TỰ HỌC EXCEL 2007 - NHỮNG VẦN ĐỀ CĂN BẢN

Chia sẻ: Nguyễn Quang Hòa | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

0
530
lượt xem
261
download

TỰ HỌC EXCEL 2007 - NHỮNG VẦN ĐỀ CĂN BẢN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'tự học excel 2007 - những vần đề căn bản', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: TỰ HỌC EXCEL 2007 - NHỮNG VẦN ĐỀ CĂN BẢN

  1. BÀI 11 NGÀY 7.12.2009 SOẠN THEO KS NGUYỄN MINH ĐỨC . BỘ  SÁCH MICROSOFT OFFICE CỦA KS NGUYỄN MINH  ĐỨC VIẾT RẤT CHI TIẾT – RẤT   HAY TƯƠNG DƯƠNG VỚI SÁCH CỦA KS NGUYỄN TRƯỜNG SINH NAY NGƯNG XUẤT BẢN .   ĐÓ  LÀ  QUYỂN : “ HƯỚNG DẪN HỌC NHANH VÀ  DỄ  DÀNG EXCEL 2007 “ . GIÁ  BÌA 74   NGÀN NHƯNG NẾU MUA TẠI 2 HIỆU SÁCH  Đà  GIỚI THIỆU SẼ  BỚT 25­30% . UTBINH  Đà THAM   KHẢO  SÁCH   NÀY  VÀ  SOẠN   BÀI  VIẾT   CUNG  CẤP  CHO  CÁC   BẠN  TỰ   HỌC   NHƯ   UTBINH VẬY . CÓ  LẺ  MỘT SỐ  CHI TIẾT KHÔNG CẦN THIẾT NHƯNG VÌ  THẤY CÁI NÀO   CŨNG CẦN NÊN BỔ  SUNG LUÔN VÀO  ĐÂY . NỘI DUNG GỒM : TẠO 1 BẢNG TÍNH CĂN   BẢN – KHỞI  ĐỘNG MỘT SỐ  BẢNG TÍNH MỚI – BỔ  SUNG CÁC TIÊU  ĐỀ  CỘT – THÊM DỮ  LIỆU – CHỈNH SỬA DỮ LIỆU – THAM CHIẾU R1C1 – ĐỊNH HƯỚNG TRONG EXCEL  I.TẠO 1 BẢNG TÍNH CĂN BẢN Lần đầu tiên khởi động Excel , nó hiển thị cho bạn một Bảng Tính trống và mới . Một   Bảng Tính gồm các Ô , ở đâu bạn gỏ nhập thông tin và công thức . Nó chiếm hầu hết  Cửa Sổ  . Lưới Ô là phần quan trọng trong cửa sổ Excel , đây là nơi bạn thực hiện hầu   hết các công việc : Nhập dữ liệu , viết công thức , xem kết quả . Lưới chia Bảng Tình thành các Hàng ( Có các mẫu Tự  A,B,C , . . . ) và  các Cột   • ( Có các con số 1 ,2 ,3 , . . .). Đơn vị  nhỏ  nhất trong Bảng Tính là   Ô  . Các  Ô  là  nơi giao nhau giữa Hàng và   • Cột .  Địa chỉ   Ô  C6 là  giao nhau của Cộ  thứ  3 và  Hàng thứ  6 .  Ô  có  Hình chữ  nhật . Excel cho phép bạn gỏ khoảng 32.000 ký tự vào trong  này . Một Bảng Tính có thể giữ 16.000 và 1 Triệu Hàng . Mỗi 1 File  Bảng Tính có thể   • có một số Trang Bảng Tính vô hạn .  Khi bạn nhập thông tin , bạn nhập nó  vào mỗi lần 1  Ô  . Bạn không cần phải   • tuân theo thứ tự xác lập nào . Ví dụ , bắt đầu gỏ nhập vào Ô A4 mà không phải   bận tâm đến bất cứ dữ liệu nào trong các Ô xuất hiện ở những Hàng trước đó . Ô  hiện hành là   Ô  C6 .  Ô  này có  Khung viền màu  đen sậm . Mậu tự  Cột và  Số   • Thứ  tự Hàng tương Ứng  được tô màu vàng . Thanh công thức báo cho bạn  địa  chỉ của Ô đang hoạt động . 1
