Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Bắc Âu

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

245
lượt xem 75
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Căn cứ vào thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Bắc Âu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Bắc Âu

-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG VÕ TH BÍCH PH NG Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS. Nguy n M nh Toàn KI M SOÁT N I B Ph n bi n 1: TS. Đoàn Th Ng c Trai CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N Ph n bi n 2: PGS.TS. Ph m Văn Dư c T I CÔNG TY C PH N B C ÂU Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 Lu n văn ñã ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p Th c sĩ Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 24 tháng 11 năm 2012. TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng Đà N ng - Năm 2012 - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
-3- -4- M Đ U - Đ i tư ng nghiên c u: Công tác ki m soát n i b chu trình 1. Tính c p thi t c a ñ tài bán hàng và thu ti n t i Công ty CP B c Âu. Hi n nay, các doanh nghi p ñang ph i ñ i m t v i s c nh - Ph m vi nghiên c u: Công tác KSNB chu trình bán hàng tranh kh c li t và gay g t trên th trư ng. Đ thành công trong lĩnh và thu ti n trong lĩnh v c kinh doanh dư c ph m t i Văn phòng v c kinh doanh ngoài chi n lư c kinh doanh hi u qu , ñ i ngũ qu n chính và các ñơn v tr c thu c c a Công ty C Ph n B c Âu. lý t t… các doanh nghi p còn ph i hoàn thành t t công tác ki m tra, 4. Phương pháp nghiên c u ki m soát nh m h n ch r i ro, sai sót làm nh hư ng ñ n quá trình Lu n văn v n d ng phương pháp như phân tích, quan sát, thu kinh doanh và phát tri n doanh nghi p. th p, x lý tr c ti p, so sánh ñ i chi u, ph ng v n, ti p c n h sơ ñ Công ty C Ph n B c Âu là m t doanh nghi p c ph n ho t làm rõ th c tr ng công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ñ ng trong lĩnh v c thương m i, nhi m v ch y u là cung c p, phân ti n t i Công ty. ph i thu c ch a b nh cho các b nh vi n và các hi u thu c trên ñ a 5. B c c ñ tài bàn thành ph và các ñ i lý t i khu v c mi n Trung. Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, ph l c, tài li u tham kh o, n i Chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty di n ra thư ng dung chính c a lu n văn g m có 3 chương: xuyên và liên t c, ho t ñ ng phân ph i hàng hóa ngày càng m r ng, giá c l i bi n ñ ng theo khu v c và ñ i tư ng, m t hàng ngày càng - Chương 1: Cơ s lý lu n v ki m soát n i b chu trình bán ña d ng, doanh thu bán hàng t i ñơn v ngày m t gia tăng. hàng và thu ti n trong doanh nghi p T i Công ty ñã thi t l p các th t c ki m soát n i b ñ i v i - Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng chu trình bán hàng và thu ti n. Tuy nhiên, vi c ki m soát còn nhi u và thu ti n t i Công ty C Ph n B c Âu b t c p và h n ch . Xu t phát t th c t ñó, tôi ñã ch n ñ “Ki m - Chương 3: M t s gi i pháp tăng cư ng ki m soát n i b soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty C Ph n B c chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty C Ph n B c Âu. Âu” ñ làm ñ tài nghiên c u cho lu n văn th c sĩ. CHƯƠNG 1 2. M c tiêu nghiên c u c a ñ tài CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH H th ng hóa lý lu n v ki m soát n i b và ki m soát n i b BÁN HÀNG VÀ THU TI N TRONG DOANH NGHI P chu trình bán hàng và thu ti n. Căn c vào th c tr ng công tác ki m 1.1. KHÁI QUÁT V KI M SOÁT N I B soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i ñơn v Đ ñ xu t gi i 1.1.1. Khái ni m ki m soát n i b pháp nh m tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu Theo liên ñoàn k toán qu c t (IFAC) thì: KSNB là m t h ti n t i Công ty C Ph n B c Âu. th ng chính sách và tuân th nh m 4 m c tiêu: b o v tài s n c a ñơn 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u
-5- -6- v , b o ñ m ñ tin c y c a thông tin, b o ñ m vi c th c hi n các ch - Giúp cho vi c qu n lý ho t ñ ng kinh doanh c a DN m t ñ pháp lý và b o ñ m hi u qu ho t ñ ng c a ñơn v . cách có hi u qu thông qua các ch ñ chính sách ban hành. Theo chu n m c k toán Vi t Nam (VAS 100): thì KSNB là - Phát hi n k p th i nh ng v n ñ t n t i trong kinh doanh ñ các quy ñ nh và các th t c ki m soát do ñơn v ñư c ki m toán xây ñ ra các bi n pháp gi i quy t. d ng, áp d ng nh m ñ m b o cho ñơn v tuân th pháp lu t và các - Ngăn ng a, phát hi n sai sót gian l n trong các b ph n và quy ñ nh ñ ki m tra, ki m soát, ngăn ng a và phát hi n gian l n, sai trong ho t ñ ng kinh doanh. sót ñ l p báo cáo tài chính trung th c h p lý nh m b o v và s - Đ m b o các ch ñ , nghi p v ghi chép k toán ñ y ñ , d ng có hi u qu tài s n c a ñơn v chính xác và ñúng quy trình trong ho t ñ ng kinh doanh. Theo y ban COSO (Committeee of Sponsoring - Đ m b o các báo cáo tài chính ñư c k p th i, h p lý, tin Organization): là m t y Ban thu c H i ñ ng qu c gia Hoa Kỳ v c y và tuân th theo quy ñ nh. vi c ch ng gian l n báo cáo tài chính thì KSNB là m t quá trình b - Đ m b o tài s n và thông tin không b l m d ng s d ng sai chi ph i b i ngư i qu n lý, h i ñ ng qu n tr và các nhân viên c a m c ñích. ñơn v , nó ñư c thi t l p ñ cung c p m t s ñ m b o h p lý nh m 1.1.3. Các nhân t c u thành h th ng ki m soát n i b ñ t ñư c các m c tiêu sau: Môi trư ng ki m soát + S h u hi u và hi u qu c a ho t ñ ng Th nh t: Tri t lý qu n tr và phong cách ñi u hành + S tin c y c a báo cáo tài chính Th hai: Cơ c u t ch c + S tuân th pháp lu t và các quy ñ nh Th ba: Chính sách nhân s Hi n nay, ñ nh nghĩa ñư c ch p nh n r ng rãi là ñ nh nghĩa Th tư: Ban giám ñ c và y ban ki m toán c a COSO. Trong ñ nh nghĩa này có b n khái ni m c n lưu ý ñó là Th năm: Công tác l p k ho ch quá trình, con ngư i, ñ m b o h p lý và m c tiêu. Th sáu: B ph n ki m toán n i b KSNB là m t quá trình Th b y: Các nhân t bên ngoài Con ngư i Đánh giá r i ro Đ m b o h p lý Đánh giá r i ro là b ph n th hai c a h th ng ki m soát n i Các m c tiêu b . R i ro là nh ng nguy cơ làm cho m c tiêu c a t ch c không 1.1.2. Vai trò c a ki m soát n i b ñư c th c hi n. - Giúp cho Lãnh ñ o DN gi m b t tâm tr ng b t an v nh ng Th t c ki m soát r i ro v tài s n và con ngư i. Th nh t: Nguyên t c phân công, phân nhi m Th hai: Nguyên t c b t kiêm nhi m
-7- -8- Th ba: Nguyên t c y quy n, phê chu n - Ký k t h p ñ ng v i khách hàng. H th ng k toán - Cung c p s n ph m, hàng hóa cho khách hàng H th ng k toán là m t b ph n quan tr ng c a HT KSNB. - Nh n ti n thanh toán t khách hàng Th c hi n t t các ch ñ k toán (ch ñ ch ng t k toán, s sách b. Đ c ñi m c a chu trình bán hàng và thu ti n bán hàng k toán, h ch toán k toán và báo cáo tài chính ) ñ ng th i là ho t Chu trình bán hàng và thu ti n là quá trình chuy n giao ñ ng ki m soát c a k toán. quy n s h u c a hàng hoá qua quá trình trao ñ i hàng - ti n. Chu Ki m soát n i b trình này thư ng bao g m các bư c: Nh n và x lý ñơn ñ t hàng c a Lo i cu i cùng c a quá trình ki m soát là vi c xem xét l i khách hàng, l p l nh bán hàng, xét duy t bán ch u, g i hàng, l p hóa c n th n liên t c ñ i v i b n thành ph n ñã nêu trên c a KSNB. ñơn, cu i cùng là theo dõi n ph i thu và thu ti n 1.1.4. H n ch c a ki m soát n i b c. R i ro có th x y ra trong chu trình bán hàng và thu ti n KSBN khó ngăn c n ñư c gian l n và sai sót c a ngư i qu n Ch p nh n ñơn hàng nhưng không ñư c phê duy t ho c lý c p cao. không có kh năng cung ng Ho t ñ ng ki m soát ch t p trung vào các sai ph m d ki n, Ngư i không có th m quy n l i ký xét duy t gi m giá chi t do ñó khi x y ra các sai ph m b t thư ng thì th t c ki m soát tr kh u. nên kém h u hi u th m chí vô hi u. Bán hàng nhưng không thu ñư c ti n, giao hàng nh m s Chi phí th c hi n ho t ñ ng ki m soát ph i nh hơn giá tr lư ng quy cách, ch ng lo i hay b th t thoát trong quá trình giao. thi t h i ư c tính do sai sót hay gian l n gây ra. Bán hàng không l p hóa ñơn ho c l p hóa ñơn sai và ghi sai Nh ng thay ñ i c a t ch c, thay ñ i quan ñi m qu n lý và niên ñ v doanh thu và ph i thu khách hàng ñi u ki n ho t ñ ng có th d n ñ n nh ng th t c ki m soát không Ti n bán hàng b l m d ng hay không ghi nh n. còn phù h p. Các nghi p v bán hàng không ñư c ghi chép ñ y ñ d n ñ n 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU ph n ánh thi u doanh thu và các kho n ph i thu khách hàng. TI N TRONG DOANH NGHI P 1.2.2. N i dung ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 1.2.1. Đ c ñi m cơ b n c a chu trình bán hàng và thu ti n ti n bán hàng a. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu a. N i dung c a chu trình bán hàng và thu ti n bán hàng ti n bán hàng - Tìm ki m th trư ng và khách hàng M c tiêu KSNB ñ i v i nghi p v bán hàng - Qu ng cáo và khuy n mãi - Các ñơn ñ t hàng ñư c x lý k p th i, - Nh n ñơn hàng t khách hàng - Các nghi p v bán ch u ñư c xét duy t
