Tài liệu học nghiệp vụ Luật sư (Phần tư vấn) - Hồ sơ 04: Kỹ năng hòa giải, trung gian hoà giải

Chia sẻ: Tri Thu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

62
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu học nghiệp vụ Luật sư (Phần tư vấn) - Hồ sơ 04: Kỹ năng hòa giải, trung gian hòa giải. Nội dung chính của tài liệu gồm: Nghiên cứu hồ sơ vụ việc, xây dựng các phương án hòa giải và các công việc cần thực hiện để tiến hành buổi hòa giải. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu học nghiệp vụ Luật sư (Phần tư vấn) - Hồ sơ 04: Kỹ năng hòa giải, trung gian hoà giải

HỒ SƠ LS.TV - 04 Bài 4. Kỹ năng hòa giải, trung gian hoà giải Bài 4.3. Tình huống 1: Nghiên cứu hồ sơ, thực hiện các công việc chuẩn bị hòa giải Bài 4.4. Tình huống 2: Tiến hành hòa giải Tóm tắt vụ việc: Công ty Cổ phần Bình An (Bình An) được thành lập từ năm 2005, là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, đầu tư du lịch, nhà hàng khách sạn. Năm 2012, công ty quyết định đầu tư một khu du lịch sinh thái tại tỉnh Hòa Bình, lấy tên là The Autumn Resort. Để việc vận hành khu du lịch hiệu quả và chuyên nghiệp, Bình An đã kí hợp đồng quản lý khu du lịch sinh thái với Công ty TNHH Hoàng Hải theo đó Bình An giao quyền xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh và điều hành The Autumn Resort cho Hoàng Hải theo những điều kiện nhất định. Trong quá trình thực hiện hợp đồng quản lý và điều hành khu du lịch, hai bên xảy ra bất đồng mâu thuẫn. Qua nhiều lần trao đổi qua lại, mâu thuẫn vẫn không được giải quyết. Bài tập: - Nghiên cứu hồ sơ vụ việc, xây dựng các phương án hòa giải và các công việc cần thực hiện để tiến hành buổi hòa giải. 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --o0o--- HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ KHU DU LỊCH THE AUTUMN RESORT Căn cứ vào Luật Thương mại được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006; Căn cứ vào nhu cầu và năng lực của các bên. Hôm nay, ngày 03 tháng 10 năm 2012, chúng tôi gồm có: CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN (sau đây gọi là Chủ Đầu Tƣ) Giấy chứng nhận ĐKKD số: 0100369889 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Địa chỉ: Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 224 5498 Fax: (84-4) 3858776 Tài khoản số: 14298274375 (VND) Mã số thuế: 5508297335 Người đại diện: Bà Ngô Minh Anh, chức vụ: Tổng giám đốc CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI (sau đây gọi là Bên Quản Lý) Giấy chứng nhận ĐKKD số: 34020908202 Địa chỉ: Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 04. 379 43145 Fax: 04. 379 52814 Tài khoản số 025418948151 tại Sở giao dịch, NH Thương mại CP Ngoại thương VN Mã số thuế: 021414094534 Người đại diện: Ông Trần Hoàng Hải, chức vụ: Giám đốc Cùng nhau thống nhất các nội dung trong Hợp đồng quản lý khu du lịch với các điều khoản nhƣ sau: Điều 1: Đối tƣợng hợp đồng 1.1 Chủ Đầu Tư là chủ sở hữu hợp pháp khu du lịch The Autumn Resort 1.2. Chủ Đầu tư đồng ý thuê Bên Quản Lý và Bên Quản Lý đồng ý nhận điều hành và quản lý khu du lịch nói trên dưới thương hiệu của Bên Quản Lý. Bên Quản Lý sẽ cung cấp các dịch vụ như sau: a. Sử dụng tên thương hiệu của Bên Quản lý, chi tiết được quy định cụ thể tại điều 2.1 của Hợp đồng này. b. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ phát triển và phối hợp các hoạt động triển khai dự án khu du lịch. c. Quản lý điều và hành khu du lịch theo tiêu chuẩn dịch vụ đã được hai bên thống nhất. 2
Nội dung chi tiết của các dịch vụ này được ghi nhận cụ thể trong Điều 2 Hợp đồng này. 1.3. Khu du lịch The Autumn Resort nêu tại Mục 1.1 Điều này được hiểu là toàn bộ các tài sản, quyền sử dụng tài sản trong Khu du lịch mà Chủ Đầu Tư bàn giao cho Bên Quản Lý theo tại từng thời điểm trong quá trình thực hiện Hợp Đồng này. Trong quá trình thực hiện Hợp Đồng này, để phục vụ cho mục đích chuyển nhượng Bất động sản trong Khu du lịch, Chủ Đầu Tư có quyền thu hồi lại một phần các tài sản và/hoặc quyền sử dụng tài sản đã bàn giao cho Bên Quản Lý, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho Bên Quản Lý trong thời gian sớm nhất nhưng không chậm hơn 90 (chín mươi) ngày, kể từ ngày thu hồi. Tuy nhiên, việc thu hồi tài sản và/hoặc quyền sử dụng tài sản vẫn phải đảm bảo khu lịch hoạt động bình thường theo tiêu chuẩn hai bên đã thống nhất. Điều 2: Nội dung Dịch vụ 2.1 Dịch vụ hỗ trợ phát triển và phối hợp các hoạt động triển khai dự án khu du lịch 2.1.1 Hỗ trợ trong việc phối hợp giữa Chủ Đầu Tư và các nhà tư vấn dự án, các nhà thầu, nhà cung cấp cũng như các đối tác khác của Chủ đầu tư liên quan trực tiếp đến hoạt động của Khu du lịch; hỗ trợ việc hướng dẫn và giải thích các tiêu chuẩn và các tiêu chí thiết kế; đề xuất các thay đổi thiết kế cho phù hợp, theo dõi để đảm bảo tất cả các tiêu chí thiết kế do Bên Quản Lý yêu cầu được thực hiện đúng. 2.1.2. Xem và góp ý, tư vấn, thay mặt Chủ đầu tư duyệt (trong trường hợp được Chủ đầu tư ủy quyền) các chi tiết kỹ thuật và các bản vẽ thiết kế hoàn chỉnh trong đó đặc biệt là trang trí nội thất cho khu du lịch; hỗ trợ và tư vấn về việc dựng phòng mẫu cho khu du lịch, phù hợp với tiêu chuẩn của khu du lịch; 2.1.3. Cung cấp các ý kiến chuyên môn về việc phối hợp các hệ thống hoạt động khu du lịch, phối hợp và góp ý các mẫu thiết kế của các nhà tư vấn, nhà cung cấp về đồng phục, bảng chỉ dẫn, v.v…, theo dõi tiến trình thiết kế đồ họa, phối hợp với thiết kế đồng phục và theo dõi tiến trình thực hiện từ thiết kế, lên mẫu, trình diễn và phê duyệt. 2.1.4. Tiến hành khảo sát kiểm tra tất cả các khu vực khu du lịch được bàn giao cho Chủ Đầu Tư, và theo dõi việc khắc phục, hiệu chỉnh các khiếm khuyết của các nhà tư vấn, hỗ trợ Chủ Đầu Tư trong công tác bàn giao khi hoàn thiện và sẵn sàng cho việc khai trương và đón khách. 2.1.5. Phối hợp, tư vấn với Chủ Đầu Tư tiến hành các thủ tục đề nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thẩm định, xếp hạng 5 sao cho khu du lịch; Các chi phí trực tiếp thực hiện các công việc trên do Chủ đầu tư chi trả. Bên Quản lý đóng vai trò là người tổ chức, điều hành các hoạt động trên. 2.2 Quản lý và điều hành khu du lịch Bằng chi phí của Chủ đầu tư, Bên Quản Lý, thay mặt cho và vì lợi ích của Chủ Đầu Tư, điều hành và quản lý khu du lịch theo các nội dung công việc sau: 2.2.1 Triển khai việc kinh doanh, quảng bá, tiếp thị và quảng cáo khu du lịch trong giai đoạn trước và sau khai trương, theo ngân sách đã được Chủ Đầu Tư duyệt. 2.2.2 Tổ chức chung các công việc liên quan đến hoạt động, kinh doanh của khu du lịch; triển khai và thực hiện các hệ thống quản lý bao gồm điều hành, nhân sự, tài chính và kế 3
