Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn tạo cơ sở để đề xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S trong công tác văn phòng tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Nghiên cứu áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 61/2022 87 NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Đinh Thị Kiều Oanh1, Đinh Thị Hải Yến2 1 Trường Đại học Thủ đô Hà Nội, 2Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tóm tắt: Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng và công tác văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay, theo xu hướng áp dụng điều hành nhà nước từ hành chính cai trị sang hành chính phục vụ, Đảng và Nhà nước ta cũng đang đẩy mạnh công tác cải cách hành chính nhằm phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn. Với vai trò là cơ quan của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, chương trình quản lý 5S được xem như một công cụ hữu hiệu giúp các đơn vị, tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng công tác và nâng cao năng suất được áp dụng trên tất cả các mặt hoạt động. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra là nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn tạo cơ sở để đề xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S trong công tác văn phòng tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ khoá: 5S, chương trình, Môi trường, Quản lý, Văn phòng. Nhận bài ngày 6.5.2022; gửi phản biện, chỉnh sửa và duyệt đăng ngày 21.6.2022 Liên hệ tác giả: Đinh Thị Kiều Oanh; Email: dtkoanh@daihocthudo.edu.vn 1. ĐẶT VẤN ĐỀ Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen,… 5S cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng. 5S là một công cụ sản xuất tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và giảm bớt nguồn lực lãng phí. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức và sự sạch sẽ, 5S giúp các doanh nghiệp phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì
88 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI hoãn hoặc những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính [3]. Có thể nói, Văn phòng luôn được coi là bộ máy thiết yếu thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo điều hành được tập trung một cách thống nhất, thường xuyên, liên tục và hiệu quả. Công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức vì thế mà ngày càng được chú trọng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Trên thực tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NN&PTNT) đã và đang không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước. Đứng trước nhiệm vụ đã đặt ra, Bộ cần nghiên cứu để áp dụng chương trình quản lý mới, nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo của cán bộ công chức, mà 5S chính là mục tiêu phải hướng đến. 2. NỘI DUNG 2.1. Khái quát về chương trình quản lý 5S 5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn. Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật[5]: - Sàng lọc – S1 (SEIRI): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng,…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì. - Sắp xếp – S2 (SEITON): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa,… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. - Sạch sẽ – S3 (SEISO): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh,… S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. - Săn sóc – S4 (SHEIKETSU): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCC trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển. - Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 61/2022 89 2.2. Sự cần thiết của việc áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả Môi trường làm việc hiệu quả là một trong những yếu tố mang lại ý nghĩa to lớn ảnh hưởng đến sự phát triển của đội ngũ nhân viên cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong đó, có hai ý nghĩa cơ bản: Đảm bảo tối ưu điều kiện vật chất lẫn tinh thần cho nhân viên, tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của mỗi cá nhân, phát huy năng lực, khả năng sáng tạo của nhân viên trong tổ chức. Nằm trong yếu tố môi trường làm việc, không gian văn phòng có sự tác động mạnh mẽ đến bộ phận tâm lý nhân viên, đây là yếu tố hấp dẫn của mỗi tổ chức. Mặc dù nó không phải là yếu tố quan tâm đầu tiên của nhân viên khi làm việc nhưng nó là yếu tố quyết định sự gắn bó lâu dài của nhân viên trong tổ chức. Một không gian văn phòng hoàn hảo sẽ là lời khẳng định rõ ràng về sự quan tâm và đầu tư cho chất lượng cuộc sống của nhân viên, giúp nhân viên có một trạng thái tâm lý ổn định khi làm việc là trách nhiệm của mỗi tổ chức [4]. Môi trường làm việc có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của người nhân viên. Nhiều người vẫn nói văn phòng là ngôi nhà thứ hai nhưng đó mới là chính thất. Bởi trung bình một người có 8-10 giờ làm việc trong một ngày, nếu trừ ra thời gian nghỉ ngơi thì nhân viên văn phòng chỉ còn 4-5 giờ ở nhà. Do đó, dù muốn hay không điều kiện môi trường văn phòng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc và cuộc sống của mỗi người. Không gian làm việc tốt sẽ làm cho tinh thần thoải mái, tránh bị ức chế hay bị stress gây ảnh hưởng đến công việc, sức khỏe,... Nâng cao năng suất lao động, tăng tính chuyên nghiệp, phát triển đội ngũ nhân viên vững mạnh, giúp tổ chức ngày càng phát triển[3]. 