-9- -10- - Các nghi p v tiêu th ñ u ñư c phê chu n CHƯƠNG 2 - Các nghi p v tiêu th ñ u ñư c ghi s ñ y ñ . TH C TR NG KI M SOÁT N I B - Doanh thu và n ph i thu khách hàng ñư c tính ñúng và ghi CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N s chính xác. T I CÔNG TY C PH N B C ÂU - Doanh thu ñư c ghi nh n ñúng lúc và k p th i 2.1. GI I THI U KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PH N B C - Các nghi p v ñư c phân lo i ñúng ñ n. ÂU - Các nghi p v tiêu th ñư c ghi chép và c ng d n ñúng ñ n. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n Công ty M c tiêu KSNB ñ i v i nghi p v thu ti n 2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a Công ty - Các kho n ti n ñã ghi s là ñã th c t nh n ñư c. Công ty có nhi m v ch y u là kinh doanh các s n ph m v - Ch c ch n các kho n ti n m t thu ñư c ñã ñư c ghi ñ y ñ thu c ph c v cho nhu c u ñi u tr cho nhân vào s qu , s nh t ký thu ti n. 2.1.3. Đ c ñi m ho t ñ ng kinh doanh c a Công ty - Kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét duy t ñúng ñ n, phi u a. Đ c ñi m ho t ñ ng kinh doanh thu ñư c ñ i chi u và ký duy t. b. Đ c ñi m m ng lư i kinh doanh - Các kho n ti n thu ñã ñư c ghi s và ñã n p ñ u ñúng v i Ngoài văn phòng, Công ty có 7 ñơn v tr c thu c trên ñ a bàn giá bán hàng. Đà N ng và Qu ng Nam, Qu ng Ngãi, - Các kho n ti n ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n. 2.1.4. Cơ c u t ch c qu n lý kinh doanh t i Công ty - Các kho n thu ti n ghi ñúng th i h n. 2.2. CÁC Y U T NH HƯ NG Đ N CÔNG TÁC KI M - Các kho n thu ti n ghi ñúng vào s qu , s cái và t ng h p SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I ñúng. CÔNG TY C PH N B C ÂU b. Quy trình ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 2.2.1. Môi trư ng ki m soát ti n bán hàng a. Tri t lý qu n tr , phong cách ñi u hành c a Công ty Th nh t: Ti p nh n và x lý ñơn ñ t hàng T i Công ty b ph n c p cao: HĐQT, Giám ñ c Công ty ñ u Th hai: L p l nh bán hàng coi công tác KSNB là r t quan tr ng và ph bi n ñ n toàn b nhân Th ba: Xét duy t bán ch u viên các quy ñ nh, quy t c và yêu c u nhân viên ph i tuân th các Th tư: G i hàng cho khách hàng quy t c ñã ñư c thi t l p. Th năm: L p hóa ñơn b. Cơ c u t ch c Th sáu: Ghi s nghi p v và theo dõi thanh toán Công ty thi t l p cơ c u t ch c theo m i quan h tr c tuy n Th b y: L p d phòng và xóa s n ph i thu khó ñòi – ch c năng có s ki m soát t trên xu ng, ñ ng th i các b ph n
-11- -12- cũng có m i quan h liên k t ñ th c hi n ñ y ñ các ch c năng Ho t ñ ng mang l i doanh thu ch y u cho Công ty là ho t c. Chính sách nhân s ñ ng bán buôn và bán l thu c tân dư c. Lãnh ñ o Công ty luôn l y tiêu chí con ngư i là g c c a s 2.3.2. Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu phát tri n, t n t i c a Công ty. ti n t i Công ty C Ph n B c Âu d. Công tác l p k ho ch a. Các quy ñ nh và chính sách liên quan ñ n chu trình bán K ho ch doanh thu ñư c l p là ñ Công ty l y căn c cho hàng và thu ti n vi c ñ nh hư ng ho t ñ ng kinh doanh c a ñơn v Quy ñ nh v bán hàng, qu n lý giá và chi t kh u e. Các nhân t bên ngoài T i Công ty, khách hàng ñư c phân lo i thành các nhóm như Ngoài các nhân t bên trong, Công ty còn ch u nhi u nh sau: nhóm khách hàng thu c ñ u th u (ch y u là b nh vi n, trung hư ng c a các nhân t bên ngoài hi n này như: S c nh tranh c a các tâm y t qu n huy n), nhóm khách hàng ñ i lý bán ñúng giá hư ng ñ i th ,c a lu t doanh nghi p, lu t thu (Thu thu nh p doanh hoa h ng (là các công ty dư c Nhà nư c), nhóm khách hàng bán nghi p, thu giá tr gia tăng,). Chính sách tài khóa (tác ñ ng ñ n m c buôn (là các công ty dư c tư nhân ), nhóm khách hàng bán l (là các thu xu t nh p kh u) t giá h i ñoái.. và các ch n như Ngân hàng, nhà thu c, hi u thu c). t ch c tín d ng.. Đ i v i m i nhóm khách hàng, Công ty có các ch ñ giá 2.2.2. Đ c