intTypePromotion=1

SKKN: Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

Chia sẻ: Phan Thanh Thảo | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:38

0
79
lượt xem
6
download

SKKN: Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sáng kiến kinh nghiệm "Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học" với mục tiêu nhằm góp phần nâng cao tính pháp lí các văn bản trong nhà trường.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: SKKN: Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

  1.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học   MỘT SỐ  KINH NGHIỆM VỀ KĨ NĂNG  SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC           I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn bản là phương tiện chủ  yếu, quan trọng để  ghi lại, chuyển tải  các thông tin quản lý; là hình thức để cụ thể hóa pháp luật nhằm điều chỉnh   những quan hệ  xã hội thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước hoặc  trình bày ý kiến của cá nhân về một vấn đề nào đó. Nhà nước ta không thể  quản lý xã hội nếu thiếu các loại hình văn bản. Tuy nhiên, qua khảo sát  thực tế  tại một số  trường học cho thấy vẫn còn tình trạng văn bản ban   hành không đúng thẩm quyền, sai thể  thức, chưa thể  hiện hết nội dung   trong văn bản... Nguyên nhân là do người trực tiếp soạn thảo văn bản  ở  phương diện nào đó vẫn còn hạn chế  nhất định trong nhận thức đối với   việc soạn thảo văn bản dẫn tới chất lượng của văn bản chưa cao.  Trong thời đại nền kinh tế  tri thức đang ngày một khẳng định vị  trí  hàng đầu, khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao đòi hỏi chúng ta cần   phải có tính chính xác tuyệt đối. Vì vậy việc xây dựng văn bản và phương  pháp soạn thảo văn bản cần phải vận dụng công nghệ  thông tin nhằm đạt  được hiệu quả cao nhất.  Để có một văn bản mang tính chính xác cao đòi hỏi người soạn thảo   phải có những kĩ năng, kĩ thuật về  xây dựng văn bản, phương pháp soạn  thảo văn bản theo đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do nhà nước   quy định. Trình bày văn bản trong trường học đúng theo mẫu quy định là  một việc làm rất quan trọng đòi hỏi người làm công tác này phải thận  trọng, tỉ mỉ và chính xác.                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   1
  2.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Thực tế  trong những năm học qua, công tác soạn thảo văn bản đã  góp phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực  của đời sống xã hội. Đặc biệt sau khi Bộ  Nội vụ  ban hành Thông tư  số  01/2011/TT­ BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về  thể  thức và kỹ  thuật  trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được   đưa vào nề nếp, phần nào khắc phục những nhược điểm và hạn chế trước   đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ  những  khiếm khuyết về  cả  nội dung lẫn thể  thức: thiếu mạch lạc, không đảm  bảo tính pháp lí… Những tồn tại, yếu kém trên đều do nguyên nhân khách quan và chủ  quan, nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ  hạn chế  về kỹ  thuật soạn thảo văn bản cũng như sự  tùy tiện, thiếu cẩn thận của một số  cán bộ, viên chức trong nhà trường. Do đó, yêu cầu đặt ra trước mắt là cán  bộ, viên chức một mặt phải được trang bị  kiến thức và kinh nghiệm làm  việc, mặt khác cũng cần rèn luyện thái độ nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật   và nhiệt tình đối với công việc. Xuất phát từ  những lí do trên, nhằm góp phần nâng cao tính pháp lí  các văn bản trong nhà trường, tôi quyết định chọn đề  tài: “ Một số  kinh   nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học.” 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài Chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong trường học theo Thông  tư  01/2011/TT­ BNV ngày 19/01/2011 của Bộ  Nội vụ  về  Hướng dẫn thể  thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác trình bày văn bản. 3. Đối tượng nghiên cứu                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   2
