Tham khảo tài liệu 'tổ chức sự kiện - một bí quyết thành công', kinh doanh - tiếp thị, tiếp thị - bán hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Tổ chức sự kiện - một bí quyết thành công
- Tổ chức sự kiện – một số bí quyết thành công
Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc
quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện
khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản
phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều
không ý thức được một cách rơ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó
mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự
đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn
nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn
cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản
có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự
kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán
hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu
thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế,
trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng
của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo
một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức
sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót
những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được
xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ
nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp
thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể
mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng
là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà
sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù
quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô
nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên
kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến,
đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu
quả hơn. Bạn cần phải biết rơ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.
4. Đặt mục tiêu cụ thể.
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện
thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt
động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra
mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta
cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của
công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc
với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những
lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ
chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư
nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả
tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.
- 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài
ngày.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một
số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn
nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một
phần công việc phải được thực hiện mà thôi.
7. Quảng bá sự kiện.
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm
bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết
và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng
khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều
công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu
tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.
8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.
Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các
lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ
đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập
trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó.
Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.
9. Nhân lực là yếu tố quan trọng.
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá
chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự
kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có
thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại
là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo
được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt
khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để
hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
theo Bwportal (Dịch từ Marketingprofs)
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