ñi m h th ng k toán bán và chính sách tín d ng khác nhau. a. T ch c b máy k toán t i Công ty Giá bán cho nhóm khách hàng ñ i lý bán ñúng giá hư ng hoa b. Hình th c k toán t i Công ty h ng ñư c căn c trên b ng giá quy ñ nh niêm y t c a Công ty và t Hình th c k toán t i Công ty là Ch ng t ghi s và ñư c x l hoa h ng. T l hoa h ng có th là 4%, 5% ho c 7% tùy thu c vào lý trên máy tính v i ph n m m Weekend accounting ñ a bàn bán hàng c a các Công ty. N u ñ a bàn r ng, hi m tr như c. Quy trình l p và luân chuy n ch ng t k toán khu v c Tây Nguyên là 7%, ñ a bàn Đà N ng là 4%. Th i h n n ñ i Các ch ng t ch y u ñư c s d ng trong ho t ñ ng bán v i các nhóm khách hàng này t i ña là 60 ngày ñ i v i t ng ñơn hàng và thu ti n t i Công ty hàng k t ngày giao hàng. Quy ñ nh v trách nhi m c a các b ph n trong vi c l p Quy ñ nh v ký k t h p ñ ng kinh t và trách nhi m th m ch ng t k toán liên quan ñ n chu trình bán hàng và thu ti n ñ nh khách hàng d. H th ng tài kho n, s sách k toán và báo cáo tài chính H p ñ ng kinh t t i công ty ñư c Giám ñ c Công ty là 2.3. TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN ngư i tr c ti p ký k t, còn ñ i v i các ñơn v tr c thu c thì Giám ñ c HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N B C ÂU y quy n cho trư ng các ñơn v tr c thu c tr c ti p ký k t 2.3.1. Đ c ñi m chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty
-13- -14- Hi n t i công tác th m ñ nh khách hàng cũng ch mang tính các tài kho n liên quan: TK 511, 3331, 111, 112, 131, 156, 632 và hình th c, không ñánh giá ñư c chính xác năng l c khách hàng. các báo cáo. Đ nh kỳ vào cu i quý, cu i năm k toán bán hàng in các b. Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n s k toán liên quan ñ lưu tr theo quy ñ nh và in b ng ñ i chi u Ki m soát ho t ñ ng bán hàng công n ph i thu khách hàng và g i xác nh n n b ng văn b n th i T i văn phòng Công ty ñi m cu i quý, cu i năm. T i Công ty th c hi n hai hình th c bán hàng: bán hàng thu Ki m soát doanh thu b tr l i và chi t kh u, gi m giá hàng ti n trư c và bán hàng theo hình th c g i ñ u. bán Ki m soát vi c nh n và x lý ñơn hàng c a khách hàng Đ i v i hàng bán không ñ tiêu chu n ch t lư ng, ho c bán Khi ñơn ñ t hàng g i ñ n qua mail, fax phòng kinh doanh không ñư c khách hàng có yêu c u tr l i Công ty ti n hành nh n, nh n và lưu. Sau ñó ki m tra hàng trong kho ñ yêu c u xu t hàng. ki m tra và ghi gi m doanh thu. Trư ng phòng kinh doanh ký yêu c u xu t hàng và chuy n phòng k T i Công ty, chi t kh u thương m i thư ng ñã ñư c th a toán xác nh n công n c a khách hàng ñ n th i ñi m mua hàng ñ thu n t ban ñ u theo h p ñ ng, vi c gi m giá ít x y ra ñ ñ m b o trình Giám ñ c duy t yêu c u xu t hàng. giá tr cho hàng hóa và t o lòng tin s d ng nơi khách hàng. Ki m soát vi c giao hàng T i các ñơn v tr c thu c Yêu c u xu t hàng ñã ñư c ch p nh n, phòng k toán l p Ki m soát vi c nh n và x lý ñơn hàng c a khách hàng: phi u xu t kho giao cho th kho ñ xu t hàng và nhân viên bán hàng Các ñơn v tr c thu c th c hi n nhi m v bán l hàng hóa theo k phòng kinh doanh l p phi u giao hàng. ho ch do Công ty giao. Trư ng ñơn v tr c thu c là ngư i tr c ti p Ki m soát l p hóa ñơn bán hàng nh n và x lý ngay ĐĐH c a khách hàng sau khi nhân viên báo cáo Khi ñã hoàn t t vi c l p phi u xu t kho, xu t kho hàng hóa. hàng có trong kho. Nhân viên vi t hóa ñơn thu c phòng kinh doanh l p hóa ñơn GTGT Ki m soát giao hàng cho khách hàng: ĐĐH c a khách hàng ñi kèm ñ giao hàng cho khách hàng. ñã ñư c duy t, nhân viên bán hàng liên h v i b ph n kho ñ ti n Hóa ñơn GTGT ñư c l p thành 3 liên ñư c ghi ñ y ñ thông tin hành xu t hàng theo ĐĐH ñ giao ñ giao cho khách hàng. trên m u hóa ñơn và có ch ký ñ y ñ c a ngư i l p hóa ñơn, th Ki m soát l p hóa ñơn bán hàng: Sau khi hoàn t t các th trư ng ñơn v và ngư i mua (trư ng h p bán hàng qua ñi n tho i thì t c giao nh n hàng. N u khách hàng có nhu c u nh n hóa ñơn GTGT không có ch ký c a ngư i mua hàng). thì ph trách k toán t i ñơn v tr c thu c xu t hóa ñơn cho khách Ki m soát vi c ghi nh n doanh thu hàng. N u khách hàng không có nhu c u nh n hóa ñơn thì k toán Hóa ñơn GTGT ñư c l p và lưu trên ph n m m Weekend s các ñơn v tr c thu c ghi phi u tính ti n giao cho khách hàng thay vì ñư c ph n m m t ñ ng x lý và ghi vào s chi ti t và s t ng h p xu t hóa ñơn GTGT. Cu i m i ngày k toán các ñơn v tr c thu c l p
-15- -16- b ng kê bán l trong ngày và l p hóa ñơn GTGT ñ i v i lư ng hàng T i văn phòng Công ty: T i Công ty v n ñ ki m soát ti n này. m t ñư c qu n lý r t ch t ch . T t c các kho n ti n m t ñư c thu t Ki m soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng t i các khách hàng ñ u ñư c phòng tài chính k toán thu, phi u thu ñư c l p ñơn v tr c thu c là r t quan tr ng vì doanh s bán hàng chi m 45% thành 2 liên và ñư c l p tr c ti p t ph n m m Weekend accounting, doanh thu c a Công ty. ghi nh n vào s k toán TK 111, TK 131. Ki m soát n ph i thu khách hàng T i các ñơn v tr c thu c: Vi c ghi nh n ti n m t ñư c th c T i Công ty, Các kho n n ñư c phân chia ki m tra theo hi n như t i văn phòng Công ty. Các ñơn v tr c thu c ña ph n bán nguyên t c: N trong h n, n quá h n, n khó ñòi. hàng thu ti n m t là ch y u. N trong h n: N trong th i gian th a thu n c a H p ñ ng Công ty quy ñ nh vào th 6 h ng tu n, các ñơn v tr c thu c kinh t chuy n ti n bán hàng ñư c vào tài kho n c a Công ty. Mà có chưa có N quá h n: N ñã quá th i gian thanh toán nhưng dư i 60 quy ñ nh c th v vi c ki m soát vi c bán hàng cũng như v n ñ thu ngày so v i th a thu n trong h p ñ ng. ti n. N khó ñòi: Các kho n n quá 06 tháng so v i th a thu n Nghi p v thu ti n qua ngân hàng thanh toán và ñã có nhi u l n g i thư nh c n nhưng v n không có Các nghi p v thu ti n qua tài kho n do Công ty m ngân k t qu v s n trên ho c bên mua hàng có nh ng bi u hi n x u v hàng. Đơn v tr c thu c không ñư c phép m . Đơn v tr c thu c khi thanh toán (phá s n. thiên tai, h a ho n..) thu ti n bán hàng c a khách hàng cũng b ng tài kho n c a Công ty Đ nh kỳ, h ng quý k toán Công n l p biên b n ñ i chi u m t i ngân hàng. Công n v i khách hàng trình k toán trư ng và Giám ñ c ký duy t Căn c vào gi y báo có c a ngân hàng thông báo v vi c s sau ñó ñư c g i t i t t c khách hàng còn n . K toán t i các ñơn v ti n thanh toán c a khách hàng. K toán ngân hàng c p nh t vào ph n tr c thu c cũng l p biên b n ñ i chi u công n v i khách hàng và ñ m m. Sau khi s li u ñư c c p nh t xong, máy tính s x lý và vào ngh khách hàng ký xác nh n sau ñó chuy n v Công ty. Ch ký s chi ti t TK 112. 131. và báo cáo khác theo yêu c u trong biên b n ñ i chi u Công n t i các ñơn v tr c thu c là do th Cu i tháng, k toán ngân hàng ñ i chi u s li u trên s ph trư ng và k toán các ñơn v tr c thu c xác nh n. Ch ký c a khách c a ngân hàng v i s k toán chi ti t TK 112. N u sai sót ti n hành hàng ph i là ch ký và con d u c a ngư i mua trong h p ñ ng kinh ñi u ch nh, Đ ng th i k toán ngân hàng ñ i chi u v i k toán các t ñã ký k t. ñơn v tr c thu c v s ti n khách hàng chuy n tr ñ ghi gi m n Ki m soát nghi p v thu ti n khách hàng. Nghi p v thu ti n m t 2.3.3. Đánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty C Ph n B c Âu
-17- -18- a. Nh ng k t qu ñ t ñư c trong công tác ki m soát n i b T t c các ho t ñ ng, quy t ñ nh c a Công ty ñ u ph thu c chu trình bán hàng và thu ti n vào Giám ñ c Công ty. Giám ñ c kiêm nhi m luôn ch c v Ch t ch Môi trư ng ki m soát: Lãnh ñ o Công ty nh n th c ñư c t m h i ñ ng qu n tr . quan tr ng c a KSNB Nhân viên trong Công ty còn kiêm nhi m nhi u vi c Công tác l p k ho ch ñư c th c hi n và ñưa ra m c khoán Chưa có quy ñ nh c th v vi c ñánh giá nhân viên, quy ch doanh thu l i nhu n, thu nh p, doanh s bán hàng cho các ñơn v tr c ti n lương thu c c a Công ty. Chưa quy ñ nh m c ñ x ph t khi nhân viên vi ph m Cơ c u t ch c g n nh , công tác ñào t o, tuy n d ng nhân Công tác l p k ho ch ñư c th c hi n, nhưng chưa chú tr ng, l c có trình ñ ñáp ng ñư c yêu c u công vi c chưa tìm gi i pháp cho k ho ch vì sao không ñ t m c tiêu H th ng thông tin k toán: Công tác l p, luân chuy n và ghi Đánh giá r i ro: Chưa th c hi n ñánh giá r i ro và xác ñ nh chép ch ng t ñư c th c hi n tương ñ i t t, H th ng ch ng t , báo r i ro ñ nh kỳ do ñó khó có th ñánh giá h t m c ñ nh hư ng c a cáo, s k toán ñư c l p ñ y ñ theo quy t ñ nh s 48/2006-BTC c a r i ro ñ n Công tác KSNB cũng như vi c KSNB chu trình bán hàng B Tài Chính và thu ti n Đã ng d ng công ngh thông tin vào ho t ñ ng ki m tra, Ki m soát n i b : Chưa có b ph n KSNB ñ c l p th c hi n ki m soát. công tác ki m soát, tuy là Công ty v a và nh nhưng hi n nay vi c Các th t c ki m soát chu trình bán hàng và thu ti n: Các th m r ng th trư ng tiêu th ñang là v n ñ quan tâm hàng ñ u c a t c ki m soát ñư c th c hi n theo quy trình lãnh ñ o do ñó c n có b ph n KSNB ñ c l p Có chính sách bán hàng rõ ràng: chính sách giá, chính sách Th t c ki m soát chu trình bán hàng và thu ti n chi t kh u và công tác th m ñ nh khách hàng cũng như có chính sách Công ty có nhi u lo i ĐĐH khi n cho vi c x lý và ki m bán ch u c th ñ i v i khách hàng soát g p nhi u khó khăn. Th qu ñư c phân công làm vi c ñ c l p v i b ph n k Quy trình bán hàng t i các ñơn v tr c thu c v n còn nhi u toán b t c p, v n ñ ghi nh n doanh thu bán hàng không ñ m b o nguyên Hóa ñơn ñư c l p và ki m tra trư c khi giao khách hàng t c tính k p th i. Vì v y mu n doanh thu bán hàng ñư c ghi nh n N khó ñòi ñư c x lý theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày chính xác thì vi c ghi chép c a k toán ph i ñư c l p ngay khi vi t 07/12/2009 c a B tài chính phi u tính ti n. b. Nh ng h n ch trong công tác ki m soát n i b chu Công tác luân chuy n ch ng t còn ch m gi a các phòng ban trình bán hàng và thu ti n và các chi nhánh. Môi trư ng ki m soát
-19- -20- Công tác th m ñ nh khách hàng còn mang tính hình th c CHƯƠNG 3 chưa chú tr ng M TS GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M SOÁT Hóa ñơn bán hàng ñư c l p ngay khi giao hàng trong khi ñó N IB CHU TRÌNH T I BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I khách hàng v n chưa nh n ñư c hàng CÔNG TY C PH N B C ÂU Công ngh thông tin ñã ng d ng nhưng ph n m m ch s 3.1. S C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I d ng cho b ph n k toán mà các b ph n khác không dùng, ch dùng B Đ I V I CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I Excel ñ làm vi c. CÔNG TY C PH N B C ÂU Ph n m m k toán không ñư c k t n i tr c tuy n v i các ñơn Đ ñ ng v ng trên th trư ng Công ty c n ti p t c c ng c xây v tr c thu c do ñó chưa ñáp ng ñư c công tác ki m soát gi a Công d ng h th ng KSNB v ng m nh, mang l i hi u qu kinh t cao nh m ty v i các ñơn v tr c thu c. - Gi m thi u r i ro ti m n trong kinh doanh - B o v tài s n ñư c duy trì phát tri n n ñ nh - Đ m b o tính chính xác c a thông tin k toán và báo cáo tài chính - Đ m b o ñư c s tuân th trong quy trình qu n lý t i ñơn v - Đ m b o hi u qu kinh doanh - B o v quy n l i c a nhà ñ u tư - Đ m b o quy ñ nh c a pháp lu t trong kinh doanh 3.2. GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N B C ÂU 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát a. Hoàn thi n cơ c u b máy qu n lý t i Công ty Tách ch c năng Giám ñ c v i Ch t ch h i ñ ng qu n tr Thành l p b ph n KSNB ñ c l p ho c thành l p ban ki m soát trong ñó có Giám ñ c, k toán trư ng ñ h ng tháng ban này tr c ti p ñi các c a hàng và các chi nhánh ñ ki m tra tình hình ho t ñ ng cũng vi c th c hi n quy trình bán hàng và thu ti n nh m gi m thi u r i ro t i các ñơn v tr c thu c.
-21- -22- Nên có s luân chuy n v ngư i qu n lý cũng như nhân viên h ng tháng, h ng quý ñ t ñó tìm ra nguyên nhân, gi i pháp x lý ñ ñ m b o cho vi c ki m soát ñư c ch t ch phù h p ñ i v i nh ng k ho ch không th c hi n ñư c và xem xét l i T i c a hàng, th qu ñôi khi kiêm nhi m v bán hàng vì v y công tác l p k ho ch ñ ñi u ch nh cho l n ti p theo nh m ñ t ñư c c n tách bi t ch năng này ñ h n ch gian l n m c tiêu ñ ra. b. Hoàn thi n chính sách nhân s t i Công ty 3.2.2. Hoàn thi n h th ng thông tin k toán ph c v cho Tuy n d ng và xây d ng ñ i ngũ cán b có trình ñ , năng l c ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n và b trí ñúng chuyên môn, ngành ngh ñư c ñào t o là nhân t a. Hoàn thi n h th ng tài kho n quy t ñ nh nâng cao ch t lư ng cán b , ñ c bi t là cán b tr c ti p Hi n t i, các c a hàng ñư c m tài kho n như m t khách bán hàng và thu ti n. Đ h th ng KSNB c a Công ty ho t ñ ng có hàng 131 “Ph i thu khách hàng”. Vì v y Công ty nên m tài kho n hi u qu c n ph i có ñ i ngũ nhân s nh y bén, có năng l c, trong ñó 157 “hàng g i bán” và chi ti t c p 2 cho hàng bán t i các chi nhánh c n chú tr ng ñ n công tác ñào t o và tuy n d ng phát tri n ñúng c a hàng ñ thu n ti n cho vi c qu n lý cũng như theo dõi hư ng, ch n l c cán b tr c ti p bán hàng và thu ti n. b. Hoàn thi n h th ng ch ng t C n ñ i m i chính sách, ch ñ tr lương cho ngư i lao Đ h n ch ñ n m c t i ña nh ng r i ro nh hư ng ñ n chu ñ ng, c n xây d ng chính sách c th v khen thư ng k p th i cho trình bán hàng và thu ti n, Công ty nên xây d ng bi u m u ñơn ñ t cán b làm vi c có hi u qu , tham mưu ñ xu t sáng ki n và c i ti n hàng th ng nh t cho t t c khách hàng. trong vi c qu n lý và ki m soát có hi u qu . Đ ng th i c n xây d ng c. Hoàn thi n h th ng báo cáo quy ch x ph t khi nhân viên vi ph m quy ñ nh. Ngoài h th ng bi u m u theo quy ñ nh, Công ty c n thi t l p Tăng cư ng b trí nhân s cho các ñơn v tr c thu c ñ ñ m thêm các bi u m u: M u phi u th m ñ nh khách hàng. Báo cáo t ng b o s ñ c l p gi a bán hàng, thu ti n và ghi s k toán và không vi h p ĐĐH, Báo cáo tu n doanh thu c a các chi nhánh. ph m nguyên t c b t kiêm nhi m. 3.2.3. Hoàn thi n các th t c ki m soát n i b chu trình bán c. Hoàn thi n công tác l p k ho ch t i Công ty hàng và thu ti n t i Công ty C Ph n B c Âu Các k ho ch thư ng không ñ c p ñ n dòng ti n thu v và a. Hoàn thi n trình t luân chuy n ch ng t chi ra trong quá trình th c hi n k ho ch. Khi l p k ho ch Công ty Đ i v i quá trình ti p nh n và x lý ñơn hàng nên quy ñ nh v vi c d tính dòng ti n lưu chuy n thu v và chi ra ñ C n ñánh s th t các ñơn hàng và vào s theo dõi ñ ch ñ ng ñư c ngu n v n và công tác l p k ho ch ph i d a trên tránh tình tr ng ñơn ñ t hàng b th t l c, không ñư c xét duy t, th c t ñánh giá k t h p v i tài chính hi n có và có th có trong quá không ñư c ki m soát. Công ty nên quy ñ nh rõ ràng vi c ti p nh n, trình th c hi n k ho ch x lý và tr l i khách hàng thông qua m t “c a” Công ty nên ñánh giá công tác l p và th c hi n k ho ch H p ñ ng là căn c pháp lý quan tr ng, nhưng ñ i v i khách
-23- -24- hàng quen, Công ty ch l p h p ñ ng nguyên t c mà không l p thêm có th x y ra b t c m t ph l c nào vì v y c n b sung ph l c h p ñ ng khi th c Hóa ñơn nên ñư c l p sau khi ñã hoàn thành xong nhi m v hi n ñơn hàng. giao hàng, khách hàng ñã th c nh n ñư c hàng. Đ i v i vi c ki m tra tín d ng b. Hoàn thi n các th t c ki m soát doanh thu bán hàng C n l p phi u th m ñ nh khách hàng h ng tháng và ñánh giá Công ty ñã ng d ng công ngh thông tin ñó là ph n m m k tình hình công n theo tháng ñ phân tích tìm hi u khách hàng. toán. V i s h tr c a ph n m m Weekend accounting, công tác k Giám ñ c v n cho bán vư t giá tr g i ñ u. Vì v y Công ty toán ñư c ñơn gi n nhi u. Tuy nhiên vi c ki m soát doanh thu bán nên bàn ñ n phương án b o lãnh n c a ngân hàng ñ i v i m t s hàng và thu ti n t i Công ty còn m t s h n ch : khách hàng mua n trên giá tr g i ñ u. Ph n m m không k t n i tr c tuy n v i các ñơn v tr c thu c C n có s ki m tra h n s d ng m t tháng 1 l n và l p báo do ñó không ki m soát ñư c s li u doanh thu bán hàng không ñư c cáo v s hàng s p h t h n s d ng ñ có bi n pháp x lý s m. k p th i, các s li u gi a các b ph n cũng thư ng x y ra trư ng h p Đ i v i vi c giao hàng không kh p nhau, gây ra s khó khăn trong quá trình ñ i chi u gi a Yêu c u xu t hàng thì nhân viên phòng kinh doanh l p, nhưng các phòng ban và ñơn v tr c thu c. Như mu n ki m tra m c dư n phi u xu t kho thì k toán l p, do v y t o s ch ng chéo trong vi c bán hi n t i c a m t khách hàng ñ quy t ñ nh xem có ti p t c bán hàng hàng, vì th nên giao phi u xu t kho cho phòng kinh doanh l p. thì s li u gi a phòng k toán l i khác v i phòng kinh doanh vì Đ i v i l p hóa ñơn phòng kinh doanh là nơi l p hóa ñơn do ñó h c p nh t ñư c doanh Vi c l p hóa ñơn thu c phòng kinh doanh, do ñó Công ty nên thu bán hàng ñ n th i ñi m còn phòng k toán l i c p nh t s ti n c a giao vi c l p hóa ñơn cho b ph n k toán. Đi u này t o ñư c s khách hàng thanh toán vì s ti n này l i chuy n cho phòng k toán ki m tra v giá c , s lư ng, nh m tránh ñư c s thông ñ ng c a qu n lý và phòng k toán l i không c p nh t hóa ñơn bán hàng phát nhân viên phòng kinh doanh v i khách hàng vì b sót m t s nghi p sinh k p th i do hóa ñơn luân chuy n ch m. v giao hàng không l p hóa ñơn. Công ty nên xây d ng m t ph n ng d ng th ng nh t g i là Nên l p hóa ñơn theo t ng phi u giao hàng ñ d ki m tra ph n m m qu n lý, trong ñó qu n lý t t các c ho t ñ ng c a Công ty ki m soát như qu n lý kinh doanh, qu n lý nhân s , qu n lý tài chính… và H n ch giao hàng b ng phương ti n c a Công ty v i s ñư c k t n i tr c tuy n v i t t c các phòng ban, ñơn v tr c thu c lư ng ít ñ gi m tr chi phí kho v n như hi n nay. Nên k t h p giao trong ñó có phân quy n truy c p và s d ng. theo th i gian, cùng tuy n v i nhi u khách hàng, Hi n nay, Công tác qu n lý giá bán t i các ñơn v tr c thu c H ng tu n, có s ñ i chi u gi a k toán ghi nh n doanh thu là m t tr ng y u. Nguyên nhân có th d n ñ n r i ro doanh thu bán v i b ph n bán hàng trên s bán hàng ñ ki m tra s sai sót, gian l n hàng là do Công ty phân quy n quy t ñ nh giá cho các ñơn v tr c
-25- -26- thu c mà không có bi n pháp nào ki m soát giá bán. Công ty không thu khách hàng kéo dài ñ tránh r i ro và xây d ng l i m u báo báo công quy ñ nh các ñơn v tr c thu c ph i báo cáo giá bán v Công ty nên n phù h p nh m cung c p ñ y ñ thông tin v khách hàng, giúp Công không có căn c ñ ki m soát do ñó Công ty nên quy ñ nh giá bán ty ki m soát t t hơn n a n ph i thu. H n ch n quá h n kéo dài. cho t ng khu v c ñ phù h p v i th trư ng và có quy n can thi p K T LU N vào giá bán c a ñơn v tr c thu c khi giá bán này quá cao ho c quá Đ doanh nghi p luôn ñ ng v ng trên th trư ng thì b ng m i th p so v i giá bình quân công ty ñưa ra t i th i ñi m. cách doanh nghi p ph i xây d ng chi n lư c kinh doanh h p lý, n m Ki m soát căn c xây d ng giá bán: S n ph m hàng hóa c a ch t th trư ng, ñ ng th i c n ph i xây d ng b máy trong s ch v ng Công ty là mua ñi bán l i nên Công ty không th quy t ñ nh giá bán m nh mà trong ñó có h th ng ki m soát n i b h u hi u ñ th c cho các ñơn v tr c thu c, vi c quy t ñ nh giá bán còn tùy thu c vào hi n vi c ki m tra, ki m soát là cơ s ñưa ra các quy t ñ nh kinh chính sách giá bán c a nhà cung c p t i t ng th i ñi m. doanh có hi u qu giúp doanh nghi p n ñ nh và phát tri n. Ki m soát giá bán hàng hóa: Sau khi giá bán ñã ñư c Giám Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, Lu n văn tác gi ñi sâu ñ c duy t, phòng kinh doanh photo chuy n cho phòng k toán m t nghiên c u, khai thác ñ k t h p gi a lý lu n và th c ti n t ñó có b n và thông báo giá bán áp d ng toàn Công ty cũng như giá bán cho nh ng gi i pháp ñ ng b hơn n a giúp công tác ki m soát n i b các ñơn v tr c thu c. Sau ñó nhân viên k toán bán hàng phòng k trong chu trình bán hàng và thu ti n c a ñơn v kinh doanh ngành toán s c p nh t t t c giá bán c a các m t hàng vào ph n m m qu n dư c nói chung và Công ty C Ph n B c Âu nói riêng ngày càng lý. Và ch ñư c ñi u ch nh giá bán khi có s thay ñ i b n giá ñã ñư c ñư c hoàn thi n hơn n a ñ qu n lý t t quá trình bán hàng và thu ti n lãnh ñ o ký duy t. Trong khuôn kh lu n văn trình bày các v n ñ cơ b n sau : Ngoài ra, Công ty nên quy ñ nh có nh ng báo cáo ñ t xu t v Th nh t: Lu n văn trình bày cơ s lý lu n cơ b n v ki m soát vi c bán hàng cũng như quy ñ nh hình th c ph t ñ i v i các trư ng n i b và làm rõ lý lu n ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ñơn v tr c thu c bán không ñúng giá quy ñ nh. ti n trong doanh nghi p c. Hoàn thi n th t c ki m soát n ph i thu khách hàng Th hai: Lu n văn ñi sâu nghiên c u th c tr ng v ki m soát n i Hoàn thi n công tác th m ñ nh khách hàng b chu trình bán hàng và thu ti n trong lĩnh v c dư c t i Công ty CP Thành l p t th m ñ nh g m nh ng ngư i có liên quan trong B c Âu và ñánh giá nh ng ưu, như c c n kh c ph c ñ i v i ki m phòng kinh doanh và phòng k toán trong ñó có k toán trư ng và soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i ñơn v trư ng phòng kinh doanh. Th ba: Qua lý lu n và th c ti n, ñ xu t m t s gi i pháp nh m Hoàn thi n báo cáo ki m soát n ph i thu khách hàng tăng cư ng công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n v Công ty ñã có quy ñ nh v vi c ki m soát n nhưng hi n nay hoàn thi n th t c ki m soát chu trình bán thu hàng và thu ti n t i ñơn v báo cáo công n v n không còn phù h p. Công ty nên h n ch n ph i và có th áp d ng cho các ñơn v có cùng kinh doanh m t hàng này.