Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành: Phần 2

Chia sẻ: Thuong Thuong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:130

Thêm vào BST

Báo xấu

43
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của tài liệu Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành sẽ tiếp tục cung cấp cho người đọc các kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản hành chính, văn bản hợp đồng. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Soạn thảo và trình bày văn bản - Kỹ năng thực hành: Phần 2

C h ư ơ n g 6: K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O VÀ TRÌNH BÀY CÔNG VÀN H A N H CHÍNH 6.1. Khái niệm. C ô n g v ă n là hình thức v ă n bản không có tên l o ạ i cụ t h ể , là l o ạ i v ă n b ả n hành chính được dùng p h ổ b i ế n trong các cơ quan, tổ chức. C ô n g v ă n là phương t i ệ n giao t i ế p chính thức của các cơ quan, t ổ chức ; giữa c á c cơ quan, tổ chức v ớ i c ô n g dân. C ô n g văn có n ộ i dung bao q u á t rộng r ã i bao gồm t ấ t cả c á c v ấ n đ ề hoạt động thường x u y ê n của c á c cơ quan, t ổ chức. 6.2. C á c l o ạ i cống v ă n h à n h c h í n h . C ă n cứ v à o n ộ i dung, c ô n g v ă n được chia thành : - C ô n g v ă n m ờ i họp ; - Công v ă n chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị, đ ề n g h ị ; - Công v ă n trả l ờ i (phúc đ á p ) ; - Công v ă n hướng dẫn ; - Công v ă n g i ả i thích ; - C ô n g v ă n đ ô n đốc, nhắc nhở ; - Công v ă n chỉ đạo ; - Công v ă n c á m ơn. 6 3 . Đ ặ c đ i ể m của c ô n g v ă n h à n h c h í n h . - Chủ t h ể ban h à n h c ô n g v ă n là cơ quan nhà nước, c á c t ổ chức, doanh nghiệp có p h á p n h â n , c á n b ộ , c ô n g chức nhà nước có thẩm quyền, được sự uỷ quyền của N h à nước đ ể thực thi n h i ệ m vụ nhằm g i ả i quyết c á c v ấ n đ ề theo trách n h i ệ m và chức n ă n g được giao. - C ô n g v ă n h à n h chính cũng phải tuân thủ c á c quy định v ề t h ể thức, v ề nội dung do N h à nước quy định. - C ô n g v ă n h à n h chính p h ả i t h ể h i ệ n đặc trưng của phong c á c h h à n h chính c ô n g vụ, nghĩa là p h ả i t h ể hiện tính khách quan, trang trọng uy 135
n g h i ê m nhưhg cũng lịch sự, l ễ đ ộ . Trong m ỗ i trường hợp p h ả i v ậ n dụng linh hoạt cho thích hợp v ớ i n ộ i dung của tòng công v ă n . - C ô n g v ă n cần v i ế t ngắn gọn, rõ ràng. M ỗ i công v ă n thường chỉ nêu m ộ t v ấ n đ ề đ ể tạo đ i ề u k i ệ n cho v i ệ c nghiên cứu g i ả i quyết. 6.4. P h ư ớ n g p h á p soạn t h ả o c ô n g v ă n h à n h c h í n h . B ế cục thông thường của công v ă n h à n h chính g ồ m 3 p h ầ n : -Phần m ồ đ ầ u n ê u rõ lý do, mục đích của v i ệ c ban h à n h c ô n g văn. T h ô n g thường, phần m ở đ ầ u được trình b à y bằng m ộ t c â u đơn cố thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình t h ế , ví dụ : Xét đề nghị của Chủ tịch Uy ban nhân dân Quận 2 (tại Công văn sổ Ỉ048/CV-UB ngày 01101/1998) ỉ đề nghị cửa Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá (Cồng văn số 388/TCVG-BVG ngày 10/11/1998) về áp dụng khung giá đền bù, trợ cấp thiệt hại của dự án xây dựng nút giao thông chân cầu Sài Gòn, Quận 2, Uỷ ban nhân dân thành phố chỉ đạo như sau : (Trích công v ă n ) Để hường ứng "Tháng cao điểm giúp người nghèo và vận động xây dựng quỹ vì người nghèo" do Uy ban Trung ương Mặt nặn Tổ quốc Việt Nam tể chức (từ ngày 17/10 đến ngày 18/11/2003), Tổng Giám đốc, Đem Thường vụ và Câng đoàn Tổng Công ty phát động hưởng ứng phong trào nối trên trong toàn thể CBCNVC-LĐ Tổng Công ty với nội dung cụ thể như sau: (Trích công văn) - Phần n ộ i dung bỉnh b à y những v ấ n đ ề cần thông b á o , t r u y ề n tin. Tùy theo v ấ n đ ề c ô n g v ă n đ ề cập đ ế n m à n g ư ờ i soạn thảo có t h ể v i ế t t h à n h một đ o ạ n v ă n