạt. Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao 14