Luận văn Thạc sĩ Thông tin Thư viện: Quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

80
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn hệ thống hóa các khái niệm như quản trị thông tin, hệ thống thông tin; phân tích thực trạng quy trình quản trị thông tin và chỉ ra một số vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long. Đưa ra đề xuất phương án khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Thông tin Thư viện: Quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THANH BÌNH QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội-2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THANH BÌNH QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thư viện Mã số: 60320203 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: T.S Đỗ Văn Hùng Hà Nội-2019
MỤC LỤC 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 5 2. Tình hình nghiên cứu .................................................................................. 6 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu........................................................... 10 3.1. Mục đích nghiên cứu .......................................................................... 10 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 10 4. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................... 10 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................ 11 6. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................... 11 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài ............................................... 13 Chương 1. Tổng quan về quản trị thông tin ............................................... 15 1.1. Một số khái niệm chung ..................................................................... 15 1.1.1. Khái niệm về thông tin .................................................................. 15 1.1.2. Khái niệm về quản trị thông tin .................................................... 16 1.1.3. Khái niệm về quản trị thông tin trong doanh nghiệp .................. 18 1.1.4. Đặc thù của quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 19 1.2. Vai trò của thông tin và quản trị thông tin trong doanh nghiệp ... 21 1.2.1. Quản trị các nguồn lực ................................................................. 21 1.2.2. Tăng cường cạnh tranh ................................................................ 23 1.2.3. Hạn chế các rủi ro ......................................................................... 24 1.2.4. Xây dựng chiến lược và dự báo .................................................... 25 1.3. Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin trong doanh nghiệp ... 25 1.4. Mô hình quản trị thông tin hiện đại.................................................. 27 1
1.4.1. Vai trò của mô hình quản trị thông tin hiện đại.......................... 28 1.4.2. Lợi ích mang lại và những điểm cần lưu ý khi triển khai mô hình .................................................................................................................. 29 1.4.3. Thiết kế mô hình quản trị thông tin hiện đại............................... 30 1.4.4. Các yếu tố đánh giá hiệu quả của mô hình quản trị thông tin ... 31 1.4.5. Xu hướng xây dựng mô hình quản trị thông tin trên thế giới .... 33 1.5. Tiểu kết chương 1 ............................................................................... 34 Chương 2. Thực trạng quy trình quản trị thông tin và một số vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long ................................................................................................................ 35 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long ......... 35 2.1.1. Thông tin chung về doanh nghiệp................................................ 35 2.1.2. Tổ chức các phòng ban ................................................................. 36 2.2. Thực trạng quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp ....... 