Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5, từ đó đề xuất giải pháp giúp đơn vị ngày càng tốt hơn công tác KSNB đối với chu trình này, giảm thiểu các rủi ro và tăng thu nhập cho đơn vị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÕ VĂN TÀI KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 – CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã ngành: 8 34 03 01 Đà Nẵng – 2022
Công trình đƣợc hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: TS. Nguyễn Hữu Phú Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng 01 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xu thế hội nhập kinh tế ngày nay, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt được các mục tiêu của nhà quản lý. Đối với các nhà quản lý, việc xây dựng và áp dụng kiểm soát nội bộ có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng. Trên cơ sở nghiên cứu về mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt được các mục tiêu hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh; Trong quá trình công tác và thực tập tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5, em nhận thấy hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực y tế thời gian gần đây có sự biến động mạnh về giá cả, hơn nữa Bệnh viện Quân y 17 là đơn vị sự nghiệp thuộc quân đội quản lý thực hiện tự chủ một phần chi tiêu thường xuyên, vì vậy công tác kiểm soát chuyển từ hoạt động bao cấp sang tự chủ nên đơn vị cần phải sử dụng tốt đồng vốn bỏ ra, KSNB chu trình mua hàng và thanh toán nhằm hướng tới việc mua đúng mua đủ, tránh những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng cũng như thanh toán tiền hàng. Vì vậy, đơn vị cần phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình này để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thanh toán; 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5, từ đó đề xuất giải pháp
2 giúp đơn vị ngày càng tốt hơn công tác KSNB đối với chu trình này, giảm thiểu các rủi ro và tăng thu nhập cho đơn vị. 3. Đối tƣợng, phạm vi và thời gian nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5. Phạm vi nghiên cứu: Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5. Thời gian nghiên cứu: năm 2022. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống, thông qua quan sát, đối chiếu và phân tích trong quá trình tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán thực tế tại Bệnh viện Quân y 17, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm khắc phục hạn chế còn tồn tại. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục luận văn kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong Bệnh viện; Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5; Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3 Kiểm soát nội bộ là một chủ đề cấp thiết trong nền kinh tế có tính cạnh tranh cao như ngày nay. Do đó, đây là chủ đề được quan tâm nghiên cứu ở mức độ cao. Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và thực tiễn về Kiểm soát nội bộ và Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán như: Khuôn khổ hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 (Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ). Bên cạnh đó, tác giả cũng tìm hiểu một số nghiên cứu liên quan đề tài này từ nhiều tác giả như: - Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi” của Thạch Cảnh Thống (2019). - Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và giải trí Sao hỏa Đà Nẵng” - Đề tài “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.Test Đà Nẵng” của Nguyễn Hồng Anh (2021), - Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại bệnh viện đa khoa khu vực phía Nam Bình Thuận”. Đề tài “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng” của Trần Thị Cẩm Thanh và cộng sự (2018).
