Tiểu luận môn Quản lý dự án công nghệ thông tin: Quản trị dự án phần mềm quản lý nhân sự

Chia sẻ: Vũ Tiến Khanh _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

530
lượt xem 75
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiểu luận nghiên cứu với mục tiêu tìm hiểu quy trình xây dựng, phát triển hệ thống thông tin quản lý; xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty, cửa hàng vừa và nhỏ. Nghiên cứu các công cụ, nền tảng lập trình được sử dụng để xây dựng hệ thống: Visual Studio, Microsoft SQL Server, Dev Express...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận môn Quản lý dự án công nghệ thông tin: Quản trị dự án phần mềm quản lý nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN *** QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI SỐ 13 Quản trị dự án phần mềm quản lý nhân sự Giảng viên hướng dẫn: Cô Lê Thanh Huệ Nhóm: 25 Lớp: Mạng máy tính – k60 1
Hà nội 2019 Lời nói đầu 1. Giới thiệu Từ cuối thập niên 70, vấn đề cạnh tranh gay gắt trên thị trường cùng với sự chuyển đổi từ quá trình sản xuất công nghiệp theo lối cổ truyền sang quá trình sản xuất công nghệ kỹ thuật hiện đại, những biến đổi trong cơ cấu nghề nghiệp, việc làm và nhu cầu ngày càng nâng cao của nhân viên đã tạo ra cách tiếp cận mới về quản trị con người trong các tổ chức. Vấn đề quản trị con người trong một tổ chức, công ty không còn đơn thuần chỉ là vấn đề quản trị hành chính nhân viên. Tầm quan trọng của việc phối hợp các chính sách và thực tiễn quản trị nhân sự được nhấn mạnh. Nhiệm vụ quản trị con người là của tất cả quản trị gia, không còn đơn thuần là của trưởng phòng nhân sự hay tổ chức cán bộ như trước đây. Việc cần thiết phải đặt đúng người cho đúng việc là phương tiện quan trọng nhằm phối hợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức, công ty. Với quan điểm: “Con người không còn là đơn thuần chỉ là một yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh mà là một nguồn tài sản quý báu của tổ chức, doanh nghiệp”, các công ty hiện nay có suy nghĩ chuyển từ tình trạng tiết kiệm cho phí lao động để giảm giá thành sang đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn, có lợi nhuận cao hơn và hiệu quả cao hơn. Từ quan điểm này, quản trị nguồn nhân lực được phát triển và đóng vai trò quan trọng trong những hoạt động của tổ chức. 2
Việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với nhiều biện pháp về quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm giúp cho công ty đánh giá cụ thể hơn việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực của công ty mình. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tìm ra những nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản trị doanh nghiệp nhận ra những điểm yếu cần khắc phục, những điểm mạnh cần phát huy nhằm xây dựng cho doanh nghiệp các chiến lược phù hợp với tình hình thực tiễn. Ngày nay tin học là một ngành khoa học phát triển mạnh mẽ cả về phần cứng lẫn phần mềm. Những năm gần đây các sản phẩm của ngành tin học được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho đời sống xã hội. Nó không những giải quyết những bài toán tạp trong kỹ thuật mà còn giải quyết những bài toán về quản lý rất hiệu quả. Tin học mặc nhiên được xã hội công nhận và ứng dụng trong bất cứ một lĩnh vực nào. Do tính năng đa tiện ích của tin hoc nên hầu như các cơ quan xí nghiệp hiện nay đã đáp ứng vào nhiều lĩnh vực để tang năng suât, nâng cao chất lượng, giảm chi phí tối đa, rut ngắn thời gian và đảm bảo độ chính xác cao. Các cơ quan hành chính đã khai thác sử dụng nhiều phần mềm về quản lý như quản lý nhân sự, tiền lương, chấm công, Từ yêu cầu thực tiễn đó, nhóm 25 đã chọn đề tài:” Phần mềm quản lý nhân sự” làm báo cáo. 2. Thông tin về dự án: Tên dự án: Phần mềm quản lý nhân sự. 3