hay m ộ t c â u dài. N ế u cố nhiều v ấ n đ ề cần p h ả i trao đ ổ i hoặc b ả l ờ i , n g ư ờ i soạn thảo cố t h ể trình b à y phần n ộ i dung bằng h ệ thống đ ề mục ( đ á n h số Ả rập). T ấ t cả c á c chi t i ế t được trình b à y cần rõ r à n g , m ạ c h lạc, l i ê n quan logic v ớ i nhau n h ằ m t h ể h i ệ n được mục tiêu của c ô n g v ă n . - Phần k ế t thúc : Trong nhiều trường hợp, phần k ế t thúc chỉ mang tính hình thức, nhưng cũng r ấ t cần thiết. N ế u là công v ă n m ờ i họp, p h ầ n k ế t thúc thông thường là : " Đ ề nghị... đ ế n dự họp đ ầ y đủ và đ ú n g g i ờ đ ể buổi họp thu n h i ề u k ế t quả... ". Trong một số công v ă n k h á c , p h ầ n k ế t thúc 136
thường là l ờ i c h à o trân trọng hoặc n ê u y ê u cầu n ế u cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận được v ă n bản. Trong phần k ế t thúc công v ă n , người soạn thảo cần đặc b i ệ t lưu ý đ ế n quan h ệ vai của c á c b ê n giao t i ế p bằng v ă n b ả n : gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho c á c cơ quan ngang h à n g hoặc gửi cho cấp dưới đ ể lựa chọn v ă n phong phù hợp. 6.5. N ộ i dung cụ t h ể của m ộ t s ố l o ạ i c ô n g v ă n h à n h c h í n h . Công Tăn mời họp : - Phần mở đ ầ u : N ê u rõ lý do, mục đích của cuộc họp hoặc h ộ i nghị. - Phần n ộ i dung: N ê u n ộ i dung chính của cuộc họp, h ộ i n g h ị ; n ê u thành phần tham dự, thời gian, địa đ i ể m . - Phần k ế t t h ú c : L ờ i y ê u cầu, đề nghị c á c đ ạ i b i ể u đ ế n d ự đúng giờ, đứng thành phần hoặc l ờ i mong đ ợ i sự có mặt của c á c đ ạ i b i ể u . Cống T ă n c h ấ t v ấ n , y ê u c ầ u , k i ế n nghị, đ ề n g h ị : - Phần m ỏ đ ầ u : N ê u rõ lý do, mục đích cửa việc chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị, đ ề nghị. - Phần n ộ i dung : N ê u thực trạng tình hình dẫn đ ế n việc phải đ ề xuất, chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị. N ê u rõ n ộ i dung cụ t h ể và thời hạn cần được xem x é t g i ả i quyết v ấ n đ ề . - Phần k ế t thúc : N ê u sự mong m ỏ i được quan t â m g i ả i quyết và l ờ i c ả m ơn. C ô n g T ă n t r ả l ờ i (phức đ á p ) : - Phần m ở đ ầ u : Ghi rõ trả l ờ i theo công văn, số, ký hiệu, n g à y tháng năm, của ai, v ề v ấ n đ ề gì. - Phần n ộ i dung : N ê u những câu trả l ờ i trực tiếp từng v ấ n đ ề được y ê u cầu, n ế u phần n à o hoặc v ấ n đ ề n à o chưa trả l ờ i được phải g i ả i thích rõ lý do vì sao. - Phần k ế t thúc : T h ể h i ệ n sự quan t â m của người trả l ờ i đ ố i v ớ i người h ỏ i ( m a n g tính x ã g i a o ) . C ổ n g T ă n đ ô n đ ố c , nhắc n h ở : 137
- Phần m ở đ ầ u : Nhắc l ạ i m ộ t chủ trương, m ộ t chính sách, m ộ t k ế hoạch, m ộ t quyết định, m ộ t v ă n bản đã được chỉ đ ạ o đ ể thực h i ệ n . - Phần n ộ i dung : T ó m tắt tình hình thực h i ệ n , đ ề ra b i ệ n p h á p t i ế p tục thực h i ệ n những m ặ t c ò n t ồ n t ạ i , giao trách n h i ệ m cho cơ quan đơn vị cấp d ư ớ i t i ế p tục t ổ chức thực h i ệ n và n ê u thời gian thực h i ệ n . - Phần k ế t thúc : Y ê u cầu cơ quan đơn vị cấp d ư ớ i k h ẩ n trương t r i ể n khai và b á o c á o k ế t quả cho ban chỉ đạo k i ể m tra. C ô n g v ă n hướng dẫn, giải thích : - Phần m ở đ ầ u : P h â n tích sơ bộ nguồn gốc xuất x ứ của chủ trương, chính sách, quyết định sẽ được hướng dẫn g i ả i thích trong công v ă n . - Phần n ộ i dung : P h â n tích ý nghĩa, t á c dụng của chủ trương chính sách đó v ề m ặ t kinh t ế - x ã h ộ i , chính trị. N ê u rõ mục đích của chủ trương chính sách và c á c h tổ chức thực h i ệ n . - Phần k ế t t h ú c : T h ể h i ệ n sự quan t â m của đơn vị mình đ ố i v ớ i v i ệ c hướng dẫn và g i ả i thích c á c công văn. 6.6. M ẫ u t r ì n h b à y c ô n g v ă n h à n h c h í n h . 138
M ẫ u c ô n g v ă n h à n h chính. TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M TÊN C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - H ạ n h phúc Số: /...(3)...-...(4)... (5) , ngày .... tháng .... năm 20... v/v (6). Kính gửi: (7) ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI K ^ 8 ) - Như trên; - (Chữ ký, dấu) Lưu: VT,..(9). A.XX(10). Nguyễn Văn A Địa chỉ — ĐT: Fax: E-Mail: Website: (li) 139
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, t ổ chức cấp trên (nếu có). (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) Chữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung công v ă n . (7) N ộ i dung công v ă n . (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể lãnh đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc t ê n tập t h ể l ã n h đ ạ o , ví dụ: U ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường v ụ , H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý c ô n g v ă n là cấp p h ó của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, tổ chức thì ghi chữ v i ế t t ắ t " K T " v à o trước chức v ụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n dưới ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý công v ă n ; c á c trường hợp k h á c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i khoản 7 M ụ c n của T h ô n g tư Hên tích s ố 55/2005/TTLT-BNV- VPCP. (9) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à s ố lượng bản lưu (nếu cần). (10) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n b ả n v à s ố lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). ( l i ) Địa chỉ cơ quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 140
M ẫ u công văn mời họp. TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (Ì) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - Hạnh phúc SỐ: /...(3)...-...(4)... (5) , ngày .... tháng.... năm 20... v/v (6). Kính gửi: (7) kính m ờ i Ô n g (Bà) tham d ự cuộc họp về: ...(8) - T h ờ i gian : T ừ giờ n g à y .... tháng năm Địa đ i ể m : ..- _ Đ ề nghị: (9) N ế u k h ô n g tham d ự được, đ ề nghị Ô n g (Bà) b á o trước -...giờ, ngày ....tháng....năm theo địa chỉ T r â n trọng c á m ơn ./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÍỊ10) - N h ư trên; - ..; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT, (11).A.XX(12). Nguyễn Văn A Địa chỉ: - Đ T : ..- Fax: E-Mail: Website: (li) 141
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu c ó ) . (2) T ê n cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) Chữ v i ế t tắt t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban hành công văn. (4) Chữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc b ộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n . (7) T ê n cơ quan, t ổ chức m ờ i họp. (8) N ộ i dung cuộc họp. (9) Những đ ề nghị n g ư ờ i tham d ự họp chuẩn bị trước n h ư t à i l i ệ u , b á o c á o , ý k i ế n , trang phục... (10) Ghi q u y ề n hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : u ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp p h ó của người đứng đ ầ u cơ quan, tổ chức thì ghi c h ữ v i ế t tắt " K T " v à o trước chức vụ của người đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i ký công v ă n ; c á c trường hợp khác thực h i ệ n theo hướng dẫn t ạ i khoản 7 M ụ cỉ của T h ô n g tư l i ê n tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. ( l i ) Chữ v i ế t tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à s ố lượng bản lưu (nếu cần). (12) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n b ả n và số lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cân). ( l i ) Địa chỉ cơ quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 142
» M ẫ u c ô n g v ă n chỉ đ ạ o . TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M TÊN C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - Hạnh phúc Số: /„.(3)...-...(4)... (5) ngày.... tháng .... nám 20... v/v ..(6).. Kính gửi: -. - Để tiến hành tổng kết công tác năm và đề ra phương hướng, kế hoạch công t á c năm...... (7) .yêu cầu c á c đơn vị chuẩn bị n ộ i dung tổng k ế t n ă m như sau : 1. N ê u rõ tình hình thực h i ệ n k ế hoạch của đơn vị trong n ă m . , phân tích thuận l ợ i , k h ó k h ă n và c á c v ấ n đề lớn còn t ồ n t ạ i . 2. N ê u rõ k ế t quả c á c m ặ t công tác chủ y ế u . 3. Trinh b à y c á c k i ế n nghị v ề chủ trương, b i ệ n p h á p đ ể g i ả i quyết những t ồ n t ạ i . 4. N ê u d ự k i ế n v ề phương hướng và k ế hoạch n ă m t i ế p theo, c á c h thức, b i ệ n p h á p thực h i ệ n c á c chủ trương đ ó . C á c đơn vị p h ả i gửi b á o c á o v ề ..(8) trước n g à y tháng.... n ă m (có t h ể l à m b á o c á o sơ bộ n ê u c á c n é t chính của tình hình). Giao cho (9) cùng (10) tổng hợp và dự thảo b á o c á o cho ....(7) c h ậ m nhất là v à o n g à y .... tháng.... năm..../. m nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KỶ(11) -Nhưtrên; (Chữký, dấu) - Lưu: VT, .'..(12). A.XX(13). Nguyễn Văn A Địa chỉ: - - ĐT: Fax:.._ E-Mail: Website: (14) 143
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, t ổ chức cấp trên ( n ế u c ó ) . (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc b ộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung công v ă n . (7) T ê n cơ quan, tổ chức ban h à n h công v ă n . (2ặ N ê u r õ c á c đơn vị, cá n h â n có trách n h i ệ m tổng hợp. (9) C ơ quan, đơn vị, cá n h â n có trách nhiệm tổng hợp chính. (10) C ơ quan, đơn vị, cá n h â n có trách n h i ệ m p h ố i hợp tổng hợp. ( l i ) Ghi quyền hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp k ý thay m ặ t tập t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : U ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp phố của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, t ổ chức thì ghi c h ữ v i ế t t ắ t " K T " v à o trước chức v ụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý công v ă n ; c á c trường hợp k h á c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i khoản 7 M ụ c n của T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/rTLT-BNV-VPCP. (12) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo hoặc chủ b ì soạn thảo v à s ế lượng bản lưu ( n ế u cần). (13) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n bản và s ố lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (14) Địa chỉ cơ quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 144
M ẫ u cống Tăn giải thích. TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (Ì) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M T Ê N C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - H ạ n h phúc Số: /„.(3)...-...(4)... (5) ngày .... tháng năm 20... v/v (6)....... Kính gửi: Trong thời gian qua, việc thực hiện (7) của -..(8).. _.. về ..... (9) cho thấy n h i ề u quy định được h i ể u k h á c nhau và á p dụng k h ô n g thống nhất l à m p h á t sinh những h ậ u quả đ á n g tiếc. Do đ ó , (10) g i ả i thích cụ t h ể m ộ t s ế quy định trong văn bẳn n ê u trên n h ư sau : - (li) - Trong quá trình thực h i ệ n , n ế u có v ấ n đ ề còn gì chưa rõ hoặc c ò n vướng mắc, đ ề nghị c á c cơ quan, đơn vị phản á n h bằng v ă n b ả n v ề (10) hoặc trao đ ổ i v ớ i đơn vị thường trực của (10)..- theo địa chỉ đ ể được g i ả i quyết. V ă n b ả n n à y thay t h ế v ă n bản g i ả i thích số ngày của ........(10)....-.../. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KỶU2) - N h ư trên; - ..; (Chữ ký, dấu) -Lưu: V T , ..(13). A.XX(14). Nguyễn V ă n A Địa chỉ: ĐT: Fax: E-Mail: Website: - (15) 145 ỉ