  3.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Kĩ năng soạn thảo, trình bày văn bản của cán bộ, viên chức, nhân  viên một số trường Tiểu học trong huyện.  4. Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, viên chức,  nhân viên một số  trường Tiểu học trên địa bàn huyện Krông Ana từ  năm   học 2012­ 2013 đến nay và đề  xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu   quả của việc soạn thảo, ban hành văn bản trong nhà trường.  5. Phương pháp nghiên cứu ­ Phương pháp phân tích; ­ Phương pháp quan sát; ­ Phương pháp điều tra; ­ Phương pháp nghiên cứu; ­ Phương pháp trải nghiệm thực tế;  ­ Phương pháp thống kê. II. PHẦN NỘI DUNG 1. Cơ sở lí luận Trình   bày   văn   bản   là   công   việc   nhằm   đảm   bảo   thông   tin   phục  vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung này bao  gồm các việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác  hình thành trong quá trình hoạt động của các nhà trường.  Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được Nhà  nước, các cơ  quan nói chung hết sức chú trọng. Đặc biệt, sau khi Bộ  Nội   vụ   ban   hành   Thông   tư   số   01/2011/TT­BNV   ngày   19/01/2011   về   việc  Hướng dẫn thể thức và kỹ  thuật trình bày văn bản thì công tác soạn thảo                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   3
  4.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học văn bản hành chính ngày càng được các cấp quan tâm, khắc phục được   nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây.  2. Thực trạng 2.1.  Thuận lợi, khó khăn * Thuận lợi ­ Cơ  sở  vật chất tương đối đảm bảo, có giáo viên phụ  trách công  nghệ thông tin và giảng dạy ở các trường học. ­ Một số  viên chức đã có Chứng chỉ  tin học văn phòng, có khả  năng  soạn thảo văn bản.  * Khó khăn ­ Hầu hết giáo viên đã lớn tuổi, chưa có Chứng chỉ tin học văn phòng   nên kỹ năng trình bày, soạn thảo văn bản còn hạn chế.  ­ Một số  giáo viên chưa hiểu được tác dụng của văn bản cũng như  chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong nhà  trường. 2.2. Thành công, hạn chế * Thành công Một số  cán bộ, giáo viên, nhân viên đã thành thạo trong việc soạn   thảo, kĩ thuật trình bày văn bản, xác định đúng mục đích, yêu cầu, thẩm   quyền của người ban hành. * Hạn chế ­ Lãnh đạo một số trường chưa thực sự quan tâm đến công tác soạn  thảo văn bản. Không ít cán bộ quản lí không phân biệt được đâu là văn bản   Quy phạm pháp luật, đâu là văn bản hành chính thông thường, các quy định                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   4
  5.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học về  thể  thức trình bày văn bản… Hệ  thống thuật ngữ, văn phong trong văn  bản hành chính vẫn còn nhiều hạn chế, ít nhiều  ảnh hưởng đến việc sử  dụng từ ngữ làm cho văn bản không đảm bảo tính khả thi.  ­ Việc quản lí văn bản còn thiếu chặt chẽ. Bộ  phận văn thư  nhà  trường chưa phát huy vai trò trách nhiệm trong việc lưu trữ văn bản. ­ Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất. ­ Trình độ  công nghệ  thông tin còn thấp, nhiều cán bộ, giáo viên,  nhân viên không nắm được quy trình, kỹ năng soạn thảo văn bản.  2.3. Mặt mạnh, mặt yếu * Mặt mạnh Một số  trường đã tổ  chức tập huấn trình bày văn bản cho cán bộ,  giáo viên theo Thông tư số  01/2011/TT­ BNV ngày 19/01/2011 của Bộ  nội  vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. * Mặt yếu Trong quá trình soạn thảo văn bản, lỗi chính tả  còn nhiều, sử  dụng  câu từ không chính xác. Sai về thể thức của văn bản như ở mục số, ký hiệu  văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu  chữ, định lề văn bản... 2.4. Các nguyên nhân, các yếu tố tác động * Nguyên nhân của thành công ­ Công nghệ thông tin phát triển nhanh, cơ hội và điều kiện tiếp cận   thuận lợi đến tất cả đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường học.                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   5
