Nghiên cứu quản trị học (Tái bản lần thứ nhất): Phần 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:226

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 cuốn sách "Quản trị học" trình bày các nội dung: bản chất của quản trị, sự phát triển của tư tưởng quản trị, môi trường quản trị, hoạch định, những công cụ hỗ trợ hoạch định, ra quyết định, cơ cấu và tính hiệu quả của tổ chức. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Nghiên cứu quản trị học (Tái bản lần thứ nhất): Phần 1

Q U Ả N T R Ị H Ọ C
33-335 — 264-54-2005 TK2005
N G U Y Ễ N H Ả I SẢN N H À X U Ấ T B Ả N T H Ố N G K Ê
LỜI GIỚI THIỆU Quảntoilà một trong những hoạt động tất yếu khách quan không thể thiếu được trong xã hội loài người và nhất là trong quá trình sản xuất kinh doanh . Trong kinh doanh Quản trị đóng một vai trò hết sức quan trọng. Có thể nói rằng .không một công ty, không một dự án kinh doanh hấp dẫn nào, không một cơ hội kinh doanh đầy triển vọng nào có thể hoạt động có hiệu quả và biến thành hiện thực nếu như nó không được quản trị một cách khoa học. Với nhịp độ phát triển kinh tế cùng KHKT và xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì nhu cầu quản tri khoa học ưong kinh doanh ngày càng trở nên cần thiết, quan trọng và cấp thiết hơn bào giờ hết.Nhằm mục đích dấp ứng nhu cầu học tập ngày càng tăng và giúp nâng cao kỹ năng quản trị của những người đang làm việc và nghiên cứu NHA XUẤT BAN THONG KÊ xin giới thiệu cuốn sách " QUẢN TRỊ HỌC " do một tác giả quen biết và đã biên soạn được nhiều công trình có gia trị là NGUYÊN HẢI SẢN thực hiện . Cuốn sách bao gồm 5 phần với 16 chương trình bày những nội dung căn bản nhất về Bhh vực quản trị . Hy vọng cuốn sách sẽ giúp bạn đọc tìm thấy những điều mà mình muốn học tập và tham khảo. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng, quản trị là "chuyện thường ngày", nhưiig với tư cách là một khoa học thì nó vẫn còn là mới mẻ đối với nhiều người . Cho nên trong qua trinh biên soạn có thể sẽ côn có những khiếm khuyết, mong bạn đọc lượng thứ và chỉ bảo để lần tái bản sau chúng tôi sẽ hoan thiên tốt hơn. NHÀ XUẤT BẢN THỐNG K Ê 5
"Pấầtt ì NầSỬNiì VẨN ĐỀ CẢN BÂW CỦA QUÂUÍ TRỊ Quán trị đã có lịch sứ khá lâu đời trong nền văn minh nhân loại vá ngày căng được khái quát hóa thành những lý thuyết có tính khoa học cao. Tu nhiên, nhiều câu hói vẫn dược tiếp tục đặt ra đối với các nhà nghiên cứu nhà quán trị như: Bán chất khoa học cứa quán trị là? Sự phát. triền cứa c tướng quán trị trong tương lai sẽ đi về đâu trong bối cánh một môi trường trị biến động không ngừng trong thời đại ngày nay? Phần Ì sẽ tập trung đề cập tới bán chất cùa quán trị, quá trinh phát t cùa các tư tướng quán trị và sự tác động cùa môi truồng đối với các hoạt quán trị. Chuông Ì sẽ đề cập đến những khái niệm cơ bán về quán trị, bao gồm nghĩa, chúc năng, vai trò và nhiệm vụ cùa nhà quán trị. Đồng thời, nội d cứa chuông còn đè cập tới những kỹ năng cần thiết và cách thức đế mật n quán trị có thế đạt đến thành công. Chương 2 lần lượt xem xét, đánh giá quá trình phát triển và những đó góp cùa các khung hướng tư tướng quán trị, cùng triển vọng phát triển cứ tư tướng quán trị trong tương lai. Chuông 3 tập trung phân tích môi truồng hoạt động cứa các doanh ng và cơ chế tác động cùa các tác lực môi trường, cùa chính quyền đối với cá động quán trị. 7
