Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

67
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Những đóng góp của đề tài là hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nói chung. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

1 2 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình nghiên c u t i: Đ i h c Đà N ng. Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: TS. Đoàn Th Ng c Trai NGUY N TH LAN ANH Ph n bi n 1:…………………………………………..…………….. ..…….………………………………………………………………… ……………………………………………………………………....... KI M SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH T I CÔNG TY XU T NH P KH U TH Y S N MI N TRUNG Ph n bi n 2:…………………………………………..…………….. Chuyên ngành: K toán ..…….………………………………………………………………… Mã s : 60.34.30 ………………………………………………………………………... TÓM T T LU N VĂN TH C S QU N TR KINH DOANH Lu n văn s ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày.......tháng.......năm 2010 Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin Tư li u – Đ i h c Đà N ng. ĐÀ N NG ,NĂM 2010 - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t - Đ i h c Đà N ng.
3 4 M Đ U 4. Phương pháp nghiên c u 1. Tính c p thi t c a ñ tài Đ nghiên c u công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty Ki m soát n i b là m t ch c năng c a quá trình qu n lý, trong XNK th y s n mi n Trung, tác gi v n d ng phương pháp lu n duy v t ñó ki m soát chi phí là m t v n ñ c n ñư c quan tâm hàng ñ u b i bi n ch ng và duy v t l ch s và s d ng các phương pháp c th như vì vi c ki m soát chi phí t t s giúp cho doanh nghi p ti t ki m chi quan sát, ph ng v n tr c ti p, thu th p - x lý tài li u, so sánh... nh m làm phí, h n ch các kho n chi phí không h p lý. rõ th c tr ng công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty, t ñó ñ Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung là m t doanh nghi p xu t các gi i pháp phù h p. thương m i, ho t ñ ng trong lĩnh v c kinh doanh hàng h i s n ñông 5. K t c u c a lu n văn l nh, v t tư. Trong th i gian v a qua, vi c t ch c công tác ki m soát chi Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, danh m c tài li u tham kh o và phí kinh doanh trong Công ty chưa th c s ñáp ng ñư c các yêu c u ph l c, lu n văn ñư c k t c u thành ba chương: qu n lý, chưa cung c p thông tin k p th i, chính xác, tin c y và phù h p Chương 1: Lý lu n chung v ki m soát chi phí kinh doanh trong ñ các nhà qu n tr có th ñưa ra các quy t ñ nh qu n lý, ñ ng th i gây doanh nghi p thương m i nhi u khó khăn cho các cơ quan qu n lý Nhà nư c có liên quan. Chương 2: Th c tr ng công tác ki m soát chi phí kinh doanh T nh ng lý do ñó tôi ñã ch n ñ tài: "Ki m soát chi phí kinh t i Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung doanh t i Công ty xu t nh p kh u th y s n mi n Trung" Chương 3: Hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i 2. M c tiêu nghiên c u c a ñ tài Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung. - V lý lu n: Đ tài nghiên c u, h th ng hóa lý lu n v ki m Chương 1 soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i nói chung. LÝ LU N CHUNG V KI M SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH - V th c ti n: Đ tài nghiên c u, ñánh giá th c tr ng ho t ñ ng TRONG DOANH NGHI P THƯƠNG M I ki m soát chi phí kinh doanh Công ty XNK th y s n mi n Trung 1.1. Khái quát chung v ki m soát và ki m soát n i b trong nh m ñ xu t các gi i pháp hoàn thi n công tác ki m soát chi phí doanh nghi p kinh doanh c a Công ty. 1.1.1. Khái quát chung v ki m soát trong qu n lý 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u c a ñ tài Ki m soát trong qu n lý là s h p thành m t cách lôgic các Đ i tư ng nghiên c u c a ñ tài là công tác ki m soát n i b chi phí phương pháp nh m thu th p và s d ng thông tin ñ ñưa ra các quy t kinh doanh t i Công ty XNK th y s n mi n Trung. ñ nh v ho ch ñ nh và ki m soát thúc ñ y hành vi c a ngư i lao ñ ng Ph m vi nghiên c u gi i h n công tác ki m soát chi phí bán hàng, và ñánh giá vi c th c hi n. chi phí qu n lý doanh nghi p và giá v n hàng bán, vì ba kho n m c chi 1.1.2. Khái ni m ki m soát n i b trong doanh nghi p phí này chi m t tr ng l n trong t ng chi phí kinh doanh c a Công ty.
5 6 Ki m soát n i b là m t ch c năng c a qu n lý, trong ph m vi nghi p ph i luôn tìm ki m th trư ng, nghiên c u cách th c t ch c, ho t m t ñơn v , cơ s , KSNB là vi c t ki m tra và giám sát m i ho t ñ ng ñ ng c a các th ch kinh t qu c t trong th trư ng ñó, t ñó t o ra s trong t t c các khâu c a quá trình qu n lý nh m ñ m b o các ho t thích ng ñ t n t i và phát tri n trong th trư ng m i. ñ ng ñúng pháp lu t và ñ t ñư c các k ho ch, m c tiêu ñ ra v i hi u 1.3.2. Phân lo i chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i qu kinh t cao nh t và ñ m b o s tin c y c a báo cáo tài chính. + Phân lo i theo n i dung kinh t 1.2. Các y u t c a h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p + Phân lo i theo công d ng c a chi phí 1.2.1. Môi trư ng ki m soát 1.3.3. M c tiêu và căn c ki m soát chi phí bán hàng, chi phí qu n Môi trư ng ki m soát bao g m toàn b các nhân t bên trong và lý doanh nghi p và giá v n hàng bán bên ngoài ñơn v có tính môi trư ng tác ñ ng ñ n vi c thi t k , ho t 1.3.3.1. M c tiêu và căn c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí ñ ng và x lý d li u c a các lo i hình KSNB. qu n lý doanh nghi p 1.2.2. H th ng k toán * M c tiêu ki m soát chi phí bán hàng và chi phí QLDN: H th ng k toán c a ñơn v bao g m h th ng ch ng t k + Ki m tra tính có th t c a các nghi p v phát sinh, vi c tính toán, toán, h th ng s k toán và báo cáo, trong ñó quá trình l p và luân ñánh giá và ghi s k toán k p th i, ñ y ñ , ñúng kho n m c hay không. chuy n ch ng t ñóng vai trò quan tr ng trong công tác ki m soát + Ki m tra vi c tính và phân b chi phí cho các ñ i tư ng ch u c a doanh nghi p. chi phí có ñúng ñ n, h p lý và nh t quán hay không. 1.2.3. Th t c ki m soát + Ki m tra vi c trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi M i m t ñơn v , t ch c có nh ng ñ c thù riêng, tuy nhiên th phí QLDN trên báo cáo tài chính có phù h p, ñúng ñ n hay không. t c ki m soát ñư c xây d ng theo các nguyên t c sau: + Ki m tra vi c phê chu n các ch ng t có ñúng th m quy n hay không? + Nguyên t c phân công, phân nhi m + Ki m tra n i dung các kho n chi phí và s ti n th c t phát + B t kiêm nhi m sinh có ñúng v i d toán ñã l p hay không. + Nguyên t c y quy n và phê chu n + Ki m tra các kho n chi phí có phù h p v i qui ñ nh t i ñơn v 1.3. Ki m soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i và ñ m b o ti t ki m hay không. 1.3.1. Khái quát v ho t ñ ng kinh doanh trong doanh nghi p * Căn c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Căn c thương m i vào ch ng t , s sách, báo cáo và các tài li u khác có liên quan Ho t ñ ng kinh doanh c a các doanh nghi p thương m i di n ra 1.3.3.2. M c tiêu và căn c ki m soát giá v n hàng bán c ph m vi trong nư c và nư c ngoài. m i m t ph m vi ho t ñ ng l i * M c tiêu c a ki m soát giá v n hàng bán ch a ñ ng các y u t môi trư ng kinh doanh, lu t pháp, kinh t , văn hóa... khác nhau, do ñó ñ ho t ñ ng kinh doanh có hi u qu ñòi h i các doanh
7 8 + Ki m tra xem giá v n ñư c h ch toán có ñ m b o có căn c 1.5.1.2. Ki m soát chi phí v t li u, công c d ng c h p lý, tính toán, ñánh giá ñúng và ghi s k toán k p th i, ñ y ñ , + Ki m tra vi c tuân th các th t c xu t kho v t li u, công c ñúng kho n m c hay không. d ng c + Ki m tra vi c tính toán giá xu t kho c a v t tư hàng hóa có + Ki m tra, xem xét vi c th c hi n nguyên t c b t kiêm nhi m nh t quán gi a các kỳ hay không. + Xem xét quy trình luân chuy n ch ng t , ghi s k toán chi + Ki m tra vi c trình bày và khai báo giá v n hàng bán trên báo phí b ph n k toán và vi c ñ i chi u s li u gi a b ph n k toán cáo tài chính có phù h p, ñúng ñ n hay không. và th kho. + Ki m tra vi c phê duy t các ch ng t có ñúng th m quy n hay không. 1.5.1.3. Ki m soát chi phí kh u hao tài s n c ñ nh * Căn c ki m soát giá v n hàng bán: Căn c vào ch ng t , s + Đ i v i nguyên giá TSCĐ: sách, báo cáo và các tài li u khác có liên quan - Quy ñ nh rõ th m quy n c a t ng c p qu n lý ñ i v i vi c 1.4. Thông tin ph c v ki m soát chi phí kinh doanh phê chu n các nghi p v kinh t liên quan ñ n TSCĐ. Tách bi t Các ch ng t k toán liên quan ñ n các nghi p v v chi phí quy n phê chu n v i vi c b o v tài s n. Tách bi t ch c năng b o kinh doanh phát sinh trong kỳ ñư c các b ph n có liên quan l p và qu n v i ch c năng ghi chép các nghi p v . trình ban lãnh ñ o doanh nghi p phê duy t trư c khi chuy n sang b - Các quy ñ nh, nguyên t c, th t c ph i ñư c thi t l p d a ph n k toán ñ ph n ánh vào các s sách có liên quan. trên chu n m c k toán hi n hành và ñư c c th hóa theo ñi u ki n T ch c h th ng s k toán: M i doanh nghi p ch có m t h th ng c th c a ñơn v . s k toán chính th c và duy nh t s d ng cho m t kỳ k toán năm. + Đ i v i th i gian kh u hao, phương pháp tính kh u hao và L p báo cáo chi phí kinh doanh. m c kh u hao có tuân th theo các quy ñ nh hi n hành hay không? 1.5. Th t c ki m soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p + M c tiêu cơ b n c a ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ là xem xét thương m i quá trình tính toán, ñánh giá xác ñ nh và phân b m c kh u hao TSCĐ 1.5.1. Th t c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí qu n lý trong cho các ñ i tư ng s d ng h p lý và ñ m b o tính nh t quán hay không. doanh nghi p 1.5.1.4. Ki m soát các kho n phí và l phí 1.5.1.1. Ki m soát chi phí ti n lương và các kho n trích theo lương Vi c ki m soát các kho n chi phí này ch y u t p trung vào vi c Ki m soát quá trình ti p nh n và qu n lý nhân s ; theo dõi và ghi ki m tra tính h p pháp, h p l c a các ch ng t liên quan, vi c tính toán, nh n th i gian lao ñ ng, kh i lư ng công vi c hoàn thành; tính lương, ghi nh n, phân b cho các ñ i tư ng ch u chi phí. Đ ng th i, ki m tra l p b ng lương và ghi chép s sách; thanh toán lương và các kho n vi c tuân th các nguyên t c phân công phân nhi m, nguyên t c y khác cho công nhân viên; gi i quy t ch ñ lương, các kho n trích theo quy n phê chu n trong vi c l p các ch ng t liên quan. lương và ch m d t h p ñ ng lao ñ ng. 1.5.1.5. Ki m soát chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n
9 10 + Ph i ñ m b o tính có th t c a nghi p v kinh t phát sinh: nghi p nhà nư c, h ch toán ñ c l p, ñơn v thành viên c a T ng ch ng t ph i ñ y ñ , h p pháp, h p l . Công ty Th y s n Vi t Nam (Seaprodex Vietnam), ñư c nhà nư c + Ph i ñ i chi u gi a ñ nh m c cho phép v i chi phí th c t phát sinh. ñ u tư v n, thành l p và t ch c ho t ñ ng kinh doanh v th y s n, + Ph i ñ m b o tách bi t gi a ch c năng th c hi n nghi p v ph c v s n xu t kinh doanh th y s n và các ngành ngh khác theo v i ch c năng ghi s k toán. qui ñ nh c a pháp lu t. 1.5.2. Ki m soát giá v n hàng bán Ngày 09 tháng 12 năm 2006, Công ty ñã t ch c thành công Đ i + Đ i v i quá trình mua v t tư, hàng hóa nh p kho ñư c th c h i c ñông thành l p Công ty c ph n XNK thu s n mi n Trung, và hi n ch y u d a vào các h p ñ ng kinh t , hóa ñơn mua hàng ñ ngày 01/01/2007, Công ty chính th c ñi vào ho t ñ ng. ki m tra tính h p pháp, h p l c a ch ng t , ki m tra tính chính xác 2.1.1.2. Quá trình phát tri n c a Công ty c a vi c tính toán các ch tiêu trên hóa ñơn. Giai ño n 2007 ñ n nay: Sau 3 năm c ph n hoá, v i s n l c, tâm huy t + Đ i v i quá trình xu t bán v t tư hàng hóa: c a t p th cán b , công nhân viên và ñ i ngũ lãnh ñ o, ho t ñ ng c a - Tách bi t ch c năng ghi s k toán hàng t n kho và ch c Seaprodex Danang ñang d n hoàn thi n và t ng bư c t o l p m t h th ng ho t năng b o v tài s n (th kho). ñ ng năng ñ ng - chuyên nghi p - hi u qu , m t môi trư ng làm vi c thân - M i nghi p v phát sinh liên quan ñ n nh p xu t kho hàng thi n, văn hoá và hoàn thi n liên t c nh ng tiêu chu n ch t lư ng v h th ng, hóa ñ u ph i ch ng t và ñ y ñ ch ký c a các bên có liên quan. v ngu n l c. - Th c hi n vi c ki m tra ñ i chi u v m t s lư ng và giá tr 2.1.1.3. Ch c năng, nhi m v c a Công ty c a t ng m t hàng, gi a doanh thu và giá v n nh m phát hi n nh ng - T ch c các ho t ñ ng kinh doanh xu t nh p kh u và kinh d u hi u b t thư ng, không h p lý... doanh n i ñ a các s n ph m th y s n, th c ăn nuôi tôm, gia c m, gia Chương 2 súc. Bên c nh ñó công ty còn kinh doanh v t tư nh p kh u ph c v s n TH C TR NG CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ KINH xu t c a ngành th y s n và các ngành kinh t khác. DOANH T I CÔNG TY C PH N XU T NH P KH U TH Y - H p tác liên doanh, liên k t v i các t ch c kinh t trong và S N MI N TRUNG ngoài nư c 2.1. Khái quát v Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung - Không ng ng ñ i m i công ngh , ti p th , qu n lý trong công ty. 2.1.1. Quá trình hình thành, phát tri n và ch c năng, nhi m v Đ ng th i t ch c qu n lý công tác nghiên c u, ng d ng các ti n b c a Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung khoa h c k thu t và công ngh , công tác ñào t o, b i dư ng cán b . 2.1.1.1. Quá trình hình thành Công ty - Th c hi n vai trò h i t trong vi c phát tri n ngành kinh t Công ty XNK th y s n mi n Trung ñư c thành l p theo Quy t th y s n và h tr ngh cá nhân dân t i khu v c mi n Trung ñ nh s 242/TS-QĐ ngày 31/3/1993 c a B Th y s n, là doanh
11 12 2.2. Th c tr ng ki m soát n i b v chi phí kinh doanh t i công 2.2.3. Ki m soát n i b chi phí kinh doanh Công ty thông qua các ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung th t c ki m soát 2.2.1. Gi i thi u v môi trư ng ki m soát 2.2.3.1. Th t c ki m soát chi phí qu n lý doanh nghi p 2.2.1.1. Cơ c u t ch c trong Công ty * Ki m soát chi phí ti n lương và các kho n trích theo lương c a B máy qu n lý t i công ty ñư c th c hi n theo mô hình tr c b ph n qu n lý tuy n ch c năng, ñ ng ñ u là Đ i h i ñ ng c ñông Vào ñ u tháng, căn c vào b ng ch m công c a kh i văn phòng, 2.2.1.2. Chính sách nhân s h s lương (theo quy ñ nh c a Nhà nư c) ñ tính lương cơ b n, Hi n nay, Công ty ñã xây d ng và ban hành các quy ch v B ng t ng h p h s lương do s bình b u c a t ng b ph n s d ng tuy n d ng và ñào t o lao ñ ng phù h p v i nhu c u c a công ty, lao ñ ng g i lên hàng tháng ñã ñư c giám ñ c duy t (dùng ñ tính tránh ñư c tình tr ng tuy n ngư i không ñúng vi c, không ñ trình lương theo doanh thu), h s lương trách nhi m (do T ng Công ty ñ ñáp ng yêu c u công vi c,... quy ñ nh)... ñ tính s lương ph i tr cho t ng cán b b ph n qu n V chính sách ti n lương, Công ty áp d ng ch ñ ti n lương lý công ty qua B ng thanh toán ti n lương. khoán theo doanh thu c a t ng b ph n. Trong trư ng h p không ñ t * Ki m soát chi phí v t tư, công c , d ng c dư c ch tiêu doanh thu ñ ra thì ñư c hư ng m c lương cơ b n. Đánh giá r i ro có th x y ra : 2.2.1.3. Công tác k ho ch - Do Công ty không khoán ñ nh m c s d ng v t tư cho các b Hi n t i, k ho ch kinh doanh c a Công ty ch là nh ng ch tiêu ph n nên ñã không ki m soát ñư c khâu s d ng d n ñ n vi c s chung cho t ng lo i hình ho t ñ ng kinh doanh c a c năm k ho ch. d ng còn lãng phí, không hi u qu làm cho chi phí này tăng; Công ty chưa th c hi n vi c l p k ho ch tài chính, do ñó không - Vi c th c hi n nghi p v mua v t tư, công c d ng c do chính ch ñ ng ñư c ngu n ti n ñ chi tr các kho n n k p th i. b ph n có nhu c u th c hi n và h u như không có b ph n ki m tra l i 2.2.1.4. B ph n ki m toán n i b nên không ñ m b o s lư ng và ch t lư ng c a v t tư mua v ; Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung là m t công ty có - Thi u s ki m soát trong khâu l a ch n nhà cung c p quy mô l n, tuy nhiên hi n nay Công ty v n chưa thành l p b ph n * Ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ này do lãnh ñ o chưa nh n th c ñư c vai trò c a ki m toán n i b . Trong th c t toàn b chi phí kh u hao t i công ty ñ u ñư c k toán 2.2.2. T ch c thông tin ph c v công tác ki m soát chi phí kinh h ch toán vào chi phí qu n lý doanh nghi p, như v y là chưa h p lý. doanh t i Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung Phương pháp kh u hao TSCĐ c a Công ty là phương pháp theo Lu ng thông tin mà Công ty ñang s d ng ñ ki m soát giá v n ñư ng th ng, tuy nhiên công ty v n áp d ng cách tính kh u hao tròn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN ch y u là thông tin quá kh tháng như cũ nên s kh u hao tính vào chi phí không chính xác do b ph n k toán tài chính cung c p, thi u thông tin k toán qu n tr . Nh n xét và ñánh giá kh năng r i ro có th x y ra:
13 14 Công ty chưa có các báo cáo giúp cho vi c ñánh giá, phân tích ñ ng kinh t trình T ng Giám ñ c phê duy t, ti n hành ký h p ñ ng tình hình s d ng và hi u qu s d ng TSCĐ như: công su t s d ng, v n chuy n v i ñơn v v n t i. th i gian s d ng, hi u su t s d ng ñ ñưa ra các bi n pháp qu n lý H p ñ ng cùng các ch ng t có liên quan ñư c chuy n ban TC TSCĐ có hi u qu hơn và ñ ra các quy t ñ nh v ñ i m i TSCĐ. - KH - ĐT theo dõi, thanh toán ghi s k toán chi phí bán hàng. * Ki m soát chi phí ñi n tho i, internet * Chi phí khác b ng ti n V chi phí ñi n tho i Công ty có khoán ñ nh m c c th . Như T i Công ty, chi phí b ng ti n thu c kho n m c chi phí bán v y, vi c ki m soát chi phí này c a công ty ñư c th c hi n thông hàng g m có hoa h ng môi gi i, chi phí qu ng cáo,… qua ñ nh m c và các ch ng t s sách liên quan. Nhìn chung, ñ i v i kho n m c chi phí bán hàng, Công ty ch Còn ñ i v i chi phí d ch v internet: Chi phí này phát sinh hàng m i d ng l i vi c ki m tra s tính chính xác c a các s li u trên tháng ch y u ph c v cho công tác qu n lý nhưng Công ty cũng chưa ch ng t k toán, tính h p pháp c a ch ng t mà chưa ti n hành các ki m soát ñư c khâu s d ng, vi c s d ng còn lãng phí nhi u khi còn s th t c ki m soát khác như l p b ng t ng h p chi phí bán hàng ñ d ng sai m c ñích d n ñ n làm tăng chi phí gi m hi u qu kinh doanh. ki m tra ñ i chi u s li u v i s cái ho c phân tích các ch tiêu gi a k * Ki m soát chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n ho ch và th c hi n v chi phí ho c phân tích tính h p lý c a s li u. Khi phát sinh nghi p v căn c vào ch ng t (hóa ñơn GTGT, 2.2.3.3. Th t c ki m soát giá v n hàng bán h p ñ ng kinh t và các ch ng t khác có liên quan) s ñư c k * Ki m soát giá mua v t tư, hàng hóa tiêu th trong kỳ: toán ki m tra v m t hình th c, n i dung c a ch ng t r i l p phi u + Quá trình mua v t tư nh p kho chi ho c y nhi m chi trình k toán trư ng và T ng giám ñ c ký Đ i v i v t tư nh p kh u: công ty thư ng mua hàng theo duy t. Sau ñó chuy n cho th qu ho c ngân hàng ñ thanh toán giá CIF là ch y u. Khi mua hàng theo giá CIF vi c thuê tàu v n cho nhà cung c p. chuy n và mua b o hi m hàng hóa ñ u do nhà xu t kh u th c hi n. 2.2.3.2. Th t c ki m soát chi phí bán hàng Công ty ch làm th t c chu n b nh n hàng và thanh toán ti n hàng. * Đ i v i ti n lương và các kho n trích theo lương c a b Trình t th t c nh p kh u ñư c ti n hành như sau: ph n bán hàng: Th t c ki m soát tương t như b ph n qu n lý 1. Khi phát sinh yêu c u mua hàng nh p kh u, nhân viên phòng doanh nghi p kinh doanh l p "Phi u yêu c u v t tư" ghi nh n các thông tin: m t * Đ i v i các kho n phí, l phí: Chi phí này ñư c ki m soát hàng, s lư ng, nhà cung c p, ñơn giá, ngày c n hàng,,... có ch ký thông qua các th t c c th như sau: xác nh n c a trư ng phòng g i Ban nh p kh u Sau khi ký k t ñư c h p ñ ng cung c p hàng hóa, tùy theo ñ a 2. Ban nh p kh u nh p yêu c u vào h th ng ñ Ban giám ñ c ñi m giao hàng, ban XNK l a ch n phương th c v n chuy n cho phù phê duy t, phân công ngư i mua hàng và ki m tra mã nhà cung c p h p, sau ñó ti n hành kh o sát giá, l a ch n ñơn v v n t i và l p h p trong h th ng
15 16 3. B ph n kinh doanh nh p kh u l p phương án kinh doanh Đánh giá r i ro có th x y ra ñ i v i chi phí mua hàng: trình t ng giám ñ c phê duy t. Trên cơ s phương án kinh doanh ñã - Hàng nh p v c ng ph i n m ch b ch ng t do văn phòng ký ñ i di n kh i qu n lý (T ng giám ñ c) ti n hành ký k t h p ñ ng công ty g i vào chi nhánh m i làm th t c nh n hàng nên phát sinh ngo i thương v i nhà cung c p thêm kho n chi phí thuê bãi như v y s làm tăng chi phí mua hàng. 4. B ph n mua hàng có trách nhi m theo dõi tình hình nh p - Phương th c thanh toán hàng nh p kh u c a công ty hi n nay hàng theo ñơn hàng ch y u là L/C nên thư ng ph i t n các kho n l phí m L/C, tu 5. K toán công ty ti n hành các th t c làm nghi p v kí quĩ ch nh L/C khi có s thay ñ i v ñi u kho n h p ñ ng... d n ñ n làm m L/C t i ngân hàng. tăng chi phí mua hàng. 6. Khi b ch ng t hàng nh p kh u v ñ n ngân hàng, ñ i di n - Toàn b chi phí mua hàng phát sinh công ty ñ u tính h t cho c a công ty làm các th t c ngân hàng ñ l y b ch ng t , sau ñó g i hàng bán ra trong kỳ mà chưa ti n hành phân b cho hàng t n. Như b ch ng t này b ng ñư ng bưu ñi n cho ñ i di n c a công ty t i 2 v y s làm cho vi c tính toán giá v n hàng tiêu th b sai. chi nhánh ñ làm th t c h i quan ñi nh n hàng hóa. 2.3. Đánh giá v công tác ki m soát n i b chi phí kinh doanh t i Đ i v i v t tư mua trong nư c: Th t c ki m soát cũng ñư c công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung th c hi n ch y u trên ch ng t . Nhìn chung công ty ñã thi t l p ñư c m t h th ng ki m soát + Quá trình xu t v t tư, hàng hóa tiêu th : Th t c ki m soát ñư c tương ñ i h u hi u. th c hi n như sau: Tuy nhiên, bên c nh ñó công tác ki m soát chi phí kinh doanh Công ty áp d ng phương th c bán hàng tr c ti p theo h p ñ ng c a công ty v n còn m t s t n t i nh t ñ nh kinh t . Khi bán hàng theo phương th c này khách ñ n tr c ti p kí 2.3.1. V môi trư ng ki m soát h p ñ ng mua hàng v i công ty. Phương th c thanh toán trong * Cơ c u t ch c trư ng h p này có th bên mua thanh toán cho bên bán b ng ti n m t Th nh t: V n còn có hi n tư ng ñ i ngũ cán b qu n lý ít ñư c ho c chuy n kho n theo như s th a thu n trong h p ñ ng. ñ i m i, Ch t ch H i ñ ng qu n tr kiêm T ng giám ñ c. * Ki m soát chi phí mua hàng. Th hai: Công ty chưa t ch c ho t ñ ng ñúng v i lo i hình + Đ i v i chi phí v n chuy n, thuê kho bãi, b c x p hàng hóa công ty c ph n; còn gi nguyên phương th c ñi u hành cũ. Trong cơ Sau khi hàng v c ng, ñ i di n chi nhánh ñư c s y quy n c a c u t ch c, hoàn toàn không có s tách bi t rõ ràng v qu n lý - ñi u Giám ñ c l a ch n phương th c v n chuy n phù h p (ch y u là hành (m c dù Đi u l công ty quy ñ nh), toàn b Ban giám ñ c là ñư ng b ), l a ch n ñơn v v n t i và ký k t h p ñ ng v n t i. thành viên H i ñ ng qu n tr . + Các kho n phí, l phí: Các kho n phí này ñư c ki m * Chính sách nhân s soát ch y u trên ch ng t do ngân hàng cung c p.
17 18 B máy qu n lý ít ñư c ñ i m i, Công ty chưa có chính sách thu - Chưa th c hi n t t khâu phê chu n trong vi c ki m soát ñ i hút các nhân tài, các cán b qu n lý gi i t trong và ngoài công ty. v i quá trình l p h p ñ ng ngo i thương, h p ñ ng kinh t Trình ñ c a cán b qu n lý trong công ty còn nhi u h n ch , ñ - Chưa ñ m b o nguyên t c phân công phân nhi m trong vi c tu i c a cán b ch ch t là khá cao. Đ c bi t, s cán b có trình ñ ngo i th c hi n nghi p v mua hàng. ng , tin h c ñ ñ làm vi c tr c ti p v i ñ i tác nư c ngoài r t ít. - Thi u thông tin ph c v cho vi c ra quy t ñ nh: không có báo Công ty không th c hi n vi c luân chuy n cán b , do ñó d d n giá, báo cáo t n kho,... ñ n tình tr ng các nhân viên có ñi u ki n che d u các sai ph m cũng - Chi phí mua hàng chưa ñư c phân b cho hàng t n cu i kỳ. như d dàng th c hi n hành vi gian l n. Chương 3 * Công tác l p k ho ch d toán HOÀN THI N CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ KINH Công tác l p k ho ch d toán chưa ñư c chú tr ng ñúng m c, DOANH T I CÔNG TY C PH N XU T NH P KH U vi c l p và th c hi n các k ho ch, d toán ch mang tính hình th c TH Y S N MI N TRUNG chưa mang tính ñ nh hư ng, ki m soát chi phí. 3.1. S c n thi t ph i hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh 2.3.2. V t ch c h th ng thông tin ph c v ki m soát chi phí kinh doanh Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung doanh Công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty c ph n T ch c h th ng ch ng t , s sách ph c v cho công tác ki m XNK th y s n mi n Trung trong th i gian qua v n còn t n nh ng soát chi phí chưa phát huy h t vai trò ki m soát trong vi c ñ i chi u s h n ch nh t ñ nh như chưa th c hi n vi c khoán chi phí cho các b li u, xác nh n tính chính xác, ñ y ñ c a các ch ng t liên quan và chưa ph n, chưa xây d ng ñ nh m c chi phí, chưa ki m soát ch t ch khâu ñáp ng cung c p thông tin m t cách toàn di n cho nhà qu n lý. Các báo mua hàng, l p h p ñ ng, còn thi u thông tin cho vi c ra quy t ñ nh cáo k toán chưa th hi n ñư c vai trò cung c p thông tin, phân tích chi l a ch n nhà cung c p, chưa tính toán và phân b chính xác các chi phí, các thông tin bi n ñ ng chi phí so v i k ho ch... phí cho các ñ i tư ng ch u chi phí... Chính nh ng ñi u ñó ñã làm 2.3.3. Các th t c ki m soát gi m hi u qu kinh doanh c a Công ty. - Công ty chưa khoán ñ nh m c chi phí v t li u, ñ dùng văn Do ñó, ñ nâng cao kh năng c nh tranh, tăng hi u qu kinh phòng cho các b ph n cho nên vi c s d ng còn r t lãng phí doanh và ñ m b o cho thông tin trình bày trên báo cáo tài chính ñư c - Đ i v i chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n ph n ánh trung th c thì trong th i gian t i Công ty c n ph i hoàn k toán t p h p và tính h t vào chi phí QLDN mà không ti n hành thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh. phân b cho các b ph n khác như v y là chưa chính xác. 3.2. N i dung hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh - Đ i v i vi c tính kh u hao TSCĐ còn chưa ñúng theo qui ñ nh (tính tròn tháng) và h ch toán toàn b n i dung chi phí này vào chi trong Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung phí QLDN là chưa phù h p 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát
19 20 3.2.1.1. Hoàn thi n cơ c u t ch c t i Công ty tác ñi u hành qu n lý ñư c t t. B ph n KTNB ph i ñư c t ch c - Tách bi t ch c danh ch t ch HĐQT và ch c danh T ng giám ñ c l p v i các b ph n khác trong Công ty và tr c thu c c p qu n lý ñ c Công ty, ñ ng th i T ng giám ñ c và Phó t ng giám ñ c ph i cao nh t trong Công ty. thôi không ñư c kiêm nhi m ch c danh Giám ñ c t i các chi nhánh. 3.2.2. Hoàn thi n h th ng thông tin ph c v công tác ki m soát - Công ty có th tuy n d ng nh ng ng viên ñã t ng làm công chi phí kinh doanh vi c ki m toán n i b ho c có ch ng ch hành ngh k toán, ki m toán * V ch ng t k toán ñ làm công tác ki m soát. Vi c t ch c h ch toán ban ñ u và s d ng ch ng t ph n ánh các 3.2.1.2. Hoàn thi n chính sách nhân s nghi p v kinh t phát sinh là cơ s ñ ki m soát, x lý và cung c p + Chi n lư c ñào t o ngu n nhân l c cho Công ty ph i ñư c thông tin. Vì v y, có th hoàn thi n theo các hư ng sau: xây d ng m t cách chi ti t, khoa h c, bao g m c ñào t o v chuyên + Thi t k các m u ch ng t phù h p. môn, ph m ch t chính tr , năng l c ñi u hành qu n lý, tác phong, l + Hoàn thi n các y u t c a b n ch ng t . l i làm vi c... Ch ng h n như: Thi t k l i m u phi u xu t kho theo h n + Công ty ph i xây d ng chính sách thu hút nhân tài thông qua m c (xem b ng 3.1) ch ñ tr lương, tr thư ng, ưu ñãi mua c ph n t i nh ng công ty B ng 3.1: M U PHI U XU T KHO THEO H N M C m i thành l p. Ngày 2 tháng 3 năm 2009 + Đ ng th i có th 5 năm 1 l n th c hi n vi c luân chuy n cán B ph n s d ng: Ban TC-KH-ĐT Đ nh kho n b trong t ng b ph n ho c gi a các b ph n v i nhau. Lý do xu t: Dùng cho công tác văn phòng N TK 642 3.2.1.3. V công tác l p k ho ch Xu t t i kho: Kho công ty Có TK 152 C n chú tr ng hơn n a công tác l p k ho ch. Các k ho ch c n ĐVT: ngàn ñ ng chi ti t cho t ng lo i hình ho t ñ ng kinh doanh, th hi n nh ng ch H nm c S lư ng Tên nhãn ho c tiêu c n th c hi n trong t ng quý, tháng và ñư c l p t các b ph n ñư c ĐVT Ngày15/3 TT quy cách ph m Mã s Ngày2/3 Ngày Công trong Công ty. Trên cơ s k ho ch h ng năm ñư c chia thành quý, duy t Đơn Thành ch t v t tư trong quí giá ti n tháng. C n theo dõi thư ng xuyên, ch t ch vi c th c hi n k ho ch t t c các phòng, ban, theo t ng tháng . A B C D 1 2 3 4 5 6 7 3.2.1.4. Thi t l p b ph n ki m toán n i b t i Công ty c ph n xu t - Gi y A4 Ram 5 2 46 92 nh p kh u th y s n mi n Trung - Gi y A4 ram 3 46 138 M c ñích c a KTNB là th c hi n vi c ki m tra, ki m soát các C ng 5 2 3 5 46 230 ho t ñ ng và thông tin kinh t tài chính c a Công ty giúp cho công
21 22 Vi c thi t k m u phi u xu t kho như trên s giúp cho k toán ki m Báo cáo chi phí bán hàng theo t ng b ph n: giúp các nhà soát ñư c lư ng v t tư xu t dùng trong quí, góp ph n ti t ki m chi phí. qu n lý ki m tra ñánh giá tình hình s d ng chi phí, tăng cư ng * V s sách vi c ki m soát chi phí trong các b ph n, ñơn v . (xem b ng 3.5) + M s k toán chi ti t chi phí v a ñ m b o ñáp ng yêu c u B ng 3.5: Báo cáo chi phí b ph n ki m soát, v a tuân theo ch ñ k toán hi n hành. ĐVT: 1.000ñ + M s chi ti t theo t ng kho n m c chi phí, theo y u t chi Trong ñó phí k t h p v i vi c phân lo i chi phí theo cách ng x chi phí. Ch tiêu T ng c ng Các s k toán chi ti t chi phí kinh doanh ñư c m như sau: Ban XK Ban NK ... + S k toán chi ti t chi phí bán hàng ñư c m cho t ng b 1. Doanh thu 169.107.860 90.656.900 78.450.960 ph n bán hàng và ñư c chi ti t hóa theo các n i dung chi phí 2. Bi n phí 106.221.535 50.720.108 55.501.427 theo qui ñ nh. (xem b ng 3.3) + giá v n 106.044.414 50.623.560 55.420.854 B ng 3.3: M U S CHI TI T CHI PHÍ BÁN HÀNG + Bi n phí bán hàng 177.121 96.548 80.573 B ph n: Ban xu t kh u 3. Lãi trên bi n phí 62.886.325 39.936.792 22.949.533 Đơn v tính: ngàn ñ ng 4. Đ nh phí tr c ti p 16.422.406 8.798.565 7.623.841 5. Lãi thu n b ph n 46.463.919 31.138.227 15.325.692 Ch ng t Ghi N TK 641 TK 6. Đ nh phí chung c a DN 42.255.680 Di n gi i Bi n phí Đ nh phí S Ngày ĐƯ T ng s ti n 7. Lãi thu n c a DN 4.208.239 bán hàng bán hàng + M c ñích cung c p thông tin v chi phí và thu nh p c a t ng 1 5/3/09 - Kh u hao TSCĐ 214 16.666,67 16.666,67 b ph n riêng bi t trong doanh nghi p ñ ñánh giá k t qu ho t ñ ng và ki m soát, qu n lý ñ i v i chi phí, thu nh p c a t ng b ph n. HĐ 6/3/09 - Phí v n chuy n 111 4.000 4.000 + Vi c l p báo cáo ph i theo cách ng x c a chi phí giúp nhà ... ... ... ... qu n tr ra quy t ñ nh trong qu n lý thông qua các nhân t nh hư ng như bi n phí ñ nh phí, kh i lư ng, doanh thu… C ng phát sinh 193.543,4 177.121 16.422,4 + Các báo cáo b ph n thư ng l p các m c ñ khác nhau S k t chuy n 911 193.543,4 nhi u ph m vi khác nhau, nó ph n ánh 1 b ph n hay 1 ph m vi c a Công ty. Trên các báo cáo b ph n các chi phí phát sinh tr c ti p Ngư i ghi s K toán trư ng b ph n nào thì nhà qu n lý b ph n ñó có th ki m soát ñư c. * V báo cáo + Cơ s l p: L y s li u t các s k toán chi ti t chi phí và doanh thu c a các b ph n trong doanh nghi p.
23 24 Ki m tra 3.2.3. Hoàn thi n các th t c ki m soát chi phí kinh doanh B t mã hàng Yêu c u ñ u hóa trong mua hàng 3.2.3.1. Hoàn thi n th t c ki m soát chi phí qu n lý doanh nghi p và h th ng B ph n yêu c u mua hàng chi phí bán hàng * Đ i v i chi phí v t li u, ñ dùng văn phòng Chưa Chuy n Công ty c n qui ñ nh ñ nh m c s d ng cho t ng b ph n. Đ ng có KT kho nh p Mã th i T ng giám ñ c ho c u quy n cho Phó Giám ñ c kinh doanh ti n hành l a ch n nhà cung c p d a trên báo giá do nhà cung c p g i ñ n Phê duy t L p Yêu yêu c u căn c vào các tiêu chí do Công ty xây d ng như giá c , ch t lư ng và c u mua mua hàng hàng uy tín trong bán hàng và giao hàng. Đ nh kỳ, b ph n v t tư ti n hành ñánh giá l i nhà cung c p và Không L a ch n L p phương án duy t NCC kinh doanh báo cáo l i cho Giám ñ c Công ty. Công ty cũng nên chuy n ñ i v trí các nhân viên mua hàng ñ Không duy t Phân Nh n tránh tình tr ng m t ngư i có quan h v i m t s nhà cung c p nh t công báo giá ngư i ñ nh trong m t th i gian dài. mua Ban nh p kh u * Đ i v i chi phí mua ngoài như ñi n, nư c, chi phí ti p khách, L p ñơn Ki m tra mua hàng G i yêu ñàm phán ký k t h p ñ ng,... Công ty cũng c n ph i xác ñ nh và mã NCC c u báo ho c trong h HĐ phân b cho c hai ho t ñ ng bán hàng và qu n lý nhưng hi n t i Công ty tính h t toàn b vào chi phí QLDN ch u. * Đ i v i chi phí kh u hao tài s n c ñ nh Theo dõi K t Công ty không th c hi n vi c tính kh u hao theo ngày k t Chưa có nh n hàng thúc ngày tăng ho c gi m TSCĐ mà tính tròn tháng d n ñ n làm cho kh u hao tính vào chi phí kinh doanh chưa chính xác c n ph i ti n hành K toán Phi u K toán ñi u ch nh l i. thông tin NCC Nh p thông tin theo dõi công n NCC và thanh 3.2.3.2. Hoàn thi n th t c ki m soát giá v n hàng bán * Đ i v i qui trình mua hàng: (xem lưu ñ 3.1 và lưu ñ 3.2) Lưu ñ 3.1: Mua hàng trong nư c Kho Thông Ki m tra X lý báo hang hàng hóa nh p kho v
25 26 * V i lưu ñ trên thì vi c ki m tra, ki m soát ñư c tăng cư ng yêu c u nhà xu t kh u g i m t ph n c a b ch ng t tr c ti p cho ñ i th hi n ch : di n t i 2 chi nhánh ñ làm các th t c trư c, sau khi l y ñ y ñ ch ng - Th nh t: Tuân th ñư c nguyên t c phân công phân nhi m t t i ngân hàng thì ñi nh n hàng hóa. - Th hai: Thông tin ph c v cho vi c ra quy t ñ nh l a ch n - Công ty nên t n d ng l i th c a mình ñ thanh toán theo các nhà cung c p là ñ m b o khách quan, tránh ñư c s thông ñ ng gi a phương th c thanh toán T/T ho c D/A ch m tr , h n ch phương nhà cung c p v i T ng giám ñ c và ngư i mua hàng th c thanh toán L/C nh m gi m b t kho n phí ngân hàng, ñ ng th i - Th ba: Đ m b o nguyên t c y quy n và phê chu n th t c l i nhanh g n. Đ i v i phương án kinh doanh: C n có s phê duy t c a - Cu i kỳ k toán c n tính toán phân b chi phí mua hàng cho Trư ng ban nh p kh u hàng t n và hàng bán ra trong kỳ theo tiêu th c phân b thích h p. Đ i v i h p ñ ng: Chi phí mua hàng phát sinh ñư c ki m soát theo ch ng t th c t . - Phòng kinh doanh: Xem xét v hình th c h p ñ ng Vào cu i quý, sau khi xác ñ nh ñư c giá v n hàng tiêu th - Ban nh p kh u: Xem xét v n i dung hàng hóa trong quý, k toán hàng t n kho tính và phân b chi phí mua hàng - Phòng k toán: Xem xét v phương th c thanh toán, các cho hàng tiêu th trong quý theo giá v n hàng hóa. ch ng t K T LU N - Ban giám ñ c: Phê duy t, ký k t h p ñ ng 1. Lu n văn ñã nêu ñư c tác d ng c a h th ng KSNB trong * Đ i v i quy trình xu t hàng: Theo ñ c ñi m ho t ñ ng kinh vi c ki m soát chi phí, cung c p thông tin, ngăn ch n và phát hi n doanh t i công ty, c n ñư c hoàn thi n như sau: Đ i v i khâu l p h p các hành vi gian l n và phân tích làm rõ cơ s lý lu n v t ch c h ñ ng c n có s tham gia ki m tra c a nhi u b ph n có liên quan ñ gi m th ng KSNB trong Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung. r i ro và thông ñ ng c a ngư i mua và T ng giám ñ c. 2. Lu n văn ñã ñi sâu nghiên c u, phân tích th c tr ng t ch c h * Ki m soát chi phí mua hàng th ng KSNB v chi phí kinh doanh trong công ty c ph n XNK th y s n M i công tác h ch toán hàng nh p kh u ñư c th c hi n t i phòng mi n Trung: kinh doanh, ban nh p kh u và phòng k toán t i công ty, tuy nhiên trên - Phân tích th c tr ng các y u t c a môi trư ng ki m soát, h th c t hàng nh p l i ñư c nh p 2 chi nhánh Hà N i và thành ph H th ng k toán và th t c ki m soát có nh hư ng ñ n tính h u hi u và Chí Mnh. Khi b ch ng t hàng nh p kh u v ñ n ngân hàng, ñ i di n hi u qu c a h th ng KSNB. c a công ty làm các th t c ngân hàng ñ l y b ch ng t , sau ñó g i - Đánh giá ưu ñi m và h n ch , t n t i. b ch ng t này b ng ñư ng bưu ñi n cho ñ i di n c a công ty t i 2 3. Lu n văn ñã phân tích s c n thi t ph i hoàn thi n h th ng KSNB v chi phí kinh doanh và ñưa ra các gi i pháp ñ hoàn thi n chi nhánh ñ làm th t c h i quan ñi nh n hàng hóa. Như v y, ñ rút các th t c ki m soát n i b chi phí kinh doanh. ng n th i gian nh n hàng, gi m phí lưu kho t i c ng thì công ty có th