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, t ổ chức cấp trên ( n ế u có). (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n . (7) T ê n l o ạ i , s ố v à k ý h i ệ u của v ă n b ả n được g i ả i thích (8) C ơ quan, t ổ chức ban h à n h v ă n b ả n được g i ả i thích. (9) Trích y ế u của v ă n b ả n được g i ả i thích. (10) T ê n cơ quan g i ả i thích. ( l i ) N ộ i dung g i ả i thích. (12) G h i quyền hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đ ố c , V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : U ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp p h ố của người đứng đ ầ u cơ quan, t ể chức thì ghi c h ữ v i ế t t ắ t " K T " v à o trước chức vụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý công v ă n ; c á c trường hợp khác thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i khoản 7 M ụ c ó của T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. (13) C h ữ v i ế t tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à s ố lượng bản lưu ( n ế u cần). (14) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n b ả n v à số lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (15) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 146
r M ẫ u công v ă n hướng dẫn. TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T N A M TÊN C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - Hạnh phúc Số: /...(3)...-...(4)... (5) , ngày .... tháng .... năm 20... v/v (6) Kính gửi: T h ờ i gian qua, v i ệ c thực h i ệ n (7) của (8) về (9) đã có những k h ó k h ă n nảy sinh do (10).. Vì v ậ y , (li) hướng dẫn cụ t h ể m ộ t số v i ệ c p h ả i l à m trong quá trình thực h i ệ n những quy định t ạ i v ă n b ả n đó n h ư sau : Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề còn gì chưa rõ hoặc còn vướng mắc, đ ề nghị c á c cơ quan, đơn vị phản á n h bằng v ă n bản v ề (li) hoặc trao đ ổ i v ớ i đơn vị thường trực của (li) theo địa chỉ đ ể được g i ả i q u y ế t . V ă n b ả n n à y thay t h ế v ă n bản hướng dẫn số ngày của (li) •••/. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI K^l3) - N h ư trên; - ; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT, ...(14).A.XX(15). Nguyễn Văn A Địa chỉ: - ĐT: Fax: E-Mail: Website: (16) 147
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, tổ chức cấp trên ( n ế u có). (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) Chữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc b ộ phận soạn thảo hoặc chủ tó soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n . (7) Trích y ế u của v ă n b ả n được hướng dẫn. (8) C ơ quan, t ổ chức ban h à n h v ă n b ả n được hướng dẫn. (9) Trích y ế u của v ă n b ả n được hướng dẫn. (10) L ý do ban h à n h v ă n b ả n hướng dẫn. ( l i ) C ơ quan, t ổ chức ban h à n h v ă n b ả n hướng dẫn. (12) N ộ i dung hướng dẫn. (13) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước tên cơ quan, tổ chức hoặc t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : u ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường v ụ , H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp p h ố của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, t ổ chức thì ghi c h ữ v i ế t tắt " K T " v à o trước chức vụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý c ô n g v ă n ; c á c b ư ơ n g hợp k h á c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i khoản 7 M ụ cỉ của T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. (14) Chữ v i ế t l ắ t t ê n đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à s ố lượng bản lưu ( n ế u cần). (15) Ký h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n b ả n và s ố lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (16) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 148
M ẫ u c ố n g v ă n đ ô n đ ố c , n h ắ c nhở. TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T N A M TÊN C ơ QUAN, T ổ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - H ạ n h phúc SỐ: /...(3)...-...(4)... (5) ngày .... tháng .... năm 20... v/v (6).. Kính gửi: -.. Thực hiện chủ trương của (7). và chỉ thị của (8) về việc , (9) -.. đã triển khai một số công tác như sau Tuy nhiên, kết quả đạt được so với tiến độ và yêu cầu đặt ra còn rất chậm. N g u y ê n n h â n là do (li) ._ _ Trước tình hình đ ó , đ ể h o à n thành k ế hoạch đ ề ra, (9).. nhắc nhở c á c (12) cần tập trung làm một số công việc như sau: -.(13) - -...ì.. T ừ nay trở đi, định kỳ v à o n g à y ... h à n g tháng, (12) báo cáo tình hình thực h i ệ n k ế hoạch v ề ....(14).... C á c ...(12)....cần khẩn trương t r i ể n khai thực h i ệ n c á c n h i ệ m vụ đã được giao . Trong quá d i n h thực h i ệ n , n ế u gặp khó k h ă n vướng mắc, đ ề nghị phản á n h kịp thời, trực t i ế p cho (9) đ ể được chỉ đạo và có hướng g i ả i quyết./. Nơi nhận: QUYÊN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KỶ(15) -Như trên; - ; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT, ...(16). A.XX(17). Nguyễn Văn A Địa chỉ: ĐT: Fax: E-Mail: Website: (18) 149
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, tổ chức cấp trên ( n ế u có). (2) T ê n cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) Chữ v i ế t tắt t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n . (7) V ă n b ả n của cấp trên liên quan đ ế n vấn đ ề cần đ ô n đốc, nhắc nhở. (8) T ê n cơ quan ban h à n h công văn n à y hoặc tổ chức cấp tiên. (9) T ê n cơ quan đ ô n đốc, nhắc nhở. (10) N ộ i dung những c ô n g việc đã t r i ể n khai. (Ì 1) L ý do l à m h ạ n c h ế v i ệ c thực h i ệ n những n h i ệ m vụ đã đ ặ t ra. (12) T ê n c á c cơ quan, t ổ chức, cá n h â n được nhắc nhở. (13) N ộ i dung nhắc nhở. (14) T ê n cơ quan, tổ chức hoặc bộ phận có t r á c h n h i ệ m tổng hợp. (15) Ghi quyền hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t tập t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n tập t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : U y ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp p h ó của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, t ổ chức thì ghi c h ữ v i ế t tắt " K T " v à o trước chức vụ của người đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý c ô n g v ă n ; c á c trường hợp khác thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i khoản 7 M ụ c n của T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. (16) Chữ v i ế t tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à số lượng bản lưu (nếu cần). (17) Ký h i ệ u người đánh m á y , nhân bản và số lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (18) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số đ i ệ n ĩhoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 150
M ẫ u c ô n g v ă n đ ề nghị, y ê u c ầ u . TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (Ì) CỘNG HÒ A XÃ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T N A M T Ê N C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập T ự do - Hạnh phúc Số: /...(3)...-...(4)... (5) , ngày .... tháng .... năm 20... v/v (6)... Kính g ử i : T h ờ i gian qua, (7) — Hiện nay, tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của .._
