Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa, Đà Nẵng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu tổng quát của luận văn là tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa, qua đó đánh giá một cách tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty. Đề xuất một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa, Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ XUÂN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA, ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2020
Công trình được hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣờ ƣớng n o ọ : TS P n T ị Đỗ Quyên Phản biện 1: PGS.TS. Ngô Hà Tấn Phản biện 2: PGS.TS. Phan Thanh Hải Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 11 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Nó là nền tảng để đưa doanh nghiệp hoat động một cách hiệu quả. Đây cũng là lý do vì sao khi tiến hành kiểm toán doanh nghiệp thì các kiểm toán viên thường phải tiến hành điều tra và tìm hiểu về hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp có được thiết lập và tiến hành hay chưa. Việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho người nghiên cứu hiểu rõ về cách vận hành kinh doanh của công ty, cách làm việc của từng bộ phận, phòng ban cũng như sự tương tác của các phòng ban bộ phận với nhau trong hoạt động. Từ đây sẽ có những cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, của từng chu trình phần hành đóng góp ra sao trong cái tổng thể. Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa là một công ty con của Tập đoàn SunGroup. Là một công ty mới thành lập, còn non trẻ trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhà hàng, bar nên còn đối mặt với rất nhiều khó khăn và thử thách. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được trôi chảy thì khâu đầu vào đóng góp một phần không nhỏ. Phần lớn chi phí phát sinh của công ty đều nằm ở khâu đầu vào – chu trình mua hàng và thanh toán. Muốn hạn chế tối đa thất thoát nguồn lực đầu vào thì việc kiểm soát nội bộ ở khâu chu trình mua hàng và thanh toán phải được coi trọng và tiến hành hợp lý. Hiện nay, thực tế công ty vẫn chưa thiết kế hay ban hành một quy trình chính thức nào về kiểm soát nội bộ đối với công tác mua hàng và thanh toán mà chỉ dựa vào quy trình chung của Tập đoàn áp dụng xuống cho công ty. Tập đoàn chỉ mới ban hành quy trình mua sắm hàng hóa, chưa đề cập nhiều tới việc theo dõi thanh toán. Đây
2 cũng là một thiếu sót vô cùng lớn trong việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tập Đoàn. Mặt khác đây là quy trình chung cho nhiều loại hình công ty trong Tập đoàn nên còn nhiều điểm chưa phù hợp khi áp dụng tại đơn vị. Bản thân quy trình cũng có nhiều điểm hạn chế nếu áp dụng với doanh nghiệp bất kỳ. Do vậy, tăng cường công tác kiểm soát nội bộ ở chu trình mua hàng và thanh toán vô cùng cần thiết tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Tại thời điểm nghiên cứu, vẫn chưa có nghiên cứu nào về công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “K ểm soát nộ bộ u trìn mu àng và t n toán tạ Công ty TNHH T ƣơng Mạ và G ả Trí S o Hỏ , Đà Nẵng” hướng tới việc phân tích thực trạng cũng như việc đưa ra các giải pháp giúp cho công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị nói riêng. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, chất lượng dịch vụ và tiến tới đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Qua kết quả nghiên cứu, tác giả mong muốn đạt được các mục tiêu sau: - Tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa, qua đó đánh giá một cách tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như KSNB chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty. - Đề xuất một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống
3 kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. 3. Câu hỏi nghiên cứu Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu trên, tác giả cũng đặt ra những câu hỏi nghiên cứu sau: Thứ nhất: Hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa được thiết lập và hoạt động như thế nào? Thứ hai: Các giải pháp nào được khuyến nghị để hoàn thiện, nâng cao chất lượng hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa? 4 Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Cụ thể, tập trung vào 2 giai đoạn: (1) Mua hàng, (2) Thanh toán. Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa trong khoảng thời gian từ 2017-2019. 5 P ƣơng p áp ng ên ứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu, gồm: phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu, sau đó tổng hợp, đối chiếu và phân tích để từ đó đưa ra đánh giá và đề xuất giải pháp. Phương pháp phỏng vấn nhằm thu thập những thông tin khách quan từ người thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Sau khi phỏng vấn, phương pháp quan sát giúp tác giả có cái nhìn sơ bộ về thực tế của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Phương pháp giải thích được vận dụng để giải thích công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, dựa vào cơ sở lý
4 thuyết có liên quan. Bằng phương pháp phân tích sẽ đưa ra những so sánh giữa cơ sở lý thuyết với thực tế từ đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế về công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Nguồn dữ liệu thông tin tác giả thu thập được dựa trên các văn bản quy trình, quy chế của Tập đoàn, Công ty đang được áp dụng tại Công ty có liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa 6 Ý ng ĩ ủ đề tài Đề tài đã đánh giá thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán toán ở Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. Các giải pháp này có tính thực tiễn và có thể áp dụng được tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. 7. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, Luận văn gồm 3 chương: C ƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp. C ƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. C ƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa. 8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không thể thiếu đối với sự tồn tại lâu bền của doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp nhìn nhận những rủi ro để từ đó có thể hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra
5 nhằm giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra. Đó là những thông tin vô cùng hữu ích để định hướng cũng như là yếu tố giúp nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Hiện nay có rất nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ với nhiều chu trình khác nhau như kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán,… Qua nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, tác giả nhận thấy rằng việc xây dựng và vận hành hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ là vô cùng cần thiết. Một hệ thống tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong giai đoạn nền kinh tế thị trường đầy biến động và có những rủi ro tiềm tàng không thể lường trước được đặc biệt sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt cũng như sự phát triển của công nghệ thông tin sẽ có ảnh hưởng đáng kể đối với sự tồn tại của các doanh nghiệp trong thời kỳ hiện nay. Các nghiên cứu trên tập trung chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp có những đặc thù kinh doanh khác nhau. Mặt khác, theo hiểu biết của tác giả, hiện tại vẫn chưa có một nghiên cứu nào về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa cũng như bản thân công ty cũng chưa tự xây dựng được quy trình cho hệ thống này. Do vậy đây là khoảng trống để để tài tiếp tục nghiên cứu tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá những rủi ro đối với hoạt động mua hàng và thanh toán, đưa ra những giải pháp đối phó với những rủi ro và hơn nữa là tiến tới xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán có hiệu quả cho Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa.
6 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. 1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát b. Đánh giá rủi ro c. Các hoạt động kiểm soát d. Thông tin và trao đổi thông tin e. Hoạt động giám sát f M i quan h gi a m c ti u các u t của kiểm soát nội bộ và các bộ ph n trong tổ ch c Đối với mỗi một mục tiêu nhất định, cả năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ đều cần phải được thiết lập và vận hành một cách đầy đủ, phù hợp với chúng. Ngược lại, mỗi thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ đều được áp dụng đối với cả ba loại mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức. Đường Nguyễn Hưng, 2016
7 1.1.3. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4. Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp a. Sự cần thi t phải xâ dựng h th ng kiểm soát nội bộ b. Ngu n tắc xâ dựng h th ng kiểm soát nội bộ 1.1.5. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2. KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp. Xây dựng chu trình mua hàng và thanh toán một cách khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và quản lý nội bộ doanh nghiệp. Chu trình bao gồm các hoạt động chính: xác định nhu cầu; đặt hàng; nhận hàng và bảo quản; chấp nhận thanh toán; chi tiền thanh toán cho người bán 1 2 2 Đặ đ ểm của chu trình mua hàng và thanh toán a. Hoạt động đặt hàng N ận b ết n u ầu về vật tƣ, àng và ị vụ Đặt àng b. Hoạt động nh n hàng c. Xác nh n nghĩa v thanh toán và theo dõi thanh toán d. Thanh toán cho nhà cung cấp X í á ng ệp vụ bất t ƣờng p át s n ần ƣu : e. Đánh giá nhà cung cấp
8 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Về mục tiêu hoạt động: Đảm bảo mua đúng, đủ, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý và điều kiện mua hàng tốt nhất; thanh toán đúng công nợ, đúng thời gian thỏa thuận với nhà cung cấp. Về mục tiêu báo cáo: Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, đảm bảo những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán này có xảy ra; số liệu phải được trình bày, công bố đầy đủ trên báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan khác. Về mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình, quy định mà tổ chức đã ban hành, tuân thủ đúng quy định của nhà nước cũng như quy định của luật kế toán Việt Nam. 1 3 2 Mô trƣờng kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh toán Môi trường kiểm soát là nền tảng, điều kiện để các những yếu tố còn lại của hệ thống KSNB có thể phát huy tác dụng. Xây dựng một môi trường kiểm soát vững mạnh sẽ giúp tổ chức đứng vững trước những áp lực bên trong và bên ngoài của tổ chức. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, môi trường kiểm soát được thể hiện qua những nội dung sau: Triết lý - phong cách lãnh đạo của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm, công tác lập kế hoạch, cam kết đối với tính chính trực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, thúc đẩy sự chịu trách nhiệm 1.3.3. Nhận diện và đán g á rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán a. Nh n di n rủi ro
9 b. Phân tích đánh giá rủi ro c. Bi n pháp đ i phó với rủi ro d. Đánh giá rủi ro gian l n e. Nh n di n và đánh giá các tha đổi lớn b n trong và b n ngoài 1.3.4. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Thi t l p các thủ t c kiểm soát Các thủ tục kiểm soát giúp đơn vị đối phó được những rủi ro cụ thế tiềm ẩn trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các thủ tục kiểm soát được áp dụng bao gồm: Xét duyệt và phê chuẩn; Kiểm tra, đối chiếu; Kiểm soát vật chất; Giám sát; Soát xét, rà soát; Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm. Trong đó, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm giữ vai trò rất quan trọng hoạt động kiểm soát, là biện pháp nòng cốt trong các thủ tục kiểm soát. b. Thủ t c kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Được trình bày chi tiết trong bản toàn văn 1.3.5. Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Tổ ch c h th ng ch ng từ b. Tổ ch c h th ng sổ sách và báo cáo 1.3.6. Hoạt động giám sát chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hoạt động giám sát là việc đánh giá, xem xét xem quy trình, quy định tại đơn vị có được tuân thủ đúng hay không. Nó bao gồm tất cả những hoạt động giám sát trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
10 Ngoài ra còn có thể giám sát thông qua đánh giá chuyên biệt như: kiểm toán nội bộ, chuyên gia, đánh giá chéo, tự đánh giá. Chẳng hạn, định kỳ hàng năm, đơn vị thuê một đơn vị bên ngoài lập kế hoạch đánh giá công tác mua hàng tại đơn vị, xem xét đơn vị có tuân thủ theo đúng quy định hay không. Từ kết quả đánh giá công tác mua hàng đơn vị thuê ngoài này đề xuất ý kiến cho ban lãnh đạo để có hành động điều chỉnh phù hợp. KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 2 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa Địa chỉ: 36-38 Bạch Đằng, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng Công ty được thành lập theo giấy phép hoạt động kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 27/12/2013. Ban đầu với lĩnh vực kinh doanh hoạt động vui chơi giải trí kinh doanh bar, vũ trường Từ năm 2017, công ty mở thêm một hình thức kinh doanh mới – Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động. 2 1 2 C ứ năng và n ệm vụ ủ ông ty 2 1 3 Đặ đ ểm ngàn ng ề n o n ủ ông ty 2 1 4 Cơ ấu tổ ứ ủ Công ty TNHH T ƣơng Mạ và G ả Trí S o Hỏ
11 a. Tổng quan về T p đoàn SunGroup b. Về cơ cấu tổ ch c của Công t TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tạ Công ty TNHH T ƣơng Mại và Giải Trí Sao Hỏa 2 2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA 2.2.1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Hiện nay chưa có một quy định chính thức về quy trình mua hàng và thanh toán tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa được công ty ban hành. Công ty đang áp dụng quy trình mua hàng và thanh toán của Tập đoàn cho hoạt động của đơn vị mình. a. Đ i với khâu mua hàng Chu trình mua hàng của Tập đoàn được phân thành 2 quy trình con bao gồm: quy trình mua hàng cho đơn hàng dưới 5 triệu hoặc đã có hợp đồng nguyên tắc và quy trình mua hàng áp dụng cho đơn hàng trên 5 triệu và chưa có hợp đồng nguyên tắc. Quy trình mua hàng đối với đơn hàng trên 5 triệu và chưa có hợp đồng nguyên tắc: Đơn vị thực hiện mua hàng với SLS. Trong quy trình này, công ty SLS đóng vai trò là người xử lý đơn hàng cho đơn vị. Đơn vị chỉ tham gia ở khâu nhận hàng và thanh toán công nợ cho công ty SLS theo công nợ được xác nhận cuối tháng. b. Đ i với khâu thanh toán Thẩm quyền phê duyệt thanh toán mua hàng được chia làm 2 mức được quy định như sau:
12 - Đối với khoản thanh toán dưới 5 triệu: Giám đốc công ty phê duyệt. - Đối với khoản thanh toán mua hàng trên 5 triệu: Đơn vị phải trình lên tập đoàn để kiểm tra và soát xét. Sau khi có sự phê duyệt từ tập đoàn, đơn vị mới được phép tiến hành thanh toán. 2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa 2.2.3 Mô trƣờng kiểm soát tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a. Đặc điểm nhà quản lý Ban giám đốc công ty có quan tâm đến hoạt động của đơn vị và coi trọng vai trò của KSNB nên họ thường xuyên yêu cầu các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán phải cung cấp các báo cáo liên quan đến quản trị về tình hình hoạt động,tài chính và kinh doanh của công ty một cách thường xuyên. Tuy nhiên trên thực tế thì việc lập và gửi các báo cáo dữ liệu còn chậm, không đúng tiến độ đề ra. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, lãnh đạo tập đoàn thường xuyên yêu cầu báo cáo về tình hình mua sắm hàng hóa, trang thiết bị tại đơn vị. b. Cơ cấu tổ ch c qu ền hạn và trách nhi m Công ty chưa xây dựng được chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng phòng ban đối với hoạt động chung của công ty, chưa có một cơ chế phối hợp thống nhất giữa các phòng ban với nhau để hoàn thành mục tiêu chung. Sự phân công nhiệm vụ các phòng ban chưa được thống nhất bằng văn bản, các phòng ban thực hiện công việc độc lập với nhau nên trên thực tế chưa có sự phối hợp nhịp nhàng cho công việc chung. Hơn nữa, ý thức làm việc của từng nhân viên trong công ty
13 chưa cao. c. Công tác l p k hoạch Kế hoạch mua sắm hàng hóa, trang thiết bị phục vụ trong một năm được lập thông qua ngân sách được phê duyệt. Tuy nhiên việc lập kế hoạch này lại dựa trên chỉ tiêu doanh thu để ước lượng chi phí và dựa trên số liệu của năm cũ nên kế hoạch ngân sách chỉ đảm bảo tính tương đối. d. Cam k t đ i với tính chính trực và các giá trị đạo đ c Hằng năm, tập đoàn ban hành nghị quyết tới toàn bộ nhân viên trong Tập đoàn. Nghị quyết đã tạo nên một nền văn hóa mang bản sắc riêng cho Tập đoàn. Trong đó chú trọng các giá trị đạo đức, lối sống lành mạnh, xây dựng con người Việt Nam mới. Định kỳ hàng quý, Tập đoàn tổ chức các chương trình “Ngày hội sức khỏe – chạy bộ”, “Chủ nhật xanh” hay các buổi chia sẻ tọa đàm cho toàn bộ cán bộ nhân viên. Bên cạnh việc truyền đạt các giá trị, Tập đoàn cũng ban hành quy định về kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm của nhân viên từ khiển trách, cảnh cáo đến sa thải. e. Cam k t đ i với năng lực Bất kỳ một nhân viên nào khi mới nhận việc đều có bảng mô tả công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho vị trí công việc mà họ nhận. Hằng năm, công ty sẽ tổ chức các khóa học, đào tạo nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như rèn luyện kỹ năng mềm cho cán bộ nhân viên. Công tác tuyển dụng hầu như chưa giải quyết được vấn đề biến động nhân sự đang diễn ra mặc dù tất cả nhân viên đều được ký hợp đồng lao đồng, tham gia đầy đủ bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế. Ngoài ra, đối với nhân viên ký hợp đồng lao động trên một năm sẽ được tham gia bảo hiểm sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
14 f. Thúc đẩ sự chịu trách nhi m Các chỉ tiêu công việc theo tiêu chuẩn đánh giá dựa trên bảng KPI được giao cho từng cá nhân với cam kết hoàn thành giúp thúc đẩy trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc. 2.2.4. Nhận địn và đán g á rủ ro đối với hoạt động mua hàng và thanh toán a. Đ i với công tác mua hàng Việc lách quy định để chi nhỏ đơn hàng tránh sự xét duyệt ở cấp cao hơn có thể dẫn đến việc mua hàng không cần thiết. Nhân viên thu mua vừa thực hiện công tác mua hàng vừa thực hiện việc kiểm tra đối chiếu tồn kho với thủ kho. Công việc này thực hiện song song với công tác lập phiếu mua hàng. Do vậy khó tránh khỏi việc mua hàng dư thừa, gây ứ đọng tồn kho. b. Đ i với khâu thanh toán Công tác thu thập chứng từ thường bị dồn vào cuối tháng, dẫn tới việc chứng từ bị dồn lại gây quá tải, công tác ghi nhận công nợ dễ bị xảy ra sai sót. Mọi công tác thanh toán đều chuyển về cho kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ xử lý. Nhân viên thu mua cũng thuộc phòng kế toán tài chính, như vậy phòng kế toán vừa phụ trách công việc mua hàng, vừa thực hiện công tác thanh toán. Như vậy rủi ro dễ xảy ra là mua hàng giá cao, chất lượng không tốt, thanh toán cho công nợ ảo. 2.2.5. Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Tại công ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, các nguyên tắc được áp dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: xét duyệt phê chuẩn, kiểm tra đối chiếu, nguyên tắc phân công
15 phân nhiệm. Hiện tại, để tiết kiệm chi phí cho toàn công ty, nên nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được chú trọng nhiều. Các thủ tục kiểm soát chi tiết sẽ trình bày ở toàn văn hoàn chỉnh 2.2.6. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa. a. Tổ ch c thu th p và luân chu ển ch ng từ Công ty sử dụng các biểu mẫu sau để phục vụ cho công tác mua hàng và thanh toán Đối với khâu mua hàng: phiếu yêu cầu mua hàng PR , phiếu đề nghị đặt hàng PO , tờ trình phê duyệt chi, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng Đối với khâu thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi thanh toán. giấy xác nhận công nợ với nhà cung cấp Chức năng của từng khâu sẽ thuộc từng bộ phận khác nhau được phân chia như sau theo các bộ phận khác nhau. b. H th ng sổ k toán và báo cáo Hiện nay, tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, hệ thống thông tin kế toán đang được thực hiện trên phần mềm kế toán dựa trên hệ thống tài khoản theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán và quy định của bộ tài chính theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. Việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán dựa trên hệ thống các tài khoản sử dụng ghi nhận nghiệp vụ; các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và hệ thống báo cáo. Định kỳ các bộ phận liên quan thực hiện báo cáo nội bộ về công tác mua hàng và thanh toán cho lãnh đạo cấp trên phục vụ cho công tác kiểm soát, bao gồm: Báo cáo mua hàng, Báo cáo thanh toán,
16 Báo cáo tài chính hàng quý. 2.2.7. Giám sát các hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa Tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Giải Trí Sao Hỏa, hoạt động đánh giá thường xuyên trong chu trình mua hàng và thanh toán được thực hiện bởi lãnh đạo công ty và những cá nhân được ủy quyền thông qua công tác kiểm soát các thủ tục mua hàng và thanh toán có đúng với quy trình , thủ tục được quy định tại công ty hay không. Hoạt động đánh giá chuyên biệt được thực hiện định kỳ bởi ban kiểm soát nội bộ hoặc ban lãnh đạo Tập đoàn thông qua các đợt kiểm tra nội bộ. 2 4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ GIẢI TRÍ SAO HỎA THỜI GIAN QUA 2 3 1 Ƣu đ ểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a. Môi trường kiểm soát Về cơ bản, môi trường kiểm soát công ty đã tạo được những điều kiện thuận lợi cho hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo Tập đoàn đã có sự quan tâm tới công tác quản lý điều hành toàn công ty cũng như trong chu trình mua hàng và thanh toán. b. Công tác đánh giá rủi ro Công tác này dần được quan tâm, chú trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty. Lãnh đạo công ty đã nhận thức được những rủi ro thường xảy ra đối với chu trình để tiến tới việc
17 xây dựng các thủ tục kiểm soát hiệu quả c. Hoạt động kiểm soát Với các mục tiêu cơ bản, tập đoàn đã ban hành được các bước của quy trình mua hàng và thanh toán. Đây được coi là các thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh toán nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu, giúp hệ thống kiểm soát nộ bộ hữu hiệu d. Tổ ch c thông tin k toán Cách tổ chức chứng từ và sổ sách tương đối đầy đủ, phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống báo cáo đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho nhà quản trị cũng như việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán. e. Hoạt động giám sát Công tác giám sát, đánh giá bước đầu đang được thực hiện định kỳ bởi nhà quản lý hoặc ban kiểm soát của Tập đoàn. Qua các lần kiểm tra, nhà quản lý đã có những nhận định về rủi ro trong công tác mua hàng và thanh toán, dần có hướng khắc phục để hạn chế rủi ro mang tính khả thi hơn. 2.3.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạ Công Ty TNHH T ƣơng Mại Và Giải Trí Sao Hỏa a. Môi trường kiểm soát - Đặc điểm nhà quản lý: Nhận thức của nhà quản lý về công tác nhận diện và đánh giá rủi ro chưa cao dẫn tới chưa có những thủ tục kiểm soát nội bộ có thể đối phó được những rủi ro một cách đầy đủ. - Cơ cấu tổ chức: Trong công ty chưa có một bộ phận nào thực hiện rà soát lại các thủ tục kiểm soát đang thực hiện hay việc tuân thủ quy trình có đầy đủ hay không để tham mưu cho lãnh đạo..
18 - Về chính sách nhân sự: Công tác tuyển dụng còn nhiều hạn chế. - Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm: Một số cá nhân chưa nhìn nhận đúng trách nhiệm của mình trong công việc. b. Nh n di n và đánh giá rủi ro Công tác nhận diện và đánh giá rủi ro cho chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Giải Trí Sao Hỏa chưa được chú trọng. Thực tế công tác này chỉ dựa trên quy trình có sẵn của Tập Đoàn mà chưa có sự cụ thể cho đơn vị. c. Hoạt động kiểm soát - Nguyên tắc phân công phân nhiệm còn chưa rõ ràng. - Vì lý do tiết kiệm chi phí, công ty đang vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Một cá nhân thực hiện nhiều khâu trong quá trình thực hiện công việc - Về ủy quyền: Trong chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty, hầu như giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng quyết định. d. Tổ ch c thông tin Về mặt sổ sách chứng từ thì cơ bản đơn vị đã có những quy định về chứng từ tương đối đấy đủ. Tuy nhiên khâu tổ chức thông tin tại đơn vị còn một số hạn chế nhất định như: - Công tác tổ chức thông tin: Thông tin thực tế chưa được kế thừa từ các bước ban đầu. Qua mỗi bước xử lý, người nhận thông tin lại thực hiện việc nhập dữ liệu từ ban đầu. - Quy trình: Chưa có một quy trình chính thức được ban hành về mua hàng và thanh toán tại Công ty. Công ty đang áp dụng quy trình của tập đoàn, tuy nhiên quy trình này còn lỏng lẻo, vẫn còn thiếu một vài bước và chỉ dừng ở khâu mua hàng, thiếu khâu thanh toán. KẾT LUẬN CHƢƠNG 2