41 2.2.1. Các luồng thông tin trong doanh nghiệp ..................................... 41 2.2.2. Các kênh truyền tin trong doanh nghiệp ..................................... 47 2.3. Một số vướng mắc còn tồn tại trong quy trình quản trị thông tin 50 2.4. Quy trình sử dụng thông tin để ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp .......................................................................................................... 53 2.5. Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin của doanh nghiệp....... 54 2.5.1. Nhận thức của lãnh đạo ............................................................... 54 2.5.2. Năng lực của nguồn nhân lực ...................................................... 55 2.5.3. Đặc thù môi trường kinh doanh ................................................... 56 2.6. Đánh giá thực trạng quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long ...................................................................................... 56 2
2.6.1. Những ưu điểm.............................................................................. 56 2.6.2. Những nhược điểm ....................................................................... 57 2.7. Tiểu kết chương 2 ............................................................................... 58 Chương 3. Đề xuất phương án khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam ............ 59 3.1. Tổ chức bộ máy nhân sự và quy trình làm việc phù hợp với quy trình quản trị thông tin ............................................................................. 59 3.2. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử, hướng dẫn hoạt động nhằm tối ưu cho việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp...................................... 63 3.2.1. Nguyên tắc ứng xử trong doanh nghiệp ...................................... 64 3.2.2. Hướng dẫn thực hàng quy trình bán hàng .................................. 66 3.3. Áp dụng mô hình quản trị thông tin hiện đại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam ................................................................................... 69 3.4. Tiểu kết chương 3 ............................................................................... 70 KẾT LUẬN .................................................................................................... 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 75 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 81 PHỤ LỤC SẢN PHẨM CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU .......................... 85 TRONG PHẠM VI LUẬN VĂN ................................................................. 85 3
DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1. Hệ thống quản trị thông tin ............................................................... 19 Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long ................. 37 Sơ đồ 3. Các luồng thông tin theo đối tượng, mục đích sử dụng thông tin .... 42 Sơ đồ 4. Quy trình sử dụng thông tin để ra quyết định của các cấp lãnh đạo 54 Sơ đồ 5. Minh hoạ mô hình tổ chức phòng kinh doanh và phân công công việc .................................................................................................................. 61 Biểu đồ 1. Mức độ tiếp cận thông tin qua các kênh thông tin ........................ 49 Biểu đồ 2. Các kênh tìm kiếm thông tin ......................................................... 50 Biểu đồ 3. Vấn đề thiếu thông tin để xử lý công việc ..................................... 51 Biểu đồ 4. Vấn đề tìm kiếm thông tin ............................................................. 52 Biểu đồ 5. Vấn đề nhiễu thông tin .................................................................. 53 4
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Khi bước sang thế kỷ XXI, nền kinh tế thế giới biến đổi sâu sắc do sự tác động mạnh mẽ của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại. Sự biến đổi này diễn ra nhanh chóng cả về cơ cấu, chức năng và phương thức hoạt động: lực lượng sản xuất xã hội bắt đầu chuyển từ kinh tế tài nguyên sang kinh tế tri thức, do đó nền văn minh xã hội cũng chuyển từ nền văn minh công nghiệp sang nền văn minh tri thức, xã hội dần chuyển hoá thành xã hội thông tin. Nền kinh tế và xã hội Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó. Kinh tế tri thức và xã hội thông tin vừa là công cụ, vừa là cánh cửa mở ra giúp các nước đang phát triển bắt kịp, rút ngắn khoảng cách với các nước phát triển. Chính điều đó đã và đang đặt ra thách thức trong việc nắm bắt, quản lý và sử dụng nguồn thông tin hiệu quả đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Trong quá trình làm việc của mình tại Công ty cổ phần Hướng nghiệp và Phát triển Giáo dục ICANDO, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ với các mô hình kinh doanh khác nhau. Điển hình như Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, tôi nhận thấy còn tồn tại một số vấn đề như: từ phương thức bán hàng truyền thống - một nhân viên bán hàng sẽ phụ trách tất cả các khâu trong quá trình bán hàng gồm tìm kiếm khách hàng, tư vấn khách hàng, chăm sóc khách hàng, chốt đơn hàng, bán hàng và làm hồ sơ bán hàng, Công ty thường xuyên gặp phải tình trạng bỏ xót thông tin khách hàng; thất lạc hồ sơ, giấy tờ; nhân viên bán hàng tốt và nhân viên bán hàng chưa tốt có tỉ lệ chênh lệch doanh số cao; nhân viên trong công ty không có thái độ tích cực trong việc chia sẻ, trao đổi thông tin với nhau; việc mở rộng mô hình kinh doanh còn gặp khó khăn do việc tuyển và đào tạo nhân viên kinh doanh mới còn kém, nhân viên mới tiến bộ chậm,… Nhận thức được những tồn tại này, 5
tôi đã đưa ra đề xuất và hỗ trợ Công ty thay đổi phương thức và quy trình tổ chức hoạt động nhằm nâng cao sự tương tác, trao đổi thông tin giữa các nhân viên; từ đó tối ưu quy trình quản trị thông tin nhằm mục đích tránh mất mát dữ liệu và tăng hiệu quả kinh doanh, giúp tăng doanh số và mở rộng mô hình kinh doanh cho doanh nghiệp. Chính thực trạng này đã giúp tôi nhận thức ra được việc phát hiện và khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên do lối mòn trong tư duy tổ chức và kinh doanh của doanh nghiệp dẫn đến việc khó khăn trong nhận biết tầm quan trọng của quy trình quản trị thông tin hoặc đã nhận thức được tầm quan trọng của quy trình quản trị thông tin nhưng vẫn chưa khắc phục được những vướng mắc còn tồn tại. Điều này đã thôi thúc tôi tìm hiểu thực trạng quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp, chỉ ra những vướng mắc trong quy trình đó và đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình quản trị thông tin doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển quy mô kinh doanh ngày một lớn mạnh. 2. Tình hình nghiên cứu Trước hết, khi đề cập đến quan hệ giữa quản trị thông tin và công nghệ thông tin, mối quan hệ của quản trị thông tin và công nghệ thông tin trong nền kinh tế thông tin như hiện nay đã được khai thác. Bên cạnh đó, tác giả còn đưa ra những luận chứng thành phần về đội ngũ cán bộ thông tin và vị trí của chức danh nhà lãnh đạo thông tin. Từ đó, tác giả đưa ra đề xuất về việc đào tạo, nghiên cứu khoa học, đầu tư và tiêu chuẩn hóa chức danh cán bộ thông tin trong điều kiện ở Việt Nam [6, tr.71]. Đây có thể coi là một trong nghiên cứu khá sớm về quản trị thông tin dưới góc nhìn của một chuyên gia thông tin. Tuy mới chỉ dừng lại ở lý thuyết chung, nhưng là một quan điểm quan trọng làm cơ sở 6
để nghiên cứu ứng dụng về quản trị thông tin và đào tạo người là công tác quản trị thông tin. Nói về khía cạnh tầm quan trọng của việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp, một số cơ sở lý luận của quản trị thông tin, phân tích thực trạng quản trị thông tin trong doanh nghiệp đã được đưa ra [13, tr.72] . Tuy nhiên, trong phần biện pháp quản trị thông tin, tác giả mới chỉ đưa ra được các bước và tiêu chuẩn để tổng hợp thông tin, chưa có giải pháp cụ thể nào để có thể cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nói về vai trò của nhà quản trị thông tin trong doanh nghiệp, thị trường công nghệ thông tin Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp khó có thể phát triển nếu như không có quy trình điều hành và quản trị thông tin chuyên nghiệp nếu như thiếu nhân sự giữ vai trò là nhà quản trị thông tin chứ không đơn thuần là người triển khai công nghệ [3, tr.71]. Nghiên cứu này mới chỉ dừng lại ở việc phân tích cấu trúc hệ thống thông tin doanh nghiệp và chỉ ra những việc mà nhà quản trị thông tin doanh nghiệp cần phải làm chứ chưa phân tích được thực trạng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và đưa ra những biện pháp cụ thể cả về nhân sự phụ trách quản trị thông tin lẫn phần mềm hỗ trợ quản trị thông tin. Cùng chủ đề này, bàn luận về vai trò của quản trị thông tin kinh tế doanh nghiệp, hoạt động thông tin là một trong ba loại hoạt động quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không có hoạt động thông tin, doanh nghiệp không thể đứng vững và có được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến động do sự tác động của nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin hiện nay [10, tr.72]. Trong bài viết này, tác giả đã phân tích được vai trò quan trọng của quản trị thông tin trong nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin và vai trò quyết định đến sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó khẳng định vai trò của chuyên gia thông tin trong doanh 7
nghiệp và sự cần thiết phải đào tạo ngành quản trị thông tin kinh tế doanh nghiệp. Trên thế giới, cũng đã có những đề tài nghiên cứu về quản trị thông tin trên các khía cạnh và lĩnh vực khác nhau. Viết về những cải tiến về hiệu quả quản trị thông tin trong cấu trúc tổ chức ngành xây dựng, việc quản trị thông tin một cách hiệu quả là rất quan trọng để cải thiện các quy trình sản xuất trong tổ chức. Để đạt được hiệu quả trong quản trị thông tin, cần phải có một cách tiếp cận tổng thể hơn, phù hợp với nhu cầu công nghệ và thông tin của tổ chức với con người, các quy trình và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo ra sự thay đổi từ phương thức làm việc đơn lẻ sang làm việc theo chiến lược kinh doanh. Sau đó, tác giả cũng nhấn mạnh sự thay đổi từ việc quản lý thông tin (lưu trữ thông tin để khai thác thông tin) đến quản trị thông tin (khai thác thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh trên toàn tổ chức) [20, tr.73]. Tuy nhiên luận án này mới chỉ dừng lại trong việc nghiên cứu phê bình các cải tiến về hiệu quả của quản trị thông tin (IM) trong các tổ chức dựa trên ngành xây dựng. Đề tài thực hành quản trị và chia sẻ thông tin trong quá trình xây dựng dự án đã đưa ra quan điểm thông tin có thể được xem là một trong những tài sản quan trọng nhất mà một tổ chức có thể sở hữu. Sử dụng đúng cách, thông tin có thể cho phép một tổ chức có thể giao tiếp, vận hành, lập kế hoạch và đưa ra các quyết định cuối cùng và mang lại lợi ích cho chính tổ chức đó, khách hàng và bất kỳ thực thể nào khác tương tác với nó. Mặc dù có nhiều loại hệ thống, chính sách và thủ tục khác nhau mà một tổ chức có thể triển khai để quản lý và chia sẻ thông tin của họ nhưng không phải lúc nào cũng được sử dụng một cách nhất quán và cuối cùng là trải nghiệm và quan điểm của cá nhân trong việc xử lý thông tin. Các kết quả từ nghiên cứu cho thấy một số phát hiện quan trọng. Điều đầu tiên nói đến thực tế là mặc dù các quy định quản trị thông 8
tin doanh nghiệp được áp dụng để giải quyết khối lượng và độ phức tạp của thông tin, các thực tiễn này thường được bổ sung bởi các thông lệ quản lý thông tin cá nhân được các bên liên quan thông qua. Thứ hai chỉ ra rằng các bên liên quan sở hữu số lượng kinh nghiệm lớn hơn có xu hướng dựa vào việc sử dụng tri thức ẩn của họ để quản lý và chia sẻ thông tin. Trong khi các bên liên quan sở hữu số lượng ít kinh nghiệm hơn có khuynh hướng sử dụng các hình thức tài liệu rõ ràng. Cuối cùng, nghiên cứu đã đưa ra giải pháp quản trị thông tin trong quá trình xây dựng dự án áp dụng trong ngành xây dựng [31, tr.74]. Viết về đề tài mô hình hóa hệ thống quản lý thông tin cho Chương trình Bảo hiểm Y tế Quốc gia ở Ghana, những tồn tại về sự chênh lệch trong việc tiếp cận thông tin y tế giữa vùng nông thôn và thành thị đã được chỉ ra. Điều này đặt ra thách thức trong việc quản trị và phổ cập thông tin. Luận án này xem xét các biến ảnh hưởng đến việc quản lý thông tin trong sơ đồ và đề xuất một mô hình quản lý thông tin để loại bỏ các tắc nghẽn được xác định trong mô hình quản lý thông tin hiện tại. Đề tài nghiên cứu bắt đầu bằng cách xem xét lý thuyết về bảo hiểm y tế, quản trị thông tin và cuối cùng là sử dụng phương tiện kỹ thuật số nhằm phân phối thông tin nông thôn-đô thị. Ngoài các cuộc phỏng vấn bán cấu trúc với các nhân sự chủ chốt trong dự án và quan sát, khảo sát bằng bảng hỏi đối với nhân viên trong 9 chương trình tại các khu khác nhau để thu thập dữ liệu cho nghiên cứu này. Trong việc xác định vấn đề còn tồn tại đối với hệ thống quản lý thông tin hiện tại, một phân tích so sánh được thực hiện giữa mô hình quản trị thông tin hiện tại và hệ thống thế giới thực để xác định các thay đổi cần thiết và cải thiện hệ thống quản trị thông tin hiện tại trong Chương trình bảo hiểm y tế Quốc gia [34, tr.75]. Nhìn chung, chủ đề quản trị thông tin đã được rất nhiều các nhà khoa học tiến hành nghiên cứu. Tuy nhiên, quản trị thông tin chưa được nghiên cứu một cách độc lập mà đi liền với các ngành nghề và các lĩnh vực có liên quan 9
khác. Điều này cũng đặt ra thách thức đối với việc nghiên cứu chuyên sâu về quản trị thông tin, nhất là nghiên cứu một cách độc lập, đưa ra một quy trình chung nhất để có thể áp dụng cho các ngành nghề khác, phục vụ cho đời sống con người trong thời đại kinh tế tri thức, xã hội thông tin như hiện nay. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu này nhằm xác định và đánh giá những rào cản cùng những hạn chế trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình quản trị thông tin, nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển quy mô kinh doanh ngày một lớn mạnh. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu trên, nghiên cứu này thực hiện những nhiệm vụ sau: - Hệ thống hoá các khái niệm về thông tin và quản trị thông tin trong doanh nghiệp nhằm làm cơ sở lý luận nền tảng cho phân tích hệ thống thông tin doanh nghiệp. - Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, qua đó chỉ ra được những vướng mắc còn tồn tại trong quy trình này. - Đề xuất giải pháp khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin cho các doanh nghiệp có quy mô tương tự. 4. Câu hỏi nghiên cứu Với mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra ở trên, nghiên cứu tập trung trả lời những câu hỏi chính sau: 10
Câu hỏi 1: Quản trị thông tin có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay? Câu hỏi 2: Những tồn tại và các yếu tố nào tác động đến quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ với trường hợp điển hình của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long? Câu hỏi 3: Giải pháp nào để khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam? 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tôi chọn đối tượng nghiên cứu là quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long. Với việc chọn đối tượng nghiên cứu này, bằng những phương pháp nghiên cứu cụ thể, tôi có thể chứng minh được việc tổ chức quản trị thông tin hiện tại của Công ty chưa thực sự phù hợp và còn tồn tại những vướng mắc cần khắc phục để có thể hoàn thiện quy trình quản trị thông tin tối ưu nhất, từ đó đem lại hiệu quả cho kinh doanh. Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong phạm vi quản trị thông tin truyền thông và bán hàng của doanh nghiệp - loại thông tin cốt lõi quyết định đến sự thành bại của kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp. Kết quả của nghiên cứu này được giới hạn trong phạm vi các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. 6. Phương pháp nghiên cứu Để làm sáng tỏ câu hỏi nghiên cứu, chứng minh được giả thuyết và đạt được mục tiêu nghiên cứu đặt ra, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau: Thu thập và phân tích tài liệu: Trong quá trình nghiên cứu về đề tài này thì tôi đã tiến hành tìm hiểu các tài liệu, bài báo, các bài nghiên cứu nói về chủ 11
đề quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Trong đó tập trung tìm kiếm các tài liệu phân tích quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp, các mô hình quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng tìm hiểu về những mong muốn, những ý tưởng về việc khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp nhưng còn đang vướng mắc, chưa thực hiện được. Từ những tài liệu này, tôi có thể phân tích và tổng kết được hiện trạng chung của quản trị thông tin trong các doanh nghiệp hiện nay. Đồng thời có thể học hỏi được các phương thức, cách thức xây dựng quy trình quản trị thông tin nhằm tối ưu hoá hiệu quả quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Từ đó có thể chắt lọc được những thông tin, những yếu tố cần thiết để bàn luận, đề xuất đưa ra phương án khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện nay. Phỏng vấn: Tôi tiến hành khảo sát tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long. Với cá nhân cụ thể, tôi tiến hành phỏng vấn 2 trưởng phòng kinh doanh, đội trưởng nhóm kinh doanh và các lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc kinh doanh. Bằng phương pháp phỏng vấn, tôi sẽ có cái nhìn khách quan hơn đối với thực trạng quản trị thông tin tại doanh nghiệp này, từ đó tôi có thể nắm bắt và đánh giá được việc quản trị thông tin như vậy có đem đến hiệu quả cho doanh nghiệp để phục vụ trực tiếp cho quá trình kinh doanh hay chưa? Mặt khác, tôi còn có thể nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng hay những vướng mắc của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Khảo sát bằng bảng hỏi: Tiến hành lập bảng hỏi sau khi đã phỏng vấn lãnh đạo, trưởng phòng kinh doanh của doanh nghiệp. Từ những thông tin, vấn đề thu thập được trong khi phỏng vấn, tôi tiến hành tổng hợp các thông tin, vấn đề đó thành bảng hỏi nhằm khảo sát nhân viên trong công ty. Tôi tiến hành chọn mẫu và thực hiện khảo sát với 41 nhân viên trong Công ty ở tất cả các bộ phận: 12
kinh doanh, kho vận, kỹ thuật, kế toán, bảo vệ, lễ tân, hành chính, nhân sự. Thông qua phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi, những vấn đề còn tồn tại trong việc tổ chức, lưu trữ và sử dụng thông tin và những khó khăn trong việc chia sẻ, tiếp thu tri thức trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được tìm ra. Kết quả thu được sau khảo sát là những vấn đề, những vướng mắc mà nhân viên trong doanh nghiệp gặp phải trong quá trình làm việc do không tổ chức được hệ thống thông tin hay nói cách khác là quy trình quản trị thông tin hiện tại của công ty chưa hiệu quả. Từ đây, tôi có thể tổng hợp và đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại đó, hoàn thiện quy trình quản trị thông tin một cách hiệu quả nhất. Để bảng hỏi có độ chính xác cao nhất, tôi tiến hành các phỏng vấn thử nghiệm nhằm hiểu rõ hơn về vấn đề tôi đang nghiên cứu. Từ kết quả phỏng vấn thử nghiệm, tôi có thể phân tích sơ bộ và tổng hợp đưa ra các nhóm vấn đề cần thu thập thông tin. Trên cơ sở đó, tôi tiến hành xây dựng bảng hỏi khảo sát trên diện rộng để có thể có được những số liệu chính xác nhất phục vụ cho bài nghiên cứu. Công cụ để thực hiện khảo sát bằng bảng hỏi tôi sử dụng là Google form. Sau khi hoàn thành khảo sát, Google form sẽ giúp tôi đưa ra được con số chính xác nhất cùng với những biểu đồ thể hiện câu trả lời trong bảng hỏi mà người khảo sát đã làm. Ngoài ra, kết quả khảo sát có thể xuất ra file excel để có thể lọc dữ liệu, phục vụ cho việc phân tích sâu hơn các kết quả khảo sát, từ đây có những nhận định dựa trên những con số chính xác nhất. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài Về mặt khoa học, đây là một đề tài mới. Kết quả của nghiên cứu này sẽ giúp cho chúng ta có thể có cái nhìn toàn diện hơn trong việc quản trị thông tin doanh nghiệp, nhận biết được những điểm vướng mắc điển hình trong việc quản 13