  2. Bạn có 26 Cột được đặt tên theo mẫu tự từ A đến Z . Sau Cột Z sẽ được đặt  tên   • tiếp theo là AA – AB – AC cho đến AZ  và sau đó là BA – BB – BC .Tất cả có 256  Cột (COLUMN) và 65.536 Dòng ( ROW ) . 1.   ỞI ĐỘNG MỘT SỐ BẢNG TÍNH MỚ  : KH I Khi bạn nhấp Shortcut của Chương Trình Excel tại Desktop , nó  mở  ra 1 File Bảng  Tính . Nếu bạn muốn tạo một số  bảng Tính khác , chỉ  cần nhấp Nút Office > New >   Blank and Recent > Create  . Nó hiện ra một Bảng Tính Trống và Mới . Một số Bảng Tính là một tập hợp một hoặc nhiều Trang Bảng Tính . Sự phân biệt này  không quan trọng bởi vì  bạn chỉ  cần sử  dụng Một Trang bảng Tính   trong mỗi số  Bảng Tính do mình tạo ra . 2.   Ổ SUNG CÁC TIÊU ĐỀ CỘT : B   Bạn nên tạo một Trang Bảng Tính mà  mỗi cột  được tạo một Tiêu  Đề  ngay cà   • Trang Bảng Tính đơn giản nhất . Ví dụ : Tạo Trang Bảng Tính lưu trữ danh sách Mail có 6 Cột  • 2
  3. Thông tin mà  bạn  đưa vào trong Bảng Tính không cần phải sít xao , theo các   • Cột thứ tự . Không có gì ngăn cản bạn bắt đầu nhập con số và Text trong các ô   ngẫu nhiện . Tuy nhiên , huầ  hết các trang Bảng Tính trong Excel đều THỐNG  NHẤT MỘT VÀI LOẠI BẢNG  bởi vì  đó  là cách dễ dàng và hiệu quả  nhất  để xử  lý một lượng lớn thong tin có cấu trúc . Một Trang Bảng Tính Hồ Sơ của Vụ Mua Bán , bạn phải có 3 Tiêu Đề sau :  • Date Purchased ( Ngày bán hàng ) – Items ( tên sản phẩm ) – Price ( Giá cả ) .  Dộ Rộng của 1 Cột ( Column Width ) : Không thật sự phản ảnh cho biết có bao   • nhiêu Ký Tự ( Hoặc Mẫu Tự ) trong 1 Ô . Excel 2007 sử dụng các Font chữ Tỷ lệ   ( Ký tự W có độ rộng hơn ký tự I ) . Độ rộng chuẩn của 1 Cột là 8,43 ký tự . Khi   bạn rê  để mở  rộng Cột , một Tooltip xuất hiện cho biết kích thước ký  tự  và  độ   rộng . 3.   ÊM DỮ LIỆU : TH   Bạn bắt dầu thêm dữ liệu vào các Hàng bên dưới Tiêu Đề Cột . Ví dụ : Cột 1 dành cho   Ngày , tháng – Cột 2 dành cho Text , Cột 3 dành cho số . Hãy nhớ Excel không đưa ra  bất cứ  quy tắc nào  để  bạn gỏ  nhập vì  vậy bạn cũng có  thể  gỏ  Text trong cột Price  ( Giá  cả  ) . Nhưng nếu bạn không giữ   được tính nhất quán trong mỗi cột thì  bạn  không thể dễ dàng phân tích ( hoặc hiểu được ) thông tin sau này . II.CHỈNH SỬA DỮ LIỆU : 3
  4. Khi gỏ nhập trong 1 Ô , Excel xóa nội dung đã có trước trong Ô đó . Bạn cũng có thể   xóa nội dung trong 1 Ô bằng cách chọn nó rồi nhấn Phím Delete . Đặt Ô trong chế độ chỉnh sửa bằng cách nhấp Phím F2 ( Hoặc nhấp Đúp vào Ô   • cần chỉnh sửa ) > Khi đó có con trỏ xuất hiện , dùng phím Mủi tên để di chuyển  ngang qua Text và  gỏ  thực hiện các thay  đổi > Xong nhấn Phím Enter  để  xác  nhận chỉnh sửa hoặc Phím Esc  để  bỏ  qua việc chỉnh sửa và  lấy lại giá  trị  cũ   trong Ô hoặc nhấp Phím F2 lần nửa rồi chuyển sang Ô mới .  