Đội phát triển dự án: Trưởng nhóm Nguyễn Trung Kiên (1521050094) Nguyễn Ngọc Thiện (1521050218) Lại Hữu Triều (1521050249) Đinh Đức Hiện (1521050197) Đinh Mạnh Hùng (1521050533) 3. Phạm vi dự án: Hê thống được thiết kế và xây dựng để có thể quản lý nhân sự cho các công ty. Phạm vi dữ liệu:  Dữ liệu về nhân sự.  Sắp xếp công việc theo năng lực của nhân viên.  Nhập them nhân viên khi được tuyển.  Xóa bỏ nhân viên và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.  Cập nhật thông tin cá nhân và hồ sơ của nhân viên trong toàn bộ công ty.  Tìm kiếm hồ sơ của nhân viên trong công ty để có thể sửa đổi bổ sung thông tin.  Đưa ra báo cáo về nhân sự khi có sự yêu cầu của cấp trên.  Tính ngày công và tính lương cho từng nhân viên, chế độ đãi ngộ phù hợp với từng mức độ công việc. 4
Công nghệ thực hiện:  Dựa trên nền tảng truy vần SQL Server.  Java Application.  Sử dụng phần mềm quản trị dự án MS Project trong quản trị kế hoạch, phân công nhân lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và khối lượng công việc. Ước lượng thời gian, chi phí thực hiện dự án. Lịch trình cần thực hiện. Tổ chức thực hiện. Quản lý rủi ro. 4. Sản phầm bàn giao cuối: Phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ chức năng truy vấn và thêm hoặc xóa, sửa chữa dữ liệu. Hệ thống cơ sở dữ liệu do khách hàng cung cấp. Mã nguồn của phần mềm. Tài liệu hướng dẫn và phát triển phần mềm. 5. Giả thiết đề ra: Hệ thống sử dụng truy vấn hướng đối tượng. Sử dụng SQL như một hệ cơ sở dữ liệu quan hệ hướng đối tượng. Công nghệ mà nhóm chưa được biết đến có thể tham khảo, hợp tác với những thành viên trong hoặc ngoài nhóm. 5
Có thể thay đổi phần mềm theo yêu cầu về chức năng hoặc giao diện phù hợp hơn. Nhóm sẽ linh động thực hiện sắp xếp nhận sự sao cho phù hợp với những phần mà thành viên đó có thể hoàn thành tốt. 6. Bảng phân chia công việc: Người thực hiện Phần công việc Nguyễn Trung Kiên Giới thiệu, mục tiêu và đề xuất giải pháp, lựa chọn công nghệ Đinh Đức Hiện Quản lý rủi ro Lại Hữu Triều Tổ chức thực hiện Đinh Mạnh Hùng Lịch trình thực hiện Nguyễn Ngọc Thiện Ước tính chi phí (giá, giời gian) I. Mục tiêu và đề xuất giải pháp 1. Mục tiêu: Mục tiêu tổng quan: Trên cơ sở hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự tại các đại lý cũng như quy trình xây dựng phần mềm, tác giả tiến hành xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty. Mục tiêu cụ thể: Hiểu rõ quy trình xây dựng, phát triển hệ thống thông tin quản lý. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty, cửa hàng vừa và nhỏ. 6
Nghiên cứu các công cụ, nền tảng lập trình được sử dụng để xây dựng hệ thống: Visual Studio, Microsoft SQL Server, Dev Express,… Hiểu rõ về khuôn hình hoạt động nhân sự của công ty, doanh nghiệp, them hoặc bớt dữ liệu về nhân viên của công ty. 2. Cụ thể Quản lý nhân sự là một trong những mục tiêu quan trọng của công ty, đặc biệt là những công ty lớn trong nước hay các công ty nước ngoài, sự thành công phụ thuộc vào mình có quản lý nhân sự tốt hay không. Quản lý nhân sự đang dần phát triển mạnh mẽ và tầm quan trọng trong cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự đang ngày càng được các công ty nhận thấy nắm bắt phát triển nhanh chóng. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý nhân sự của công ty. Với giao diện dễ dàng sử dụng và chương trình tạo cho chúng ta cảm giác thuận tiện và thoải mái trong quản lý sẽ khiến cho công việc của chúng ta ngày càng hiệu quả. Qua việc hệ thống hóa cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp một cái nhìn đầy đủ hơn và tạo lập phương pháp hoàn thiện phần mềm này. Quản lý chi tiết về thông tin của nhân viên như: mã nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ, SĐT,… Quản lý chi tiết về thông tin quan hệ gia đình. Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn của nhân viên. Lưu trữ hồ sơ an toàn, bảo mật Theo dõi quá trình khen thưởng, đãi ngộ, kỷ luật. 7
Quản lý chi tiết về thông tin hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên: hợp đồng thử việc, thực tập, hợp đồng chính thức có thời hạn, không thời han. Theo dõi thời hạn và gia hạn hợp đồng. Quản lý chi tiết hồ sơ ứng tuyển, cập nhật vào hồ sơ nhân viên khi ứng viên ứng tuyển một cách tự động. Theo dõi quá trình điều chuyển nhân viên trong công ty, tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào. Hỗ trợ theo dõi quyền lợi của nhân viên tham gia bảo hiểm, chế độ nghỉ phép. Các danh mục chung cần được phân quyền theo từng chức năng, vai trò của từng bộ phận. Các danh mục quản lý nhân sự gồm các phòng ban, chức vụ, quan hệ, trình độ chuyên môn, giá tiền lương, loại hợp đồng,… Quản lý phân quyền hệ thống, quản lý người dung, thay đổi mật khẩu, tạo và thiết lập người dung, phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm hoặc người dung, phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng nhóm hoặc người dung. Ví dụ cho việc phân quyền truy cập: Chỉ cho phép phòng IT truy cập toàn quyền đến phần mềm. Chặn phòng Kế toán truy cập Internet. Nhân viên bình thường không được truy cập để thay đổi dữ liệu. Giám đốc có quyền truy toàn bộ. 3. Giải pháp: Thu thập và phân tích dữ liệu trong quá trình hoạt động theo dõi công ty để đưa ra đánh giá về thực trạng sử dụng phần mềm. 8
Đề xuất những kiến nghị hợp lý và giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm. Lựa chọn mô hình phù hợp cho hệ thống. Tìm hiểu, hướng dẫn cho những người sử dụng hệ thống. Cập nhật các thông tin chính xác của tất cả các nhân viên trong từng bộ phận của công ty nhanh chóng, chính xác và bảo mật, dễ sử dụng. Tùy vào từng bộ phận, phòng ban hoặc chức vụ khác nhau mới có thế truy cập trực tiếp vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu được cấp cho từng người dung. Cơ sở dự liệu phải đầy đủ và phù hợp với công tác quản lý nhân viên. Chương trình và cơ sở dữ liệu có khả năng nâng cấp để phù hợp và phát triển hơn nếu có yêu cầu. Có thế giải quyết tốt trong các vấn đê chấm công hoặc lưu trữ sai thông tin. Đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý sao cho hiệu quả. Dựa trên những thông tin thu được để tiến hành phân tích, thiết kế phần mềm bao gồm những chức năng chính của phần mềm sẽ xây dựng thông qua quá trình mô hình hóa phần mềm, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu một cách phù hợp sau đó tiến hành mã hóa và cài đặt hệ thống. Tạo dựng chức năng báo cáo quản lý nhân sự, báo cáo quản lý tiền lương. 9