5S là chương trình quản lý môi trường làm việc theo hướng làm thay đổi tư duy tạo thói quen thực hiện thường xuyên công tác sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ cho toàn bộ thành viên trong tổ chức. Tại một số văn phòng của một số cơ quan hành chính nhà nước đã bắt đầu tiếp cận và áp dụng phương pháp quản lý hiện đại này nhằm cắt giảm lãng phí, tạo môi trường làm việc khoa học, tinh gọn và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hơn nữa, khi áp dụng chương trình quản lý 5S thành công trong văn phòng Bộ NN&PTNT, sẽ đem lại những thay đổi về môi trường và hiệu quả làm việc, khắc phục những điểm còn hạn chế tồn tại trong công tác văn phòng. Những thứ không cần thiết sẽ lập tức được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng. Các thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác văn phòng trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản và giữ gìn. Từ các hoạt động cụ thể, chương trình 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó đội ngũ cán bộ công chức (CBCC) sẽ có thái độ tích cực hơn, có ý thức trách nhiệm hơn với công việc và tổ chức. Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNT, có chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Văn phòng Bộ với đặc thù là bộ phận thuộc cơ quan quản lý hành chính nhà nước nên số lượng văn bản, giấy tờ phát sinh cũng như các thiết bị máy móc phục vụ công tác văn phòng khá lớn. Nhìn chung, lãnh đạo
90 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã bước đầu quan tâm đến cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên. Bên cạnh đó, đã có rất nhiều những thay đổi về nhận thức, thái độ làm việc tích cực và sự tự giác thực hiện “Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ” của một bộ phận CBCC trong văn phòng. Tuy nhiên, hiện nay các hoạt động trong công tác văn phòng Bộ vẫn tồn tại một số hạn chế như: Có những thứ không cần thiết và chúng chưa được sắp xếp gọn gàng, di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, thiết bị văn phòng bụi bẩn, nơi làm việc chưa được bố trí hợp lý, ngăn nắp, tinh thần làm việc của CBCC chưa cao,... Chính vì thế, việc triển khai chương trình quản lý 5S nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng của Bộ NN&PTNT là vô cùng cần thiết trong bối cảnh hiện nay. 2.3. Quy trình áp dụng chương trình 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT Để áp dụng thành công 5S, Văn phòng Bộ NN&PTNT cần xây dựng quá trình thực hiện với từng hoạt động 5S cụ thể, rõ ràng và phù hợp, thông qua bốn giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị. Trước tiên, lãnh đạo Bộ NN&PTNT phải hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của việc thực hiện chương trình 5S. Kết quả của giai đoạn này là Ban lãnh đạo Bộ nắm được lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện chương trình 5S. Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S Lãnh đạo Bộ phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S. Thành lập ban chỉ đạo thông qua một Quyết định. Cùng với việc thành lập Ban chỉ đạo là việc chỉ định cán bộ có trách nhiệm chính về hoạt động 5S, đồng thời đào tạo cán bộ có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện. Ở văn phòng, Thanh tra cần tổ chức các tổ chuyên viên giúp việc ban chỉ đạo triển khai chương trình. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban Lãnh đạo sẽ dựa trên những thực trạng của cơ quan, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện chương trình 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý và được sự thông qua của Ban lãnh đạo và ban chỉ đạo. Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn. Thực hiện đào tạo cán bộ công nhân viên. Để toàn bộ các cán bộ công chức trong Bộ hiểu rõ về chương trình 5S và sẵn sàng thực hiện triển khai chương trình này, Lãnh đạo Bộ cần tổ chức 1 lớp đào tạo về cách triển khai chương trình này và 1 lớp đào tạo về các nội dung cơ bản của chương trình 5S cho mọi CBCC trong cơ quan. Giai đoạn 2: Giai đoạn thực hiện. Tiến hành tổng vệ sinh văn phòng. Tiến hành tổng vệ sinh là thực hiện sau khi các CBCC đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà lãnh đạo Bộ và ban chỉ đạo chương trình 5S đã đưa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này, cơ quan sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện 5S theo hai bước: B1. Thực hiện SERI – Sàng lọc: Để tạo ra không
TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 61/2022 91 gian hữu dụng và hiệu quả, ban Lãnh đạo Bộ cần đưa ra quy định: Toàn bộ cán bộ công chức phải loại bỏ những thứ không cần thiết. Đối với các vật dụng có giá trị khi loại bỏ, phải được thống kê vào danh sách để tiện cho việc quản lý. Các công văn khi loại bỏ phải theo quy định riêng. Các văn bản phải được chuyển vào lưu trữ. B2. Thực hiện Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc hàng ngày tạo thói quen trong công việc. Thực hiện SEITON- Sắp xếp: Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng. Trong quá trình sắp xếp, các đồ vật và tài liệu được bố trí ở những vị trí khác nhau nhưng trên cơ sở đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả các vật dụng đó.Nhận biết các đồ vật thông qua nhãn thẻ, chỉ dẫn nhận biết. Việc sắp xếp phải đảm bảo sao cho dễ thấy, dễ lấy và giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Giải quyết vấn đề này, sử dụng hệ thống nhãn, thẻ nhận biết để phân biệt. Thực hiện SEISO - Sạch sẽ: Hiện nay, công việc vệ sinh chung tại Bộ do một bộ phận chuyên trách và có chuyên môn về vệ sinh thực hiện hàng ngày và bảo dưỡng nội thất thực hiện vệ sinh trụ sở cơ quan theo lịch trình xác định. Tuy nhiên, mỗi CBCC vẫn cần có ý thức giữ gìn vệ sinh văn phòng khi cần thiết, đồng thời tự giác đảm bảo sạch sẽ khu vực bàn làm việc của mình góp phần thực hiện công tác “Sạch sẽ” được hiệu quả. Thực hiện SEIKETSU - Săn sóc: Để giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao, nhằm duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc, Văn phòng Bộ NN&PTNT thực hiện quy định lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần. Tăng cường kiểm tra chéo giữa các đơn vị trong để học tập, rút kinh nghiệm và đánh giá việc thực hiện vệ sinh ngăn nắp nơi công sở... Thực hiện SHITSUKE – Sẵn sàng: Mục đích của việc thực hiện SHITSUKE là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về tổ chức của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sở tạo nên một nền văn hoá công sở. Thực hiện tốt SHITSUKE sẽ giúp toàn Văn phòng Bộ có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S. Giai đoạn 3: Giai đoạn kiểm tra, đánh giá. Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây tôi xin đề xuất 2 cách như: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các đơn vị thuộc VP Bộ hoặc lập một form đánh giá, nội dung form do cán bộ đánh giá thiết kế. Giai đoạn 4: Giai đoạn cải tiến, nâng cao hiệu quả áp dụng: Khuyến khích CBCC không ngừng cải tiến, tham gia nghiên cứu, đề xuất các sáng kiến có tính ứng dụng thực tế. Chẳng hạn, tổ chức các cuộc thi mang tính sáng tạo, cải tiến chương trình 5S nhằm mục đích thúc đẩy tinh thần chủ động, sáng tạo, nâng cao nhận thức, kỹ năng thực hành 5S của toàn thể CBCC trong VP Bộ NN&PTNT. 2.4. Giải pháp khắc phục các rào cản để đưa chương trình quản lý 5S vào áp dụng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT Thứ nhất, cần nâng cao nhận thức Lãnh đạo, ban hành cơ chế, quy định về chương trình 5S. Thực tế hiện nay, công tác kỷ luật vẫn chưa thực sự có tác dụng chấn chỉnh việc thực
92 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI hiện 5S của các cá nhân. Do vậy, ngay trong giai đoạn đầu triển khai cần đưa ra các quy định áp dụng với những cá nhân, tập thể không chấp hành hoặc có thái độ không tích cực tùy theo mức độ vi phạm chẳng hạn như: phạt tiền, giảm xếp loại đánh giá cuối năm,... Nếu tái diễn nhiều lần với thái độ không hợp tác, có thể áp dụng các hình thức kỷ luật khiển trách, cảnh cáo,... Thứ hai, tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức cho đội ngũ Lãnh đạo và cán bộ công nhân viên. Việc đào tạo về tâm lý sẵn sàng, thái độ tích cực hưởng ứng nên được lồng ghép trong các buổi tập huấn chuyên môn nghiệp vụ hoặc phổ biến trong các buổi họp giao ban của các đơn vị. Mục đích là nhằm xây dựng ý thức cho người lao động giúp CBCC nhận thức được việc thực hiện 5S đem lại lợi ích trực tiếp cho bản thân và tổ chức của họ, tức là hình thành tâm lý sẵn sàng, từ đó họ sẽ tích cực tự giác rèn luyện tác phong thói quen thực hiện 5S tại nơi làm việc. Bởi vì khi CBCC có tâm thế tốt, việc đào tạo các kiến thức về chương trình 5S sẽ dễ dàng đi vào nhận thức của họ, đồng thời mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. Thứ ba, tổ chức hướng dẫn thực hiện kết hợp tuyên truyền sâu, rộng về chương trình 5S. Sau khi đào tạo nâng cao nhận thức, VP Bộ NN&PTNT nên tổ chức đào tạo 5S thông qua tổ chức các buổi tập huấn về kiến thức, kĩ năng thực hành 5S. Trong đó, cần chú trọng việc đổi mới phương thức giảng dạy theo hướng trực quan hóa, chẳng hạn: hướng dẫn thực hiện các bước “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” thực tế tại 1 đơn vị văn phòng của cơ quan để CBCC dễ dàng quan sát và ghi nhớ. Đồng thời, tăng cường công tác tuyên truyền về 5S thông qua các hình thức như: Treo băng rôn, khẩu hiệu, áp phích, sơ đồ hóa quy trình thực hiện và lợi ích khi áp dụng chương. Thứ tư, thiết lập cơ chế khen thưởng “nóng”. Sau khi CBCC đã quen dần với chương trình quản lý mới, cần đưa ra cơ chế khen thưởng nóng nhằm khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các thành viên tham gia vào việc thực hiện và nâng cao hiệu quả chương trình 5S. Chẳng hạn kết hợp thực hiện 5S với công cụ Kaizen để khuyến khích các cá nhân, đơn vị đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình, phương thức thực hiện “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”. Mỗi ý tưởng, đề xuất cải tiến các vấn đề bất cập, nâng cao hiệu quả của phương pháp 5S sẽ được thưởng nóng ngay một số tiền nhất định, tùy theo mức độ hiệu quả đem lại. 3. KẾT LUẬN Có thể nói, việc áp dụng chương trình 5S trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT có khả năng thực hiện và thành công. Khi thực hiện thành công 5S trong Văn phòng Bộ sẽ mang lại sự những thay đổi kỳ diệu, tích cực cho các CBCC trong Văn phòng Bộ và lan toả ra các phòng ban, đơn vị, trung tâm trong toàn Bộ. Tuy nhiên, việc thực hiện 5S dễ ở chỗ kỹ thuật thực hiện không phức tạp nhưng lại cũng yêu cầu sự cam kết của Lãnh đạo, sự cố gắng đồng đều của toàn bộ cơ quan, đơn vị. Do đó, khi áp dụng triển khai chương trình 5S vào thực tế, bên cạnh những giải pháp nêu ở trên, Bộ NN&PTNT cũng cần chú trọng các giải pháp nhằm duy trì và phát triển chương trình 5S như: Đẩy mạnh phong trào thi đua thực hành chương trình 5S nhằm khích lệ tinh thần phấn đấu cũng như huy động sự tham gia của tất cả mọi người vào việc thực hiện 5S; Chuẩn hóa quy trình thực hiện “sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ”; Xây dựng đội ngũ chuyên gia 5S nội bộ; Duy trì thường xuyên hoạt
TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 61/2022 93 động kiểm tra, đánh giá; Ghi lại hình ảnh trước và sau khi áp dụng chương trình 5S để có cơ sở, bằng chứng phục vụ công tác chấm điểm, đánh giá và theo dõi quá trình cải tiến sau này./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NNPTNT. 2. Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 3. Phan Chí Anh (2008), Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, Nxb. Lao động - Xã hội, Hà Nội. 4. Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nxb. Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội. 5. Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang và Hoàng Thị Thu Hà, (2013), đề tài “Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở Việt Nam – Thực trạng và khuyến nghị”, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế và Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31. APPLY 5S TO CREATE AN EFFICIENT WORKING ENVIRONMENT FOR THE OFFICE AFFAIRS IN THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT Abstract: In fact, the existence of the office and the office affairs is an objective factor with playing a crucial role and position in the organizational structure of enterprises as well as State administrative authorities. Currently, according to the State governance trends from the ruling administrative system into servicing administrative system, our Party and State are also promoting administrative reform to provide better services for the people. To be incharge of the Government’s representative authority, the Ministry of Agriculture and Rural Development has constantly improved the quality of work in all aspects of the office to meet the requirements of the administrative system in the latest development stage of the country. Derived from the philosophy that people are the key points of all development, the 5S management program is considered as an useful tool to help units and organizations eliminate wastes, improve work quality and increase productivity in all activities. Therefore, it is aimed to research the theory and reality and find out the rational solutions to put the 5S program into practice with the view to create a boost for the development of the Office of the Ministry of Agriculture and Rural Development. Keywords: 5S management program, office affairs, efficient working environment, office, Office of the Ministry of Agriculture and Rural Development.