toán, cùng với các hoạt động tiếp thị, bán hàng và quảng cáo đạt chuẩn khu du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành; 2.2.3 Chọn lựa và tuyển dụng nhân sự cho khu du lịch. Kế hoạch tuyển dụng (bao gồm số lượng, thời gian tuyển dụng, mức lương cho từng vị trí) được Bên Quản lý thống nhất với Chủ Đầu Tư trước khi thực hiện. Bên Quản Lý lập kế hoạch đào tạo nhân sự đạt chuẩn khu du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành, chi phí đào tạo do Chủ Đầu Tư chi trả. 2.2.4 Thiết lập các chính sách về giá cả, phí và mức giá áp dụng đối với các dịch vụ trong khu du lịch. 2.2.5 Thay mặt Chủ đầu tư, đàm phán, soạn thảo, ký kết và thực hiện các hợp đồng trong phạm vi hoạt động kinh doanh khu du lịch theo phân cấp thẩm quyền bao gồm: hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng và hợp đồng sử dụng dịch vụ và mua hàng hóa của các nhà cung cấp. 2.2.6 Kết hợp với Chủ Đầu Tư trong việc kiểm tra các hoạt động tại khu du lịch vào từng thời điểm theo các tiêu chuẩn khu du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành và theo Bộ Tiêu Chuẩn dịch vụ đã được hai bên thống nhất áp dụng. 2.2.7 Phối hợp với Chủ Đầu Tư để giám sát các hoạt động pháp lý, và thuê luật sư liên quan đến những vấn đề kinh doanh của khu du lịch và các lợi ích kinh tế của khu du lịch nếu cần thiết. 2.2.8 Thu xếp việc sửa chữa, bảo trì và nâng cấp cơ bản cho khu du lịch và trình cho Chủ đầu tư phê duyệt. 2.2.9 Tiến hành mọi công việc để vận hành khu du lịch phù hợp với các tiêu chuẩn khu du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành và Bộ Tiêu Chuẩn dịch vụ đã được hai bên thống nhất áp dụng. Điều 3: Phí dịch vụ hỗ trợ phát triển và phí quản lý 3.1 Phí dịch vụ hỗ trợ phát triển: bao gồm Phí trợ lý kỹ thuật và Phí dịch vụ tiền khai trương. Cụ thể như sau: 3.1.1 Phí trợ lý kỹ thuật: Chủ Đầu Tư cam kết tiếp tục sử dụng dịch vụ quản lý của Bên quản lý cho tất cả các dự án khách sạn, khu resort, trong trường hợp này Bên quản lý không tính phí trợ lý kỹ thuật. Trường hợp phải sử dụng chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước Bên quản lý giới thiệu và Chủ Đầu Tư trực tiếp trả chi phí cho các chuyên gia này. 3.2 Phí Quản lý bao gồm phí Cơ bản và phí Khuyến khích. Phí Cơ bản là 1,5% (một phẩy năm phần trăm) cho năm tài chính đầu tiên và 2% cho các năm tiếp theo trên tổng doanh thu. Tổng doanh thu là toàn bộ doanh thu từ hoạt động dịch vụ bao gồm cả phí phục vụ, các khoản được nhận và các khoản thu nhập dưới mọi hình thức dù liên quan tới lĩnh vực khu du lịch hay không, phát sinh trực tiếp hoặc gián tiếp từ hoạt động dịch vụ của khu du lịch hoặc có liên quan tới hoạt động dịch vụ của khu du lịch từ phía bên Quản lý hay Chủ đầu tư (Loại trừ khoản thu từ bảo hiểm tài sản, thu tiền từ việc bán tài sản của Chủ Đầu Tư, thu từ các hoạt động kinh doanh khác: các khoản thu về dịch vụ do Chủ đầu tư ký kết với các Chủ Biệt thự không tham gia chương trình Time share, Rentalpool, cho thuê lại biệt thự về các gói sản phẩm chăm sóc, bảo dưỡng và vận hành Biệt thự, các dịch vụ của TT cây xanh cảnh quan và nội thất The Autumn Resort). 4
Nếu Chủ Đầu Tư sử dụng các dịch vụ của khu du lịch để tiếp khách hoặc dùng cho nội bộ thì Bên Quản Lý được tính doanh thu 20% của các dịch vụ đó. Với những trường hợp Chủ Đầu Tư tiếp khách phục vụ cho hoạt động dịch vụ của Khu Du lịch, chi phí đó sẽ được hạch toán vào Chi phí của Khu Du lịch. Phí Khuyến khích được áp dụng như sau: 0% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt dưới 20% trên Tổng doanh thu 5% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 20% đến dưới 25% trên Tổng doanh thu 6% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 25% đến dưới 30% trên Tổng doanh thu 7% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 30% đến dưới 35% trên Tổng doanh thu 8% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 35% đến dưới 40% trên Tổng doanh thu 9% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 40% đến dưới 45% trên Tổng doanh thu 10% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 45% trên Tổng doanh thu trở lên Nếu lãi gộp âm được kết chuyển sang năm sau để quyết toán tính phí Khuyến khích Phí khuyến khích được tính trên “Tổng lợi nhuận kinh doanh tính phí”. Tổng lợi nhuận kinh doanh tính phí được tính trước thuế. Khi tính “Tổng lợi nhuận kinh doanh tính phí”, các khoản chi phí sau không được tính trong chi phí: - Phí Quản lý trả cho Bên Quản lý. - Chi phí không hợp lý, hợp lệ theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam và trước khi trừ các chi phí liên quan đến tài sản cố định. - Chi phí về vốn mà Chủ Đầu Tư phải trả, bao gồm và không giới hạn: chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí thuê đất, các chi phí xây dựng, thay đổi hoặc bổ sung về cấu trúc, xây dựng lại hoặc nâng cấp cải tạo. - Chi phí thay đổi thương hiệu tùy từng thời điểm (nếu có). - Các chi phí bổ sung dịch vụ, các chi phí cho việc nâng cấp, hoàn thiện khu du lịch, mua sắm trang thiết bị nội thất, chi phí mua sắm tài sản cố định mới. - Chi phí vốn đầu tư, lãi vay ngân hàng và phí tổn tài chính khác nếu có. - Được tính 50% chi phí phân bổ công cụ dụng cụ. - Chi phí sửa chữa và bảo trì (được tính chi phí sửa chữa nhỏ). - Chi phí thuê lại biệt thự để kinh doanh được tính 50% tiền thuê biệt thự. Hỗ trợ, đóng góp cho văn phòng Kinh doanh & Tiếp thị: Chủ đầu tư đồng ý thanh toán chi phí này một khoản cố định hàng tháng bằng tiền Việt Nam tương đương 1000USD/tháng (một nghìn đô la Mỹ) và một khoản tiền hàng tháng bằng 1% (một phần trăm) tổng doanh thu khu du lịch. Để tránh hiểu lầm, chi phí này sẽ không bao gồm các chi phí kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo mà khu du lịch phải chịu và thanh toán, gồm có chi phí hoa hồng, chi phí cho hệ thống GDS (Global Distribution System – Hệ thống phân phối toàn cầu), hoa hồng hoặc phí cố định phải trả hàng tháng liên quan tới hệ thống đặt phòng qua mạng, hoa hồng cho các đại lý v.v... Bên quản lý sẽ tham gia các hội chợ Thương Mại bao gồm Triển lãm Du lịch Quốc tế, hội chợ Du lịch PATA, diễn đàn Du lịch châu Á hàng năm, ITB, ATF v.v… vì lợi ích của khu 5