Chương ì BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ Có rất nhiều vấn đi đặt ra với những ai có ý định tim hiếu hay nghiên c về quán trị đề có thể hiểu rõ bán chất của nó và trên cơ sớ đó có những đị hướng thích hợp trong nhận thức và hành động. Để có thể giúp bạn đọc hi những nội dung cơ bán của quán trị, chương này sẽ đễ cập đến những chú sau: Định nghĩa VỀ quán trị. > Chức năng và vai trò cùa nhà quán trị. > Nhà quán trị và nhà kinh doanh. > Nhiệm vụ cứa quán trị gia các cấp > Các kỹ năng quán trị > Làm thế nào đễ có thể trớ thành một nhà quăn trị thành cõng và đạt hiệu quá cao? ĩ- ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ Có khá nhiều định nghĩa về quản trị, nhưng theo các thuyết quản trị hiện đại thì quán trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác dể thực hiện các mục tiêu của tồ chúc trong một môi trường luôn biến động. Trọng tâm cùa quá trình này là sự cân bằng giữa kết quả và hiệu quá cùa việc sử dụng các nguồn tài nguyên hạn chế. Định nghĩa này bao gồm 5 yếu tố thành phần như sau: • Làm việc với và thông qua người khác • Các mục tiêu của tổ chức • Kết quả và hiệu quả • Các nguồn tài nguyên hạn chế • Môi trường quản trị luôn thay đổi 1. Làm việc vói và thông qua người khác Có thể nói quản trị là một quá trình mang tính xã hội, bởi đó là tiến trinh hoạch định tổ chức, phối hợp con người trong một hay nhiều hoạt động nào đó 8
nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Trong quá trình này, các nhà quản trị chịu trách nhiệm hoàn thành những sản phẩm hay dịch vụ nào đó bằng cách làm việc với và thông qua những người khác. Do đó, nếu một nhà quản trị có chí tiến thủ mà không có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt với những người khác thì ông ta rất khó có thế thành đạt trong nghề nghiệp. Gần đây, tại Hoa Kỳ người ta đã tiến hành một công trình nghiên cứu về các nhà quản trị thành công và cả những nhà quản trị không thành công. Công trình nghiên cứu này cho thấy khả năng làm việc một cách có hiệu quả với và thông qua người khác của các nhà quản trị là cơ sở rất quan trọng, mang tính chất quyết định đối vói thành công cùa họ. Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy, một nhà quản trị sẽ bị coi là "đi trật đường rầy" nếu không hành động phù hợp với những gì mà các đồng nghiệp và cấp trên kỳ vọng vẻ ông ta. Những yếu tố được coi là sẽ làm cho một nhà quản trị trở thành một "kẻ chiến bại'' là: a. Không có sự nhạy cảm đối vói những hành động của nguôi khác; có thái độ khác nghiệt, đe dọa, trịch thượng hoặc gây thương tổn về tâm lý đối vói người khác. b. Có thái độ lạnh nhạt, xa lánh và kiêu ngạo đôi vói mọi người. c. Phản bội lòng tin của mọi người (bội ước, không thực hiện đúng những gì đã cam kết). d. Có quá nhiều tham vọng, sử dụng các xảo thuật trong quan hệ với người khác. e. Không có dù tri thức chuyên sâu trong kinh doanh. f. Không biết ủy quyền hay không có khả năng xây dựng một tập thể đồng lòng. g. Không có khả năng quản trị nguồn nhân lực một cách hữu hiệu. h. Không có khả năng tư duy chiên lược. i. Không có khả năng vận dụng linh hoạt các phong cách lãnh dạo khác nhau. k. Lệ thuộc quá nhiều vào người giúp việc hay các cố vấn. Rõ ràng là trong số những yếu điểm trên, chỉ có hai điểm e và h là không có sự liên quan trực tiếp tới yếu tố làm việc một cách có hiệu quả với và thông qua người khác. Bồi vậy, có thể nói rằng, chính những người xung quanh - cấp trên, đồng cấp và cấp dưới - giử vai trò rất quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lọi hoặc cản trở sự thành đạt trong sự nghiệp của một nhà quản trị. Do đó, quản trị là quá trinh làm việc với và thông qua những người khác. 9
2. Mục tiêu của tồ chức Mỗi mục tiêu là một mục đích để cô gàng, phán đâu và hy vong đát đến. Mỗi cá nhân cũng như các tổ chức thường thành cõng hơn khi các hoạt đóng của họ luôn trong tinh trạng cô gắng vượt qua sự thách thức do các mục tiêu đã đát ra đem lại. Chảng hạn, một doanh nghiệp có thể sẽ đạt được những kết quả tót đẹp hơn nếu ban lãnh đạo của nó đật ra những mục tiêu cần phấn đấu vé mức tăng doanh thu, lợi nhuận, thị phần hay các tiêu chuẩn chất lượng V V. .. Các mục tiêu của cá nhãn được thực hiện trong phạm vi nỗ lực cùa cá nhân, còn các mục tiêu cùa tổ chức đòi hỏi phải có những nỗ lực chung, nhũng hoạt động tập thể và sự phôi họp hành động giữa các cá nhân trong tổ chức khi thực hiện chúng. Chảng hạn, khi công ty Phương Bác Airline đặt ra mục tiêu gia tăng tính cạnh tranh của họ bàng việc nâng cao chất lượng dịch vụ, nhàm làm cho khách hàng dược thỏa mãn hơn. Công ty có thể phải tiến hành hàng loạt những hoạt động phối hợp giữa các bộ phận như thuê hoặc mua thêm những máy bay hiện đại, tổ chức lại bộ máy hoạt động, huấn luyện lại lại các tiếp viên, nhân viên phục vụ, sửa đổi cung cách phục vụ khách hàng... Nhũng hoạt động này chì được hoàn thành khi có sự phối hợp những cô gắng cua tất cả các thành viên, cũng như các bộ phận cùa công ty. Đồng thời sự phôi hợp này chi phát huy tác dụng khi có sự quản lý một cách có hệ thông. Các mục tiêu của tổ chức tạo ra sự hỗ trợ và định hướng đối với tiên trình quản trị và chúng cũng là cơ sở đè đo lường mức độ hoàn thành công việc. Nêu một tổ chức không có mục tiêu hoạt động, thì tiến trinh quản trị cùa nó sẽ giông như một chuyến đi không có nơi đến, không có mục đích cụ thể và hoàn toàn vô nghĩa. 3- Phân biệt giữa kết quà và hiệu quả Kết quả là những hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã định, còn hiệu quả thể hiện cách thức tiến hành các hoạt động đó trong điều kiện có sự hạn chế về các nguồn lực. Chảng hạn, khi một người ngồi bên bàn làm việc luôn bị sự quấy rầy cùa nhũng con ruồi, ông ta co thể lây một cây búa tạ và đáp chết chúng. Mục tiêu là lập lại sự yên tĩnh để tập trung vào công việc (kết quả) dã đạt được, nhưng trên phương diện hiệu quà thì không ai có thể chấp nhân cách thức thực hiện đó. Bởi việc dùng búa để diệt ruồi đã lãng phí sức lực và có thể phá hòng các đồ vặt. Trong kinh doanh, mối liên hệ giữa kết quả và hiệu quả thể hiện trong mối quan hệ tương tác giữa chi phí và lọi nhuận. Chẳng hạn, một doanh nghiêp có thể có dù tiềm năng vé cõng nghệ, tài chinh và nhân lực để chê tao mốt sán phẩm hay dịch vụ nào đó, nhưng họ khống thể sản xuất vói bất cứ mưc chi phi 10
nào, hay tùy tiện sử dụng các nguồn lực của công ty. Bởi sự hạn chế của các nguồn lực bên trong công ty, áp lực của cạnh tranh, sự thỏa mãn cùa người tiêu dùng, sự quan tâm của chính quyền... là những vấn đề mà họ phải giải quyết khi thực hiện mục tiêu chế tạo sản phẩm đó. Do đó vấn đề hiệu quả trong kinh doanh cũng được đặt ra như một tiền đề cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Trách nhiệm của các nhà quản trị là phải duy trì sự cân bằng giữa hai phạm trù này trong doanh nghiệp. Họ phải vừa đạt được kết quả trong việc thực hiện nhũng mục tiêu đã đặt ra, đồng thời cũng phải duy trì tính hiệu quả bằng cách tiết kiệm được càng nhiều chi phí càng tốt và loại trừ sự lãng phí các nguồn tài nguyên hạn chế. 4. Các nguồn tài nguyên hạn chế Các yếu tố được sử dụng trong quá trình kinh doanh cùa các doanh ngh đều là những nguồn tài nguyên hạn chế. Ngày nay, con người không chỉ phải lo lắng, bảo vệ các nguồn tài nguyên không có khả năng phục hổi, mà ngay cả đối với nhang nguồn tài nguyên mà trước đây người ta cho rằng sự tồn tại cùa chúng là vô tận cũng đang vị lạm dụng. Sự lạm dụng đó đã gây ra những thiệt hại và nguy cơ rất to lớn, đe dọa cuộc sống bình thường của con người. Do đó, chính quyền các nước, các tổ chức quốc tế chính thức và phi chính phù đã lẽn tiếng và áp dụng nhiều biện pháp quyết liệt nhằm bảo vệ các nguồn tài nguyên thiên nhiên và mội trường. Tất cả những động thái đó tạo thành những áp lực đòi hòi các doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên, nguyên liệu sản xuất và phải có biện pháp bảo vệ môi trường khi tiến hành các hoạt động kinh doanh. Do đó, một trong những công việc của nhà quản trị là phải thỏa mãn những yêu cầu này, họ phải sử dụng một cách có hiệu quả cũng như có hiệu năng các yếu tố sản xuất cơ bản như đất đai, nguồn nhân lực và vốn đâu tư. Bởi vậy có thể nói quản trị là một ngành 'Tánh tế học ứng dụng". 5. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi Đặc trưng nổi bật của thế giói mà chúng ta đang sống ngày nay là tốc độ thay đổi cùa nó diên ra càng ngày càng nhanh hơn. Các nhà quản trị phải đối mặt với một nhiệm vụ hết sức khó khăn là phải chuẩn bị cho sự thay đổi, đồng thời cũng phải thích nghi với những thay đổi đó thay vi trô nên thụ động tuân theo nó. Nhận thức về những nguồn gốc chủ yếu cùa sự thay đổi là một Múa cạnh rất cần thiết trong tư duy của các nhà quản trị. Theo nhà tương lai học nổi tiếng Alvin ToSler, có 5 nguồn thay đổi quan trọng có thể tác động mạnh mẽ đến các hoạt động quản trị và doanh nghiệp. Năm lỉnh vực đó là: li
1. Môi trường vật chất - Sự gia tăng dân số sẽ làm cho môi trường vật chát bị quá tải thể hiệnở sự cạn kiệt các nguồn tài nguyên thiên nhiên và sự ô nhiễm môi trường. Các nhà quàn trị phải là những người tinh nguyện hành động làm thay đổi môi trường từ tiêu cực thành tích cực đẽ lôi cuốn mọi người cùng hành động. 2. Môi trường xã hội - Xá hội và sẽ phân chia thành nhiều nhóm quyên lợi và người ta sẽ quan tâm nhiều hơn đến các quyết định quàn trị quan trọng. Các nhóm này cũng sẽ quan tâm đến những sản phàm "mang tính xã hội" của kinh doanh như nạn thất nghiệp hay sự phá vỡ đời sống cộng đồng hơn là các sản phẩm kinh tế như lợi nhuận, tiện nghi... 3. Mỏi trường thông tin - Khi thông tin trở thành một nguồn lực mang tính chất sống còn đôi vói tổ chức thì sự xung đột nhằm giành quyền kiểm soát thông tin sẽ tăng lên. Dung lượng thông tin khổng lồ do mạng lưới thông tin điện từ không gian cung cấp sẽ làm gia tăng thêm áp lực đối với các nhà quản trị, đòi hỏi họ phải có những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. 4. Môi trường chính trị. Bời lẽ các tổ chức kinh doanh sẽ ngày càng có những tác động mạnh mẽ hơn đối vói môi trường chính trị thông qua sản phẩm, dịch vụ, hay việc làm do chúng tạo ra cho xã hội. Do đó, các nhà quản trị sẽ ngày càng có ảnh hưởng đối vói nền chính trị quốc tế, quốc gia, vùng hay tại từng địa phương. 5. Mói trường dạo đức - Các nhà quản trị ngày càng chịu áp lực vê mặt đạo đức trong kinh doanh mạnh mẽ hơn. Các giá trị truyền thống như tính trung thực, liêm chính và lương thiện sẽ trở nên quan trọng hơn trong quá trình đưa ra và thực hiện các quyết định quản lý. Bởi sự giám sát của công chúng, những đòi hỏi vẻ đạo đức sẽ ngày càng chặt chẽ hơn. Nhận thức về các khuynh hướng và dữ kiện của sự thay đổi môi trường bên ngoài tổ chức này cho phép các nhà quản trị có những định hướng chiến lược đúng đán. Mối quan hệ giữa các phương diện chủ yếu của tiến trình quản trị được minh họa trong hình 1.1. 12
ệ t t t Tác lực do sự thay đổi của môi trường Hình 1.1- Các phương diện chú yếu của quán trị. li. CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ Tiến trình quản trị là một phức hợp những kỹ năng có tính hệ thống rất sinh động và phức tạp. Do dó để có thể hiểu rõ về quản trị, cần phải hiểu rõ về các chức năng và vai trò cùa nhà quản trị. Các chức năng cùa quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức kinh doanh sản xuất. Còn vai trò cùa quản trị là những hoạt động quản trị cụ thể. Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, để phân biệt giữa chức năng và vai trò của quản trị có thể dựa vào đặc tính riêng của mỗi phạm trù. Các chức năng cùa quản trị bao hàm những "kết quả" mà tổ chức muốn đạt được và những kết quả này được thực hiện thông qua sự hoàn thành vai trò của quản trị. Nói cách khác, vai trò là phương pháp thực hiện và chức năng là mục đích công việc của nhà quàn trị. 1. Các chức năng quản trị Nám 1916, Henry Fayol - cha đẻ của phương pháp nghiên cứu quản trị theo chức năng dã chỉ rõ năm chức năng quản trị là hoạch định, tổ chức, chỉ 13
huy, phối hợp và kiểm soát. Trải qua thời gian, các chức năng này dã dươc cai. nhà nghiên cứu cập nhật và phát triển thành nhiều chức năng, bao gồm: hoach định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, thúc đẩy, chỉ huy và kiêm soát. Trong đó nhấn mạnh vào 4 chức năng được coi là cơ bản nhất là: hoach định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát. 1.1. Chức năng hoạch định Hoạch định là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong lương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Như vậy, hoạch định bao gồm ba giai đoạn: (1) Thiết lặp các mục tiêu (phương hướng) cho tổ chức; như mức tâng lợi nhuận, thị phần... (2) Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó. (3) Quyết định vé những hoạt động cần thiết để dạt được các mục tiêu đã đề ra. 1.2- Chức năng ra quyết định Ra quyết định là quá trình lựa chọn một phương án hành động hợp lý nhấ trong số nhiều phương án đã dự kiên và đưa vào xem xét. Chẳng hạn, với một nguồn ngân quỹ hạn chế, một doanh nghiệp cần ra quyết định chọn một dự án phù hợp nhất trong số nhiều dự án nhàm đem lại hiệu quả cao nhất trong những điều kiện hạn chế của họ. Trong diều kiện một thê giới hết sức phức tạp ngày nay, việc đè ra những quyết định đúng đắn là những thách thức rất quan trọng đôi vòi các nhà quản trị. 1.3. Chức núng lổ chức Tổ chức là quá trinh tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành vi trong tổ chức, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kè hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung cùa tổ chức. Bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn nguyên liệu và nhân lực. Tiến trình tổ chức bao gồm việc thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng các bản mô tà công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhãn sự cũng xuất phát trực tiếp từ các chức nâng hoạch định và tổ chức. 14
Hình 1.2 - Các chức năng thống nhất trong tiến trình quán trị 1.4. Chức năng nhăn sự Chức năng nhân sự bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực, nhờ đó mọi người có thề đóng góp những nỗ lực của họ vào thành công chung của tổ chức. 1.5. Chức năng truyền thông Các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tói tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức kỹ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận những thông tin phản hồi từ những người nhận thông tin. 1.6. Chức năng thúc đẩy và động viên Một trong những phương diện rất quan trọng trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên nhân viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn, bàng 15
cách thỏa mãn các nhu cầu và đáp ứng nhưng kỳ vọng cùa họ thõng qua nhưng giá trị vật chất và tinh thần. 1.7. Chức năng chi huy, lãnh đạo Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sư phu hơ các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức. Chì huy bao hàm việc đưa ra các mênh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi người và động viên, thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện mục tiêu cùa tổ chức. Chỉ huy co moi liên hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quàn^lrị khác. 1.8- Chức năng kiềm soát Kiểm soát là quá trình giám sát một cách chú động đối với một cõng việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt dộng điêu chình cần thiết. Hiệu suất là sự kỳ vọng về công việc được hoàn thành với chi phí phủ hợp. Nếu không đạt được hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phải áp dung các biện pháp điều chình cần thiết. Bởi vậy quá trình kiểm soát là tiến trình tự điều chỉnh liên tục và thường diên ra theo chu kỳ sau: • Các nhà quản trị thiết lập các tiêu chuẩn của công việc • Đo lường mức độ hoàn thành công việc so vói các tiêu chuẩn đã đề ra. • Tiên hành điều chình bất cứ sự lệch chuẩn nào • Tiên hành điều chinh các tiêu chuẩn nếu cần thiết. Trong quá trình này hệ thông kiềm soát gửi những tín hiệu tới các nhà quản trị về những gì xảy ra không phù hợp với những tiêu chuẩn đã được hoạch định và nhưng sai lệch đó sẽ được điều chỉnh. 2- Vai trò của nhà quản trị Các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị thông qua việc giữ nhiều vai trò khác nhau trong tiến trình quản trị. Vai trò là một tập hơp những hành vi có tổ chức nhàm đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhà nghiên cứu Hoa Kỳ, Henry Mitzberg qua nghiên cứu nhiều hoạt động quàn trị đã tập hợp được lo vai trò phổ biên nhất của các nhà quản trĩ. Chúng được phân chia thành ba loại: Các vai trò vẻ sự tác động qua lại giữa các cá nhân, các vai trò thông tin và các vai trò ra quyết định. Bảng 1.1- trinh bay tóm tất về từng loại và tính chất của các vai trò quản trị. Mối quan hệ giữa các vai trò quàn trị thể hiện trên các khía canh Sau di Công việc cùa mỗi nhà quản trị đều bao gồm một số tập hợp các vai trò 16
(2) Những vai trò này thường ảnh hưởng tói những đặc điềm của công việc quản trị. (3) Giữa các vai trò có mối quan hệ tương tác rất cao. (4) Tầm quan trọng của mỗi vai trò thay đổi tùy theo cấp bậc và chức năng quản trị Bảng 1.1- Vai I luân trị m ĩ Loại vai trò Vai trò ^ V l l ^ - ^ - ^ B ả n chất • Quan hệ 1. Vai trò tượng V ộ ^Ịhểrỉuệr^như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, ị i tương tác trưng "mực hiện những nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình giữa người thức như ký văn bản, đón khách.... với nguởi 2. Vai trò người lãnh . Động viên cấp dưới hoàn thành nhiêm vu đạo 3. Vai trò liên kết . Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức. 4. 'Trung tâm thu . Giữ vai trò là điểm trọng tâm trung chuyển, lưu giữ, thập, xử lý thông tin" xử lý thông tin. Nhận tất cả các loại thông tin • Truyền 5. Người phổ biến, . Chuyên giao những thõng tin chọn lọc cho cấp thõng truyền đạt thõng tin. dưới. 6. Người phát ngôn . Chuyển giao nhũng thông tin chọn lọc cho những của lổ chức. ngươi bẽn ngoài công ty. 7. Người sáng tạo . Thiết kế và khởi xướng những thay đổi bèn trong tổ chức. 8. Người điều khiển . Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết. • R quyết a sự điều chỉnh. định 9. Sự điếu phối các . Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức nguồn lực. cho từng bộ phận hay dự án. 10. Nhà thương . Tham gia các cuộc thương lượng với các bẽn đổi lượng. tác để đem lại sựổn định về quyền lợi cho tổ chức. Ị 2.1- Vai trà thuộc mối quan hệ tương tác giữa các cá nhăn Những vai trò này bao hàm các môi quan hệ giữa người vói người. Chản hạn, một nhà quản trị liên hệ trực tiếp với những người khác vói nhiều vai trò tượng trưng, người lãnh đạo và người liên kết. 17
• Vai trò tượng trưng Nhà quản trị đại diện cho tổ chức trong những hoạt động mang tính biêu tượng và nghi lễ. Chảng hạn, vị quản đốc tham dự đám cưới của mót công nhân, giám đốc kinh doanh dự bữa trưa vói một khách hàng quan trọng, V tòng Ị giám đốc dự buổi tiếp tàn tại tòa thị chính thành phô... Tất cả những công việc này được các nhà quản trị thực hiện nhàm thể hiện hình ảnh và sự thanh cõng của doanh nghiệp. • Vai trò người lãnh đạo Vai trò lãnh đạo bao hàm trách nhiệm trực tiếp điều hành vã phối hơp các hoạt động của cấp dưới để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Trong vai trò này một số khía