  6.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học ­ Cán bộ  quản lí các trường đã chú trọng và có sự  quan tâm, nhận  thức đúng mức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong quản lý,  điều hành các hoạt động của nhà trường. * Nguyên nhân của hạn chế Đội ngũ giáo viên các trường đa phần đã lớn tuổi nên ngại học hỏi;   việc tiếp cận với công nghệ thông tin còn nhiều lúng túng, hạn chế. 2.5. Phân tích, đánh giá các vấn đề  về  thực trạng mà đề  tài đặt   ra * Thành công, ưu điểm, mặt mạnh  Thường xuyên nhận được sự  quan tâm của Lãnh đạo, chuyên viên  phòng Giáo dục và Đào tạo, cụ  thể  là: nhiều trường được trang bị  phòng  máy vi tính, các trang thiết bị  liên quan đến công nghệ  thông tin. Hầu hết  các đơn vị trường học đều kết nối mạng internet từ đó tạo điều kiện thuận  lợi cho giáo viên được khai thác mạng tham khảo tài liệu để  phục vụ  cho   việc soạn thảo văn bản. Các trường được biên chế  giáo viên phụ  trách  công nghệ thông tin giảng dạy, đội ngũ giáo viên được hướng dẫn các thao  tác nên không còn lúng túng khi soạn thảo văn bản. Nhiều giáo viên đã   không ngừng nâng cao ý thức tự  học tự rèn, ngoài việc giảng dạy trên lớp   còn tham gia bồi dưỡng chương trình Chứng chỉ tin học văn phòng để nâng  cao chuyên môn nghiệp vụ.  Ngay từ  khi Thông tư  số  01/2011/TT­ BNV ngày 19/01/2011 hướng  dẫn về  thể  thức và kỹ  thuật trình bày văn bản của Bộ  Nội vụ  được ban   hành, có hiệu lực, cán bộ quản lí một số trường đã tiến hành tập huấn cho   giáo viên về  kĩ năng soạn thảo và trình bày văn bản, nhờ  đó các văn bản  đều được trình bày đảm bảo đúng quy định.                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   6
  7.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học * Tồn tại, hạn chế, mặt yếu  Lãnh đạo một số trường chưa thật chú trọng đến công tác soạn thảo   văn bản dẫn đến nhiều văn bản ban hành còn sai sót cả  về  hình thức lẫn  nội dung. Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất.   Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng  lẽ nên ban hành bằng công văn thì lại ban hành bằng kế hoạch.  Quy trình xây dựng và ban hành văn bản chưa đúng quy định. Công  tác tự kiểm tra, rà soát lại văn bản trước khi ban hành chưa được coi trọng.  Chính vì vậy có nhiều văn bản sau khi đưa vào vận dụng gặp nhiều sai sót. Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ. Cán bộ  văn thư  nhiều  trường không làm nhiệm vụ phân loại công văn đi, công văn đến; xử lí văn   bản không kịp thời. Ngôn ngữ trong nhiều văn bản sử dụng không phù hợp với đặc trưng  văn phong hành chính (từ  địa phương, từ  lóng, từ  hoa mỹ, thừa từ, lặp   từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt  câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v…  Từ  đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và   làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như  hiệu quả  tác động của  văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý. Về  thể  thức và kỹ  thuật trình bày, một số  văn bản hành chính được  ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định tại  Thông tư số 01/2011/TT­ BNV ngày 19/01/2011 như: ghi tên loại công văn  (CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng  không khái quát được nội dung chủ  yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa  trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   7
  8.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm … đối với từng loại văn bản  hành chính cụ thể; khoảng cách giữa các đoạn văn và khoảng cách giữa các  dòng không đúng quy định; sử  dụng không thống nhất loại chữ  (in hoa, in  thường), kiểu chữ  (đứng, đậm), số  thứ  tự  (chữ  số  La Mã, chữ  số   Ả­rập  hoặc chữ  cái tiếng Việt theo thứ  tự  abc) trong các văn bản được bố  cục  theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…  Nhiều văn bản không thể  hiện đúng các yếu tố  thể  thức theo quy   định (bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và   các thành phần bổ  sung đáp  ứng yêu cầu hành chính trong những trường   hợp cụ thể). Chẳng hạn: ­ Tên cơ quan chủ quản Thực tế  có một số  trường do không xác định được tên cơ  quan chủ  quản của cơ  quan ban hành văn bản nên thường xảy ra những sai sót như  sau:   UBND THỊ TRẤN BUÔN TRẤP         TRƯỜNG TIỂU HỌC … ­ Số và ký hiệu văn bản Do không hiểu được tác dụng của số  và kí hiệu văn bản nên nhiều  trường văn thư vào sổ các loại văn bản rất tùy tiện, có khi văn bản ra trước  thì đánh số  lớn hơn văn bản ra sau, cũng có trường hợp hai văn bản khác  nhau nhưng cùng chung một số. Đa số  các trường đánh số  văn bản không   tuân theo quy định tại Thông tư  01/2011/TT-BNV  mà tính theo thời gian  năm học.  ­ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   8
  9.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Một số  giáo viên khi xây dựng kế  hoạch, ghi địa danh, lấy ngay tên   trường mình đang công tác, chẳng hạn:  Lý Tự Trọng, ngày …   tháng  …     năm… Hoặc: Trần Phú, ngày …    tháng …    năm… ­ Chữ kí của người có thẩm  quyền Rất nhiều trường học, người kí văn bản giữ  chức phó Thủ  trưởng  nhưng khi kí văn bản vẫn không ghi chữ KT (kí thay) trước chức danh thủ  trưởng. Chẳng hạn:                                                                      PHÓ HIỆU TRƯỞNG                                                                           Nguyễn Thị B ­ Nơi nhận Hầu hết văn bản của các trường viết xong đều kết thúc bằng cách  thủ  trưởng kí tên và đóng dấu của cơ  quan chứ  không ghi nơi nhận, hoặc   có chăng thì cũng ghi không đúng địa chỉ. 3. Giải pháp, biện pháp 3.1. Mục tiêu của giải pháp, biện pháp Đề  tài đưa ra một số  giải pháp, biện pháp nhằm thống nhất về  nội  dung cũng như hình thức một số loại văn bản hành chính trong nhà trường.   3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp Để  đạt hiệu quả, trước hết tôi cung cấp cho mọi người hiểu được   khái niệm về  văn bản, tầm quan trọng của việc ban hành văn bản trong  trường tiểu học, sau đó tổ  chức các chuyên đề  về  kĩ năng soạn thảo văn   bản trong nhà trường bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong quá trình                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   9
  10.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học thực hiện chuyên đề, chú trọng hướng dẫn thể thức trình bày văn bản một  cách chi tiết kèm theo ví dụ minh học cụ thể.  3.2.1. Khái niệm văn bản Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt   thông tin bằng ngôn ngữ  (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được  hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực  mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau. Văn bản trong nhà trường là văn bản hành chính thông thường, bao  gồm nhiều loại như: công văn, kế  hoạch, báo cáo, quyết định, biên bản,   thông báo, tờ trình, hợp đồng… 3.2.2. Thể thức trình bày văn bản Một văn bản được coi là trình bày đúng thể  thức khi có đầy đủ  các  yếu tố tạo thành văn bản và được thiết lập, bố  trí khoa học theo đúng các  quy định hiện hành. Đây là yêu cầu cần phải được tôn trọng và tuân thủ  nghiêm ngặt trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản. Bởi vì, thể thức  là điều kiện đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản. Do đó, cần phải nghiên  cứu kỹ  nội dung, vị  trí, ý nghĩa các yếu tố  thể  thức để  thể  hiện đúng với   từng loại hình văn bản.   Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT­ BNV của Bộ Nội vụ ban  hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ  thuật trình  bày văn bản, thể thức văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối  với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ  thể hoặc đối với mỗi loại văn bản nhất định.   a) Về kết cấu                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   10
  11.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Thường được thể hiện  gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn),   phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực  pháp lý), Trong đó:  * Phần mở  đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do,  mục đích ban hành văn bản.  * Phần nội dung chính: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù  hợp với chủ  đề  văn bản. Tùy vào từng loại hình (hình thức) văn bản mà   phần này được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn nghị luận". * Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những   yêu cầu trách nhiệm thực hiện văn bản.  Căn cứ  vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để  thể  hiện nội dung từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề  nhất   định nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất.  b) Về ngôn ngữ  Văn bản hành chính thông thường được  thể  hiện bằng ngôn ngữ  viết, tiếng Việt (tiếng Việt phổ  thông). Đây là phương tiện để  chủ  thể  quản lý thể  hiện và truyền đạt ý chí của mình dưới dạng văn bản tới đối  tượng có liên quan.  Ngôn ngữ trong văn bản hành chính thông thường cần đảm bảo: tính  nghiêm túc, chính xác; tính phổ thông; tính khách quan; tính trang trọng, lịch   sự. Để ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phản ánh đầy đủ các đặc điểm đó   đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải sử dụng từ, câu và dấu câu đúng quy   tắc ngữ pháp tiếng Việt.                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   11