trị thông tin doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu còn góp phần bổ sung thêm về mặt lý luận cho lĩnh vực quản trị thông tin, nhất là quản trị thông tin trong doanh nghiệp mà chủ yếu đi sâu vào loại thông tin truyền thông và bán hàng - thông tin cốt lõi của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu còn là cở sở để phát triển nghiên cứu các chu trình quản trị thông tin và các phương pháp để quản trị thông tin trong tương lai. Về mặt ứng dụng, kết quả nghiên cứu còn giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp, nhận biết được những điểm còn vướng mắc trong quản trị thông tin. Hơn nữa, việc nhận thức được vai trò của quản trị thông tin trong thời đại xã hội thông tin - kinh tế tri thức như hiện nay là rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam có thể đối chiếu kết quả nghiên cứu này với thực trạng tại cơ sở mình, từ đó lựa chọn và áp dụng các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp mình, lấy cơ sở để thực hiện quản trị tri thức, tạo thế nguồn lực và thế mạnh cạnh tranh mới trên thị trường, tạo bước đà cho doanh nghiệp phát triển. 14
Chương 1. Tổng quan về quản trị thông tin 1.1. Một số khái niệm chung 1.1.1. Khái niệm về thông tin Hiện nay, trong đời sống hàng ngày thuật ngữ “thông tin” được sử dụng và nhắc tới rất nhiều. có rất nhiều cách tiếp cận và nhiều cách đưa ra các khái niệm về thông tin. Từ Latin “Informatio” là từ gốc của “Information” hiện đại thể hiện thuật ngữ thông tin có thể hiểu theo hai hướng [14, tr.72]. Thứ nhất, thông tin nói về một hành động cụ thể để tạo ra một hình dạng. Thứ hai, thông tin nói về sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Hai hướng hiểu này cùng tồn tại, một hướng nhằm vào sự tạo lập cụ thể, một hướng nhằm vào sự tạo lập kiến thức và truyền đạt. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng ngày một phát triển theo. “Thông tin là sự phản ánh về một vật, một hiện tượng, một sự kiện hay quá trình nào đó của tự nhiên và xã hội thông qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giải dán tiếp” [17, tr.73]. Trong khái niệm này, thông tin được coi là những gì con người tiếp nhận được từ nhiều dữ liệu khác nhau thông qua quá trình quan sát, nhận xét, tiếp thu và đã được xử lý tạo thành. Hay nói cách khác, thông tin bao gồm các giá trị dữ liệu đã được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể và trong một hoàn cảnh cụ thể. Ngoài ra, các khái niệm thông tin dựa trên các quan điểm khác nhau đã được đưa ra. Theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội trong thế giới vật chất, thể hiện bằng ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh hay khái quát hơn là bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người. Theo nghĩa hiểu thông 15
thường, khái niệm thông tin được hiểu là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp của con người, một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh [17, tr.73]. Khi khoa học công nghệ phát triển đến trình độ cao, trong các lĩnh vực khoa học khác nhau, thuật ngữ thông tin cũng có những cách hiểu khác nhau khi sử dụng. Trong lĩnh vực viễn thông, thông tin là toàn bộ hoạt động nhằm mục đích vận chuyển, đảm bảo tính chính xác của các thông điệp. Trong lĩnh vực truyền thông đại chúng, thông tin hoạt động chủ yếu dựa trên nội dung của các thông điệp, nhất là khi tiếp xúc và truyền thông tới công chúng. Trong lĩnh vực báo chí, thông tin được dùng để nói đến chất liệu ngôn ngữ sống, sự miêu tả câu chuyện, bằng chứng, chỉ cần nó thể hiện một nhân tố của thực tại [4, tr.71]. Như vậy, trong mỗi ngành, mỗi lĩnh vực sẽ có cách tiếp cận khái niệm thông tin khác nhau. Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật ngữ này là do thông tin là một khái niệm vô hình, không thể sờ mó được. Thông tin được người ta nhận biết và bắt gặp chỉ thông qua quá trình hoạt động và thông qua các tác động trừu tượng của nó. 1.1.2. Khái niệm về quản trị thông tin Cũng tương tự như khái niệm về thông tin, khái niệm quản trị thông tin cũng có những cách tiếp cận và cách định nghĩa khác nhau trong từng lĩnh vực. Khái niệm quản trị thông tin là áp dụng các nguyên tắc quản trị để mua lại, tổ chức, kiểm soát, phổ biến và sử dụng thông tin một cách hiệu quả trong mọi tổ chức [45, tr.76]. Một khái niệm tương tự về quản trị thông tin: quản trị thông 16
tin là việc quản lý các quá trình thu nhận, tổ chức, sắp xếp, phân phối và sử dụng thông tin [24, tr.73]. Quản trị thông tin là quản trị các quy trình và hệ thống tạo, thu nhận, sắp xếp, lưu trữ, phân phối và sử dụng thông tin. Mục tiêu của quản trị thông tin là giúp mọi người và các tổ chức có thể truy cập, xử lý và sử dụng thông tin một cách kịp thời và hiệu quả. Điều này giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh và hoạt động có chiến lược hơn. Việc quản trị thông tin cũng giúp mọi người hoàn thành tốt nhiệm vụ và tạo ra các thông tin phái sinh khác [22, tr.73]. Có nhiều cách để tiếp cận về quản trị thông tin, trong đó coi thông tin là tri thức và việc định nghĩa được tập trung vào chu trình của việc tổ chức thông tin [5, tr.71]. Đồng quan điểm với một số tác giả khác, tác giả đưa ra quan điểm quản trị thông tin có chức năng quản lý thông tin trong suốt vòng đời của nó. Cơ cấu tổ chức có khả năng quản lý các thông tin này trong suốt vòng đời thông tin bất kể từ nguồn nào hay định dạng nào (dữ liệu, tài liệu giấy, tài liệu điện tử, âm thanh, video,…) và chuyển giao các thông tin đó qua nhiều kênh khác nhau: điện thoại di động và các giao diện web được coi là một cơ cấu tổ chức tốt. Do đó, quản trị thông tin là sự thu thập và quản lý thông tin từ một hoặc nhiều nguồn khác nhau và phân phối thông tin đó đến một hoặc nhiều đối tượng thông qua các kênh thông tin khác nhau. Cùng quan điểm trên, khái niệm quản trị thông tin là quá trình thu thập, xử lý, cập nhật, bảo trì, tìm và phổ biến phục vụ sử dụng các thông tin nhằm đạt được các mục tiêu đề ra bằng các phương tiện và phương pháp của đối tượng thông tin [15, tr.72]. Nhìn chung, khái niệm quản trị thông tin được đưa ra bao gồm cả các quy trình từ đầu vào đến đầu ra của thông tin, đồng thời nhấn mạnh vào giá trị và lợi ích của quản trị thông tin mang lại cho người dùng tin. Hay nói cách khác, 17
quản trị thông tin được coi như là một quy trình kiểm soát đối với vòng đời thông tin. 1.1.3. Khái niệm về quản trị thông tin trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp hay một tổ chức, quản trị thông tin là việc tổ chức và quản lý thông tin một cách có hệ thống [5, tr.71]. Trong đó, đánh giá, xử lý và tổ chức thông tin dựa trên những tiêu chuẩn của các chuyên gia thông tin, thông qua đó giúp người dùng có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng. Việc tạo lập, tổ chức và sử dụng thông tin sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức, ở đó một cá nhân hay một nhóm sẽ phải truy cập và khai thác thông tin họ cần để giải quyết những công việc hay nhiệm vụ được giao. Do dó, quản trị thông tin trong doanh nghiệp là hoạt động quản lý các quy trình tổ chức và các hệ thống, bao gồm các hoạt động như: bổ sung, tạo lập, tổ chức, phân phối và sử dụng thông tin. Quản trị thông tin trong một tổ chức thường được nhìn nhận như một chu trình của sáu hoạt động sau: - Nhận dạng nhu cầu thông tin. - Bổ sung và tạo lập thông tin. - Phân tích và diễn giải thông tin. - Tổ chức và lưu trữ thông tin. - Truy cập và phổ biến thông tin. - Sử dụng thông tin. Như vậy, trong doanh nghiệp, quản trị thông tin cũng bao gồm các chu trình kiểm soát vòng đời của thông tin thông qua các chu trình con trong hoạt động thông tin để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thông tin của các thành viên trong doanh nghiệp hay trong một tổ chức nói chung. Tuy nhiên, để đáp ứng được nhu cầu thông tin, quản trị thông tin trong doanh nghiệp hiện nay không chỉ là quá trình quản trị thủ công mà còn cần phải 18