Ghi chú: (1) T ê n cơ quan, t ổ chức cấp trên ( n ế u có). (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh n h à nước ban h à n h công văn. (4) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n . (7) N ê u thực ữ ạ n g của v ấ n đ ề cần đ ề nghị, y ê u c ầ u . c ầ n v i ế t r õ r à n g , có chứng cứ, l u ậ n g i ả i n h ằ m tạo tính thuyết phục cao. (8) T ê n cơ quan đ ề nghị, y ê u cầu. (9) K ế hoạch định thực h i ệ n . (10) T ê n cơ quan được đ ề nghị, y ê u cầu. ( l i ) N ộ i dung cụ t h ể c á c đ ề nghị, y ê u cầu. (12) G h i q u y ề n hạn, chức vụ của người ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v.v...; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n tập t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : u ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý c ô n g v ă n là cấp p h ố của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, tổ chức thì ghi c h ữ v i ế t t ắ t " K T " v à o trước chức vụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ỷ c ô n g v ă n ; c á c trường hợp k h á c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t ạ i k h o á n 7 M ụ cồ của T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. (13) C h ữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo hoặc chủ tì soạn thảo v à s ố lượng b ả n lưu ( n ế u cần). (14) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n bản và số lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (15) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số đ i ệ n thoại, số Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 152
M ẫ u công văn hỏi ý kiến. TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ÉN C ơ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự do - H ạ n h phúc SỐ: A..(3)...-...(4)... (5) , ngày .... tháng .... năm 20... v/v (6).. Kính g ử i : N g à y ... t h á n g ... .năm ... , (7).. đã h o à n t h à n h d ự thảo v ă n bản (8) Để (9) , (7)..... đ ề nghị c á c cơ quan, t ổ chức, cá n h â n cho b i ế t ý k i ế n v ề những vấn đ ề sau đ â y : .(10).. Đ ề nghị c á c cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời cho ý k i ế n bằng v ă n bản v à g ỏ i v ề ( Ì 1) trước ngày ... tháng... n ă m /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KỶ(12) -Như trên; - ; (Chữ ký, dấu) -Lưu:VT,...(13).A.XX(14). Nguyễn Văn A Địa chỉ: ĐT: Fax: E-Mail: Website: (15) 153 I
Ghi chứ: (1) T ê n cơ quan, t ổ chức cấp trên (nếu c ó ) . (2) T ê n cơ quan, t ổ chức hoặc chức danh nhà nước ban h à n h c ô n g v ă n . (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n cơ quan, tổ chức hoặc chức danh n h à nước ban hành công v ă n . (4) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn. (5) Địa danh. (6) Trích y ế u n ộ i dung công v ă n . (7) T ê n cơ quan h ỏ i ý k i ế n . (8) T ê n d ự thảo v ă n bản, v ă n bản hoặc quyết định, chủ trương. (9) L ý do, mục đích h ỏ i ý k i ế n . (10) Những v ấ n đ ề gợi ý đ ể h ỏ i ý k i ế n . ( l i ) T ê n cơ quan h ỏ i ý k i ế n hoặc cơ quan có trách n h i ệ m tổng hợp ý kiến do cơ quan h ỏ i ý kiên chỉ định. (12) Ghi quyền hạn, chức vụ của n g ư ờ i ký n h ư B ộ trưởng, Cục trưởng, G i á m đốc, V i ệ n trưởng v,v...; trường hợp ký thay m ặ t tập t h ể l ã n h đ ạ o thì ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n cơ quan, tổ chức hoặc t ê n t ậ p t h ể lãnh đạo, ví d ụ : u ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường v ụ , H ộ i đồng...; n ế u n g ư ờ i k ý công v ă n là cấp p h ó của n g ư ờ i đứng đ ầ u cơ quan, t ổ chức thì ghi chữ v i ế t tắt " K T " v à o trước chức vụ của n g ư ờ i đứng đ ầ u , b ê n d ư ớ i ghi chức v ụ của n g ư ờ i k ý công v ă n ; c á c trường hợp k h á c thực h i ệ n theo hướng dẫn t ạ i khoản 7 M ụ cồ của T h ô n g tư Hên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. (13) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo v à s ố lượng bản lưu (nếu cần). (14) K ý h i ệ u n g ư ờ i đ á n h m á y , n h â n bản và số lượng b ả n p h á t h à n h (nếu cần). (15) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số đ i ệ n thoại, số Telex, s ố Fax; địa chỉ E- M a i l ; Website ( n ế u cần). 154