4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BỆNH VIỆN 1.1. KHÁI QUÁT CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC BỆNH VIỆN 1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ theo INTOSAI “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”. 1.1.3. Các thành phần của kiểm soát nội bộ Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của KSNB gồm: - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 1.1.4. Đặc điểm kiểm soát nội bộ trong Bệnh viện Hầu hết các bệnh viện hiện nay thực hiện cơ chế tự chủ quản lý tài chính, lãnh đạo Bệnh viện đã chủ động tìm các giải pháp để sử dụng nguồn tài chính có hiệu quả, chủ động tìm các giải pháp tiết kiệm chi tối đa và điều hành mọi hoạt động để tăng thu. Việc quản lý và kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm đã đem lại hiệu quả cao cho đơn vị. Đặc điểm tự chủ tài chính về nguồn thu chi của Bệnh Viện:
5 1.2. KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG BỆNH VIỆN 1.2.1. Khâu mua hàng Quy trình này được thực hiện qua các khâu sau: Lập kế hoạch mua hàng (tháng, quý, năm); Lập và phê chuẩn đề nghị mua hàng; Lựa chọn nhà cung cấp; Lập hợp đồng mua hàng; Lập và gửi đơn đặt hàng. 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG MỘT BỆNH VIỆN 1.3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng cần nhằm đến mục tiêu về hoạt động: mua đúng hàng, đúng số lượng và chất lượng, thời gian nhận hàng, giá cả phù hợp. Tiếp theo là mục tiêu báo cáo: ghi nhận trung thực, đầy đủ, chính xác thông tin về hàng mua và thanh toán cho nhà cung cấp. Trong quá trình này, đơn vị cũng phải đảm bảo tuân thủ các qui định có liên quan của nhà nước trong quá trình mua hàng nếu là hàng thuộc diện cần quản lý về chất lượng, giá cả như dược phẩm, vật tư y tế 1.3.2. Nhận diện và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán a. Nhận diện rủi ro b. Phân tích, đánh giá rủi ro c. Biện pháp đối phó với rủi ro d. Nhận diện và đánh giá các thay đổi lớn bên trong và bên ngoài
6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán không tránh khỏi những tác động của các yếu tố bên ngoài liên quan đến nhà cung cấp, điều kiện kinh tế chung và ngành hoạt động và bên trong như thay đổi về cấu trúc quản lý, nhân sự. Do đó, ban lãnh đạo đơn vị cần phải thường xuyên nhận diện và đánh giá rủi ro liên quan trong chu trình mua hàng, từ đó có các biện pháp phù hợp để kiểm soát rủi ro ở mức có thể chấp nhận, nhằm đạt được mục tiêu của việc mua hàng. 1.3.3. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Kiểm soát quá trình mua hàng. - Yêu cầu mua hàng - Phê duyệt mua hàng - Lựa chọn nhà cung cấp - Đặt hàng b. Kiểm soát quá trình nhận hàng Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này như sau: Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng; Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt; c. Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền Các thủ tục kiểm soát cơ bản là: Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận;
7 Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp; Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lặp. 1.3.4. Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Thông tin kế toán là một phần không thể thiếu để thực hiện các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Trong chu trình mua hàng và thanh toán thì mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hàng hóa mua là cần thiết, đúng chất lượng, đúng nhu cầu và thanh toán đúng công nợ đã mua. 1.3.5. Hoạt động giám sát chu trình mua hàng và thanh toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, hoạt động giám sát là việc xem xét, đánh giá kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán có hữu hiệu hay không. Qua quá trình giám sát, đơn vị có thể phát hiện những rủi ro mới nảy sinh và có thể sửa đổi hoặc đưa ra các hoạt động kiểm soát bổ sung để khắc phục các hạn chế hiện tại.