Hỗ trợ cho các nhân viên phòng kế toán dễ dàng trong viêc tính toán lương và khối lượng công việc, thành tựu của mỗi nhân viên đã làm được để báo cáo lên cấp trên. II. Lựa chọn công nghệ Sử dụng phần mềm Visual studio để tạo chương trình Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) từ Microsoft. Nó được sử dụng để phát triển chương trình máy tính cho Microsoft Windows, cũng như các trang web, các ứng dụng web và các dịch vụ web. Visual Studio sử dụng nền tảng phát triển phần mềm của Microsoft như Windows API, Windows Forms, Windows Presentation Foundation, Windows Store và Microsoft Silverlight. Nó có thể sản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý. Visual Studio hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau và cho phép trình biên tập mã và gỡ lỗi để hỗ trợ (mức độ khác nhau) hầu như mọi ngôn ngữ lập trình. Các ngôn ngữ tích hợp gồm có C,[4] C+ + và C++/CLI (thông qua Visual C++), VB.NET (thông qua Visual Basic.NET), C# (thông qua Visual C#) và F# (như của Visual Studio 2010[5]). Hỗ trợ cho các ngôn ngữ khác như J+ +/J#, Python và Ruby thông qua dịch vụ cài đặt riêng rẽ. Nó cũng hỗ trợ XML/XSLT, HTML/XHTML, JavaScript và CSS. Trong quá trình hoạt động dự án sử dụng phần mềm MS Project để quản lý các hoạt động, phân công của thành viên Sử dụng Microsoft Office để lập kế hoạch dự án. Data designer: Đây là công cụ dùng để chỉnh sửa sinh động, linh hoạt các lược đồ dữ liệu, bao gồm nhiều loại lược đồ, liên kết trong và ngoài. 10
Yêu cầu sử dụng những thiết bị chuyên dụng phù hợp để có thể kết nối đến phần mềm. Mapping designer: Đây là công cụ tạo các mối liên hệ giữa sơ đồ dữ liệu và các lớp để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Các phiên bản của Visual Studio:  Phiên bản Express: đây là phiên bản miễn phí và phù hợp với các cá nhân, tổ chức sử dụng với mục đích nghiên cứu.  Phiên bản Standard: phiên bản này có nhiều tính năng hơn so với phiên bản Express và với giá thành thấp, phù hợp với các tổ chức nhỏ.  Phiên bản Professional: phiên bản này có đầy đủ tất cả các tính năng tuy nhiên hỗ trợ số lượng người dùng hạn chế phù hợp với các tổ chức vừa.  Phiên bản Ultimate: phiên bản này có gần như là đầy đủ tất cả các tính năng tuy nhiên hỗ trợ số lượng người dùng hạn chế phù hợp với các cá nhân, tổ chức phục vụ cho mục đích nghiên cứu.  Phiên bản Team System: đây là phiên bản có đầy đủ tính năng nhất và hỗ trợ tối đa cho việc phát triển ứng dụng nhóm, có giá thành cao nhất SQL server: SQL server chính là cụm từ viết tắt của Structure Query Language được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực bởi chức năng quản lý dữ liệu. Các ngôn ngữ cấp cao như: Visual C, Oracle, Visual Basic,… đều có trình hỗ trợ là SQL. Những ứng dụng khi chạy phải sử dụng SQL khi ng ười dùng truy cập tới cơ sở dữ liệu thì không cần sử dụng trực tiếp SQL. SQL Server chính là một hệ quản trị dữ liệu quan hệ sử dụng câu lệnh SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy cài SQL Server và máy Client. Một Relational Database Management System – RDBMS gồm có: databases, datase 11
engine và các chương trình ứng dụng dùng để quản lý các bộ phận trong RDBMS và những dữ liệu khác. SQL là ngôn ngữ tựa tiếng Anh. SQL là ngôn ngữ phi thủ tục, nó không yêu cầu cách thức truy nhập cơ sở dữ liệu như thế nào, tất cả các thông báo của SQL đều rất dễ sử dụng và ít khả năng mắc lỗi. SQL cung cấp tập lệnh phong phú cho các công việc hỏi đáp dữ liệu. Chèn, cập nhật, xóa các hàng trong một quan hệ. Tạo, sửa đổi, thêm và xóa các đối tượng của cơ sở dữ liệu Điều khiển việc truy nhập tới cơ sở dữ liệu và các đối tượng của cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu Đảm bảo tính nhất quán và sự ràng buộc của cơ sở dữ liệu. SQL sử dụng các kiểu dữ liệu cơ bản: Integer, Number(n,p), char(n), varchar(n), nvarchar(n), data,… III. Ước lượng chi phí (giá, thời gian) 1. Ước tính chi phí Kinh phí dự án tống ước tính là 600.000.000 triệu:  lương nhân viên tham gia dự án ( quản lý, người phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên  tiền thuê, mua cơ sở vật chất  chi phí dùng cho việc sinh hoạt khi đi công tác tại công ty  chi phí huần luyện sử dụng phần mềm  chi phí phát sinh  phí dự phòng (10%) 2. ước tính thời gian 12
thời gian ước tính hoàn thành công việc là 6 tháng các cột mốc ước tính đề ra: Cột mốc Mô tả Ngày Bắt đầu từ ngày Gặp gỡ khách hàng sau khi 10/12/2019 khách hàng yêu cầu được hẹn để lấy thông tin về sản phẩm cần thực hiện Hoàn thành bản kể Lập kế hoạch tổng thể cho dự 13/12/2019 hoạch tổng thể của án, hoàn thành các bản kể dự án hoạch quản lý dự kiến của dự án. Phân chia công việc thực hiện Gặp gỡ khách hàng Bàn giao ý tưởng, trao đổi bản 16/12/2019 kế hoạch quản lý dự kiến, ký kết thỏa thuận trước khi làm Hoàn thành đợt 1, lấy Lập tài liệu lấy yêu cầu, tổng 26/12/2019 yêu cầu và tổng kết kết công việc đã làm, kiểm thử đợt 1 sản phẩm, xem xét tiến độ công việc so với kế hoạch, định hướng công việc tiếp theo Gặp gỡ nhóm theo Trao đổi bản kế hoạch với 28/12/1019 dõi dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận, thống nhất lại tài liệu và lấy them yêu cầu về sản phẩm Hoàn thành phân tích, Lập tài lieu phân tích, tổng kết 15/1/2020 tổng kết dự án so với công việc đã làm, kiểm thử sản kế hoạch đợt 2 phẩm, xét lại tiến độ so với kế hoạch, định hướng công việc tiếp theo, trao đổi bản kể hoạch với khách hàng và ký kết Gặp gỡ nhóm theo Trao đổi bản kế hoạch với 18/1/2020 dõi và đánh giá dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận, thống nhất lại tài liệu và lấy 13
them yêu cầu về sản phẩm Hoàn thành thiết kế Lập tài liệu thiết kế, tổng kết 10/3/2020 phần mềm, tống kết việc đã làm, kiểm thử sản dự án lần 3 phẩm Gặp nhóm theo dõi Trao đổi bản kế hoạch với 15/3/2020 dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận, thống nhất lại tài liệu và lấy them yêu cầu về sản phẩm Hoàn thành cài đặt, Lập tài liệu đã lấy sau khi cài 10/4/2020 tổng kết dự án lần 4 đặt, tổng kết những việc đã làm, kiểm thử lần cuối, xem xét tiến độ công việc so với kế hoạch, định hướng công việc tiếp theo Chạy thử sản phẩm Chạy thử sản phẩm sau khi cài 15/4/2020 đặt Bàn giao sản phẩm Bàn giao sản phẩm, tài liệu 30/4/2020 cho khách hàng chuyên môn cho khách hàng, Hướng dẫn sử dụng sản phẩm Họp tổng kết dự án Họp tổng kết dự án sản phẩm 10/5/2020 Kết thúc dự án. IV. tổ chức thực hiện Thiết kế và thực hiện Làm việc với nhóm phân tích thiết kế để bảo đảm hoạt động phân tích thiết kế đi đúng với yêu cầu đã đặt ra Quản lý Dự tính trước các hoạt động của dự án để đảm bảo diễn biến công việc luôn diễn ra suôn sẻ như những gì đã đề ra trong quy trình làm việc của nhóm 14