cạnh phải gắn liền với công tác nhân sự như tuyển dụng, thang chức, sa thải. Một số khía cạnh khác liên quan đến việc thúc đấy và động viên cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ để đáp ứng yêu cáu cùa tố chức. • Vai trò liên két Vai trò liên kết thế hiện việc nhà quàn trị tiên hành các hoạt đông nhàm thiết lập mõi quan hệ giữa những người bẽn ngoài vói tổ chức. Trong vai trò này, nhà quản trị tìm kiếm sự hỗ trợ, ùng hộ cùa khách hàng, các nhà cung cấp và các viên chức chính phù để đem lại sự thành công cho tổ chức. 2.2- Vai trò truyền thông Các nhà quàn trị thường xây dựng mạng lưới các mối quan hệ. Nhiều mô quan hệ được hình thành trong khi họ thực hiện những hoạt động mang tinh nghi lẻ và các giao dịch liên kết, bởi khi giữ nhũng vai trò này, họ là trung tâm chú ý của mọi người. Mạt khác khi tham dự các giao dịch này, họ con đàm nhiệm các vai trò truyền thông như vai trò là người hướng dẫn, người phổ biên và người phát ngôn của tổ chức. • Vai trò người xứ lý thõng tin Các nhà quàn trị giữ vai trò như một hệ thống thu thập, tiếp nhân. xử lý thông tin, họ luôn rà soát để thu thập những thõng tin mà chúng có thể tác động đến doanh nghiệp. Các nguồn cung cấp thông tin rất đa dạng và độ tin cậy cùa các nguồn tin củng rất phức tạp. Do đó các nhà quán trị phải kiếm tra xử lý trước khi quyết định có sứ dụng một nguồn tin hay không. • Vai trò người phó biến Nhà quản trị chia xé thông tin vói cấp dưới và các thành viên khác trong tổ chức thõng qua cà kênh truyền thông chinh thức và không chính thức. Xha quản trị thành công về truyền thõr người tốn ít thòi gian nhát và truyền 18
đạt được chính xác những thông tin cần phổ biến cho cấp dưới. • Vai trò người phát ngôn Các nhà quản trị đảm nhiệm vai trò gửi thông tin đốn người khác, nhất là đến những người bên ngoài tổ chức, về vị thế chính thức của công ty. Vai trò này ngày càng giữ vai trò quan trọng bời nhu cầu thông tin của các phương tiện thông tin đại chúng và cóng chúng đang gia tăng rất nhanh. 2.3- Vai trò ra quyết định Các nhà quản trị sử dụng những thông tin đã nhận được để ra quyết định khi đặt ra những mục tiêu mói và các hoạt động của tổ chức. Đáy là nhóm vai trò có tầm quan trọng bậc nhất đối với nhà quản trị. Vói các vai trò là người sáng tạo, người điều khiển sự điều chỉnh, người điều phối các nguồn lực và nhà thương lượng, các nhà quản trị là hạt nhân trong hệ thống ra quyết định cùa tồ chức. • Vai trò người sáng tạo Các nhà quản trị là những người "thiết lập và khởi động" các dự án hay tổ chức kinh doanh mói. Mặt khác, vai trò này cùa nhà quản trị cũng thể hiện trong những doanh nghiệp đang hoạt động. Họ là người sáng tạo ra cái mới trong tổ chức. • Vai trò người điều khiến Các nhà quản trị giữ vai trò người điều khiển khi giải quyết những vấn đề khó khăn và những thay đổi vượt ra khỏi tầm kiềm soát trực tiếp của họ, như các vụ đình công hay sự phá sản của nhà cung cấp chính hoặc sự phá vỡ hợp đồng của khách hàng. Một số nhà quản trị non kém thường né tránh những khó khăn trên cho đến khi chúng phát triển thành một hiểm họa đối với tổ chức. Tuy nhiên, những nhà quản trị tài ba cũng không thể dự kiến trước được tất cả mọi hậu quả có thể xảy ra và hoàn toàn kiểm soát được chúng. • Vai trò điều phối các nguồn lực cùa tố chức. Vai trò này bao hàm việc nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực như tiền bạc, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực và thời gian cho các nhu cầu hoạt động của tổ chức. Chẳng hạn các nhà quản trị phải thỏa mãn các nhu cẩu như kính phí quàng cáo, kinh phí và nhân sự nhằm cải tiến một sản phẩm truyền thống cùa công ty, hoặc bổ trí các loại thiết bị, nguyên liệu, tài chính, nhân sự... để hoàn thành một đơn đặt hàng mói... 19