du lịch. Để tránh hiểu lầm, khu du lịch sẽ chịu trách nhiệm đóng góp thanh toán những chi phí thuê gian hàng, phí đóng góp cho ban tổ chức hội chợ, đi lại, ăn ở cho nhân viên v.v. Bên Quản Lý sẽ lập bảng dự trù kinh phí gửi Chủ Đầu Tư phê duyệt trước khi chính thức tham dự hội chợ. Các phí trên chưa bao gồm thuế VAT. Phí Quản lý phát sinh kể từ ngày bàn giao, và được Chủ Đầu Tư thanh toán hàng tháng cho Bên Quản Lý thông qua chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản do Bên Quản Lý chỉ định. Phí của tháng trước sẽ được thanh toán chậm nhất vào ngày thứ 15 của tháng tiếp theo, căn cứ vào báo cáo của Bên Quản Lý hàng tháng gửi tới Chủ Đầu Tư và hóa đơn GTGT do bên Quản lý phát hành tại thời điểm thanh toán. Phí Quản lý sẽ được quyết toán vào cuối mỗi năm Tài chính (do một đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện hoặc do hai bên thống nhất) và thanh toán cho Bên Quản Lý trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Tất cả các khoản thanh toán cho Bên Quản Lý sẽ được Chủ Đầu Tư thực hiện mà không bị khấu trừ phí chuyển tiền của ngân hàng, không bị khấu trừ những khoản phí khác nếu có. Năm kinh doanh được tính là 365 ngày. 3.3. Ngoài ra, Bên Quản Lý sẽ được thanh toán đối với các khoản ứng chi trước và các khoản chi phí thực tế phát sinh khác liên quan đến dự án khu du lịch và quản lý khu du lịch, bao gồm nhưng không giới hạn các khoản chi phí đi lại, ăn, ở hợp lý của các cấp quản lý hoặc các đại diện hoặc các chuyên gia của Bên Quản Lý. Các khoản ứng trước và chi phí thực tế phát sinh này phải được Chủ Đầu Tư phê duyệt trước, theo đó việc thanh toán cho các khoản ứng chi và chi phí thực tế phát sinh này sẽ được Chủ Đầu Tư thanh toán cho Bên Quản Lý trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị thanh toán kèm các chứng từ hợp lệ liên quan đến các khoản ứng chi và chi phí này. 3.4. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư chậm thanh toán vì bất kỳ lý do gì, một mức lãi suất chậm thanh toán 1,5%/tháng sẽ được áp dụng cho số tiền đối với số ngày chậm thanh toán. Điều 4: Sự tham gia của Bên Quản Lý 4.1. Kể từ ngày ký Hợp đồng này, Chủ Đầu Tư, thông qua Hợp đồng này, ủy quyền và chỉ định Bên Quản Lý làm đại diện của Chủ đầu tư và hoạt động với tư cách như Bên Quản Lý/bên điều hành duy nhất đối với khu du lịch và các hoạt động kinh doanh dịch vụ của khu du lịch trong suốt thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, và Bên Quản Lý cũng theo Hợp đồng này đồng ý nhận sự ủy quyền nói trên. 4.2. Chủ Đầu Tư cam kết bảo đảm rằng trong suốt thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, Giám đốc khu du lịch là người thay mặt Bên Quản Lý được quyền chủ động quản lý và điều hành khu du lịch mà không phải chịu bất kỳ sự can thiệp nào từ phía Chủ Đầu Tư (trên cơ sở kế hoạch kinh doanh được Chủ Đầu Tư phê duyệt). Tuy nhiên, Chủ Đầu Tư được quyền trao đổi, góp ý riêng với Giám đốc khu du lịch hoặc Bên Quản Lý. 4.3. Chủ Đầu Tư đồng ý trong toàn bộ thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, Bên Quản Lý có quyền sử dụng thương hiệu của mình cho các hoạt động kinh doanh và quản lý khu du lịch. 4.4. Toàn bộ các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính liên quan tới hoạt động kinh doanh khu du lịch phù hợp với Kế hoạch kinh doanh hàng năm đã được phê duyệt trong suốt thời gian Bên Quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của khu du lịch theo Hợp đồng này sẽ là khoản nợ và nghĩa vụ của duy nhất Chủ đầu tư, và Bên Quản lý không chịu trách nhiệm về khoản nợ 6
và nghĩa vụ tài chính đó vì lý do quản lý, giám sát, chỉ đạo và điều hành các hoạt động kinh doanh. 4.5. Kể từ thời điểm hai Bên ký kết Hợp Đồng này, bên Quản lý nhanh chóng xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cho năm đầu tiên và gửi cho Chủ Đầu Tư 4.6. Vào cuối mỗi năm, bên Quản lý xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cho năm kế tiếp và gửi cho Chủ Đầu Tư trước khi kết thúc năm 45 ngày. 4.7. Trong thời gian 15 ngày kể từ khi nhận được bản Kế hoạch năm nêu tại Mục 4.5 và 4.6 nêu trên, Chủ Đầu Tư sẽ xem xét và phê duyệt. Trường hợp Kế hoạch không được phê duyệt, hai bên sẽ trao đổi để thống nhất điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. 4.8. Trường hợp hai Bên không thể thống nhất được bản Kế hoạch năm nêu tại Mục 4.5 và 4.6 nêu trên, Chủ Đầu Tư trên cơ sở tham khảo ý kiến của Bên Quản Lý mời đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đánh giá, thẩm định bản Kế hoạch năm do Bên Quản Lý gửi và ý kiến của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là căn cứ để Chủ Đầu Tư quyết định việc phê duyệt hay không phê duyệt Kế hoạch năm do Bên Quản Lý gửi. Điều 5: Quyền và Nghĩa vụ của Bên Quản Lý 5.1. Thực hiện công việc nêu tại Điều 2 theo đúng cam kết trong Hợp đồng này; 5.2. Thông báo cho Chủ Đầu Tư các vướng mắc phát sinh kịp thời để hai Bên cùng khắc phục. 5.3. Nhận Phí quản lý và các khoản ứng chi, chi phí thực tế phát sinh đúng hạn theo quy định trong Hợp đồng này. 5.4. Bên Quản Lý có trách nhiệm báo cáo Chủ Đầu Tư định kỳ hàng tháng tình hình kinh doanh, kết quả kinh doanh của khu du lịch trước hoặc vào ngày 15 tháng sau liền kề. 5.5. Bên Quản lý có trách nhiệm điều hành Khu lịch hoạt động kinh doanh hiệu quả cao và đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành; 5.6. Bên Quản Lý có trách nhiệm đảm bảo năng lực, chất lượng nhân sự làm việc trong khu du lịch để đảm bảo Khu Du Lịch đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành. 5.7. Bên Quản Lý có trách nhiệm khắc phục thiếu sót trong thời gian sớm nhất khi được Chủ Đầu Tư yêu cầu. Điều 6: Quyền và Nghĩa vụ của Chủ Đầu Tƣ: 6.1. Chủ Đầu Tư lựa chọn Giám đốc khu du lịch trên cơ sở đề cử của Bên Quản Lý. Trong quá trình hoạt động khu du lịch nếu thấy cần thiết và có lý do xác đáng Chủ Đầu Tư có quyền yêu cầu Bên Quản Lý thay đổi Giám đốc khu du lịch. Bên Quản lý có trách nhiệm giới thiệu nhân sự trong thời gian sớm nhất cho Chủ Đầu Tư. 6.2. Chủ Đầu Tư ký hợp đồng lao động với Giám đốc, Kế toán trưởng khu du lịch và ủy quyền cho Giám đốc khu du lịch ký hợp đồng lao động với toàn bộ người lao động trong khu du lịch. 6.3. Chủ đầu tư có quyền cử một đại diện để theo dõi hoạt động của khu du lịch nhưng không tham gia vào việc điều hành khu du lịch. Mọi vần đề liên quan đến hoạt động khu du lịch Chủ Đầu Tư trao đổi với Bên Quản Lý hoặc với Giám đốc khu du lịch. Chi phí cho người đại diện này do Chủ Đầu tư chi trả và không thuộc về chi phí của khu du lịch. 7
6.4. Chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng Bộ máy quản lý Tài chính và Qui trình quản lý Tài chính của Khu lịch (trên cơ sở thống nhất với Bên Quản Lý), đây là căn cứ gốc để ban hành áp dụng, mọi khoản thu/ chi đều phải tuân thủ Qui trình quản lý tài chính này. 6.5. Thực hiện các cam kết theo đúng Hợp đồng này. 6.6. Thực hiện thanh toán cho Bên Quản Lý các khoản phí và chi phí theo Hợp đồng này đúng hạn. 6.7. Yêu cầu Bên Quản Lý thực hiện công việc theo đúng Hợp đồng này. 6.8. Yêu cầu kiểm toán, tài chính vào bất cứ thời điểm nào nhưng không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khu du lịch. 6.9. Có quyền phê duyệt kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch tài chính của khu du lịch do Bên Quản Lý đề xuất. Bên Quản Lý có quyền chủ động thực hiện việc chi tiêu trong thời gian ngắn hạn và cho các sự vụ đột xuất trong khoảng thời gian chờ phê duyệt kế hoạch. Việc Chủ Đầu Tư không phê duyệt phê duyệt kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch tài chính của khu du lịch do Bên Quản Lý đề xuất không được coi là Chủ Đầu Tư vi phạm nghĩa vụ, cam đoan, cam kết theo thỏa thuận tại Hợp Đồng này. Trong trường hợp này, Bên Quản Lý không được coi là đã không hoàn thành nghĩa vụ của mình trong việc thực hiện Hợp Đồng này. Điều 7: Tài khoản hoạt động Tài khoản hoạt động là một tài khoản hoặc các tài khoản cụ thể do Chủ Đầu Tư lập nhằm phục vụ mục đích hoạt động và kinh doanh của khu du lịch. Tổng doanh thu và các khoản vốn do Chủ Đầu Tư bổ sung vào vốn lưu động hoặc các mục đích khác sẽ được gửi vào Tài khoản hoạt động và Chủ Đầu tư đảm bảo trong mọi thời điểm có đủ tiền trong Tài khoản hoạt động để phục vụ hoạt động kinh doanh của khu du lịch. Bên Quản Lý được phép chi các khoản bằng tiền Việt Nam có giá trị tương đương với 10.000 USD (mười nghìn đô la Mỹ) trở xuống để thanh toán các chi phí hoạt động kinh doanh hàng ngày và các chi phí khác của khu du lịch (các khoản chi này phải hợp lý, hợp pháp). Các khoản chi vượt mức nói trên phải được sự phê duyệt của Chủ Đầu tư và phù hợp với Kế hoạch kinh doanh đã được Phê duyệt. Trường hợp Tài khoản hoạt động không có đủ tiền, Bên quản lý có quyền ứng chi trước theo quy định trên và Chủ đầu tư có nghĩa vụ thanh toán theo quy định tại Điều 3.3 Hợp đồng này. Nếu Chủ đầu tư vi phạm thì Bên quản lý có quyền không thực hiện ứng chi trong các lần tiếp theo và không phải chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với các thiệt hại phát sinh. Quản lý tài khoản này do Giám đốc khu du lịch và kế toán trưởng hoặc một đại diện của Chủ đầu tư. Điều 8: Quỹ dự phòng. Quỹ dự phòng được trích lập hàng tháng từ Tổng doanh thu và gửi vào Tài khoản dự phòng. Tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng là 2% Tổng doanh thu cho 03 năm đầu tiên và 3% Tổng doanh thu cho các năm tiếp theo. Số dư trong tài khoản dự phòng vào cuối năm tài chính sẽ được chuyển sang năm tài chính tiếp theo. Quỹ dự phòng dùng để mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị nội thất. Điều 9: Bảo hiểm và bồi thƣờng. Chủ Đầu Tư cam kết mua các loại bảo hiểm sau: 8
- Bảo hiểm tài sản. - Bảo hiểm trách nhiệm công cộng. - Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh. Tất cả hợp đồng bảo hiểm phải ghi tên khu du lịch và tên Bên Quản Lý và Chủ Đầu Tư với tư cách là bên được bảo hiểm và sẽ được thanh toán vào Tài khoản Hoạt động của khu du lịch. Bên Quản Lý được hưởng 25% tổng bảo hiểm ngưng trệ kinh doanh. Chủ Đầu Tư miễn và đảm bảo cho Bên Quản Lý không phải chịu bất kỳ trách nhiệm, chi phí khiếu nại, hư hỏng, mất mát trừ trường hợp phát sinh duy nhất do nguyên nhân là hành vi cố ý phá hoại và/hoặc lừa đảo từ phía Bên Quản Lý. Điều 10: Chuyển nhƣợng, cho thuê, cầm cố và thế chấp khu du lịch. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư hoặc cổ đông nào của Chủ Đầu Tư muốn bán khu du lịch và/hoặc các cổ phần chi phối của công ty sở hữu khu du lịch, Chủ Đầu Tư sẽ gửi thông báo cho Bên Quản Lý trước 90 (chín mươi) ngày. Trong thời gian 90 ngày đó Bên Quản Lý được quyền chọn mua đầu tiên khu du lịch hoặc số cổ phần chào bán đó. Nếu đề nghị chào bán không được Bên Quản Lý chấp thuận, Chủ Đầu Tư có thể bán cho bên thứ ba với điều kiện giá bán không thấp hơn giá chào bán cho Bên Quản Lý và Chủ Đầu Tư/Chủ Đầu Tư mới cam kết vẫn đảm bảo quyền lợi của Bên Quản Lý như quy định trong Hợp đồng này. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư cho thuê khu du lịch thì Bên thuê vẫn phải đảm bảo quyền lợi của Bên Quản lý như quy định trong Hợp đồng này. Bên Thuê sẽ đóng vai trò như Chủ đầu tư trong Hợp đồng này. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư thế chấp hoặc cầm cố khu du lịch hoặc cổ phần của công ty sở hữu khu du lịch, Chủ Đầu Tư phải cam kết và đảm bảo việc cầm cố, thế chấp không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khu du lịch cũng như quyền lợi của bên Quản lý trong hợp đồng quản lý này. Điều 11: Chuyển nhƣợng của Bên Quản Lý. Bên Quản Lý có quyền chuyển nhượng hoặc chuyển giao các quyền và nghĩa vụ của mình theo qui định của Hợp đồng này cho bên thứ ba là các đối tác, thành viên liên minh của Bên Quản Lý. Trong trường hợp này, Bên Quản lý phải thông báo trước cho Chủ Đầu tư 60 ngày bằng văn bản và phải được sự chấp thuận của Chủ Đầu Tư. Điều 12: Hƣ hại hoặc hủy hoại. Nếu khu du lịch bị hư hại, hủy hoại một phần hoặc toàn bộ vì bất kỳ lý do gì thì Chủ Đầu Tư bằng kinh phí của mình cam kết sẽ sửa chữa, xây dựng, thay thế, phục hồi khu du lịch trong thời gian sớm nhất để khu du lịch về cơ bản trở lại tình trạng như trước khi bị hư hại hay hủy hoại. Mức độ hư hại sẽ được hai bên xác lập bằng biên bản để đưa ra thời gian khắc phục hợp lý, phù hợp với thực trạng công trình và tiến độ thi công xây dựng, sửa chữa. Điều 13: Hỗ trợ của Chủ Đầu Tƣ Chủ Đầu Tư, bằng kinh phí của mình, giúp Bên Quản Lý xin cấp thị thực, các giấy phép làm việc, nhập khẩu và cư trú, cùng với các giấy phép và chứng nhận khác cần thiết cho các chuyên gia của Bên Quản Lý trong quá trình thực hiện Hợp đồng này. Các chuyên gia sang làm việc phải cung cấp đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được sự đồng ý của Chủ đầu tư. Chủ Đầu tư sẽ cung cấp cho Bên Quản Lý bản sao công chứng các giấy phép đó sau khi được ký. 9
Điều 14: Hiệu lực hợp đồng 14.1. Hợp đồng này có hiệu lực 10 năm kinh doanh kể từ ngày Bên Quản Lý tiếp quản khu du lịch. Tuy nhiên, Hợp đồng này sẽ tự động gia hạn thêm 10 năm kể từ ngày hết hạn Hợp đồng ban đầu, trừ khi các bên gửi thông báo bằng văn bản cho bên kia về quyết định không gia hạn hợp đồng ít nhất là 180 ngày trước khi hết hạn hợp đồng. 14.2. Hợp đồng này chỉ được sửa đổi, bổ sung khi có sự thống nhất của các Bên bằng văn bản. 14.3. Hợp đồng được chấm dứt trong các trường hợp sau: 14.3.1 Hết thời hạn quy định trong Hợp đồng và thời hạn gia hạn (nếu có); 14.3.2 Theo thoả thuận bằng văn bản giữa các Bên; 14.3.3 Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn; 14.3.4 Hợp đồng bị huỷ bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện theo qui định tại điều 14.4; 14.4. Đơn Phương chấm dứt Hợp đồng. 14.4.1 Bên Quản Lý có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, đồng thời yêu cầu Chủ Đầu Tư bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm theo qui định tại Điều 14.5 nếu Chủ Đầu Tư rơi vào ít nhất một trong các trường hợp sau: - Không thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo qui định tại Điều 3 của Hợp đồng này trong 03 tháng liên tục; - Không đảm bảo có đủ tiền trong Tài khoản hoạt động để phục vụ hoạt động kinh doanh của khu du lịch trong 03 tháng liền theo qui định tại Điều 7 của Hợp đồng này; - Vi phạm qui định tại Điều 10 của Hợp đồng này; 14.4.2. Bên Chủ đầu tư có quyền đơn Phương chấm dứt hợp đồng nếu Bên Quản Lý vi phạm ít nhất một trong các trường hợp sau: - Nếu lãi gộp hoạt động ba năm liền kề của Khu Du Lịch đạt dưới 15% trên Tổng doanh thu thời điểm tính từ năm 2013. - Nếu trong quá trình điều hành khu Du Lịch để xảy ra sai phạm làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, chất lượng, thương hiệu của khu Du Lịch mà bên Quản lý cố tình không khắc phục trong thời gian 6 tháng kể từ ngày Chủ Đầu Tư có văn bản nhắc nhở nhiều lần. 14.5. Trường hợp Bên Quản Lý đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều 14.4.1 hoặc Chủ đầu tư tự ý chấm dứt Hợp đồng không theo các quy định tại Điều 14.3.1, 14.3.2, 14.3.3, 14.4.2 thì Chủ Đầu Tư bị phạt hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại. Tổng số tiền bồi thường thiệt hại là một khoản tiền Việt Nam tương đương với 400.000 USD (bốn trăm nghìn đô la Mỹ). Điều 15: Điều khoản cuối cùng Gỉải quyết tranh chấp: Mọi tranh chấp phát sinh hoặc có liên quan đến Hợp đồng quản lý này, sẽ được các bên giải quyết thông qua thương lượng hòa giải. Trong trường hợp các bên không thể giải quyết thông qua hòa giải trong thời hạn 1 (một) tháng, thì tranh chấp đó sẽ đưa ra giải quyết tại Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội. 10
Bất khả kháng: Các bên được miễn trách nhiệm toàn bộ hoặc một phần các nghĩa vụ của mình, trừ nghĩa vụ thanh toán vì một trong số các lý do bất khả kháng sau: thiên tai như động đất, lũ lụt, hỏa hoạn, sụt đất, chiến tranh hoặc những thay đổi do tác động của các quyết định của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền dẫn đến không thể thực hiện được nghĩa vụ của mình theo quy định trong Hợp đồng. Bảo mật: Từng bên cam kết và bảo đảm thực hiện nghĩa vụ bảo mật của Hợp đồng này và mọi thông tin liên quan đến Bên kia hoặc đến hoạt động kinh doanh ngoại trừ các thông tin đã được công bố hoặc buộc phải công bố theo qui định của pháp luật. Hợp đồng Quản lý này được lập thành bốn (04) bản, mỗi bên giữ hai (02) bản và các bản đều có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN CHO CHỦ ĐẦU TƢ ĐẠI DIỆN CHO BÊN QUẢN LÝ CÔNG TY CP BÌNH AN CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI (đã ký và đóng dấu) (đã ký và đóng dấu) Ngô Minh Anh Trần Hoàng Hải 11
CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 29/B&A Độc lập - Tự do - Hạnh phúc V/v: Triển khai các hoạt động kinh doanh ---------------------- Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2013 Kính gửi: Công ty TNHH Hoàng Hải Nhân dịp đầu Xuân mới Quý Tỵ 2013, Công ty Cổ phần Bình An (CT B&A) xin gửi tới Quý Công ty lời chào trân trọng và hợp tác. Chúc Qúy Công ty một năm mới Thịnh vượng, Thành đạt. Liên quan tới việc triển khai hoạt động kinh doanh theo Hợp đồng quản lý Khu Du lịch The Autumn Resort đã ký kết giữa hai bên ngày 03 tháng 10 năm 2012 (Hợp đồng quản lý), Công ty chúng tôi có ý kiến như sau: Kể từ thời điểm ký kết hợp đồng đến nay đã 02 tháng trôi qua, và đã bước sang năm 2013 được hơn 1,5 tháng, tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy Công ty TNHH Hoàng Hải (CT H&H ) triển khai công việc quá chậm. Cụ thể: Thứ nhất, về Kế hoạch kinh doanh do phía CT H&H đưa ra chưa phù hợp với thực tế và tiềm năng hiện có của Khu Du lịch; chưa có kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính năm 2013 do CT H&H đề xuất. Do bản kế hoạch kinh doanh chưa phù hợp, chưa có kế hoạch hoạt động của năm 2013 nên CT B&A không có cơ sở để phê duyệt các khoản doanh thu, chi phí hoạt động của Khu Du lịch, trong khi vẫn phải xuất chi các khoản chi phí trong thực tế. Thứ hai, CT H&H có nghĩa vụ lập kế hoạch tuyển dụng, lập kế hoạch đào tạo nhân sự đạt chuẩn khu du lịch 5 sao; Thứ ba, CT H&H cam kết đưa ra Bộ tiêu chuẩn dịch vụ; Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo trì và nâng cấp cơ bản cho Khu Du lịch và trình cho CT B&A phê duyệt; Thứ tư, CT H&H nhận trách nhiệm tiến hành mọi công việc để vận hành Khu Du lịch phù hợp với các tiêu chuẩn Khu du lịch 5 sao; Và hàng loạt các nội dung cam kết khác theo Hợp đồng. CT B&A nhận thấy CT H&H chưa chủ động triển khai các nội dung công việc quản lý và điều hành như đã thỏa thuận. Công việc của CT H&H cho đến nay chưa được thể hiện bằng những sản phẩm cụ thể như: Văn bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và phù hợp, Kế hoạch hoạt động năm, Bộ tiêu chuẩn dịch vụ, ... Điều này tác động trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của Khu Du lịch. Chúng tôi nhận thấy, sự tiếp quản công việc của H&H chưa thật sự chủ động, linh hoạt mà rất thụ động, phụ thuộc rất nhiều vào Giám đốc Khu Du lịch. Trong khi đó, CT H&H đã cam kết trong Hợp đồng; Bên Quản lý có trách nhiệm đảm bảo năng lực, chất lượng nhân sự làm việc trong Khu Du lịch để đảm bảo Khu Du lịch đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao. Việc CT H&H chậm trễ triển khai hoạt động kinh doanh đã và đang làm xấu đi hình ảnh, tên tuổi của Khu Du lịch. Trong các cuộc họp gần đây, đại diện CT B&A đã nhiều lần có ý kiến với CT H&H, nhưng đến nay, CT B&A vẫn chưa nhận được kết quả trả lời bằng những sản 12
phẩm công việc cụ thể. Sự việc chậm trễ này khiến Ban lãnh đạo CT B&A chúng tôi rất quan ngại, lo lắng. CT B&A mong muốn CT H&H khẩn trương, tích cực triển khai các hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhằm sớm chấm dứt tình trạng này. Chúng tôi đánh giá rằng, có thể do mới bước đầu bắt tay vào thực hiện công việc, CT H&H còn cần dành thời gian tiếp cận, tìm hiểu, khảo sát để có những quyết định phù hợp với đặc thù riêng của Khu Du lịch The Autumn Resort, nên chúng tôi rất thông cảm và chia sẻ với CT H&H . Mặc dù vậy, công việc kinh doanh chung lại vẫn cần phải tiếp diễn để đảm bảo doanh thu chung. Để giải quyết dung hòa mâu thuẫn này, trong thời gian trước mắt (độ dài thời gian do hai bên thỏa thuận ấn định), trên tinh thần tương tác, hỗ trợ nhằm thúc đẩy lợi ích chung, hai bên sẽ đưa ra cơ chế phối hợp cụ thể. Tuy nhiên, ngày hôm nay chúng tôi có nhận được đề xuát của CT H&H về cơ chế phối hợp (được gửi bằng email) nhưng chúng tôi nhận thấy cơ chế này không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, Công ty chúng tôi đề xuất áp dụng 01 cơ chế phối hợp theo hướng: 1. CT B&A và CT H&H cùng xúc tiến hoạt động kinh doanh dịch các sản phẩm hiện có của Khu Du lịch, Doanh thu do bên nào thu được thì sẽ tính cho bên đó. 2. Phân công Bà Nguyễn Thị Ngọc Trinh - Phó Chủ tịch HĐQT CT B&A chịu trách nhiệm phụ trách hoạt động kinh doanh chung, đảm nhiệm việc ký kết các Hợp đồng kinh doanh. Ông Adam Smith - Giám đốc Khu du lịch sẽ trực tiếp điều hành phòng Kinh doanh, đảm nhiệm việc ký kết các Hợp đồng kinh doanh. 3. CT B&A và CT H&H cùng lập kế hoạch truyền thông, quảng cáo và hai bên phối hợp thực hiện kế hoạch đó. Theo đó, chúng tôi đồng ý về chủ trương với đề xuất tham gia hội chợ ITS vào tháng 4.2013 của CT H&H, đề nghị Công ty cử người trực tiếp tham gia, phối hợp để triển khai. Kết thúc thời gian phối hợp, khi CT H&H đã thực sự am hiểu và có kế hoạch quản lý, điều hành phù hợp đối với Khu du lịch thì CT B&A và CT H&H sẽ thống nhất chấm dứt thời gian phối hợp; CT H&H tiếp tục quản lý điều hành Khu Du lịch theo đúng hợp đồng. Để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Khu Du lịch trong thời gian tới, Công ty chúng tôi đề nghị CT H&H nhanh chóng triển khai các công việc đã thỏa thuận trong Hợp đồng và cùng CT chúng tôi bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất hợp tác thực hiện cơ chế hoạt động kinh doanh mới. Trân trọng, CÔNG TY CP BÌNH AN (Giám đốc đã ký và đóng dấu) Ngô Minh Anh 13
H&H Số: 0201/H&H Hà Nội, ngày 22 tháng 02 năm 2013 V/v: Trả lời công văn số 29/B&A ngày 20/02/2013 Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN Trước hết, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì sự hợp tác giúp đỡ trong thời gian và lời chúc mừng năm mới An Khang, Thịnh Vượng đến ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên của Công ty cổ phần Bình An. Chúng tôi xin được trao đổi về các vấn đề nêu trong công văn số 29/B&A ngày 20/02/2013 như sau: Thông thường, để đưa vào vận hành một khách sạn 4,5 sao hoặc một khu resort cần thời gian tối thiểu 6 tháng để thiết lập hệ thống, lập quy trình làm việc, vận hành và chạy thử, rồi sau đấy mới có thể khai trương đón khách và tiến hành các hoạt động kinh doanh. Khi tiếp quản The Autumn Resort, chúng tôi gần như phải bắt tay lại từ đầu vì khu resort thiếu những vị trí nhân sự chủ chốt, nhân viên trình độ yếu, hệ thống làm việc không theo quy trình chuẩn, không có công cụ phần mềm quản lý để hỗ trợ việc điều hành khu resort ... Song song với đó thì vẫn phải vận hành các hoạt động hàng ngày của khu resort. Như vậy, khối lượng và áp lực công việc lớn hơn nhiều so với việc khai trương một khu resort mới. Về mặt nguyên tắc, công ty Quản lý là người đưa ra chủ trương, chính sách để Giám đốc khu resort triển khai thực hiện. Đồng thời, trong quá trình vận hành khu resort, công ty quản lý sẽ có chỉ đạo hoặc phối hợp cùng Giám đốc resort giải quyết những sự việc cần thiết. Ưu tiên số một hiện nay của chúng tôi là hoàn thiện bộ máy quản lý, quy trình làm việc để cải thiện chất lượng dịch vụ của The Autumn Resort. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc cải thiện hình ảnh của The Autumn Resort trong con mắt của khách hàng và của các đối tác, đồng thời đấy là một trong các điều kiện cần thiết để thay đổi giá bán theo chiều hướng tích cực hơn trong những năm tiếp theo. Tại cuộc họp ngày 07/02/2013 chúng tôi đã đệ trình kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hành động cho quý Công ty. Trong kế hoạch hành động chúng tôi đã đưa ra chi tiết nội dung công việc và tiến trình thực hiện. Nếu quý Công ty không có ý kiến gì thì chúng tôi sẽ triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Tuy nhiên, chúng tôi cũng đề nghị quý Công ty xem lại quy trình phê duyệt. Những đề xuất của chúng tôi thường nhận được sự phản hồi rất chậm làm ảnh hưởng đến hoạt động của The Autumn Resort (ví dụ như việc quyết định tuyển nhân sự ở một số vị trí chủ chốt mất rất nhiều thời gian, vấn đề mua phần mềm quản lý khách sạn mặc dù đã được Chủ tịch hội đồng đồng ý mua nhưng đến nay vẫn không được phê duyệt để mua, vấn đề ký hợp đồng với các công ty du lịch, khách hàng của The Autumn Resort vẫn chưa được thông qua mặc dù theo hợp đồng Quản lý là bên Quản lý thay mặt chủ đầu tư thương thảo và ký kết các hợp đồng. Đến thời điểm này các hợp đồng do bên Bình An ký kết mới có 16 hợp đồng được nhận lại từ khách hàng, bộ nhận diện thương hiệu đã gửi cho bên công ty sau cuộc họp như đã thống nhất nhưng vẫn chưa có ý kiến phản hồi, yêu cầu gửi kế hoạch PR đến hôm nay mới nhận được kế hoạch cho chương trình 3 tháng vv...). Với việc quý Công ty đến thời điểm hiện tại vẫn muốn tham gia điều hành hoạt động kinh 14
doanh và không tạo điều kiện để The Autumn Resort có sự chủ động cần thiết gây khó khăn và rắc rối cho chúng tôi trong việc triển khai thực hiện hợp đồng quản lý đã ký giữa hai bên. Trên tinh thần vì lợi ích của The Autumn Resortvà những lý do nêu trên, chúng tôi đề nghị: 1. Được chủ động và toàn quyền điều hành mọi hoạt động của The Autumn Resort theo đúng tinh thần hợp đồng quản lý hai bên đã ký bao gồm cả việc phòng kinh doanh dưới sự điều hành của công ty Quản lý. Yêu cầu quý công ty cập nhập cung cấp thông tin và tình trạng ký kết các hợp đồng với các khách hàng được nhanh chóng hiệu quả và tránh chồng chéo công việc cũng như tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho Khu du lịch. 2. Đề nghị quý Công ty phê duyệt, có ý kiến về kế hoạch hành động đã trình bày trong cuộc hợp ngày 7/2/2013. Theo đó, chúng tôi mới có thể triển khai các công việc tiếp theo và sẽ có kế hoạch tiếp theo như công văn của quý công ty yêu cầu. 3. Về kế hoạch Marketing năm 2013: hiện tại chúng tôi vẫn chưa nhận được bất kỳ thông tin gì theo tinh thần hai bên đã thống nhất trong cuộc họp ngày 07/02/2013 về việc quý Công ty sẽ rà soát và thông báo lại cho chúng tôi kế hoạch Marketing của quý Công ty có liên quan đến The Autumn Resort. 4. Phê duyệt kế hoạch kinh doanh 2013. 5. Cung cấp các số liệu tài chính năm 2012 để làm cơ sở xây dựng kế hoạch tài chính năm 2013. Xin chân thành cám ơn và mong nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của quý Công ty. Nơi nhận: CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI - Như trên GIÁM ĐỐC - Lưu: H&H. (đã ký và đóng dấu) Trần Hoàng Hải 15
CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:31/B&A Độc lập - Tự do - Hạnh phúc V/v: Phúc đáp công văn số 0201/H&H ---------------------- Hà Nội, ngày 27 tháng 02 năm 2013 Kính gửi: Công ty TNHH HOÀNG HẢI Liên quan tới nội dung công văn số 0201/H&H ngày 22-02-2013 do Công ty TNHH Hoàng Hải (CT H&H) gửi cho Công ty CP Bình An (CT B&A), CT B&A có ý kiến trả lời về các đề xuất của CT H&H như sau: 1. Về đề nghị giao cho CT H&H chủ động và toàn quyền điều hành mọi hoạt động của The Autumn Resort: Như đã nêu tại công văn số 29/B&A, với tình hình CT H&H triển khai công việc rất chậm như hiện nay, trong khi CT B&A vẫn phải chi phí cho vận hành Khu Du lịch, nên Công ty chúng tôi vẫn tiếp tục hỗ trợ CT H&H trong công tác điều hành cho đến khi mọi việc được tiếp quản một cách trọn vẹn. Hiện tại công tác kiểm kê tài sản tại các bộ phận đã xong, Trưởng các bộ phận đã ký xác nhận vào Biên bản kiểm kê này. Dự kiến của chúng tôi là sau khi Giám đốc Khu Du lịch ký xác nhận, chúng tôi sẽ chuyển Biên bản kiểm kê này để đại diện Công ty H&H ký xác nhận. Đây là một phần trong công việc tiếp quản Khu Du lịch cần được hoàn thành sớm. 2. Kế hoạch hành động do Mr Smith - Giám đốc Khu du lịch trình bày đã được Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty B&A đồng ý về mặt nguyên tắc. Về việc phê duyệt chính thức: Căn cứ chủ yếu để CT B&A dựa vào khi xem xét phê duyệt kế hoạch là các biện pháp cụ thể liên quan đến kế hoạch đó. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy trong Kế hoạch hành động mới chỉ nêu chung chung đầu mục công việc mà chưa nên các bước cụ thể triển khai công việc, chi phí liên quan, yêu cầu về kết quả công việc, (như nêu về đào tạo tiếng Anh, đào tạo nhân viên nhưng chỉ nêu người thực hiện là đối tượng được đào ạo mà không nêu giáo viên là ai: thuê giáo viên hay tự cử người dạy, yêu cầu kết quả thế nào ...) ... Do đó, chúng tôi đề nghị CT H&H bổ sung chi tiết kế hoạch hành động, đặc biệt lưu ý về kết quả của việc thực hiện kế hoạch, hướng giải quyết khi kết quả công việc chưa đạt... Trên cơ sở đó, CT B&A mới có cơ sở dựa vào khi xem xét phê duyệt Kế hoạch hành động. Hơn nữa, đến ngày 22-02-2013 chúng tôi mới nhận được văn bản chính thức (có chữ ký và dấu của CT H&H) gửi qua email. Do vậy không có cơ sở để CT H&H nêu rằng CT B&A phản hồi chậm. Về vấn đề Phần mềm quản lý đã được CT B&A phê duyệt về chủ trương, nhưng đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa nhận được đề xuất cụ thể về nội dung Hợp đồng, giá, cũng như tính năng hoạt động của phần mềm quản lý, yêu cầu về phần cứng tương thích ... Đề nghị CT H&H cung cấp các thông tin cụ thể hơn để CT B&A có căn cứ cân nhắc khi phê duyệt. Vấn đề tuyển dụng nhân sự: cho đến nay việc tuyển dụng nhân sự vẫn được phòng Nhân sự B&A hỗ trợ thường xuyên mặc dù thông tin chúng tôi nhận được từ phía CT H&H còn chưa đầy đủ. Trong quá trình đàm phán, chúng tôi nhận thấy mức lương CT H&H đặt ra cho các ứng viên thường cao hơn mặt bằng lương chung và khả năng của ứng viên, do vậy chúng tôi cần phải đàm phán lại về lương, theo đó sẽ có sự cân nhắc suy nghĩ của ứng viên. 16
Chúng tôi khẳng định chúng tôi đang hết sức hỗ trợ CT H&H khi nêu tại Kế hoạch hành động rằng: "Tất cả các kế hoạch hành động chỉ chắc chắn đƣợc thực hiện khi quản lý các bộ phận có năng lực bắt đầu làm việc tại khu nghỉ dƣỡng". Quan điểm của chúng tôi là: Trong Hợp đồng quản lý đã ký kết, CT H&H đã nhận thực hiện dịch vụ quản lý, điều hành The Autumn Resort mà không kèm theo bất kỳ điều kiện nào về nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, hay bất kỳ lý do nào khác. Do vậy, những điều kiện mới do CT H&H đưa ra không phù hợp với thỏa thuận trong Hợp đồng và không được CT B&A chấp nhận thì đều không có giá trị thực hiện và không thể trở thành điều kiện quyết định việc thực hiện hay không thực hiện dịch vụ theo Hợp đồng. 3. Về kế hoạch Marketing năm 2013 của CT B&A đã được phê duyệt, phòng PR&MKT hiện vẫn đang tích cực hỗ trợ CT H&H theo từng giai đoạn phù hợp. 4. Chúng tôi nhận thấy: Kế hoạch kinh doanh 2013 do phía CT H&H đưa ra với doanh số mục tiêu chưa phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế và tiềm năng của Khu Du lịch nên chúng tôi chưa thể phê duyệt được kế hoạch này. Nếu phía CT H&H vẫn bảo lưu kế hoạch đã trình thì đề nghị CT H&H nhanh chóng thống nhất cơ chế phối hợp kinh doanh giữa hai đơn vị như chúng tôi đã nêu tại công văn số 29/B&A. Hoặc nếu CT H&H đồng ý điều chỉnh chỉ tiêu và kế hoạch kinh doanh cụ thể với nhận thức về tiềm năng và cơ hội của CT B&A phù hợp với thực tế, trên cơ sở Doanh số mục tiêu năm 2013 là 40 tỷ VND thì chúng tôi sẽ chuyển gia CT H&H phụ trách toàn bộ mảng kinh doanh dịch vụ của CT B&A. 5. Về số liệu tài chính năm 2012: Các số liệu năm 2012 do chúng tôi tập hợp chỉ mang tính chất tham khảo do các hạng mục dịch vụ đưa vào hoạt động không đồng đều, chưa được chuẩn hóa và không tương tự như thời điểm năm 2013. Để có cơ sở xây dựng kế hoạch tài chính năm 2013, chúng tôi đề nghị Công ty H&H nhanh chóng xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy nhân sự, quỹ lương hàng tháng, và khảo sát các chi phí sơ bộ thông báo cáo tài chính tháng 01 - 2013 do bộ phận tài chính kế toán CT B&A lập để làm căn cứ, không phụ thuộc vào số liệu tài chính năm 2013 của CT B&A, đúng như thỏa thuận trong Hợp đồng quản lý. 6. Cho đến nay, CT B&A chưa nhận được ý kiến của CT H&H về tiến độ hoàn thành Bộ tiêu chuẩn của Khu Du lịch. Trong khi đó, đây là bộ khung chỉ nam cho mọi hoạt động của The Autumn Resort. Chúng tôi đề nghị CT H&H xác định rõ CT B&A tiến độ hoàn thành Bộ tiêu chuẩn của Khu Du lịch cụ thể và triển khai thực hiện Bộ tiêu chuẩn đó. 7. Về các nội dung khác trong Công văn 29 mà chúng tôi đã nêu ra nhưng chưa nhận được ý kiến phản hồi của CT H&H, đề nghị Công ty nhanh chóng có ý kiến để việc hợp tác quản lý được thuận lợi. Mong sớm nhận đƣợc sự hợp tác tích cực của CT H&H thông qua các hành động và quyết tâm cụ thể. Trân trọng, CÔNG TY CP BÌNH AN (Giám đốc đã ký và đóng dấu) Ngô Minh Anh 17
H&H Số: 0202/H&H Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2013 V/v: Trả lời công văn số 31/B&A ngày 27/02/2013 Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN Chúng tôi xin được trao đổi về các vấn đề nêu trong công văn số 31/B&A ngày 27/02/2013 như sau: 1. Điều hành hoạt động của khu du lịch: Theo Điều 4 của hợp đồng quản lý hai bên đã ký thì công ty Quản lý là bên duy nhất điều hành khu du lịch. Nếu quý Công ty không thực hiện nghiêm túc hợp đồng đã ký, việc điều hành khu du lịch bị chồng chéo, không có hiệu quả và chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm về việc này. 2. Kế hoạch hành động: Đây là những công việc chính chúng tôi dự kiến triển khai trong năm 2013. Việc triển khai chi tiết do Giám đốc và các bộ phận trong khu resort chủ động thực hiện. Những vấn đề vượt thẩm quyền theo quy định trong hợp đồng sẽ trình quý công ty phê duyệt trước khi thực hiện. Về phần mềm quản lý: Công ty TNHH Công nghệ mới đã trực tiếp làm việc nhiều lần với quý Công ty để thuyết trình tính năng của phần mềm, làm báo giá, đồng thời đã gửi bản dự thảo hợp đồng chờ quý Công ty quyết định và ký kết. Ông David Jones cũng đã có những nhận xét về phần mềm để quý Công ty tham khảo. Trong cuộc họp ngày 07/02/2013 quý Công ty nói hiện đang cân nhắc thời điểm mua phần mềm, tuy nhiên chúng tôi đã có ý kiến đề nghị mua ngay phần mềm mà không cần phải chờ đợi đến khi có đầy đủ trưởng bộ phận. Vì vậy, việc trong công văn quý Công ty nói chờ đề xuất của chúng tôi về nội dung hợp đồng, giá, ... là không mang tính hợp tác, xây dựng. Về tuyển dụng nhân sự: quý Công ty nói mức lượng đặt ra cho các ứng cử viên là cao so với mặt bằng chung, tuy nhiên chúng tôi không rõ cơ sở để đưa ra mặt bằng chung. Hơn nữa, The Autumn Resort nằm xa trung tâm, cần phải có mức lương và chế độ đãi ngộ thích hợp mới tuyển dụng được lao động. Hiện tại, chúng tôi vẫn đang thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng quản lý đã ký giữa hai bên. Tuy nhiên, một điều hiển nhiên là để một khu resort vận hành tốt, hiệu quả cần phải có điều kiện cơ bản và tiên quyết về con người và cơ sở vật chất. Công ty quản lý cũng như Giám đốc khu resort không thể làm thay công việc của các trưởng bộ phận cũng như nhân viên của khu resort. Vì vậy, kế hoạch hành động chỉ có thể được thực hiện tót và đầy đủ khu khu resort đã có bộ máy quản lý hoàn thiện. 3. Kế hoạch marketing: Đây là việc phối hợp thực hiện công việc của hai bên. Do kế hoạch Marketing của chúng tôi phụ thuộc và kế hoạch của quý Công ty nhưng đến thời điểm hiện tại, quý Công ty vẫn chưa gửi cho chúng tôi kế hoạch của cả năm 2013 vậy chúng tôi mong sẽ sớm nhận được kế hoạch từa phía Công ty. 4. Cơ chế phối hợp: Theo hợp đồng quản lý hai bên đã ký, công ty quản lý là bên điều hành duy nhất khu resort mà không chịu bất kỳ sự can thiệp nào của quý Công ty, vì vậy, chúng tôi đồng ý cơ chế phối hợp như đã được nêu tại công văn số 29/B&A và khẳng định lại bộ phận Kinh doanh chịu sự điều hành của Công ty Quản lý. Đồng thời, chúng tôi 18
khẳng định sẽ không chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của The Autumn Resort nếu quý Công ty can thiệp vào việc quản lý, điều hành khu resort. 5. Về số liệu tài chính năm 2012: Việc tham khảo số liệu năm 2012 có tính đến sự khác biệt so với năm 2013 là 1 trong những cơ sở để xây dựng kế hoạch 2013. Trên tinh thần hợp tác, xây dựng, chúng tôi thấy không có lý do gì để quý Công ty từ chối cung cấp số liệu tài chính năm 2012 để tham khảo xây dựng kế hoạch năm 2013. Chúng tôi cũng muốn thông báo kế hoạch tài chính sẽ được triển khai dự trên kế hoạch kinh doanh khi đã được phê duyệt. 6. Bộ tiêu chuẩn: Bộ tiêu chuẩn gồm Bộ nhận diện thương hiệu, Bộ quy trình quy chuẩn và mô tả công việc, và Bộ hướng dẫn sản phẩm, dịch vụ. Bộ nhận diện thương hiệu đã được gửi cho quý Công ty. Bộ quy trình quy chuẩn và mô tả công việc đã gửi cho Giám đốc Resort để xem xét, có ý kiến. Bộ hướng dẫn sản phẩm và dịch vụ đang được chúng tôi hoàn thiện để phù hợp với đặc thù khu Flamingo và sẽ gửi quý Công ty trong tuần tới. 7. Các nội dung khác trong công văn 29/B&A đã được chúng tôi trả lời trong công văn 0201/H&H và trong công văn này. Nếu có vấn đề gì chưa rõ hai bên sẽ trao đổi thêm. Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của quý Công ty. Nơi nhận: CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI - Như trên GIÁM ĐỐC - Lưu: H&H (đã ký và đóng dấu) Trần Hoàng Hải 19
CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ------------------------- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 117/2013-B&A ---------------------- V/v: Yêu cầu triển khai các biện pháp Hà Nội, ngày 15 tháng 08 năm 2013 giải quyết các công việc tồn đọng Kính gửi: Ông Trần Hoàng Hải Tổng Giám đốc Công ty TNHH Hoàng Hải (H&H) - Căn cứ kết quả đánh giá và báo cáo khảo sát của Ban kiểm soát Chất lượng dịch vụ thực hiện tại The Autumn Resort đã gửi ban Giám đốc Công ty và Đơn vị Quản lý H&H ngày 9/8/2013; - Căn cứ vào những đánh giá, phản hồi về chất lượng dịch vụ từ phía khách hàng trong thời gian gần đây; - Căn cứ vào các vấn đề tồn động, hoạt động của hệ thống nhân sự và chất lượng thực hiện công việc của các bộ phần tại The Autumn Resort; Dựa trên báo cáo tình trạng các công việc triển khai, những vấn đề còn tồn đọng và kết quả thực hiện công việc của các bộ phận tại The Autumn Resort mà Đơn vị Quản lý H&H chịu trách nhiệm tư vấn và điều hành hoạt động, Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Bình An - Chủ đầu tư The Autumn Resort đã có buổi làm việc và đánh giá chung về tình hình hiện tại của khu Resort như sau: - Hệ thống nhân sự đang hoạt động tự phát, không có sự định hướng mang tính chiến lược và có hệ thống rõ ràng, không thể hiện được vai trò điều hành - giám sát của Đơn vị quản lý. Ví dụ điển hình là tình trạng đào tạo nhân viên của từng bộ phận đang được thực hiện bởi các Trưởng bộ phận không mang theo tài liệu tiêu chuẩn đã được phê duyệt. Không có một chương trình hay kế hoạch đào tạo tổng thể yêu cầu các bộ phận thực hiện và có báo cáo, đánh giá sau đào tạo. Không có bất kì một ai hoặc một bộ phận nào được chỉ định để đốc thúc, theo dõi, kiểm soát thực hiện chương trình đào tạo này. Hoạt động của các bộ phận bị buông lỏng, phát triển tự do không có đầu tàu hướng dẫn, đứng mũi chịu sào và chịu trách nhiệm giải quyết dứt điểm các vấn đề tồn động và các đề xuất từ các Trưởng bộ phận thể hiện sự loay hoay và thiết quyết liệt trong hoạt động điều hành. - Chất lượng dịch vụ không được nâng cao, cơ sở vật chất hỏng hóc xuống cấp không được sửa chữa kịp thời dẫn đến chất lượng dịch vụ đi xuống trầm trọng là hệ quả tất yếu của sự thiếu sát sao trong điều hành, thờ ơ trong việc đốc thúc và kiểm soát thực hiện các công việc đến khi có kết quả cuối cùng. Với mục tiêu đưa chất lượng dịch vụ của The Autumn Resort ngày càng tốt hơn, khu Resort phát triển ổn định và bền vững, đảm bảo mọi hoạt động của khu Resort theo đúng tiêu chí 20