Luôn luôn theo dõi, cập nhật các rủi ro có khả năng phát sinh để giảm thiểu hoặc phòng ngừa thiệt hại Quản lý nhân lực của mình, theo dõi khả năng thăng tiến của các thành viên trong nhóm Quản lý dự án có những thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng Liên tục theo dõi cập nhật và phát triển kiển thức và định hướng công nghệ mới, cập nhật quy trình hoạt động của tổ chức nếu chưa được tốt Luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với những thành viên trong nhóm để công việc diễn ra suôn sẻ Tổ chức quản lý nhân viên tham gia dự án Tổ chức phải chặt chẽ, có hiệu quả nhằm thực hiện thành công kế hoạch đề ra. Phân công công việc rõ ràng, cơ chế báo cáo phải đảm bảo tính trung thực, nghiêm túc và được kiểm soát chặt chẽ. Quan tâm, chăm sóc và động viên nhân viên Tố chức định hướng phát triển nghiên cứu chuyên môn Luôn luôn phải học hỏi, có định hướng đúng đắn để đạt được mục tiêu đã đề ra. Quản lý dự án, triển khai thực hiện theo các dự án mà hợp đồng đã đề ra Đảm bảo các thủ tục luôn đầy đủ, định hướng kế hoạch rõ rang đúng với những gì đã đề ra trong bản kế hoạch Phải đảm bảo về mặt nhân lực, kinh tề theo kế hoạch, đạt được yêu cầu như khách hàng đã đề ra Luôn tổ chức nghiên cứu phát triển phần mềm Thực hiện nghiêm túc kế hoạch đã đề ra, khuyến khích nhân viên học hỏi phát triển bản thân, nâng cao trình độ để dự án ngày càng phát triển 15
Tích cực trình bày các giải pháp sáng kiến để tích cực phát huy khả năng làm việc hiệu quả theo chiến lược dự án. Thực hiện công tác tiếp nhận xử lý thông tin, yêu cầu từ phía khách hàng Trong quá trình thực hiện dự án có đề xuất thay đổi từ phía khách hàng thì phải nhanh chóng tiếp nhận đầy đủ và phản hồi lại nhanh nhất có thể. Phổi hợp với các bộ phận có liên quan để giải quyết kịp thời công việc. Tổ chức đào tạo bài bản cho nhân viên Cùng với Trưởng phòng tổ chức các buổi đào tạo nội bộ và đào tạo có nguồn gốc từ bên ngoài đào tạo chuyên môn về sản phẩm, công nghệ mới để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. Tổ chức quản lý chất lượng sản phẩm theo đúng những gì đã đề ra Tham gia quảng bá sản phẩm rộng rãi, luôn tư vẫn cho khách hàng một cách nhiệt tình để có thể hiểu về sản phẩm và sử dụng. Đề xuất phương hướng phát triển: Tăng cường khâu quản lý, bảo trì và khắc phục sự cố khi khách hàng gặp lỗi bất kể lúc nào để không có bất kì một khách hàng nào phàn nàn, không hài lòng về ứng dụng của mình. Tăng cường khâu quản lý, bảo trì và khắc phục sự cố khi khách hàng gặp lỗi bất kể lúc nào để không có bất kì một khách hàng nào phàn nàn, không hài lòng về ứng dụng của mình. khẳng định phần mềm bởi vì sẽ nhanh chóng gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ. để có thể phát triển mạnh mẻ thì phải có được những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. V. Quản lý rủi ro Dự án được thực thi trong môi trường thực với nhiều biến động, do đó rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Nói cách khác, không có dự án nào không 16
có rủi ro. Rủi ro nếu không được nhận diện và kiểm soát tốt có khả năng làm dự án hoàn toàn thất bại, hoặc chí ít cũng làm phát sinh nhiều vấn đề khó khăn, làm hao tổn nhân lực và thời gian, bào mòn lòng tin của khách hàng, giảm lợi nhuận. Do đó, việc nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro luôn là một trong những công việc quan trọng bậc nhất trong việc quản trị dự án. Vì không ai đoán trước được tương lai, nên việc quản lý rủi ro là một cách để giảm thiểu ảnh hưởng của các rắc rối có thể xảy ra, quan tâm đến nó trước khi nó trở nên nghiêm trọng. Việc này giúp cải thiện thành công của dự án, giảm chi phí và tránh được nhiều hậu quả khác do tránh được rủi ro. Trong thực tế, khả năng xuất hiện cũng như tác hại của các rủi ro ở những dự án khác nhau là hoàn toàn khác nhau. Có những rủi ro xuất hiện trong rất nhiều dự án, nhưng tác hại gây ra lại không lớn, hoặc chỉ lớn trong vài dự án. Ngược lại, một số rủi ro chỉ xảy ra trong những điều kiện hoặc dự án nhất định, nhưng tác hại do chúng gây ra là rất lớn, hoặc tác hại có thể dự đoán và ngăn ngừa được. Có những rủi ro có thể tránh được nếu ta phát hiện sớm, có những rủi ro buộc phải chấp nhận và phải có hành động đối phó hoặc khắc phục. Các rủi ro rất đa dạng và chúng xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, vậy việc quản lý dự án trên bao gồm các rủi ro sau: 1. Những rủi ro mà nhà quản lý thường gặp: A. Ước lượng sai Trước khi bước vào thực hiện dự án người quản lý sẽ lập kế hoạch và ước lượng về các vấn đề sau: Ước lượng về chi phí: Việc tính toán và phân bổ chi phí không hợp lý như tiền thuê nhân lực, tiền thuê phương tiện làm việc, tiền mua bản quyền…nếu không đúng sẽ dẫn đến việc sử dụng thâm hụt ngân sách. Ước lượng về nhân lực: Việc ước lượng về nhân lực không chính xác sẽ dẫn đến việc dư, hụt nhân lực gây tổn hại đến tiến độ cũng như ngân sách của dự án xây dựng phần mềm. 17
Ước lượng về thời gian: Việc ước lượng thời gian cho dự án cũng đòi hỏi sự chính xác, để thời gian xây dựng phần mềm hợp lý, đúng yêu cầu. Rủi ro trong trường hợp này là việc phân công thời gian cho các pha con trong dự án là chưa phù hợp, thời gian nối tiếp giữa các pha là quá xa hoặc quá ngắn dẫn đến không đảm bảo được chất lượng từng công việc kéo theo sự khó khăn cho dự án. * Hướng khắc phục: Trước khi bắt tay vào dự án cần xây dựng kế hoạch cho dự án thật hợp lý, tìm hiểu kỹ về giá cả, độ khó của từng công việc so với chuyên môn của đội dự án đang có để có sự ước lượng về chi phí ít sai lệch hơn. Có quỹ thời gian hợp lý cho từng pha của dự án, có nhiều pha chúng ta có thể thực hiện đồng thời chứ không nhất thiết phải chờ hoàn thành xong pha này mới tiến hành thực hiện pha tiếp theo. Phải tính thời gian dự trù để khắc phục nếu xảy ra những rủi ro trong quá trình thực thi dự án. C. Rủi ro về nhân lực: * Thay đổi về nhân sự: Có thể là người làm đình công hoặc có sự thay đổi nhân lực trong quá trình thực hiện dự án vì một số lý do sau: Là những rủi ro liên quan đến nhân lực như phân công nhân lực không đều giữa các pha, trong dự án dẫn đến không hoàn thành các pha đúng thời hạn, đúng yêu cầu. Hoặc nguồn nhân lực còn thiếu hiểu biết, thiếu chuyên môn, chưa thành thạo và dày dạn kinh nghiệm làm việc. Ngoài ra có thể nhà quản lý khi không đáp ứng yêu cầu của nhân viên hoặc đội dự án cảm thấy chỉ có họ mới có thể làm được công việc đó nên họ đưa ra nhiều đòi hỏi dẫn đến việc người làm đình công để yêu cầu của họ được xem xét. Chính vì thế để có thể hoàn thành dự án kịp thời hạn yêu cầu nhà quản lý phải thực hiện thay đổi nhân lực hoặc đào tạo lại nguồn nhân lực vốn có, việc này gây ra nhiều tổn hại về thời gian và ngân sách của dự án. 18
* Đội ngũ nhân lực thiếu hiểu biết về nghiệp vụ hoặc không có kinh nghiệm về công nghệ đang được sử dụng. Đội ngũ nhân lực thiếu hiểu biết về nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc hoặc thiếu hiểu biết về công nghệ dẫn đến phải đào tạo lại hoặc phải dùng đến một đội ngũ nhân lực khác giàu kinh nghiệm và sự hiểu biết đủ để đáp ứng nhu cầu của dự án. Việc đào tạo lại hoặc sử dụng một đội ngũ nhân lực khác sẽ dẫn đến việc tốn kém ngân sách và thời gian. Trong dự án thực tế này, có thể khi chúng ta thuê người làm cho pha kiểm thử phần mềm, nhưng nếu những người này không có kinh nghiệm thì dẫn đến việc họ không có khả năng kiểm soát hết các lỗi của phần mềm, xét thấy phần mềm có đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng chưa? Điều này có thể gây mất uy tín với khách hàng và gây tổn thất cao cho dự án. Và để khắc phục việc này nhà quản lý sẽ đào tạo lại nhóm nhân lực này, hoặc nếu thời gian quá gấp rút thì phải thuê một đội kiểm thử khác có chuyên môn hơn, việc này gây mất thời gian và tiền của. * Hướng khắc phục: Rủi ro về nhân lực cũng không kém phần nghiêm trọng, vì nếu thiếu nhân lực việc thực hiện dự án sẽ khó đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, thời gian quy định. Nhân lực thiếu chuyên môn thì sẽ mất thời gian đào tạo lại hoặc tìm người khác. Thế nên… Để tránh các vấn đề rủi ro về nguồn nhân lực đầu tiên ta phải chuẩn bị đội dự án có chuyên môn về phần mềm quản lý học sinh, có sự hiểu biết nhiều về kỹ thuật, để làm được việc này nhà quản lý chúng ta sẽ kiểm tra thật kỹ khi tuyển dụng nhân sự. Và để tránh tình trạng đình công trong quá trình thực hiện dự án, cần xem xét những đề nghị, yêu cầu của nhân sự trước khi chấp nhận công việc, nếu đáp ứng được thì đáp ứng quá khả năng thì sẽ dùng đến một đội dự án khác nếu chi phí thuê họ rẻ hơn hoặc ngang bằng, hay nói cách khác là “mất lòng trước được lòng sau”. Nguồn nhân lực dự kiến không đủ thì ta có thể bổ sung nguồn nhân lực trong phạm vi có thể. Nếu không thể bổ sung được thì ta có thể dùng 19
nguồn nhân lực có sẵn, tuy nhiên chuyên môn có thể không cao. Ta có thể phân bố nhân lực đó làm thêm việc rồi trả thêm lương hoặc có khen thưởng thích hợp. Nếu nguồn nhân lực đó không phù hợp với công việc giao thì ta có thể tổ chức đào tạo lại đó để họ có thêm những hiểu biết, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn. Nếu thiếu đội ngũ đào tạo thì ta có thể đào tạo một vài người có năng khiếu sư phạm có sẵn trong nguồn nhân lực để họ đi đào tạo người làm, và nếu không có điều kiện để đào tạo được thì ta bổ sung thêm nguồn nhân lực này vào đội dự án. D. Rủi ro về kỹ thuật: Bao gồm các rủi ro liên quan đến kỹ thuật phát triển phần mềm. Các rủi ro có thể liên quan đến các pha hay nhóm tác vụ liên quan đến kỹ thuật của dự án như công nghệ mới, yêu cầu không rõ ràng, thiết kế không tuân thủ các tiêu chuẩn, quy trình của khách hàng khó hiểu, phức tạp, hệ thống cũ thiếu tài liệu, thiếu công cụ kiểm định theo chuẩn mực… Các rủi ro thường xoay quanh các vấn đề liên quan đến yêu cầu của dự án: thường gây ra sự hiểu lầm giữa hai bên, hoặc có sự cách biệt lớn so với những ước lượng từ ban đầu. Kế đến là thiết kế. Điều này xảy ra khi thiết kế không phản ánh đúng yêu cầu của phần mềm, hoặc phần mềm vẫn chạy nhưng kém hiệu quả, không phản ánh đúng các mối ràng buộc khi sử dụng phần mềm. Rủi ro liên quan đến kỹ thuật cũng phát sinh khi việc phát triển dự án không phản ánh đúng các thiết kế, và chương trình chứa đựng nhiều lỗi nội tại ở mức đơn vị. Ở khâu tích hợp và kiểm định, sản phẩm chứa đựng nhiều sai sót khi tích hợp, hoặc chứa đựng lỗi tiềm ẩn do kiểm định chưa hết cũng dẫn đến những rủi ro về kỹ thuật. Cuối cùng là các yêu cầu đặc biệt khác, thường là về tính an toàn của phần mềm như không rò rỉ điện, không gây hại cho người sử dụng, tính ổn định trong môi trường vận hành thực, bảo mật dữ liệu. Kiểm định mức đơn vị nghèo nàn: Rủi ro này khá phổ biến trong nhiều dự án. Kiểm định mức đơn vị phải do lập trình viên thực hiện trước khi bàn giao phần mềm để tích hợp và kiểm định mức hệ thống. Công việc này đòi 20