  12.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Một văn bản hành chính thông thường chỉ  được coi là hợp lệ  và có   tính khả  thi khi ban hành phải đúng thẩm quyền, trình tự, thủ  tục và tuân   thủ các yêu cầu về thể thức, nội dung, ngôn ngữ.  c) Thể thức của một văn bản  Cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:  * Tiêu ngữ  ­ Khái niệm: Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế  độ  chính trị  mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi. Ví dụ: CỘNG HÒA XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc                                            (Đối với văn bản của nhà trường)  Hoặc:               ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH                                          (Đối với văn bản của Đoàn thanh niên)                             ĐỘI THIẾU NIÊN TIỀN PHONG HỒ CHÍ MINH                                           (Đối với văn bản của Liên đội) ­ Tác dụng: Thể  hiện quyền quản lý hành chính của một nhà nước   trên phương diện văn bản hành chính. * Tên cơ quan ban hành văn bản ­ Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị soạn thảo ra văn bản. Vì trường   học là đơn vị  trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo (cơ  quan chủ  quản)  nên cần phải ghi thêm tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   12
  13.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Hoặc:                           HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA           LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG ­ Tác dụng:  + Cho biết cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản. + Cho biết vị  trí của cơ  quan (đơn vị) ban hành văn bản trong hệ  thống tổ chức. + Thể hiện mối liên hệ giữa các cơ quan. + Giúp cho việc sử dụng, quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi,   chính xác. * Số và ký hiệu văn bản ­ Khái niệm: Số  văn bản là số  thứ  tự  của văn bản được ban hành  trong một năm đối với một cơ  quan công tác (một nhiệm kỳ  với các cơ  quan làm việc theo nhiệm kỳ). Số văn bản được bắt đầu từ  số  01 tính từ  ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ví dụ: Số: 10/KH­THLTT Trong đó:   ­ KH: Tên gọi của một kế hoạch                                                     ­ THLTT: Tên đơn vị ban hành văn   bản (Tiểu học Lý Tự Trọng) * Lưu ý: Có 02 cách đánh số  cho một văn bản phù hợp với phương   pháp đăng ký quản lý văn bản. Cách 1:  Đánh số  tổng hợp: Nghĩa là đánh số  chung cho tất cả  các văn bản   của cơ quan ban hành, không phân biệt theo tên loại của văn bản, văn bản                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   13
  14.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học nào ra trước thì số  nhỏ, văn bản nào ra sau thì số  lớn. Phương pháp này  thường dùng cho các cơ  quan có số  văn bản không nhiều, chẳng hạn các   trường học. Cách 2:  Đánh số theo tên loại văn bản: Nghĩa là đánh số  riêng cho từng loại   văn bản. Trong mỗi loại văn bản thì văn bản nào ra trước thì đánh số  nhỏ,  văn bản nào ra sau đánh số lớn. Thường các cơ quan đánh số  theo phương   pháp này lập thành hai hệ thống số thứ tự: một cho các văn bản quy phạm   pháp luật, một cho các văn bản thông thường. ­ Tác dụng: Số  và ký hiệu của văn bản tiện cho việc đăng ký, phân  loại và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, giúp cho việc tìm kiếm được dễ dàng  và nắm được số lượng văn bản mà cơ quan ban hành. * Tên loại và trích yếu ­ Khái niệm: Là tên gọi chính thức của một văn bản do cơ  quan, tổ  chức ban hành như  báo cáo, kế  hoạch, quyết định… trừ  công văn, còn lại  các loại văn bản khác khi ban hành đều phải ghi tên loại. Trích yếu là câu   hay cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của văn bản. Trích yếu văn bản phải được viết ngắn gọn, đủ  ý và phản ánh đúng  nội dung chính của văn bản và được trình bày dưới tên loại, riêng đối với  công văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và kí hiệu.  Chẳng hạn: ­ Trích yếu một Quyết định (đặt dưới tên loại) QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   14
  15.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học ­ Trích yếu một Công văn (đặt dưới số và kí hiệu) Số: 12/THLTT  V/v  Thành lập tổ Tư vấn thực hiện Thông tư 30/2014   của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo  Quy định đánh giá học sinh tiểu học                      * Địa danh và ngày tháng năm ­ Khái niệm: Địa danh là nơi cơ  quan soạn thảo văn bản; thời gian  ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được hoàn tất, bắt đầu có giá  trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Ví dụ:  Buôn Trấp, ngày 10 tháng 12 năm 2014 ­ Tác dụng: Cho ta biết được văn bản được thiết lập ở đâu, thời gian  văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. * Nội dung văn bản ­ Khái niệm: Là toàn bộ  thông tin mà văn bản cần đề  cập đến. Tùy   theo mỗi loại văn bản khác nhau mà thể hiện nội dung phù hợp. ­ Tác dụng:   + Giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý các hoạt động  của cơ  quan một cách hữu hiệu. Nó phản ánh đầy đủ  tình hình, kết quả  hoạt động quản lý của cơ quan. + Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu về quản lý như: tính khả thi,  chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không  tốt công tác văn bản sẽ hạn chế kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu   lực chỉ đạo điều hành của cơ quan nói riêng và ảnh hưởng đến chất lượng   cũng như  hiệu quả  công tác của các cơ  quan trong hệ  thống quản lý nhà  nước nói chung (các trường, Phòng, Sở, Bộ GD&ĐT).                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   15
  16.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học * Chữ ký của người có thẩm quyền Thể hiện thẩm quyền của người quản lí trong cơ quan đơn vị. Ví dụ:                                                    HIỆU TRƯỞNG                                                   (Chữ ký)                                                                                   Nguyễn Văn A Trong trường hợp người ký văn bản giữ  chức phó Thủ  trưởng cơ  quan phải ghi chữ (KT) trước chức danh thủ trưởng. Ví dụ:                                                        KT. HIỆU TRƯỞNG                                                          PHÓ HIỆU TRƯỞNG                                                          (Chữ ký)                                                   Nguyễn Thị B ­ Tác dụng: Giúp cho văn bản có hiệu lực thi hành. * Dấu cơ quan Thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan (đơn vị) trong giao dịch với   các cơ quan và trước pháp luật của Nhà nước. ­ Tác dụng: Đảm bảo tư  cách hợp pháp của văn bản và của chữ  ký   trên văn bản. * Nơi nhận Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản. Ví dụ:                  Nơi nhận:                                   ­ Phòng GD&ĐT Krông Ana;                                            ­ Lãnh đạo nhà trường;                                            ­ Tổ trưởng tổ chuyên môn;                                             ­ Lưu: VT.                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   16
  17.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học ­ Tác dụng: Giúp cho chúng ta gửi văn bản đúng đối tượng tiếp nhận   và xác định rõ yêu cầu xử lý văn bản đối với đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn   bản. 3.2.5. Phương pháp soạn thảo Quyết định  Quyết định hành chính cá biệt là loại hình văn bản áp dụng pháp luật  do cơ  quan, tổ  chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết  công việc cụ  thể, do đó, phải được viết dưới dạng điều, khoản (thông  thường có từ  03 đến 05 điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội  dung nhất định.  Quyết định gồm có 2 phần: Phần mở đầu và phần nội dung  a) Phần mở đầu  Gồm 3 loại căn cứ: + Căn cứ thẩm quyền  + Căn cứ áp dụng + Căn cứ thực tế (thực tiễn) Căn cứ  thẩm quyền là loại căn cứ  phải nêu đầu tiên, đây là cơ  sở  pháp lý chứng minh thẩm quyền được ban hành Quyết định của chủ  thể  ban hành Quyết định.  Ví dụ: Đối với Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, viện dẫn  căn cứ thẩm quyền là:  Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư  số   41/2010/TT­BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo   dục và Đào tạo;                                                           Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   17
  18.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Căn cứ áp dụng là loại căn cứ được nêu ngay sau căn cứ thẩm quyền   dùng để chứng minh nội dung điều chỉnh trong Quyết định dựa trên cơ  sở  pháp lý là các văn bản của hệ thống luật hiện hành. Căn cứ  nhiệm vụ  năm học 2015­2016 của trường Tiểu học Lý   Tự Trọng; Căn cứ thực tiễn là loại căn cứ nêu sau cùng dựa trên các văn bản, đề  nghị của cơ quan, đơn vị tổ chức có thẩm quyền quản lý có liên quan đến   nội dung điều chỉnh của Quyết định. Nêu tên cơ  quan, đơn vị, cá nhân đề  nghị (tại văn bản nào?) hoặc dựa vào cơ sở thực tiễn nào? và thường được   bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu: "Xét đề nghị của..."; " Xét nhu   cầu..."; "Căn cứ biên bản họp...",  Xét nhu cầu và khả năng công tác của viên chức; Theo đề nghị của Chuyên môn, * Cách trình bày các căn cứ Mỗi căn cứ là một (hoặc hai) dòng, sau mỗi căn cứ là một dấu chấm  phẩy(;), căn cứ cuối cùng là dấu phẩy(,)  Căn cứ pháp lý trình bày trước căn cứ thực tiễn. b) Phần nội dung chính của Quyết định Thông thường nội dung một Quyết định gồm từ  3 đến 5 Điều, song  về cơ bản gồm 3 Điều với các chức năng cụ thể như sau: Điều 1.  Thể  hiện đối tượng, thành phần tham gia giải quyết công  việc Điều 2. Nêu lên các quyền lợi và nghĩa vụ  của đối tượng đã được   điều chỉnh ở điều 1.                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   18
  19.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Điều 3. Nêu thời gian có hiệu lực, đối tượng có trách nhiệm thi hành   văn bản và quy định về xử lý văn bản cũ (nếu có).  Chẳng hạn, đối với Quyết định thành lập Ban chỉ  đạo Hội thi giáo  viên dạy giỏi cấp trường "văn điều khoản" để  diễn đạt nội dung các điều  như sau:  Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường   (nêu   tên   gọi   đầy   đủ  gồm:   họ   tên,   chức   vụ   hiện   giữ,   phân   công   trách  nhiệm).  Điều 2. Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường có nhiệm   vụ  chỉ  đạo Hội thi theo đúng quy định của Ngành (nêu nhiệm vụ  quyền  hạn). Điều 3. Phụ trách Chuyên môn, Tài vụ nhà trường và cá nhân có  tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./. Mẫu Quyết định: Mẫu 1:    TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN      CỘNG HÒA XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN             Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc                    Số:    /QĐ­ (1)                                     Địa danh, ngày….tháng….năm … QUYẾT ĐỊNH CỦA (Chủ thể ra quyết định) (2) (V/v:……………………….) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ…………..; Căn cứ…………..; Căn cứ…………..;                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   19
  20.    Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường Tiểu học Theo đề nghị của………., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. …………… Điều 2.… ………... Điều 3.… ………… Nơi nhận:                                                             CHỦ THỂ KÍ VĂN BẢN ­ Tên cơ quan đơn vị nhận văn bản; ­ Lưu: VT.                                                          Họ tên người kí văn bản                                                                                         (3) Ghi chú: (1) Phần ký hiệu ghi tên cơ  quan đơn vị  ban hành văn bản (viết tắt,  bằng chữ in hoa) (2) Nếu cơ  quan hoạt động theo chế  độ  lãnh đạo thủ  trưởng (Hiệu   trưởng) phần tên cơ  quan được ghi bằng chức danh của thủ  trưởng cơ  quan. (3) Phần này ghi thể thức ký văn bản và chức danh người ký Sau đây là một số ví dụ cụ thể đối với Quyết địnhcủa Nhà trường và   của Liên đội         PHÒNG GD & ĐT K RÔNG ANA            CỘNG HÒA XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT  NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG                      Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 82/QĐ­THLTT                    Buôn Trấp, ngày 05 tháng 12 năm  2014 QUYẾT ĐỊNH Về việc Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường  Năm học 2014­2015                                                          Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng                   20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản