Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

Chia sẻ: Tomhum999 Tomhum999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý thuyết về hoạt động của văn phòng UBND, đồng thời, cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào nói riêng và văn phòng UBND các huyện nói chung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA YANGMI KEOBOUALAPHA TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LONG TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƯỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO Chuyên ngành : Quản lý công Mã số : 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2020
2 Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. Đinh Thị Cẩm Lê Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Hà Phản biện 2: TS Nguyễn Tiến Đạo Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Địa điểm: Phòng nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện Hành chính Quốc gia. Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP. Hà Nội. Thời gian: vào hồi giờ phút ngày tháng năm 2018. Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.
3 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, Đảng và Nhà nước Lào đang tiến hành cải cách hành chính, phát triển nền công vụ nhà nước theo hướng hiện đại, tinh gọn đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu lực và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của cá nhân công dân, tổ chức về các dịch vụ công cộng. Chính vì vậy, đây là thời kỳ đánh dấu sự phát triển, chuyển mình của hệ thống các CQNN, đặc biệt là các CQHCNN. Có thể thấy rằng văn phòng nói chung và văn phòng UBND cấp huyện nói riêng có một vị trí, vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Đây là bộ phận tiếp nhận và giải quyết các vấn đề của tổ chức, là cầu nối giữa lãnh đạo đơn vị với các bộ phận chuyên môn, đồng thời cũng là cầu nối giữa cá nhân trong tổ chức với đơn vị. Bởi lẽ văn phòng chính là nơi tham mưu, giúp việc cho tổ chức trong giải quyết các vấn đề liên quan, bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo hậu cần, phục vụ các thiết bị, văn phòng, các công tác tổ chức, chuẩn bị cho đơn vị. Một chức năng vô cùng quan trong mà văn phòng đảm nhiệm đó chính là triển khai thực hiện công tác phối hợp giữa đơn vị với các cơ quan, đơn vị khác và cũng là nơi kết nối, phối hợp các bộ phận trong cùng đơn vị, giữa lãnh đạo đơn vị với các cá nhân trong nội bộ cơ quan, giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân bên ngoài. Trong những năm qua, hệ thống văn phòng UBND huyện ở nước Cộng hòa dân chủ nhân dân (CHDCND) Lào đã từng bước được kiện toàn về tổ chức, nâng cao chất lượng về hoạt động, đáp ứng yêu cầu của thời kỳ đổi mới, cải cách. Trong công cuộc cải cách hành chính (CCHC) nhà nước hiện nay, văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào từng bước kiện toàn về tổ chức bộ máy, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức, đổi mới quy trình xử lý và rút ngắn thời gian xử lý văn bản. Nhìn chung, hoạt động của văn phòng UBND huyện ngày càng khẳng định vị trí, vai trò là cơ quan tham mưu, đầu mối của bộ máy chính quyền huyện Long. Tuy nhiên, sự hoạt động của văn phòng UBND ở Lào nói chung và văn phòng UBND huyện Long nói riêng vẫn còn một số hạn chế, chưa phát huy
4 hết năng lực cũng như vai trò của mình trong hệ thống tổ chức bộ máy chính quyền ở địa phương như chưa quan tâm đúng mức đối các vấn đề ở địa phương, chưa giải quyết được nhanh và dứt điểm một số vụ việc tại bộ phận tiếp nhận và xử lý, trả kết quả cho công dân, tổ chức, chưa chăm lo xây dựng tổ chức, vấn đề đào tạo, bồi dưỡng CBCC ở văn phòng còn chưa được chú trọng, làm cho công tác hành chính văn phòng chưa hiệu quả, chưa tham mưu, đề xuất nhiều giải pháp giải quyết tình hình địa phương kịp thời với lãnh đạo,.... Sự hạn chế trong tổ chức cũng như hoạt động của văn phòng UBND huyện đã làm ảnh hưởng tới hoạt động chung của cả bộ máy Đảng, chính quyền của huyện. Để công tác lãnh đạo của Đảng kịp thời, sát tình hình, để hoạt động điều hành của UBNDhuyện, tỉnh được linh hoạt và hiệu quả thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND huyện Long là điều cần thiết.Xuất phát từ thực tế đó, em chọn vấn đề “Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”để tìm hiểu, nghiên cứu với mong muốn nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện giai đoạn hiện nay. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Nghiêm Kỳ Hồng (2003), “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Nguyễn Hữu Thân (2004), “Quản trị hành chánh văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh (2009),“Nghiệp vụ hành chính văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. - Đặng Xuân Phương (2011): “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Bộ, cơ quan ngang bộ trong quá trình cải cách hành chính ở Việt Nam”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2011. - Văn Tất Thu (2011), “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội.
5 - Bua Phăn Vo Ra Chit(2007):“Hoàn thiện bộ máy tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Phong Sa Ly Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”, luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội. - Vanxay Sengdavong (2013), “Tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh Phong Sa Ly, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”, luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. - Phounxay Phommyxay (2019), “Tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo", Luận án tiến sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia Hà Nội 3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài - Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long,tỉnh Luông Nậm Thanước CHDCND Lào. - Nhiệm vụ: + Hệ thống hóa các lý thuyết về tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp huyện ở nước CHDCND Lào. + Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha. + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của VPUBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện . - Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào. Về thời gian: Từ năm 2016 đến năm 2019.
6 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài - Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu trên cơ sở học thuyết Mác-Lênin với phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp và so sánh số liệu, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, phương pháp thống kê. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý thuyết về hoạt động của văn phòng UBND, đồng thời, cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào nói riêng và văn phòng UBND các huyện nói chung. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, luận văn triển khai nội dung thành 3 chương: Chương 1. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng. Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào.
7 Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNGCỦA VĂN PHÒNG 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức của văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòngvà tổ chức của văn phòng 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy điều hành, phối hợp hoạt động của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin (thông tin cấp trên truyền đạt xuống, thông tin cấp dưới đề xuất lên, thông tin bên ngoài, thông tin bên trong nội bộ đơn vị)nhằm phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo. Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.1.2.1. Khái niệm tổ chức của văn phòng Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra. 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức của văn phòng Thứ nhất, là nguyên tắc mục tiêu Thứ hai, nguyên tắc về chức năng của tổ chức Thứ ba, nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn. Thứ tư, nguyên tắc mệnh lệnh hành chính Thứ năm, nguyên tắc ủy quyền trong tổ chức Thứ sáu, nguyên tắc linh hoạt của tổ chức 1.1.3. Các nội dung của công tác tổ chức tại văn phòng 1.1.3.1.Tổ chức bộ máy 1.1.3.2. Tổ chức nơi làm việc 1.1.3.3. Xây dựng hệ thống quy trình thủ tục 1.1.3.4. Xây dựng các văn bản quy định và hệ thống tiêu chí đánh giá
8 1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng 1.2.1. Khái niệm hoạt động và hoạt động của văn phòng Hoạt động chính là sự tác động qua lại giữa hai hay nhiều nhiều bên cùng tham gia trong một quá trình tổ chức và triển khai các công việc liên quan đến các bên để đạt được mục đích của họ. Đó có thể là cách thức tổ chức và triển khai các công việc, các bước theo một quy trình cụ thể để đảm bảo giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất 1.2.2. Tầm quan trọng của hoạt động văn phòng Văn phòng là một bộ phận rất quan trọng có ở trong tất cả các cơ quan hành chính. Bởi đây là bộ phận có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan. Cho nên, chất lượng và hiệu quả công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng và hiệu quả của việc tổ chức hoạt động Văn phòng. 1.2.3. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng Một là, tuân thủ pháp luật của Nhà nước Hai là, thực hiện nguyên tắc dân chủ. Ba là, nguyên tác công khai Bốn là, nguyên tắc liên tục Năm là, nguyên tắc hiện đại hóa Sáu là, nguyên tắc phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của văn phòng Thứ nhất, yếu tố xã hội Thứ hai, yếu tố văn hóa Thứ ba, yếu tố con người Thứ tư, yếu tố pháp lý
9 Thứ năm, là yếu tố môi trường 1.2.5. Các nội dung hoạt động của văn phòng Một là, XD và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Hai là, tổ chức hội họp Ba là, thu nhận và xử lý thông tin Bốn là, công tác hậu cần Năm là, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 1.3. Hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng 1.3.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả của tổ chức và hoạt động của văn phòng Hiệu quả là so sánh chi phí đầu vào và giá trị đầu ra, nó phản ánh giá trị của các kết quả cao hơn giá trị các nguồn lực chi dùng. 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng Thứ nhất, giúp công chức nâng cao năng suất và chất lượng công việc để hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra. Thứ hai, đảm bảo hoạt động phối hợp hiệu quả Thứ ba, nâng cao sự chủ động khi ứng phó những thay đổi Thứ tư, giúp xây dựng và phát triển văn hóa công sở tích cực Tiểu kết chương 1 Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức nói chung, là bộ phận không thể thiếu của bộ máy nhà nước hiện nay. Trong phần trình bài ở chương 1 tác giả đã triển khai từ các khai niệm cơ bản liên quan đến văn phòng, cũng như hiệu quả hoạt động của văn phòng là gì, những nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và hoạt động của văn phòng, trên cơ sở đó tác cũng đã trình bày các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng hiện nay. Từ đó có thể xác định được các yếu tố quan
10 trọng và ít quan trọng để có thể làm căn cứ xác định thúc đẩy cũng như kiềm hãm sự phát triển của từng yếu tố để đạt được mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Bên cạnh đó, chương 1 cũng trình bày về các nội dung của hoạt động văn phòng như là xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức hội họp, thu nhận và xử lý thông tin, công tác hậu cần, các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ,… là những nội dung quan trọng và cơ bản nhất của hoạt động văn phòng. Cùng với đó là các vấn đề về nghiên cứu trên phương diện lý luận liên quan đến hiệu quả hoạt động của văn phòng, các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng như các quy trình thủ tục, các yếu tố thuộc về VHCS,.. cũng được tác giả đề cập trong chương 1. Như vậy, trên góc độ nghiên cứu về lý thuyết thì chương 1 chính là cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, với văn phòng UBND huyện nói riêng. Đây sẽ là tiền đề, điều kiện để trong chương 2 đi vào nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào.
11 Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƯỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO 2.1. Khái quát về huyện Long và văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào 2.1.1. Khái quát về huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Hiến pháp nước CHDCND Lào ban hành năm 1991, được sửa đổi, bổ sung năm 2003, tại Điều 75 quy định: Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào được chia thành ba cấp độ của chính quyền địa phương, cụ thể là tỉnh, huyện và bản. Cấp tỉnh bao gồm các tỉnh, thành phố, cấp huyện gồm các huyện, quận, cấp bản bao gồm các làng, bản. Như vậy, cấp tỉnh ở Lào là cấp cao nhất ở địa phương. Nước CHDCND Lào có 17 đơn vị cấp tỉnh, trong đó có 15 tỉnh, 01 thủ đô và 01 cố đô. Đó là các tỉnh như: Attapeu, Bokeo, Borikhamxay, Champasack, Huaphanh, Khammuane, Luangnamtha, Luangprabang, Oudomxay, Phongsaly, Saravane, Savanakhet, Viengchan, Xayabury, Sekong, Xiengkhuang, Xaisomboun. Ở tỉnh có các huyện và các huyện có các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Tổng quan về số cán bộ công chức của huyện Long năm 2019 bao gồm có tất cả 428 cán bộ công chức, trong đó số cán bộ công chức có trình độ được thống kê theo số liệu của Phòng Nội vụ huyện năm 2019 là: Sau đại học có 05 công chức, trong đó nữ chiếm 02 người; Đại học có 197 công chức, trong đó nữ có 85 người; Cao đẳng có 203 công chức, trong đó tỷ lệ nữ là 93 người; Trung đẳng có 23 công chức, trong đó nữ là 11 người, còn lại là số cán bộ công chức không có trình độ, hoặc là lao động phổ thông.
12 2.1.2. Khái quát về văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào 2.1.2.1. Vị trí của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Văn phòng UBND cấp huyện đóng vai trò quan trọng trong công tác cải cách hành chính, thực hiện quy chế VHCS văn phòng UBND cấp huyện là mắt xích rất quan trọng trong bộ máy HCNN. 2.1.2.2. Chức năng của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Một là, thu thập thông tin, xử lý thông tin Hai là, giúp ban lãnh đạo huyện lập chương trình công tác Ba là, trực tiếp phục vụ hoạt động hàng ngày của lãnh đạo huyện Bốn là, trong việc đảm bảo sinh hoạt hàng ngày như nơi làm việc, nhà ở, ăn uống, sức khoẻ, an toàn, nghỉ ngơi, giúp việc lãnh đạo huyện trong các vấn đề. 2.2. Thực trạng tổ chức của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Văn phòng UBNDhuyện Long có lãnh đạo văn phòng và 03 phòng, cụ thể:Phòng nghiên cứu tổng hợp, Phòng hành chính - tài vụ và Phòng hành chính địa phương. Tổng số CBCC của Văn phòng UBND huyện Long trong biên chế hiện nay là 25 CBCC, nhân viên, trong đó có 20 người là nam và 05 người là nữ. 2.2.1.1. Lãnh đạo Văn phòng: Lãnh đạo Văn phòng gồm 04 người, trong đó có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng. 2.2.1.2. Các phòng thuộc Văn phòng a, Phòng Nghiên cứu tổng hợp
13 Đây là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo huyện trong công việc hàng ngày. Phòng có các chuyên viên nghiên cứu làm việc theo chế độ chuyên viên, biên chế CBCC, nhân viên của phòng có 05 người. b, Phòng Hành chính - tài vụ Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên của Phòngcó 12 người. c, Phòng Hành chính địa phương: Được biên chế 04 người. 2.2.2. Các mối quan hệ công tác Thứ nhất, mối quan hệ trong nội bộ cơ quan Thứ hai, mối quan hệ với các đơn vị bên ngoài văn phòng 2.2.3. Thực trạng tổ chức nơi làm việc Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó CBCC thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình.Theo thống kê tổng số phòng làm việc của văn phòng UBND huyện Long hiện nay có 14 phòng bao gồm phòng làm việc, nhà chứa đồ dùng, nhà để xe ô tô thuộc văn phòng UBND huyện sử dụng và quản lý. 2.2.4. Thực trạng xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục hành chính Quy trình được thực hiện theo 4 bước sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Bươc 2: Chuyển hồ sơ đến bộ phận liên quan Bước 3: Giải quyết hồ sơ Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ. 2.2.5. Thực trạng về hệ thống tiêu chí đánh giá Trong các tiêu chí đó nổi bật một số tiêu chí như sau: Tiêu chí đánh giá về chất lượng hoàn thành công việc của văn phòng hàng tháng phải đạt 100% mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
14 2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 2.3.1. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp Thứ nhất, công tác xây dựng, quản lý chương trình Thứ hai, công tác thẩm tra các đề án, dự án, dự thảo văn bản 2.3.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Một là, tiếp nhận và xử lý công văn đến Hai là, soạn phiếu luân chuyển và phân phối văn thư. Ba là, xử lý văn thư trong thời gian thủ trưởng vắng mặt Bốn là, tổ chức và xử lý công văn đi 2.3.3. Thực trạng tổ chức hội họp Để tổ chức một cuộc hội họp gồm các nội dung như sau: Bước 1 giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp Bước 2 giai đoạn tiến hành cuộc họp Bước 3 giai đoạn sau khi kết thúc cuộc họp 2.3.4. Thực trạng công tác quản trị - hậu cần Văn phòng luôn có một bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo chúng được sử dụng hiệu quả. Đó chính là chức năng quản trị hậu cần của văn phòng. 2.4. Đánh giá chung 2.4.1. Ưu điểm 2.4.1.1. Về tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha Thứ nhất, tổ chức bộ máy theo mô hình này có ưu điểm là chỉ đạo, điều hành nhanh, đáp ứng được yêu cầu về mọi mặt của lãnh đạo huyện, không tăng thêm tổ chức và biên chế.
15 Thứ hai, bộ máy của Văn phòng UBND huyện được hình thành khá đầy đủ, tương đối toàn diện về các mặt, các bộ phận, phụ trách các công việc của lãnh đạo huyện. Thứ ba, tổ chức của văn phòng đó là được tổ chức gọn nhẹ, khoa học và hợp lý. Thứ tư, đó tổ chức các mặt về phương thức hoạt động của văn phòng Thứ năm, ưu điểm nổi bật của công tác tổ chức đó chính là việc sắp xếp hệ thống các văn phòng thành 1 khu tập trung. 2.4.1.2. Về hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha Thứ nhất, văn phòng UBND huyện hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ là tham mưu và phục vụ lãnh đạo, nghiên cứu tổng hợp. Thứ hai, một số kết quả nổi bật của hoạt động Văn phòng UBND huyện thời gian qua là đã chủ động và chịu trách nhiệm trực tiếp đối với cuộc họp thường kỳ của UBND huyện. Thứ ba, là đã sắp xếp bố trí nghiên cứu, kiểm tra các tài liệu từ các Phòng, ban, ngành trong huyện để xin ý kiến hoặc trình ký với lãnh đạo huyện. Thứ tư, thực hiện chế độ thông tin thường xuyên hàng ngày, hàng tuần theo hình thức báo cáo Thứ năm, kết quả công tác tổ chức hội họp của UBND huyện trong thời gian qua cũng là một thành công lớn do văn phòng UBND tổ chức. 2.4.2. Hạn chế 2.4.2.1. Về tổ chức Một là, bộ máy tổ chức của Văn phòng UBND huyện mặc dù có bước củng cố, nhưng cán bộ, công chức luôn biến đổi do chuyển công tác, do luân chuyển, nghỉ hưu… nên thiếu sự ổn định cần thiết, nhất là đội ngũ cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Hai là, mặc dù bộ máy của Văn phòng ngày càng được kiện toàn nhưng việc bố trí, sắp xếp Văn phòng chưa đạt chuẩn.
16 Ba là, cơ cấu tổ chức các bộ phận nhỏ trong văn phòng còn một số bất hợp lý, nhất là việc sắp xếp các tổ, các bộ phận trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Bốn là, phong cách làm việc của CBCCcủa Văn phòng chưa đạt được yêu cầu của chương trình, kế hoạch; vẫn còn nặng về phong các quan lieu. Thứ năm, các tiêu chí đánh giá, các TTHC còn chưa thật sự chi tiết và chưa được chú trọng thực hiện nghiêm tục trên thực tế. 2.4.2.2. Về hoạt động Một là, mối quan hệ phối hợp công tác giữa Văn phòng UBND huyện Long với các cơ quan khác như Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND các huyện khác, với các sở, ban, ngành của tỉnh, Văn phòng UBND huyện của tỉnh chưa được nhuần nhuyễn. Hai là, công tác tổ chức các bộ phận phối hợp thực hiện công việc giữa các đơn vị, bộ phận nhỏ trực thuộc văn phòng còn đôi lúc chưa thật sự ăn ý, gắn kết. Ba là, việc tham mưu của Văn phòng cho lãnh đạo huyện chưa chủ động, tích cực và thực hiện kịp thời, việc phối hợp của địa phương chưa sâu sát. Bốn là, một số nghị quyết, thông báo, quyết định… được ban hành nhưng khi tổ chức thực hiện chưa đạt được kết quả cao và chưa phù hợp với tình hình thực tiễn. Năm là, công tác quản trị, hậu cần còn thiếu người trong vận hành công việc khi có nhiều việc cùng một thời điểm, cùng một lúc căng mình ra là rất khó khăn. 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế Một là, hệ thống các văn bản về quy trình thủ tục còn thiếu, các thủ tục, quy trình thực hiện đã ban hành còn chưa thực sự đủ và tính khoa học chưa cao. Hai là, bản thân cán bộ, công chức của Văn phòng UBND huyện Long chưa thực sự cố gắng vươn lên trong tập, rèn luyện.
17 Ba là, một số CBCC chưa ý thức được trách nhiệm của mình, thực hiện công việc thiếu tích cực, thiếu chủ động, còn ỷ lại. Bốn là, do trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ của CBCC Văn phòng UBND huyện Long còn hạn chế. Năm là, quá trình thực hiện chế độ, chính sách đối với CBCC cũng chưa rõ ràng và thỏa đáng. 2.5. Đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Như vậy, hoạt động của văn phòng UBND huyện Long đóng vai trò quan trọng góp phần thực hiện có hiệu quả các mục tiêu, kế hoạch mà UBND huyện đề ra.
18 Tiểu kết chương 2 Trong chương 2, từ những khảo sát thực tế về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào, Luận văn đã có những phân tích, đánh giá để khẳng định những ưu điểm, ddoongf thời chỉ ra những tồn tại, hạn chế cần khắc phục. Đặc biệt, bên cạnh đánh giá thực trạng, luận văn đã đánh gái hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha. Trên cơ sở các tiêu chí cụ thể như: nâng cao năng suất, chất lượng công việc để hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra, đảm bảo hoạt động hiệu quả, nâng cao sự chủ động khi ứng phó với những thay đổi, xây dựng và phát triển VHCS tích cực. Nhìn chung, thông qua việc tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế cũng như thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha trong thời gian qua, sẽ là điều kiện để đi vào đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện trong tương lai.
19 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƯỚC CHDCND LÀO 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức và hoạt động văn phòng Hệ thống pháp luật (HTPL) hoàn chỉnh luôn là yếu tố cơ bản đảm bảo cho sự thành công của mỗi quốc gia, dân tộc. Khi pháp luật trở thành tối thượng và pháp luật trong hoạt động QLNN chính là việc xây dựng lên hành lang pháp lý cho các quan hệ pháp luật (QHPL) hoạt động, đây là cái quy định giữa chủ thể sử dụng quyền lực nhà nước với đối tượng áp dụng trong những quan hệ liên quan đến các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. 3.2. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của bộ máy văn phòng đối với người lãnh đạo và đối với tổ chức Thứ nhất, nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của bộ máy văn phòng chính là cách tốt nhất đảm bảo nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng trong giai đoạn hiện nay. 3.3. Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho ngũ làm văn phòng Thứ nhất, tích cực cử người đi tham gia học tập, bồi dưỡng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đối với đội ngũ CBCC làm công tác văn phòng. Thứ hai, cập nhật các chuyên môn nghiệp vụ mới có liên quan Thứ ba, chú trọng tới các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có vận dụng phương pháp đào tạo mới
20 Thứ tư, cần phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho công tác đào tạo, bồi dưỡng. 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức và hoạt động văn phòng Thứ nhất, cần đổi mới tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin. Một thông tin có chất lượng cao cần đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ hai, đối với quy trình thu thập và xử lý thông tin. 3.5. Xây dựng và phát triển văn hóa công sở tích cực trong văn phòng Một là, VHCS tạo điều kiện cho các bên tham gia vào quan hệ hành chính ở công sở thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Hai là, VHCS là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con người. Ba là, VHCS đem lại giá trị toàn diện cho con người Bốn là, VHCS vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển con người. 3.6. Phát huy vai trò làm gương của người lãnh đạo Phát huy vai trò làm gương của người lãnh đạo chính là công cụ quản lý hữu hiệu bằng việc nêu gương để các CBCC và người lao động thực hiện theo. Người đứng đầu, lãnh đạo chủ chốt tại đơn vị, văn phòng cần phải gương mẫu và thực hiện trước trong mọi việc. 3.7. Thực hiện tốt chế độ, chính sách đối với người lao động ở văn phòng Chế độ đãi ngộ là điều kiện để thu hút công chức về cơ quan công tác, bởi công tác văn phòng là những công việc sự vụ và liên tục diễn ra, thường xuyên tiếp xúc và giải quyết các vấn đề với người dân, với các phòng ban liên quan khác. Điều kiện kinh tế chính là cơ sở để tạo lập cuộc sống cho CBCC khối văn phòng. Chế độ đãi ngộ phải thỏa đáng để công chức nói chung, công