8 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG -THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 – CỤC HẬU CẦN – QUÂN KHU 5 2.1. GIỚI THIỆU VỀ BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 - CỤC HẬU CẦN - QUÂN KHU 5 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên đơn vị: BỆNH VIỆN QUÂN Y 17- CỤC HẬU CẦN - QUÂN KHU 5 Mã số thuế: 0401551036 Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế TP Đà Nẵng Địa chỉ: 02 Nguyễn Hữu Thọ, TP.Đà Nẵng Giám đốc: Huỳnh Đức Bắc Ngày cấp giấy phép: 23/08/2013 Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5 hiện nay đóng trên địa bàn Đà Nẵng. Được Bộ Quốc Phòng xác định là Bệnh viện chiến lược có nhiệm vụ thu dung, cấp cứu, điều trị cho bệnh nhân các đơn vị quân đội và nhân dân trên địa bàn. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ Bệnh viện Quân y 17 Cục Hậu cần Quân khu 5 là bệnh viện tuyến cuối của Quân khu với nhiệm vụ trung tâm của đơn vị là thu dung cấp cứu, điều trị cho thương bệnh binh của Lực lượng vũ trang Quân khu và các đơn vị của Bộ đóng quân trên địa bàn, ngoài ra còn khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cán bộ Quân đội nghỉ hưu, kết hợp với khám chữa bệnh dịch vụ y tế, bảo hiểm y tế cho các đối tượng khác. Tham gia huấn luyện đào tạo chuyên môn cho các đơn vị về công tác Quân y, tham gia phối thuộc cùng với các cơ quan,
9 đơn vị diễn tập theo kế hoạch của Bộ Tư lệnh Quân khu. Sẵn sàng nhận nhiệm vụ và hành quân cơ động khi có chỉ thị của trên ; 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy tổ chức của Bệnh viện theo mô hình trực tuyến chức năng 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bệnh viện Quân y 17 Cục Hậu cần Quân khu 5 là bệnh viện tuyến cuối của Quân khu với nhiệm vụ trung tâm của đơn vị là thu dung cấp cứu, điều trị cho thương bệnh binh của Lực lượng vũ trang Quân khu và các đơn vị của Bộ đóng quân trên địa bàn, ngoài ra còn khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cán bộ Quân đội nghỉ hưu, kết hợp với khám chữa bệnh dịch vụ y tế, bảo hiểm y tế cho các đối tượng khác. Tuy nhiên từ năm 2018 thực hiện chỉ đạo của Bộ quốc phòng bệnh viện quân y 17 từ mô hình bệnh viện công chuyển sang thực hiện tự chủ một phần chi thường xuyên, đòi hỏi bệnh viện không ngừng học hỏi, phát triển chuyên môn, nâng cao chất lượng bệnh viện để đảm bảo bệnh viện tự chủ đạt yêu cầu, nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trong toàn bệnh viện do đó khối lượng công việc tài chính lớn hơn, nhân lực phải đủ mạnh và đông mới đáp ứng được nhu cầu cho toàn bệnh viện. b. Hình thức kế toán áp dụng tại bệnh viện Quân y 17 + Bệnh viện áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” + Phần mềm kế toán của Bộ quốc phòng c. Chế độ chính sách kế toán áp dụng Bệnh viện Quân y 17 áp dụng chế độ hạch toán kế toán, chế độ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, chế độ báo cáo tài chính theo các
10 quy định tại công văn số 5555/CTC-CĐQLHL ngày 25 tháng 09 năm 2018 Về việc hướng dẫn chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ quốc phòng.; Kế toán áp dụng cho Bệnh viện là kỳ kế toán năm, thường là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng; Hệ thống tài khoản đơn vị được ban hành tại quyết định 3585/QĐ-BQP ngày 31 tháng 08 năm 2018 về việc ban hành chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng. 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 - CỤC HẬU CẦN - QUÂN KHU 5 2.2.1. Khái quát công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Công tác lập kế hoạch mua sắm thường xuyên Thuốc và VTYT phục vụ cho việc khám chữa bệnh tại bệnh viện quân Y 17 điều được lập kế hoạch mua sắm rõ ràng. Công tác lập kế hoạch mua sắm thuốc, VTYT tại bệnh viện được lập thành 2 đợt, tập trung chủ yếu vào đợt đầu năm. Cuối năm căn cứ vào nhu cầu thuốc, VTYT phát sinh trong năm và nhu cầu mua sắm các khoa ban đề nghị đưa lên làm căn cứ lập kế hoạch mua sắm thuốc, VTYT cho năm tiếp theo, trường hợp phát sinh kỹ thuật mới, thuốc mới sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm đợt 2 phát sinh trong năm. Kế hoạch mua sắm sẽ được khoa trang bị và khoa dược lập và trình cơ quan liên quan, thủ trưởng quân khu phê duyệt theo quy định;
11 Riêng vật tư y tế, thuốc sử dụng thường xuyên, phục vụ khám chữa bệnh phải được lập toàn bộ nhu cầu trong đợt đầu tiên. b. Các hình thức tổ chức mua sắm VTYT và thuốc Hình thức tổ chức mua sắm vật tư thiết bị y tế, thuốc thực hiện theo đúng quy định của luật đấu thầu. Tùy vào giá trị gói thầu, sản phẩm để lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp; Các hình thức mua sắm được áp dụng tại bệnh viện quân y 17 cục hậu cần quân khu 5 gồm : + Mua thuốc, VTYT dưới 10 triệu đồng chọn hình thức mua lẻ thông qua báo giá; + Mua thuốc, VTYT dưới 100 triệu đồng chọn hình thức chỉ định thầu; + Mua thuốc, VTYT từ 100 triệu đồng đến 200 triệu đồng chọn hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn; + Mua thuốc, VTYT từ 200 triệu đồng đến dưới 2 tỷ đồng chọn hình thức chào hàng cạnh tranh thông thương; + Mua thuốc, VTYT từ 2 tỷ đồng trở lên chọn hình thức đấu thầu rộng rãi qua mạng; * Đối với gói mua sắm thuốc, VTYT thƣờng xuyên Sau khi có quyết định phê duyệt mua sắm gói VTYT, thuốc của cấp trên; Khoa trang bị và khoa dược tiến hành thực hiện đấu thầu rộng rãi theo quy định của Luật đấu thầu. c. Công tác kiểm soát chu trình mua hàng Khái quát chu trình mua hàng :  Kiểm soát xét duyệt mua hàng  Đối với VTYT, thuốc thường xuyên  Đối với VTYT, thuốc, máy móc thiết bị đột xuất
12  Kiểm soát nhận hàng  Kiểm soát nhập kho và ghi sổ d. Công tác kiểm soát đối với chu trình thanh toán tiền hàng  Kiểm soát nợ phải trả  Kiểm soát việc thanh toán bằng tiền mặt  Kiểm soát thanh toán bằng chuyển khoản 2.2.2. Mục tiêu kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán Bệnh viên Quân y 17 trước đây là đơn vị sự nghiệp được nhà nước cấp kinh phí toàn bộ để thực hiện công việc mua thuốc, vật tư y tế, vật tư tiêu hao và thực hiện chi hoạt động thường xuyên của đơn vị. Tuy nhiên ngày nay đơn vị này là đơn vị sự nghiệp thực hiện tự chủ một phần chi thường xuyên nên công việc kiểm soát chi tiêu nói chung và việc mua hàng nói riêng cần phải chặt chẽ và sát sao hơn. Do đó việc kiểm soát khâu mua hàng và thành toán ngày càng được quan tâm. Để việc kiểm soát khâu mua hàng và thanh toán đạt hiểu quả tốt đòi hỏi bệnh viện phải đáp ứng tốt các tiêu chí sau : - Đối với khâu mua hàng: Lập dự trù chính xác, đúng số thuốc, VTYT, tránh tồn kho nhiều, thuốc, VTYT không thực sự cần thiết tồn kho nhiều; Thuốc , VTYT mua về phải đảm bảo đúng chất lượng, chủng loại, số lượng, phải kịp thời, đúng thời hạn theo hợp đồng, đúng kế hoạch đã được duyệt không làm ảnh hưởng đến hoạt động khám chữa bệnh của Bệnh viện; Phiếu nhập kho phải đảm bảo đúng với thực tế hàng nhận về, đầy đủ chữ ký theo quy định;
13 Đối với thuốc, VTYT không đạt yêu cầu cần giải quyết kịp thời. - Đối với khâu thanh toán: Chứng từ, hồ sơ thanh toán phải đầy đủ chữ ký, luân chuyển hồ sơ lên kế toán tổng hợp phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác; Công nợ được ghi nhận rõ ràng chi tiết từng nhà cung cấp; Thanh toán đảm bảo đúng nhà cung cấp, đúng số tiền. 2.2.3. Môi trƣờng kiểm soát a. Đặc thù quản lý Ban giám đốc của Bệnh viện là những nhà quản lý rất quan tâm đến vấn đề giám sát chi phí trong đơn vị, họ đã ký ban hành nhiều văn bản quy định tổ chức kiểm tra, kiểm soát các nguồn lực nói chung và chi phí hoạt động nói riêng. Những phương án hoạt động luôn được ban giám đốc thông qua trên cơ sở tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, ban hành chính sách chất lượng đến toàn bộ cán bộ công nhân viên, người lao động để mọi người phối hợp thực hiện. Ban giám đốc với bề dày kinh nghiệm luôn theo dõi, đách giá thực trạng tài chính của đơn vị, nhận thức được cơ hội và trách nhiệm, tiềm năng và triển vọng phát triển để ra các quyết định phù hợp. Trong quá trình điều hành, ban giám đốc điều hành công việc theo trật tự đã xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. Ban giám đốc luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong nghề nghiệp, có chuyên môn vững vàng cùng với quan điểm, đường lối chính trị đúng đắn. Điều này tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện nói chung và công tác KSNB nói riêng;
14 b. Cơ cấu tổ chức Bệnh viện Quân y 17 là một đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn trách nhiệm và chức năng được phân chia rộng khắp và khá phức tạp, tuy nhiên sự phân chia này giữa các ban chức năng và các khoa chuyên môn...luôn tạo sự rõ ràng, thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của Bệnh viện và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận; c. Chính sách nhân sự Bệnh viện có chính sách tuyển dụng lao động, chế độ lao động, thời gian làm việc, chínhc sách tiền lương cũng được quy định rõ ràng và hợp lý, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và quyền lợi cho người người lao động, đảm bảo sức khỏe và an toàn cho người lao động; 2.2.4. Nhận diện và đánh giá rủi ro đối với khâu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Đối với khâu lập kế hoạch mua sắm Công tác lập kế hoạch mua sắm là khâu quan trọng, là dữ liệu đầu vào xác định nhu cầu, chủng loại mua sắm vật tư y tế, thuốc tại Bệnh viện. Bởi vì, nếu công tác lập kế hoạch mua sắm sát, không thực tế sẽ dẫn đến mua hàng bị sai loại hàng hóa, sai chất lượng, chủng loại so với nhu cầu thực tế ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khám chữa bệnh sẽ thiếu vật tư y tế và thuốc, vì là mặt hàng đặc thù nên sẽ ảnh hưởng đến công tác khám chữa bệnh. b. Đối với khâu mua hàng Đối với những mặt hàng thiết yếu, thường xuyên phải đảm bảo mua hàng đúng giá đã trúng thầu đầu năm, đúng chất lượng và giá cá như đã ký kết; c. Đối với khâu thanh toán
15 Tại bệnh viện, bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành 2 bản gửi Ban kế toán bản gốc để ghi nhận công nợ, Khoa dược và trang bị sẽ lưu bản photo để đảm bảo chứng từ được lưu trữ chặt chẽ, đối chiếu khi có trường hợp phát sinh đột xuất, công tác này thường bị dồn vào cuối tháng , dẫn đến chứng từ bị quá tải, công tác ghi nhận công nợ dễ bị sai sót. 2.2.5. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Tai bệnh viện quân y 17, bệnh viện áp dụng nguyên tắc xét duyệt phê chuẩn, kiểm tra đối chiếu và nguyên tắc phân công phân nhiệm. Song việc do bệnh viện còn thiếu nhân lực, chi phí hạn chế nên việc phân công phân nhiệm chưa được chú trọng. 2.2.6. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Tại bệnh viện, tổ chức thông tin kế toán chu trình mua hàng và thanh toán gồm : Tổ chức luân chuyển chứng từ, sổ sách và báo cáo. a.Tổ chức luân chuyển chứng từ Các chứng từ được luân chuyển có hệ thống từ khâu lập dự trù mua hàng đến khâu thanh toán; Đối với khâu mua hàng việc luân chuyển chứng từ được khoa dược và khao trang bị chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ hồ sơ liên quan khâu lập dự trù mua hàng đến khi nhận hàng và hóa đơn và chứng từ liên quan; Khi khâu mua hàng hoàn tất, chứng từ đầy đủ bộ phận hành chính khoa tiến hành luân chuyển bộ chứng từ mua hàng lên cho ban kế toán tiến hành kiểm tra ghi sổ, thanh toán và lưu trữ.
16 b.Hệ thống sổ sách và báo cáo Bệnh viện quân Y 17 là bệnh viện đặc thù trong bộ quốc phòng, sử dụng phần mềm kế toán Bộ quốc phòng. Để đảm bảo việc cung cấp thông tin trung thực và chính xác thì cần thiết phải có kiểm soát kế toán trong điều kiện tin học hóa. 2.2.7. Giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Tại bệnh viện, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện thông qua đánh giá quá trình thực hiện việc mua sắm đã được phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan và giám sát thông qua việc kiểm tra đột xuất và thường xuyên tại các khoa ban khi có kế hoạch hoặc có sự chỉ đạo của giám đốc. Lập biên bản kiểm tra giám sát gửi về giám đốc. 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17. 2.3.1. Ƣu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Môi trường kiểm soát Bệnh viện quân y 17 không ngừng học hỏi, phát triển kỹ thuật mới đưa bệnh viện ngày một đi lên. Hướng đến mục đích phục vụ tốt công tác khám chữa bệnh cho Quân nhân và nhân dân. Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó thì việc mua hàng chất lượng phục vụ bệnh nhân và thanh toán đúng hạn tạo uy tín cho đối tác là việc hết sức cần thiết. Để làm tốt công tác đó bệnh viện đã ban hành các quyết định, thành lập các hội đồng kinh tế, Hội đồng giá.. nhằm kiểm soát chặt chẽ khâu lập kế hoạch mua sắm cho đến khâu thanh toán
17 b. Nhận diện và đánh giá rủi ro Công tác lập kế hoạch mua sắm tại bệnh viện quân y 17 cục hậu cần quân khu 5 được thực hiện khá chặt chẽ, quy định cụ thể nhiệm vụ các cá nhân, bộ phận. Phân công nhiệm vụ các bộ phận liên quan từ khâu lập kế hoạch mua sắm cho đến khi kế hoạch mua sắm được cấp trên phê duyệt; c. Hoạt động kiểm soát Bệnh viện đáp ứng các mục tiêu cơ bản giúp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đạt hiệu quả hơn. d. Tổ chức thông tin Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành; Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh toán đều được lưu và cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc. Đối với các thông tin trên máy tính đều được bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của nhân viên, có nghĩa là phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy. Điều này sẽ không cho phép bất cứ ai không thuộc hệ thống được xem hay lấy dữ liệu trên máy. e. Hoạt động giám sát Công tác giám sát, đánh giá dần được hoàn thiện đáp ứng cơ chế tự chủ bệnh viện, góp phần kiểm soát chặt chẽ hơn chu trình mua hàng và thanh toán tại bệnh viện. 2.3.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
18 Bên cạnh các ưu điểm đã được trình bày ở trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17 còn bộc lộ một số hạn chế sau: a. Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự b. Nhận diện và đánh giá rủi ro đối với khâu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Đối với công tác kiểm soát khâu mua hàng Đối với khâu dự trù mua hàng Đối với VTYT, thuốc thƣờng xuyên : Đối với VTYT, thuốc mua sắm đột xuất Đối với khâu nhận hàng và nhập kho Đối với công tác kiểm soát khâu thanh toán Đối với khoản nợ phải trả Đối với khâu thanh toán c. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Kiểm tra, kiểm soát chưa được chú tọng, còn sơ sài, lỏng lẻo dẫn đến chứng từ bị thiếu, sai sót trong quá trình tổng hợ hồ sơ mua hàng và thanh toán; d. Tổ chức thông tin kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Phần mềm kế toán bộ quốc và đặc thù tính bảo mật trong quân đội, hiện tại chức năng phần mềm kế toán Bộ quốc phòng chưa cho phép tính năng phân quyền, do đó một mình kế toán tổng hợp là