Khi bạn  đang  ở  trong chế   độ  Edit , Excel không cho bạn di chuyển sang  Ô   • khác .Nếu không phải trong chề   độ  Edit , khi bạn dùng Phím Mủi tên nó  sẽ   nhảy sang Ô khác .  Bạn có thể nhấp Phím Mủi tên Undo nhiều lần để trở lại tình trạng trước đó  • Khi nhập dữ  liệu dài , bạn thấy Dữ  liệu của Ô  kế  tiếp phủ  lấp lên dữ  liệu  đang   • gỏ . Bạn nên nới rộng Cột đang gỏ để thấy toàn bộ dữ liệu trong Ô . Trong 1 Ô bạn có thể nhập được nhiều Dòng văn bản như mong muốn . Mỗi khi   • muốn tạo 1 Dòng mới bạn nhấp Alt và  nhấn Enter  để  xuống dòng và  bắt  đầu  gỏ nhập . Sau khi hoàn tất bạn nới rộng hay thu hẹp cột lại . Dưới đây là một số   ví dụ : 4
  5. SỬ DỤNG KIỂU THAM CHIẾU R1C1 : Hầu hết đều biết các Cột thì theo mẫu tự và các Dòng thì theo Con số . Hệ thống này  • giúp các bạn dễ dàng hiểu được sự khác biệt giữa 2 bảng Tính . Nó cho phép bạn sử   dụng địa chỉ Ô ngắn gọn . 5
  6. Tuy nhiên Excel cũng cho phép bạn sử  dụng một hệ  thống  địa chỉ  khác được gọi là  R1C1 . Trong hệ thống này các Cột và Hàng đều được nhận biết bằng Con Số . Ô A10   nay thành Ô R10C1 ( Đọc là Hàng 10 Cột 1 ) . Thứ tự này đảo ngược với định nghĩa Ô   quy ước . Định nghĩa này không được phổ biến lắm . Nhưng nó trở nên hữu dụng khi   bạn cần xử  lý  các bảng Tính có  trên 26 Cột và  nó  bắt  đầu xử  dụng lại mẫu tự  AA ,  AB , AC . . . .để  nhận biết các Cột . Phương pháp này có  thể  trở  nên kỳ quặc . Ví dụ   bạn tìm Ô AX1 thì bạn không thể nhận biết rõ rằng Ô này nằm trong Cột 50 . . Địa chỉ   Ô R1C1 dùng trong trường hợp này là R1C50 và bạn hiểu ngay nơi để tìm Ô . Để   sử   dụng   R1C1   ,   bạn   vào   :   Nút   Office/Excel   Options/Formulas/Chọn   R1C1  • reference style. R1C1 là  một cài  đặt chuyên biệt File . Có  nghĩa là  một người nào  đó  gởi cho bạn 1  • bảng Tính đã lưu với R1C1 thì bạn sẽ xem thấy các địa chỉ Ô R1C1 lúc mở File đó bất  kể kiểu Ô nào bạn đang dùng trong bảng Tính của mình .  III.ĐỊNH HƯỚNG TRONG EXCEL 1.   Ử DỤNG PHÍM : S   Di chuyển từ Ô này sang Ô kia có 2 cách : Sử dụng Phím Mủi Tên mỗi lần nhấp là  • sang 1 Ô bất cứ chiều nào – Nha[61 lên 1 Ô bằng cú nhấp chuột . Bạn có thể sử dụng Tổ Hợp Phím Tắt để xử lý công việc nhanh chóng hơn . Tổ  • Hợp Phím Tắt có Home thường hữu dụng nhất , nó đưa bạn về pần đầu của 1  Háng hoặc bên trên cùng của Bảng Tính . Cách nhấp Phím : Tổ hợp Phím Tắt có dấu + phải được nhấp vào cùng lúc . Ví dụ :  • Ctrl+Home : Bạn giữ Phím Ctrl rồi nhấp Phím Home . Tổ hợp Phím End,Home :  Nhấp Phím End trước , nhả nó ra , rồi nhấp Phím Home . CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT  TỔ HỢP PHÍM KẾT QUẢ → ( Hoặc Tab ) Di chuyển 1 Ô sang Phải ← ( Hoặc Shift+Tab ) Di chuyển 1 Ô sang Trái Di chuyển 1 Ô lên Trên ↑ ↓ ( Hoặc Enter ) Di chuyển 1 Ô xuống Dưới Page Up Di chuyển lên 1 màn hình Page Down Di chuyển xuống 1 màn hình . 6
  7. Home Di chuyển sang Ô đầu tiên ( Cột A ) của hang hiện tại . Ctrl+Home Di chuyển Ô đầu tiên ở Hàng trên cùng ( tức A1 ) Ctrl+End Di chuyển sang cột cuối cùng của hang được chiếm giữ sau cùng .  ( Hoặc End,Home) Ô này nằm ở cạnh bên Phải cuối cùng của dữ liệu . 2.   ÁCH SỬ DỤNG PHÍM CTRL+     :  C  → Khi nhấp Tổ  hợp Phím này , nó  nhảy  đến cạnh của dữ  liệu . Các  Ô  cạnh bao   • gồm các  Ô  nằm kề  với các  Ô  trống khác . Ví  dụ  : Bạn nhấp Ctrl+→  trong khi  đang ở trong một nhóm các Ô thông tin , thì bạn sẽ lướt về phía bên Phải , lên   bên trên tất cả các Ô đã được lắp dầy , và chỉ dừng trước Ô trống kế cận . Nếu  bạn nhấn Ctrl+→ lần nửa , thì  bạn lướt qua tất cả  các  Ô  trống nằm gần  đó  và   dừng lại  ở Ô  kế tiếp nằm phía bên Phải của Ô  có thông tin . Nếu không có bất   cừ   Ô  nào có  chứa dữ  liệu nằm phía bên Phải , thì  bạn sẽ  cuộn  đến cạnh của  Trang Bảng Tính . Ctrl+→  hữu dụng nếu bạn có  nhiều Bảng Dữ  Liệu trong cùng 1 Trang Bảng  • Tính . Ví dụ : Bạn có 2 Bảng Dữ Liệu . Một Bảng nằm trên cùng Bảng Tính và 1   bảng nằm dưới cùng . Bạn dùng Ctrl+↓  để  nhảy  đến cuối Bảng  đầu tiên lướt   qua các Hàng của nó  . Nhấp Ctrl+↓  lần nửa và  bạn sẽ  lướt qua tất cả  Hàng   trống , cuộn đến phần đầu của Bảng Thứ 2 .  3.   ÍNH NĂNG GO TO : T   Nó  chỉ  hữu dụng khi bạn sử dụng nó  nhiều lần bởi Cửa Sổ Go To giữ  lại danh   • sách các địa chỉ Ô vừa mới được dung  . Tính năng này giúp bạn nhảy đến 1 Ô   ở xa rồi nhanh chóng trở về với vị trí khởi đầu bằng cách chọn hạng mục cuối   cùng trong danh sách . Trong danh sách Go To , các  Ô   địa chỉ   được viết hơi khác . Dấu hiệu $  được  • thêm trước Tên Cột và  Tên Hàng : C32 trở  thành $C$32 .  Đây là  quy  ước mà   Excel sử dụng để cố định tham chiếu Ô . ( Bạn sẽ học nhiều về Tham Chieyu61  Ô   trong   Chượng  8 ) . 7
  8. Cửa sổ Go To giúp bạn lướt qua 1 Trang Bảng Tính . Nó cho bạn xem Menu khi  • vào Home > Editing > Find & Select  > Xuất hiện Menu con  • Ở đây bạn tìm thấy nhiều lệnh chuyên biệt giúp bạn nhảy đến một Ô có chứa  Công Thức ( Formulas ) – Lời Bình Chú  ( Comments ) – Chế   độ   định dạng   có điều kiện ( Conditional Formatting ) – các tính năng Excel cao cấp khác .  Muốn di chuyển xuống các Ô có chứa nội dung đặc biệt bạn nhấp lệnh Find   .  IV.BÀI THỰC HÀNH 01 8
  9. I.NHẬP NỘI DUNG : 1. Tạo Nút Print Preview : Bạn tạo nút này  để  canh chỉnh Bảng Tính so với Trang Giấy   In . Nút Office > Excel Options > Chọn Customize bên cột Trái > Chọn Print Preview >  Nhấp Nút Add ở giữa > Đã hiện ra Print Preview bên cột Phải > Ok > Đã thấy Nút này   trong Quick Access .   2. Chọn Font Times New Roman – Size 8 > Nhập Văn bản nội dung 3 hàng trên bên Trái   > Mỗi lần xuống Dòng nhấp Enter . 3. Nhập văn bản Hàng 4 và Hàng 5 > Nới Rộng Hàng > Rê tạo Khối từng Hàng và chọn   Merge Cells > Chọn Size phù hợp > Chọn Middle và Center . 4. Nhập Cột Số TT : Gỏ Số > Giữ Ctrl và nhấp Enter để xuống Dòng trong Ô rồi gỏ tiếp :   TT . Bạn đã có 2 Dòng chữ trong 1 Ô > Ô Số Lượng thực hiện giống vậy .  9
  10. 5. Khi muốn chỉnh sửa nội dung của  Ô nhấp F2 hoặc nhấp đúp lên  Ô > Hiện ra con trỏ   để bạn bôi đen định dạng lại chúng hoặc gỏ thêm hay loại lỗi trong Ô . 6. Nhập số : Sau khi nhập số vào Number > Chọn Custome > Chọn #,##0 để bạn có các   số phân cách 1.000 hoặc nhập 00 vào General để có số cặp 01­02­03 . .  7. Nhập nội dung xong > Enter > Tiếp tục nhập hết cột rồi chuyển sang Cột kế . 8. Nhập Số Thứ Tự : Gỏ 1 > Để con trỏ vào Ô số 1 đáy Phải > Hiện dấu + > Giữ Phím Ctrl   và rê xuống > Đã hiện ra các Số Thứ Tự tiếp theo . II.ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH :  1. Sau khi nhập các nội dung vào các Cột , bạn nhấp lên bất cứ cạnh nào của tên cột để   làm vừa khít nội dung với bề ngang của Cột . Bạn cũng có thể dùng Auto Fit : Chọn   các  Ô  cần vừa khít Cột – Dòng > Format > Chọn AutoFit Row Height hoặc AutoFit   Column Width . 2. Nhấp Nút Print Preview  để xem > Nhấp Nút Zoom xem to hơn > Nhấp Page Setup để   định dạng Bảng Tính so khổ  giấy In > Chọn Tab Margins , canh chỉnh Left và  Right   sao cho Bảng Tính nằm giữa ( Vừa nhập số  vừa xem kết quả  , nếu chưa vừa  ý  thì  nhập tehm6 hoặc bót ra ) > Chọn nút Horizontally > Nhấp Nút Close Print Preview để  trở ra Bảng Tính . 3. Canh giữa tăng Tỷ lệ : Khi thấy Bảng Tính nhỏ so Trang Giấy In thì nhấp Page Layout   > Nhấp nút tăng hay giảm Scale cho đến khi mép Phải của Bảng Tính đè lên Mép giấy   in ( Đường Đứng có chấm bên Phải ) hoặc cách 1 Cột . 4. Tính Thành Tiền từng Hàng : Nhấp chọn  Ô  > =Số  Lượng  * Cột  Đơn Giá  > Enter. Khi  đã có kết quả Thành Tiền của Hàng đầu , nhấp lên Ô này > Con trỏ thành dấu + > Rê   xuống để có các kết quả của các Hàng dưới .  5. Tính Tổng Cộng : Chọn Ô > Nhấp Hàm SUM > Enter . 10
  11. 11

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản